Tecnologas de Informacin Aplicada a la Administracin.

CASO NABISCO PERU: 7 de Agosto Seleccin e 2010 Implantaci n de un sistema ERP

INTEGRANTES : CARRANZA PRETELL, ANSELMO GONZALEZ NAVARRETE, CARLOS LLANOS PISCONTE, JAIME MEJA COLONIA, ROMEL MONTOYA MEJA, INGRID QUISPE LUJN, KARLETT

NABISCO PERU: SELECCIN E IMPLANTACION DE UN SISTEMA ERP.

1.- RESEA HISTORICA.
Nabisco Per S. A. es una Empresa lder en la elaboracin y distribucin de productos alimenticios (galletas, dulces, refrescos en polvo e insumos para la panificacin). Nabisco Per se remonta a enero de 1939 con la presencia de Nabisco International en el Per con la subsidiaria Fleischmann Peruana Inc. especializada en la fabricacin de insumos para la panificacin. En el ao 1972 la Ca. adopt el nombre de Fleischmann y Royal del Per S.A. con la produccin de refrescos en polvo, en el ao 1993 Nabisco Internacional compro la empresa galletera Arturo Field y La Estrella Ltda. el cual dio origen a Field y Royal del Per. El 28 de diciembre de 1995 se modific la razn social de la empresa la cual paso a llamarse Nabisco Per S.A.

2.- DESCRIPCION DEL CASO.

Nabisco Per S.A., lder en la elaboracin de productos alimenticios para el consumo humano. En el ao 1993 contaba con 2 plantas de produccin una en el Callao y otra en Lima, cada planta empleaba sus propios sistemas de informacin los cuales no estaban interconectadas, por lo cual cada planta aplicaba sus propios criterios de codificacin de materias primas y productos terminados e inclusive en reas de una misma planta como la codificacin de productos terminados tenan diferentes cdigos uno para almacn y otra para produccin, las salidas de materias primas para la produccin se realizaban de manera informal sin ninguna autorizacin por escrito ni registros formales los lotes de materias

primas se despachaban por tanteo para una produccin de terminada si faltaba se sacaba mas materia prima del almacn , si sobraba se devolva produciendo elevados volmenes de mermas, imposibilitaba un adecuado registro de costos de produccin e incrementaba la perdida de horas hombre porque se paralizaban por falta de materia prima. Nabisco Per en ese entonces no contaba con un proceso de practicas estndares para un mayor control tanto de control de inventarios, ordenes de compras, cierre de cuentas a fin de mes y ni para ningn proceso productivo. En los aos noventas la compaa realizo la formulacin de un plan estratgico empresarial esta decisin fue tomada por el gerente general, gerentes funcionales y los altos directivos de la empresa, con la finalidad de tener todos sus sistemas de informacin integrados y puedan tomar decisiones mas rpidas y acertadas para lo cual evaluaron ciertas acciones estratgicas a seguir.

3.- ACCIONES ESTRATEGICAS.

Las principales acciones estratgicas que los altos directivos de Nabisco Per definieron fueron: - Culminar con la fusin de las compaas, tanto la del Callao con la de Lima. - Desarrollo de nuevos productos, restructuracin de las fuerzas de ventas y los canales de distribucin. - Implantacin de la calidad total, en cada rea de la compaa como: logstica, plantas de produccin, distribucin fsica interna, distribucin fsica a clientes. - Capacitacin en tcnicas de ERP. - Mejoramiento e integracin de los sistemas de informacin. - Integracin de las reas de administracin y finanzas, rea de sistemas con logstica, as como el resto de las reas de la compaa.

Contratar a una empresa consultora, para que elaborara y dictara un programa de capacitacin al personal orientado especialmente al personal de manufactura, logstica y comercializacin. - En 1996 Nabisco Per, para conseguir que sus productos se distribuyan mas eficientemente y mejorar su respuesta al cliente reorganiz su fuerza de ventas a un sistema organizado segn territorios hacia un sistema organizado segn tipos de clientes implementndolo en coordinacin con cadenas de supermercados locales y permiti una reduccin de costos operativos y el incremento de ordenes de compra por dicho canal.

4.- EVALUACION DEL SITEMA ERP.

El proyecto de mejora de los sistema de informacin fue motivado por la necesidad de los directivos de contar con informacin oportuna y confiable para una adecuada toma de decisiones, para lo cual Carlos Ibez Gerente de Sistemas preparo un plan estratgico de sistemas de informacin para su evaluacin y aprobacin por los altos funcionarios, en el cual los principales objetivos del plan estratgico fueron: - Implantacin de sistemas con arquitectura cliente- servidor. - Estandarizacin del software de oficina. - Implantacin de un sistema ERP para el manejo integrado de la informacin de la compaa. Para la evaluacin del sistema ERP, se creo un equipo de trabajo de la siguiente manera: - Comit directivo de evaluacin, integrado por los gerentes de cada rea.

- Comit funcional de logstica y manufactura. - Comit funcional de comercializacin y finanzas. - Comit tcnico, integrado por personal del rea de sistemas. Para la evaluacin del sistema de ERP de Nabisco Per, estableci un conjunto de requisitos que estos deban cumplir: - Constituir una solucin integral para todos los procesos de negocios de la compaa. - Haber sido implantado anteriormente en Nabisco Internacional. - Contar con un representante en Per. - Presentar versiones compatibles con la plataforma AS/400 la cual ya venia operando Nabisco Per. - Permitir el trabajo en una arquitectura cliente-servidor. En la segunda etapa de evaluacin el comit directivo de evaluacin selecciono el Sistema BPCS de la Ca. Norteamericana SSA Inc., como la mas apropiada para usarse en el nuevo sistema de integracin empresarial. Esta seleccin fue enviada a la sede central de Nabisco Internacional en los Estados Unidos la cual aprob el sistema ERP para Nabisco Per en abril de 1996, en donde el sistema BPCS seria implantado en las reas de compras y almacenes, manufactura, control de costos, contabilidad y tesorera, y comercializacin, con lo cual se integrara las operaciones de Nabisco Per. El presupuesto total del proyecto se estimaba en 800 mil dlares, de el cual 450 mil dlares correspondan a las licencias del software y 350 mil dlares al hardware, la consultara de implantacin y capacitacin, y la estimacin de tiempo de este proceso seria de 18 mese con la participacin aproximada de 80 personas. La implantacin del sistema 3 etapas: ERP se hara en forma modular en

1.- Mdulos de logstica (compras y almacenes) y de manufactura y control de costos. 2.- Modulo de contabilidad. 3.- Modulo de comercializacin. Los miembros del equipo de trabajo deban poseer una diversidad de atributos, como la habilidad para manejar proyectos, la experiencia de implantaciones de sistemas de informacin el conocimiento de los procesos de negocios y la capacidad para liderar el cambio. En el proyecto participaran un total de 75 personas agrupadas en 10 equipos de 6 a 7 personas como mximo dentro de las cuales habra un lder, estos grupos recibiran el apoya de un miembro del rea de sistemas, las personas escogidas para integrar estos equipos de trabajo deberan poseer las siguientes caractersticas: - Estar entre las mas destacadas de su rea. - Ser participativas y proactivas. - Tener facilidad para el uso del sistema y espritu de investigacin. - Conocer adecuadamente el proceso. - Ser innovadoras. - Tener capacidad de decisin en su propia rea. - Ser comunicativas y mantener contacto continuo con su jefe inmediato. Dentro de las cualidades que debera tener el lder de cada grupo fueron: - Aplicar los planes elaborados por el comit de direccin del proyecto. - Coordinar la ejecucin de los trabajos dentro de su equipo y con otros lderes. - Convocar a reuniones de equipo. - Observar que las decisiones fueran tomadas oportunamente.

- Elaborar los informes sobre el trabajo de su equipo a cargo.

5.- IMPLANTACION DEL SISTEMA ERP.

Nabisco Per en junio de 1,996 inicio su implantacin del sistema ERP empez a mejorar su plataforma de hardware y software, los 2 servidores IBM AS/400 fueron repotenciados, uno de los servidores fue empleado como servidor de produccin y el otro como servidor de desarrollo, las 2 plantas fueron unidas a travs de una red cliente servidor. Se empez la capacitacin de los usuarios el cual tomo 6 meses. Los cambios originaron alta rotacin de personal por lo cual algunas personas claves en la implantacin del sistema ERP fueron reemplazadas la cual hizo que hubiera un retrazo porque haba que volver a capacitar al personal que ingresaba a la implantacin del nuevo sistema. La implantacin del nuevo sistema exigi una correcta documentacin y registro de cada proceso de compra y de cada movimiento de almacn, lo cual origino posteriormente que se pueda tener un inventario y stocks de productos en tiempo real y las mermas de las materias primas sean mnimos. La capacitacin del personal fue de responsabilidad de los propios lderes de grupo y jefes los cuales reunan a su personal, preparaban su charla explicativa con apoyo del personal de sistemas. Las pruebas finales del sistema incluyeron el funcionamiento en paralelo durante tres semanas, con el sistema original y el nuevo sistema implantado

6.- CONCLUSIONES.
El nuevo sistema ERP implantado en Nabisco Per introdujo cambios en las prcticas de negocios que influyeron positivamente en sus operaciones. Entre las cuales podemos mencionar: - Disponibilidad de informacin consistente, ya que con el nuevo sistema los gerentes tenan acceso de informacin nica y consistente en tiempo real para una acertada toma de decisiones. - Estandarizacin y simplificacin, se empez a emplear un nico lenguaje, los materiales eran identificados de igual manera en todas las compaas (tenan un mismo cdigo) y se unificaron los criterios para realizar las distintas actividades. - Formalizacin de las operaciones, para solicitar y recibir materiales el personal estaba obligado a llenar formularios y a verificar la informacin de cada una de las operaciones. - El cierre contable de fin de mes se redujo de 10 das a 2 das y sin necesidad de horas extras del personal. - Mejores procesos de negocios, el empleo del sistema ERP permiti que las operaciones se llevaran a cabo de manera uniforme durante todo el mes, lo cual no generaba acumulacin de stock de productos terminados y de materias primas en los almacenes, con este sistema se crearon 2 nuevos puestos de trabajo: el administrador de la demanda y el planificador maestro de la produccin. - En general todos los procesos se simplificaron y se integraron en Red para un mejor control, eliminando la duplicidad de

trabajo y los directivos podan tomar decisiones ms acertadas ya que contaban con informacin precisa y actualizada. Cuando se decide implantar un ERP no se hace por convencimiento, pensando en las ventajas que ese sistema puede aportar, sino por necesidad competitiva.

- Un sistema ERP, rene informacin en un nico software integrado que administra una nica base de datos, lo que permite manejar informacin unificada y que todas las reas puedan fcilmente compartir informacin y comunicarse unos con otros. - Los sistemas ERP son sistemas de informacin integrados, y pueden ayudar a que una empresa sea ms rentable. - El implementar sistemas ERP, ayudan a mejorar las prcticas en los negocios, acceso a informacin en tiempo real y automatizacin de los procesos. - Sirve para controlar a partir de una orden de venta las afectaciones a los inventarios, a las rdenes de produccin, a las cuentas por cobrar y se evita que cada rea recapture datos. - Implantar un sistema ERP requiere cambios organizacionales en las Empresas, reingeniera y nuevas formas de trabajo.