Mdulo n 2

2. Prticas de comunicao em contexto empresarial

Comunicao escrita
Indireta Cartas e ofcios Memorandos Circulares Relatrios

Requerimentos
Convocatrias e atas

2.1. A comunicao escrita Requisitos bsicos de que depende a eficcia da comunicao escrita
Coerncia Finalidade Objetividade Clareza Utilidade

Elementos fundamentais na comunicao escrita

1. Respeito pelas normas utilizadas nos diferentes tipos de comunicao

escrita 2. Correo ortogrfica e gramtica

3. Pontuao correta
4. Clareza, preciso e rigor de vocabulrio 5. Clareza, preciso e rigor do texto

6. Objetividade da informao
7. Formalismo na apresentao

Vantagens da comunicao escrita

1. Permite a reanlise da mensagem fixa as ideias num suporte de mais difcil destruio 2. Maior exigncia de preciso por parte do emissor 3. Mais facilidade de interpretao para o recetor 4. Torna-se uma verdadeira memria escrita, podendo servir de

prova em tribunal
5. Pode reproduzir com mais facilidade

A leitura a base da arte de escrever Para bem redigir preciso:

1. 2. 3. 4. Escolha do assunto Lista de ideias Plano Esboo

Organizar as ideias

Estrutura

Ttulo Introduo Desenvolvimento Concluso

Para bem redigir preciso:

Saber o que quer dizer antes de comear planear No usar frases e pargrafos muito extensos Evitar abreviaturas Procurar no repetir a mesma palavra usar sinnimos No usar rimas e palavras de difcil entendimento Ser direto, claro e simples No fugir do tema proposto Preferir palavras curtas e familiares Usar verbos ativos, evitando os passivos

2.2. A linguagem comercial e administrativa

Tipos de comunicao escrita

Cartas
As cartas tm por fim permitir a comunicao entre uma organizao e outras ou particulares

Ofcios

Os ofcios so exemplos de comunicao escrita cujos emissores so organismos oficiais (pblicos)

As circulares so formas de comunicao escrita usadas para o pblico interno ou externo das organizaes. Destinam-se a um pblico numeroso e tm por finalidade comunicar algo comum a todos os destinatrios. Para solicitar a presena de determinadas pessoas numa reunio So relatos escritos do que foi dito, deliberado numa reunio. So elaboradas numa linguagem prpria, sem rasuras e sem intervalos em branco, os espaos inutilizados com trao, tudo por extenso (datas, nmeros, etc) So documentos muito utilizados e servem para relatar factos que se passaram e se do a conhecer Formulrio usado para conversas breves empregue para envio de mensagens curtas de maneira rpida

Circulares

Convocatrias

Atas

Relatrios Memorando Telegrama

As cartas tm por fim permitir a comunicao entre uma organizao e outras ou particulares

Os ofcios so exemplos de comunicao escrita cujos emissores so organismos oficiais (pblicos)

Para que servem?

A quem se destina?
Quem envia? Estrutura de uma carta/ofcio?

Pesquisar empresas de turismo Preencher a seguinte tabela

Nome Localizao Misso reas de negcio

Pblicos-alvo

Documento utilizado para solicitar a presena de determinadas pessoas numa reunio

Estrutura de uma convocatria

1 nome da empresa ou organismo que convoca; 2 data da reunio: dia, ms, hora e local; 3 ordem de trabalhos: assuntos a debater 4 quem convoca; 5 data da convocatria

MODELO DE CONVOCATRIA

Empresa Rio Alto Rua Santa Catarina, n 12 Porto

Convocatria n 2 De acordo com o n 3 do artigo 28 dos Estatutos, convocam-se todos os senhores acionistas para uma assembleia geral, a realizar no dia 15 de janeiro, pelas 15 horas, na sala de reunies da empresa Rio Alto, com a seguinte ordem de trabalho: Ponto Um: Aprovao da ata da reunio anterior; Ponto dois: Eleio do Conselho Fiscal para o binio 2013-2015 Porto, 10 de janeiro de 2013 O presidente Antnio Carlos Ramos

So relatos escritos do que foi dito, deliberado numa reunio.

Lavrar a ata em livro prprio ou em folha soltas. Deve ser lavrada de tal modo que impossibilite a introduo de modificaes. Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrncias verificadas. O texto ser compacto, sem pargrafos ou com pargrafos numerados, mas no se far uso de alneas e sem rasuras.

Nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega-se a partcula corretiva digo.
Quando o erro for notado aps a redao de toda a ata, recorre-se expresso: em tempo, que colocada aps todo o escrito, seguindo-se ento o texto emendado: Em tempo, na linha X da folha Y onde se l Carlos Antnio, deve ler-se Carlos Eduardo. Os nmeros so escritos por extenso.

Estrutura de uma ata

Na 1 linha: centrado, por extenso e em maisculas a indicao do nmero da ata;

No 1 pargrafo: referir o dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso), local da reunio, nome da empresa e ordem de trabalhos;
No 2 pargrafo: referncia das presenas e ausncias mencionando neste caso, justificaes das ausncias. Em pargrafos devidamente separados, de modo resumido e pela ordem sequencial, apresentar as intervenes, deliberaes, etc.

ltimo pargrafo: formula de encerramento

MODELO DE ATA

ATA NMERO DOIS Aos quinze dias do ms de janeiro de dois mil e treze, s quinze horas, na sala de reunies, da Empresa Rio Alto, sita na Rua Santa Catarina, n 12, Porto, reuniram-se em Assembleia geral ordinria os acionistas da empresa. Constatou-se pelo Sr. Antnio Carlos Ramos, Presidente da Empresa, nmero suficiente de acionistas presentes para a devida assembleia, de acordo com o estatuto, declarando iniciada a reunio, para deliberarem sobre os motivos da convocao. -------------------------------------------------------Aps a composio da mesa, a reunio presidida pelo prprio Sr. Antnio Carlos Ramos e por mim Mariana dos Santos, secretria, iniciou-se a leitura da ata anterior, que aps lida foi aprovada por todos. -------------------------------------------------------------------------------Em seguida principiou-se a votao para a escolha do novo Conselho Fiscal para o binio 2013/2015 visto o trmino dos servios do Conselho Fiscal anterior. Apresentaram-se os senhores Jos Amaral da Silva, Joaquim Santos e Fernando Vasconcelos que foram eleitos por todos. Foram empossados na mesma data de hoje de acordo com o estatuto da empresa. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nada mais havendo a tratar o Presidente Antnio Carlos Ramos, agradeceu a presena de todos e determinou a mim, secretria, que lavrasse a presente ata. Esta ser assinada por todos os presentes. --------------------------------------------------------------------------------------

 um documento especfico de solicitao e, atravs dele, a pessoa fsica ou jurdica requer algo a que tem direito (ou pressupe t-lo), concedido por lei, decreto, ato, deciso, etc. (Martins:2000). Estrutura do REQUERIMENTO Na 1 parte: identificao da entidade/titular do cargo a quem se enderea o pedido Na 2 parte: iniciar com a identificao do requerente (nome, carto de cidado, residncia). Os elementos a referir dependem da situao a apresentar. Segue-se de imediato a indicao do motivo que justifica o pedido

Parte final: deve constar a expresso Pede deferimento separada do corpo do requerimento por uma linha em branco .
A data coloca-se na linha imediatamente a seguir. Um ltimo lugar, o requerente assina o requerimento

MODELO DE REQUERIMENTO

Exmo. Senhor, Presidente da Cmara Municipal de Valena

Porfria Luzinha da Pontinha, com o nmero de carto de cidado 10202558, moradora na Rua das Flores, n 23, na freguesia de Valena, pretendendo mandar pintar de branco os muros e as fachadas do mesmo prdio, requer, na qualidade de proprietria, a concesso da respetiva licena para obras pelo prazo de 30 dias.

Pede deferimento.
Valena, 19 de maro de 2013 O Requerente

Porfiria Pontinha

 Declarao: assemelha-se a um atestado. Edital: instrumento de notificao pblica, divulgado atravs de veculos com fcil acesso aos interessados. Parecer: anlise de um caso, podendo ser tcnico, administrativo ou cientfico

 E-mail: correspondncia eletrnica. (cuidado com vrus). Intranet: rede interna de computadores. Internet: rede mundial de computadores.