Universidad Interamericana Diseo Organizacional de Proyectos Prof.

: Luis Ferreira Asignacin #3 Grupo#7 Integrantes: Matilde Quinzada Aldo Chavarria Bairon Camarena JocsanRodriguez Luis Sols Oris Carneiro Estudio de Caso 1. Formular una propuesta especfica para resolver la situacin de la empresa. La junta directiva aprob el proceso de reorganizacin de la empresa para unificar estndares que permitan maximizar los tiempos y mejorar los procesos. De manera inicial es importante que cada departamento genere un SOP Procedimiento de Operacin Estndar en donde se delimitan las funciones de cada uno, este estndar debe ser consensuado entre las gerencias de cada departamento de la organizacin, para de esta forma enlazar las responsabilidades conjuntas e independientes de cada grupo. Como una organizacin nica, se requiere que los procesos sean fciles de manejar por cada uno de los integrantes del todo, por lo que iniciaremos con estandarizar los logotipos de la organizacin, durante la formulacin de los SOP debe prestarse especial atencin a la eliminacin de procesos redundantes en la que varios departamentos repiten el mismo proceso con la misma informacin, para de esta forma expeditar el manejo de la misma. Los formatos que utilizan cada departamento deben manejar un diseo estndar, en donde la informacin esencial se localice de la misma manera, para que sea fcil de procesar.Tambin es requerido depurar toda la informacin no esencial,

incluyndole un sistema de codificacin para determinar el grado de importancia del mismo cdigos de prioridad y un cdigo de destinatario para que se especifique hacia donde debe ir el formato y de esta forma no circule de manera innecesaria. Instaurar un programa de verificacin de procedimientos dinmico, que se dedique a brindar evaluacin constante de los procesos que se manejan dentro de la organizacin con la bsqueda de maximizar recursos y minimizar tiempo, este programa debe brindar informes trimestrales sobre la evaluacin de campo efectuada a cada departamento. Para de esta forma instaurar un sistema de mejoramiento contino dentro de la organizacin. Adicional es requerido un cambio de la cultura organizacional de la compaa implementando el empoderamiento de los colaboradores para que estos tengan mayor capacidad de auto dirigirse y a su vez se reduzcan los baches que permiten alcanzar las soluciones requeridas. 2. Describan lo sucedido y la causas races de los que los llevo al problema. El caso de estudio trata sobre la empresa Tic-Tac internacional, en este caso el propietario de la empresa logra darse cuenta que la organizacin establecida al momento no est cumpliendo con la visin de negocio que se haba propuesto inicialmente, en donde la empresa presenta problemas en la comunicacin de sus departamentos teniendo presente una dispersin en el manejo y control de la informacin de todas las reas. La causa raz del problema que presenta esta empresa es que se tiene una mala comunicacin entre los diferentes departamentos, se tienen departamentos utilizando diferentes logotipos y diferentes formas de llevar la informacin, los departamentos no tienen jerarquizada la informacin por su importancia, adems no se manejan documentos estandarizados en donde cualquier integrante de la empresa sin importar el departamento pueda entender la informacin.

3. Re-organice organice de acuerdo a sus criterios de la forma en que cmo deber de quedar el organigrama final de la empre empresa Tic-Tac Internacional S.A.

DEPTO. DE VENTAS

DEPTP. DE SERVICIO AL CLIENTE ADMINISTRACION/GERENCIA DEPTO. SERVICIO TECNICO DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y CONTROL DE CALIDAD DISTRIBUCION
EXPORTACIONES INTERNACIONALES

FABRICACION Y EMPAQUE

EXPORTACIONES NACIONALES

4. Elabore un cuadro comparativo de alternativas para el mejor desarrollo de la empresa.

Situacin Actual Alternativa A (Planteadas por la Junta Directiva) Separacin de departamentos Disminucin del crecimiento econmico Perdida de cohesin en la empresa Dispersin en el manejo y control de la informacin Perdida de la visin del negocio Requiere manejo de presupuesto propio Requiere generar sus propias ganancias para sostener al departamento Elimina la integracin y unin dentro de la organizacin Genera visin y misin especifica del departamento Perdida de los valores como organizacin Alternativa B (Planteadas por la Junta Directiva) Re-organizar organizar la empresa Requiere diagnstico de cada departamento (Generacin del SOPs) Redisear la misin y visin de cada departamento, para definir los valores conjuntos de toda la organizacin Evaluacin de procesos interno y externos de cada departamento, reestructurando y actualizando los mismos Estandarizacin de informacin para que toda la compaa funcione como uno solo Empoderar a los colaboradores para que desarrollar equipos auto dirigidos

5. Hagan una propuesta o mecanismo responsable para el manejo y control de formas. PROPUESTA O MECANISMO RESPONSABLE PARA EL MANEJO Y CONTROL DE FORMAS. Con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten comenzaremos confeccionando un manual de procedimiento,el documento contara con la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativas por rea adems incluir los puestos y unidades administrativas que intervienen precisando sus responsabilidades y funciones claves. Esto facilitara las labores de auditora, su vigilancia, control interno y su habitual evaluacin, la conciencia de sus empleados y jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.El manual tendr una utilidad positiva, ya que lespermitir conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin; esto se describe as: Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores. En base que no han unificado sus formas, y control debe implementarse un formato donde se pueda observar Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo,

El nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal. Un mecanismo de informacin implementa los recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte.Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados claros en cada reunin que se requiera una informacin. La ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la informacin puede ser ms completa y necesaria La Integracin de la informacin: Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis.