SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIN DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Estrategia, mecanismos, medida, etc. Actividades Realizadas Actividades

Publicacin

AO: 2013 Responsable Subdirecciones y Oficina Asesora de Planeacin Anotaciones

31 de Agosto de 2013 Se identificaron los riesgos de corrupcin asociados a los procesos: Gestin Humana y Gestin de Compras y Adquisiciones. Se realiz seguimiento al Mapa de Riesgos Anticorrupcin con la participacin de las subdirecciones de Sistema Nacional de Archivos, Asistencia Tecnica y Proyectos Archivisticos , Gestin del Patrimonio Documental y la Oficina Asesora de Planeacin.

1.Elaboracin del mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para su mitigacin.

2. Realizar el control y seguimiento del mapa de riesgos de contratacin del cual se tomar insumos para determinar los riesgos de corrupcin en esta materia. 3. Publicar en la pgina Web www.archivogeneral.gov.co el seguimiento a las denuncias por hechos de corrupcin, as como las acciones tomadas por la entidad para su prevencin. Establecer como una prioridad la lucha contra la corrupcin, la recuperacin de la institucionalidad, la transparencia y la efectividad a travs del seguimiento y control al cumplimiento tanto del cdigo de tica como el cdigo de buen gobierno, representado en los principios y valores que forman parte de la identidad colectiva y que posibilite la convivencia entre los Servidores Pblicos para dar un adecuado servicio a la ciudadana en general.

La Oficina de Control Interno, dentro de su programa general de auditoras y seguimientos programados para la vigencia 2013, realiza verificacin y seguimiento Oficina de Control Interno a contratos para determinar posibles riesgos de corrupcin. Secretara General Oficina de Comunicaciones Grupo de Gestin Humana Grupo de Gestin de Documentos y Medios Electrnicos Secretaria General Oficina Asesora Jurdica Grupo de Gestin Humana Grupo de Gestin de Documentos y Medios Electrnicos Grupo de Gestin de Compras y Adquisiciones Grupo de Gestin de Compras y Adquisiciones

A la fecha no se han recibido denuncias por hechos de corrupcin en el Archivo General de la Nacin, en consecuencia no se ha requerido hacer ste seguimiento.

Mapa de Riesgos de Corrupcin

4. Desarrollar una (1) capacitacin a los Servidores Pblicos sobre las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica. Publicacin realizada el 8 de abril de 2013.

El Archivo General de la Nacin solicit a la Escuela Superior de Administracin Pblica -ESAP-, dentro del proceso de induccin y reinduccin cursos de capacitacin en diferentes temticas, dentro de las cuales se encuentra: Deberes y Derechos de los funcionarios Cdigo nico Disciplinario y tica de lo Pblico, por lo cual estamos a la espera de la respuesta positiva de la citada Entidad.

5. Aplicacin del Decreto 4170 de 2011 Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratacin Pblica-Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura", cuyo objetivo es desarrollar e impulsar polticas pblicas y herramientas, orientadas a la organizacin y articulacin, de los partcipes en los procesos de compras y contratacin pblica con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimizacin de los recursos del Estado. 6. Aplicacin del Decreto 4632 de 2011 Por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 1474 de 2011 en lo que se refiere a la Comisin Nacional para la Moralizacin y la Comisin Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupcin y se dictan otras disposiciones, en lo referente a la creacin y puesta en marcha de la Comisin Corporativa Ciudadana para la Lucha contra la Corrupcin.

El Archivo General de la Nacin recibe Asesora de la Agencia Nacional de Contratacin Pblica -Colombia Compra Eficiente- en lo referente a temas de contratacin cuando se requiere.

El Archivo General de la Nacin registra su plan de Compras en el SECOP y lo pblica en la pgina web de la entidad. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8021 Como parte de la implementacin del modelo de seguridad de la informacin para la Entidad, se ha aprobado por parte de la direccin la poltica general de seguridad de la informacin, se ha elaborado un manual de polticas de seguridad y expedido la resolucin 352 del 24 de julio de 2013, que regula las polticas de seguridad informtica y el uso adecuado de las TIC en la Entidad, la cual representa una declaracin formal de la intencin de la Direccin General en el apoyo de los principios y las metas de seguridad de la informacin a implementarse en el Archivo General de la Nacin.

7. Establecer protocolos de seguridad en el desarrollo de los aplicativos para evitar la manipulacin de los mismos y garantizar la seguridad de las bases de datos asignando perfiles de acceso exclusivos a los administradores de las mismas.

8. Adoptar un Manual de Protocolos de Seguridad que rijan las Tecnologas de Informacin y Comunicacin en la Entidad. 9. Adelantar las investigaciones disciplinarias que fuesen necesarias por efecto de los presuntos hechos de corrupcin que pudieren presentarse y dar traslado de las mismas a la Procuradura General de la Nacin y a los dems Organismos de Control.

Ver actividad No. 7

El Archivo General de la Nacin, no ha requerido adelantar procesos disciplinarios por hechos de corrupcin, en consecuencia no se hicieron traslados a los rganos de control

10. Seguir aplicando el Decreto 4567 de 2011, sobre la provisin de los empleos de libre nombramiento y remocin con transparencia, en los procesos de vinculacin y evaluacin de las competencias de los candidatos

El Archivo General de la Nacin cumple con lo establecido en el Decreto 4567 de 2011, es importante aclarar que para la evaluacin de las competencias laborales, la entidad ha venido evaluando las competencias de los funcionarios de libre nombramiento y remocin, con la colaboracin del DAFP e internamente mediante la revisin de ttulos aportados y experiencia certificada.

11. Continuar realizando las audiencias Pblicas en los Procesos de contratacin para permitir a los interesados conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de contratos, de permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestin pblica, as como la convocatoria de una entidad encargada de la ejecucin de un programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio.

El Archivo General de la Nacin, aplica lo establecido por Ley en todos los temas de contratacion, por lo anterior se realizan las audiencias dentro de los procesos contractuales que las requieran, en los cuales participan la entidad y los proponentes.

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Estrategia, mecanismos, medida, etc. Actividades Realizadas Actividades
Publicacin

AO: 2013 Responsable Anotaciones

31 de Agosto de 2013 El Archivo General de La Nacin, en atencin con los lineamientos dados en el documento Conpes 3654, contina desarrollando e implementando la Estrategia de Rendicin de cuentas establecida. La Entidad cuenta con un portal a travs del cual cualquier persona natural y/o jurdica puede registrar las quejas, reclamos, sugerencias de los usuarios, por los inconvenientes presentados en los servicios que presta el AGN, a travs de la pgina web de la Entidad desde el link atencin al ciudadano o ingresando directamente a travs de la URL: http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co , los cuales son atendidos de manera oportuna dentro de los plazos legales establecidos.

12. Construccin de la Estrategia de Rendicin de Cuentas AGN 2013, con el fin de que los ciudadanos participen activamente en la gestin de la entidad tal como lo seala en CONPES 3654 de 2010.

Direccin General

Mapa de Riesgos de Corrupcin Mapa de Riesgos de Corrupcin

13. Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones a travs del Buzn de quejas y reclamos poner en conocimiento de la alta direccin de la entidad las anomalas presentadas en la debida prestacin del servicio por parte de algn Servidor Pblico o rea del AGN.

Secretara General

14. Responder las Acciones de tutela en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos. 15. Responder los Derechos de Peticin en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado. 16. El Archivo General de la Nacin promocionar la cultura de la legalidad, tanto al interior como al exterior de la entidad.

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, ha atendido de manera oportuna dentro de los plazos legales establecidos, las tutelas recibidas. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, ha atendido de manera oportuna dentro de los plazos legales establecidos, los derechos de peticin recibidos. El Archivo General de la Nacin cuenta con el Cdigo del Buen Gobierno Resolucin 307 del 28 de noviembre de 2006 y el Cdigo de Etica Resolucin No. 240 del 25 de septiembre de 2006, las cuales se socializan permanentemente.

Secretara General

Secretara General

Direccin General

Publicacin realizada el 8 de abril de 2013. Publicacin realizada el 8 de abril de 2013.

17. Fortalecimiento de los procesos de planeacin precontractual; dando claridad en las reglas de participacin de los oferentes en los procesos contractuales; incorporando en los pliegos de condiciones la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles involucrados en la contratacin estatal.

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, de conformidad con lo consagrado en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, viene cumpliendo con los principios de planeacin contractual y de seleccin objetiva, con la elaboracin de los Estudios y documentos previos, en los cuales de manera previa a la apertura del proceso de seleccin, se indica el fundamento de la necesidad de realizar el proceso de contratacin para la adquisicin del bien o servicio; el tipo de contrato a celebrar; la modalidad de seleccin a utilizar para la escogencia del contratista; la disponibilidad presupuestal; la razn de ser de las condiciones incluidas en los pliegos de condiciones para el proponente y para la oferta; con la presentacin de la oferta implica la aceptacin por parte de los proponentes de la distribucin de los riesgos previsibles de acuerdo a la matriz establecida por la Entidad en los estudios y documentos previos que acompaan los Pliegos Definitivos, generando seguridad jurdica; y en general, sentar las bases para el fortalecimiento de los pasos que se surten en la etapa precontractual, con fundamento en los principios de la contratacin estatal en especial de la seleccin objetiva, trasparencia, publicidad y responsabilidad.

Oficina Asesora Jurdica

1. Definir la estrategia antitrmites del Archivo General de la Nacin para el ao 2013. por fases as: primera Fase: Identificacin de trmites y servicios del AGN inscritos en el Sistema nico de Trmites (SUIT

De acuerdo con la identificacin de los trmites y servicios que presta el Archivo General de la Nacin, se inicia un proceso de verificacin de los mismos.

2. Levantamiento del Diagnstico de trmites y servicios del AGN. 3. Las diferentes dependencias del Archivo General de la Nacin, actualizarn en base de datos la informacin sobre los trmites y servicios por los cules son responsables 4. Identificar el Servidor Pbico responsable de administrar los trmites y servicios del AGN ante el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. 5. Actualizar y publicar la informacin sobre trmites y servicios en la pgina web del Archivo General de la Nacin.

A partir de la identificacin se elabor el dignstico de los trmites y servicios que presta el Archivo General de la Nacin.

En la actualidad se encuentra en la pagna WEB de la entidad los tramites y servicios. En el Archivo General de la Nacin, el Dr. Carlos Manuel Socha - Profesional Especializado de la Oficina Asesora de Planeacin es el Servidor Pblico responsable de su administracin. El Archivo General de la Nacin, en su pgina Web , informa a los ciudadanos sobre los dos (2) Trmites y los ocho (8) servicios que ofrece.

6. Actualizar y publicar la informacin sobre trmites y servicios en el Sistema nico de Trmites (SUIT).

Estrategia Antitrmites

El Archivo General de la Nacin a travs de la Oficina Asesora de Planeacin registro y actualiz en el Sistema Unico de Informacin de Trmites -SUIT- el contenido de los siguientes trmites: Evaluacin y Aprobacin de las Tablas de Retencin y Valoracin Documental, y Transferencia Regular de Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin; Debido a la reestructuracin de la entidad segn Decreto 2126 de octubre 16 de 2012. Oficina Asesora de Planeacin

7. Segunda Fase: Priorizacin de trmites: A partir de la informacin recopilada en el inventario de trmites, el Archivo General de la Nacin, identificar aquellos que requieran mejora para garantizar la efectividad institucional y la satisfaccin del ciudadano.

El Archivo General de la Nacin cuenta con dos trmites registrados en el Sistema Unico de Informacin de Trmites -SUIT-: Evaluacin y Aprobacin de las Tablas de Retencin y Valoracin Documental y Transferencia Regular de Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.

Estrategia Antitrmites

Estrategia, mecanismos, medida, etc.

Actividades Realizadas Actividades

Publicacin

31 de Agosto de 2013

Responsable

Oficina Asesora de Planeacin

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Publicacin realiza

AO: 2013 Anotaciones

8. El Archivo General de la Nacin definir cual trmite racionalizar.

El Archivo General de la Nacin, evalua permanentemente los trmites con que cuenta para establecer si estos son objeto de racionalizacin.

9. Garantizar el acceso de los ciudadanos a la pgina web del Archivo General de la Nacin http://www.archivogeneral.gov.co para que en el enlace denominado atencin al ciudadano presenten, peticiones, quejas, reclamos y denuncias de los actos de corrupcin realizados por Servidores Pblicos de esta entidad. Dando el cumplimiento al artculo 76 de la Ley 1474 de 2011.

El AGN cuenta con Buzn de Sugerencias, correo contacto@archivogeneral.gov.co y se implement en la pgina, el link sitio Web donde los ciudadanos o las empresas pueden iniciar el trmite de peticiones, quejas y reclamos con el nimo agilizar las solicitudes presentadas por el ciudadano. http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/ Se ha realizado el seguimiento del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), con el fin de mejorar la eficiencia administrativa y la calidad del producto relacionado con la integracin con los canales de atencin al ciudadano y el mejoramiento del flujo de los procedimientos electrnicos para la gestin de comunicaciones oficiales (fase 1) gestionados en: sede electrnica sedeelectronica.archivogeneral.gov.co y gestin interna en http://portalempleado.archivogeneral.gov.co/PortalEmpleado/ buscando aplicar normatividad archivstica y teniendo en cuenta la ley 1474 de 2011 y las caractersticas mnimas descritas en el Anexo No. 4 del Manual 3.1 Alcance y caractersticas del sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias. Dando continuidad a la implementacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), en la fase 2 que inicio en el me0s de julio de 2013, Correspondiente a la implementacin de una solucin tecnolgica que permita el modelado e implementacin de procedimientos electrnicos integrados a la arquitectura tecnolgica implementada en SGDEA Fase 2. La entidad ha realizado el contrato concerniente al suministro de equipos de cmputo y accesorios, suministro de licenciamiento, ampliacin de la red de datos del AGN, servicios para la Migracin de la Biblioteca Digital y el desarrollo e implementacin del sistema SISNA ( Modulo Censo), de igual forma se estn realizando actividades para el aprovisionamiento de los servicios de virtualizacin para el montaje del Portal Web y la Intranet y los Micrositios, y los servicios de virtualizacin de toda la plataforma del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo - SGDEA.

10. Actualizar y publicar de acuerdo con lo sealado en el Manual 3.1 para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea Entidades del Orden Nacional los planes, programas y proyectos del Archivo General de la Nacin..

Mapa de Riesgos de Corrupcin

11, Garantizar la participacin activa para la elaboracin de la matriz de modificacin o supresin de regulaciones, procedimientos administrativos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica, consolidado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica

Publicacin realizada el 8 de abril de 2013.

Participacin del Archivo General de la Nacin en las Mesas de Trabajo, elaborando las preguntas del componente Gestin Documental de la Poltica de Eficiencia Administrativa; incluidas en el Formato nico de Reporte al Avance de la Gestin Administrativa "FURAG". En el mes de Julio el Archivo General de la Nacin, dando cumplimiento a lo establecido para todas las entidades del Estado, diligencio el FURAG. Subdireccin Subdireccin Subdireccin encargada encargada de la encargada de la de la rendicin de cuentas rendicin de cuentas rendicin de cuentas segn programacin segn programacin segn programacin Direccin General -Direccin General - Direccin General Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones

1. Realizar rendicin de cuentas en permanente de acuerdo con lo sealado en el CONPES 3654 y no como un nico hecho aislado realizando una Audiencia Pblica al terminar el ao; para lo cual se estableci realizar 5 rendiciones de cuentas durante el ao 2013, cuatro correspondientes a las Subdirecciones del Archivo General y una general al finalizar el ao.

Teniendo en cuenta las actividades que desarrolla la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos, la Direccin General determin que esta Rendicin de Cuentas, har parte de la Rendicin de Cuentas General del Archivo General de la Nacin, la cual se realizar en el mes de noviembre. As mismo, teniendo en cuenta el cronograma establecido se llev a cabo la segunda Rendicin de Cuentas, el 12 de junio, de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico TIADE, en la cual se presentarn los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de gestin de documentos electrnicos, en la ciudad de Bucaramanga.

Estrategia de Rendicin de Cuentas

2. Disear una encuesta para cada una de las rendiciones de cuentas, con el objetivo de recoger las necesidades de informacin y los temas sugeridos por la ciudadana, de acuerdo con las funciones de cada una de las Subdirecciones de AGN. Esta encuesta ser difundida a travs de los medios de comunicacin externos de la Entidad (Pgina Web, redes sociales), as como a la base de datos de cada Subdireccin (correo electrnico); logrando de esta manera mayor participacin y control social por parte de la ciudadana.

Se dise una encuesta para conocer la opinin de los ciudadanos, as como informacin que les gustara conocer de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, en el marco de la Rendicin de Cuentas. Esta encuesta se difundi por medio de correo electrnico (a la base de datos de la Entidad) y se aplic fsicamente, en los eventos de capacitacin que se realizaron previos a la Rendicin de Cuentas. Para la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, se public a travs de la pgina web y las redes sociales de la Entidad, una nota informndole a la ciudadana la temtica, fecha, hora y lugar de la misma. As mismo, se public la agenda, incentivos y link de transmisin va streaming de la Rendicin. Publicacin realizada el 8 de abril de 2013. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8442

3. Publicacin informativa sobre cada una de las rendiciones de cuentas que se llevarn a cabo en la vigencia 2013.

Estrategia de Rendicin de Cuenta

SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIN DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Publicacin realizada el 8 de abril de 2013. Actividades Realizadas 31 de Agosto de 2013 En el marco de la Rendicin de Cuentas de TIADE se public el martes 11 de junio de 2013, los incentivos que otorgara la Entidad a los ciudadanos que participaran activamente de manera presencial, o a travs de las redes sociales y el canal de streaming. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8445 Actividades
Publicacin

AO: 2013 Responsable Subdireccin Subdireccin encargada de la encargada de la rendicin de rendicin de cuentas cuentas segn segn programacin - programacin Direccin General Direccin Comunicaciones General Comunicaciones Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental Secretaria General Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental Secretaria General Anotaciones

Estrategia, mecanismos, medida, etc.

4. Publicacin de los incentivos que la Entidad otorgar a los ciudadanos por la participacin en las rendiciones de cuentas del AGN durante el ao 2013.

5. Publicacin de la informacin presentada durante la rendicin de cuentas y los compromisos que se adquieran con la ciudadana.

Para consulta de la ciudadana, se public en la pgina Web de la Entidad la cartilla "Perspectivas y avances con relacin al fortalecimiento de la poltica archivstica, en esta se plasm la informacin presentada durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos. As mismo, a travs de redes sociales se envi la invitacin a todos los seguidores y fan a consultar esta cartilla. Se anexa Link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8337

Mecanismo para Mecanismo para mejorar la atencin Riesgos de Corrupcin de al mejorar la Mapa atencin al Ciudadano Ciudadano

1. Realizacin del "Manual de Atencin al Ciudadano Archivo General de la Nacin 2013"

En la actualidad el documento "Manual de Atencin al Ciudadano - Archivo General de la Nacin - 2013 se encuentra en revisin de estilo y forma para su posterior aprobacin El Archivo General de la Nacin capacito a los funcionarios y contratiastas de la entidad, de esta forma se se trabajo el modulo No. 1 Posicionamiento Contextual; modulo No. 2 Asociacin Estrategica con el ciudadano. se capacit en las siguientes fechas: de abril de 2013. realizada el 8 de abril de 2013. Publicacin realizada el 8 Publicacin Mayo 20 y 24 Funcionarios Junio 4 y 7 Funcionarios Julio 17 y 19 contratistas

2.Fortalecer la vocacin de buen servicio a travs del desarrollo de programas de capacitacin para los servidores pblicos del Archivo General de la Nacin que incluya protocolos de servicio al ciudadano en los canales presencial, virtual y va telefnica.

3. Disear una estrategia conjunta con la oficina de comunicaciones del Archivo General de la Nacin con el fin de difundir campaas que promulguen y motiven el buen servicio al ciudadano en los servidores pblicos del AGN.

El Archivo General de la Nacin mantiene publicada la Carta de Trato Digno al Ciudadano en los puntos de atencin presencial del AGN, en las diferentes carteleras de la Entidad.

4. Actualizar perodicamente la informacin publicada en la pagina web del Archivo General de la Nacin que corresponde al enlace de "Atencin al Ciudadano"

La Arquitectura de la Informacin y contenido para el men sobre atencin al ciudadano del sitio se encuentra acorde a los cambios sugeridos en el docuemnto "ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN Y CONTENIDO PARA EL ENLACE DE INFORMACIN AL CIUDADANO PGINA WEB AGN " URL: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=6 Los interesados continuan visitandio y haciendo uso de la pgina, link sitio Web donde los ciudadanos o las empresas pueden iniciar el trmite de peticiones, quejas y reclamos con el nimo agilizar las solicitudes presentadas por el ciudadano. URL://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/

5. Garantizar la interaccin del ciudano - entidad - ciudadano a travs de la pagina web del Archivo General de la Nacin www.archivogeneral.gov.co mediante la cual el ciudadano puede presentar sugerencias, quejas, reclamos y denuncias.

Cargo: OFICINA DE CONTROL INTERNO Consolidacin del Documento Nombre: Firma: Jefe de Control Interno Seguimiento de la estrategia Nombre: Pendiente por Nombramiento Firma: