Gua breve para la elaboracin de presentaciones de ponencias en PowerPoint

Material compilado y adaptado con fines didcticos por Prof. Jos Trejo

A continuacin se indican una serie de sugerencias, a partir de las cuales, se considera que usted podr favorecer sus aportes, ideas y reflexiones sobre el tema a desarrollar en su presentacin. Cabe destacar, que sta no suplir a un manual de la herramienta PowerPoint, sino a una lista de apreciables consejos a la hora de concretar la exposicin del tema, en forma clara y viable como un todo. Es necesario aclarar que estas propuestas son para todo tipo de presentaciones de trabajos de investigacin que tienen un orador presente. Cantidad de diapositivas: Generalmente se recomienda no superar entre 15 y 20 diapositivas, a la hora de exponer, independientemente de la importancia del tema tratado (esto tiene que ver con la capacidad de atencin del auditorio, no lo tome como un menosprecio de sus ideas). En el caso en que la exposicin se apoye mucho en grfico, si fuere el caso, podra considerarse un mayor nmero de diapositivas, pero deber buscar la manera de compensar esa extensin con su habilidad al exponer. El tiempo: Es un elemento clave, y por lo tanto la presentacin debe ajustarse a las caractersticas del encuentro. Para evitar sobrepasar los lmites preestablecidos, se recomienda repasar la exposicin del tema reloj en mano, y de esta manera suprimir o ampliar los temas a desarrollar. Si para presentar su experiencia le corresponde 10 minutos, se ser su tiempo, no otro. La mejor de las ideas puede terminar muy deslucida por el hasto del auditorio, y el mejor de los congresos fracasa si los primeros
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ponentes van tomndole el tiempo al resto. Armona con el conjunto: Debe mantenerse una homogeneidad en el grupo de diapositivas, para que pueda ser vista como parte de todo, por lo que se recomienda: Simetra en la cantidad de informacin en cada diapositiva y respeto por las lneas generales de la presentacin (colores, fuente, mrgenes, entre otros). Evite la sobrecarga de informacin por diapositiva. Lo ideal es presentar ttulos e ideas fuertes de la temtica y explayarlas verbalmente, no desarrollarlas en el texto (el expositor es usted, no la pantalla. El pblico vino a escucharlo a usted y no a leer). El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener slo seis lneas de texto, con seis palabras por lnea (mximo 8). Se deben escribir frases, no oraciones, ya que la presentacin es el soporte de la exposicin verbal, no el reemplazo de sta. Es muy importante tener especial cuidado con la redaccin y ortografa, pues los errores se engrandecen cuando se proyectan. Las ayudas visuales como grficas, mapas, dibujos y fotografas entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultaran difciles de entender. Hay que ser cuidadosos con los colores (buen contraste entre el texto y el fondo). Para un fondo claro el color del texto debera ser oscuro, y si el fondo es oscuro el color del texto debe ser claro.

Siempre debe haber equilibrio entre color de fondo y color de texto o fuente.

 Elabore vietas con estructura uniforme. En el Ttulo el tamao de la fuente debe ser de 30 a 40. Puede usar maysculas, cursiva y negritas. En el contenido el tamao de la fuente debe ser 2 o 4 veces menor que el tamao del ttulo. (Ejemplo: Ttulo 36 contenido 32).

Efectos y animaciones: Son aceptables si no distraen ni demoran en ningn aspecto la presentacin de la ponencia. Se busca evitar aquellos en que el texto aparece palabra por palabra y no ver demasiados efectos, ya que distraen la atencin del receptor. Como se hizo referencia en relacin al tiempo, si le dieron 10 minutos, ese ser su tiempo, no lo desperdicie haciendo mirar los efectos en cada frase a mostrar. Estructura y argumentacin: Antes de comenzar a trabajar con la herramienta PowerPoint, es conveniente realizar un bosquejo en papel, sobre la estructura que tendr la presentacin, sus partes generales que la compondrn. Ejemplo: Primero presentar una portada, luego una diapositiva con una tabla de contenido a desarrollar, seguidamente desarrollar cada aspecto del contenido en una diapositiva y le har hipervnculos que permitan volver de nuevo a la tabla del contenido, debo presentar la problemtica detectada con grficos de barras, plan de respuesta donde se muestre slo ttulos y objetivos. Al ordenar sus ideas, ahorrar tiempo al iniciar su trabajo de diseo y creacin de su presentacin.

Debido a que PowerPoint es un recurso, que permite crear medios visuales, debe presentarse especial atencin a que desde cualquier punto del auditorio sea legible, tanto el texto como los detalles que necesiten ser vistos: cifras en un grfico, leyenda en un mapa, nombres de estructuras en una imagen o dibujo, entre otros. Para cumplir con ello es necesario: Tomar en cuenta el tamao de la fuente de informacin Tomar en cuenta la longitud del ttulo El tamao de la fuente del ttulo

Tipos y estilos de la fuente: Es poco recomendable el uso de las fuentes con serif, como por ejemplo la Times New Roman, dificultar su lectura en la pantalla, debido a los arabescos y redondeos que la caracteriza. Lo recomendable es evitarlas en cualquier presentacin. Se sugieren las fuentes como Arial, Tahoma, Verdana, Comic Sans, Century Gothic, entre otras, ya que facilitan leer cualquier informacin que est escrita con ellas. En relacin al Estilo, debe respetarse el uso de maysculas y minsculas slo cuando corresponda, as como no abusar del uso de las fuentes en negritas, subrayadas o en cursivas.

Uso de sonidos, videos y multimedia: Al hacer uso de sonidos, videos o de cualquier multimedia, stos podran estar dentro del archivo o no, depender de cmo los usar. Suelen

generalmente ir aparte de los archivos .ppt , .pptx , .pps y .pptsx , que tienen la presentacin. Si escogi al crear su presentacin la opcin insertar/objeto, al copiar su archivo de presentacin de la ponencia a otro computador o unidad de almacenamiento (pen drive, CD, DVD, disco duro externo, entre otros), es muy probable que los sonidos, videos y dems multimedia no lo hagan. Se sugiere crear una carpeta antes de crear el archivo y colocar dentro de ella primero todos los recursos o elementos a utilizar (imgenes, videos, sonidos, entre otros), y luego colocar dentro de esa misma carpeta el archivo de la presentacin. Una vez ubicado el archivo de la ponencia, deber abrirlo y es a partir de ese momento es que comenzar a insertar los diversos recursos a utilizar ubicados dentro de la misma carpeta. Luego culminada su presentacin deber guardar los cambios. Esta carpeta completa, es la que copiar al dispositivo de almacenamiento, lo que asegurar que todos los hipervnculos creados con los diversos elementos funcionen tal como se disearon y crearon desde el principio. Otros Tips: Las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la informacin expuesta. Siempre tenga 2 archivos de la presentacin en dos dispositivos de almacenamiento diferentes. Se recomienda hacer uso de CD para respaldar la informacin del archivo que contiene la ponencia, es ms confiable respecto a la limpieza, manejo y magnetismo. Asegrese de que su equipo no tenga virus, de ocurrir, ese virus infectara todos los archivos de su computadora, y por ende quedara grabado en el archivo contenido en el CD, y probablemente el equipo del congreso tenga un antivirus actualizado y detecte el mismo, limitando as la proyeccin de su ponencia. Si usa un pen drive, podra correr el riesgo de contagiar a otros equipos o que se lo contaminen con un virus, que en este caso podra estar en el equipo dispuesto en el ambiente a presentar la ponencia. Si puede llevar su laptop ser mucho mejor. En ocasiones los equipos diferentes al suyo podran desconfigurar su presentacin.

Referencias bibliogrficas: La lista de referencias debe guardar una relacin exacta con las citas y parfrasis que aparecen en el texto de la ponencia. Los siguientes elementos se aplican en la preparacin de referencias: La lista bibliogrfica se titular: Referencias. La lista debe tener un orden alfabtico y cronolgico, respetando normativas APA y/o UPEL. Se incluirn nicamente las referencias citadas en el texto. Asegurarse de la fidelidad de los datos tanto en el texto como en su referencia. Incluir el DOI (identificacin de material digital) en la referencia, si el documento lo tiene asignado. Si la referencia no tiene DOI, indicar el URL de la pgina principal del material.

Referencias bibliogrficas consultadas: Boscardn J y Menna S, Sugerencias para una presentacin eficaz, Taller de Produccin de mensajes. (Consultado 01/02/13). Disponible en URL: http://perio.unlp.edu.ar/tpm/textos/presentacion_con_ppt.pdf Vsquez, L, Presentaciones exitosas. Medelln Politcnico Colombiano Jic. (Consultado 01/02/13). Disponible en URL: http://www.slideshare.net/levarcol/presentaciones-exitosas