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Mejoramiento de gestin en la construccin mediante el sistema ltimo planificador

R.A. Perdomo
Universidad de los Andes, Bogot D.C., Colombia

RESUMEN: En este artculo se presenta de forma general unas estrategias de mejoramiento de gestin en la construccin basadas en la teora de construccin sin prdidas utilizando el sistema ltimo planificador. Se pretende implementar estas estrategias en proyectos de la ciudad de Bogot y alrededores, basados en los buenos resultados obtenidos en Chile y en la ciudad de Medelln, con la ayuda de empresas del sector de la construccin. ABSTRACT: In this article is shown of general way an increase strategy of management of construction by means in the theory lean construction using the last planner system. It pretended to apply these strategies in projects in Bogot and near places, based in the good results obtained in Chile and Medelln, with collaboration of construction companies.

1 INTRODUCCION En la actualidad se ha hecho necesario en nuestro medio, incrementar cada vez ms la productividad de las empresas, y as obtener grandes beneficios, buena rentabilidad, una posicin estable en el mercado, posibilidades de expansin y cada vez ser ms competitivas con los proyectos que realizan. Las empresas constructoras se enfrentan a grandes demoras y desperdicios, debido a la ausencia de una adecuada planeacin de los procesos basados en mano de obra no calificada y sin considerar la relacin entre ellos. La finalidad del sistema es incrementar la confiabilidad de la planificacin y con esto mejorar los desempeos y avances de los proyectos. El sistema ltimo planificador (SUP) est especialmente diseado para mejorar el control de la incertidumbre en los proyectos aumentando la fiabilidad de los planes. El incremento de la confiabilidad del plan se realiza tomando acciones en diferentes niveles en el sistema de planificacin.

El SUP tiene cuatro niveles de planificacin donde se va refinando el plan y la incertidumbre se va reduciendo a travs de una consideracin cuidadosa de lo que debera hacerse y lo que efectivamente puede realizarse. Planificando de esta manera se mantiene los objetivos siempre presentes para el equipo del proyecto y ayuda a identificar y a remover obstculos para alcanzarlos. (Alarcn, 2003) Este artculo se basa en una tesis la cual busca crear conciencia en las empresas del sector de la construccin sobre la implementacin de estas nuevas filosofas de mejoramiento de productividad no solo en los proyectos de construccin sino, en todos los niveles de la compaa. 2 ANTECEDENTES La industria constructora no solo del pas sino del mundo en general se enfrenta a demoras y grandes desperdicios los cuales pueden ser mitigados o aprovechados con un buen aseguramiento de calidad y

planteando buenas estrategias desde el comienzo de un proyecto. La filosofa de construccin sin perdidas se basa en principios que buscan agregar el mximo valor al proyecto final. El sistema ltimo planificador representa el esfuerzo por incorporar principios de la teora lean construction en nuestras prcticas de gestin en la construccin. Este sistema fue desarrollado originalmente por Ballard y Howell (Ballard & Howell 1999) y ha sido aplicado en un gran nmero de proyectos en todo el mundo con muy buenos resultados. A nivel de Latinoamrica ha sido implementado en el pas de Chile desde finales de la dcada de los 90`s hasta la actualidad, principalmente dirigido por el Ingeniero Luis Fernando Alarcn, profesor de la Pontificia Universidad Catlica de Chile a travs del programa de excelencia en gestin de produccin. A nivel nacional ha sido implementado en la ciudad de Medelln en los aos 2002 (prueba piloto Mejoramiento de la productividad en proyectos de vivienda a travs de la filosofa lean construction) y 2003 (implementacin de un programa de mejoramiento en gestin de la construccin), dirigidos principalmente por Luis Fernando Botero y Martha Eugenia lvarez, profesores de la Universidad EAFIT. En Chile y en Medelln, el sistema fue implementado con la colaboracin de varias empresas constructoras y aplicado en varios proyectos desarrollados por estas. En la Universidad de los Andes se han realizado dos investigaciones de tesis de Magster en Ingeniera Civil en el rea de Ingeniera y Gerencia de la Construccin, una en Mejoramiento de la productividad a travs de la construccin sin prdidas (Romero, 1999) y Polticas de productividad para compaas constructoras de vivienda de inters social (Garzn, 2001). Y un proyecto de grado en Ingeniera Civil lean constuction aplicado a un proyecto de vivienda de inters social. (Bermdez, 1999) 3 METODOLOGIA Como primera medida para atraer a las empresas del sector de la construccin de la ciudad de Bogot, se elabor un documento en el cual se presentaron algunos resultados de estudios y aplicaciones que se han hecho en Chile y en la ciudad de Medelln, a partir de la teora de construccin sin prdidas y en particular del sistema ltimo planificador el cual se basa en esta teora; para que con este documento ob-

servaran un poco los beneficios que se podran obtener con la aplicacin de estas estrategias. Se realiz el planteamiento de la estrategia principal a implementar en la ciudad de Bogot y alrededores, basada en los estudios, anlisis y resultados investigados en los puntos anteriormente mencionados. Paralelamente se fueron escogiendo las herramientas de apoyo (formatos de seguimiento), que acompaara a la estrategia mencionada. Posteriormente se plante una estrategia preliminar de aplicacin con el fin de comprobar realmente la necesidad de la aplicacin del SUP, con resultados de datos tomados en campo en la ciudad de Bogot. Estos documentos antes mencionados fueron entregados a algunas constructoras para promover su implementacin. Por ltimo se tuvo conversaciones con las personas designadas por las entidades para llevar a cabo todo el proceso de implementacin, con las cuales se llego a un acuerdo sobre los puntos principales (proyectos, personal, pasos a seguir, etc.) para poder comenzar posiblemente en enero del 2005. 4 INCENTIVO A EMPRESAS DEL SECTOR La experiencia ha mostrado que las actividades que no agregan valor (prdidas), predominan en el sistema de produccin, en proporciones que varan entre el 80 y 93% (Ciampa 1991), por lo tanto la reduccin o eliminacin de estas es fundamental para el mejoramiento del desempeo en el proceso de produccin. La bsqueda por reducir o eliminar las prdidas y aumentar el valor del producto, debe establecerse como una premisa permanente al interior de las empresas. El liderazgo y los altos cargos de las empresas se convierten en un factor clave para la exitosa implementacin de nuevas filosofas de produccin. No disponer de la activa participacin de la gerencia es una barrera que impide cualquier esfuerzo en otros niveles dentro de la organizacin. En las figuras 1 y 2 se presentan algunos resultados obtenidos en la ciudad de Medelln en el 2003 sobre distribucin de categoras del trabajo y el porcentaje de asignaciones completadas (PAC), respectivamente.

No contributivo 15,2% Productivo 47,2%

Contributivo 37,5%

Figura 1. Distribucin general de categoras del trabajo. Medelln, 2003. [Botero & lvarez, 2003]

pero se esta viendo que la demanda de compradores poco a poco se va reduciendo para estos estratos, lo cual esta generando que se planeen prximamente proyectos en los dems faltantes, entonces seria bueno que la muestra abarcara varios estratos para que fuera mucho ms confiable y de mejor aplicacin. No solo se tendra que ver el estrato, sino tambin el sistema constructivo, tratando de abarcar la mayora de los que se estn aplicando en el momento. Tambin se incluira la construccin pesada para tener referencia sobre este tipo de proyectos. Dar una introduccin y capacitacin corta del tema, a las personas que van a estar involucradas en esta parte inicial de la implementacin. Sobre todo a los tomadores de los datos, sobre el manejo de cada uno de los formatos que tienen que diligenciar. Tomar muestras representativas (ms de 384 por actividad estudiada, para que sea valido, con intervalo de confianza del 95%) de las categoras del trabajo (tiempo productivo, contributivo y no contributivo) de los proyectos que se acuerden con las empresas constructoras. Esto se hara en el menor tiempo posible ya que la idea es solo comprobar la necesidad de aplicacin de nuevos sistemas de mejoramiento de gestin. Con respecto a las actividades a estudiar, seria bueno que varios de los proyectos escogidos tuvieran varias etapas, algunas de ellas ya avanzadas para poder observar en un tiempo corto actividades diversas que estn dentro de las escogidas para su estudio. O tambin podra ser en proyectos aparte, pero que estuvieran en un nivel de avance distinto. Con respecto al porcentaje de asignaciones completadas (PAC), se tendra que hacer un seguimiento durante las semanas que demore la prueba en cada proyecto, o diferente a este tiempo, obviamente sin aplicar ningn parmetro del SUP, solo dejar que la planificacin siga su curso, y as observar las mejoras que se podran obtener cuando este se aplique. Una vez hecho esto y verificado realmente la necesidad de aplicacin del sistema, llevar los resultados a la mayora de las constructoras de la ciudad y aplicar la estrategia principal en un numero representativo de los proyectos en ejecucin.

Como se observa en la figura anterior, hay mucho por mejorar ya que el tiempo productivo esta por debajo del 50% y las prdidas todava son muy altas 15.2%.
90 80 70 60 PAC % 50 40 30 20 10 0 7 3 6 1 Empresa 8 2 4 86 80 73,5 70 66,5 62,5 61

Figura 2. Anlisis del PAC por empresa. Medelln, 2003. [Botero & lvarez, 2003]

5 ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACION 5.1 Estrategia preliminar Lo que se pretende con esta estrategia es hacer contacto con unas pocas constructoras de la ciudad y verificar en algunos proyectos que estas estn desarrollando, con que productividad se estn llevando a cabo y cual es el porcentaje de cumplimiento de la programacin inicial de obra con respecto a lo realmente ejecutado. Para esto se plantea: Escoger proyectos que tengan mayor auge en el momento de hacer la prueba y de cara al futuro tambin, por ejemplo, en este momento se estn realizando la mayora de proyectos en los estratos altos

5.2 Estrategia principal A continuacin se presentan los principales puntos que se aconsejan seguir para la implementacin del SUP: Concientizar a las personas con altos cargos directivos dentro de una empresa del sector de la construccin, para que apoyen planes o estrategias para el mejoramiento de gestin. No disponer de la activa participacin de estas personas es una barrera natural que impide cualquier esfuerzo en otros niveles de la organizacin. Capacitar a los profesionales directamente responsables de la direccin, planeacin, ejecucin y control de los proyectos de construccin, sobre las nuevas tendencias, tecnologas, herramientas y estrategias de gestin. Fomentar al interior de las empresas que participen en la implementacin de este nuevo sistema, la cultura de medicin de desempeos en los proyectos, ya que en la mayora, el nico seguimiento y control que se realiza es con respecto a la parte de programacin y presupuestos para ver si van bien o mal comparado con lo planeado. Capacitar a los tomadores de datos sobre los procedimientos, conceptos fundamentales, herramientas a utilizar y la forma de llenar cada uno de estos formatos para su posterior procesamiento y anlisis estadstico y as llevar un adecuado seguimiento de cada proyecto. Concientizar a los subcontratistas, proveedores y dems personal de la obra sobre la palabra compromiso, el cual es una de las principales herramientas que se debe cumplir para obtener los mejores resultados al implementar cualquier sistema de mejoramiento de gestin. Mejorar la calidad de vida laboral de todos los trabajadores. Aunque con la implementacin del SUP se les esta dando ms participacin, responsabilidad y sentido de perteneca con el proyecto, que es algo que ayuda mucho en este aspecto, hace falta brindarles muchos ms beneficios y garantas para mejorar su vida laboral, lo cual traera tambin beneficios para los diferentes proyectos ya que ellos son los

que dan finalmente la productividad y calidad de estos. Despus de darse va libre por parte de los directivos de cada una de las compaas interesadas, se comienza a escoger entre los diferentes proyectos, en cuales de ellos se implementar el SUP, buscando que sea un numero representativo y apropiado con respecto a los que se estn desarrollando en la ciudad, entendindose con esto, el que sean de diferentes tipos de proyectos (inmobiliario, comercial, construccin pesada, etc.), diferentes sistemas constructivos y estructurales. Definir las actividades para su seguimiento y anlisis en cada tipo de sistema constructivo. Su escogencia se har dependiendo de su importancia y que tan representativa sea dentro de cada. Identificacin y medicin del tiempo productivo (TP), tiempo contributivo (TC) y tiempo no contributivo (TNC); identificando principalmente aquellas actividades que no agregan valor (prdidas o TNC), categorizndolas segn sus caractersticas y midindolas segn su periodo de ocurrencia. Identificar sus causas y proponer soluciones para su disminucin o mitigacin. Con esto se busca la eficiencia del TP, minimizar el tiempo destinado al TC y eliminar las prdidas o TNC. Implementar en forma detallada cada uno de los pasos y sugerencias que aporta el SUP. Realizar reuniones peridicas entre los encargados de los diferentes proyectos que se estn analizando, para compartir todo tipo de experiencias, con el fin no solo de aprender de un proyecto en particular sino del conjunto, para as ampliar el conocimiento y evitar caer en errores que de pronto ya otros han pasado. Con la informacin obtenida de todos los proyectos se realiza un anlisis estadstico, haciendo comparaciones entre estos dependiendo de su sistema constructivo, este anlisis servir como referencia a tener en cuenta en los siguientes proyectos realizados ya sea por las mismas empresas participantes o por otras a nivel nacional que puedan tener acceso o que estn interesadas en estos resultados. Tambin se pueden hacer anlisis entre las mismas empresas comparando sus productividades y desempeos,

porque esto depende mucho a veces del manejo interno que tengan cada una de ellas. Implementar estos nuevos sistemas de gestin no solo en proyectos individuales, sino lograrlos implementar y consolidar en las nuevas prcticas y tendencias de la organizacin en todos sus niveles, creando una nueva cultura de mejoramiento continuo. 6 CONVERSACIONES CON LAS EMPRESAS Despus de estudiar todo lo relacionado con el tema y de realizar una estrategia de implementacin del sistema, el paso a seguir fue buscar los medios para poder aplicarlo en la ciudad de Bogot. Con el fin de poder llegar a las empresas constructoras y llamar su atencin hacia la implementacin de este tipo de estrategias lean, se elabor un documento de incentivo en el cual se mostraba los diferentes resultados obtenidos de la implementacin del sistema, en Chile y en Medelln, los cuales fueron en su mayora satisfactorios. Inicialmente para aplicar la estrategia preliminar que se plantea, se acord junto con el asesor de esta tesis ir a cuatro empresas, a las cuales como primer paso se les entreg personalmente unos documentos que incluyeron la estrategia preliminar para comprobacin del sistema y el incentivo. Despus de un tiempo prudente y suficiente para que estas entidades leyeran y analizaran tales documentos, se comenz a contactarlos telefnicamente para confirmar si estaban o no, de acuerdo con lo planteado, y para acordar una cita en la cual se aclararan todas las inquietudes que pudieran tener. Tres de las cuatro empresas respondieron a este contacto y se acordaron citas en los das siguientes. La persona delegada por la empresa 1 estuvo de acuerdo con que se promovieran este tipo de estrategias y estuvo dispuesto a colaborar con lo que estuviera a su alcance. Pero al final de la conversacin se concluyo, que como esta entidad se encarga solo de gerenciar los proyectos, era mejor contactar directamente a los que se encargan de construir sus proyectos, que son al fin y al cabo los que dan la ltima palabra al respecto. Las empresas 2 y 3 estuvieron completamente de acuerdo con lo planteado, confirmaron su participacin en el proyecto y se comprometieron a ir estudiando cuales proyectos se podran destinar para este fin, as como las diferentes personas que estaran involucradas en el. Se les plante la necesidad de in-

volucrar el mayor nmero de proyectos y que estos tengan las diferentes caractersticas que se muestran en la estrategia preliminar que se plantea en este documento. Como la empresa 2 adems de tener proyectos de construccin de edificaciones tambin tiene en este momento proyectos de construccin pesada en la ciudad de Bogot (el cual es uno de los tipos de proyectos en los que se quiere aplicar el sistema), se le pidi el favor que dentro de los proyectos que se destinaran, estuviera involucrado por lo menos uno de este tipo. Por ltimo se acord que se volvera a tener conversaciones en el mes de enero del 2005, para as poder comenzar la implementacin alrededor del mes de febrero del mismo ao. 7 PASOS A SEGUIR Segn como se acord, tener nuevas conversaciones con las empresas participantes, para revisar y acordar definitivamente los proyectos en los cuales se va a llevar a cabo la implementacin del sistema, as como las actividades que se analizaran en cada uno de ellos, tal como se ha planteado en la estrategia preliminar, y por supuesto teniendo en cuenta las que son ms representativas y problemticas para las empresas segn su propio criterio y experiencia a lo largo de los proyectos que han realizado, ya que al fin y al cabo la informacin y resultados obtenidos de esta implementacin ser de mucha ayuda y servir como un excelente registro histrico para ellas. Escoger las diferentes personas que estarn involucradas (tomadores de datos, personal de la obra, etc), a qu proyectos sern destinadas, su rol y las funciones que cumplirn a lo largo de la implementacin. Se debe realizar una programacin de cada una de las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta una duracin aproximada, que se estima podra ser de tres meses, ya que al ser solo una estrategia de comprobacin no es conveniente ni necesario que sea demasiado larga o complicada. Hacer una capacitacin corta a las personas que estarn involucradas, sobre los conceptos fundamentales que se requieren para entender la estrategia y su finalidad. Ensear rpidamente a los tomadores de datos, la forma de llenar los formatos que se utilizaran (formatos de la prueba de los 5 minutos), y los factores que se deben tener en cuenta en el momento de llenarlos. Se habla de una capacitacin corta ya que para esta estrategia preliminar no se van a apli-

car los parmetros del sistema ltimo planificador, como ya se explico anteriormente. Se deben ir registrando y tabulando peridicamente cada uno de los datos obtenidos, realizar informes ordenados, de ser posible semanalmente, con tablas y grficas que permitan analizar y observar claramente lo que va aconteciendo durante la marcha, para as ir solucionando de forma temprana todos los problemas y anomalas que se vayan presentando. Seguir los diferentes puntos que se plantean en la estrategia preliminar anteriormente descrita y los consejos y sugerencias que se mencionan a lo largo del documento. 8 CONCLUSIONES Es importante identificar a tiempo las causas de no cumplimiento, pero no solo identificarlas; se deben corregir los errores y aprender sobre estas situaciones para que no se vuelvan a presentar y as, seguir mejorando. Esta claro que el tiempo no contributivo o prdidas se debe y se puede minimizar lo ms posible o mitigarlo, ya que sus causas son solucionables y solo se requiere de una mejor organizacin, seguimiento y control. Esto har que la productividad se incremente en un gran porcentaje. Al comparar los resultados obtenidos del 2002 y 2003 en la ciudad de Medelln con respecto a la distribucin del trabajo, se observa que el TNC y el TP se redujo en el 2003 lo que ocasion un aumento del TC, lo cual indica que hay mucho por mejorar y que se puede lograr, ya que como se dijo anteriormente el TNC se debe eliminar y el TC se debe disminuir lo ms posible. Es necesario una participacin activa de todas las personas que estarn involucradas con la implementacin de estas estrategias, desde el gerente o presidente de la compaa hasta el obrero quien es finalmente el que ejecuta el trabajo. Se requiere que las personas con altos cargos dentro de la compaa promuevan y estn de acuerdo con una cultura de mejoramiento para as desarrollar ms fcilmente este tipo de estrategias. Al presentar el incentivo y las estrategias desarrolladas a las empresas constructoras, se observo una buena aceptacin y una gran motivacin, lo cual gener el inmediato apoyo y colaboracin para la im-

plementacin de estas, en algunos proyectos que estn siendo ejecutados por las respectivas entidades participantes. Como resultado final de las conversaciones con las constructoras, se llego a un acuerdo para comenzar con la estrategia preliminar en el mes de enero del 2005, abarcando un tiempo de duracin aproximado entre tres y cuatro meses. Mientras tanto estas van determinando en que y en cuantos proyectos se va a implementar, as como las personas que estarn involucradas en este proceso. 9 RECOMENDACIONES Al ser este tipo de estrategias muy poco conocidas en el medio se debe elaborar una capacitacin muy detallada a todas aquellas personas que estarn a cargo de los proyectos escogidos para la implementacin del sistema. Se deben escoger muy bien los temas que sern dictados, de modo tal que abarquen todo lo necesario para un excelente desarrollo de este. Antes de comenzar la implementacin del sistema, se recomienda tener una conversacin muy seria con los proveedores y subcontratistas, y llegar a acuerdos que permitan obtener compromisos confiables, ya que estos son causa de grandes atrasos en los proyectos y es mejor tener las cosas muy claras desde el comienzo. Escoger con mucho cuidado los proyectos en los cuales se va a llevar a cabo la aplicacin del sistema, con sus respectivas actividades, teniendo en cuenta todas las observaciones y sugerencias que se plantean en las estrategias presentadas. 10 REFERENCIAS
Alarcn, L. 1994. Tools for the identification and reduction of waste in construction projects. Presented on the 2nd workshop on lean construction. Santiago de Chile, Chile. Alarcn, L. 2003. Un sistema de control de produccin para la construccin: El ltimo planificador (versin para revisin preliminar). Pontificia Universidad Catlica de Chile. Santiago, Chile. Ballard, G. 2000. The last planner system of production control. A thesis submitted of the faculty of engineering of the University of Birmingham, for the degree of DOCTOR OF

PHILOSOPHY. School of Civil Engineering, Faculty of engineering, The University of Birmingham. Botero, L. 2002. Mejoramiento de la productividad en proyectos de vivienda, a travs de la filosofa lean construction (Construccin sin prdidas). Proyecto de investigacin. Universidad EAFIT. Medelln, Colombia. Botero, L. & lvarez, M. 2003. Implementacin de un programa de mejoramiento en gestin de la construccin. Proyecto de investigacin. Universidad EAFIT. Medelln, Colombia. Garzn, M. 2001. Polticas de productividad para compaas constructoras de vivienda de inters social. Tesis de Magster en Ingeniera civil. Departamento de Ingeniera civil y ambiental, Universidad de los andes. Bogot, Colombia. Koskela, L. 1992. Application of the new production philosophy to construction. Technical report No. 72. Center for integrated facility engineering. Department of civil engineer. Stanford University. Romero, J. 1999. Mejoramiento de la productividad a travs de la construccin sin Prdidas. Tesis de Magster en Ingeniera civil. Departamento de Ingeniera civil y ambiental, Universidad de los andes. Bogot, Colombia. Serpell, A., Ventura, A. & Contreras, J. 1995. Characterization of waste in building construction projects. Presented on the 3 workshop on lean construction. Alburquerque.

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