INTRODUCCIN Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico.

Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso. En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir el producto ms idneo en cada momento. Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institucin. Adems del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra . Con la orden de compra el servicio que realiz el requerimiento podr recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con rdenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor. La Orden de Compra y el alta del material en el servicio habilitan luego el pago de los bienes que ser realizado por la oficina de PAGOS. El circuito de PAGOS no es parte de este tutorial.

EL PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras consta de las siguientes fases: Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.

EL PROCESO DE COMPRAS

 Planificacin de las compras.La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin.

Anlisis de las necesidades.

Es la discrepancia entre el nivel que se quiere conseguir y el que se tiene. Es el desacuerdo entre los recursos (humanos, materiales...) percibidos como necesarios y los reales. Es la desigualdad entre el nivel que hace falta alcanzar para un funcionamiento ptimo y el nivel real de funcionamiento. Es el impulso encaminado a conseguir aquello que puede satisfacer una realizacin personal. Es discrepancia entre una condicin deseada o aceptable y una condicin real, observada y percibida. Es la discrepancia entre el qu es (estatus) y el qu debera ser (estndares) cuando se analizan los resultados.

NECESIDAD: PERSPECTIVAS
Necesidad en funcin de la normativa: Segn lo que dice la legislacin. El criterio est en las leyes o disposiciones administrativas que se suponen contrastadas con los modelos tericos y conceptuales (a veces son suposiciones excesivas, de ah los cambios frecuentes de normativas, especialmente en el mbito educativo). Necesidad percibida: Limitada a las percepciones de los individuos. Como subjetiva que es, a su vez se puede poner en referencia a la normativa legal, o en referencia a un modelo organizativo con el que hay dficit o contrastes, o se pueden poner en referencia a experiencias o presunciones personales. Necesidad expresada: El criterio se sita en las demandas del propio servicio o programa. Necesidad relativa: El criterio se sita en la comparacin de diferentes grupos o situaciones. Un grupo comparado con otro puede requerir determinadas actuaciones. Tiene unas necesidades, o ms necesidades, que otros grupos dependientes de otras variables parecidas.

ANLISIS DE NECESIDADES
Implica, pues: 1. Recoger informacin del contexto. 2. Analizar los datos. 3. Consultar fuentes diversas. 4. Coordinar y sintetizar puntos de vista diferentes. 5. Recoger percepciones de los grupos o de los usuarios objeto del Anlisis de Necesidades. 6. Dar pie a la fase de planificacin de un programa. 7. Priorizar criterios para llevar a cabo un programa

ANLISIS DE NECESIDADES
FINALIDAD: Observar si realmente hay o no necesidad. Ayudar a tomar decisiones sobre prioridades, por dnde empezar. Obtener y, en consecuencia, proporcionar informacin til y organizada. Conseguir que el posible programa vinculado al AN sea aceptado y apoyado. Llegar a un diagnstico de la situacin.

Solicitud de ofertas y presupuesto

La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una prctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad. Cuando tiene que comprar un producto nuevo. Cuando no est satisfecha con los proveedores habituales. Para ampliar la cartera de proveedores. Para responder a la publicidad recibida. Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste econmico, nos aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud. Adems, dependiendo de la poltica de compras que adopte la empresa tambin existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

El tipo de producto. La cantidad solicitada en cada periodo. La ubicacin de la tienda. Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Evaluacin de las ofertas recibidas

Cuando la empresa dispone de un fichero de proveedores, la oferta recibida es de un proveedor que le hemos comprado, se contrasta con las ofertas anteriores, si no disponemos de datos de referencia, el estudio comparativo se hace entre todas las ofertas recibidas. No obstante, en ambos casos es importante evaluar factores econmicos, de calidad y de servicio. Los pasos a seguir para evaluar y comparar la informacin recibida son los siguientes: Preseleccionar las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminamos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales, como: exige el pago al contado, no ofrece servicio de garanta, el plazo de entrega es muy largo, o cualquier otra condicin que para la empresa sea inadmisible. Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificacin de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones que ofrece. Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro-resumen debe reflejar informacin sobre el precio, la calidad, la forma de pago y las condiciones comerciales que ofrece.

Los factores de seleccin:

Los elementos de seleccin que se valoran en las ofertas se agrupan en los siguientes factores: Los factores econmicos: son precio unitario, descuentos comerciales y rappels, gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc., la forma de pago. El criterio general es elegir la oferta cuyo importe total sea menor, y cuando dos proveedores presentan la misma oferta se elegir aquella cuyo producto sea de mayor calidad. Los factores de calidad: son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto. Para ello, se analizan las muestras recibidas, las caractersticas tcnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Factores de servicio: comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artculo, como pueden ser: plazo de entrega, servicio posventa, asistencia tcnica y atencin al cliente, periodo de garanta, seriedad del proveedor, etc.

EJEMPLO
La empresa TAPIZADOS DECOR fabrica por encargo sofs y tapizados de sillas. Para la empresa los factores principales son precio, calidad y servicio rpido. Ha solicitado a varios fabricantes de tejidos presupuesto y muestras para adquirir 100 piezas de tela de 25 m cada una. La informacin ms importante que se ha extrado de las ofertas preseleccionadas es la siguiente: BEZOSSI Precio por pieza Descuento Comercial Embalajes Transporte Plazo de entrega Forma de pago Muestras: Calidad Informes financieros y comerciales 230,00 2% Incluidos Incluidos 3 das Al contado Aceptable Solvencia Retraso en la entrega FERRER 234,50 5% 50,00 125,00 5 das Letra a 60 das Buena Solvencia Formalidad SAFONT 250,00 6% Incluidos 120,00 7 das Letra a 90 das Muy Buena Muy solvente Puntualidad

Los criterios que se han establecido para evaluar las ofertas son: El coste unitario: segn el departamento de compras se puede pagar unos 220,00 pieza, para la calidad que exige el departamento tcnico. El plazo de pago: el departamento financiero considera ptimo el pago a 90 das El plazo de entrega: el departamento tcnico solicita que la entrega sea inferior a 10 das, pues TAPIZADOS DECOR sirve al cliente a los 7 das del pedido y el proceso de tapizados y montaje es de 3 das

 Seleccin del proveedor

El anlisis y la valoracin de ofertas indican el proveedor o proveedores que ms se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisin y solicitar el pedido. Debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto. Una decisin precipitada siempre es desaconsejable, salvo que la compra implique un riesgo mnimo, con ellas pretendemos cubrir unas necesidades muy urgentes y cuya situacin no se repetir, al menos, en las mismas circunstancias. Una vez elegido un proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron su oferta. En la carta enviada a los seleccionados notificaremos la decisin final que hemos tomado y las razones que nos han impulsado a ello. Mientras que a los proveedores no seleccionados les indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar nuevas ofertas. No debemos olvidar que una oferta puede no ser interesante en el presenta, pero puede ser de gran utilidad en el futuro (es conveniente dejar una puerta abierta para posibles negociaciones comerciales).

EJEMPLO
Podemos ver la ficha que TAPIZADOS DECOR ha confeccionado para el proveedor TEJIDOS FERRER. Esta empresa est domiciliada en Reus (Tarragona) y fabrica tejidos para: tapicera de muebles (sillas y sofs) tapicera del automvil y otros complementos del hogar (cortinas y estores)

 Negociacin de las condiciones.

La negociacin es una prctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas compran los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable. Durante la fase de negociacin, adems de ajustar los precios, tambin se establecen acuerdos sobre los descuentos que conceden el proveedor, el plazo de entrega, las condiciones de los transportes, los envases, embalajes y otros servicios, que no se especifican en la oferta y pudieran ser negociables. Los descuentos forman parte de la prctica habitual del comercio. Tenemos descuento Comercial, descuento por pronto pago, descuento por volumen o rappels estudiados anteriormente. Descuento de promociones. El descuento promocional es una reduccin en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante. Cuando ste concede al comerciante este descuento es para que haga publicidad del producto en los medios de difusin local o exhiba los artculos en el lugar ms destacado del escaparate o expositor. La gratificacin puede ser una cantidad de producto gratis o una subvencin promocional. Los gastos de transporte Los gastos de transporte se originan por trasladar la mercanca desde el almacn del vendedor hasta el punto de venta o almacn del comprador. Segn el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes. Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril. Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avin. El trmino transporte tambin engloba otros conceptos o servicios (carga, descarga, seguro, peaje...) Prestados por distintas empresas que, generalmente no intervienen en la operacin de compraventa.

 Solicitud del pedido

Una solicitud de pedido es una peticin u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Estructura Un plan de entregas consiste en un nmero de posiciones para cada una de las cuales se ha definido una clase de aprovisionamiento. Existen las clases de aprovisionamiento siguientes:

Estndar Subcontratacin Consignacin Traslado Servicio externo

Una posicin de una solicitud de pedido contiene la cantidad y la fecha de entrega del material a suministrar o la cantidad de la prestacin de servicio. Para posiciones a suministrar por subcontratistas, se pueden especificar los materiales o componentes de entrada necesarios que se van a proporcionar al subcontratista para su montaje o procesamiento, respecto a cada fecha de entrega estipulada. Una posicin de la clase de aprovisionamiento Servicio externo contiene un conjunto de especificaciones de servicio. El ltimo se puede estructurar jerrquicamente. La vista por totales de dicha estructura jerrquica se remite en forma de esquema. El esquema comprende un nmero de niveles, cada uno de los cuales representa un nivel de la jerarqua de servicios. La cantidad pedida y la fecha de ejecucin se presentan como lneas de servicio, que representan trabajos individuales o actividades. Se especifican los lmites de valor en lugar de lneas de servicio o de trabajo que inicialmente no se pueden especificar de modo preciso. Si se solicitan los servicios cubiertos por un pedido abierto ya existente, la posicin de pedido puede contener un lmite de valor relacionado con dicho pedido abierto. Los costes se pueden repartir entre varios objetos de Controlling mediante la imputacin. Una solicitud de pedido puede satisfacerse mediante pedidos o contratos marcos a ms largo plazo. Se trata de un documento interno: no se utiliza fuera de la empresa.

 Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Posteriormente, se deber realizar un seguimiento del pedido(s) y los acuerdos, para verificar que se recibe a tiempo todo el material solicitado, y que se corresponde con las caractersticas detalladas en los pedidos. Por tanto, hecha la orden de compra, el aprovisionador deber realizar un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos con el proveedor.