COLEGIO SAN MARTN DE PORRES

Proyecto de Altura Pedaggica, Ambiental y Convivencial para la Formacin Personal y Social ALCALDIA MAYOR
BOGOTA D.C.
Secretara

Institucin Educativa Distrital

Resoluciones EDUCACION

Secretaria De Educacin Bogot D. C. Aprobacin Oficial No. 712 DEL 20 de Febrero de 2002 Y 5420 del 28 de Diciembre de 2005 Resoluciones de Integracin 2436 (20-10-2002) Y 3657 (15-11-2002) DANE: 11100134669 NIT: 830.037.015-1

LA SUSCRITA RECTORA (E) DEL IED. COLEGIO SAN MARTIN DE PORRES. HACE CONSTAR Que la seora NUBIA ROSA MARN PAEZ identificada con CC N 34.974.193 de Montera, fue asignada por parte de la SED a esta Institucin desde el 7 de julio de 2008 a la fecha, como Auxiliar Administrativo cdigo 407 grado 14, que por necesidad del servicio y de comn acuerdo Desempea las siguientes funciones de encargo en: ALMACEN, SECRETARIA DE RECTORIA Y ACADEMICA, FOTOCOPIADO Y AUDIOVISUALES. LAS FUNCIONES QUE SE ENUMERAN SON EXTRACTADAS DEL MANUAL OFICIALIZADO POR LA RESOLUCIN 3950 DEL 7 DE OCTUBRE DE 2008. FUNCIONES AREA DE ALMACEN 1. Administrar y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles adquiridos para la institucin proveniente de recursos propios, Secretaria de Educacin y donaciones, velando por el uso adecuado de los mismos. 2. Sistematizar y mantener actualizado el registro de bienes e inmuebles de acuerdo a los parmetros y normas vigentes. 3. Preparar, legalizar y dar de baja los bienes y elementos obsoletos e inservibles de la institucin de manera permanente, mediante inventario y actas firmadas por los responsables. 4. Formalizar el ingreso y egreso de los bienes de consumo de la institucin de manera oportuna y eficiente. 5. Consultar los precios de referencia en el sistema de informacin para la contratacin (SICE). 6. Planear la asignacin y distribucin de los bienes devolutivos y de consumo que sean requeridos por los usuarios del colegio de manera oportuna. 7. Elaborar peridicamente informes relacionados con la gestin del almacn. 8. Disear estrategias de control y mantenimiento de los espacios y medios educativos a su cargo con el fin de facilitar la prestacin del servicio educativo. 9. Realizar la identificacin de los elementos del inventario de la SED, mediante plaquetas u otros medios seleccionados, de acuerdo con la normatividad vigente en el tema. 10. Tramitar, registrar y clasificar la entrega de documentos, datos y elementos relacionados con los procesos de almacn y/o Biblioteca del colegio, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos. 11. Elaborar y presentar cuadros, estadsticas e informes sobre actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

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Secretaria De Educacin Bogot D. C. Aprobacin Oficial No. 712 DEL 20 de Febrero de 2002 Y 5420 del 28 de Diciembre de 2005 Resoluciones de Integracin 2436 (20-10-2002) Y 3657 (15-11-2002) DANE: 11100134669 NIT: 830.037.015-1

12. Aplicar procedimientos e instrumentos diseados para los diferentes procesos del colegio, especialmente los referentes a Almacn. 13. Realizar y hacer seguimiento a las actividades a las actividades del rea de desempeo (Almacn y/o Biblioteca) teniendo en cuenta el POA Plan operativo anual- de la IED. 14. Recopilar informacin que sea requerida para la elaboracin de informes institucionales, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. 15. Controlar el registro del ingreso y salida de elementos relacionados con el rea de desempeo. 16. Las dems funciones que sean propias del cargo y las que le signe su superior inmediato. FUNCIONES AREA DE SECRETARIA DE RECTORIA. 1. Clasificar y organizar el archivo documental del colegio de acuerdo con los procedimientos establecidos para la administracin de los documentos del sector pblico. 2. Elaborar informes, documentos, actas y dems documentos que sean requeridos en el colegio y organizarlos en carpetas y/o archivos segn corresponda y efectuar la consolidacin de los mismos, relacionados con los diferentes procesos administrativos que se llevan a cabo al interior de la Institucin Educativa, segn las instrucciones del superior inmediato y las normas vigentes. 3. Actualizar el sistema de informacin documental o archivo general del colegio y generar los reportes cuando sean requeridos de acuerdo a los parmetros establecidos para ello. 4. Atender publico y orientar al usuario, personal y telefnicamente, para suministrar informacin, documentos o elementos que le sean solicitados y que estn relacionados con la actividades propias del colegio. 5. Apoyar en la administracin y organizacin de la agenda del superior inmediato y organizar lo pertinente para el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 6. Brindar informacin confiable telefnicamente y personalmente sobre los procesos que se adelantan en el cundo sea requerido por los miembros de la comunidad educativa, tomando nota de ellas segn las orientaciones dadas por el superior inmediato. 7. Registrar, controlar y organizar con la periodicidad requerida los compromisos, citas y dems eventos en donde se requiera la participacin del jefe

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inmediato, la institucin o algn miembro de la comunidad educativa e informar oportunamente. 8. Brindar atencin al usuario interno y externo de manera efectiva de acuerdo con los procedimientos establecidos por la SED. 9. Apoyar la organizacin y ejecucin de las diferentes actividades del colegio cuando sea requerido por el superior in inmediato.

FUNCIONES AREA DE SECRETARIA ACADEMICA 1. Hacer el registro y seguimiento al sistema de informacin relacionado con el proceso de matrculas (ingreso y retiro oportuno de estudiantes) del Colegio y de dems actividades relacionadas al mismo, segn los procedimientos establecidos. 2. Realizar el proceso de matrcula del Colegio y mantener actualizados los sistemas de informacin. 3. Clasificar y registrar la informacin pertinente en el sistema de matrcula segn establecidos y las directrices impartidas por la administracin central. 4. Ejecutar actividades relacionadas con matricula, graduaciones y solicitud de los estudiantes del Colegio de acuerdo a las necesidades de la institucin y las directrices de la entidad. 5. Elaborar certificaciones de notas y constancias de escolaridad segn la informacin existente en la base de datos de registro y control del Colegio. 6. Archivar los registros e informaciones del Colegio relacionados con los procesos a su cargo y atendiendo a los procedimiento de gestin documental. 7. Transcribir, digitar, clasificar y organizar oficios, documentos, certificados e informes que sean requeridos por el Rector de acuerdo a las necesidades del Colegio. 8. Administrar los sistemas de informacin relacionados con la matricula del Colegio y el proceso de graduacin y mantenerlos actualizados. 9. Atender pblico y orientar a usuarios, personalmente y telefnicamente, para suministrar informacin, documentos o elementos que le sean solicitados y que estn relacionados con las actividades propias del Colegio.

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10. Responder y efectuar llamadas telefnicas y transmitir los mensajes de acuerdo a las instrucciones impartidas por el Rector. 11. Informar a los usuarios y al pblico en general y suministrar informacin, documentos o elementos que sean solicitados, segn directrices del Rector. 12. Archivar los registros e informacin del Colegio relacionados con los procesos a su cargo y atendiendo a los procedimientos de gestin documental. 13. Realizar y hacer seguimiento a las actividades de rea de desempeo (biblioteca) teniendo en cuenta el POA -Plan operatorio anual- de la IED. 14. Las dems funciones que sean propias del cargo y las que le asignen su superior inmediato.

FUNCIONES AREA DE FOTOCOPIADO 1. Prestar el servicio de fotocopiado en el colegio y llevar el control respectivo. 2. Atender al usuario interno y externo; padres de familia, docentes, estudiantes, comunidad en general, en cuanto al servicio de fotocopiado. 3. Realizar todas las actividades encaminadas a apoyar las acciones de otros miembros del colegio, en cumplimiento de las metas organizacionales. 4. Organizar los documentos y la informacin en general de fotocopiado, teniendo en cuenta las normas legales y los procesos y procedimientos establecidos. 5. Realizar la programacin de horarios para fotocopiado. 6. Organizar, prestar y mantener control del material asignado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin. 7. Las dems funciones que sean propias del cargo y las que le asigne su superior inmediato.

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Dada en Bogot D.C., a los 16 das del mes de Mayo de 2013.

______________________________ ELSY TRIANA DE FERNADEZ Rectora (E)