REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR COLEGIO UNIVERSITARIO DE LOS TEQUES CECILIO

ACOSTA LOS TEQUES ESTADO BOLIVARIANO DE MIRANDA

FORMULARIOS Y MANUALES

TUTOR: TERESA LOZADA

AUTORES: LUZ GABRIELA MOLINA C.I. 18.539.160 PATRICIA FLORES C.I. 15.714.515 GENESIS GONZALEZ C.I. 19.310.977 FREDDY ARTEAGA C.I. 17.536.684

Los Teques, julio de 2011

1. QUE SON FORMULARIOS?

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. 2.IMPORTANCIA DE FORMULARIOS: Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario. 3. TIPOS DE FORMULARIOS: -Simples -Compuestos -Formularios simples: documentos que estn representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. -Formularios compuestos: poseen ms de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales. Dentro de este regln, podemos distinguir los siguientes tipos: De bloques Talonarios Juego listo o snap out Formas continuas De acuerdo a su uso pueden ser: -Para originar una accin

-Para registrar una accin -Para informar resultados -Formularios para originar una accin :inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo. -Formularios para registrar una accin: guardan informacin que pueden ser requeridas posteriormente. Formularios para informar resultados : muestran cifras o anlisis de procesos De acuerdo a su elaboracin pueden ser: -Manuales -Semimecanizados -Mecanizados -Formularios manuales: son llenados en forma totalmente manual. -Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a travs de un elemento maquina. -Formularios mecanizados: su elaboracin es llevada a cabo totalmente por una computadora. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios: -Facilidad para su relleno -Reduccin de las posibilidades de error -Esttica -Reduccion de costos 4. CLASIFICACION FORMULARIOS:

Se pueden clasificar segn su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; segn su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos,

clculos estimados, acuses de renta, entre otros;Segn su diseo pueden ser lneas, recuadros y columnas. De acuerdo a su forma de utilizacin pueden ser de posicin o estadsticos, los que se conocen como ficheros; Y de relacin o dinmicos los cuales se utilizan para dar informacin circular por varios servicios. Segn su mbito de aplicacin pueden ser bsicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.
4. CARACTERISTICAS DE FORMULARIOS:

Sencillez en su diseo. Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especifico. El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligacin.

Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la informacin que contienen lo mismos.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea especifica y se indique la ltima fecha de revisin. 6. QUE SON MANUALES? Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) e concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. 7. TIPOS DE MANUALES: Manual de Organizacin: Describe la Organizacin Formal de la Empresa consignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin. Funciones Bsicas Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende Responsabilidad Caractersticas

y Especificaciones de la Posicin.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes. Manual de Procedimientos: Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501). Descripcin de los Procedimientos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario ndice Temtico.

Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Manual del Empleado: Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situacin en el mercado, planes de incentivacin, programacin de la carrera, derechos y obligaciones, etc. Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

Institucional:

Datos de la Empresa Rubro. mbito de Actividad. Objetivos. Organizacin. Nombre Directivos. Sucursales. Cantidad de Empleados. Equipamiento.

Personal:

Desarrollo de la Carrera. Incentivos Convenio Colectivo. Caja a la que Aporta Obra Social.

Beneficios. Derechos. Obligaciones. Manual del Puesto de Trabajo: Describe en forma pormenorizada la intervencin que le corresponde a la posicin en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cmo, el Porqu y el Para Qu. Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

Objetivos. Funciones del Sector. Descripcin de Procedimientos. Tareas a realizar. Instrucciones. Responsabilidad.

8. CARACTERISTICAS DE LOS MANUALES:

Satisfacer las necesidades reales de la empresa. Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin. Facilitarla localizacin de las orientaciones y disposiciones especificas. Diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad. Redaccin simple corta y comprensible. Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios. Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones. Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin. Facilitar a travs del diseo, su uso, conversacin y actualizacin. Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.