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ORGANIZACIN Y SISTEMAS
3ER NIVEL C
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin, o antes. El termino norma se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre los objetivos. La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas especficas.
actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice cmo debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea. 3.-CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos: 1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. 2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales. 3. Cubre un ciclo de accin. 4. Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo. 5. No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular. 6. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin continua y sistemtica. 7. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. 8. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. 9. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. 4.- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa.
2. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Seleccin de personal. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
B. Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organizacin. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. -Procedimiento: Enlatado de alimentos. -Procedimiento: Elaboracin de nminas. 1) Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica. Ejemplo: Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la institucin. 2) Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. Ejemplo: Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes sealadas.
5.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento vara dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la Institucin y el estilo de los analistas. A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la descripcin de un Procedimiento Administrativo. 1. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. 2. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. 3. Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la Dependencia. (opcional). 4. Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento. 5. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (opcional). 7. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 8. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). 9. Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin, as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.
7.- DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos tienen como denominador comn el anlisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos. Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin. Los documentos utilizados o producidos. Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin. Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados endas, horas o minutos. Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento representado, verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Smbolos abstractos Smbolos figurativos
Definiciones:
GOMEZ CEJAS Es un diagrama Expresa grficamente operaciones De un procedimiento Por secuencia cronolgica Formato - Propsito Contiene informacin adicional Mtodos de ejecucin Definiciones: CHIAVENATO Es una grfica de flujo Secuencias de rutinas simples Ventaja Indica Proceso en cuestin Unidades involucradas Responsables de ejecucin
Caractersticas:
GMEZ CEJAS Sinttica Simbolizada De forma visible a un sistema/proceso CHIAVENATO Permite al analista asegurarse de lo que ha desarrollado Bases para escribir un informe Medio para establecer un enlace con el personal GMEZ RENDN De uso
De destino De diagramacin
Por su Propsito
De forma De labores De mtodo Analtico De espacio Combinados De ilustraciones y texto Asistido por computadora SEGN SU FORMA: FORMATO VERTICAL Va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda. FORMA HORIZONTAL Va de izquierda a derecha en forma descendente. FORMATO ARQUITECTNICO Muestra el movimiento a travs del espacio donde se realizan. FORMATO PANORMICA Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal VERTICAL:
HORIZONTAL: HORIZONTAL:
HORIZONTAL.
ARQUITECTNICO
PANORMICO
De labores
De mtodo Presenta la manera de realizar cada operacin y las personas que la realizan.
En cada paso se debe presentar todos los documentos El orden cronolgico de los rectngulos es de arriba hacia abajo Cada paso debe llevar un nmero y descripcin Firme el jefe del departamento
Diseo y Elaboracin: CHIAVENATO El Flujograma debe dividirse en departamentos Las lneas indicadoras deben ser ms delgada Cada accin debe enumerarse con claridad Cuando algn documento se queda retenido indicar da(D), horas(O) o minutos () Cuando se elimina un documento indicar (X) De preferencia que el Flujograma se muestre en una hoja Diseo y Elaboracin: GMEZ RONDN Especificar el objetivo del Flujograma Utilizar smbolos autorizados Empezar a construir el Flujograma en la parte superior de la pagina Cada pgina debe tener un encabezado Cuando hay numerosas lneas usar conectores Escribir en los smbolos, usando pocas palabras Recomendaciones para El uso y Aplicacin De los Flujogramas Recomendaciones: Evitar usar siglas, sino utilizar los nombres completos Debe realizarse de forma limpia y ordenada Realizarlas al principio en forma de borrador
Ejemplos
FORMULARIOS
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. OBJETIVOS Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehculo de transmisin de datos e informacin. Facilitar el flujo de informacin y procesamiento e datos. DISEO DE FORMULARIO Fases para el diseo Determinar la necesidad del formulario Elegir tamao del papel y letra
Fase Pre-diseo Determinar las necesidades que se van a satisfacer. Comprobacin de la efectividad del pre-diseo
Fase del diseo Manual: Se requiere espacios adecuados para evitar errores de interpretacin. A mquina: El espaciado debe adecuarse a la escritura de la mquina de escribir
Fase del Post-diseo Se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de tinta, perforaciones, tipo de impresin por una o ambas caras, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares.
PARTES DEL INSTRUCTIVO El instructivo esta divido en: 1.Titulo del formulario 2.Objetivos (razn de la situacin) 3.Generalidades 4.Modo de llenado (maquina o a mano)
Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin. Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir elctrica o mecnica. Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin
Control de formularios.
Comprensin del problema sistemas y procedimientos
FORMULARIOS Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferentes utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca.
OBJETIVO GENERAL
Llenar las necesidades que las oficinas demanden, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional sencilla, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar u orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos. Imprimir uniformidad en los procedimientos. Sintetizar y relacionar informacin. Proporcionar un valor legal a determinadas transacciones.
FASE PREDISEO
Se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Realizar una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre diseo y proceder a realizar la fase del diseo.
Manuales Administrativos
Los Manuales facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l.
Podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organizacin. Los procedimientos a travs de los cuales esas de las Actividades son cumplidas.
DESVENTAJAS: Existe un costo en su redaccin y confeccin. Exigen una permanente actualizacin No incorporan los elementos propios de la organizacin informal. Resulta difcil definir el nivel ptimo o de detalle. Su utilidad se ve limitada.
CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. A.- Manual de Organizacin B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista E.- Manual del empleado F.- Manual de Propsito mltiple.
OTRA CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. POR SU CONTENIDO: Manual de Historia Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre la organizacin
Manual de polticas Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones
Manual de contenido mltiple Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional POR SU FUNCION ESPECFICA Manual de produccin Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones
Manual de ventas Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
Manual de Finanzas Consiste en las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin
Manual de personal Sirve para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior
Manual tcnico Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada
Manual de adiestramiento o instructivo Explica las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular GENERAL Manuales generales de organizacin Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo
Manual general de procedimientos Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas
Manual general de polticas Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior ESPECIFICO Manual especfico de reclutamiento y seleccin Se refiere a una parte de una rea especfica (personal)
Manual especifico de auditoria interna Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad
Manual especfico de polticas de personal Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especifica de la organizacin
Manual especfico de procedimientos de tesorera Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica
MANUAL DE ORGANIZACION Son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades orgnicas de una institucin
OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica. b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas. c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas externas de la dependencia. d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones.
TITULO I GENERALIDADES
1. FINALIDAD DEL MANUAL 2. BASE LEGAL 3. ALCANCE 4. APROBACIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.
MANUAL DE CALIDAD Identificacin ndice O Contenido Alcance Introduccin Objetivos generales Estructura organizacional Responsabilidades
Documentos y referencias aplicables Elementos del sistema de calidad Definiciones Lista de distribucin Apndice para la codificacin de procedimientos 1. Logotipo de la organizacin. 2. Nombre de la organizacin. 3. Nombre del manual. 4. Numero de procedimientos. 5. Nivel de revisin y/o aplicacin. 6. Titulo del procedimiento. 7. Fecha de revisin. 8. rea responsable de manejar el procedimiento. 9. Lugar y fecha de elaboracin. 10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. 11. Numero de pginas. 12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.
ndice O Contenido En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que constituye el cuerpo del documento.
Alcance Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introduccin Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin.
Objetivos generales 1. La mejora de los procesos. 2. Adecuada atencin a los clientes. 3. Rentabilidad.
Estructura organizacional Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.
Responsabilidades Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad.
Documentos y referencias aplicables Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin.
Definiciones Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.
Lista de distribucin Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el manual.
Apndice para la codificacin de procedimientos Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo. Marco Introductorio Cuerpo Principal PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. A. Identificacin Nombre oficial de la dependencia Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual Nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados Lugar y fecha de elaboracin Responsables de su elaboracin Cantidad de ejemplares impresos
D. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el manual.
E. Alcance del procedimiento Debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos.
F. Polticas y normas de operacin Deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos.
G. Instrucciones para el uso del manual se debe explicar cmo usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo.
Normas de trmite
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir Archivos utilizados; debe incluir
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso Responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso Informacin requerida medios a utilizar decisiones a tomar Controles a efectuar y cursos de accin Archivos utilizados; debe incluir: Informacin a contener Mtodo de clasificacin de la informacin contenida Mtodo de bsqueda de la informacin contenida Perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo
Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego de tareas administrativas.
Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones.
Anexos varios Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin de los procedimientos descriptos en el manual, etc.
PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL NUEVO SISTEMA ES NECESARIO REUNIR EL POTENCIAL HUMANO PARA SU CAPACITACIN EN FUNCIN DE QUE REALICE DE MANERA CORRECTA Y ADQUIERA UN CONOCIMIENTO DE LA PARTE QUE LE CORRESPONDE DESARROLLAR DEL SISTEMA O PROCEDIMIENTO. TAMBIN SE HAR NECESARIO EVALUAR LOS RECURSOS MATERIALES QUE PREVIAMENTE SE ESTIMARON NECESARIOS. CUANDO SE INICIE LA IMPLEMENTACIN SER NECESARIO ENVIAR COMUNICACIONES CON EL OBJETO DE HACERLA CONOCER A LOS USUARIOS Y TRABAAJDORES. SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL
SE OBSERVA EL DESARROLLO DE LA APLICACIN DE LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ACORDADAS Y EL OBJETO ES GARANTIZAR Y ASEGURARSE DE QUE SE ESTN APLICANDO DE ACUERDO A LOS ESTUDIOS REALIZADOS. SE HACE PRECISO COMPROBAR LA EFICACIA DE LAS MEJORAS INTRODUCIDAS. SUGERIR MEDIDAS CORRECTIVAS CONVENIENTEMENTE. SE RECOMIENDA HACER UNA REVISIN PERIDICA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITAN DETECTAR Y EVITAR LA OBSOLESCENCIA DE LOS MISMOS, SITUACIN QUE PUEDE AFECTAR DE MANERA DIRECTA LA EFICACIA DE LA ORGANIZACIN EN SU CONJUNTO.