LAS 4 ESPECIALIDADES DEL TURISMO DE REUNIONES Y SUS CADENAS PRODUCTIVAS.

Eduardo Yarto CMP, CEM

Febrero, 2012

1. Congresos

Congresos:
Se define como congreso a toda reunin profesional que tiene por objeto realizar una discusin y un intercambio profesional y/o acadmico en torno a una disciplina que puede incluir diversos temas de inters. La iniciativa de realizar el congreso suele ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participacin voluntaria.
Fuente: Glosario de Trminos de Turismo de Negocios Secretara de Turismo de Mxico.

Objetivos de un Congreso:

Reunir a especialistas de un giro, quienes transmitirn su conocimiento a los participantes de este gremio (es decir, a todo el que tenga que ver con esta actividad y no solo se limita a los socios).

El segundo objetivo es econmico. La meta es obtener recursos para la asociacin, cmara o institucin que dio origen al evento.

Formas de financiamiento de un congreso:

Patrocinios

Inscripciones

Stands de Exposicin

Servicios que requiere un Congreso:

Oferta de entretenimiento.

Conectividad area.

Transportacin terrestre.

Salones para sesionar.

Banquetes.

Equipo audiovisual.

Hospedaje.

Cadena productiva bsica de Congreso:

2. Convenciones

Convenciones:
Se define como convencin a toda reunin empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un pblico personalizado y relacionado con el tema) y la participacin suele ser por invitacin.

Objetivos de una Convencin:

Es de carcter educativo, operativo o comercial ,como lanzamientos de nuevos productos con proveedores y clientes. Mejorar el ambiente laboral.

Incentivar al personal.
Desarrollar mayor compromiso de los empleados hacia la empresa. Fomentar la convivencia y el trabajo en equipo.

Servicios que requiere una Convencin:

Oferta de entretenimiento. Conectividad area.

Transportacin terrestre.

Salones para sesionar.

Banquetes.

Equipo audiovisual. Hospedaje.

Cadena productiva bsica de Convencin:

Puede contratar directamente

Diferencias entre Congresos y Convenciones:

Rubro
Generador o dueo

Congreso

Convencin

Asociacin, Cmara o Institucin Empresas y Corporativos. Pblica. Tienen varios objetivos: Acadmico / Cientfico. Econmico para obtener fondos para la Asociacin, Cmara o Institucin. Es abierta. Mientras ms personas asistan es mejor, por lo que se hacen grandes esfuerzos promocionales para hacer que la gente acuda. Tienen varios objetivos: Acadmico / Comercial. Generar convivencia entre colegas y el trabajo en equipo. Es cerrada. La invitacin es personal y directamente hecha por la empresa. Esta convocatoria no tiene costos onerosos.

Objetivo

Convocatoria

Diferencias entre Congresos y Convenciones:

Rubro
Promedio de Asistentes. Participacin de la ciudad sede en el nmero de participantes.

Congreso
500 a 10,000. De 0 a 40% por lo regular. Para los congresos es importante hacer los eventos en sedes donde la participacin local sea importante.

Convencin
50 a 300. Cero, ya que el 100% de los participantes son forneos.

Cmo se paga.

El organizador cubre los gastos de salones, traslados areos, conferencias y eventos globales. El asistente paga una inscripcin y sus viticos (aunque esto le repercuta a la empresa para la que trabaja).
Siempre. Siempre .

La empresa o corporacin se hace cargo de todo.

El asistente no paga nada.

Exposicin complementaria Patrocinios

Nunca. Eventualmente

Existen otras formas de eventos que es importante conocer

Otras formas de eventos.

Seminario

Coloquio

Simposium

Foros

Break-out

Sesin general

Conferencia

Inauguracin

Panel de discusin

Sesin plenaria

Mesa redonda

Eventos de Networking

Eventos Especiales

Otras formas de eventos.

Seminarios:
Usualmente se involucra a un grupo de 15 a 30 participantes, dirigidos por un especialista, que se renen para enfocarse en un tema particular. Debido al tamao del grupo, puede haber una interaccin significativa entre los asistentes.
Fuente: The CIC Manual 7Th Edition.

Otras formas de eventos.

Coloquio:
Interaccin entre dos o tres grupos, conformados por tres o cuatro personas cada uno. Uno de ellos representa a la audiencia y el otro al panel de expertos.
Fuente: The CIC Manual 7Th Edition.

Otras formas de eventos.

Simposium:
Incluye una serie de presentaciones cortas por varios ponentes, cada uno aborda un tema nico. Cada orador tiene un tiempo lmite para dar sus puntos de vista.

Fuente: The CIC Manual 7Th Edition.

Otras formas de eventos.

Foro:
Discusin abierta al pblico, donde intervienen expertos en un tema y la audiencia tiene participacin.

Fuente: Glosario de Trminos de Turismo de Negocios Secretara de Turismo de Mxico

Otras formas de eventos.

Caractersticas principales
Seminario Grupos de 15 a 30 participantes. La reunin se enfoca en un tema particular. Interaccin entre el grupo. Coloquio Interaccin entre dos o tres grupos. Uno de ellos representa a la audiencia y el otro al panel de expertos. Simposium Presentaciones cortas por varios ponentes. Cada presentacin es de un tema en especifico. Cada presentacin tiene un tiempo limite. Foro Discusin abierta al pblico general. La audiencia tiene participacin.

Otras formas de eventos.

Break-out:
Sesiones en grupos pequeos, talleres, paneles de discusin o mesas redondas que se realizan durante el evento. Son parte y formato del mismo, su caracterstica principal es que se encuentran enfocados a un tema especfico. stas sesiones pueden estar ordenadas por niveles bsico, intermedio y avanzado, o divididas de acuerdo a las reas de inters o segmento al que se refieren.

Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Sesin general:
Reunin abierta al pblico general involucrado en el evento.

Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Conferencia:
Discurso con objetivo educativo, el cual es dirigido a una audiencia. El tiempo de sesin va de los 45 a 60 minutos, incluyendo 15 minutos de preguntas.

Fuente: Meetings and Conventions: A Planning Guide. MPI

Otras formas de eventos.

Inauguracin:
Presentacin del evento, en donde se expone el tema y contexto del mismo para motivar la afluencia de los participantes.

Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Panel de discusin:
Se conforma por tres o cuatro expertos de cierta rea. Cada uno de ellos da una breve presentacin, despus de esta los otros panelistas comienzan la discusin del material expuesto. Al concluir las presentaciones, la audiencia tiene oportunidad de hacer preguntas a todo el panel.
Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Sesin plenaria:
Asamblea general para todos los participantes (incluso se le conoce como sesin general).

Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Mesa redonda:
Grupo de especialistas que se renen para revisar y discutir asuntos especializados. Puede ser en sesin cerrada o con pblico, como es ms frecuente.

Fuente: Professional Meeting Management, PCMA, Second Printing.

Otras formas de eventos.

Eventos de Networking:
Son los eventos sociales del turismo de reuniones. Son complementarios a convenciones y exposiciones.
Fuente: Mexico Experience

congresos,

Otras formas de eventos.

Eventos de Networking:
Su formato es:
Comidas Cenas

Cocteles
Presentaciones

Otras formas de eventos.

Eventos Especiales:
Un evento especial es un suceso extraordinario, presentado de manera nica y espectacular. El propsito es transmitir sensaciones y emociones, ofreciendo una experiencia completa con una atmsfera que permita a los asistentes vivir algo que nunca van a olvidar.
Fuente: Imagina Events

Otras formas de eventos.

Cundo se usan los Eventos Especiales?

Lanzamiento de productos.

Presentaciones comerciales.

Eventos de turismo de reuniones.

3. Exposiciones

Qu son las exposiciones?

Qu son las exposiciones?

Lugar fsico en donde se rene la oferta y la demanda para compra venta de bienes y servicios.

Es un sustituto de:
Mercado
Supermercado

Centro Comercial

Exposicin

Quin participa?
Vendedor Comprador

Expositor

Visitante

En ninguna expo, los compradores tienen stand.

Tipos de Exposiciones

a)Exposiciones de Consumo

b) Exposiciones de Negocios

a) Exposiciones de Consumo:
Las exposiciones de consumo son muestras o exhibiciones pblicas que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economa.

Mercado objetivo de una Exposicin de Consumo:

Eventos masivos

Pblico en general

Invitacin abierta

Pblico que tiene relacin con el tema del evento.

B2C - Business to Consumer

Es una exposicin donde el fabricante o proveedor ofrece sus productos o servicios de manera directa al consumidor final.

Cadena productiva bsica de Exposiciones de Consumo:

b) Exposiciones de Negocios:
Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter semi -privado o privado, que renen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social con el fin de promover la venta de productos o servicios al pblico objetivo.

Mercado objetivo de una Exposicin de Negocios:

Eventos especializados

Asisten empresas

Invitacin cerrada

Representantes de compras que buscan productos o servicios para sus empresas.

B2B - Business to Business

Exposicin donde el fabricante o proveedor ofrece sus productos o servicios ante canales de distribucin, como una segunda empresa que a su vez transforma esta mercanca en productos o servicios que se destinan al consumidor final.

Cadena productiva bsica de Exposiciones de Negocios:

ASOCIACION, CMARA O INSTITUCIN GREMIAL

Diferencias entre Exposiciones de Consumo y de Negocios.

Rubro a)

Exposiciones de Consumo Empresas especializadas en exposiciones. Cmaras o asociaciones. a) b) c)

Exposiciones de Negocios Empresas especializadas en exposiciones. Cmaras o asociaciones. Ambas.

Generador o Dueo.

b)

Pblico en general.

Pblico Objetivo.
Convocatoria al pblico objetivo. Entrada al evento.
En medios masivos.

- Entrada restringida a invitados, quienes son seleccionados por la empresa organizadora. - Por lo general son ejecutivos de las reas de compras. - En medios especializados. - Invitacin directa. - No tiene costo para los invitados. - Quien no sea invitado paga un costo extra, o bien no se le permite la entrada.

Cada visitante paga un costo por el derecho de entrada.

Diferencias entre Exposiciones de Consumo y de Negocios.

Rubro

Exposiciones de Consumo No existe. Cerca de las grandes concentraciones de personas. Cntrico. Mucha gente, pblico en general. Es comn observar los pasillos y stands llenos de gente. - Menudeo, cubriendo las necesidades individuales del visitante. - Se paga en efectivo. B2C.

Exposiciones de Negocios Gafete con nombre, datos de la empresa y cdigo de barras. Cerca de los tomadores de decisiones de compras. En base a sus instalaciones y servicios. Poca gente, ya que son compradores de calidad. Los pasillos y stands pueden verse con poca ocupacin. - Mayoreo, cubriendo necesidades empresariales. - Se compra a travs de un contrato a plazos. B2B.

Gafete. Tipo de destino. Tipo de Recinto. Afluencia.

Tipo de negocio generado. Denominacin.

Una tendencia cada vez ms utilizada

Expo de Consumo

Exposicin Mixta
Expo de Negocios

4. Viajes de Incentivo

Viaje de Incentivo:
Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeo en su trabajo.
Fuente: Glosario de Trminos de Turismo de Negocios Secretara de Turismo de Mxico

Objetivos de un Viaje de Incentivo:

1. Motivar al personal de una empresa.

2. Recompensar el trabajo productivo del empleado.

3. Fomentar mayores resultados a futuro, particularmente en las reas de ventas.

**Estos reconocimientos se otorgan a travs de evaluaciones del desempeo de los empleados durante un espacio de tiempo.

Para qu sirve un viaje de incentivo?

Motivar

Premiar

Estimular

Servicios que requiere un viaje de incentivo :

Experiencias nicas.

Transportacin area de lujo (primera clase).

Eventos especiales de carcter deportivo, conciertos o teatro.

Hospedaje CE, Gran Turismo y hoteles boutique. En habitaciones de categora superior a la estndar.

Espectculos privados.

Recorridos especiales.

Cmo se pagan los viajes de incentivo?

Lo paga la empresa con los excedentes obtenidos. Esto, gracias el trabajo adicional de los empleados. Dicho de otra forma, se paga con la sobreproduccin de la empresa.

Cadena productiva bsica de Viajes de Incentivo:

Puede contratar directamente

El viaje de incentivo debe ser necesariamente caro?

Caracterstica del viaje de incentivo

Una experiencia nica, irrepetible e inolvidable que marca a los trabajadores

El xito para que los viajes de incentivo motiven a los trabajadores a superar sus metas es

ofrecer una experiencia

nica, Irrepetible e Inolvidable.

Lo que especialistas en viajes de incentivo conocen como:

El Efecto WOW

Alguna duda?