Base de dados I

O que ?
Uma base de dados um simples repositrio de informao, relacionada com um determinado assunto ou finalidade, armazenada em computador em forma de ficheiros

Para que serve?

Serve para gerir vastos conjuntos de informao de modo a facilitar a organizao, manuteno e pesquisa de dados

Vantagens bsicas sobre os modelos tradicionais

Compacidade - evita os tradicionais volumosos conjuntos de papis Rentabilidade - a manuteno da informao em papel um trabalho bastante mais penoso Velocidade - o computador consegue manusear grandes quantidades de informao num curto espao de tempo Correco - a informao tende a ser mais actual, correcta e precisa
Access: # 1

Base de dados II
Pequeno exemplo

Access: # 2

Base de dados III

Facilidades bsicas
Adicionar novos ficheiros Remover ficheiros Inserir novos dados num ficheiro Remover dados de um ficheiro Actualizar dados de um ficheiro Obter informao especfica a partir dos ficheiros da base de dados

Conceitos bsicos
Relaes / Tabelas - possuem uma organizao em colunas e linhas Campos / Atributos - correspondem s diferentes colunas de uma relao Registos / Tuplos - correspondem s vrias linhas de uma relao Domnio - conjunto de valores permitidos para um dado atributo Base de dados relacional - em lugar de manter toda a informao numa nica tabela, esta separada por diferentes tabelas que se relacionam entre si por idnticos conjuntos de atributos
Access: # 3

Microsoft Access
Iniciar o Access

Access: # 4

Assistente de base de dados

Bases de dados previamente definidas Definio das tabelas e dos campos a utilizar Possibilidade de incluir dados de exemplo Definio do estilo dos formulrios e do estilo dos relatrios

Access: # 5

O ambiente de trabalho
A janela do Access
Menus e barras de ferramentas

A janela da base de dados

Tabelas Consultas Formulrios Relatrios Macros Mdulos

Access: # 6

Tabelas I
Algumas regras a observar ao estruturar uma base de dados
Dividir a informao pelo maior nmero de tabelas que minimize a redundncia entre os dados e maximize a eficincia no armazenamento dos mesmos Atribuir aos campos das tabelas os tipos de dados adequados de forma a poupar espao e melhorar as operaes de associao entre campos relacionados Designar chaves primrias para cada tabela de modo a identificar exclusivamente cada registo armazenado na tabela e impedir a introduo de valores duplicados ou nulos nos campos de chave primria

Tipos de chave primria

Numerao automtica: a forma mais simples de criar chaves primrias. Um campo de numerao automtica introduz automaticamente um nmero sequencial sempre que um novo registo adicionado tabela Campo simples: pode ser designado como chave primria quando o campo possui valores exclusivos, como nmeros de cdigo ou de referncia Mltiplos campos: em situaes em que no se pode garantir a exclusividade de nenhum campo simples, deve designar-se dois ou mais campos como chave primria. A situao mais comum em que isto acontece nas tabelas utilizadas para relacionar duas ou mais outras tabelas Access: # 7

Tabelas II
Nova tabela
Vista de folha de dados: cria uma nova tabela na vista de folha de dados Vista de estrutura: cria uma nova tabela na vista de estrutura Assistente de Tabelas: cria uma nova tabela com a ajuda do assistente de tabelas Importao de Tabelas: importa para a base de dados actual tabelas de um ficheiro externo Ligao de Tabelas: cria na base de dados actual tabelas que ficam ligadas a tabelas existentes num ficheiro externo

Access: # 8

Tabelas III
Assistente de tabelas
Permite criar uma nova tabela de um modo bastante simples Apresenta um conjunto de tabelas de exemplo Apresenta grupos de campos de exemplo mediante a tabela de exemplo seleccionada Permite estabelecer relaes com tabelas j existentes

Access: # 9

Tabelas IV
Vista de folha de dados I
Apropriada para a edio e visualizao dos dados Apresentao dos dados no formato de linhas e colunas

Botes de navegao Menus de linha e de coluna

Access: # 10

Tabelas V
Vista de folha de dados II
Botes de ordenao, filtragem e localizao de registos

Critrios de filtragem:
Valores nas caixas Separadores Ou Operadores de comparao

Access: # 11

Tabelas VI
Vista de estrutura
Apropriada para o desenho da estrutura de dados de cada tabela Atribuio de nomes aos campos da tabela Definir a chave primria Formatao do tipo de dados e propriedades de cada campo

Access: # 12

Tabelas VII
Tipo de dados I
Texto: para texto, combinaes de texto e nmeros, ou nmeros que no necessitem de clculos (at 255 caracteres) Memo: para texto extenso (at 64.000 caracteres) Nmero: para dados numricos que sejam utilizados em clculos matemticos
Byte (nmeros inteiros de 1 byte) Nmero inteiro (nmeros inteiros de 2 bytes) Nmero inteiro longo (nmeros inteiros de 4 bytes) Simples (nmeros fraccionrios de 4 bytes) Duplo (nmeros fraccionrios de 8 bytes)

Moeda: para dados numricos ou valores monetrios que sejam utilizados em clculos matemticos e sobre os quais se pretenda evitar arredondamentos durante os clculos. Os clculos so precisos at 15 dgitos esquerda da vrgula decimal e 4 dgitos direita (8 bytes) Numerao automtica: nmeros sequenciais a incrementos de 1, ou nmeros aleatrios exclusivos. So inseridos automaticamente quando se adiciona um novo registo (4 bytes)

Access: # 13

Tabelas VIII
Tipo de dados II
Data/Hora: para datas e horas (desde o ano 100 at o ano 9999) Sim/No: para campos que contm apenas um de dois valores, como sejam Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ligado/Desligado (1 bit) Objecto OLE: objectos criados em programas que suportam o protocolo OLE (Object Linking and Embedding) e que podem ser ligados ou incorporados numa tabela do Microsoft Access, como sejam os documentos do Microsoft Word, as folhas de clculos do Microsoft Excel, certos formatos de imagens e muitos outros (at 1 gigabyte ou limitado pelo espao em disco) Hiperligao: para armazenar hiperligaes. Um endereo de hiperligao pode ter at trs partes: textoapresentado#endereo#subendereo. O endereo pode ser um caminho UNC (Universal Naming Convention) ou um URL (Uniform Resource Locator) (at 2048 caracteres) Assistente de pesquisas: assistente que permite escolher um tipo de dados de uma outra tabela de modo a garantir a compatibilidade de dados entre campos relacionados (o mesmo tamanho do campo chave primria associado)

Access: # 14

Tabelas IX
Propriedades dos campos I
Tamanho do campo: permite controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser introduzidos num campo do tipo Texto ou o intervalo de valores numricos que podem ser introduzidos num campo do tipo Nmero Casa decimais: permite especificar o nmero de casas decimais a apresentar num campo do tipo Nmero ou Moeda. Esta propriedade apenas afecta o modo como os dados so apresentados, e no o seu real valor Novos valores: permite especificar se um campo do tipo Numerao automtica utiliza nmeros sequenciais a incrementos de 1 ou nmeros aleatrios exclusivos Legenda: permite especificar um nome de apresentao mais longo ou mais descritivo do que o nome real do campo, para o substituir quando apresentado na vista de folha de dados, num formulrio ou num relatrio Valor predefinido: permite especificar um valor por defeito para um determinado campo, que ser introduzido sempre que se adicionar um novo registo. No entanto, sempre possvel alterar o valor proposto e introduzir valores diferentes Indexado: permite acelerar as procuras em campos que so pesquisados ou ordenados com frequncia, mas as operaes de actualizao tornam-se mais demoradas. A chave primria sempre um ndice. Valores possveis: No, Sim com duplicao autorizada e Sim com duplicao no autorizada Access: # 15

Tabelas X
Propriedades dos campos II
Regra de validao: permite especificar regras que validem e limitem os dados a serem introduzidos. A maneira mais fcil de criar uma regra de validao utilizar o Construtor de expresses Texto de validao: permite personalizar a mensagem a apresentar no caso em que a regra de validao no satisfeita Necessrio: obriga ou no introduo de dados nesse campo Permitir comprimento zero: permite ou no a existncia de sequncias de texto de comprimento zero (``). S est disponvel para os campos do tipo Texto, Memo e Hiperligao

Ao valor Nulo e a uma sequncia de comprimento zero esto associados os significados de "no sei e "sei que no existe nenhum valor respectivamente Access: # 16

Tabelas XI
Propriedades dos campos III
Formatar: permite formatar o modo como os dados so apresentados num campo. Para os campos com tipo Numerao automtica, Nmero, Moeda, Data/Hora e Sim/No possvel seleccionar formatos predefinidos. No entanto, possvel criar formatos personalizados para qualquer tipo de dados, excepo do Objecto OLE. A propriedade Formatar s afecta o modo como um valor apresentado, no afecta a sua representao interna. O formato de apresentao s aplicado quando os dados introduzidos so guardados Mscara de introduo: permite especificar uma mscara de entrada para controlar o modo como os dados so introduzidos num campo. A propriedade mscara de introduo assegura que os dados sero ajustados ao formato definido e ao tipo de valores especificado para cada um dos espaos propostos

Se para um campo for definido um formato de apresentao e uma mscara de introduo, ento o Microsoft Access utilizar a mscara de introduo para a edio de dados e o formato para a sua apresentao aps o registo ser guardado

Access: # 17

Tabelas XII
Assistente de pesquisas I
Tabela associada coluna de pesquisa Campos a incluir na coluna de pesquisa Dimensionar as colunas de pesquisa

Access: # 18

Tabelas XIII
Assistente de pesquisas II
Caixa de combinao na vista de folha de dados Acelera o processo de seleco de valores Garante a correco das referncias entre dados relacionados Propriedades do campo pesquisa na vista de estrutura

Access: # 19

Tabelas XIV
Relaes I
Associao estabelecida entre campos comuns de duas tabelas. Uma relao pode ser do tipo um-para-um, um-para-muitos ou muitos-para-muitos

Access: # 20

Tabelas XV
Relaes II
Integridade referencial Propagao da actualizao dos campos relacionados Propagao da eliminao dos registos relacionados Propriedades de associao

Access: # 21

Tabelas XVI

Tipos de associao
Associao interna Associao externa

Access: # 22

Consultas I
Para que servem?
Servem para juntar, filtrar, agrupar, analisar e/ou alterar dados de diferentes maneiras e podem servir como fonte de registos para formulrios e relatrios

Vantagens sobre os filtros

Uma consulta pode envolver tantas tabelas quanto as existentes Os critrios de seleco so mais poderosos Uma consulta tem um estatuto permanente na base de dados

Relao com as tabelas

Uma consulta no contm qualquer tipo de dados; apenas informao relativa s tabelas, campos e critrios a utilizar na consulta A actualizao dos dados resultantes de uma consulta, reflecte-se nos registos das tabelas envolvidas

Access: # 23

Consultas II
Resumo dos tipos de consulta
Consultas seleco: so o tipo mais comum de consultas. Obtm os dados de uma ou mais tabelas e mostram os resultados numa folha de dados
Consulta simples Consulta com campos de clculo Consulta com parmetros Consulta de resumo Consulta de valores de topo Consulta localizar duplicados Consulta localizar no correspondentes

Consultas tabela de referncia cruzada: mostram valores resumidos numa tabela agrupada por um conjunto de atributos cruzados em linha e em coluna Consultas aco: efectuam alteraes em vrios registos apenas numa operao
Consulta eliminao Consulta actualizao Consulta acrescentar Consulta criar tabela

Consultas SQL: consultas criadas atravs de instrues SQL Access: # 24

Consultas III
Nova consulta Tipos de consulta

Tipos de vista

Access: # 25

Consultas IV
Vista de estrutura
Tabelas, relaes e propriedades de associao Boto Mostrar tabela Campos a consultar (o campo *) Ordenao ascendente ou descendente (campo mais esquerda) Mostrar ou ocultar campos de consulta Critrios de seleco Boto Executar

Access: # 26

Consultas V
Critrios de seleco
Na mesma linha: E Em linhas diferentes: Ou Formato Texto: entre Formato Data/hora: entre # Construtor de expresses

Vista de folha de dados

Vista de SQL

Access: # 27

Consultas VI
Consulta com campos de clculo
um novo campo que no faz parte de nenhuma tabela e cujo contedo o resultado de um clculo

Consulta com parmetros

Utiliza caixas de dilogo para atribuio dinmica de valores a parmetros da consulta Menu <Consulta> seguido da opo <Parmetros...>: permite definir o tipo de dados dos parmetros

Access: # 28

Consultas VII
Consulta de resumo I
Grelha de consulta: opo Total Campos a agrupar: Agrupar Por Funes de agregao: Soma; Mdia; Min, Max; Contar; DesvP; Var; Primeiro; ltimo

Access: # 29

Consultas VIII
Consulta de resumo II
Registos a filtrar previamente: Onde Campos de clculo envolvendo funes de agregao: Expresso

Consulta de valores de topo

Boto <Valores superiores>

Access: # 30

Consulta IX
Consulta localizar duplicados
Assistente de Consultas Localizar Duplicados Determina se existem registos duplicados ou quais os que partilham o mesmo valor Se optar por mostrar apenas o campo com valores duplicados, o assistente junta informao relativa ocorrncia de cada valor duplicado

Access: # 31

Consulta X
Consulta localizar no correspondentes
Assistente de Consultas Localizar No Correspondentes Localiza registos de uma dada tabela que no tm registos relacionados numa outra tabela Pode ser usada para manuteno da integridade referencial Critrio Nulo

Access: # 32

Consultas XI
Consulta tabela de referncia cruzada I
Torna mais fcil e mais compacta a visualizao de dados agrupados Cruza em linhas e colunas a informao relativa a dados agrupados

Access: # 33

Consultas XII
Consulta tabela de referncia cruzada II
Grelha de consulta: opo Referncia cruzada Ttulo da linha (um ou mais campos) Ttulo da coluna (um campo) Valor (um campo)

Access: # 34

Consultas XIII
Consulta eliminao
Elimina um grupo de registos de uma ou mais tabelas Entrada Eliminar: De e Onde Boto Vista de folha de dados Boto Executar

Eliminar registos
nica tabela Mltiplas tabelas Integridade referencial com propagao da eliminao dos registos relacionados

Access: # 35

Consultas XIV
Consulta actualizao
Efectua alteraes globais para um grupo de registos em uma ou mais tabelas Entrada Actualizar para Integridade referencial com propagao da actualizao dos campos relacionados

Access: # 36

Consultas XV
Consulta acrescentar
Acrescenta um grupo de registos de uma ou mais tabelas ao fim de outra tabela Caixa Acrescentar Entrada Acrescentar a

Access: # 37

Consultas XVI
Consulta criar tabela
Cria uma nova tabela a partir de dados existentes em outras tabelas So teis para:
Fazer uma cpia de segurana de uma tabela Preservar os dados de um ponto especfico no tempo Criar um histrico de registos antigos antes de os eliminar da tabela actual

Caixa Criar Tabela

Access: # 38

Formulrios I
Para que servem?
Servem principalmente como alternativa s tabelas e s consultas para a visualizao e introduo de dados de uma forma mais agradvel Tambm so utilizados para criar caixas de dilogo para aceitar dados do utilizador e efectuar aces com base nesses dados

Como so?

Access: # 39

Formulrios II
Como funcionam?
Disponibilizam uma srie de elementos grficos, aos quais se d o nome genrico de controlos, para personalizar a interface com o utilizador Permitem criar dependncias entre os registos existentes nas tabelas e os controlos presentes no formulrio

Access: # 40

Formulrios III
Subformulrios
um formulrio dentro de outro formulrio So particularmente eficazes para visualizar dados de relaes um-para-muitos Um formulrio com subformulrios designado por formulrio hierrquico

Formulrios ligados
O conceito de subformulrio fica representado por um controlo (normalmente um boto de comando) Os dados so igualmente apresentados hierarquicamente Access: # 41

Formulrios IV
Novo formulrio
Vista de estrutura: para criar um formulrio sem a ajuda de um assistente Assistente de Formulrios: cria automaticamente um formulrio com base na srie de opes que forem seleccionadas Formulrio Automtico: consoante a opo seleccionada, cria num s passo um formulrio em forma de colunas, de tabela ou de vista de folha de dados Assistente de Grficos: cria um formulrio em forma de grfico Assistente de Tabelas Dinmicas: cria um formulrio baseado numa tabela dinmica do Excel

Access: # 42

Formulrios V
Assistente de formulrios
o modo mais simples e rpido de criar um formulrio que rena dados de mais do que uma tabela Permite definir o tipo de formulrio hierrquico

Access: # 43

Formulrios VI
Vista de estrutura I
Permite personalizar o conjunto de controlos de um formulrio Cabealho, Detalhe e Rodap do formulrio Controlos dependentes e independentes Boto Formatao automtica

Access: # 44

Formulrios VII
Vista de estrutura II
Boto Caixa de ferramentas: controlos e assistentes de controlos Boto Lista de campos: controlos dependentes Boto Cdigo: procedimento de acontecimentos

Access: # 45

Formulrios VIII
Propriedades do formulrio e dos controlos
Boto Propriedades Origem dos registos num formulrio: de uma nica tabela ou consulta Origem do controlo: atributo dos registos dependente do controlo Ligar campos incorporados e principais: ligao entre formulrios e subformulrios Acontecimentos: procedimento em cdigo

Access: # 46

Formulrios IX
Controlos com clculos
As expresses devem ser precedidas do operador = = [PreoUnitrio]*0,75 = [Endereo] & ", " & [Cidade] & ISe(Nulo([Distrito]),"", " " & [Distrito]) = Formulrios![Encomendas]![CdigoDaEncomenda] = Formulrios![Encomendas]![SubformulrioDasEncomendas]![Preo]*1,06

Funes agregadas em subformulrios

No subformulrio: =Soma([Quantidade]*[PreoUnitrio]) No formulrio: = [SubformulrioDasEncomendas]![SubtotalDaEncomenda]

Access: # 47

Formulrios X
Controlos I
Rtulos: no mostram valores de campos ou clculos; so sempre independentes; no se alteram quando se move o registo actual Caixas de Texto: servem para ver campos (caso em que so dependentes); ver clculos ou aceitar outras informaes a serem introduzidas pelo utilizador Grupos de opes: para ver conjuntos limitados de alternativas; facilitam a seleco de um valor; apenas pode ser seleccionada uma opo de cada vez Botes de alternar, botes de opo e caixas de verificao: permitem ver tipos de dados Sim/No; quando o boto/caixa est premido/seleccionado o valor Sim, quando no est o valor No; podem ser includos em grupos de opes Caixas de combinao e caixas de listagem: facilitam a seleco de valores e garantem a sua correco; podem ter mais do que uma coluna mas apenas uma pode ser dependente; a propriedade LimitarAUmaLista das caixas de combinao permite controlar a insero ou no de valores para alm dos apresentados Botes de comando: permitem executar conjuntos de aces desde que propriedade AoFazerClique se associe a macro ou o procedimento respectivo; o Assistente de Botes de Comando permite criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando e respectivos procedimentos Access: # 48

Formulrios XI
Controlos II
Imagens: adiciona imagens aos formulrios; no possvel editar as imagens Molduras de objectos dependentes e independentes: permitem adicionar objectos dependentes/independentes a um formulrio sob a forma de objecto inserido ou de objecto ligado; no caso de objectos dependentes o campo associado deve ser do tipo Objecto OLE Quebras de pgina: permitem inserir quebras de pgina para o caso do formulrio ser impresso Controlos separador: permitem apresentar vrias pginas de informaes como um conjunto nico; especialmente til nos casos em que os controlos que se pretendem utilizar podem ser agrupados em vrias categorias Subformulrios: so particularmente eficazes para mostrar dados relativos a relaes um-para-muitos; o formulrio principal e o subformulrio ficam ligados de forma a que o subformulrio mostre apenas os registos que esto relacionados com o registo actual do formulrio principal; um formulrio pode ter um nmero indeterminado de subformulrios Linhas e rectngulos: permitem desenhar linhas e rectngulos respectivamente

Access: # 49

Relatrios I
Para que servem?
Servem para de um modo personalizado e eficaz apresentar as informaes da base de dados num formato impresso Todos os elementos respeitantes a um relatrio so facilmente configurveis

Como so?

Access: # 50

Relatrios II
Como funcionam?
Tal como os formulrios, disponibilizam uma srie de elementos grficos, aos quais se d o nome genrico de controlos, para personalizar a interface com o utilizador A maior parte das informaes contidas num relatrio proveniente de uma tabela, consulta ou instruo SQL: constituem a origem dos dados do relatrio As restantes informaes fazem parte da prpria estrutura do relatrio

Access: # 51

Relatrios III
Novo relatrio
Vista de estrutura: para criar um relatrio sem a ajuda de um assistente Assistente de Relatrios: cria automaticamente um relatrio com base no conjunto de opes que forem seleccionadas Relatrio Automtico: consoante a opo seleccionada, cria num s passo um relatrio em forma de colunas ou de tabela Assistente de Grficos: cria um relatrio em forma de grfico Assistente de Etiquetas: cria um relatrio formatado para a impresso de etiquetas

Access: # 52

Relatrios IV
Assistente de etiquetas
Cria etiquetas personalizadas simples e rapidamente Opes: dimenso das etiquetas; aspecto do texto; configurao e ordenao

Access: # 53

Relatrios V
Assistente de relatrios
o modo mais simples e rpido de criar relatrios mais elaborados Uma ptima forma de simplificar e potenciar o uso do assistente de relatrios utilizar consultas que agrupem, filtrem e ordenem previamente os dados de origem para o nosso relatrio Opes: tabelas e campos; nveis de agrupamento; sequncia de ordenao; valores de resumo; esquema, orientao e estilo

Access: # 54

Relatrios VI
Vista de estrutura
Permite personalizar o conjunto de controlos do relatrio Cabealhos, Rodaps e Detalhe

Ver antes
Permite visualizar o relatrio antes de imprimir Botes de impresso e visualizao

Access: # 55

Relatrios VII
Seces
A informao representada num relatrio encontra-se dividida por seces Cada seco tem um objectivo especfico e preenche o relatrio de acordo com regras predefinidas Na Vista de estrutura, o contedo de uma seco representa o tipo de informao por registo. No relatrio impresso, essa informao repetida consoante o nmero de registos a apresentar Existem 5 seces bsicas e por cada grupo de dados so adicionadas 2 novas seces Access: # 56

Relatrios VIII
Boto Ordenar e agrupar
Permite definir nveis de agrupamento e/ou sequncias de ordenaes entre os campos O agrupamento de registos que partilham valores comuns facilita a apresentao dos dados e permite o clculo de subtotais relativos ao grupo

Propriedades do grupo
Para criar um nvel de grupo necessrio definir a propriedade Cabealho do grupo ou Rodap do grupo como Sim A propriedade Reagrupar especifica o modo como os valores so agrupados e a propriedade Intervalo do grupo especifica o intervalo de agrupamento A propriedade Manter junto especifica o modo de impresso do grupo Access: # 57

Relatrios IX
Sub-relatrios
Independentes: so aqueles cujos dados no esto directamente relacionados com os dados do relatrio principal Dependentes: so aqueles cujos dados esto relacionados com os dados do relatrio principal. As propriedades Ligar campos principais e Ligar campos incorporados do controlo do sub-relatrio permitem especificar os campos relacionados e garantir que os registos impressos no sub-relatrio correspondem aos campos relacionados dos registos do relatrio principal

Access: # 58

Macros I
O que so?
So uma sequncia de aces especficas que no seu conjunto executam tarefas particulares

Para que servem?

Servem para automatizar tarefas comuns e repetitivas

Como so e como funcionam?

Aces e argumentos

Access: # 59

Macros II
Testar cada aco
Boto Passo a passo

Grupos de macros
Boto Nomes de macro

Expresses condicionais
Boto Condies

Access: # 60

Macros III

Executar a partir de botes

Menu <Ver> seguido das opes <Barra de ferramentas> e <Personalizar...> Arrastar o comando pretendido para uma das barras disponveis

Executar a partir de formulrios

Propriedades do controlo seguido do separador <Acontecimento> Associar o acontecimento com o nome da macro a executar

Access: # 61

Ferramentas I
Painel de navegao
Opo <Suplementos> seguida de <Gestor de painis de navegao>

Access: # 62

Ferramentas II
Arranque automtico
Opo <Arranque>

Segurana
Opo <Segurana>

Access: # 63