rea: AUDITORIA

Contenido:

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IN.ORME ESPECIAL Hallazgos de Auditoria Gubernamental .................................................................................................................. VIII-1

Hallazgos de Auditora Gubernamental

CPC Mara Luisa Silva Peredo Consultor de Gobiernos Locales - Segunda Especializacin en Auditora Integral

1. Concepto Los Hallazgos determinan y sealan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditora como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora, los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones estn o no prestando servicios en la entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluacin oportuna. 2. Base legal Directiva N 006-97-CG/INT "Instructivo para la .ormulacin y Comunicacin de Hallazgos de Auditora" Resolucin de Contralora N 112-97CG (20/06/97) NAGU 3.60 "Comunicacin de Hallazgos de Auditora" Resolucin N 259-2000-CG: Modifican Normas de Auditora Gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre comunicacin de hallazgos y evaluacin de indicio de responsabilidad penal y civil (13/12/00). 3. Objetivos de los hallazgos Los hallazgos de auditora gubernamental deben referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de control su propsito es proporcionar informacin til y oportuna adopcin de acciones correctivas. 4. Comunicacin de hallazgos a) La comunicacin de hallazgos de auditora se efecta por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepcin, en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los hallazgos sern notificados a

travs del Diario Oficial El Peruano y otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad auditada, por 3 das hbiles consecutivos. b) El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditora y transcribirlos en los papeles de trabajo debidamente referenciados y documentados, en la redaccin de los hallazgos, el auditor debe utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva concreta y concisa y debe considerar los atributos de "condicin y criterio" c) La responsabilidad de la comunicacin de hallazgos de auditora y la oportuna evaluacin de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al auditor encargado y al supervisor de auditora. 5. Plazos de comunicacion a. El plazo de recepcin de los descargos, aclaraciones o comentarios sern hasta de CINCO DAS HBILES, debemos sealar que el plazo para la recepcin de las aclaraciones o comentarios requiere ser establecido teniendo en consideracin las particularidades de cualquier hallazgo, tales como la naturaleza del anlisis, alcance del examen, etc. b. La ampliacin de plazo, procede a otorgarse por una sola vez, siempre y cuando la persona receptora de la comunicacin, lo solicite sustentadamente por escrito, antes de su vencimiento. c. La prrroga por el trmino otorgado inicialmente 5 das ms. Para lo cual se efectuar las coordinaciones del caso con el supervisor de auditora. Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada se puede otorgar una aplicacin extraordinaria de 10 das tiles en lugar de los 5 das. 6. Requisitos que debe contener la comunicacin de hallazgos Los oficios de comunicacin de hallazgos deben contener los siguientes aspectos: Reserva Materialidad Hallazgos vinculados a la participacin

o competencia personal de su destinatario. Recepcin acreditada o publicacin en el diario de mayor circulacin. 7. Elementos de los hallazgos
A) Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es" B) Criterio "lo que debe ser" C) Causa "Por qu sucedio" D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"

I N . O R M E E S P E C I A L

Ejemplo: Sumilla: "La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia". A. Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es" 1. La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en caso de emergencia (incendio, siniestros, etc.) 2. El rea de mantenimiento y servicios no realiza revisiones peridicas para detectar posibles daos o emergencias. B) Criterio "lo que debe ser" 1. No cumplimiento de la norma tcnica de control 100.04, asignacin de autoridad y responsabilidad. 2. Norma tcnica de Control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de Activo .ijo. 3. Norma tcnica de Control Infringida; 300.08 proteccin de bienes de Activo .ijo "deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos". C) Causa "Por qu sucedi" 1. Subestimacin de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad. 2. Dentro de su organizacin el rea de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daos materiales. D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo que debe ser" 1. Posibilidad de mayores daos y perjuicios humanos y materiales en caso de presentarse daos siniestros y desastres. 2. Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e inseguridad en perjuicio de la entidad, desembolsndose mayores costos de operacin.

Elementos

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IN.ORME ESPECIAL

8. Comunicacin de hallazgos de personas comprendidas y no ubicadas (Ex .uncionarios) Cuando el equipo de auditora halla agotado todos los medios a su alcance para ubicar a las personas que deben recibir la comunicacin, se proceder a citarlos mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, la publicacin debe ser publicada por tres das hbiles consecutivos cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicacin, se encuentre en el extranjero, se proceder a efectuar la citacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores. 9. Evaluacin de los hallazgos Al efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su tamao, su complejidad, diversidad de actividades, estructura orgnica y otras caractersticas. Por lo tanto, la comunicacin de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones que contengan fraude u error sino tambin observaciones de tipo operativo gerencial. As como, las debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El propsito de valuar los hallazgos de auditora es considerar si los resultados de todos los propsitos de auditoria sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EE.., as como en el cumplimiento de metas y objetivos. 10. Conferencia final con la alta direccin sobre comunicacin de hallazgos La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de auditora al trmino del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los hallazgos de auditora encontrados en el transcurso de su trabajo, el propsito de esta conferencia es informar a la alta direccin sobre los hallazgos de auditora que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables. 11 Memorandum de conclusiones El memorndum de conclusiones es un documento interno que describe los aspectos siguientes: a. La confirmacin de que los papeles de trabajo fueron revisados. b. La discusin de los hallazgos de auditora, con relacin a los objetivos de la auditora. c. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditora obtenida es suficiente y apropiada para formarse una opinin de auditora. d. Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene o no errores e irregularidades de importancia relativa. 12. Descargo de la comunicacin de observaciones Al trmino del desarrollo de cada observacin se indicar de modo suscinto los descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, as como, la opinin del auditor despus de evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.
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Categora B

1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento. 2. Responsabilidad administrativa. 3. Perjuicio econmico medianamente significativo. 4. Gestin ineficiente que implica el incumplimiento de algunas metas

Categora C

1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento.

14. Modelos de comunicacin de hallazgos

COMUNICACIN DE HALLAZGOS (AUDITORA EXTERNA) AO DE ..................................................... O.ICIO N SR .............................. CARGO QUE DESEMPEA .............................. ENTIDAD AUDITADA ASUNTO:Comunicacin de hallazgos y presentacin de aclaraciones y descargos. RE.:NAGU 3.60 - Comunicacin de Hallazgos de Auditora, aprobada con R.C N 112-97-CG y mdificado con R.C. N 259-2000-CG. Me dirijo a Ud. en relacin a la auditora efectuada en la entidad.......... Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determin hechos irregulares en la gestin examinada, en las cuales ha participado, segn se detallan en el anexo adjunto en la gestin examinada, que consta de 20 folios, por lo cual agradecer se sirva alcanzar en forma individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro de un plazo perentorio mximo de ....... das calendario de recibido el presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluacin. Es importante sealar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia ser revelada en el informe, as como los hechos materia de observacin, as mismo, debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento. Atentamente; ------------------------------Auditor Encargado

COMUNICACIN DE HALLAZGOS (OAI) MEMORANDUM N A : ASUNTO : RE.ERENCIA : .echa : Sr. Ing. Gerente del rea de Infraestructura Pblica NAGU 3.60 - Comunicacin de Hallazgos de Auditoria, aprobada por RC N 112-97-CG, modificado RC N 259-2000-CG Lima........de....................................del 2002

13. Categorizacin de las observaciones

Observaciones que implican: 1. Responsabilidad Civil. 2. Responsabilidad Penal. 3. Corrupcin administrativa. 4. Perjuicio econmico, considerando la magnitud del monto, relacionado con la envergadura y naturaleza de la entidad. 5. Gestin ineficiente que explica el cumplimiento de objetivos y metas. ...continu

Categora A

Me dirijo a Ud. en relacin a la auditoria efectuada en el rea de infraestructura pblica en cumplimiento al programa anual de auditora, con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria, determin hechos irregulares en la gestin examinada, en los cuales ha participado, segn se detalla en el anexo adjunto que consta de ........................... folios, por lo cual agradecer se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descargos sustentados documentariamente dentro de un plazo perentorio mximo de ........ das calendario de recibido el presente. A fin de permitirnos su respectiva evaluacin. Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta circunstancia ser revelada en el informe, as como, los hechos materia de observacin asimismo, cabe puntualizar que debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento, deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento. Atentamente, _________________________ CPC. JE.E DE LA OAI

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INSTITUTO

DE

INVESTIGACIN EL PAC.ICO