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TEMAS:
Sistemas de informacin Tipos de sistemas de informacin Sistemas de informacin en la empresa Aspectos ticos y sociales de los sistemas de informacin Introduccin a Excel Programacin en VBA AUTORES: Demera Lucas Anglica Mara Demera Lucas Flor Mara Saltos Solrzano Ana Karen NIVEL: 8 N FECHA: jueves, 20 junio 2013 PERIODO: Mayo septiembre 2013 DOCENTE: Ing. Kevin Mero
Sistemas de informacin
Gustavo Sols define a un sistema de informacin como un conjunto de datos de elementos humanos, de procedimientos de trabajo y de tecnologa que en forma coordinada y alineada a una estrategia institucional, proporciona soporte a la operacin, a la toma de decisiones y al servicio de los clientes de una empresa
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Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo, en la prctica se utiliza como sinnimo sistema de informacin computarizado.
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir el hardware El recurso humano, los usuarios que interactan con el sistema Los datos o informacin fuente, los cuales son introducidos al sistema Los programas que son ejecutados por la computadora Las telecomunicaciones, que son bsicamente hardware y software Procedimientos, que incluyen las polticas y reglas de operacin
Un sistema de informacin realiza las siguientes actividades: Entrada de informacin, la entrada es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin Almacenamiento, permite que el sistema pueda recordar la informacin guardada en una sesin o proceso anterior
SOLS Gustavo, 2002, Reingeniera de la auditora informtica. Editorial AlfaOmega, edicin primera, Mxico.
Procesamiento de informacin, es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas
Tipos de sistemas de informacin Sistemas transaccionales: logran ahorros significativo de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin, tambin muestran una intensa salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco complejos. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nminas, cuentas por cobrar, contabilidad general,
Tambin parece adecuado sealar que las distintas aplicaciones informticas que funcionan por separado impiden la adecuacin de un sistema de informacin, de manera que como seala Gil Pechuan para que el sistema de informacin exista "deber contemplar el diseo de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita as, mejorar los procesos de toma de decisiones"
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Realizada la aclaracin anterior, asumimos que la aplicacin de los sistemas de informacin al mbito de la empresa, aunque puede orientarse a cualquier tipo de organizacin, incluye los siguientes tipos:
Los Sistemas de Informacin para la Gestin (SIG), o Management Information Systems (MIS), son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con procedimientos
SCOTT George y COHEN Daniel, Sistemas de Informacin, editorial McGraw-Hill, edicin primera 1997, Colombia GIL Pechuan Ignacio, Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la gestin ,editorial McGraw Hill, edicin primera ,1997, Madrid
que permitan suministrar informacin a los gestores de una organizacin para la toma de decisiones.
Sistemas Soporte a la Decisin (SSD), o Decision Support Systems (DSS), ayuda a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas reas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de DSS.
y Sistemas de Informacin para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS), aparecen cuando los ejecutivos de las compaas requieren datos para tomar decisiones pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido.
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comunicacin ms apropiados entre las personas y los que hacen de la informacin su filosofa de vida La tica en los sistemas de informacin es una tica aplicada. El intento de una aplicacin tal sobre la base de la ciencia de la comunicacin. Si bien los medios de comunicacin tiene como requisito las metas del sistema, en su subjetividad sobrepasa las metas meramente tcnicas hacia un ms La informacin y los sistemas de informacin son recursos valiosos para los trabajadores del conocimiento, sus organizaciones y la sociedad. Un desafo importante para nuestra sociedad de informacin global es manejar sus recursos de informacin para beneficiar a todos los miembros de la sociedad, al tiempo que se cumplen las metas estratgicas de organizacin y naciones. Estos implican, por ejemplo, el uso de sistemas de informacin para encontrar formas ms eficientes, rentables y socialmente responsables del empleo de suministros limitados de material, energa y otros recursos mundiales. Ya que los sistemas de informacin de muchas organizaciones estn interconectados por intranets, extranets e Internet, ahora los trabajadores del conocimiento pueden tener acceso y distribuir informacin y manejar recursos en todo el mundo. Por estas razones, los sistemas de informacin desempean un papel cada vez ms esencial en nuestra economa global.
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Introduccin a Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
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Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar
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ALMARZA Saimar,YEDRA Milena, 2008, "Aspectos ticos y sociales de los sistemas de informacin", http://administracionsistemasdeinformacion.blogspot.com/2008/06/aspectos-eticos-y-sociales-de-los.html
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datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional. Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad
Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos
personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas
ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).
Informes
mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin
Excel
es
una
gran
herramienta
para
crear
planes
profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
Seguimiento
en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
Uso de calendarios
se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
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Programacin en VBA
VBA funciona mediante la ejecucin de macros , procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic. Aprender a programar podra parecer intimidante, pero con algo de paciencia y algunos ejemplos, como los que se incluyen en este artculo, muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una pequea parte del cdigo de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que antes crean imposibles de realizar. Si se adquieren algunos conocimientos sobre VBA, resultar mucho ms sencillo seguir aprendiendo, por lo que aqu las posibilidades son ilimitadas. Sin duda, la razn ms frecuente por la cul se usa VBA en Excel es para automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, suponga que tiene docenas de libros con docenas de hojas de clculo y necesita realizar cambios en cada uno de ellos. Los cambios podran ser tan simples como aplicar formato nuevo a algn rango fijo de celdas, o bien tan complejos como buscar algunas caractersticas estadsticas de los datos en cada hoja, elegir el mejor tipo de grfico para mostrar datos con esas caractersticas y, a continuacin, crear y dar formato al grfico en consecuencia. En ambos casos, es probable que prefiera no realizar estas tareas de forma manual, al menos no ms de unas pocas veces. En su lugar, las tareas pueden automatizarse usando VBA para escribir las instrucciones explcitas que Excel debe seguir. Las aplicaciones de Office 2010 estn creadas de tal modo que exponen lo que se denomina objetos. Estos objetos reciben instrucciones. Para interactuar con las
aplicaciones, se envan instrucciones a varios objetos de la aplicacin. Los objetos, si bien son variados y flexibles, tienen sus lmites. Solo pueden hacer aquello para lo que fueron diseados y solo harn lo que se les indique que hagan. Objetos se relacionan entre s sistemticamente en una jerarqua denominada modelo de objetos de la aplicacin. El modelo de objetos bsicamente refleja lo que se ve en la interfaz de usuario. Por ejemplo, el modelo de objetos de Excel contiene los objetos Application, Workbook, Sheet y Chart, entre muchos otros. El modelo de objetos constituye el mapa conceptual de la aplicacin y sus funcionalidades. Propiedades y mtodos Es posible manipular objetos al establecer sus Propiedades y llamar a sus mtodos. Si se establece una propiedad, se producen algunos cambios en la calidad del objeto. Si se llama a un mtodo, se logra que el objeto realice una determinada accin. Por ejemplo, el objeto Workbook tiene un mtodo Close que cierra el libro y una propiedad ActiveSheet que representa la hoja activa del libro. Las propiedades son las caractersticas, atributos, formas o aspectos del objeto, a las que se hace referencia mediante el uso de variables. Una propiedad de objeto comn de Excel es su Nombre, que nos permitir usarlos en los diferentes usos que hagamos del objeto. De manera que una celda, un rango de celdas, una hoja, libro, grfico o tabla en Excel, tendr un nombre con el cual lo identificaremos.
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Colecciones Varios objetos vienen en las versiones singular y plural; por ejemplo, libro y libros, hoja de clculo y hojas de clculo. Las versiones en plural se denominan colecciones. Los objetos de una coleccin se usan para realizar una accin en varios elementos de esa coleccin. Ms adelante, en este artculo, se explicar cmo usar la coleccin Worksheets para cambiar el nombre de cada hoja de clculo de un libro. Para habilitar la ficha Programador
1. En la ficha Archivo, elija Opciones para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel. 2. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el lado izquierdo del cuadro de dilogo. 3. En Comandos disponibles en:, en el lado izquierdo del cuadro de dilogo, seleccione Comandos ms utilizados. 4. En Personalice esta cinta de opciones, en el lado derecho del cuadro de dilogo, seleccione Fichas principales y, a continuacin, active la casilla de verificacin Programador. 5. Haga clic en Aceptar. Despus de que Excel muestre la ficha Programador, observe la ubicacin de los botones Visual Basic, Macros y Seguridad de macros en la ficha. Figura 1. Ficha Programador en Excel 2010
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BIBLIOGRAFIA
El presente trabajo investigativo tuvo como fuente de informacin los siguientes libros: SOLS Gustavo, 2002, Reingeniera de la auditora informtica. Editorial AlfaOmega, edicin primera, Mxico. SCOTT George y COHEN Daniel, Sistemas de Informacin, editorial McGraw-Hill, edicin primera 1997, Colombia GIL Pechuan Ignacio, Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la gestin ,editorial McGraw Hill, edicin primera ,1997, Madrid
Las siguientes pginas web: MUOZ Antonio, 2003,Sistemas de informacin en la empresa, http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html ALMARZA Saimar,YEDRA Milena, 2008, "Aspectos ticos y sociales de los sistemas de informacin", http://administracionsistemasdeinformacion.blogspot.com/2008/06/aspectos -eticos-y-sociales-de-los.html VASQUEZ Sol, 2010, "Introduccion a excel", http://solvasquez.wordpress.com/2010/09/02/introduccion-a-excel.html Microsoft,2010 "Introduccion a Excel 2010", http://office.microsoft.com/eses/excel-help/introduccion-a-excel-2010-HA010370218.aspx Microsoft, 2010, "Programacion en VBA", http://msdn.microsoft.com/eses/library/office/ee814737%28v=office.14%29.aspx Espinoza Llmer,2010, "Programacion en VBA", http://www.aulaclic.es/macros-excel/t_3_1.htm
Tcnicas de Auditora asistida por computadora (TAACs) - Las TAAcs se refiere a tcnicas que usan el computador como herramienta de auditora, las TACCs son usadas por el Auditor(a) para mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos de auditora.Tambin conocidas por su sigla en ingls como CAATs (ComputerAssistedAuditTechniques). - El Auditor(a)debe garantizar que estos programas que usa funcionan correctamente y eficientemente, es decir sustantivar su validez para propsitos de auditora antes de usarlos. Uso de las TAACs Se las usa en la aplicacin de diversos procedimientos de auditora, incluyendo 1: - Prueba de detalles de transacciones y saldos, por ejemplo el uso de programas de programas de auditora para probar la totalidad (o muestra) de las transacciones en un archivo de computacin. - Procedimientos de revisin analtica, por ejemplo el uso de programas de auditora para identificar partidas o fluctuaciones no usuales. - Prueba de cumplimiento de controles generales de Procesamiento Electrnico de Datos (PED), por ejemplo el uso de datos de prueba para probar procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas. - Prueba de cumplimiento de controles de aplicacin de PED, por ejemplo el uso de datos de prueba para probar el funcionamiento de un procedimiento programado. Programas utilizados por los Auditores(as) de nuestro medio Segn la investigacin realizada las TAAcs que ms utilizan los profesionales Auditores(as) de nuestro medio son: Software de auditora (AutoAudit), software utilitario (Microsoft Office), Software de extraccin y anlisis de datos (ACL), Graficadores de procesos (Visio) y como medio de consulta adicional el Internet; en la tabla de abajo se muestra al detalle como los profesionales Auditores(as) hacen uso de algunos de estos programas e Internet en su profesin.
Definicin Es un paquete de oficina que permite crear y compartir en grupo archivos de tipo documento, hojas de clculo y presentaciones.
Uso por Parte del Auditor(a) del medio Se suele usar Word para: - Preparacin del informe de auditora. - Manejo de hipervnculos y Combinacin de correspondencia. Se suele usar Excel para: - Control de cambios en una red empresarial. -Manejo de informacin de una base de datos: Administracin de datos, filtros, tablas dinmicas y esquemas de subtotales. -Obtencin de reportes en Excel - Auditora de frmulas Es un programa que usan los Auditores para: - Realizacin de los exmenes del sistema de informacin basado en PC o Procesamiento Electrnico de Datos (PED). - Anlisisde datos, manipulacin y exportacinde datos. El programa Visio lo usa para: Realizar diagramas empresariales sea de flujo, de funciones cruzadas o de trabajo. El Internet suele ser usado como medio de consulta o para mantener la comunicacin. Uno de los servicios ms utilizados de Internet es el correo corporativo para adjuntar archivos o trabajar con listas de direcciones.
ACL
Visio Internet
Es un programa utilizado por los auditores para la extraccin y el anlisis de los datos, la deteccin de fraudes y el control continuo. Es un programa que permite realizar diferentes diagramas empresariales de manera fcil e intuitiva. Es una red de redes que permite consultar y compartir informacin.
GALN Leonor, 1996, Informtica y Auditora para las Ciencias Empresariales, Editorial UNAB Universidad Autnoma de Bucaramanga, primera edicin, Colombia.
Las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador son de suma importancia para el auditor de TI cuando realiza una auditora. CAAT (Computer Audit Assisted Techniques) incluyen distintos tipos de herramientas y de tcnicas, las que ms se utilizan son los software de auditora generalizado, software utilitario, los datos de prueba y sistemas expertos de auditora. El uso de las CAATs proporciona un medio para mejorar el grado de anlisis de la informacin, a fin de cubrir los objetivos de las revisiones de auditora, y reportar los hallazgos con relevancia en el nivel de confiabilidad de los registros generados y mantenidos en sistemas computadorizados.
Microsoft Excel
Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de clculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de los valores numricos que especifica, imprimir tablas con diseos cuidados, y crear grficos simples. Excel tiene muchas funciones tiles para los auditores. La capacidad de poner los datos en una hoja de clculo y realizar diferentes pruebas y anlisis hacen de Excel una herramienta de auditora de gran alcance. Es fcil de usar y de fcil acceso para la mayora de los auditores. Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analticas que incluyen: la ley de Benford, anlisis horizontal y vertical, anlisis de ndices, anlisis de regresin, las estadsticas, la estratificacin y el envejecimiento. Tambin se pueden realizar muchos tipos de anlisis de datos, incluyendo: datos anexados y de combinacin, tabular cruz y la tabla dinmica, detectar duplicados y vacos, el extracto y el filtro, unir y relacionar, muestra, clasificar, resumir y subtotal
Internet
Internet es una herramienta que la Entidad brinda a todos los funcionarios para complementar sus labores mediante la investigacin. El Internet moderno permite una mayor flexibilidad en las horas de trabajo y la ubicacin. Con el Internet se puede acceder a casi cualquier lugar,a travs de dispositivos mviles de Internet. Los telfonos mviles, tarjetas de datos, consolas de juegos porttiles y routers celulares permiten a los usuarios conectarse a Internet de forma inalmbrica. Dentro de las limitaciones impuestas por las pantallas pequeas y otras instalaciones limitadas de estos dispositivos de bolsillo, los servicios de Internet, incluyendo correo electrnico y la web, pueden estar disponibles al pblico en general. Los proveedores de internet puede restringir los servicios que ofrece y las cargas de datos mviles puede ser significativamente mayor que otros mtodos de acceso.
ACL
ACL es la herramienta de software preferida por los profesionales de las finanzas y auditora para extraer y analizar datos, detectar fraudes y lograr un monitoreo continuo. En forma slida pero sencilla, ACL extiende la profundidad y el espacio para el anlisis, aumenta la productividad personal y da confianza en los resultados. Gracias a ACL, las organizaciones pueden conseguir una amortizacin rpida, reducir riesgos, garantizar el cumplimiento de las actividades, minimizar prdidas y aumentar el rendimiento. ACL ofrece mucho ms que analticos. Nuestra plataforma de seguridad en los negocios se dise con nuevos mtodos para ayudar a que su equipo finalice el 100% de su plan de auditora y brinde un nivel de comprensin ms profundo dentro de la totalidad de su negocio. Administra y almacena todo el contenido de auditora inclusive documentos de trabajo, analticos y resultados en un archivo central seguro y accesible a miembros del equipo autorizados, en cualquier lugar, en cualquier momento
CONCLUSIONES
El uso de paquetes informticos ayuda de manera significativo el proceso de auditora, ya que nos permiten automatizar los procesos que se llevan a cabo en la auditoria, reduciendo tiempo y costos
El aprendizaje del uso de cada uno de las aplicaciones orientadas a la auditoria es de suma importancia, ya que permitirn usar las herramientas disponibles para simplificar las tareas de auditoria El anlisis de datos se lo realiza con menor grado de complejidad con el uso de las herramientas de software indicadas ya que proporcionan un resultado confiable en cuanto a estos procesos La eleccin del software que se utilice depende de las necesidades que se tengan, el escoger un determinado software determinara el xito o fracaso de nuestro proceso a automatizar mediante el uso de ese programa
RECOMENDACIONES
El grupo de investigacin recomienda lo siguiente:
El uso de paquetes informticos para automatizar los proceso en la auditoria, ya que reducen tiempo y costos Tener un respaldo de los archivos de los procesos de auditoria con el fin de tener una base de datos que avalen nuestro trabajo
Explotar al mximo las caractersticas que nos proporcionan los paquetes de software orientados a la auditoria con el fin de llevar los procesos de forma digital y segura
REFERENCIAS WEB