James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin CARACTERSTICAS DEL DICCIONARIO DE DATOS En muchas aplicaciones de sistemas de informacin, el volumen

de datos es esencial (ms de lo que un analista puede seguir de cerca con facilidad). Cuando trabajan sobre un sistema varios equipos de analistas, la tarea de coordinar las definiciones de los datos se vuelve ms compleja. Los individuos dependen de las definiciones establecidas por otros y de sus propias suposiciones con respecto a las especificaciones de los datos. Debido a esto, a menos que todos se renan casi todos los das (lo que ocurre muy rara vez), es virtualmente imposible tener una coordinacin aceptable de datos. Los diccionarios de datos son un componente importante del anlisis estructurado ya que por s solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona ms informacin relacionada con el sistema. Esta seccin estudia lo que es un diccionario de datos, por qu es necesario en el anlisis de flujo de datos y cmo desarrollarlo. Para describir los diccionarios de datos se utilizar el ejemplo del sistema de contabilidad. Qu es un diccionario de datos? Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos en un sistema. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organizacin. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos ms importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos. Si los analistas desean conocer cuntos caracteres abarca un determinado dato o qu otros nombres recibe en distintas partes del sistema, o dnde se utiliza, encontrarn las respuestas en un diccionario de datos desarrollado en forma apropiada. El diccionario se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se ver ms adelante, tambin se emplea su contenido durante el diseo de sistemas. (En lo que toca al anlisis de flujo de datos slo son necesarios los detalles de flujo de datos. Pero despus son necesarios detalles como la longitud de los datos, el volumen de transacciones y la secuencia en que se emplean. Es aconsejable capturar todas estas particularidades al mismo tiempo que se lleva a cabo la investigacin detallada. Todos los detalles son validados al mismo tiempo que se verifica la informacin sobre el flujo de datos.) Importancia del diccionario Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes: 1. Para manejar los detalles en sistemas grandes. 2. Para comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin 3. Para documentar las caractersticas del sistema. 4. Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar dnde efectuar cambios en el sistema. 5. Localizar errores y omisiones en el sistema. En lo que resta de esta seccin se discute con gran detalle cada una de las anteriores razones. Manejo de detalles Los sistemas grandes tienen enormes volmenes de datos que fluyen por ellos en forma de documentos, reportes e incluso plticas (aun en los sistemas pequeos se observan grandes cantidades de datos). De manera similar, se llevan a cabo muchas actividades que utilizan los datos existentes o que generan nuevos detalles. Recurdese, como se mencion en la historia al inicio de este captulo, que Lodos los sistemas experimentan cambios continuos y manejar de manera completa todos los detalles es un desafi. Con franqueza, es imposible que los analistas recuerden todo. Los que tratan de hacerlo cometen de manera invariable equivocaciones u olvidan elementos importantes. Los mejores analistas no intentan recordarlo todo, en lugar de hacerlo registran toda la informacin. Algunos lo hacen sobre hojas de papel y otros quiz sobre tarjetas indexadas. Muchos emplean para tal fin un procesador de palabras y una computadora personal por supuesto. Los analistas mejor organizados y ms eficaces utilizan diccionarios de datos automatizados diseados de manera especfica para el anlisis y diseo de sistemas. En este captulo se muestra la forma en que operan este tipo de diccionarios. Comunicacin de significados Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes para los elementos y actividades del sistema. Si se examina una muestra de diagramas de flujo de datos para el procesamiento de pedidos, es probable que se tengan pocas dificultades para comprender qu datos representan a la factura y al cheque. Los dos son trminos comunes en el mundo de los negocios y muchas personas conocen su significado. Pero, lo que una persona entiende significa lo mismo para otra? FACTURA significa la cantidad adeudada al proveedor?, el monto incluye el impuesto y los gastos de envo?, cmo se identifica una factura entre varias? Obtener respuestas para estas preguntas o verificar las suposiciones hechas con respecto a lo que significan las respuestas ayudar a aclarar y definir los requerimientos del sistema al describir de manera ms completa los datos utilizados y generados por l. Los diccionarios de datos registran detalles adicionales relacionados con el flujo de datos en el sistema de tal forma que todas las personas participantes puedan localizar con rapidez la descripcin de flujos de datos, almacenes de datos o procesos.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Documentacin de las caractersticas del sistema Documentar las caractersticas de un sistema es la tercera razn para utilizar los sistemas de diccionario de datos. Las caractersticas incluyen partes o componentes as como los aspectos que los distinguen. Claro est que adems se desea conocer informacin relacionada con los procesos y almacenes de datos. Pero tambin es necesario saber bajo qu circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con cunta frecuencia ocurren stas, Tener la descripcin formal de las caractersticas del sistema produce una comprensin ms completa de ste. Una vez que las caractersticas estn articuladas y registradas, todos los participantes en el proyecto tendrn una fuente comn de informacin con respecto al sistema. Facilidad de anlisis La cuarta razn para hacer uso de los diccionarios de datos es determinar si son necesarias nuevas caractersticas o si estn en orden los cambios de cualquier tipo. Supngase que un analista trabaja con una universidad que est considerando permitir a sus estudiantes que se inscriban en los cursos por medio de una llamada telefnica al sistema en lnea de inscripciones. Qu preguntas debe formular el analista y qu informacin deseara tener disponible para examinarla? En cualquier situacin, incluida la de este ejemplo, los analistas de sistemas abordan las siguientes caractersticas del sistema: Naturaleza de las transacciones Las actividades de la empresa que se llevan a cabo mientras se emplea el sistema, incluidos los datos necesarios para aceptar, autentificar y procesar cada actividad. Ejemplo: Permite el sistema el procesamiento de las transacciones de inscripcin a cursos para las que el pago se efecta por medio de una tarjeta de crdito bancaria? Qu caractersticas adicionales son necesarias para permitir la inscripcin por medio de una llamada telefnica? En qu forma se recibirn los pagos si los estudiantes deciden no hacerlos por medio de una tarjeta de crdito? Preguntas Solicitudes para la recuperacin o procesamiento de informacin para generar una respuesta especfica. Ejemplo: Los datos del estudiante y los que describen los cursos se encuentran en dos archivos separados que no estn ligados. Cmo se pueden poner en forma conjunta a disponibilidad de los asesores que desean ayudar a los estudiantes en la planeacin de sus programas de estudio y horarios de clase? Salida y generacin de reportes Resultados del procesamiento hecho por el sistema que son presentados a los usuarios en una forma aceptable para ellos.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Ejemplo: Cmo identificar a aquellos estudiantes que se inscribirn por telfono para generar un listado de ellos que pueda incluirse en un reporte por separado? Cmo dotar a estos estudiantes con un expediente firmado igual al que tienen ahora los que acuden a inscribirse a la universidad? Archivos y bases de datos Detalles de las transacciones y registros maestros que son de inters para la organizacin. Ejemplo: Qu datos deben capturarse para verificar la exactitud y autenticidad de las transacciones que se realizan por va telefnica? Capacidad del sistema Habilidad del sistema para aceptar, procesar y almacenar transacciones y datos. Ejemplo: Cuntos estudiantes se pueden registrar al mismo tiempo por va telefnica? Cul es el nmero actual y esperado de estudiantes que pueden inscribirse en una hora? Localizacin de errores y omisiones Tener informacin en un diccionario relacionada con las caractersticas del sistema transacciones, consultas, datos y capacidad dice mucho con respecto al sistema y permite evaluarlo. Pero para esto es necesario saber que la propia informacin es completa y exacta. Por consiguiente, los diccionarios se emplean por una quinta razn: localizar errores en la descripcin del sistema. El conflicto entre descripciones de flujos de datos, procesos que nunca reciben entradas o producen salidas, almacenes de datos que nunca se actualizan etc., son indicadores de un anlisis incorrecto o incompleto; se debe corregir esta situacin antes de determinar los cambios que sean necesarios. Los sistemas automatizados de diccionarios de datos tienen caractersticas que detectan estas dificultades y las presentan en un reporte. Aun en los diccionarios manuales, el proceso de registrar la informacin revela los errores. Contenido de un registro del diccionario Todas las partes de un sistema de informacin transacciones, consultas, reportes, salidas, archivos y bases de datos dependen de los datos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos dentro del sistema: elementos de datos y estructuras de datos. Los elementos de datos se agrupan para formar una estructura de datos. Elemento dato El nivel ms importante de datos es el elemento dato. (Es probable que usted conozca otros nombres que se le dan a este trmino: campo. dato o parte elemental.) Ninguna unidad ms pequea tiene significado para los analistas de sistemas o usuarios. Por ejemplo, el nmero de la factura, su fecha de expedicin y la cantidad adeudada son elementos dato incluidos en el flujo de datos de la facturacin.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Los elementos dato son los bloques bsicos para todos los dems datos del sistema. Por s mismos no conllevan suficiente significado para ningn usuario. Por ejemplo, el significado de FECHA en relacin con una factura es claro para todos los usuarios: es la fecha en que expidi la factura. Sin embargo, fuera de este contexto no tienen ningn significado. Quiz sea la fecha de pago, de graduacin, de inicio o la de expedicin de la factura. Estructuras de datos Una estructura de datos es un grupo de datos elementales que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Por ejemplo, la estructura de datos FACTURA est definida por un grupo de datos elementales que incluyen la fecha de expedicin de la factura, el vendedor, la direccin de ste y detalles relacionados con los artculos que ampara la factura (Fig. 3.33). Los flujos y los almacenes de datos son estructuras de datos. Estn formados por elementos relevantes que describen la actividad o entidad bajo estudio. La figura 3.34 define TALN DE PAGO. Esta estructura muestra de manera clara los componentes principales del paquete de facturas y los datos de autorizacin de pago. Estas estructuras de datos se dividen hasta sus niveles ms bajos de datos elementales. Por ejemplo, los detalles relacionados con el vendedor, la referencia de la orden de compra, los detalles de los artculos y la cantidad adeudada son datos elementales de la estructura de datos DETALLES DE LAS FACTURAS.

FIGRA 3.33 Relacin de componentes en un diagrama de flujo de datos.

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FIGURA 3.34 Descripcin de datos empleados en el procesamiento de cuentas por pagar. Descripcin de los elementos dato Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno est identificado con un nombre, descripcin, alias y longitud, junto con el intervalo de valores especficos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio. Nombre de los datos Para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombres que sean significativos. Los nombres se emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso de desarrollo de sistemas. Por consiguiente, debe tenerse cuidado al seleccionar nombres para que stos sean comprensibles y significativos. Por ejemplo, la fecha de la factura tiene mayor significado si se le asigna el nombre FECHA DE LA FACTURA ms que ABCXXX.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Algunas organizaciones imponen estndares para el desarrollo de nombres de datos (que a menudo imitan a los estndares de los lenguajes de programacin que se emplean en ese momento). Un estndar comn especifica que los nombres de los datos no deben ser mayores de treinta caracteres (letras maysculas desde la A hasta la Z. nmeros desde O hasta 9 y el guin) y tampoco deben contener espacios en blanco. En este caso la fecha se escribira como FECHA-DE- LA-FACTURA. Descripcin de los datos La descripcin de un dato indica de manera breve lo que ste representa en el sistema. Por ejemplo, la descripcin para FECHA-DE-LA- FACTURA seala que es la fecha en la que se prepar el documento (para distinguirla de la fecha en que fue enviada por correo o recibida para su pago). Las descripciones de datos deben escribirse con la suposicin de que la persona que las leer no sabe nada con respecto al sistema. Deben evitarse la jerga del campo o los trminos especiales; todas las palabras deben ser comprensibles para el lector. Alias Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que dependen de quin haga uso del dato. Estos nombres se denominan alias. Por ejemplo, en otras reas de la organizacin el trmino FACTURA puede recibir los siguientes nombres: ESTADO, NOTA o DOCUMENTO DE PRECIO. Por otro lado, cuando los datos aumentan durante el procesamiento y esto se refleja en sus nombres entonces ya no son alias. Por ejemplo, si FACTURA se convierte en FACTURA AUTORIZADA y sta a su vez en FACTURA AUDITADA entonces los trminos no son alias uno de otro. El procesamiento realizado para aprobar o auditar la factura cambia los datos al aadir otros detalles. En cierto sentido el proceso aade valor ya que se adicionan detalles a lo que ya se conoce con respecto a la factura. Un diccionario de datos significativo debe incluir todos los alias.

FIGURA3.35 Natacin utilizada para indicar las relaciones estructurales entre los datos.

James A Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin Longitud Cuando se desarrollan ms adelante las caractersticas de diseo de los, es importante saber la cantidad de espacio necesario para cada dato. Los analistas pueden plasmar todos estos detalles cuando desarrollan diagramas de flujo de datos. La longitud identifica el nmero de espacios (para letras, nmeros o smbolos) necesarios para cada dato pero sin considerar la forma en que sern almacenados. En otras palabras, si el nombre de un cliente consta hasta de 30 caracteres cuando sea escrito sobre una forma de pedido, entonces la entrada correspondiente en el diccionario de datos debe sealar una longitud igual a 30. Valores de los datos En algunos procesos slo son permitidos valores muy especficos para los datos. Por ejemplo, a menudo los nmeros de orden de compra en muchas organizaciones tienen como prefijo una letra que indica el departamento que dio origen a la orden. Este detalle se encuentra en la descripcin de los nmeros de departamento en el diccionario de datos. La siguiente tabla muestra los prefijos utilizados por una compaa para los nmeros de orden de compra: PREFIJO C O M P V T DEPARTAMENTO Contabilidad Compras Divisin de manufactura Personal Ventas Transporte

Ms adelante el sistema puede ser diseado para que slo acepte como entradas los prefijos anteriores. Si los valores de los datos estn restringidos a un intervalo especfico, esto debe verse reflejado en la correspondiente entrada del diccionario de datos. Con frecuencia los campos relacionados con datos de finanzas (dlares y centavos) tienen valores limitados. Por ejemplo, si el precio de cualquier producto vendido por la compaa nunca excede los 25 dlares entonces esta anotacin pertenece al diccionario de datos. De manera similar, debe asentarse el hecho de que todos los nmeros de las rdenes de compra deben tener cinco dgitos significativos. Todos estos detalles sern de utilidad a los, analistas ms adelante, cuando diseen los controles del sistema. En ese momento ellos deben asegurarse de que el sistema trate los nmeros que tengan cuatro dgitos como un error.