Ingeniera del software

Administracin de proyectos tele-informticos

Prof. Henry Picado Solano

Berny Fallas Aguilar Alejandra Jovel Ventura Rolando Ramos Castro

II Cuatrimestre 2013

Qu es un proyecto?
Son actividades no repetitivas con el fin de alcanzar uno o varios objetivos en un tiempo definido y con recursos limitados. Los proyectos tele-informticos son ms complejos ya que medirn: El impacto de la tecnologa en la organizacin Presupuestos Participacin de las reas de la organizacin Resistencias al cambio

Razones por las que un enfoque de proyectos es la mejor opcin para el desarrollo de la teleinformtica Orden Mayor control Aprovechamiento de los recursos Canales de comunicacin definidos y formales Mejora la toma de decisiones Facilidad de dividir el trabajo

Sin embargo presenta desventajas como: Alto costo de inicio y mantenimiento Mayor administracin de los recursos Dificultad en la coordinacin de los recursos

Dentro de la administracin de proyectos encontramos tres reas que nos permiten enfrentar los problemas mencionados anteriormente

Administracin del entorno del proyecto

Son las actividades que relacionan el proyecto con el resto de la organizacin que participa indirectamente. Se establece una relacin indirecta con el grupo de planificacin estratgica corporativa e informtica.

Administracin general del proyecto

Son actividades que se deben de realizar para planificar, desarrollar, controlar y evaluar el proyecto.

Administracin de la actividad del equipo de trabajo

Se trata de crear una gran ola donde el ambiente de trabajo y la cultura organizacional sean considerados, recordando que el xito se ha logrado por la gente ya que son quienes crean, desarrollan y ejecutan.

Si el administrador de los proyectos considera estas tres reas podr disminuir el riesgo y obtener la excelente esperada.

Fases de la planificacin de un proyecto

Aqu se tiene como objetivo definir las actividades, recursos, criterios de aceptacin o evaluacin y tipo de control que tendr el proyecto en s. Entre las fases de planificacin estn: Definicin de los objetivos Seleccin y asignacin de los miembros del equipo y sus roles Evaluacin del riesgo del proyecto Estimacin y programacin de las actividades del proyecto Seguimiento y evaluacin

Definicin de los objetivos

Consiste en: Identificar el campo de accin Eliminar falsas expectativas No realizar lo que no se quiere Es importante contar con una clara definicin de los objetivos para alcanzar el xito del proyecto, adems que estos deben de quedar escritos y ratificados en un documento que tendr el mismo efecto que un contrato. Riesgos de no definir los objetivos: El proyecto no termina por lo que aparecen nuevas funciones y necesidades conforme se avanza con el proyecto. Se disea algo que no cumple con las necesidades o gustos del usuario o del cliente.

Seleccin y asignacin de los miembros del equipo y sus roles

Los equipos de trabajo estarn formados por personas que participan directa o indirectamente en el desarrollo del proyecto, a los cuales se les asigna roles con el fin de ordenar y organizar le ejecucin del proyecto. Dentro de los roles encontramos dos grandes reas: Tcnica Sociopoltica Tcnica Son personas encargadas de desarrollar especficamente el producto o aplicacin, pueden trabajar conjuntamente diferentes disciplinas y cada persona puede realizar ms de un rol a la vez, todo depender de las cualidades y las capacidades de la persona. Encontraremos la siguiente subdivisin para los roles:

 Implementadores: Personas que desarrollan concretamente el proyecto. Especialistas de la materia: Son las personas que ayudan a especificar los requerimientos, revisan resultados y desarrollan el proyecto desde su rea de conocimiento. Revisores tcnicos: Personas que realizan revisiones tcnicas o a las que se le consultan problemas que se presentan en el desarrollo, estas actan como apoyo y evaluadores. Consultores: Especialistas en la materia del producto, dan apoyo al proyecto y son evaluadores Sociopoltica Tiene como propsito de mantener una efectiva comunicacin dentro y fuera del equipo de trabajo. Este grupo lo conforman: Lder del equipo: Es una persona que permita un proceso de toma de decisiones democrticas, hbil para escuchar, buen administrador de recursos, negociador, actitud positiva y gran capacidad de mantener al equipo activo y motivado. Facilitador: Se encarga de programar, convocar y dirigir las reuniones del equipo de trabajo adems de reconocer y propiciar la solucin de problemas que impiden el desarrollo fluido del proyecto. Documentador: Toma nota en las reuniones y mantiene los archivos y documentos del proyecto al da. Administrador: Controla el cumplimiento de las actividades del proyecto, adems establece los contactos con los entes externos al grupo y es la voz principal de comunicacin con el entorno del proyecto. Contacto: Es punto de contacto entre el grupo de trabajo y el administrador. Patrocinador ejecutivo: Persona o departamento comprometido con el proyecto y quien da apoyo poltico dentro de la organizacin.

Evaluacin del riesgo del proyecto

Esta actividad busca evaluar el riesgo y prever o establecer medidas que permitan disminuirlo, para ello se debe de valorar el medio externo a la organizacin y la valoracin de las condiciones de la organizacin.

 Estimacin y programacin de las actividades del proyecto

Definen en detalle el plan de proyecto donde se enumere cada actividad, recursos, tiempo asignado, forma y secuencia de ejecucin y coordinacin entre las actividades. Para organizar la informacin sobre cada actividad del proyecto se utilizan grficos como Gantt y el grafico de PERT.

Los grficos de Gantt

Se representa la calendarizacin de un proyecto, se dibuja un grafico en donde el eje horizontal presenta el tiempo y el eje vertical las actividades. Este grafico es muy simple y da la idea de cmo se va desarrollando el proyecto, sin embargo presenta la desventaja de integrar otros recursos crticos en el proyecto.

Los grficos de PERT

Permite graficar las actividades del proyecto mediante nodos que estn unidos por flechas segn su secuencia

Dentro de este programa encontramos la ruta critica quien indicara las actividades que deben de cumplir sus tiempos estrictamente para que el proyecto no se atrase o bien las actividades que se deben de apurar para acortar el proyecto. Entre las ventajas de usar este grafico estn: Identificar el orden de las actividades Identificar la ruta critica

Seguimiento y evaluacin
Estas son actividades que nos permiten conocer el avance de algn proyecto adems permiten: Revisar si la actividad se dio en el tiempo y con los recursos programados Conocer la razn por lo que algn proyecto tuvo un atraso Controlar calidad y satisfaccin del usuario o cliente

Durante la actividad de seguimiento se deben de identificar dos fuentes: Fuente de datos primaria Estos se consideran las encuestas, estudios, informes dirigidos, inventarios entre otros. Fuente de datos secundarios Estos son los registros preexistentes y la informacin de fuentes externas al proyecto como proveedores, organizacin publicas entre otros. En cada informe se debe de cumplir con los siguientes objetivos Cada informe debe de ser resumido y de menor tamao Mostrar comparaciones Se debe de dar relevancia a los eventos o situaciones que se salgan de lo planificado Incluir recomendaciones para corregir los problemas presentados o retrasos

Es importante recordar que la documentacin servir para conocer el progreso del proyecto y permite reunir la experiencia que ser de gran ayuda para futuras decisiones. Algunos de los datos que deben quedar claramente documentados son: Nombre del proyecto Propsito en donde se especifiquen los objetivos del proyecto Descripcin de lo que se diseara, lo cual incluir caractersticas, cualidades y otras especificaciones Tiempo en que se realizara el proyecto Delimitacin de lo que se considera incluido Descripcin de lo que no se contempla del sistema Responsabilidades y funciones Costos y recursos necesarios Indicadores de que el proyecto se ha finalizado satisfactoriamente Metodologas para aprobar cambios

Desarrollo de un proyecto informtico

Contara con las siguientes etapas: Anlisis de la situacin actual y definicin de requerimientos Diseo Implementacin Prueba y revisin Algunos administradores de proyectos utilizan diferentes estrategias para desarrollar los proyectos donde el tiempo y la experiencia son fundamentales, entre las estrategias encontramos: Divide y vencers Se recomienda que los grandes proyectos sean divididos en pequeos proyectos donde cada grupo este conformado con un mximo de seis personas. Ciclo de vida en espiral Trabaja con una base continua y repetitiva: aprobacin, ejecucin, revisin y evaluacin. Tecnologa orientada a objetos Cuenta con caractersticas tales como reutilizacin, encapsulamiento entre otras las cuales son amparadas en estndares mundiales y abiertos que se encuentren en los depsitos, los cuales facilitan las diferentes estrategias. Herramientas rpidas para el desarrollo de prototipos Permite modelar, evaluar, mejorar y realizar modificaciones al prototipo para que el cliente o el usuario de la aprobacin. Evaluacin incremental segn el avance Todo modulo es evaluado, aprobado y liberado por el grupo de produccin despus de superar la fase de evaluacin. Organizacin para el trabajo en equipo Consiste en lograr actividades con alta calidad, alta velocidad y bajo costo, por ello el administrador debe de saber que tendr dos aspectos por tomar en cuenta en las relaciones del equipo de trabajo: el formal y el informal.

Organizacin formal Estilos de organizacin

Por proyectos Es un equipo de trabajo que por lo general realiza todas las actividades de inicio a fin del proyecto, se puede decir que est dedicado exclusivamente al proyecto.

Funcional Las actividades se van realizando por rea y se van trasladando a las personas que contribuyen con cada fase por lo que se requiere de gran coordinacin y comunicacin, pero a su vez presenta la desventaja de la falta de continuidad y compromiso.

Matricial Es una combinacin de las anteriores donde cada rea funcional tiene su propia administracin, existe una o varias personas dedicadas a la administracin del proyecto y se establece un coordinador de todos los proyectos.

Estilos de administracin
Es la forma en que el lder manda o gerencia a su equipo de trabajo, entre ellas encontramos tres estilos que son: Participativa Autocrtica Jerrquica Administracin participativa Los integrantes participan activamente en todas las tareas tanto en la planificacin como en la toma de decisiones, el papel de coordinador ser el de un facilitador. Administracin autocrtica Es una direccin centralizada y los canales de comunicacin son reducidos, el coordinador tiene un papel de control sobre la ejecucin directa. Administracin jerrquica El lder vela por las actividades administrativas de coordinacin, planificacin, asignacin de tareas e inclusive participa en actividades tcnicas.

Tamao del equipo de trabajo

Se recomienda trabajar con grupos no mayores a seis personas para tener mayor control, coordinacin y seguimiento, adems es importante que en cada grupo se cuente con un balance entre los conocimientos, tcnicas, habilidades, motivaciones y caractersticas de personalidad para cumplir con los objetivos definidos en el proyecto.

Comunicacin del equipo de trabajo

Se busca que cada equipo de trabajo se hablen un mismo idioma para mejorar la comunicacin y comprensin a la hora de compartir conocimientos del proyecto. A continuacin se presentan las etapas de la creacin de un equipo de trabajo: Etapa 1: Orientacin Entender por qu se debe de pertenecer al equipo y cul ser el propsito Etapa 2: Desarrollo de la confianza Se debe conocer con quien se trabaja y a qu nivel de compromiso se arriesgara Etapa 3: Clarificacin de metas y funciones Conocer lo que se debe de hacer. Etapa 4: Compromiso Se inicia el proceso de toma de decisiones, cuales recursos se utilizaran etc. Ahora conoceremos las etapas de mantenimiento Etapa 5: Implantacin Aqu se inicia la administracin de las actividades, su tiempo y secuencia. Etapa 6: Alta desempeo Es cuando un equipo avanza mas all de su pensamiento conceptual, es aqu donde se conoce realmente las capacidades del grupo. Etapa 7: Renovacin Puede que el equipo sufra de un desgaste y por ese motivo debe de hacer una renovacin. Vamos a comentar algunas herramientas de comunicacin que estn al alcance y en algunos casos no necesita que los miembros estn en un mismo lugar ni a una misma hora. Sala de reuniones Software administrador de proyectos Correo electrnico Tecnologa de voz Reuniones virtuales

Sala de reuniones
Es el lugar donde el equipo realiza parte de su trabajo, este debe de ser un lugar aislado donde el equipo pueda trabajar en forma independiente adems se debe evitar todo tipo de interrupciones.

Software administrador de proyectos

Este software permite tener la informacin del proyecto centralizada, ordenada y clasificada. Este nos permitir: Identificar las actividades Estimar la duracin de cada actividad Identificar y coordinar la relacin entre actividades Identificar que recursos estn asignados a la actividad Actualizar la ejecucin del proyecto Acceso a la informacin del proyecto

Correo electrnico
Sirve para controlar, organizar, convocar a reuniones, solucionar problemas, enviar informacin rutinaria del proyecto entre otros, este puede ser instalado dentro de la organizacin (intranet) o hacia fuera de la organizacin (internet).

Tecnologa de voz
Permite grabar un mensaje para un grupo de personas.

Reuniones virtuales
Es la interaccin de varias personas que se encuentran fsicamente distanciadas pero por medio de la tecnologa se pueden reunir. Estas se pueden realizar por medio de: Audio-Reuniones Permite comunicarse nicamente por audio. Video-Reuniones Permite que dos o ms grupos de personas interacten, utilizando video y audio. Reuniones interactivas Se trata de establecer dilogos escritos entre computadoras que estn en una misma red.

Tcnicas efectivas para el trabajo en equipo

Permite rescatar la informacin necesaria que le permita construir y desarrollar las necesidades del usuario, para ello se cuenta con dos tcnicas que son: Taller con el usuario Son reuniones estructuradas que buscan la participacin de los usuarios en el proyecto, para ello los participantes deben de ser invitados formalmente adems se les debe de capacitar sobre lo que se har en las sesiones. La agenda debe de incluir dinmicas que permitan romper el hielo en el grupo y activar la participacin hacia el grupo.

Tcnicas de entrevistas Rene percepciones de hechos relevantes de los individuos que participan en el proyecto Aumenta comprensin y compromiso de las personas que participan en el proyecto Permite tener un mejor anlisis Las entrevistas pueden ser discusiones formales o informales, reuniones formales con minutas o documentacin en formularios estndares, la clave del xito est en la documentacin y retroalimentacin inmediatas. Las preguntas pueden ser: Preguntas abiertas El entrevistado define su respuesta, donde hay mayor espontaneidad pero a la vez se corre el riesgo de caer en detalles irrelevantes que consumen tiempo. Preguntas cerradas Las respuestas son dadas al entrevistado para que seleccione la que prefiera, por lo cual permite ahorrar tiempo pero puede no obtener detalles importantes adems de no entablar una comunicacin adecuada y fluida.

Caractersticas de los integrantes

Es importante recordar que el recurso que har la diferencia del producto o servicio y de la misma organizacin es su gente, es decir el personal con que cuenta la organizacin, por ello es importante aprender a distinguir las cualidades y debilidades de sus participantes, para mantener una relacin positiva y constructiva dentro del lugar de trabajo.

El papel de director de proyectos

Debe de poseer una visin integral para comprender la contribucin y relacin que guardan los diferentes procesos del proyecto, por lo tanto debe de estar orientado a ser un facilitador y entrenador, una persona innovadora, comprometido, colaborador y sobre todo facilitar a su personal los recursos y acciones para no obstruir el trabajo colaborativo o individual. Con esto, es importante recordar que debe de existir un clima de confianza, una visin motivadora, un ambiente de autocontrol y sobre todo planes flexibles y descentralizados.

Alianza como estrategia de trabajo

Son alianzas de desarrollo entro dos o ms organizaciones con el fin de lograr propsitos, entre ellas estn: Disminuir los costos de desarrollo El sistema de plataformas de microcomputadoras ha disminuido el costo y ha trado altos beneficios al establecer centros de desarrollo en otros pases.

Penetracin a otros mercados Aprovechando la infraestructura, desarrollo y experiencia de la organizacin. Transferencia de tecnologa Se da un beneficio en la industria de la computacin y un crecimiento de la economa. Estimulacin de inversin extranjera Permite activar mercados potenciales. Pero como todo proceso corremos riesgos muy grandes, entre ellos estn: Se puede tener una coordinacin difcil entre los grupos, por las diferentes culturas, ideologas, conocimientos entre otros Dificultad en el definicin de pago del proyecto Actividades como la documentacin y evaluacin del proyecto se vuelven complicadas

Evaluacin y control del proyecto

Hacer revisiones del desempeo del personal del equipo. Delegar funciones de supervisin en pequeos grupos de trabajadores. Analizar situaciones para la toma de decisiones. El trabajo en equipo debe quedar documentado.