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en la Administración electrónica
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Elaborado por:
Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas
(CENATIC).
Atos Consulting
Edita:
© 2009 CENATIC
(Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas).
C/ Vistahermosa, 1-3ª planta
06200 Almendralejo (Badajoz)
Deposito legal: BA-322-09 Este informe está disponible en el sitio web de Cenatic
http://www.cenatic.es
Diseño y producción:
Comfot, s.l.u. Las opiniones expresadas en esta publicación
pertenecen a los distintos autores de los textos incluidos
Reservados todos los derechos. Se permite su copia y distribución por cualquier medio, siempre que se y no reflejan necesariamente la opinión de Cenatic, o de
mantenga el reconocimiento de sus autores y no se realice ninguna modificación de las mismas. las Administraciones Públicas.
Índice
1. Resumen ejecutivo 5
2. Introducción 9
2.1. Archivo de documentos electrónicos 11
2.2. Problemática relativa al Archivo Electrónico 12
2.3. Contexto actual del Archivo Electrónico 14
2.4. Expediente electrónico 16
2.5. Valor de los documentos 17
2.6. Documentación susceptible de ser archivada 18
2.7. Metadatos 19
2.8. Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico 20
2.9. Ciclo de vida de los documentos 22
7. Mapa de componentes 87
7.1. Identificación de categorías de componentes 89
7.2. Mapeo funcionalidad - componente 98
8. Glosario 107
4
01.
Resumen ejecutivo
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
1. Resumen ejecutivo
El documento se enmarca dentro de la iniciativa im- los distintos tipos de Administraciones Públicas
pulsada por el Centro Nacional de Referencia de existentes en España.
Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas
(CENATIC) para analizar la problemática actual del ar- Este modelo segmenta el Archivo Electrónico en dis-
chivo de documentos electrónicos en las Administra- tintos niveles para favorecer una centralización de la
ciones Públicas. información y facilitar su alineación con la organiza-
ción existente.
En el mismo se presentan las conclusiones de las ac-
tividades realizadas durante el proyecto, que se han Cada uno de estos niveles actuará como un sistema
orientado hacía dos líneas de trabajo: independiente. Para la definición funcional de los ni-
veles se ha adoptado una división modular, en la que
Definir un modelo conceptual de Archivo Electró- se ha tomado como referencia el modelo OAIS de Ar-
nico adecuado a las necesidades de las Adminis- chivo Electrónico, aceptado a nivel mundial.
traciones Públicas.
Analizar la viabilidad de una implantación tec- El modelo propuesto ha sido contrastado con
nológica del modelo propuesto en el ámbito del representantes de los distintos ámbitos de la
software de fuentes abiertas. Administración Pública, lo que ha permitido per-
feccionar la aproximación inicial, ajustándola al en-
La definición del modelo conceptual se apoya en un torno y a las necesidades reales de los potenciales
análisis previo de la normativa existente, que ha per- usuarios.
mitido determinar las directrices que deberán regir la
operativa del Archivo Electrónico. Sobre ellas, se ha Complementariamente, se ha realizado un estudio
diseñado una propuesta válida y suficientemente para comprobar la viabilidad de la implantación del
flexible para dar respuesta a los requerimientos de modelo propuesto sobre una plataforma tecnológica
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
formada exclusivamente por componentes de soft- Para solucionar estas carencias, se han buscado apli-
ware de fuentes abiertas. caciones y componentes de software de fuentes libres
complementarios que puedan ser integrados para
Se han evaluado distintas aplicaciones open-source conformar una implantación del Archivo Electrónico
de repositorio digital, confrontándolas con el modelo completa.
conceptual diseñado. Fruto de esta comparación, se
han identificado qué aspectos funcionales del modelo Los productos identificados se han recopilado en un
no quedarían cubiertos por una aplicación tipo de re- catálogo o mapa de componentes de software de
positorio digital. fuentes abiertas.
8
02.
Introducción
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
2. Introducción
2.1. Archivo de documentos electrónicos digital gestionada por los organismos públicos, los
cuales deberán disponer de sistemas adecuados que
El Archivo Electrónico se ocupa del almacenamiento y permitan almacenarla de una forma ordenada y eficaz.
conservación de documentos generados por medios
electrónicos. El archivo de documentación electrónica, como otros as-
pectos de la Administración Electrónica, viene regulado
Con la progresiva modernización de la Administra- por la LAECSP, a través de su artículo 31, que indica que:
ción Pública, cada vez es más habitual el empleo de
sistemas informáticos para la creación y distribución “Los medios o soportes en que se almacenen docu-
de documentación como parte de la operativa diaria mentos, deberán contar con medidas de seguridad
de las organizaciones. Esta informatización está origi- que garanticen la integridad, autenticidad, confiden-
nando una sustitución del soporte papel por otros for- cialidad, calidad, protección y conservación de los
matos digitales, lo que supone un cambio en la forma documentos almacenados. En particular, asegura-
de trabajar de los empleados públicos. rán la identificación de los usuarios y el control de
accesos, así como el cumplimiento de las garantías
En paralelo se está avanzando en la implantación de previstas en la legislación de protección de datos”.
mecanismos de relación entre los ciudadanos y las
administraciones a través de medios electrónicos, es- La LAECSP también define qué se entiende por docu-
pecialmente desde la aprobación de la Ley 11/2007, mento electrónico de archivo, como:
de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servi-
cios Públicos (LAECSP). “La información de cualquier naturaleza en forma
electrónica, archivada en un soporte electrónico
Como resultado, durante los próximos años se prevé según un formato determinado y susceptible de
un importante aumento en el volumen de información identificación y tratamiento diferenciado”.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
2.2. Problemática relativa al Archivo aplicaciones dejan de ser compatibles con la platafor-
Electrónico ma tecnológica actual.
Aunque el manejo de documentos en formato electróni- Estas actualizaciones de la tecnología, aunque fre-
co tiene ventajas en comparación a sus equivalentes en cuentes, no suelen implicar un riesgo para la operativa
papel, también es cierto que presenta nuevas problemá- cotidiana, donde los documentos electrónicos rara-
ticas relativas a su conservación que antes no existían. mente tienen una vigencia superior a un par de años, y
los cambios tienden a hacerse progresivamente.
2.2.1. Obsolescencia tecnológica
La problemática principal es que el uso de ficheros Sin embargo, cuando consideramos la conservación
electrónicos implica la dependencia respecto a una de documentos electrónicos durante largos periodos
infraestructura tecnológica. Esta infraestructura está de tiempo, esto puede convertirse en un problema.
formada por las aplicaciones y programas que son ca- Así, puede darse el caso, que el documento que archi-
paces de procesarlos y presentar los contenidos a los vamos hoy en un soporte y formato de fichero deter-
usuarios, así como por los componentes de hardware minado, no pueda ser recuperado dentro de 10 años,
sobre los que se ejecutan debido a causas como que las aplicaciones ofimáticas
no sean capaces de reconocer el formato empleado o
Es algo asumido que la tecnología evoluciona con rapi- simplemente porque el hardware no sea compatible
dez, lo que da lugar a la renovación constante de pro- con el soporte empleado.
ductos y aplicaciones por otros más modernos y com-
pletos. En la práctica esto obliga a las organizaciones a A modo de ejemplo, basta imaginar un fichero almace-
una continúa renovación de sus sistemas informáticos nado un disco de 5 ¼, una tecnología muy empleada
para mantener su infraestructura actualizada. durante los años 80. En la actualidad, es prácticamen-
te imposible encontrar un ordenador moderno que los
La obsolescencia tecnológica aparece cuando, fruto admita, por lo que la información que contiene puede
de esta evolución, versiones antiguas de los ficheros y darse por perdida.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Además hay que tener en cuenta que los ficheros in- caciones que rigen la representación de los conteni-
formáticos no son más que una secuencia de bits (ce- dos son públicas y accesibles para cualquiera, per-
ros y unos), que el software trata de acuerdo a unas mitiendo el desarrollo de software adecuado para su
especificaciones concretas, dando lugar a la repre- manejo en cualquier momento.
sentación esperada de los contenidos.
2.2.2. Clasificación y recuperación
Esto implica un riesgo al emplear formatos de fichero de la información
propietarios, cuyas especificaciones no hayan sido A medida que el volumen de información almacena-
publicadas por sus creadores, para el archivado a da aumenta, la identificación y recuperación de los
largo plazo. La recuperación de estos ficheros viene contenidos se hace más complicada. Esto es común
determinada por la existencia de soporte por parte tanto a la documentación en soporte electrónico
de sus creadores. Si la empresa cierra o abandona como a la generada en soportes físicos.
su desarrollo, nadie más será capaz de desarrollar
software que pueda procesar y recuperar estos fi- Durante años, los archiveros han establecido meca-
cheros. nismos para el etiquetado y clasificación de la infor-
mación, dando lugar a los archivos actuales existen-
En el mejor de los casos, es posible que sí exista tes en las Administraciones Públicas. La existencia
software compatible en el futuro pero que debamos de cuadros de clasificación, catálogos e índices
adquirirlo bajo las condiciones impuestas por el pro- hace que sea posible encontrar un documento en
ductor, limitando nuestra libertad para elegir con qué fondos documentales con miles de volúmenes.
herramientas queremos trabajar.
Los sistemas informáticos ofrecen mecanismos úti-
Por ello, la adopción de formatos basados en están- les para el usuario para la búsqueda y recuperación
dares abiertos y conocidos es un requisito impres- de ficheros en entornos de almacenamiento. Esto
cindible a la hora de abordar la implantación de un podría llevar a la conclusión de que el uso de méto-
Archivo Electrónico, ya que el conjunto de especifi- dos archivísticos no sigue siendo necesario.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Sin embargo, estos mecanismos de búsqueda pierden Hay que tener en cuenta que la incorporación de un
efectividad y requieren de una mayor cantidad de pro- documento a un procedimiento administrativo le con-
cesamiento a medida que crece la cantidad de ficheros fiere un valor legal, por lo que es necesario garanti-
almacenados, por lo que sigue siendo imprescindible la zar la autenticidad y procedencia del documento. Por
catalogación de la documentación generada. ello, es imprescindible establecer los mecanismos
adecuados que permitan garantizar la integridad de
Los usuarios deben ser conscientes de ello y adoptar la información archivada, así como auditar todas las
una actitud proactiva al respecto, describiendo y eti- acciones que se han realizado sobre la misma y quién
quetando la información que generan, ya que no resul- las ha llevado a cabo.
ta viable dejar toda esta responsabilidad en manos de
los archiveros. Por otro lado, el uso de la tecnología persigue facilitar
la compartición y el acceso a la información por parte
Por ello, hay que evitar la percepción del Archivo Elec- de los usuarios. Dado el carácter confidencial de parte
trónico como algo relacionado únicamente con la ges- de los documentos incluidos en la tramitación admi-
tión de Sistemas Informáticos y favorecer la participa- nistrativa, es imperioso establecer métodos de auten-
ción de los archiveros en el desarrollo e implantación tificación y autorización que limite su difusión única-
de procesos de conservación de la documentación mente a los usuarios afectados por el procedimiento.
digital.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
progresiva por fases, dándose prioridad a aquellos constatado que, en general, existe una sensación de
servicios más visibles por el ciudadano, como el regis- indefinición alrededor del Archivo Electrónico, propi-
tro electrónico o el inicio de trámites por vía telemáti- ciado en parte por una falta de regulación en algunos
ca, así como a aquellos sistemas que tienen un mayor de los aspectos claves que le afectan, como:
impacto en la gestión interna. Criterios a seguir para la conservación de los con-
tenidos.
En este contexto, el Archivo Electrónico no se está per- Qué información es obligatorio conservar.
cibiendo como una prioridad a corto plazo, ya que la Definición de responsabilidades sobre la preserva-
tecnología actual permite adoptar soluciones de contin- ción de la información electrónica.
gencia a bajo coste. Así, es habitual que las Administra- Definición de mecanismos para la interoperabilidad
ciones Públicas habiliten sistemas de almacenamiento con otros sistemas.
donde mantener la información digital generada sin
abordar el desarrollo de mecanismos que garanticen su Esto se refleja en una práctica inexistencia de solucio-
conservación a largo plazo. nes comerciales orientadas a dar respuestas eficaces
a esta problemática. De este modo, las Administracio-
Aunque esta aproximación puede ser válida a corto nes Públicas carecen de referencias sobre la dirección
plazo, no es asumible posponer la resolución de este a seguir.
problema indefinidamente, ya que, como se ha co-
mentado anteriormente, es inevitable la aparición de Como se ha podido comprobar durante el contraste
problemas relacionados con la obsolescencia de la del modelo, existen principalmente tres tendencias
tecnología en el futuro, comprometiendo el acceso a para abordar el archivo de documentos electróni-
los contenidos archivados. cos:
Implantar soluciones orientadas a automatizar
Esta percepción como problema a resolver en el fu- la gestión de documentación en papel, que aun-
turo, está retrasando un análisis exhaustivo en las que permiten el almacenamiento de información
Administraciones Públicas sobre su aplicación. Se ha digital, no entran a resolver su problemática. Es-
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
tas soluciones suelen encontrarse en plataformas Archivo Electrónico orientado a la conservación a lar-
integrales de Administración Electrónica, como go plazo y a la implantación práctica de políticas de
SIGEM o W@nda, ampliamente adoptadas por En- preservación.
tidades Locales.
Ampliar la funcionalidad de los sistemas de Ges-
tión Documental existentes para habilitar ciertos 2.4. Expediente electrónico
mecanismos de preservación. Se ha constatado
que esta es la alternativa preferida por muchas Ad- El Expediente Electrónico es un concepto clave a la
ministraciones Regionales que ya disponen de sis- hora de abordar el estudio del Archivo Electrónico.
temas corporativos como Documentum o Alfresco. Así, puede verse como la representación en el entorno
Habilitar espacios de almacenamiento de do- digital del expediente administrativo, que no es sino
cumentos digitales, dejando la implantación de el conjunto de documentos, en los que la Administra-
políticas de preservación para más adelante. Esta ción basa sus decisiones y actuaciones sobre un tema
opción se da en Administraciones que generan vo- en concreto.
lúmenes de información reducidos.
Según la LAECSP, en su articulo 32, el expediente
En general, estas iniciativas tienden a impulsarse a electrónico se define como
través de departamentos de informática y sistemas, “El conjunto de documentos electrónicos corres-
siendo poco habitual la participación de personal rela- pondientes a un procedimiento administrativo,
cionado con el Archivo de la entidad en el proceso de cualquiera que sea el tipo de información que con-
diseño y definición. tengan”.
Como excepción cabe mencionar el proyecto iArxiu La LAECSP también indica cómo debe estructurarse:
emprendido por la Generalitat de Catalunya, a través “El foliado de los expedientes electrónicos se lleva-
de la Agència Catalana de Certificació (CATCERT), rá a cabo mediante un índice electrónico, firmado
para la definición e implementación de un sistema de por la Administración, órgano o entidad actuante,
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
según proceda. Este índice garantizará la integridad Otros contenidos como registros de Bases de Datos,
del expediente electrónico y permitirá su recupera- justificantes de transacciones electrónicas, etc.
ción siempre que sea preciso, siendo admisible que
un mismo documento forme parte de distintos ex- Hay que destacar que la digitalización de documenta-
pedientes electrónicos.” ción en papel tendrá consideración de copia auténtica,
pudiendo procederse a la destrucción de los origina-
En otras palabras, al hablar de expediente electróni- les, siempre que se cumplan los requisitos y actuacio-
co estamos refiriendo a un conjunto de documentos nes previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de
electrónicos que dan soporte a un procedimiento ad- Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
ministrativo junto con un índice que los referencia y del Procedimiento Administrativo Común.
sirve como elemento integrador.
También es importante indicar que, aunque durante la
Esta aproximación nos permite, entre otras cosas, que tramitación administrativa, el expediente electrónico
un mismo documento pueda formar parte de distintos es un elemento “vivo”, al que pueden añadirse docu-
expedientes administrativos. mentación y editar la existente, cuando llega al Archivo
Electrónico, tanto el índice como los documentos que
Entre los contenidos que pueden formar parte del ex- contiene no podrán modificarse.
pediente electrónico se encuentran:
Documentos creados electrónicamente por las Ad-
ministraciones Públicas 2.5. Valor de los documentos
Digitalizaciones de documentos creados en forma-
to papel Los documentos, según la finalidad para la que fueron
Digitalizaciones de documentación aportada por producidos, podrán tener los siguientes valores:
los ciudadanos Valor primario: aquel que va unido a la finalidad in-
Documentos aportados por los ciudadanos en for- mediata por la cual el documento se ha producido.
mato electrónico Este valor tiene asociado un plazo preestablecido,
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Esta información de representación se registra a tra- Los Gestores Documentales son herramientas que
vés de los metadatos, principalmente de carácter facilitan la creación, edición y compartición de docu-
técnico, y debería estar siempre disponible junto a los mentos electrónicos generados como resultado de la
contenidos del documento. operativa de la unidad organizativa, permitiendo a los
usuarios modificarlos y borrarlos. En otras palabras,
manejan documentos “vivos” que pueden cambiar
como resultado del trabajo diario.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
nes, se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico, Para favorecer su preservación, pueden imponerse al-
que se ocupará de su custodia y conservación. Una gunos requisitos a los documentos previamente a su
vez en el Archivo Electrónico, el documento podrá ingreso en el Archivo Electrónico:
consultarse pero no editarse ni borrarse. formato: será necesario que los documentos elec-
trónicos de archivo tengan unos formatos definidos
El Archivo Electrónico deberá asegurar la accesibili- para su conservación y consulta, recomendándose
dad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los que estos formatos estén basados en estándares
documentos electrónicos en el futuro, independiente- abiertos.
mente del medio físico de almacenamiento y del for- firma electrónica: se podrá exigir una serie de
mato del fichero. requisitos a los documentos firmados electrónica-
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
mente para poder verificar su autenticidad e inte- 2.9. Ciclo de vida de los documentos
gridad.
digitalización: los documentos de papel que se Los documentos administrativos evolucionan de
digitalicen, deberán cumplir unos requerimientos acuerdo a un ciclo de vida, que comprende desde que
normativos para que se puedan considerar copias su producción o recepción en las unidades adminis-
auténticas del documento original. trativas hasta su eliminación o conservación por su
valor histórico.
Para facilitar el proceso, se recomienda que las nor-
mas, requisitos y políticas de conservación se se ten- Las fases del ciclo de vida de los documentos son las
gan en consideración desde el mismo instante en el siguientes:
que se genera el documento, y no sólo en el momento Documentación activa: es la etapa en la que los
de su ingreso en el Archivo Electrónico. documentos son producidos o recibidos, su valor
administrativo1 está vigente y su consulta suele ser
El Archivo Electrónico deberá asegurar la accesibili- frecuente.
dad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los Documentación semi-activa: es la etapa en la que
documentos electrónicos en el futuro, independiente- el trámite administrativo ha finalizado pero su valor
mente del medio físico de almacenamiento y del for- administrativo se mantiene vigente. Su consulta es
mato del fichero. esporádica.
Documentación inactiva: es la etapa en la que su
valor administrativo ha desaparecido, pero a su vez
el documento ha adquirido un valor secundario, que
puede ser fuente de investigación histórica.
1
El valor administrativo se entiende en este contexto como el valor que tienen los documentos por formar parte de un procedimiento
administrativo, incluidos su valor legal, fiscal contable.
22
03.
Modelo conceptual
del Archivo Electrónico
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
3.1. Descripción del Modelo Conceptual cretas sobre la conservación de la información a los
distintos órganos de la entidad.
Aunque las tecnologías de almacenamiento actuales
permitirían centralizar toda la información generada en Este modelo es una simplificación del modelo clásico
un sistema único de Archivo Electrónico, se ha optado archivístico estructurado en cuatro niveles de Archivos:
por proponer una estructura jerarquizada de Archivos. Archivo de Gestión o de Oficina
Esta aproximación sigue el modelo archivístico tradi- Archivo Central
cional, adoptado por la mayoría de las Administracio- Archivo Intermedio
nes Públicas para la gestión de sus documentos en Archivo Histórico
formato papel.
Esta organización se ha ido desarrollando para fa-
Esta división se fundamenta en las fases del ciclo de vida cilitar el archivado de grandes cantidades de docu-
de los documentos vistas en el apartado anterior, de mentación en papel, condicionado por la disponibi-
modo que cada tipo de archivo se encargará de la con- lidad de espacio físico en las dependencias de los
servación de documentos con requerimientos similares. Archivos. Con la capacidad de almacenamiento que
dan las tecnologías actuales, esta limitación queda
Los niveles de la estructura se identifican como: superada , por lo que se considera beneficioso sim-
Archivo de Gestión o de Oficina plificar el modelo y agrupar las funciones de Archivo
Archivo Central / Intermedio Central y Archivo Intermedio en un único nivel de la
Archivo Histórico estructura.
Como resultado de esta división, se favorece el esta- Hay que indicar que existen administraciones, como
blecimiento y asignación de responsabilidades con- el Gobierno de Cantabria, que están adoptando esta
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
división clásica para sus sistemas electrónicos de Ar- En el esquema también se establece la relación entre
chivo, siendo igualmente válido a efectos prácticos. el Gestor Documental y el Archivo Electrónico. El
primero será el encargado de la gestión de la docu-
A continuación, se incluye una representación esque- mentación durante el periodo de tramitación, ingre-
Modelo conceptual del mática del modelo, donde se puede ver los tres niveles sando posteriormente las versiones definitivas en el
Archivo Electrónico de las
Administraciones Públicas. de Archivos y las interacciones entre ellos. Archivo Electrónico para su conservación.
Requisitos SGDEA
Digitalización Transferencia (1) Transferencia (2)
Formatos
Firma Electrónica
Archivo Local,
Archivo Central Archivo
de Oficina o de
Gestión documental o Intermedio Histórico
Gestión
corporativa
(SGDE)
Documentación Documentación Documentación
activa semi-activa inactiva
Expedientes
Libros de registro Consulta Consulta
Correspondencia Cuadro de clasificación
Documentación de apoyo a Registro de autoridades
la gestión administrativa (puntos de acceso)
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Expurgo: eliminación de los documentos o series Estos usuarios tendrán posibilidad de añadir o consul-
documentales que han superado su periodo de vi- tar documentos según los permisos pertinentes (per-
gencia administrativa y carecen de valor histórico. files de usuario).
3.1.2. Archivo Local, de Gestión o de Oficina Valor de los documentos: informativo, administrati-
Función: Es el Archivo que mantiene la documenta- vo, legal o fiscal (valor primario).
ción mientras dura su tramitación y siempre que su
consulta sea constante. Es decir, se encarga de la Modificación / eliminación: no se podrán modificar
gestión de los documentos en fase activa. o eliminar documentos. Los documentos que forman
parte del Archivo de Oficina deberán ser siempre ver-
Este es el nivel de Archivo más próximo a la unidad siones finales de los documentos generados.
productora y donde los documentos son más fácil-
mente accesibles. Permanencia: Entre 2 y 5 años. Se recomienda no
conservar los documentos electrónicos por un perio-
Responsabilidad: La conservación y la custodia do mayor, ya que raramente se implementan meca-
de los documentos existentes en los Archivos de nismos de preservación a este nivel, siendo preferible
Gestión es responsabilidad de los encargados de transferirlos al Archivo Central.
las unidades organizativas de las que formen parte,
quienes pueden delegar la gestión, clasificación y 3.1.3. Transferencia del Archivo de Gestión al
ordenación de los documentos en uno o más res- Archivo Central
ponsables. Se llama transferencia al proceso archivístico por el
que, trascurrido el periodo de permanencia en las uni-
Acceso: Se podrá acceder por distintos medios, dades productoras, se traspasan las series documen-
siendo necesario siempre la identificación del usua- tales al Archivo de nivel superior. Implica el traspaso
rio. Se establecerán perfiles de usuario, dependiendo de las responsabilidades sobre el tratamiento y custo-
del grado de acceso a los documentos requeridos. dia de dicha documentación.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Una serie documental es el conjunto de los docu- Son candidatos al traslado al Archivo Central todos aque-
mentos, producidos o gestionados por una unidad llos expedientes administrativos cuya tramitación a con-
orgánica en cumplimiento de sus funciones, y que tie- cluido, así como cualquier otro tipo de documentación
nen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo para la que se determine que su consulta no es habitual.
asunto. Las series documentales suelen ser archiva-
das, conservadas, utilizadas, valoradas, transferidas Los documentos se clasificarán de acuerdo a un Cua-
o eliminadas como una única unidad. dro de Clasificación, esquema donde se encuentran
Transferencia el Archivo de
Gestión al Archivo Central.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
estructuradas de forma jerárquica y lógica las series 3.1.4. Archivo Central o Intermedio
documentales que conforman las secciones de un Función: Es el Archivo que reúne la documentación
Fondo Documental (conjunto de documentos reco- que se debe conservar por un periodo de tiempo
nocido dentro de los Archivos). definido, debido a obligaciones administrativas, le-
gales o fiscales, pero que se consulta rara vez. Es
Sólo se transferirán los documentos cuyo valor sea decir, se encarga de la gestión de la documentación
administrativo, legal o fiscal, eliminándose previa- semi-activa.
mente cualquier copia o duplicado, así como de la do-
cumentación de apoyo a la gestión administrativa. Responsabilidad: Unidad de Archivo dentro del órga-
no administrativo, el cual se encarga de la conserva-
Responsable de la transferencia: Jefe de la Unidad, ción y custodia de los documentos.
quién debe firmar electrónicamente la relación de en-
trega de los documentos a transferir. Acceso: La consulta de los documentos archivados
requerirá la solicitud a la Unidad de Archivo, quienes
Esta Relación de Entrega es un documento en el que deberán autorizar al solicitante. La Junta/Comisión
se detallan: Calificadora de documentos administrativos fijará una
listado de documentos que se van a transferir serie de normas para el acceso a los documentos den-
persona encargada de realizar la transferencia tro del Archivo Central.
serie documental y expediente al que pertenecen
los documentos, Dependiendo del tipo de documento requerido, se po-
periodo de vigencia administrativa drán habilitar distintos medios, no siendo posible en
ningún caso la alteración del documento.
Receptor de la transferencia: será la persona encar-
gada del Archivo Central, que deberá verificar la docu- Para añadir nuevos documentos a un expediente, en
mentación entregada y validar si es correcta y se co- circunstancias muy excepcionales, será necesario
rresponde con lo indicado en la relación de entrega. autorización del responsable de la Unidad de Archivo.
30
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Transferencia el Archivo de
Gestión al Archivo Histórico.
Valor de los documentos: administrativo, legal o fiscal Como excepción, aquellos documentos con interés
(valor primario). histórico o que puedan ser objeto de investigación
científica, se transferirán al Archivo Histórico donde se
3.1.5. Transferencia del Archivo Central al conservarán permanentemente.
Archivo Histórico
Cuando la vigencia administrativa de un documento En este paso, la Junta/Comisión Calificadora de do-
o serie documental haya finalizado, se procederá a su cumentos administrativos realizará un expurgo, que
eliminación del Archivo. es el proceso de evaluación crítica de documentación
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
3.2. Aspectos clave del modelo ceso de transformación en el que pueden perderse
algunas de las características de presentación del
A continuación se presentan la aproximación hecha a formato original.
algunos de los aspectos más determinantes del Archi- Emulación: Es la construcción de aplicaciones ba-
vo Electrónico en el ámbito de la Administración Pú- sadas en la tecnología del momento para que sean
blica. capaces de manejar el formato original y mostrar
una representación de sus contenidos.
Son los temas que han generado un mayor interés du- Mantenimiento de la infraestructura original: Su-
rante las entrevistas de contraste, en las cuales se han pone conservar los sistemas, tanto hardware como
generado interesantes aportaciones que han permiti- software, existentes en el momento de creación del
do centrar y completar el estudio inicial. documento. Es una solución compleja y costosa ya
que implica el mantenimiento de múltiples platafor-
3.2.1. Políticas de conservación de los contenidos mas.
La mayor dificultad que se presenta al abordar el Ar-
chivo Electrónico es cómo mantener los contenidos Durante el contraste del modelo se ha verificado que
accesibles para los usuarios durante largos periodos la migración de formato es la alternativa preferida por
de tiempo, evitando que los soportes queden obso- la mayoría de las Administraciones Públicas consulta-
letos. das, pudiendo complementarse con la implantación
de emuladores en algunos casos.
La manera de solventar este problema es planificando
y poniendo en práctica políticas de preservación de Hay que destacar que, para acometer políticas de mi-
los documentos almacenados en el Archivo Electró- gración y especialmente de emulación, es necesario
nico. Esta tarea se aborda a través de las siguientes conocer las especificaciones técnicas de los formatos
aproximaciones: empleados, por lo existe coincidencia en considerar el
Migración: Implica una conversión del documento uso de formatos basados en estándares libres como
a un formato más actual, por lo que implica un pro- un requisito fundamental.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
La firma electrónica garantiza el contenido del fiche- Para ello deberá favorecerse la adopción de criterios
ro original, pero no es extensible a cambios futuros archivísticos en la gestión de la documentación, así
en el fichero, por ejemplo producto de una migración como la participación del colectivo de archiveros de
de formato. Surge por tanto el problema de cómo las organizaciones en los procesos de diseño e im-
garantizar que la nueva versión es una representa- plantación del Archivo Electrónico.
ción veraz del documento firmado.
Uno de los mecanismos principales para facilitar esta
La recomendación en este caso es mantener tanto el clasificación es la incorporación de metadatos a la
fichero original como la nueva versión en el archivo, gestión de la documentación.
documentando el proceso realizado. Sobre estos
datos se realizará un nuevo sello temporal como ga- 3.2.5. Aplicación del concepto de expediente
rantía de la preservación de los contenidos. electrónico
La mayoría de las aproximaciones al Archivo Elec-
Estos sellos temporales tienen también validez por trónico usan el documento como unidad de ges-
tiempo limitado, debido a la caducidad de los cer- tión. Sin embargo, la tramitación administrativa
tificados digitales empleados. Por ello deberán es- actualmente se fundamenta en el concepto de
tablecerse políticas de resellado que garanticen la expediente administrativo, el cual agrupa diversos
autenticidad a lo largo del tiempo de archivado. documentos.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
de digitalización de la documentación en papel. Así, ternativos para realizar esta consultas (solicitud
los documentos se escanean y se firman electrónica- expresa a la unidad productora, procesos de auto-
mente para dar prueba de su autenticidad e integridad, rización).
lo que permite incorporarlos al Archivo Electrónico.
3.2.8. Organización
3.2.7. Seguridad de la información Se ha detectado que existen organizaciones, princi-
Dado que el contenido de los expedientes administra- palmente en el ámbito local, que no han establecido
tivo puede contener información personal y/o confi- aún procedimientos adecuados para el archivo de la
dencial, es necesario establecer el alto nivel de control documentación en formato electrónico. Esto lleva a la
tanto sobre los resultados devueltos por las consultas falta de una definición formal sobre la responsabilidad
al sistema como sobre el acceso a los propios docu- sobre la conservación de los documentos a lo largo de
mentos. su ciclo de vida.
Así, debería garantizarse que la información confiden- En esta situación, se favorece que las unidades pro-
cial sólo sea presentada a: ductoras conserven la información durante largos pe-
Los funcionarios con competencias atribuidas so- riodo de tiempo, limitando la visibilidad de la misma
bre la materia que trata el expediente. para otras partes de la organización.
Los propios usuarios interesados en el procedi-
miento. Además, mucha de esta información no llega a archi-
varse nunca, manteniéndose localmente en los pues-
En este aspecto, la normativa de referencia es la LOPD, tos de los usuarios, con pocas garantías de conser-
por lo que el sistema tendrá que ser auditado para verificar varse y se accesible a medio plazo.
que cumple con los parámetros establecidos en la Ley.
En este contexto, implantar políticas de seguridad efi-
En cualquier caso, se considera menos perjudicial caces que abarquen todo el ciclo de vida de los docu-
restringir el acceso e implementar mecanismos al- mentos es costoso y de difícil mantenimiento.
37
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
38
04.
Aplicación del modelo conceptual
a las Administraciones Públicas
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Este modelo intenta dar respuesta a la problemática En este contexto, la información habitualmente se
desde una perspectiva organizativa, tratando en lo encuentra descentralizada, diseminada en distintos
posible de independizarlo del entorno tecnológico sistemas informáticos, y no existen los mecanismos
existente en cada organismo y dotándolo de sufi- necesarios para garantizar su seguridad e integridad.
ciente flexibilidad para que pueda ser adaptado a los
requerimientos de los distintos tipos de Administra- En este escenario, la consulta de información suele ser
ciones Públicas. ineficaz y el riesgo de pérdida de información muy alto.
En este sentido, durante las reuniones de contraste, La implantación de un sistema de Archivo Electrónico
se han identificado dos escenarios particulares, de- proporciona un repositorio único en la unidad organizativa
terminados por la infraestructura tecnológica exis- donde almacenar la información a conservar, lo que per-
tente en la organización, y que podría pensarse que mite centralizar las consultas tanto internas como exter-
quedan fuera del modelo propuesto, aunque como nas. Así mismo, facilita la implantación de procedimientos
se verá a continuación no es así. de control de accesos y salvaguarda de la información.
41
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Como puede comprobarse en el esquema siguiente, Este escenario tiende a darse en Entidades Locales
el modelo sigue siendo válido implantando mecanis- de tamaño reducido con una baja implantación de la
mos que permitan el ingreso de los documentos en el Administración Electrónica.
Adaptación del Modelo de
Archivo al Escenario 1. sistema de Archivo por parte de los usuarios.
Requisitos SGDEA
Digitalización Transferencia (1) Transferencia (2)
Formatos
Firma Electrónica
Archivo Local,
Archivo Central Archivo
de Oficina o de
Interfaz de usuario o Intermedio Histórico
Gestión
para ingreso en archivo
Expedientes
Libros de registro Consulta Consulta
Correspondencia Cuadro de clasificación
Documentación de apoyo a Registro de autoridades
la gestión administrativa (puntos de acceso)
42
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
SGDEA
Transferencia (1)* Transferencia (2)
Requisitos
43
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
44
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
4.4.3. ISAD (G) - General International Standard 4.4.5. ISO 14721:2003 - Open archival
Archival Description information system (OAIS)
Esta norma constituye una guía general para la elabo- Norma que precisa un modelo de referencia para siste-
ración de descripciones archivísticas, identificando mas de infomación de archivo, ya sean físicos o electró-
y explicando el contexto y el contenido de los docu- nicos, estableciendo un esquema de organización con
mentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles, e responsabilidades concretas en la preservación de la
integrando esta información contextual, definida en la información y facilitando su acceso a una determinada
norma complementaria ISAAR (CPF) y en las normas comunidad de usuarios.
nacionales existentes.
4.4.6. UNE-ISO 15489-1 - Información
4.4.4. NEDA - Normas Españolas de y documentación - Gestión de
Descripción Archivística documentos - Parte 1: Generalidades
Normas profesionales desarrolladas por CNEDA Esta parte de la Norma ISO 15489 regula la gestión de
(Comisión de Normas Españolas de Descripción Ar- documentos, en todos los formatos o soportes, que
chivística, creada por Orden del Ministerio de Cultu- producen o reciben las organizaciones, ya sean públi-
ra de 25 de mayo de 2007 (Orden CUL/1524/2007)), cas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.
y orientadas a favorecer la realización de una prác-
ticas adecuadas y homogéneas en los procesos 4.4.7. UNE-ISO/TR 15489-2 - Información y
técnicos de identificación y descripción de fondos/ documentación – Gestión de documentos
colecciones de archivo, así como en la introducción - Parte 2: Directrices
y salida de datos en los SGDEA, facilitando la bús- Esta parte de la Norma ISO 15489 es una guía de im-
queda y localización de los recursos archivísticos plementación de la Parte 1 para su uso por parte de los
y el intercambio/comunicación de la información profesionales de la gestión de documentos, propor-
descriptiva. cionando una visión general de los procesos y facto-
res que se deben tener en cuenta en el cumplimiento
de la Norma.
45
05.
Definición funcional
del Archivo Electrónico
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
5.1. El modelo OAIS temas. Para cada uno de estos módulos se definen
unos requisitos funcionales así como la forma en que
OAIS (Open Archive Information System) es un mo- interactúan con otros módulos.
delo de referencia para la implantación de un sistema
de repositorio digital desarrollado por el Consultative A continuación se describen los distintos módulos de
Committee for Space Data Systems (CCSDS) y estan- una manera muy concisa. En apartados posteriores se
darizado a través de la ISO 14721:2003. ampliará el propósito de cada uno de ellos.
Este modelo se ha concebido como un marco de re- 5.1.1. Módulo de ingreso (Ingest)
ferencia frente al que evaluar los sistemas de preser- Habilita los procesos para la admisión de los objetos
vación de la información digital. Su orientación hacía digitales procedentes de los productores.
la preservación a largo plazo lo distingue de otros mo-
delos y, en la actualidad, es la referencia a la hora de 5.1.2. Módulo de almacenamiento (Storage)
abordar el diseño de un sistemas para el archivo pro- Establece mecanismos para la conservación de los
longado de información digital. objetos digitales en el repositorio.
OAIS no especifica una implantación tecnológica del 5.1.3 . Módulo de gestión de datos (Data
modelo, ni menciona sistemas o tecnologías particu- management)
lares. Mantiene y gestiona un registro de metadatos des-
criptivos de los objetos digitales almacenados.
El modelo divide el sistema de Archivo Electrónico en
un conjunto de módulos funcionales que abarcan el
conjunto de servicios provistos por este tipo de sis-
49
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Preservación
Información descriptiva
Información descriptiva
Gestión de datos Consultas
Resultados Consultas
Productor Ingreso Consulta
Peticiones Usuario
SIP
Almacén
AIP DIP
AIP
Administración y configuración
Administrador
50
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
5.2. Adecuación del modelo OAIS Se ha considera adecuado que, a la hora de definir
El modelo OAIS ha servido de referencia a la hora de las transferencias, el Archivo origen entregue la docu-
definir la funcionalidad del modelo propuesto de Ar- mentación en un encapsulamiento adecuado para su
chivo Electrónico de las Administraciones Públicas. ingreso en el Archivo destino, evitando la necesidad
de una transformación intermedia de los datos.
Sin embargo, no hay que olvidar que OAIS aborda el
diseño de repositorios digitales genéricos, por lo que Si esto no fuese así, debería contemplarse la participa-
ha sido necesario ampliar la definición funcional inclu- ción de este módulo en el proceso de transferencias.
yendo modificaciones para adecuarlo a los requeri-
mientos propios de las Administraciones Públicas. 5.2.2. Módulo de Gestión de Transferencias
El modelo OAIS considera el repositorio digital como
5.2.1. Módulo de Pre-ingreso un sistema único. Sin embargo el modelo propuesto
Éste no es un módulo dentro del sistema de Archivo establece una estructura jerárquica por niveles que se
Electrónico, sino un complemento al modelo que ac- implementará sobre distintos sistemas.
túa como interfaz para facilitar la entrada de datos.
Para facilitar el traspaso de información entre los distintos
Este módulo, como se detallará más adelante en el docu- Archivos que componen esta jerarquía, se ha extendido
mento, permite estructurar los contenidos a almacenar jun- el modelo definido por OAIS con un nuevo módulo que
to con la información de contexto (metadatos) proporciona- agrupará la funcionalidad relativa a la propuesta de trans-
da por el proveedor dentro de un encapsulamiento único, ferencias de documentación, su aceptación por parte del
facilitando el proceso de ingreso en el Archivo Electrónico. Archivo destino y la transferencia de la información.
En principio, este módulo sólo se considera sólo para la Hay que destacar que esta funcionalidad podría haberse
implantación del Archivo Local, como un modo de facilitar incorporado a otros módulos existentes en OAIS, pero
la comunicación entre los sistemas productores (sistemas se ha considerado que tiene una importancia suficiente
de Gestión Documental) y el Archivo Electrónico. como para poder se tratada independientemente.
51
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Sistema de Módulo
información de de Firma
organismos Electrónica
Productor
Conservación Transferencias
Gestión de datos
Configuración y administración
52
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Hay que destacar que este esquema funcional se corresponde con la implantación únicamente de uno de los Ar-
chivos que componen la estructura jerárquica (Archivo de Oficina, Archivo Central / Intermedio, Archivo Histórico).
El siguiente gráfico ofrece una visión de conjunto del modelo.
Archivo Local,
Archivo Central Archivo
de Oficina o de
o Intermedio Histórico
Gestión
53
06.
Implementación tecnológica
del Modelo Conceptual
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
6. Implementación tecnológica
del Modelo Conceptual
6.1. Alcance de la implementación Por ello, durante el diseño, se ha optado por primar la
adopción de estándares y modelos reconocidos so-
Una vez definido el Modelo Conceptual, los trabajos bre la implantación de aplicaciones concretas. De este
abordados se han dirigido a determinar la viabilidad modo, se persigue dotar al diseño de una mayor flexi-
técnica de una implantación real empleando única- bilidad y favorecer una mayor independencia respecto
mente componentes de software de fuentes libres. a tecnologías y proveedores concretos, facilitando la
generación de otros diseños a partir de componentes
Así, se ha realizado un análisis del mercado orientado alternativos.
a comprobar la existencia de soluciones open-source
consolidadas, que proporcionasen las funcionalida-
des requeridas en el modelo propuesto y contrastado 6.2. Contexto tecnológico
con las Administraciones Públicas.
A diferencia de otros componentes de la Adminis-
Como resultado, se ha generado un inventario de com- tración Electrónica, como el Registro Electrónico o
ponentes comerciales, en base al cual se ha elaborado la firma digital, el Archivo Electrónico es un campo
el diseño de un posible piloto de Archivo Electrónico. donde se han hecho pocos avances. Así, en la ac-
tualidad, apenas existen aplicaciones producti-
Es importante indicar que este diseño no debe verse vas de Archivo orientadas a la tramitación admi-
como una propuesta cerrada, sino como una vali- nistrativa.
dación teórica de que realmente es factible acometer
la construcción de un Archivo Electrónico plenamente Como ejemplos cabe mencionar:
operativo basado exclusivamente en software open- @rchivA, impulsada por la Junta de Andalucía.
source. SIGEM, impulsada por el MITyC.
57
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
En general, estos productos implementan mecanis- dos para considerar su adopción en el entorno de la
mos derivados del archivo tradicional, basado en so- Administración Pública.
portes en papel, adaptados para el almacenamiento
de ficheros electrónicos. Hay que tener en cuenta que las diferencias entre
estos dos ámbitos, impuestas principalmente por el
Esta aproximación, aunque puede solventar la proble- marco normativo, van a suponer que estas herramien-
mática actual, no proporciona la suficiente flexibilidad tas no incorporen toda la funcionalidad requerida por
y capacidad de expansión que el nuevo escenario vin- la Administración, por lo que se hará necesario com-
culado a la Administración Electrónica necesitará en plementarlos con otros componentes que amplíen su
los próximos años. funcionalidad para producir una solución de archivo
consistente y adecuada a la legalidad vigente.
Sin embargo, a diferencia de en el sector público, el
uso de repositorios de archivos digitales sí está muy
extendido en el ámbito académico y científico, dónde 6.3. Soluciones de repositorio existentes
se utilizan habitualmente para la publicación y com- basadas en software open-source
partición on-line de documentación técnica.
Como parte del trabajo acometido se han seleccio-
Muchas de estas aplicaciones, impulsadas principal- nado y analizado diversas aplicaciones de repositorio
mente desde universidades, han sido liberadas como digital basadas en software de fuentes abiertas. Estos
software de fuentes abiertas, lo que ha favorecido la for- repositorios se orientan a la conservación de cualquier
mación de comunidades activas de usuarios que colabo- tipo de documento y a su publicación a una comuni-
ran para mejorarlas y desarrollar nuevas funcionalidades. dad de usuarios.
Gracias a este trabajo, estos sistemas han evoluciona- Dado que el objetivo es la conservación de documen-
do enormemente durante la última década, y pueden tos en su versión definitiva, el estudio se ha centrado
considerarse suficientemente maduros y evoluciona- en productos orientados a la preservación de la infor-
58
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
mación y a facilitar su búsqueda y consulta por parte tuciones. Gracias a ello, existe una gran cantidad de
de distintos usuarios. De este modo, se han primado experiencias documentadas que permiten contrastar
aplicaciones que: su rendimiento y funcionalidad.
Permitan la incorporación de metadatos para clasi-
ficar y contextualizar los contenidos archivados.
Implementen mecanismos de búsqueda eficaces
sobre la información archivada.
Dispongan de un modelo de datos que agrupe con-
tenidos y metadatos como una única entidad.
Faciliten la presentación de la información a los
usuarios, evitando su modificación.
Posibiliten la implantación de mecanismos de pre- Hay que indicar que existen otros repositorios con
servación y actualización de la información. funcionalidad similar pero con una difusión mucho
menor, por lo que se consideran productos minorita-
Hay que indicar que aunque en la actualidad se están rios y menos adecuados.
empleado soluciones de Gestión Documental para el
archivo de documentos electrónicos, se ha optado Junto con las cuatro aplicaciones anteriores, se ha
por centrar el estudio en aquellas diseñadas específi- estudiado la validez de tres herramientas comerciales
camente como repositorio. cuyo código fuente ha sido liberado por las empresas
desarrolladoras.
En concreto, se han seleccionado las cuatro aplica-
ciones open-source de repositorio predominantes a
nivel mundial. Estas aplicaciones, impulsadas a través
de diversas universidades y centros de investigación,
cuentan con una amplia aceptación y han sido implan-
tadas en numerosos organismos, empresas e insti-
59
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
A posteriori, el estudio se ha completado con dos solu- Los usuarios del sistema podrán:
ciones más (iArxiu y Alfresco) identificadas durante las re- Realizar consultas en función de ciertos crite-
uniones de contraste con las Administraciones Públicas. rios y generar listados de resultados.
Recuperar una copia del objeto digital para su
A partir de este estudio comparativo, se han identificado visualización.
qué soluciones ofrecen mejores condiciones para con- Finalmente un administrador del sistema podrá:
formar el núcleo funcional del diseño del piloto, valoran- Añadir, modificar y eliminar metadatos asocia-
do, entre otros, los siguientes aspectos: dos a un objeto digital.
Funcionalidad proporcionada y necesidad de incor- Establecer permisos de acceso a los objetos
porar componentes complementarios. digitales archivados.
Capacidad de integración con otros sistemas. Generar informes de operación del sistema.
Facilidad para el desarrollo de nuevas funcionalida-
des. 6.3.1. DSpace
Existencia de comunidades establecidas. Es una herramienta desarrollada por el Instituto Tec-
Documentación y soporte técnico disponible. nológico de Massachusetts (MIT), en colaboración
Experiencias de implantaciones previas. con HP, para la implantación de su propia librería di-
gital. La primera versión del código fue liberada en
Hay que destacar que, aunque sólo DSpace, Fedora 2002.
Commons y ePrints cumplen con el modelo OAIS, todas
las herramientas proporcionan, en mayor o menor medi- Ha sido ampliamente adoptado por distintos or-
da, la funcionalidad básica requerida por este modelo, ganismos en todo el mundo (se calculan unos 350
en concreto: repositorios operativos), siendo la más extendida
Un productor de información será capaz de: de las aplicaciones consideradas. En la actualidad,
Añadir nuevos objetos digitales al repositorio para cuenta con el soporte de una notable comunidad
su almacenamiento. de usuarios y desarrolladores, muy ligada al ámbito
Informar de los metadatos asociados al objeto. académico.
60
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
El core de la aplicación está formado por los módulos ubica- API de Almacenamiento
dos en la capa de negocio. La inclusión de nueva funcionali-
dad en el core se hace a través del desarrollo de plug-ins. Capa de
RDBMS Wrapper Bistream Storage Manager
Almacenamiento
JDBC SRB
La inclusión de nuevas funciones en la capa de apli- File (Storage
Resource ...
Postgre SQL Oracle System
cación, se hace a través de add-ons. Para ello, incor- Broker)
61
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
pora un framework de desarrollo, llamado Manakin, Dentro de la filosofía de Fedora Commons está pro-
que proporciona a los desarrolladores una serie de porcionar una plataforma escalable y suficientemente
interfaces para acceder a la funcionalidad del core del flexible para adecuarse a los requisitos de distintas ti-
repositorio. pos de organizaciones.
La comunicación entre los distintos componentes de A partir de la versión 3.0, los desarrolladores de Fedo-
la aplicación se realiza a través de API’s. ra Commons han hecho un importante esfuerzo para
adecuar el modelo de objeto digital soportado por el
Como aspecto negativo indicar que, hasta la fecha, sistema, de modo que sea posible gestionar casi cual-
no se ha potenciado el desarrollo de mecanismos de quier tipo de contenido.
intereoperabilidad basados en Web Services, lo que
dificulta su integración con otros sistemas informá- La evolución de la aplicación se estructura a través de
ticos. dos vías:
Constitución de grupos de trabajo especializados,
Actualmente, no dispone de componentes para la im- orientados a la solución de problemáticas concretas
plantación de políticas de preservación sobre la infor- del sistema (desarrollo de mecanismos de preserva-
mación. ción de la información, gestión de metadatos, etc.).
Colaboración con otros proyectos e iniciativas ex-
6.3.2. Fedora Commons ternas con objeto de generar sinergias y favorecer
Se trata de un proyecto iniciado por la Universidad la evolución tecnológica de la aplicación.
Cornell y la Universidad de Virginia.
El proyecto Fedora Commons se orienta a proporcio-
Su implantación no está tan extendida como otras nar una arquitectura modular fundamentada en un
aplicaciones (DSpace o ePrints) pero cuenta con una core o núcleo (Repository service) que proporciona la
importante comunidad detrás, a la que da soporte una funcionalidad básica del repositorio digital (ingreso,
estructura organizativa consolidada y estable. almacenamiento, consulta, etc.).
62
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Servicios de
Fedora Federation
Other
PID
Preservation PRO AI Service
Resolution
Monitoring (DAI Provider)
JHOVE
Event Fedora Responsitory Preservation
Notification Service Integrity
(Messaging)
GDFR
ORE Directory
Access Ingest
Point Fedora Fedora External
Search Worldflow Worldflow
Apps
63
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
El objetivo es, una vez conseguido un core estable, las de la funcionalidad requerida de los módulos de Ingre-
nuevas funcionalidades requeridas por los usuarios se so, Gestión de Datos, Almacenamiento y Consulta.
implementan a través de módulos adicionales que ha-
cen uso de los servicios ofrecidos por el core. Para faci- Esta funcionalidad se completaría mediante desarro-
litar esto, se ha establecido un framework de desarrollo. llos particulares que permitirían incorporar otros pro-
cesos complementarios como validaciones, extrac-
Los servicios proporcionados por el core son accesi- ción de metadatos, generación de representaciones
bles a través de distintos interfaces implementados de los contenidos, etc.
como Web Services:
API-A (SOAP / REST) – proporciona servicios de Fedora Commons no implementa una interfaz de usua-
acceso y recuperación de objetos digitales. rio integrada en la aplicación. En la actualidad hay di-
API-M (SOAP / REST) – proporciona servicios de versas iniciativas que han desarrollado sus propios in-
gestión y administración del repositorio como in- terfaces gráficas (Fez, Muradora, entre otras) y los han
greso de objetos digitales, inserción de metadatos, liberado como software open-source. Estos interfaces
etc. implementan la funcionalidad requerida para el trata-
Basic Search (REST) – servicios de búsqueda por miento de los objetos digitales previo a su ingreso.
texto completo sobre los contenidos almacena-
dos. Como en el caso de DSpace, los objetos digitales se
RI Search (REST) – servicios de búsqueda sobre encapsulan junto con sus metadatos, generando una
el Índice de Recursos del sistema (basado en me- estructura única que actúa como unidad de informa-
tadatos). ción en el sistema.
OAI-PMH provider – servicios para la publicación
de metadatos a otros repositorios. 6.3.3. ePrints
Es un proyecto desarrollado inicialmente por la School
Esta aproximación se adecua bien al modelo de Archi- of Electronics and Computer Science de la Universi-
vo Electrónico propuesto, dando solución a gran parte dad de Southampton (UK), y con una amplia difusión
64
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
principalmente en el entorno académico. Se estima A nivel de usuario, dispone de una interfaz gráfica web
que actualmente existen unos 270 repositorios que lo y una interfaz por línea de comandos que ofrece servi-
implementan. cios de ingreso y recuperación de ficheros. La interfaz
web permite su personalización para adecuarla al look
Sus ventajas son una gran facilidad de uso y su rapi- & feel de la organización.
dez de implantación, lo que lo han hecho muy popular.
Además, una misma instancia de ePrints puede ejecu- La evolución de la aplicación está basada en el de-
tar distintos repositorios concurrentemente. sarrollo de plug-ins, no implementando una interfaz
basada en Web Services. Esto supone una importan-
ePrints permite la definición de estructuras de direc- te limitación a la hora de integrar el repositorio en una
Ejemplo del interfaz de usuario
torios en los repositorios para facilitar la catalogación plataforma tecnológica existente. en ePrints.
de la información de acuerdo a las necesidades de la
organización.
65
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Permite exportar los resultados de las búsquedas en dis- proyecto. De este modo, las evoluciones del software
tintos formatos a través de múltiples medios de sindica- se llevan a cabo por un pequeño grupo de personas
ción (RSS, Atom). que han participado en el proyecto desde sus inicios.
La aplicación no proporciona mecanismos para facili- La colaboración con la UNESCO ha favorecido la tra-
tar la ejecución de políticas de preservación. ducción del paquete completo, no sólo de la interfaz
gráfica, a múltiples idiomas, entre ellos el castellano.
6.3.4. Greenstone Digital Library Además se ha favorecido su compatibilidad con múl-
Greenstone surgió como proyecto a partir de una ini- tiples entornos tecnológicos (Linux, Windows, Sola-
ciativa de la National Library of New Zealand (NLNZ) ris, Mac OS-X, FreeBSD).
con sede en la Universidad de Waito, a mediados de
los 90. Es una de las iniciativas pioneras en este tipo Aunque implementa las funcionalidades básicas re-
de soluciones y, de todas las aplicaciones considera- cogidas en los módulos de Ingreso, Almacenamiento
das, es la que tiene un mayor recorrido temporal. y Consulta del modelo OAIS, su diseño no está basa-
do en esta referencia.
La comunidad de Greenstone colabora con la ONG
Human Info y con la UNESCO para extender el uso de En la última versión (v 3.0), se ha rediseñado la aplica-
repositorios digitales en países en vías de desarrollo. ción para favorecer la modularidad y la comunicación
entre componentes vía XML. Los objetos digitales se
Su implantación está menos difundida que las otras empaquetan y almacenan como Greenstone Archival
soluciones (unos 63 repositorios según su web), con Format, que es un encapsulamiento XML que permite
gran influencia en África y Asia. marcar secciones del documento e incluir metadatos
tanto a nivel de documento como de sección.
Cuenta con una comunidad de usuarios significativa,
principalmente archiveros, siendo mucho más limita- El sistema utiliza plug-ins que implementan las funcio-
do el número de desarrolladores que participan en el nes específicas que son invocadas por los procesos
66
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
principales. De este modo es posible añadir nueva fun- Por el contrario, esta aproximación no facilita la adap-
cionalidad al sistema, por ejemplo, la rutina de procesa- tación del código para incorporar nuevas funcionalida-
do de un nuevo tipo de formato. des. En este sentido, sería preferible un diseño orienta-
do a módulos que agrupasen funciones específicas y
6.3.5. OpenEditDam / Razuna / ResourceSpace la definición de interfaces entre ellos.
Del estudio independiente de estas tres aplicaciones
corporativas, se puede concluir que existe una gran si- Sólo ResourceSpace implementa un mecanismo de
militud entre ellas, ya que proporcionan una funcionali- ampliación, basado en plug-ins que permite incorpo-
dad parecida y tienen ventajas y limitaciones similares. rar modificaciones sencillas.
Por ello, se ha optado por presentarlas de manera Ninguna de las tres aplicaciones está fundamentada
conjunta, destacando las diferencias encontradas en en el modelo de referencia OAIS.
durante la comparativa.
Aunque todas ellas permiten ingresar múltiples tipos
Las tres herramientas han sido desarrolladas por empre- de ficheros, su orientación principal es hacía la pu-
sas comerciales que han decidido liberar el código y pro- blicación de ficheros multimedia (imágenes, video,
porcionarlo de manera gratuita, centrando su modelo de audio). De este modo, proporcionan facilidades para
negocio en servicios de soporte especializado y hosting. generar versiones de baja resolución a modo de pre-
Todas ellas se orientan hacía la compartición y publi- vistas, para la transformación de formatos y distintos
cación web de ficheros de una manera sencilla para reproductores dentro de la propia aplicación.
organizaciones de tamaño medio.
Por el contrario, el conjunto de metadatos es limitado
Su desarrollo como aplicaciones monolíticas favore- y muy orientado hacía este tipo de contenidos multi-
ce instalaciones sencillas, que no necesitan de avan- media. En concreto, las tres aplicaciones tiene sopor-
zados conocimientos técnicos y permiten una rápida te para metadatos XMP / IPTC y sólo ResourceSpace
puesta en marcha del repositorio. permite además campos Exif.
67
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Hay que mencionar que este tipo de metadatos se es- esto limita toda la interacción con el sistema al interfaz
cribe en el propio fichero del objeto digital, así que la gráfico, lo que dificulta la interoperabilidad con otros
modificación de cualquier metadato supone la altera- sistemas y aplicaciones.
ción del objeto digital, lo que puede complicar la ges-
tión de documentos firmados digitalmente. Finalmente, mencionar que, dado su orientación como
gestores de contenido, no permiten implementar polí-
Aunque el esquema permite la personalización inclu- ticas complejas de autorización y acceso a los objetos
yendo nuevos campos de metadatos de forma manual, digitales.
esta aproximación no se considera operativa cuando se
manejan grandes cantidades de objetos. Esto supone Tampoco permiten establecer relaciones entre distin-
una grave limitación a la hora de incorporar información tos objetos almacenados en el repositorio.
sobre preservación o aspectos técnicos.
La siguiente tabla recoge diversas características
Los tres presentan una interfaz web intuitivo y senci- particulares de cada una de las aplicaciones comen-
llo que favorece un aprendizaje rápido. Sin embargo, tadas:
68
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Desde hace un tiempo CATCERT ofrece la primera Como incoveniente, indicar sólo que la aplicación
versión de la solución (que ofrece una funcionalidad no está disponible aún como software de fuentes
de archivo de documentos electrónicos básica) a las abiertas, por lo que no se ha incluido en el estudio
Entidades Locales de Cataluña para su uso, a través realizado. CATCERT ya ha manifestado su interés por
de acuerdos de colaboración. liberarla a corto plazo y facilitar la constitución de una
forja que de soporte a su evolución.
En paralelo, el software a sido completamente revisa-
do y rediseñado, dando lugar a una nueva versión (iAr- 6.3.7. Alfresco
xiu v.2.0), que acaba de salir a producción. Esta nue- Fruto de las entrevistas de contraste realizadas, se
va versión ha sido definida tomando como referencia ha constatado que distintas Administraciones Públi-
OAIS e implementa gran parte de la funcionalidad de- cas están adoptando Alfresco como una solución de
finida en el modelo. Archivo Electrónico a corto y medio plazo, por lo que
se ha considerado interesante incluirlo en el estudio
Esta aplicación es una de las pocas soluciones existen- realizado.
tes de Archivo Electrónico planificadas y diseñadas para
cubrir los requerimientos reales de la Administración Alfresco es una aplicación de Gestión Documental
Pública, dando respuesta a la problemática asociada a open-source diseñada para facilitar la gestión cola-
la preservación de la información digital a largo plazo. borativa de documentos electrónicos. Sus objetivos
Las características principales de la nueva aplicación son:
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
71
Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
A partir de este contraste, se determinarán las caren- Para el análisis se utilizará la definición funcional del
cias funcionales típicas y esperables, y se identifica- modelo presentada en el capítulo anterior y que seg-
rán componentes de software de fuentes abiertas que mentaba el sistema de Archivo en módulos con fun-
puedan solventarlas. cionalidad similar.
Hecha esta puntualización, nada impide que, llega- De este modo, es posible analizar en que grado la he-
da la hora de abordar un diseño real, sea preferible rramienta de repositorio cubre los requerimientos de
adoptar otro sistema diferente, como por ejemplo cada uno de los módulos y determinar aquellas fun-
iArxiu, como núcleo del futuro sistema. cionalidades que se deberán implementar a través
Entre las carencias típicas fruto del contraste del mo- de componentes adicionales de software de fuentes
delo con la aplicación de repositorio digital cabe espe- abiertas.
rar las siguientes: Como se ha comentado antes, la elección de las com-
Implementación de Cuadros de Clasificación para ponentes concretos pretende ser meramente orienta-
la catalogación de los documentos. tiva, prefiriéndose la adopción de estándares recono-
Existencia de interfaces adecuados de usuario. cidos que definan procedimientos para el intercambio
Mecanismos de transferencia de documentos entre de datos entre los componentes del sistema.
distintos Archivos.
Mecanismos para la monitorización y evaluación de En las secciones siguientes, se aborda cada uno de
formatos de fichero. los distintos módulos funcionales del modelo.
Sistemas de control de accesos suficientemente
restrictivos.
Visualizadores adecuados para distintos tipos de
contenidos digitales.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Sistema de Módulo
información de de Firma
organismos Electrónica
Productor
Conservación Transferencias
Gestión de datos
Configuración y administración
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
74
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
to XML, principalmente basado en la especificación Este módulo deberá permitir clasificar los documen-
METS. tos a ingresar dentro de un esquema jerárquico (cua-
dro de clasificación).
Con objeto de facilitar la preservación y recuperación
de los contenidos en el futuro, se recomienda restrin- Fedora Commons dispone de un módulo que facilita
gir el ingreso de documentos en el sistema a un con- la creación de paquetes METS.
junto reducido de formatos definidos previamente y
consensuados entre productor y archivo. Asimismo, Fedora Commons no impone restriccio-
nes respecto a los distintos esquemas de metadatos
Al final del documento se proporciona una lista de que puede gestionar.
formatos recomendados, cuyas características los
hacen adecuados para la preservación de los datos a
lo largo del tiempo. Estándares
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
En los SIP que hayan superado el proceso, los objetos Fedora Commons implementa los servicios necesarios
digitales será procesados para la extracción de nuevos para el ingreso del SIP y la generación del AIP. Sin embargo,
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Componentes open-source
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
6.4.5. Módulo de consulta y acceso Esta aproximación da la posibilidad de tratar los obje-
Los usuarios finales harán uso de los servicios de este tos digitales solicitados previamente a su representa-
módulo para realizar consultas sobre la información al- ción, abriendo las posibilidades a la implementación de
macenada y acceder a una visualización de los docu- visores y emuladores.
mentos almacenados en el Archivo Electrónico.
Estas consultas podrán realizarse: El modelo de datos de Fedora Commons está diseñado
Sobre la BD de metadatos incluida en el módulo de para la generación de distintas representaciones de un
Gestión de Datos. mismo objeto digital.
Sobre el contenido de los paquetes AIP almacena-
dos en el repositorio. Sin embargo, Fedora no dispone una interfaz de usuario
(IU) propia por lo que será necesario la integración de al-
Como resultado de estas búsquedas se presentará un guna de las IU existentes o el desarrollo de una a medida.
listado de los paquetes que cumplan con los criterios Al igual que en el módulo de ingreso, se recomienda la
de búsqueda. adopción del estándar JSR-170.
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Repositorio
Aplicación
CMS
Web
Interoperabilidad JSR-170.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Las principales tareas que comprende: La funcionalidad de Fedora Commons no parece sufi-
Gestión de usuarios. ciente para proporcionar el nivel de control adecuado
Definición de políticas de acceso a los objetos del sobre el sistema por lo que se considera necesario com-
repositorio. plementarla con otros componentes, como un gestor
Ejecución de procesos (copias de seguridad, migra- de directorio LDAP o un programador de procesos.
ción de ficheros, actualización de firmas de virus).
Monitorización del sistema y generación de informes. Fedora Commons proporciona un interfaz web para la
Auditorías del sistema. administración del sistema.
Estándares
XACML LDAP
Componentes open-source
JavaLogin API
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Su finalidad es proporcionar mecanismos para ase- Sin embargo, sí existen aplicaciones y servicios de
gurar que la información almacenada puede ser re- información sobre formatos de archivo que pueden
presentada a los usuarios incluso después de largos servir de referencia a un experto para la definición de
periodos de tiempo. Los métodos que actualmente se políticas de conservación eficaces.
consideran más viables para ello son la migración de
formatos y la emulación. Estándares
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Conservación
Transferencias
PKP Harvester
Gestión de datos
Pre-ingreso
MD Extractors
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07.
Mapa de componentes
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
7. Mapa de componentes
El presente mapa de componentes es el resultado de Adecuación funcional a los requerimientos del Ar-
un estudio del mercado, cuyo objetivo ha sido iden- chivo Electrónico de las AAPP.
tificar aplicaciones y componentes de software de Facilidad de integración con otros componentes y
fuentes abiertas susceptibles de completar la funcio- aplicaciones.
nalidad de una aplicación de repositorio digital tipo, de Grado de madurez tecnológica del producto.
modo que se pueda conformar una implementación
del Modelo Conceptual propuesto.
7.1. Identificación de categorías de
Debe tenerse en cuenta que el presente proyecto no persi- componentes
gue generar un diseño cerrado del sistema de Archivo Elec- Para dar solución a los gaps funcionales, se han iden-
trónico, sino más bien comprobar su viabilidad en el ámbito tificado las siguientes categorías de componentes.
del software de fuentes abiertas. Por ello, las soluciones Validador de formato de fichero
incluidas en el mapa de componentes deben considerarse Planificador de tareas
sólo como una recomendación, siendo susceptibles de ser AOI-PMH harvester
sustituidas por otras si se considerase apropiado cuando Gestor de Bases de Datos RDF
se aborde el diseño de un prototipo real. Gestor de directorio LDAP
Registro de logs
En este sentido, se ha intentado identificar distintos Interfaz gráfica para Fedora Commons
productos para cada uno de los componentes a inte- Framework para workflow
grar, otorgando a los desarrolladores la posibilidad de Framework para el desarrollo de aplicaciones web
elegir la que crean más adecuada. Extractores de metadatos
Registro de metadatos de formatos de fichero
Los criterios utilizados para la selección de los produc- Antivirus
tos incluidos en el mapa de componentes han sido: Gestor de backup
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
7.1.1. Validador de formato de fichero Estos módulos tienen su utilidad como verificadores
Este tipo de software permite identificar el formato de fi- de los ficheros digitales que ingresan en el sistema, así
chero y validarlo contra sus especificaciones públicas. como comprobadores de la correcta ejecución de las
acciones de migración.
JHove Droid
• Es un software patrocinado por la Library of Congress (USA). • Desarrollado por The National Archives (UK).
• Presenta una API que facilita su integración en distintos • Usa como fuente de formatos el PRONOM Technical Registry.
sistemas. • Implementa un API bien documentado para su integración
• Permite la validación de múltiples formatos de archivo, entre con otros sistemas.
otros: • Permite la interacción a través de:
• Imagen fija: GIF, PNG, JPEG, TIFF • Línea de comandos.
• Texto / etiquetado: ASCII, HTML, XML • Un interfaz gráfico de usuario.
• Documentos: ODF, PDF, OfficeXML • Se distribuye bajo licencia BSD.
• Audio: AIFF, WAV
• Actualmente se considera la solución de validación de
formato más extendida.
• Se distribuye bajo licencia GNU Lesser General Public
License (LGPL)
• La versión 2 se espera para principios de 2010. Este nuevo
desarrollo permitirá nueva funcionalidad como la validación
de ficheros de acuerdo a políticas locales.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
La incorporación de este componente posibilita una A continuación se presentan dos de los GUI’s más ex-
mayor flexibilidad a la hora de generar trazas en res- tendidos:
puesta a circunstancias específicas.
Fez Muradora
Log4J Java.util.logging • Código liberado por The University of Queensland • Código Java liberado por el Macquarie University
Library. E-learning Centre of Excelence.
• Código liberado por • No es una aplicación
la Apache Software independiente sino una • Distribuido bajo licencia GNU GPL. • Distribuido bajo GNU Lesser General Public
Foundation. librería dentro de la • Implementado en PHP. Licence.
• Distribuido bajo licencia plataforma Java para la • Mejora el sistema de autorización de Fedora. • Persigue mejorar las funciones de autentificación
Apache v.2.0. generación de logs. • Permite la autorización a través de servicios de Fedora (permite integración con Shibboleth,
• Disponible a partir de la single sign-on como Shibboleth. servicio federado de autentificación).
• Presenta una API que
puede ser invocada desde versión 1.5. del Java SE • Permite la implementación de flujos de revisión y • Posibilita una mayor flexibilidad para la
distintas aplicaciones Development Kit. publicación. implantación de políticas de autorización.
para la generación de logs • Permite administrar vocabularios controlados • Permite definir colecciones de objetos digitales de
con distintos niveles de (definición y mantenimiento de códigos para la una forma sencilla.
especificación. clasificación de documentos).
• Implementa métodos básicos de gestión y
• Permite la integración con Jhove para la
mantenimiento de estos objetos.
validación de formatos de fichero.
• Implementa su propio índice de búsqueda • Implementa distintos métodos de consulta del
para ampliar las posibilidades de consulta que repositorio:
proporciona Fedora. • Simple: por texto.
• Complejas: por campos de metadatos.
• Por colección.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Hay que tener en cuenta que el GDFR aún se encuen- Clam Antivirus UNA Antivirus Toolkit
tra en fase de desarrollo y sus desarrolladores no reco- • Toolkit de antivirus • Soportado sólo por
desarrollado para sistemas sistemas Unix.
miendan su uso en sistemas productivos.
Unix. • Licenciado bajo licencia
• Liberado bajo licencia GPL. GPL.
Pronom Global Digital Format Registry
• Es con mucho la opción • Soporte limitado ya
más extendida. que cuenta con una
comunidad reducida.
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
En esta sección, se presenta un listado de la funciona- Esta correspondencia se marca a través de los siguien-
lidad requerida al sistema de Archivo Electrónico de las tes iconos:
AAPP agrupada por módulos. El componente cubre la totalidad de la funciona-
lidad.
Sobre este listado, se establece la correspondencia El componente cubre la funcionalidad parcialmen-
con los componentes open-sources identificados para te.
su implantación. La columna marcada como core re- El componente no proporciona la funcionalidad
presenta la aplicación de repositorio digital que servirá señalada y se requerirá un desarrollo ad-hoc, bien
de núcleo al sistema (en el diseño se ha optado por Fe- para implantar dicha funcionalidad, bien para pro-
dora Commons). piciar la integración con otros componentes.
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Componentes
Funcionalidad Interfaz de usuario
Muradora Fez
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Componentes
Funcionalidad Core Validador de formato Extractor de MD Antivirus e-firma(*)
Jhove Droid VTLS NLNZ ClamAV
Validación formato
Validación virus
Validación firma de negocio
Validación catalogación
Extracción automática de metadatos
Sellado de tiempo
Creación paquete AIP
Generación PID
* Componente de firma
electrónica incluido en la
plataforma de Administración
Electrónica del organismo.
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Componentes
Funcionalidad Core Gestor de backup
Amanda Bacula
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Componentes
Funcionalidad Core Base de datos RDF
Mulgara
Registro de metadatos
Relación de Metadatos
Indexación de metadatos
Lanzamiento de consultas
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Componentes
Funcionalidad Core Interfaz de usuario
Muradora Fez
Consulta por MD
Consulta por texto completo
Consulta por PID
Vista de resultados de búsqueda
Generación de paquetes DIP
Visualización de los contenidos
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Componentes
Funcionalidad Core Planificador de tareas Gestor LDAP Registro de Logs
Quartz Jcrontab OpenLDAP Apache Directory Log4J Java API
Gestión de usuarios
Control de accesos
Planificación de procesos
Transformaciones
Auditorías y monitorización
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
Monitorización de la tecnología
Políticas de transformación
Políticas de emulación
Identificación de paquetes objetivo
Monitorización de certificados digitales
Políticas de resellado
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
106
08.
Glosario
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
8. Glosario
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Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
JSR-170 METS
(Content Repository for Java Technology API) (Metadata Encoding & Transmission Standard)
Especificación pública que define una API Estándar para la codificación de metadatos
Java estandarizada para el acceso a distintos descriptivos, administrativos y estructurales
repositorios de contenidos independientemente referentes a objetos almacenados en repositorios
de su tecnología. digitales.
Establece dos niveles de compatibilidad y algunas Se basa en la definición de una estructura XML.
funciones complementarias aparte de ellos:
Nivel 1: Navegación por el repositorio y lectura MIX
Nivel 2: Agregación de datos al repositorio (Metadata for Images in XML)
Complementos: entre otros versionado, bloqueo Esquema de metadatos para la definición de
de ficheros, consultas SQL. imágenes fijas promovido por la Librería del
Congreso americana.
LDAP
(Lightweight Directory Access Protocol) MODS
Protocolo estandarizado para el acceso a un (Metadata Object Description Schema)
servicio de directorio distribuido. Esquema de metadatos para la descripción
Permite la consulta de propiedades de los genérica de archivos digitales.
usuarios tales como identificador, contraseña, Actualmente es la alternativa más clara a Dublin
grupos a los que pertenece, etc. Core.
NLNZ
(Nation Library of New Zealand)
Organismo público impulsor de iniciativas para la
preservación de información electrónica.
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Archivo electrónico de las Administraciones Públicas
OAI-PMH RDF
(Open Archives Iniciative - Protocol for Metadata (Resource Description Framework)
Harvesting) Framework para el intercambio de metadatos.
Framework de interoperabilidad, basado en Basado en el concepto de tripleta, cuyos
XML, para la compatición de información entre componentes son:
repositorios digitales. Recurso: cualquier entidad que pueda tener una
URI
OAIS Propiedad: característica normada del recurso
(Open Archival Information System) (metadato)
Modelo de referencia que define un sistema de Valor: valor asociado al metadato.
archivo electrónico orientado a la preservación de
la información digital. SIGEM
Está normalizado según la norma ISO 14721:2003. Plataforma de Administración Electrónica impulsada
por el Ministerio de Industria, Turismo y Consumo.
PREMIS Esta solución está a disposición de todas aquellas
(PREservation Metadata Implementation Administraciones Públicas que quieran implantarla.
Strategies)
Esquema de definición de metadatos orientados SIP
a la preservación de ficheros digitales durante (Submission Information Package)
largos periodos de tiempo. Paquete de ingreso en el repositorio digital de
acuerdo a la especificación OAIS
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SOA XACML
(Service Oriented Architecture) (eXtensible Access Control Markup Language)
Concepto de arquitectura software basada en el Lenguaje para la declaración de políticas de
uso de servicios para dar soporte a los requisitos control de accesos implementado sobre XML y
de negocio. modelo de procesado para la interpretación de
La publicación e invocación de estos servicios estas políticas
se realiza a través de procedimientos estándar, lo Se basa en dos componentes o entidades:
que facilita la integración entre distintos tipos de PEP (Policy Enforcement Point) – recibe las
sistemas, tanto propios como ajenos. peticiones sobre los recursos y da acceso en
función de la respuesta dada por el PDP.
TEI PDP: Policy Decision Point – evalúa las políticas
(Text Encoding Iniciative) de acceso definidas en el sistema y decide si el
Esquema de metadatos para la representación de PEP debe permitir que el solicitante acceda a la
textos en formato digital. información
WfMC XMP
(Workflow Management Coalition) (eXtensible Metadata Platform)
Modelo de referencia para favorecer la Contenedor XML de metadatos que puede
interoperabilidad entre sistemas de workflow incorporarse a un archivo digital.
Desarrollado por Adobe
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