Temas de Biblioteconoma

Gestin de fondos documentales: identificacin, descripcin, valoracin y seleccin

Autor: Csar Martn Gaviln

Fecha: 28/03/09

Cuando hablamos de gestin de fondos documentales estamos haciendo referencia a un conjunto de operaciones tcnicas referidas a la creacin, mantenimiento y uso, y seleccin de los documentos y de la informacin que estos contienen. Con un sistema de gestin de documentos, una organizacin puede controlar la calidad y cantidad de la documentacin que crea, mantiene la informacin de forma til a sus necesidades y puede seleccionar la informacin de manera eficiente cuando sta carece de valor a largo plazo. Actualmente, la gestin de documentos cuenta con una norma internacional, la ISO 15489:2001 Record management, que establece las bases programticas y los requisitos que debe cumplir un sistema de gestin de documentos. Los principios y tareas propios de la gestin de documentos coinciden con concepto de archivstica integral, por cuanto abarca desde el diseo hasta conservacin de los documentos por su valor histrico. Entre las tareas de gestin archivstica, podemos destacar la identificacin, la descripcin y valoracin y seleccin de fondos documentales. el la la la

La identificacin
La identificacin es el proceso tcnico de investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificacin nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin. Uno de los objetivos principales de la identificacin es asegurar, mediante su resultado, la valoracin de las series documentales. De hecho, podemos decir que la identificacin es inseparable de la evaluacin documental: identificacin y evaluacin documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible para proceder de manera coherente a la clasificacin, descripcin y recuperacin de los documentos y de la informacin. Dicho de otro modo, la identificacin es el primer paso de un proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterizacin de la estructura del fondo documental imprescindible para la evaluacin y clasificacin. La identificacin implica: Por un lado, recoger toda la informacin posible acerca del organismo y sus funciones, saber qu documentacin posee, en qu cantidad, dnde se encuentra, quines las producen y cmo. Por otro, analizar toda esa informacin, averiguar las series producidas por el organismo, descubriendo las seas de identidad de los documentos, las tipologas documentales que reflejan sus funciones y competencias, lo

que permitir su valoracin y la elaboracin de propuestas de conservacin o eliminacin. El estudio identificativo de las series generadas por un organismo debe contemplar, por lo tanto, las siguientes cuestiones: Estudio de la estructura orgnica de las unidades y de las funciones de los rganos productores. Esto supone recopilar informacin referente a la estructura organizativa, la evolucin orgnica del sujeto productor, las competencias y cometidos de cada uno de los niveles que integran la unidad y las disposiciones que regulan sus competencias. Esto incluye unidades desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero cuyas funciones han generado tipologas documentales asimilables con otras actuales. Esto permitir reconstruir el camino seguido por algunas series documentales y establecer su secuencia correcta. Las fuentes de informacin podrn ser: RTP, reglamentos, normativa, memorias e incluso entrevistas. Identificacin de los tipos documentales: Esto supone realizar entrevistas a los responsables de las unidades de gestin, es decir, a los productores de la documentacin. De stos se puede obtener informacin de las series que generan, los documentos que componen sus expedientes, el volumen y los plazos que se suelen seguir para su permanencia en el archivo de gestin. Para ello es necesario utilizar una ficha de toma de datos que permita hacer las entrevistas con cierta metodologa. El estudio de la legislacin que puede afectar a los tipos documentales puede proporcionar algunos datos respecto a su tramitacin, contenido, acceso a la documentacin, etc. Es necesario el examen directo de la documentacin activa y semiactiva para completar el conocimiento de los trmites as como de los documentos que conforman los expedientes de cada serie. Los repertorios de series documentales nos ofrecen denominaciones tipolgicas pasadas y presentes y sus correspondencias, as como sus extremos cronolgicos. Clculo del volumen documental: Para medir el volumen total de la documentacin producida en cada una de las series documentales estudiadas primero habr que obtener resultados parciales por series, subsecciones y secciones, y luego resultados totales por unidad de gestin. Igualmente se debe recoger informacin sobre los plazos de permanencia de la documentacin en el archivo de gestin. Tambin se establecer un crecimiento anual estimado por cada una de las series segn el promedio de crecimiento documental en un perodo de tiempo determinado (por ejemplo, los dos ltimos aos). Ahora bien, se debe constatar que existe una serie de elementos que distorsionan la adopcin de una prctica normalizada de la identificacin. En un plano ms general, hay que hacer referencia a la creciente complejidad

orgnica de la Administracin, la generacin y el crecimiento exponencial de documentos, el funcionamiento mas interconectado de las administraciones, que deriva en el encabalgamiento de funciones y la existencia de competencias compartidas, as como la prdida de efectividad de los mecanismos de control de la circulacin de documentos desde el momento de su produccin hasta que se constituyen en expediente. Adems, dificulta la existencia de unos procedimientos reglados y no reglados por lo que se refiere a la materializacin de los expedientes, la ausencia de una prctica y una formacin adecuada en cuanto a la generacin de los expedientes administrativos, y tambin los problemas de identificacin y valoracin de los documentos en las administraciones descentralizadas o desconcentradas, reflejados a menudo en la aparicin de un expediente principal y otro secundario. Por otra parte, est la creciente complejidad tecnolgica que la irrupcin de la administracin electrnica ha trado y la necesidad de desarrollar estrategias globales y homogneas para integrar la gestin de documentos electrnicos con la de otros soportes tradicionales, evitando la dispersin e incluso la prdida de documentacin. Por lo tanto, el resultado del proceso de identificacin significa la recopilacin de informacin suficiente para afrontar el proceso de evaluacin de los documentos, para decidir finalmente su conservacin, seleccin o eliminacin, as como para enfrentarse a la tarea de descripcin. En el aspecto descriptivo, las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) recogen un campo especfico para la identificacin de archivos, fondos y series documentales.

Descripcin
La necesidad de la descripcin archivstica se ha basado siempre, sencillamente, en la imposibilidad de que el usuario de archivo pueda examinar fsicamente todos los documentos custodiados en el mismo, hasta encontrar aquellos que sean de su inters. Por su naturaleza no es posible el libre acceso a fondos archivsticos, a diferencia de lo que ocurre, por ejemplo, en las bibliotecas. Por ello siempre ha sido necesario crear representaciones o descripciones de esas entidades archivsticas, es decir, sustitutos en que se registra la informacin sobre sus atributos y sus relaciones. Tradicionalmente han existido dos grandes clases de representaciones archivsticas: De una parte, las descripciones de las unidades documentales simples o compuestas, en que se recoga informacin sobre sus atributos (por ejemplo, la signatura topogrfica, las fecha/s, el contenido, etc): son los tradicionales asientos descriptivos, realizados en fichas manuscritas o mecanografiadas. Estas fichas descriptivas se clasificaban y ordenaban, empleando para la

clasificacin otras fichas con pestaa en las que se pona la denominacin de la serie, seccin de fondo, fondo, etc. Es decir, se registraba la relacin de jerarqua y la posicin que ocupaba cada unidad de descripcin en la jerarqua. De otra parte, las representaciones de las instituciones, personas, familias, lugares, temas, etc: son los ndices (puntos de acceso de muy diverso tipo), realizados tambin en fichas manuscritas o mecanografiadas, que remitan a los asientos descriptivos concretos. A travs de ellos se consignaba, fundamentalmente, la relacin de materia entre esas entidades y las unidades documentales simples y compuestas. La suma de los instrumentos de descripcin de cualquier archivo ha conformado una parte esencial del conocimiento de ese depsito de la memoria, en la medida en que integra un conjunto organizado de informacin destinado a resolver un determinado problema: la bsqueda y localizacin por parte del usuario o del archivero de los recursos archivsticos concretos de su inters, para poder posteriormente acceder a ellos. Sin embargo, tradicionalmente no todo el conocimiento se ha registrado en estos instrumentos. Una parte importante del mismo se ha almacenado, y contina almacenado, en la memoria de los archiveros, especialmente en la de aquellos encargados de la identificacin y descripcin de fondos, en la de los responsables del los departamentos de descripcin y de los departamentos de referencia. Por ello, la solucin del problema de bsqueda y localizacin de recursos archivsticos por parte del usuario se ha basado tradicionalmente en la explotacin del conocimiento grabado no slo en los instrumentos de descripcin, sino tambin en la memoria de los archiveros. El archivero ha sido esencial, y lo sigue siendo, en la medida en que proporciona valiosa informacin a los usuarios sobre los fondos/colecciones/series concretas del archivo a consultar y sobre los instrumentos de descripcin especficos a utilizar, al tiempo que, en otras ocasiones, les remite, cuando es necesario, a otros especialistas o a otros archivos. Es verdad que, en ocasiones, parte de este conocimiento se ha registrado bajo la forma de guas de archivo y de catlogos, de instrumentos de descripcin, pero esto no ha ocurrido en todos los casos y los resultados han sido muy variables. Esto no significa que este conocimiento no se haya difundido fuera de los lmites fsicos de los propios centros de archivo. La difusin de parte de este conocimiento se ha realizado tradicionalmente a travs de la explotacin de la tecnologa de la impresin y edicin, bajo la forma de instrumentos de descripcin publicados: guas, inventarios y catlogos. Con ello, se ha facilitado el acceso a los recursos archivsticos: hace tiempo que el usuario no necesita, en muchas ocasiones, desplazarse fsicamente al centro del archivo a consultar los instrumentos de descripcin, dado que muchos estn publicados; slo tiene

que solicitar, por carta o correo electrnico, reproducciones de los documentos concretos de su inters. Otra cuestin muy diferente es que todos los usuarios tengan las mismas facilidades para acceder a estos instrumentos publicados dado que, por lo general, se encuentran en bibliotecas especializadas. Hoy nos encontramos en pleno proceso de cambio a una nueva situacin que pasa por la transferencia a la Red de todo el conocimiento grabado, tanto en los instrumentos de descripcin como en la memoria de los archiveros, de tal forma que pueda ser explotado por parte el usuario sin la intermediacin del archivero. La informatizacin en el mbito de la descripcin archivstica ha llevado aparejado un esfuerzo de normalizacin del esquema conceptual descriptivo para poder desarrollar sistemas de informacin archivstica. Normas internacionales como la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) o la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR(CPF), que regulan a nivel muy bsico la estructura de dos tipos de descripciones (las de los documentos de archivo y las de las instituciones, personas y familias) y determinadas relaciones, han ayudado mucho en esa conceptualizacin, pero se trata slo de principios bsicos que se deben desarrollar. A este reto precisamente est dedicado el Programa NEDA (Normas Espaolas de Descripcin Archivstica), iniciado formalmente en mayo de 2007 con la creacin de la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (CNEDA), rgano colegiado adscrito al Ministerio de Cultura a travs de la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas que pretende dotar a la comunidad archivstica espaola de un conjunto de estndares nacionales en el mbito de la descripcin archivstica. Por otra parte, hay que tener en cuenta el desarrollo de las TICs que ha posibilitado un intercambio de informacin cada vez ms rpido y barato. Ello se ha traducido en otras ventajas para el usuario: ahora puede acceder a travs de la Web, sin limitaciones espaciales o temporales, a un creciente nmero de sistemas de informacin archivstica. Sin embargo, ahora no cuenta con la ayuda de los archiveros, por lo que es importante incorporar al sistema el conocimiento grabado en la memoria de los archiveros que no se registra en los instrumentos de descripcin tradicionales. Tampoco el usuario puede acceder de forma global a mltiples sistemas aunque estn accesibles a travs de la Web porque la informacin que almacenan es difcil de compartir. Esta situacin choca con las tendencias y posibilidades que ofrecen las TICs de integracin de las descripciones procedentes de mltiples sistemas de informacin locales en sistemas unificados de informacin superiores, consultables a travs de la Web, y que proporcionan valores aadidos para el usuario, sean de escala regional,

nacional o internacional, bien de modelo centralizado o descentralizado. Esta integracin implica la conversin de los archivos y de los sistemas de informacin locales en proveedores de datos destinados a la construccin de bases de datos y ficheros de autoridades colectivos (reales o virtuales) integrados en sistemas de informacin superiores gestionados por proveedores de servicios. Pero para ello es necesario que los sistemas de informacin sean capaces de proveer datos adecuadamente estructurados y codificados en formatos de intercambio/comunicacin normalizados, de tal forma que puedan ser ledos y procesados no slo por los usuarios sino tambin por las mquinas y el software. Todo parece indicar que es importante trabajar en la bsqueda de un consenso del modelo conceptual de la descripcin archivstica, en el que se pueda identificar de manera clara las entidades, atributos y relaciones. Recordemos que en el mbito de las bibliotecas, dos estudios fundamentales de la IFLA (los FRBR de 1997 y el borrador de los FRAD de 2007) ya han abordado: las funciones del catlogo bibliogrfico, es decir, las tareas que puede el usuario realizar en estos catlogos; un modelo conceptual bibliogrfico de entidades, atributos y relaciones; unas recomendaciones bsicas sobre los requisitos de datos bsicos de los registros bibliogrficos nacionales. Estos estudios han tenido un gran xito y un profundo impacto en el mundo de las bibliotecas, dado que constituyen los cimientos de un nuevo desarrollo normativo, internacional y nacional, de la descripcin de los recursos bibliogrficos para el siglo XXI, es decir, para un entorno caracterizado por la informatizacin, el trabajo en red y la consulta a distancia. Esos estudios son adems el corazn de la nueva Declaracin de Principios Internacionales de Catalogacin de la IFLA (el primer borrador fue el de Frankfurt de 2003, revisado en Buenos Aires en 2004) que actualizan los ahora obsoletos Principios de Pars de 1961, redactados en su da para los catlogos en fichas. En la IFLA existe un grupo destinado a la elaboracin del Cdigo de Catalogacin Internacional, basado en estos principios y que deber servir de modelo para los nuevos cdigos de catalogacin nacionales. Recordemos adems que, probablemente, ese cdigo de catalogacin internacional de referencia ser de facto la tercera edicin de las ACCR, dado que la revisin de las ACCR2 por parte del JSC est prcticamente acabada, y se espera que se publiquen en los prximos meses. Este nuevo cdigo no oculta sus aspiraciones internacionales y multidisciplinares: tiene el nuevo nombre de RDA (Resource Description and Access); est adaptado a los nuevos Principios Internacionales de Catalogacin y a los estudios FRBR y FRAR; incluye reglas para la descripcin y acceso de todo tipo de recursos digitales y analgicos; est adaptado al nuevo entorno digital y a las estructuras de bases

de datos. Incluso se estn manteniendo consultas con otras comunidades (incluido archivos y museos) para conseguir una alineacin entre RDA y las normas de metadatos de estas comunidades (es decir, EAD y EAC).

Evaluacin y seleccin
La evaluacin es una funcin bsica de un archivo destinada a determinar la clasificacin posible de los documentos segn sus usos administrativos, fiscales y legales, jurdicos, tanto presentes como futuros, y sus valores testimoniales, informativos y de investigacin. En este sentido, la evaluacin de los documentos es una respuesta de la archivstica a la inflacin de los archivos contemporneos. Se trata en gran medida de una cuestin logstica: no es posible, ni siquiera conveniente, conservar toda la documentacin que se produce, por controlada que est, pues hay documentos cuya utilidad es limitada y otros que an tenindola mayor no pueden ser razonablemente conservados en su totalidad. A parte de los criterios de valoracin asumidos por la teora archivstica (valores administrativos, fiscales, legales-jurdicos, testimoniales e informativohistricos) hay que tener en presente otras consideraciones generales: El archivo como legado cultural La preeminencia del valor probatorio por encima del informativo, puesto que los documentos se han producido en el ejercicio de una actividad administrativa. El componente tico inherente a la funcin de evaluacin, en la medida que se decidir la conservacin o eliminacin de unos documentos implica una gran responsabilidad. La evaluacin de los documentos se tiene que someter, naturalmente, a un marco legal que regule la prctica normalizada. A nivel estatal, el art. 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol cre una Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya finalidad es el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin General del Estado y de los organismos pblicos vinculados o dependientes de ella, as como su integracin en los archivos y el rgimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos. La regulacin de su composicin, competencias y funcionamiento ha sido recientemente reformada por el RD 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Aparte de la normativa estatal, las comunidades autnomas tienen sus competencias en materia de archivos, lo que les permite establecer polticas de valoracin, conservacin y eliminacin del patrimonio documental en su territorio. Por ejemplo, el artculo 85 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano cre la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, rgano colegiado cuya misin principal es estudiar y dictaminar las cuestiones relativas a la calificacin, utilizacin, exclusin o integracin en los archivos de los documentos. Su composicin, funcionamiento y competencias especficas fue determinada por el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoracin, conservacin y eliminacin del patrimonio documental de los archivos pblicos. Teniendo en cuenta las competencias que corresponden a las comunidades autnomas, los archivos universitarios deben ajustarse a la legislacin correspondiente al territorio donde estn ubicadas, siempre que dicha legislacin tenga un carcter general para todos los archivos pblicos de la comunidad. El artculo 11 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos y el artculo 13 del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoracin, conservacin y eliminacin del patrimonio documental de los archivos pblicos, prevn la creacin en la universidades pblicas, al igual que en otras entidades e instituciones pblicas de la Comunitat Valenciana, de las comisiones de valoracin documental que se consideren necesarias para la elaboracin de las tablas de valoracin documental. Los Estatutos de la Universitat de Valncia establecen que es competencia del archivo aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin de acuerdo con la normativa establecida por la propia Universitat (art. 148.2). Siendo la Universitat de Valncia una institucin pblica de la Comunitat Valenciana, a la misma le corresponde crear una Comisin de Valoracin Documental propia que se encargue de elaborar las propuestas de las tablas de valoracin documental de los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones pblicas que tiene legalmente encomendadas, bajo la coordinacin de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos. Principios y criterios de evaluacin A pesar de la dificultad que comporta la evaluacin, algunos expertos han intentado sistematizar los conjuntos de documentos que habra que conservar porque contienen informacin considerada esencial. A escala internacional, hay una cierta unanimidad en una serie de principios generales que han de presidir las eliminaciones. En primer lugar, se considera bsico no eliminar ningn documento que ofrezca o pueda adquirir un inters histrico. Esto significa conservar todos los

documentos anteriores a una fecha prefijada, aquellos que puedan servir para establecer un derecho en beneficio de una administracin, una sociedad o un particular, y todos los papeles que presenten o puedan adquirir un inters informativo relevante. Tambin habra que conservar los archivos personales, tambin llamados papeles de direccin, puesto que reflejan la gestin y las directrices de los cargos importantes, sean tcnicos o polticos, y los legados y los fondos privados puesto que aportan el valor aadido de la singularidad de la informacin. Por otra parte, se pueden eliminar los documentos cuyos datos se encuentran bsicamente en otro documento que recapitula o sintetiza la informacin, sobre todo si est impreso, y tambin los papeles que slo tengan un inters temporal, una vez se ha superado el perodo de utilidad. Todos los elementos y componentes tericos de la evaluacin se concretan, en ltimo trmino, en el anlisis de las series y de las tipologas documentales mediante la aplicacin de los denominados valores documentales, que tradicionalmente se han dividido en primarios y secundarios. Los valores primarios (administrativo, legal y fiscal) hacen referencia al motivo por el cual se han creado los documentos, mientras que los valores secundarios (testimonial, informativo-histrico) son los vinculados a sus usos histricoculturales. Valores primarios: El valor administrativo est estrechamente ligado a su origen y se mantiene mientras el documento o expediente sea necesario para el cumplimiento de los objetivos que motivaron su generacin por parte de la oficina o del rgano productor. En cuanto al valor legal, se vincula a los documentos que pueden probar derechos de las administraciones o de los ciudadanos, que sirven para proteger sus derechos cvicos, legales o de propiedad, y que se pueden ser efectivos ante un tribunal de justicia. Normalmente, el valor legal es independiente del valor administrativo y prescribe de acuerdo con los trminos establecidos por las leyes. Por lo que se refiere al valor fiscal, consiste en justificar la utilizacin que la Administracin pblica hace del dinero que recauda, controla o gasta. Valores secundarios: Hay que resaltar que el valor testimonial aporta informaciones relevantes y de prueba referidas a la organizacin, la estructura, los procedimientos y las polticas de un determinado organismo, de manera que puede reflejar la evolucin histrica del organismo productor. Finalmente, el valor informativo-histrico hace referencia a la conservacin de documentos que contienen informaciones que contribuyen sustancialmente a la investigacin y al estudio, y que ayudan a reconstruir el pasado de una persona, rgano, institucin o bien de la colectividad.

El valor informativo-histrico es el ms difcil de objetivar, puesto que hay que vincularlo a la evolucin de las corrientes historiogrficas, a la renovacin de los mtodos de investigacin y a la posible emergencia en el futuro de otros tipos de fuentes y de archivos. Por esta razn, todas las comisiones de evaluacin recurren a la ayuda de especialistas vinculados a la documentacin objeto de evaluacin: arquitectos, antroplogos, gegrafos, historiadores contemporneos, etc. An as, persiste la dificultad de prever los temas de investigacin que interesarn en el futuro para saber qu documentos podrn ser necesarios. El proceso de evaluacin se materializa en la prctica en una ficha descriptiva de la documentacin, que permite sistematizar los datos, contrastar los criterios y valores y, finalmente, optar por una de las tres posibilidades que se pueden dar: la conservacin total, la destruccin total o el muestreo. Es necesario tener presente que se debe rellenar una ficha por cada una de las series o tipologas documentales que se han de evaluar, y que se ha de adjuntar muestras del expediente para que los miembros de la comisin de evaluacin puedan conocer las caractersticas y el contenido esencial. De la conservacin total y de la eliminacin definitiva poca cosa se puede decir, pues la denominacin es bastante expresiva. En todo caso, conviene insistir que cuando se tome la decisin de eliminar unos documentos o una serie documental, hay que conservar algunas unidades, es decir, algunas muestras que sirvan de testimonio y de constancia histrica de la existencia de una determinada documentacin, aunque sea evidente su falta de valor y su inutilidad para el futuro. La evolucin de las ciencias sociales ha demostrado que no existen los conceptos de documentos insignificantes ni de destrucciones inocentes. En este contexto es, pues, donde adquiere toda su importancia no slo aquello que se ha de conservar, sino la tcnica del muestreo. En principio, las modalidades de seleccin y muestreo son muy diversas y permiten escoger la opcin ms adecuada entre un abanico amplio de posibilidades: Seleccin documento a documento: permite eliminar duplicados, borradores y otros documentos innecesarios. Es un mtodo inviable para grandes volmenes de documentacin por el coste que supone. Seleccin cualitativa: es una operacin esencialmente subjetiva con el objetivo de conservar los documentos ms importantes o significativos. Es un mtodo lento, y adecuado para salvar documentos de valor testimonial en conjuntos documentales reducidos. Muestreo sistemtico: consiste en el establecimiento de una pauta que permitir una aplicacin continua y uniforme. Puede ser cronolgico,

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alfabtico, numrico y topogrfico. Es el mtodo preferido por los archiveros por ser fcil de aplicar, pero es criticado por su carcter indiscriminado. An as, hay que decir que este mtodo tiene como objetivo facilitar investigaciones de tipo estadstico, y no puntuales. Muestreo aleatorio: es un mtodo estadstico y, por lo tanto, el ms objetivo puesto que la muestra es representativa de la totalidad de un fondo. Este mtodo slo se puede aplicar a series continuas y de contenido muy homogneo, y es muy poco utilizado pues precisa experiencia y formacin Por lo que se refiere a los documentos electrnicos, la metodologa y los criterios de evaluacin no deben de variar respecto al papel. Es decir, un documento debe conservarse o destruirse independientemente del soporte. Otra cosa son los requisitos especficos para la conservacin total o la destruccin definitiva de esta documentacin: su conservacin requiere la renovacin constante y la migracin peridica de la informacin contenida, mientras que para su destruccin puede ser suficiente el reformateado o la reescritura del soporte, siempre y cuando se garantice que no es reversible (aunque la opcin ms segura sigue siendo la destruccin fsica de los soportes). Finalmente, el proceso de evaluacin, sea cual sea la decisin que se tome (conservacin total, parcial o eliminacin definitiva), culmina en el denominado calendario de conservacin o tablas de evaluacin documental. El calendario de conservacin es un instrumento de gestin absolutamente enlazado con los procesos administrativos y que agrupa las normas de conservacin que aplica una institucin en todas sus dependencias con el fin de racionalizar la conservacin de sus archivos. El calendario de conservacin es un instrumento de comunicacin de la decisin tomada con relacin al destino de los documentos y ha de ser presentado de forma clara y sistemtica para facilitar la aplicacin. Hay que resaltar que en todo el proceso de evaluacin y realizacin del calendario de conservacin es vital el papel de las llamadas comisiones de evaluacin de carcter interdisciplinar. En el momento de evaluar una serie concreta, es bsico que se oiga la opinin de los responsables de las oficinas productoras de los documentos, puesto que conocen perfectamente la gnesis, el trmite y la utilizacin especfica de aquellos documentos.

BIBLIOGRAFA Jos Ramn Cruz Mundet. La gestin de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirmide, 2006

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