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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 1 de 13

INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1 7.2 8. 9.

OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2 ALCANCE_____________________________________________________________________ 2 REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2 DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3 DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________ 4 RESPONSABILIDADES __________________________________________________________ 5 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6 DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 6 DESCRIPCIN _______________________________________________________________ 7 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9 ANEXOS _____________________________________________________________________ 10 9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN _________________________________________ 10
9.1.1 CARTULA Y CONTENIDO __________________________________________________________ 10 9.1.2 FORMATO ________________________________________________________________________ 11 9.1.3 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS _______________________________________________ 11

9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________________ 12 9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS __________________________________ 12 9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS_________________________________ 12 9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO ________________________________________________ 13 10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13

Preparado por UGECAL Firma

Revisado por : Firma Revisada adecuacin por: Jefa Unidad de Gestin de la Calidad Firma

Aprobado por: Representante de la Direccin Firma

Jefa Unidad de Gestin de la Calidad Representante de la Direccin

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1.

OBJETIVO

Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), a travs de una metodologa para la generacin, actualizacin, revisin, aprobacin, distribucin y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Direccin del Trabajo.

2.

ALCANCE

La documentacin del SGC de la Direccin del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad. 3. REFERENCIAS Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001 Directrices para la documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad Norma ISO 10013 Manual de Calidad de la Direccin del Trabajo

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 4. DEFINICIONES N 1 2 3 4 Trmino Documento controlado Documento electrnico Documento externo Encargado/a Sistema PMG Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Manual de Calidad Procedimientos Documentados Procedimiento Operativo Procedimiento Transversal Instruccin de Trabajo Definicin Abreviacin Es un documento que pertenece al Sistema de Gestin DC de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma. Documento digital que ingresa va correo electrnico y/o web. Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operacin de los DE Sistemas PMG que forman parte del mismo. Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento. Es un listado en el que se encuentran los documentos LMI internos controlados del SGC (ver anexo 9.3). Es un listado en el que se encuentran los documentos LME externos controlados del SGC (ver anexo 9.4). Documento que especifica el Sistema de Gestin de la MC Calidad de una organizacin (3.7.4: ISO 9000). Documentos utilizados por el SGC para describir su operacin. Los procedimientos responden a las PR preguntas: qu, quin, con qu, cundo y dnde realizar algo. Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al PRT conjunto del Sistema de Gestin de la Calidad Descripcin detallada de cmo realizar y registrar IT las tareas (10013) Documento que especfica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, PDA proceso, producto o contrato especfico (3.7.5: ISO 9000) Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 3 de 13

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Plan de la Calidad

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 5. DISPOSICIONES GENERALES N DISPOSICION Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparacin corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisin y la aprobacin al Representante de la Direccin, slo en el caso del Manual de Calidad la aprobacin siempre ser de la Alta Direccin. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la preparacin corresponde al funcionario del SGC, la revisin se comparte entre el Jefe del Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisin de la adecuacin a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestin de Calidad, y la aprobacin al Jefe de Departamento o Divisin donde radiquen los respectivos Sistemas PMG, con la excepcin del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Direccin. Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceirse al presente Procedimiento Control de Documentos. Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales del momento que sean publicadas en la intranet. La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, segn corresponda. La Direccin del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusin documental el sistema digital en la intranet. Esto permite a la organizacin bajo el alcance del SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentacin. Toda documentacin bajo el marco anterior se entender por oficial y vigente. Se dispondr de un LMI para el SGC en la Intranet de la Direccin del Trabajo, su construccin, actualizacin y difusin corresponder a la Unidad de Gestin de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualizacin. La documentacin externa, fsica es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestin de la Calidad utilizar correo electrnico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez debern comunicarlo a sus funcionarios(as). El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad. El tiempo de conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se establece en 5 aos para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolucin de las copias obsoletas. La eliminacin de un procedimiento se tratar como documentacin obsoleta. Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, segn su necesidad crear un sistema para controlar los documentos no oficiales (fotocopias). Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC debern ceirse al punto 9.1.1 Cartula y contenido, de este documento. En la construccin de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos para mejor la comprensin de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que registro genera la actividad. Cada Instruccin de Trabajo as como los Planes de la Calidad, sern emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposicin por el Sistema que requiera su aplicacin. Toda Instruccin de trabajo y Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 4 de 13

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planes de calidad debe ceirse a los formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e identificar preparacin, revisin y aprobacin. Cada Sistema que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposicin para cuando sea requerido. La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato sealado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para 10 validacin del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestin de Calidad la adecuacin del formato, sin eliminar contenidos bsicos y mnimos sealados para cartula y contenidos.

6.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de la gestin de este procedimiento es la Unidad de Gestin de la Calidad. Ver numeral 7, descripcin de actividades.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Documentos
Alta Direccin Representante de la Direccin Unidad de Gestin de Calidad Jefatura de Divisin o Departamento / Encargado Sistema PMG / Funcionario del SGC
Inicio

Cdigo: Versin: Hoja:

PR-CD-01 11 6 de 13

(1) Recepcin de requerimiento sobre creacin o modificacin al MC, PRT y/ o PRO Pase o correo electrnico

no

(2) Es PRT y/o MC?

no

(8) Elabora o modifica PRO

no

(5) Aprueba y revisa, segn corresponda?

(3) Revisa adecuacin y solicita cambios si corresponde. Pase o correo electrnico (4) Elabora o modifica Lista PRT y/o MC, segn Verificacin corresponda Lista Verificacin si no (10) Verifica correcciones? Pase

no

(9) Autoriza revisin y aprueba, segn corresponda?

Si slo MC

si

si Pase

(7) Aprueba?

(6) Envia a la Alta Direccin documentos Pase

Si slo SAI si (11) Archiva en documentos controlado y enva copia controlada Pase

si

(12) Confecciona, actualiza, publica y comunica LMI. Revisa LME Correo Electrnico

(13) Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo Pase o correo electrnico Fin

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7.2 DESCRIPCIN N Actividad Recepciona requerimiento de creacin o modificacin de MC, PRT y/o 1 PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario - usuario con acceso a la documentacin. Si corresponde a la categora MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificacin al sistema asignado para su gestin), la Unidad de Gestin de Calidad procede a su creacin o modificacin. 2 En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisin de su adecuacin. Revisin de la adecuacin. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, y activa una solicitud de modificacin y/o creacin, debe enviar por e-mail o pase el documento para la revisin de la adecuacin. Para la revisin del documento se utiliza una lista de 3 verificacin y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envo del documento mediante pase y el envo digital del archivo para su publicacin en la intranet. Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos: 1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 2. Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de 4 Documentos. 3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institucin. 4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC. Revisa Documento mediante Lista de verificacin. Una vez recepcionado los documentos se procede a: 1. Su revisin y aprobacin en el caso PRT. 2. Aprobacin en el caso del PR-CPC 3. Revisin en el caso del MC Si la revisin y/o aprobacin no es autorizada, el documento es 5 devuelto a la Unidad de Gestin de Calidad con las observaciones pertinentes para su correccin. Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL Si la revisin es autorizada, el MC se enva a la Alta Direccin para su aprobacin. Enva a la Alta Direccin documentos, para ello confecciona Pase y 6 adjunta documentos. Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 7 de 13

Responsable Unidad de Gestin de la Calidad Unidad de Gestin de la Calidad

Registro Pase y/o correo electrnico Pase y/o correo electrnico, segn corresponda Pase y/o correo electrnico, segn corresponda Lista de Verificacin

Unidad de Gestin de la Calidad

Unidad de Gestin de la Calidad

Lista de verificacin

Representante de la Direccin

Representante de la Direccin

Pase

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS N Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 8 de 13

Actividad Responsable Registro Revisa el o los documentos, si estima procedente podr solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Direccin 7 Pase observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de Gestin de Calidad. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16) Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Funcionario del SGC corresponde, y enva a la revisin y aprobacin y/ o Encargado de 8 correspondiente. Sistema PMG, segn corresponda. Una vez preparado el documento se procede a la autorizacin de la revisin y aprobacin, segn corresponda. Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisin, el documento es devuelto al funcionario con las observaciones pertinentes para su correccin. 9 Si la revisin es autorizada, el documento se enva a la Jefatura de Departamento o Divisin para su aprobacin. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podr solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo enva a la Unidad de Gestin de Calidad. Jefatura de Departamento / Encargado de Sistema PMG Pase

Una vez recepcionado el documento con la autorizacin y aprobacin, se procede a verificar las correcciones y firma su adecuacin. 10 El documento se archiva Unidad de Gestin En el caso de los procedimientos del SAI estos se envan a de la Calidad travs de la actividad N6 del Representante de la Direccin a la Aprobacin de la Alta Direccin para su aprobacin.

Pase

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 9 de 13 Registro

Actividad Archivo y distribucin de documentos Recepciona documentos original con las autorizaciones y aprobacin correspondientes y procede a su archivo en 11 carpeta denomina Documentos Vigentes y recepciona archivo digital. Enva copia controlada del PRO, en el caso que se requiera. Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos aprobados por la Alta Direccin y/o por cada Sistema (segn corresponda). En el caso de la documentacin externa revisar los LME enviados por cada sistema y proceder a su publicacin. 12 Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los usuarios a la versin vigente. Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva actualizacin del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrnico. Retiro de documentos Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante Pase y/o Correo electrnico el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez 13 recepcionados los documentos los marcas con un timbre distintivos y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Slo en el caso de las copias controladas conserva la caratula y el resto lo destruye. 8. N 1 2 3 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS Registros Pase Correo Electrnico Lista de Verificacin

Responsable

Unidad de Gestin de la Calidad

Pase

Unidad de Gestin de la Calidad

Correo electrnico

Unidad de Gestin de la Calidad

Pase y/o correo electrnico, segn corresponda.

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9.

ANEXOS

9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN 9.1.1 Cartula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Cdigo: Versin: Hoja: PR-XX-YY X x de yy

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

INDICE Objetivo (para que trabajar con el procedimiento). Alcance (donde, a que aplica el procedimiento). Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento). Definiciones. Disposiciones generales (condiciones a considerar) Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la actividad). Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto slo lo definen los PRO). Descripcin de actividades (primero diagrama, despus explicacin) Tabla de Control de Registros Anexos Tabla de control de cambios
Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Cargo /firma/timbre Revisada Adecuacin por (Jefa Unidad de Gestin la Calidad) Cargo/firma/timbre Aprobado por: Cargo/firma/timbre

Preparado por: Cargo /firma/timbre (en el caso que corresponda)

Pie de pgina slo en la primera hoja

Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceirse al formato ya sealado, lo adecuarn manteniendo contenidos mnimos a saber: Identificacin, Codificacin, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.

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9.1.2 Formato El formato tipo estar a disposicin de todos los usuarios de Intranet de la Direccin del Trabajo mediante plantilla Word, la que contendr automticamente los siguientes atributos: Hoja Cubos Escritura Fuente Justificacin Interlineado Mrgenes Numeracin Formato Clusulas subsecciones y Numeracin Formato Tamao Carta (216 x 279 mm) En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral izquierdo Arial Narrow 11 12 normal (tablas y figuras puede ser menor) Perfecta 1.15 1.5 (en tablas puede ser sencillo) Derecho: 2,5 cm Izquierdo: 2,5 cm Superior: 3,0 cm Inferior: 3,0 cm Son numerados con vietas y la eleccin del modelo tiene que ser nico para todo el documento. Se escriben con maysculas y letra negrita Son numeradas con el mismo nmero del ttulo seguido por un punto decimal y otro nmero. Se escriben con minsculas y letra negrita

Ttulos

9.1.3 Codificacin de los Documentos Manual de Calidad Poltica de Calidad Procedimientos PR-XX-YY MC PC PR : Procedimiento. XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso. YY : Correlativo. Instrucciones de XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea Trabajo una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe XX-IT-YY colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAIetc.) IT : Instruccin de Trabajo YY : Correlativo. Plan de la Calidad XX : Sigla del Sistema PMG XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad YY : Correlativo. Documentos externos Administracin de acuerdo a procedimientos establecidos de la Direccin del Trabajo.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS La documentacin sometida a todo el proceso de elaboracin, revisin y primera aprobacin final tendr la numeracin 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeracin. Cdigo: Versin: Hoja: PR-CD-01 11 12 de 13

9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS El listado maestro de documentos estar en la intranet y debe seguir el siguiente formato: Ejemplo:
Cdigo PR-BGI-11 Ttulo Documento Procedimiento Balance Gestin Integral Versin Estado Autor SPCG Ubicacin Intranet, carpeta SPCG Fecha de vigencia

9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Cdigo Ttulo Documento Autor Dnde se encuentra Fecha de vigencia

La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el sitio del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin del Trabajo.

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9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO Se deben conservar la ltima actualizacin en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la versin anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio: Versin tem Aspecto cambiado Razones Persona que solicit el cambio

10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS


Versin tem 10 10 Caratula 5 Aspecto cambiado Pie de firma de aprobacin para el Representante de la Direccin Traspasa la aprobacin de los PRT desde la Directora al Representante de la Direccin. N3 y 4: Incorpora revisin por Lista de verificacin y registro. N5: Incorpora aprobacin de los PRT al Representante de la Direccin. N12: Se cambia subidos por enviados Agrega registro n3 9.1.1.: Se establece la relacin del nmero siete con la ficha de proceso. 9.1.2: Modific fuente, interlineado y numeracin. Razones Agilizar el proceso de mantencin del Sistema de Gestin de la calidad Agilizar el proceso de mantencin del Sistema de Gestin de la calidad Agilizar el proceso de mantencin del Sistema de Gestin de la calidad Inclusin de actividad de control en la descripcin de actividades Asegurar coherencia entre diferentes documentos y facilitar su confeccin. Persona que solicit el cambio UGECAL UGECAL

10

7.2

UGECAL

10 10

8 9.1

UGECAL UGECAL