CIERRE CONTABLE El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas

de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una utilidad. Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clsico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realizacin de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o

desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios. Esto conlleva implcitamente a la existencia de una planeacin con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible segn los objetivos que se quieran lograr. La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios, las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado. La realizacin de una correcta planeacin de polticas contables permite que la empresa, adems de mostrar una situacin econmica y financiera real, que pueda tambin incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad econmica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo. La definicin de las polticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeacin debe ser constante, y para nada improvisada. Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. stas deben enmarcarse dentro de una poltica de prudencia que no comprometa para nada ni la situacin econmica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carcter legal. Es importante que al momento de fijar las polticas contables, as como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte econmica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en

las medianas y pequeas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

ASIENTOS CONTABLES DE CIERRE Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelacin de las cuentas de resultado contra la cuenta de prdidas y ganancias [5905]. Al finalizar el ao, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelacin se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelacin se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado. Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000: Cuenta 4135 5205 600.000 Debito Crdito 1.000.000

Cancelacin de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crdito y la cuenta 5205 de saldo debito:, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]: Cuenta 4135 5905 Debito 1.000.000 1.000.000 Crdito

5205 5905 600.000

600.000

Aqu vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crdito de $400.000 [C1.000.000-D600.000], saldo que tambin debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605: Cuenta 5905 3605 Debito 400.000 400.000 Crdito

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, slo nos quedan las cuentas de balance [activos, pasivos y patrimonio]. Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio como utilidad o como prdida. Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.

CUL ES EL OBJETIVO DE LA CUENTA 5905 (GANANCIAS Y PRDIDAS)?

La cuenta 5905 o de ganancias y prdidas ha perdido importancia tras el surgimiento de los software contables, pero cuanto el cierre contable se hace manualmente, es cuando nos damos cuenta de su importancia y nos preguntamos sobre su objetivo, su finalidad. La cuenta 5905 tiene como objetivo agrupar los saldos de las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos), y permitir hacer el cierre contable con la

consecuente determinacin de la utilidad o prdida del ejercicio, que luego es trasladada a la cuente del patrimonio que corresponda segn el saldo. Cuando se realiza el cierre contable, los saldos de las cuentas de resultados se cancelan contra la cuenta 5905, determinando as la utilidad o la prdida dependiendo de si la naturaleza del saldo resultante es dbito o crdito. Por ejemplo la clase 5 (gastos) que es de naturaleza debido, se saca por su lado crdito y se lleva al dbito de la cuenta 5905, y la clase 4 que es de naturaleza crdito, se saca por su lado dbito y se lleva al crdito de la cuenta 5905. Veamos: Imagen cuenta5905 Se observa que por ltimo, el saldo de la cuenta 5905 de lleva a la respectiva cuenta del patrimonio, que en el ejemplo es la 3605 por corresponde a una utilidad. La cuenta 5905 permite acumular los saldos tanto de los costos y gastos como la de los ingresos, razn por la que all es donde se puede determinar si lo que hubo fue una utilidad o una prdida. Es evidente que si el saldo de la cuenta 5905 4s dbito, estamos ante una prdida, y si el saldo es crdito, estamos ante una ganancia. As de sencillo es el asunto. Es como un pequeo estado de resultados en una sola cuenta