BEM VINDO

Colaborador

Atualizado em jun - 2013

POR QUE USAR

Resumo
A base da operao de qualquer empresa so as tarefas. O Runrun.it uma ferramenta que ajuda as empresas coordenando o uxo de tarefas, dando prioridade e organizando-as por clientes e projetos. Cada uma das tarefas possui a sua prpria TimeLine que onde a comunicao com os outros colegas acontece. No Runrun.it, cada comentrio tem um tempo limite de 15 minutos para ser deletado, depois ca gravado para sempre na tarefa. Essa caracterstica faz com que seja uma ferramenta ideal para que as pessoas tomem decises de forma responsvel e transparente. Acaba aquela histria que o email no chegou ou est na caixa de spam. Os arquivos, que podem ser anexados s tarefas, tambm podem ser apagados durante os 15 minutos aps o upload. Depois disso, cam anexados para sempre. As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tarefa, um Responsvel, que deve avaliar e transferir a tarefa ou desempenha-la, e os Seguidores, pessoas que acompanham a tarefa. Os administradores do Runrun.it na sua empresa vo denir para quem voc pode abrir tarefas e de quem voc poder receb-las. Essa regra d clareza ao uxo de trabalho. Ou seja, se algum quiser que voc trabalhe em algo, formalmente, ter que estar apto a abrir uma tarefa para voc. Para indicar que voc est trabalhando em algo, clique no boto Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automaticamente apenas durante o seu horrio de trabalho cadastrado. Quando terminar, clique em Fechar, e pronto. Todos sero alertados da entrega. Para dar previsibilidade aos lderes de equipe e aos gestores da empresa, voc poder Estimar o esforo que acha necessrio para terminar cada uma das tarefas. Essa estimativa deve ser feita em horas teis e pode ser refeita quantas vezes achar necessrio. Com essa estimativa, o sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, levando em considerao o seu horrio de trabalho e as outras tarefas que esto na sua pilha de afazeres. Agora ca fcil: se algum quiser repriorizar o seu trabalho, vai ter que escolher o que vai perder prioridade. E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega. Aqui est a mgica do Runrn.it. bom pro chefe saber o que cada um est fazendo e quando ser entregue, mas timo pro funcionrio, que ter clareza do que fazer, em qual ordem. Alm disso, no ser pressionado para fazer milagres dentro do seu tempo, que um recurso limitado. O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que voc vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos esto em ajudar as empresas a produzirem mais, com menos estresse.

OS TIPOS DE USURIO
Colaborador:
O Runrun.it possui quatro tipos de usurios:

Usurio que faz parte de uma das equipes criadas na empresa. Um Administrador precisa denir de quem ele recebe tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui ele mesmo. Ou seja, se o administrador denir que um colaborador no pode abrir tarefas para ele mesmo (quem deve fazer isso o seu lder, por exemplo), pode retirar seu nome da lista. O Colaborador poder, ento, abrir tarefas para quem ele for autorizado e s receber tarefas de quem tem autorizao para tal. Ele dever estimar o tempo que acha necessrio para desempenhar cada tarefa, em horas teis, e clicar em Trabalhar na tarefa que estiver naquele momento. Durante o processo de realizao de uma tarefa, ele poder adicionar outros usurios como Seguidores da tarefa. Essas pessoas sero alertadas sobre o andamento da mesma. Podero tambm realizar comentrios na tarefa e anexar documentos a ela. Caso o Colaborador v trabalhar em outra tarefa, basta clicar em Trabalhar nela. O sistema pausa automaticamente a anterior e prioriza a atual como a mais importante. Ao terminar uma tarefa, basta clicar em Fechar, e a tarefa ser considerada entregue.

Administrador: Quem cria a conta da empresa no Runrun.it automaticamente colocado como Administrador. Ele poder criar mais usurios e tambm coloc-los como administradores. So eles os responsveis por criar Clientes e Projetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Tm acesso a todas as funcionalidades do sistema.

Gestor: Alguns usurios podem ser colocados como Gestores. Isso quer dizer que eles tero acesso a todas as equipes, tarefas e relatrios do sistema. Mesmo que no faam parte de qualquer equipe. um tipo de usurio ideal para gestores mais sniores na empresa, que precisam acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas no esto ligados ao dia a dia das tarefas.

Lder de equipe: Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um lder, congurado por um administrador. O lder de equipe tem alguns privilgios de administrao. Ele poder editar algumas preferncias dos seus liderados, como horrio de trabalho, colocar de frias, etc. Ele tambm ter acesso aos relatrios e criao de Clientes e Projetos, bem como Tipos de Tarefa e priorizao de tarefas.

AS TAREFAS
O Runrun.it trabalha com a metodologia de pilha de tarefas. Ou seja, voc tem uma lista de tarefas, que podem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais prioritria deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por diante. Toda tarefa possui: Um Dono, ou seja, quem abriu a tarefa. Um Responsvel, para quem aquela tarefa vai. O Runrun.it s aceita um responsvel por tarefa para evitar trabalhos dobrados. Se duas pessoas esto trabalhando na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso tambm ajuda na mensurao da produtividade nos relatrios. O Responsvel pode transferir a tarefa para as pessoas que ele autorizado a abrir tarefas. Um Tipo de Tarefa, que so categorias criadas pelo administrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatrios mostrem onde o tempo est sendo gasto por Tipo de Tarefa, por exemplo. Um Cliente > Projeto. Cada cliente pode ter vrios projetos. Eles so criados pelo Administrador ou pelo Lder de equipe. Uma Descrio, que um texto mais detalhado sobre o que aquela tarefa precisa tratar. Arquivos anexos, que podem ter qualquer tamanho, dentro do limite do plano contratado pela empresa (os arquivos s podem ser apagados nos primeiros 15 minutos aps seu upload. Isso, para estimular a responsabilidade no tratamento das informaes, uma vez que geram impactos para outros colegas). Comentrios. Aps criada a tarefa, os usurios envolvidos podem fazer comentrios ou responder aos comentrios feitos por outros. Como os arquivos, s podem ser apagados 15 minutos aps sua criao, pelo mesmo motivo. O prprio Runrun.it tambm faz alguns comentrios automaticamente, para gravar o histrico das mudanas na tarefa.

Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4 Nova tarefa ... Quando voc estima o esforo que acredita ser adequado para realizar cada uma das tarefas (em horas teis), o Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data estimada de entrega. Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4
3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

4 horas / Estimativa de entrega: Hoje 18:00

1 hora / Estimativa de entrega: Amanh 9:00

Quando um lder de equipe, um gestor ou um administrador reprioriza" as tarefas, todas as estimativas de entrega so recalculadas e os responsveis avisados da repriorizao". Tarefa 2 Tarefa 1
1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

O RR-RATINGS E SUAS DICAS

Sistema de acompanhamento da produtividade individual
Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quantitativamente as entregas. Apesar de ser um ndice quantitativo, tem algumas particularidades. Ele uma soma de diversos indicadores que compem uma mdia dos ltimos 30 dias das suas entregas. Conhea cada uma delas: Tarefas entregues. Esse ndice mede quantas tarefas voc entregou. Apesar do Runrun.it no ser uma ferramenta adequada para tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para serem feitas), tambm no legal para os gestores da empresa voc colocar tarefas muito grandes. Fica difcil acompanhar a evoluo das tarefas. Portanto, uma dica seria voc quebrar tarefas em etapas onde uma entrega palpvel possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4 e 16 horas teis so uma boa faixa de referncia para voc ter em mente. Tarefas reabertas. Esse um ndice negativo no RR-Ratings. Signica que voc entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum motivo. A dica aqui voc usar a TimeLine para discutir todos os pontos antes da entrega formal. Tarefas entregues dentro do prazo estimado. Outro ponto de ateno para quem est desempenhado tarefas estimar corretamente o esforo necessrio para desempenha-la. Isso traz previsibilidade gesto da empresa e valorizado pelo RR-Rating. Tarefas entregues com no mais que duas estimativas. To importante quanto estimar o esforo necessrio para uma tarefa estim-lo corretamente. No Runrun.it, se achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tarefa, voc poder re-estimar o esforo quantas vezes achar necessrio. Porm, quando estima mais de duas vezes, seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previsibilidade, ponto importante na gesto de projetos e tarefas. Tarefas entregues dentro do prazo desejado. Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it tm uma data desejada de entrega. Mas, as que tm essa data, so boas oportunidades para ampliar o seu ndice. Basta entrega-las at a data desejada. Geralmente so tarefas importantes para certos clientes ou projetos. Fique de olho nelas.

Os pesos de cada ndice. Cada empresa pode congurar quais ndices so mais importantes. Desta forma, todas as madrugadas, o Runrun.it calcula o RR-Rating baseado nos pesos que a empresa deniu. Ao longo do tempo, o RR-Rating ser aperfeioado, incluindo novos ndices e revisando os formatos de clculo, am de tornar-se uma ferramenta cada vez mais til para ajudar gestores de empresas a encontrarem seus colaboradores mais produtivos.

SOBRE A INTERFACE
O PAINEL DE CONTROLE / Minhas Tarefas

Para ver os detalhes da tarefa, seus comentrios e arquivos, clique no Stulo da mesma. A pgina de detalhes da tarefa ser aberta.

Esse o Painel de Controle. Quando voc loga no sistema, essa a pgina inicial. Pode ser acessada clicando na marca da sua empresa ou no pequeno olho.

Criar uma nova tarefa. Ateno, s estaro disponveis como responsveis para a nova tarefa, as pessoas para as quais voc est autorizado a abrir tarefas.

O Menu lateral pode ser reordenado para que voc tenha as informaes que usa mais carregadas na frente. Basta clicar nesses cones quadrados e arrastar a barra desejada.

Essa a lista de tarefas em ordem de prioridade. A primeira est l em cima, com a bandeira vermelha para ser feita na frente.

Para comear a contar o tempo, basta clicar em Trabalhar. Mantenha o esforo esOmado atualizado, assim a data esOmada de entrega tambm estar.

Acesse o site de suporte clicando no boto Ajuda, no alto da pgina, ou faa perguntas pelo Chat, que funciona em horrio comercial, atravs desse link Perguntas.

SOBRE A INTERFACE
O PAINEL DE CONTROLE / Minha equipe

Aqui so listadas todas as equipes das quais voc faz parte.

O lder da equipe vem primeiro, em negrito.

Quando a tarefa atual ser entregue.

Quando a lOma tarefa da lista dessa pessoa, provavelmente, vai ser entregue.

Qual o nvel no sistema de mensurao de produOvidade RR-RaOng a pessoa est no momento.

Quantas tarefas esto na la dessa pessoa, quantas ela abriu para outras e quantas ela segue.

SOBRE A INTERFACE
Detalhes de uma tarefa

Comandos teis da tarefa.

Para enviar a tarefa para outra pessoa.

Lista de Seguidores da tarefa. Todos os detalhes da tarefa.

A descrio da tarefa s pode ser editada at que o Responsvel esOme o esforo necessrio.

Anexos s podem ser apagados at 15 minutos aps seu upload.

Da mesma forma, os comentrios. Aps feito um comentrio, voc tem 15 minutos para apag-lo, se desejar.

PERGUNTAS FREQUENTES
Preciso deixar o site aberto para contar o tempo nas tarefas?
No. Voc s precisa clicar no boto Trabalhar da tarefa que est desempenhando. Se for trabalhar em outra antes de fech-la, clique em Trabalhar na outra. O sistema Pausa automaticamente a atual. Se desejar ajustar manualmente as horas, utilize o Meu Timesheet. L voc pode adicionar ou retirar horas manualmente.

Preciso abrir uma tarefa para algum que no est na lista de responsveis. O que fazer?
Fale com o lder da sua equipe ou com um administrador do Runrun.it. Ele precisa autorizar para que voc abra tarefa para essa outra pessoa.

Posso deletar tarefas?

No. O sistema mantm todas as tarefas no histrico. Voc pode, no entanto, Fechar as tarefas quando desejar. Se foi aberta por engano, apenas feche a tarefa e coloque um comentrio Aberta por engano, por exemplo.

O Que uma tarefa Ongoing?

A opo de Tarefa Ongoing para aquelas tarefas que no tm prazo para fechamento, podendo ser iniciadas e pausadas quantas vezes forem necessrias. Pode ser mais interessante criar uma tarefa Ongoing referente a um trabalho rotineiro na empresa, que criar e fechar uma nova tarefa a cada dia.

Posso congurar os alertas que recebo por email? Sim. Clique no seu nome, na parte superior direita da tela. Depois em Meus Alertas. L, voc poder congurar quais os emails quer receber. Preciso de um novo Projeto para abrir uma tarefa. Com quem falo? Com o lder da sua equipe ou com um administrador do Runrun.it na sua empresa.

ALGO A MAIS
Colaborao social:
A interao entre as equipes no Runrun.it acontece nas tarefas. No entanto, h um espao para que outros assuntos sejam tratados: O Mural. Na pgina principal do Runrun.it, os colaboradores podem postar mensagens, vdeos e fotos e discutirem sobre temas importantes para todos da empresa, ou apenas entre os membros das suas equipes. um timo lugar para comunicados da empresa, postar novos vdeos de treinamento, mensagens motivacionais, links para aes especcas, dentre outros.

Docs:
O Repositrio de arquivos da sua empresa pode ser mais inteligente. Com esse aplicativo do Runrun.it, voc e sua equipe podem criar documentaes sobre projetos e clientes, subir arquivos, e fazer comentrios. Todos eles cam disponveis na web, com toda a segurana e backups realizados pelo Runrun.it e podem ser acessados por qualquer usurio autorizado para aquele projeto ou cliente.

Mais ajuda, fruns e vdeos:

Acesse https://support.runrun.it ou clique no link Ajuda na parte superior do Runrun.it.

Aplicativos:
Apesar do foco do Runrun.it ser a gesto de tarefas, tempo e talento, h uma srie de funcionalidades extras que podem ajudar na gesto do dia a dia. Ao longo do tempo, desenvolvemos aplicativos que podem ser liberados para todos, ou apenas um grupo de usurios, pelo administrador. Hoje, temos disponveis:

SharePage:
Ao invs de usar pendrives, HD-externos ou tentar (sem sucesso) enviar arquivos muito grandes por email para clientes, fornecedores ou outros colegas, voc pode criar uma SharePage. Assim, voc pode carregar quantos arquivos desejar (dentro da cota de storage do seu plano), criar uma senha para que eles sejam baixados e compartilhar apenas o link para essa pgina. O destinatrio no precisa ser um usurio do Runrun.it. A pgina ser customizada com a logomarca da sua empresa.