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La importancia de la Gerencia de Proyectos

Autor: Juan Jos Miranda Miranda Produccin, procesos y operaciones | Evaluacin de proyectos y economa matemtica

No es difcil encontrar un catlogo amplio de proyectos acometidos por empresas pblicas y privadas, que han demandado tiempos superiores de ejecucin comparados con los pronosticados, que han consumido recursos financieros significativamente mayores, que han determinado valores apreciables en lucro cesante, que han causado perjuicios y frustracin notables a la poblacin objetivo reflejados en incrementos significativos en tarifas o precios y en los detrimentos propios de no disponer y disfrutar de ellos oportunamente. El paisaje urbano y rural de la mayora de los pases de Amrica Latina est saturado de humillantes ejemplos de elefantes blancos que contaminan la vista y dejan el triste testimonio de obras inconclusas sin utilidad alguna, que han despilfarrado gran cantidad de recursos con costos de oportunidad incalculables que ha tenido que pagar la sociedad, debido a la incompetencia e improbidad de funcionarios, contratistas e interventores. Adems, no son pocos los proyectos de desarrollo empresarial, de sistemas de informacin y diseo de software o soporte lgico, de reformas y mejoras en los entes estatales, de investigaciones frustradas, que colapsan por falta de direccin y liderazgo de sus gestores, que dado su esencia no tangible no dejan huella material, pero sus efectos se perciben con la misma intensidad de los anteriores. Son muchos los proyectos de diferente ndole que pasan largas temporadas en la tribunales de justicia y conciliacin, derivado de la incapacidad, negligencia, ignorancia o tolerancia tica de los asesores y funcionarios que estructuran los contratos, de ah la presencia de fuertes equipos jurdicos en las empresas contratistas y muy precarios equipos humanos al frente de las obras y responsabilidades tcnicas. Tal situacin, sospechamos, revela vacos de direccin, deficiencias en los estudios de preinversin o en los diseos tcnicos, incapacidad de gestin y liderazgo e incompetencia y actitud reactiva (no proactiva) de quien asume la responsabilidad de la gerencia del proyecto, improvisacin y precipitacin en la toma de decisiones, cierre financiero fragmentado o incompleto, falta de planificacin en los procesos de contratacin, desorganizacin y negligencia en la ejecucin, presencia de corrupcin, desconocimiento del entorno y de la normatividad, externalidades no advertidas, etc., que

comprometen la formulacin tcnica, la prospectiva financiera y el control ejercido sobre alcance, tiempo, desempeo, costos y resultados acordes a la calidad prevista. La otra cara de la moneda se puede observar en proyectos considerados como exitosos que dan respuesta adecuada y oportuna a las expectativas tanto de sus propietarios como de sus clientes, que cumplen con requisitos de calidad al dejar satisfechos a sus usuarios, que logran cumplir con las previsiones presupuestales y que obviamente responden a los compromisos de tiempo y oportunidad. Sin duda, estos resultados halagadores son la secuela de la concurrencia de procesos vlidos y confiables de planeacin, programacin, organizacin, trabajo en equipo, adecuada y simtrica comunicacin e informacin, documentacin anticipada de riesgos y limitaciones, de juiciosos y ponderados estudios jurdicos, tcnicos y financieros que dan salida a contratos inequvocos y transparentes, y principalmente, de un liderazgo que combina adecuadamente conocimiento, experiencia, compromiso y tica profesional y, la cabal comprensin de su responsabilidad por parte de quienes asumen la ejecucin de los proyectos. El proceso de globalizacin en que estn comprometidas las naciones del mundo y en particular nuestros pases de Amrica Latina y su clase empresarial, debe tener una estrategia bsica de modernizacin tecnolgica, financiera y administrativa del aparato productivo, el mejoramiento de la infraestructura social representada en hospitales, escuelas, saneamiento bsico, recreacin y cultura, investigacin y desarrollo tecnolgico e infraestructura bsica de vas, energa, puertos, aeropuertos, oleoductos y de comunicaciones, y la necesaria reestructuracin del sector pblico, adems de cambios sustanciales en los modelos de formacin, capacitacin, entrenamiento e investigacin que imparten universidades e institutos tecnolgicos, con el fin de dar salida eficiente y oportuna a la ingente cantidad de proyectos que estn detrs de estos propsitos. Se trata entonces de abandonar paulatinamente el esquema de desarrollo protegido soportado por las ventajas comparativas derivadas del consumo y exportacin masiva de bienes naturales, dando cabida a la instauracin y operacin de un modelo de desarrollo ms agresivo caracterizado por un notable valor agregado, por niveles mejorados de calidad y desde luego por precios competitivos. Vale decir, adicionar a las ventajas comparativas las ventajas competitivas. El movimiento de las naciones hacia la libertad del comercio y el derrumbe paulatino de las barreras arancelarias, el mejoramiento diario de las comunicaciones que acerca a las naciones entre s, la preocupacin de las comunidades cientficas, acadmicas,

empresariales e institucionales sobre temas como la proteccin del medio ambiente, el empleo de procesos industriales ahorradores de energa y la incorporacin de tecnologas limpias, la bsqueda permanente de nuevos materiales, el desarrollo de la nanociencia y la nanotecnologa o tecnologa de lo muy pequeo, lo mismo que el reto y la fascinacin por las mega estructuras, la reflexin sobre los misterios que encierra el genoma humano, los logros de la ingeniera gentica, la preocupacin por el crecimiento de la pobreza en el mundo y el diseo de armas efectivas para enfrentarla, el desarrollo del comercio virtual con todas sus manifestaciones y, muchas otras situaciones que caracterizan el momento actual y futuro, y desde luego, reiteramos, la necesaria incorporacin a la cultura empresarial e institucional de nuevos modelos gerenciales y de administracin, son desafos suficientes para impulsar a la diligencia empresarial que estimulada por un sector pblico eficiente y adecuadamente dimensionado, y desde luego, con la orientacin y coadyuvancia comprometida de la academia que tendr que observar y analizar mejor el entorno y ofrecer propuestas de capacitacin, entrenamiento, divulgacin e investigacin ms tangibles y seductoras que capten el inters de las nuevas generaciones, con el fin reiteramos, de alcanzar metas suficientes de desarrollo y mejorar la calidad de vida de los asociados. La diligencia empresarial (pblica y privada) del futuro encara retos interesantes para consolidar la capacidad competitiva mediante la adecuada gestin de proyectos identificacin, formulacin, evaluacin, negociacin y gerencia -, que es el camino ms idneo, quizs el nico, para generar valor. De ah que los propsitos de competitividad deben respaldarse en estrategias que como el estudio de oportunidades nuevas de inversin, la invencin tecnolgica, el conocimiento de la clientela potencial y especialmente el diseo o adaptacin de nuevas formas de organizacin, para las diferentes etapas, desde la preinversin, planeacin, instalacin y puesta en marcha hasta el control de su operacin, sern las seales caractersticas de las empresas lderes y de clase mundial del presente milenio. Sin duda, la bsqueda de la competitividad tanto a nivel interno como internacional, es un proceso que comienza en los estudios de preinversin que dan luces sobre los caminos ms adecuados de utilizacin de los escasos recursos y orientan sobre las decisiones ms ventajosas, adems de procurar su necesaria y rigurosa estructuracin financiera. La ejecucin del proyecto que corresponde a la entrega de una nueva capacidad instalada lista para la operacin y que supone las mayores erogaciones en la vida del proyecto, representa, cuando se hace en las mejores condiciones de alcance, oportunidad, calidad y costo, una de las garantas de eficiencia, que avala la competitividad en la etapa siguiente de operacin. Por la magnitud de las

inversiones, por los mltiples y diversos intereses que se mueven, por la cantidad de contratistas y subcontratistas que en ella participan, que determinan frecuentes y confusos conflictos, por las expectativas creadas en los potenciales usuarios o consumidores y por la necesidad de dejar satisfechos a los propietarios, a la etapa de ejecucin es preciso disearle y articularle un modelo organizativo y ejecutivo de especial relevancia que se suele denominar Gerencia de Proyectos o Administracin de Proyectos o Direccin de Proyectos. El trmino genrico de proyecto encierra una serie de etapas que con propiedad se ha denominado ciclo, y que corresponde a un sistema que cubre desde la concepcin de una idea productiva e interesante hasta la operacin sostenible de una empresa u organizacin. De ah surge el rtulo gestin de proyectos que comprende todas las etapas: la preinversin -identificacin, formulacin, evaluacin exante y negociacin -, la ejecucin, la operacin y la evaluacin expost - que cierra el ciclo y garantiza la retroalimentacin y por lo tanto la aplicacin de las lecciones aprendidas para futuros desarrollos. Son muy pocos los casos en los cuales un gerente de proyecto est involucrado en todo el ciclo. No obstante, la informacin necesaria para la toma de decisiones por parte del gerente de un proyecto puede implicar un entendimiento de las fases anteriores a la ejecucin y la percepcin clara de las expectativas en las etapas siguientes. El profesional o la organizacin que ejerce el oficio de gestor de proyectos, al concebir o conocer una idea, la elabora, la dimensiona, la formula (preinversin), busca patrocinadores o inversionistas para realizarla (negociacin), asume un papel importante en la contratacin y vigilancia de su ejecucin, recibe la obra o el trabajo contratado y, orienta y organiza la operacin. Es el agente de inters y enlace que est involucrado en todas y cada una de las fases: la preinversin, la ejecucin y la operacin. En tanto que el que oficia como gerente del proyecto es responsable tan slo en la etapa de ejecucin, que a pesar de ser temporal y no permanente, le corresponde la responsabilidad, nada fcil, en proyectos de alguna magnitud, de entregar una nueva capacidad instalada en un tiempo determinado, dentro de un presupuesto y en las condiciones de calidad acordadas. Es claro, que la ejecucin del proyecto y el proceso organizativo que lo respalda que se denomina gerencia de proyectos, es parte fundamental del ciclo. Si bien es cierto que la responsabilidad del gerente del proyecto est restringida a la ejecucin, tambin es cierto que en los estudios de preinversin encuentra la mejor fuente para ubicarse en el entorno y en los deseos y pretensiones del propietario o cliente. Pero adems, al hacer sus mejores esfuerzos para que el proyecto sea ejecutado y entregado en ptimas especificaciones de tiempo, costo y calidad, abre el camino de una operacin sostenible y,

por ende, con el propsito que sea disfrutado en forma plena por los potenciales beneficiarios. Es difcil encontrar una herramienta ms universal que la planeacin y su desagregado principal el proyecto, cuya aplicacin se extiende, sin excepcin, a todas las actividades humanas. Sin duda alguna, los logros de la civilizacin son el resultado del oficio permanente y natural por parte del individuo de concebir, estructurar, negociar, ejecutar, poner en marcha y garantizar la sostenibilidad de nuevos proyectos. Muchos son los esfuerzos significativos que universidades, instituciones estatales y privadas, nacionales e internacionales, consultores y el mpetu aislado de algunos autores, tratadistas, consultores y estudiosos vienen haciendo con el propsito de apuntalar esta cultura de los proyectos en las organizaciones pblicas y privadas y en la mentalidad de los nuevos profesionales de diverso origen. Como complemento a lo anterior es necesario impulsar su utilizacin y divulgar su alcance y aplicacin entre estudiantes y profesores de distintas disciplinas y niveles (pregrado y posgrado) , lo mismo que entre empresarios pblicos y privados, de esta poderosa herramienta de gerencia de proyectos o administracin de proyectos o direccin de proyectos. La competitividad debe ser el propsito vital de las empresas modernas y de clase mundial, la cual se deriva necesariamente de la innovacin que ser parte sustancial de la bitcora de los nuevos empresarios. El cambio ser la constante en las modernas organizaciones. Por lo tanto, la administracin de proyectos es sinnimo de administracin del cambio. El proceso de gerenciar un proyecto no es una tarea elemental, no ofrecemos falsas expectativas. No queremos entregar un camino fcil para administrar un proyecto, tampoco ofertas de lecciones rpidas ni mucho menos, indudablemente estamos frente a un proceso complejo donde la planificacin, el conocimiento, la creatividad, la persistencia, el esfuerzo y el trabajo en equipo (claramente interdisciplinario) son los factores esenciales de xito. La gerencia de proyectos supone la aplicacin de simples, aunque no siempre obvias, reglas de sentido comn a situaciones no usuales y complejas, con fechas acordadas, presupuestos limitados y calidades exigidas. Una de las virtudes que debe exhibir un gerente de proyectos exitoso es sin duda la creatividad que es claramente compatible con el rigor propio de la direccin. Dado que la creatividad es un proceso no lineal y divergente (libre e indisciplinado), debe estar acompaado de elementos contrarios. Puesto que un proceso demasiado divergente asume riesgos innecesarios y un proceso en extremo convergente no permite la creatividad. Es el

equilibrio siempre buscado entre la ciencia y el arte, y la gerencia de proyectos es una mezcla de ambas. El ambiente en la ejecucin est saturado de tensiones, problemas y conflictos que sern mitigados y controlados exitosamente por aquellos que comprendan y utilicen con propiedad los principios y herramientas de la direccin de proyectos. Detrs de la ejecucin de cualquier proyecto exitoso independiente de su tamao, concurre un gerente competente y esforzado, lder y diestro que gracias a su tenacidad y terquedad, paciencia y habilidad en la utilizacin de herramientas idneas, alcanza el mejor desempeo en un ambiente, habitualmente, poco propicio. Creemos que la gran madurez alcanzada por nuestra ingeniera, el conocimiento y eficiencia en el manejo de los nuevos productos financieros, la adecuada interpretacin y aplicacin de normas y reglamentaciones, la utilizacin de recientes modelos de organizacin y, desde luego, la necesidad de mejorar la productividad y competitividad (precios, costos, calidad y oportunidad) de nuestras empresas (pblicas y privadas) de Amrica Latina, hace necesario que el medio universitario, institucional y empresarial cuenten cada da con mejores herramientas para enfrentar los retos tecnolgicos, jurdicos, organizativos, financieros, de mercadeo, de respeto al medio ambiente y ticos, que suponen la ejecucin y puesta en marcha de grandes proyectos esenciales para apuntalar el desarrollo. Siempre ser un desafo a la inteligencia, a la eficacia, a la creatividad y al liderazgo lograr entregar una nueva capacidad instalada cumpliendo con requisitos de alcance, tiempo, costo y calidad, mediante una gerencia bien planificada y diseada y, adecuadamente dimensionada, que determina en la mayora de los casos, la diferencia entre xito y fracaso. Tomado contextualmente de la tercera edicin del libro EL DESAFO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.

Tarea 1. Realizar un anlisis de la lectura, de una hoja, preferiblemente a computador y de forma impresa. Adicionalmente identifiquen mnimo un proyecto regional o nacional que no haya cumplido con sus objetivos, plazos, costes o cualquier otra variable, y un proyecto que si haya cumplido con las expectativas de desarrollo. Por favor indique las externalidades que el desarrollo del proyecto puedan haber causado. Esta tarea la realizan en parejas y se entregar el prximo viernes en la clase.