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Problemas com comunicação, quem não tem ?

Problemas com comunicação são uma constante no dia-a-dia das operações e projetos das
organizações.

Não são poucas as vezes em que detectamos resultados insatisfatórios em processos e projetos
decorrentes, originalmente, de falhas de comunicação.

Estas mesmas falhas também são a origem de sérios problemas de conflitos entre pesssoas e
equipes, resultado em insatisfação com o ambiente de trabalho e desmotivação.

O mais recente estudo sobre projetos realizado pelos Capítulos Brasileiros do PMI, intitulado
Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2008 Brasil, mostrou que problemas de
comunicação estão em terceiro lugar entre os problemas que ocorrem com mais freqüência nos
projetos das organizações brasileiras, tendo sido citados por 58% das organizações, atrás apenas
dos problemas com mudanças constantes de escopo, com 59%, e problemas com o não
cumprimento de prazos, com 62% das respostas.

Este mesmo estudo, que pode ser acessado através da área de downloads do site da Exce!!ence
Gestão Empresarial (www.excellencegestao.com.br), também demonstra que a comunicação
figura entre as habilidades mais valorizadas pelas organizações no gerenciamento, ocupando o
segundo lugar entre as habilidades citadas, com 71% de respostas, enquanto as habilidades
liderança e trabalho em equipe obtiveram 72% e 67% respectivamente.

Outra constatação é a de que a comunicação aparece em primeiro lugar entre as habilidades que
as organizações consideram deficientes nos profissionais de gerenciamento de projetos, tendo
sido citada por 47% das organizações pesquisadas.

Apesar das organizações claramente reconhecerem problemas na comunicação, e valorizarem tal

habilidade, outros dois indicadores podem ser considerados paradoxais:
• Apenas 51% das organizações citaram a comunicação como um dos aspectos
considerados em suas metodologias de gerenciamento de projetos (como podemos ver
no gráfico abaixo);
• Somente 44% informaram que o Plano de Comunicação está entre os documentos
existentes nas metodologias de gerenciamento de projetos utilizadas, aparecendo atrás
de Cronograma, Declaração de Escopo do Projeto e Orçamento, com 81%, 66% e 65%
respectivamente.

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Aspectos considerados na Metodologia

de Gerenciam ento de Projetos

90%
79%
80%
69%
70%

56%
60% 53% 51% 49%
50% 44%
38%
40%

30%

20%

10%

0%
Escopo

Qualidade
Riscos
Custo

Humanos
Comunicação

Integração
Recursos

Aquisições
Figura 1 - Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2008 Brasil

Realmente é um paradoxo que o problema seja reconhecido e, pelo que pode-se denotar dos dois
últimos indicadores acima, pouco esteja sendo feito para solucioná-lo.

A comunicação pode ser melhorada, e muito, com o uso e/ou aplicação de algumas boas práticas,
técnicas e ferramentas, tais como: plano de comunicação, colocação, war-room, audição ativa,
estabelecimento de canais claros de comunicação (formais e informais), incentivo/encorajamento
da comunicação (ambiente de comunicação clara, sadia, com feedback, etc...), minimização dos
bloqueadores de comunicação, entre outras.

As práticas, técnicas e ferramentas acima são de fácil implementação e aplicação, e podem trazer
resultados muito satisfatórios na melhoria da comunicação nos processos e projetos da
organização.

Para encerrar, reproduzo abaixo um divertido texto, de autoria desconhecida, que demonstra
como uma simples palavra, mal interpretada, pode comprometer todo o processo de
comunicação.

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Um Dever Tão Humano

Certa vez, uma família inglesa foi passar férias na Alemanha. Enquanto passeavam, repararam
numa pequena casa de campo que lhes pareceu muito adequada para as férias. Souberam que o
proprietário era um Pastor, e lhe pediram licença para conhecer a casa. Esta os agradou muito, e
fizeram um acordo com o proprietário para alugarem. Quando regressaram para a Inglaterra,
conversaram sobre as acomodações da casa e Maud, a esposa, lembrou que não havia visto o
WC da casa. Maud mandou então ao Pastor a seguinte carta:

"Gentil Pastor,
Como membro da família que há poucos dias o visitou a fim de alugar uma casa para o verão,
gostaria que nos informasse de um detalhe que consideramos fundamental. Muito agra-
deceríamos se nos informasse o local onde se encontra o WC."
Maud

O Pastor não conhecia o significado da palavra WC e pensou que se tratava de uma capela
inglesa denominada "White Chapel", e respondeu a carta nos seguintes termos:

"Prezada Sra. Maud,

Recebi sua carta e tenho o prazer de informar que o WC fica há 12Km da casa. Isto é muito
cômodo, ainda mais quando se tem o hábito de ir lá muitas vezes. Em tal caso, é preferível levar
o que comer, para lá ficar o dia todo. Alguns vão à pé, outros de bicicleta, visto não haver ainda
ônibus coletivo.
No WC há um lugar para 400 pessoas sentadas e 100 de pé. Existe ar condicionado para evitar
os inconvenientes da aglomeração. Os assentos são de veludo, e recomenda-se chegar cedo
para obter lugar sentado. É muito mais agradável estar sentado durante o ato; É realmente
desagradável permanecer de pé durante sua duração. As crianças sentam-se ao lado dos adultos
e todos cantam em coro.
Na entrada é dada uma folha de papel para cada pessoa, mas se alguém chega depois da
distribuição poderá utilizar a folha do parceiro do lado. Uma folha dá para muitos.
Existem amplificadores de som e microfones instalados por todos os cantos para captar com mais
fidelidade o coro.
Todo ambiente é decorado no sentido de contribuir para melhorar a concentração durante o ato.
Tudo o que se recolhe durante o ato é distribuído entre as crianças mais pobres da região, e
guarda-se uma cota para utilizar mais tarde.
Fotógrafos especialistas tiram fotografias para o jornal da cidade, de modo que todos possam ver
as pessoas cumprindo um dever tão humano."
Pastor Robert

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