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2013

Curso
MS Project 2010
Este material tem como premissa preparar os usurios da ferramenta para operao adequada da mesma. Seu contedo e utilizao esta destinado para profissionais de Planejamento e Projetos.

Fabio Botelho Terranova Planejamento & Projeto 01/2013 www.terranovaplanejamento.com email: treinamento@terranovaplanejamento.com

Sumrio Resumido
INTRODUO ............................................................................................................................................................. 7 INTERFACE APRIMORADA .............................................................................................................................................. 7 NOVAS OPES DE EXIBIO ...................................................................................................................................... 9 PERSONALIZAO MAIS FCIL DO MODO DE EXIBIO ........................................................................................... 10 AGENDAMENTO CONTROLADO POR USURIO ............................................................................................................ 11 COLABORAO FACILITADA ....................................................................................................................................... 12 COMPATIBILIDADE COM VERSES ANTERIORES ....................................................................................................... 13 VISO GERAL DE PROJETO ........................................................................................................................................ 13 CONCEITOS: PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFLIO...................................................................................................... 14 O AMBIENTE DO MS PROJECT .................................................................................................................................. 15 CAMINHO CRTICO ..................................................................................................................................................... 18 PARAMETRIZAO DA FERRAMENTA MS PROJECT 2010. ...................................................................................... 19 TIPO DE TAREFA ......................................................................................................................................................... 20 GUIA REVISO ............................................................................................................................................................ 23 CRIAO DE UM PROJETO ................................................................................................................................ 34 REALIZAREMOS NAS PGINAS SEGUINTES UM ESTUDO AVANADO SOBRE AS INFORMAES DAS TAREFAS E SUAS PROPRIEDADES. ................................................................................................................................................ 43 INFORMAES SOBRE A TAREFA ............................................................................................................................... 43 TAREFAS RECORRENTES TAREFAS PERIDICAS ................................................................................................... 47 AGRUPANDO ATIVIDADES .......................................................................................................................................... 48 INFORMAES SOBRE O RECURSO ........................................................................................................................... 55 DICA: PARA VISUALIZARMOS UM RESUMO GERAL DO PROJETO SEGUIMOS CONFORME FIGURA ABAIXO: .......... 59 AGRUPANDO RECURSOS ............................................................................................................................................ 59 PLANEJADOR DE EQUIPE ............................................................................................................................................ 60 CONFLITO DE RECURSOS ........................................................................................................................................... 60 GRFICOS GERADOS NO MS PROJECT ..................................................................................................................... 62 Custo Acumulado.............................................................................................................................................. 63 Disponibilidade do Recurso ........................................................................................................................... 64 Custo do Recurso no Perodo ....................................................................................................................... 65 Gantt de Redistribuio ................................................................................................................................. 67 TAREFAS COM PREO FECHADO ................................................................................................................................ 68 FORMAS DE ACOMPANHAMENTO ................................................................................................................................ 71 A TABELA CONTROLE ................................................................................................................................................. 72 ATUALIZAO AUTOMTICA ...................................................................................................................................... 74 LINHA DE ANDAMENTO E DATA DE STATUS ............................................................................................................. 74 EXIBINDO INFORMAES SOBRE O AGENDAMENTO DE TAREFAS ............................................................................ 75 UTILIZAO DE TABELAS ........................................................................................................................................... 77 REDE PERT................................................................................................................................................................. 78 UTILIZAO DE FILTROS............................................................................................................................................ 78 RELATRIOS................................................................................................................................................................ 79 EXERCCIO FINAL RECAPITULANDO ...................................................................................................... 81 SUBPROJETOS E PROJETOS CONSOLIDADOS ........................................................................................................... 82 CRIANDO UM MODELO DE PROJETO ........................................................................................................... 83 O QUE ACONTECE QUANDO VOC ABRE VERSES ANTERIORES DE ARQUIVOS DO PROJECT NO PROJECT 2010 ..................... 85 O QUE ACONTECE QUANDO VOC SALVA UM ARQUIVO DO PROJECT 2007 NO PROJECT 2010 ........................................... 85 O QUE ACONTECE QUANDO VOC SALVA UM ARQUIVO DO PROJECT 2010 EM UMA VERSO ANTERIOR .............................. 87

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PROGRAM DETALHADO DE TREINAMENTO:


Contedo programtico:

1. Princpios de Gerncia de Projetos: 1.1. Viso Geral Macro de Gerenciamento de Projetos 1.2. Entendendo o funcionamento do Project 1.3. Mercado de Trabalho 1.4. Sucesso de Projeto 1.5. Gerenciamento de Projetos no dia-a-dia 1.6. O que o PMI? 1.7. Filiao ao PMI 1.8. Project Management Body Of Knowledge 1.9. PMBOK Principais Conceitos 1.10. O que a Certificao PMP?

5. Trabalhando com Recursos. 5.1. Recursos 5.2. Tipos de Recursos 5.3. Especificar Pessoas e Equipamentos para o Projeto 5.4. Campos da Planilha de Recursos 5.5. Atribuindo Recursos s Tarefas 5.6. Superalocao de Recursos 5.7. Localizando Recursos Superalocados 5.8. Detalhes da Superalocao 5.9. Grfico de Recursos 5.10. Redistribuio de Recursos 5.11. Diviso de Tarefas para Resoluo da Superalocao 5.12. Horas Extras 5.13. Clculo da Durao 5.14. Tipo da Tarefa 5.15. Agendamento controlado pelo empenho 5.16. Tarefas Peridicas 5.17. Definindo a Linha de Base do Projeto 5.18. A Linha de Base no Grfico de Gantt 5.19. Agrupamento de Tarefas 5.20. Agrupamento de Recursos

2. Introduo ao Project: 2.1. Por que utilizar o Project? 2.2. Interface do Project 2.3. Parametrizando a Ferramenta 2.4. Entendendo Parametrizaes 3. Preparando o Ambiente e o Calendrio: 3.1. Personalizando a Faixa de Opes 3.2. Inserindo as propriedades do projeto 3.3. Configurao da Escala de Tempo 3.4. Aplicando Zoon em Grfico de Gantt 3.5. Exibio da Tarefa Resumo e estrutura de

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tpicos (EDT) 3.6. Definindo as Opes de Agendamento (Manual e Automtico). 3.7. Definindo a Data do Projeto

6. Analisando os Custos do Projeto.

6.1. Custo Total do Projeto 6.2. Tipos de Custo 6.3. Custos dos Recursos

3.8. Informaes sobre o Projeto 6.4. Agrupamento de Custos 3.9. Calendrios do Project 6.5. Custos dos Recursos nas Tarefas 4. Inserindo Tarefas, Marcos (etapas) e Fases, Dependncias e Restries. 4.1. As tarefas e o agendamento do Projeto 4.2. Agendamento Automtico e Manual 7.1. Linhas de Andamento 4.3. Exemplificando a aplicao de Agendamentos (Manual e Auto) 4.4. Duraes suportadas pelo Project 4.5. Durao Decorrida 4.6. Exemplificando tipos de duraes 4.7. Listar as Tarefas do Projeto 7.6. Entendendo o % de Avano Fsico 4.8. Organizar Tarefas em Fases conforme EAP Gerencial 4.9. Milestones (Etapas) do Projeto 4.10. Definindo um Calendrio para a Tarefa 4.11. Inserindo uma Anotao para a Tarefa Dicionrio de EAP. 4.12. Dependncias - Links 4.13. Tipos de Dependncias 4.14. Anlise avanada de dependncias (Exerccio). 4.15. Sequenciamento das Tarefas 4.16. Leads e Lags (Antecipaes e Atrasos) 7.7. Atrasando a data de incio da tarefa 7.8. Reagendar Trabalho no Concludo 7.9. Mover Projeto 7.10. Verificar o Progresso do Projeto (coluna Indicadora e Gantt de Controle) 7.11. Outras vises de Acompanhamento 7.12. Recuperando atrasos no projeto. 7.13. Anlise avanada de atrasos e curtos. 8. Relatrios no Project. 8.1. Comunicao com Stakeholders 8.2. Relatrios Padro e Relatrios Visuais 7.2. Entendendo o % de Avano 7.3. Atualizando Conforme o Planejado 7.4. Atualizando as Tarefas 7.5. Modo de Exibio para Controle do Projeto 6.6. Relatrios Financeiros 7. O Acompanhamento da execuo do Projeto.

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4.17. Caminho Crtico 4.18. Anlise CPM (Critical Path Method) 4.19. Representao acumulada de Tarefa. 4.20. Inserindo tarefa na Linha de Tempo

8.3. Curva S do Projeto 8.4. Timeline (Linha do Tempo) 8.5. Compartilhando Informaes (Importao e Exportao) 9. Gerenciando Mltiplos Projetos.

4.21. Como as Restries afetam o Cronograma 4.22. Evitar o uso de Restries 4.23. Prazos Finais (Deadline) 4.24. Configurando Grfico de Gantt 9.1. Inserindo subprojetos em um Projeto Mestre 9.2. Compartilhando Recursos - Pool de Recursos 9.3. Comparando Projetos

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MATERIAL ALUNO.

Verso 6 - Jan 2013. Copyright 2007 Direitos Reservados a Terranova Planejamento Projeto. A marca MS Project Server, MS Project Professional, MS Project Standard, MS Web Access, MS SQL Server, MS Excel, MS Word, MS Office e MS Windows marcas registrada da Microsoft Corporation.

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A maioria ou grande parte de muitos projetos no planeja fracassar, fracassa por no planejar

INTRODUO
Este material tem como premissa prepara aos usurios da ferramenta para operao adequada da ferramenta. Seu contedo e utilizao esto voltados para profissionais de Planejamento e Projetos.

Qual objetivo da Ferramenta?


Planeje, colabore e entregue maneira eficiente. O Microsoft Project Professional 2010 oferece uma maneira potente e visualmente aprimorada de gerenciar uma grande diversidade de projetos e programas de forma eficiente. Desde o cumprimento de prazos cruciais at a seleo dos recursos certos e a capacitao de equipes, o Project Professional 2010 oferece experincias novas e intuitivas para planejar, gerenciar e colaborar facilmente com indivduos, equipes e com a empresa.

Conhecendo a Ferramenta
Recapitulando... Um pouco da histria do MS Project
Criado pela Microsoft em 1985 (primeira verso). Nos anos posteriores sofreu profundas mudanas. Possui recursos relacionados gesto de projetos. So vrios os focos do Ms Project: tempo (datas, durao do projeto, calendrio de trabalho), Grfico de Gantt, modelo probabilstico (para clculos relacionados planejamento), Diagrama da Rede, Custos (fixos, no fixos, outros) e uma gama de relatrios.

Interface aprimorada
O Project 2010 apresenta vrios recursos que melhoram substancialmente a maneira como voc v e trabalha com seu projeto.

APRESENTANDO A FAIXA DE OPES


Ao iniciar o Project 2010 pela primeira vez, voc fica surpreso com o que v. Os menus e as barras de ferramentas foram substitudos pela faixa de opes, que ajuda a localizar rapidamente os comandos necessrios para concluir uma tarefa. Os comandos so organizados em grupos lgicos reunidos em guias.

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No Project 2010, todas as guias e os grupos na faixa de opes so totalmente personalizveis. Se a sua organizao tem recursos exclusivos da sua empresa, voc pode agrup-los em sua prpria guia na faixa de opes.

BEM-VINDO AO BACKSTAGE
Clique na guia Arquivo/ novo e voc est no Backstage, um destino grfico nico para o gerenciamento dos arquivos de projeto. O Backstage inclui os mesmos comandos bsicos disponveis no menu Arquivo das verses anteriores do Microsoft Project para abrir, salvar e imprimir arquivos de projeto. Os usurios do Project Professional 2010 tambm podem utilizar o Backstage para gerenciar as conexes do Project Server, conferir e publicar projetos.

O comando Opes que ficava no menu Ferramentas foi movido para o Backstage. Esse comando abre a caixa de dilogo Opes do Project para voc inserir, examinar ou alterar as preferncias que controlam a exibio e o funcionamento do Microsoft Project.

LOCALIZAR RAPIDAMENTE OS COMANDOS


Os comandos usados mais frequentemente agora so encontrados com apenas um clique : um clique com o boto direito do mouse. Quando voc clica com o boto direito do mouse em um item no modo de exibio, como barra, tabela, clula ou grfico, exibido uma minibarra de ferramentas com uma lista dos comandos mais usados. Quando estiver com pressa, esse recurso vai economizar seu tempo.

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Novas opes de exibio


Tambm foram includos novos recursos de exibio para ajud-lo a compreender com mais clareza como sua equipe est indo e detectar se h superalocao. O Project tambm apresenta uma viso geral (e possivelmente problemas de recursos importantes) a voc e todos da sua organizao com o modo de exibio da Linha do Tempo.

PLANEJADOR DE EQUIPE
Os usurios do Project Professional 2010 tm o planejador de equipe, um modo de exibio de agendamento de recursos que permite interagir com a sua agenda de forma jamais possvel nas verses anteriores do Project. Com o modo de exibio do Planejador de Equipe, voc pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. possvel tambm exibir e atribuir um trabalho no atribudo, visualizar superalocaes e ver nomes de tarefas e recursos : tudo em um modo de exibio eficiente. Nunca foi to fcil gerenciar tarefas e recursos. Por exemplo, se um recurso est superalocado, basta voc arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocao desaparece.

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Fig. 1 Uma tarefa atrasada. Essa tarefa pode ser arrastada para Carlos ou Isabel, que esto sem nenhum trabalho. Fig. 2 Uma tarefa que est no prazo. Fig. 3 Tarefas no atribudas que podem ser arrastadas para Carlos ou Isabel, que esto sem nenhum trabalho.

LINHA DO TEMPO
O Project 2010 inclui um modo de exibio da linha do tempo, que aparece automaticamente sobre os outros modos de exibio, mostrando uma viso geral e concisa de toda a agenda. Voc pode adicionar tarefas linha do tempo e at imprimi-la para obter um relatrio de resumo atraente de todo o projeto. Se preferir, cole-a em um email para um relatrio simples e rpido.

Personalizao mais fcil do modo de exibio


A manipulao dos modos de exibio sempre foi um desafio no Project. No mais. Descubra as novas formas de organizar a apresentao e controlar seu projeto.

ADICIONAR NOVAS COLUNAS RAPIDAMENTE


Adicionar novas colunas ao Project est muito mais simples. Basta clicar no ttulo Adicionar Nova Coluna na extremidade direita da parte de planilha do modo de exibio e digitar ou selecionar o nome de uma coluna. possvel tambm renomear rapidamente uma coluna existente clicando em seu ttulo e digitando outro nome para a coluna. Nunca foi to fcil personalizar uma coluna.

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CONTROLE DESLIZANTE DE ZOOM


O Project 2010 permite aplicar zoom rapidamente na parte do modo de exibio de diviso em fases usando o controle deslizante de zoom na barra de status. Basta mover o controle deslizante para a direita para ampliar sua agenda (mostrar intervalos de tempo menores, como dias ou horas) e para a esquerda para reduzir (mostrar intervalos maiores, como semanas ou meses). O controle deslizante de zoom funciona em grfico de Gantt, diagrama de rede e nos modos de exibio calendrio, alm de todos os modos de exibio de grfico.

Agendamento controlado por usurio


O Project 2010 apresenta vrias melhorias de agendamento que aumentam o controle sobre a sua agenda. possvel tambm criar listas de tarefas iniciais no Microsoft Excel ou no Word e col-las no Project sem ter que reformat-las.

AGENDAMENTO MANUAL
O Project 2010 vem inovar o modo como os projetos so agendados. Alteraes em fatores, como dependncias de tarefas e o calendrio do projeto, no ajustam mais automaticamente as datas da tarefa quando ela agendada manualmente. Voc pode colocar uma tarefa agendada manualmente em qualquer local da agenda que o Project no vai mov-la. Gerentes de projeto acostumados com o agendamento automtico das verses anteriores do Project podem desabilitar o novo recurso de agendamento manual para determinadas tarefas ou para o projeto inteiro. Alguns projetos, principalmente os complicados, podem precisar do mecanismo de agendamento avanado do Project para cuidar do agendamento para voc.

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TAREFAS INATIVAS
Com o Microsoft Project Professional 2010, voc cria tarefas inativas e as mantm no projeto. Geralmente, as tarefas inativas possuem informaes crticas (como informaes de custos e dados efetivos) que podem ser importantes para fins de arquivamento.

TAREFAS DE RESUMO DECRESCENTES


Os gerentes de projeto no precisam mais criar subtarefas e depois as acumularem em tarefas de resumo. No Project 2010, voc pode criar tarefas de resumo primeiro, e elas podem ter datas que no correspondam exatamente s datas de acmulo das subtarefas. No incio da fase de planejamento, os gerentes de projeto talvez s tenham algumas informaes de alto nvel sobre os resultados finais e as etapas importantes dos projetos. Usando o Project, voc pode dividir os projetos em fases com base na linha do tempo e no oramento geral. Isso significa que as datas de cada item de trabalho no precisam, necessariamente, alinhar-se com exatido s datas das fases de alto nvel.

COMPARAO ENTRE VERSES DO PROJECT


O recurso de comparao entre verses do Project 2010 agora inclui barras de Gantt e imagens grficas que apresentam uma viso mais clara das diferenas entre uma verso e outra.

Colaborao facilitada
Os projetos no sobrevivem ao isolamento de outras pessoas da organizao. O Project aprimorou as formas de se compartilhar informaes do projeto.

MELHORIAS NA COLABORAO PELA SINCRONIZAO DE LISTA DO SHAREPOINT


Os usurios do Project Professional 2010 podem exportar arquivos de projeto para uma lista do SharePoint, que uma maneira rpida e simples para o gerente de projeto compartilhar o status ou criar relatrios para visualizao em toda a organizao. Voc no precisa que o Project Web Access seja sincronizado com uma lista do SharePoint.

COPIAR E COLAR APRIMORADO


Voc no poderia imaginar o quanto a colaborao era capaz de evoluir por meio de algo to simples e antigo quanto copiar e colar informaes do Project. Com a nova funcionalidade, voc agora pode copiar e colar contedo dos programas do Office e do Project 2010 e manter sua formatao, seus nveis de estrutura de tpicos e cabealhos de colunas. Com dois cliques do mouse, voc gera um relatrio instantneo e o copia para a maioria dos programas do Office.

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Compatibilidade com verses anteriores


O Project 2010 compatvel com as verses anteriores do Microsoft Project. possvel criar arquivos no Project 2007 ou em verses anteriores e depois abri-los e edit-los no Project 2010 no modo de funcionalidade reduzida. possvel tambm criar arquivos no Project 2010 e depois convert-los em formatos de arquivo do Project 2007 ou do Project 2000-2003. Seja como for, no preciso conversor! OBSERVAO Project. Recursos exclusivos do Project 2010, como tarefas agendadas manualmente e tarefas

de resumo decrescentes, podem no aparecer como esperado quando exibidos em verses anteriores do

Viso Geral de Projeto


Um projeto (AOS 1945: projeto) um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. Os projetos e as operaes diferem, principalmente, no fato de que os projetos so temporrios e exclusivos, enquanto as operaes so contnuas e repetitivas. Os projetos so normalmente autorizados como resultado de uma ou mais consideraes estratgicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitao de um cliente, avano tecnolgico ou requisito legal. As principais caractersticas dos projetos so: Temporrios, possuem um incio e um fim definidos. Planejados, executado e controlado. Entregam produtos, servios ou resultados exclusivos. Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaborao progressiva. Realizados por pessoas. Com recursos limitados. Esse um resumo da definio de projeto feita pelo Guia PMBOK, um guia que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, amplamente reconhecido como boa prtica na maioria dos projetos na maior parte do tempo e utilizado como base pelo Project Management Institute ( PMI). O contexto da gerncia de projetos descreve o ambiente em que um projeto opera. Sua observao fundamental, j que o gerenciamento das atividades do dia-a-dia necessrio, mas no o suficiente para o sucesso do projeto.

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Conceitos: Projetos, Programas e Portflio


Projeto um esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico.

Projetos, Programas, Portflios

Portflio

Programa um grupo de projetos gerenciados de maneira coordenada para a obteno de benefcios que no poderiam ser alcanados se gerenciados individualmente. Muitos programas tambm incluem elementos geralmente presentes em operaes continuadas (Ex. Programa de Qualidade). Portflio um conjunto de projetos e/ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento e a coordenao do trabalho de modo a potencializar o alcance de objetivos estratgicos.

Programas Projetos

Habilidades do Gerente de Projetos

Habilidade
1. Liderana 2. Administrador do Tempo 3. Negociador

Caractersticas
Capacidade de estabelecer metas e de fazer cumpri-las. Capacidade de gerenciar o prazo das atividades do projeto.

Capacidade em negociar com as vrias entidades que participam do projeto. 4. Tcnico Capacidade em definir o objetivo e escopo do projeto. 5. Comunicao Capacidade em estabelecer um sistema de informao no projeto 6. Relao com Cliente Capacidade em contratar fornecedores e de se relacionar com clientes 7. Relao Humana Capacidade em gerenciar as relaes humanas, resolvendo conflitos e estimulando as pessoas. 8. Oramento Capacidade em elaborar e gerenciar planos financeiros e de desembolso do projeto. Fonte: Shtub (1994)

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O Ambiente do MS Project
O arquivo gerado pelo MS Project Standard possui a extenso .MPP. Sua estrutura interna semelhante a um banco de dados dividido em 2 segmentos, como se fosse 2 grandes tabelas de informaes: TAREFAS e RECURSOS. Cada tabela possui dezenas de campos (atributos) e destes campos apenas alguns poucos so utilizados para digitarmos informaes ao MS Project, a maioria dos campos ele calcula atravs do que informamos a ele. Dica: Uma sutil diferena entre as verses Standart e Professional: Na Standart no temos o comando de desativar tarefa.

TAREFAS . Nome . Durao . Predecessora . Incio . Trmino . Anotaes

RECURSOS . Nome . Tipo . Grupo . Unid. Mxima . Taxa Padro . Taxa Extra

Projeto.mpp

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Por traz da tela...


No apenas nos conceitos de Gerenciamento de Projetos, mas como tambm na prpria ferramenta devemos seguir alguns conceitos nos quais faro a diferena. Seguir estas etapas do quadro abaixo fundamental na elaborao de um bom cronograma.

Ms Project baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas na dcada de sessenta, mas totalmente superado.

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Com base no sequenciamento das atividades e a insero das duraes o Project automaticamente calcula o caminho crtico do Projeto. E atravs da atualizao do cronograma em caso de atraso de alguma outra sequencia de forma que a mesma ultrapasse os 40 dias conforme abaixo, o Project recalcula o caminho crtico e o demarca na rea do Grfico de Gantt.

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Assim que abrimos a ferramenta como forma defaut o programa apresenta o Grfico de Gantt. O Grfico de Gantt a viso mais utilizada e mais comum no MS Project. Ela composta da tabela Entrada (banco de dados de tarefas) e do Grfico de Gantt a direita. Este grfico representa as tarefas com o formato de uma barra em uma escala de tempo, simbolizando o incio e trmino de cada atividade. Dica: No dia-a-dia de Planejamento o Gantt de Controle o mais utilizado, pois o mesmo possui uma informao vital pra quem controla um cronograma, o Caminho Crtico do Projeto.

Caminho Crtico
O MS Project baseado no mtodo CPM, ou mtodo do caminho crtico. Baseado na durao das tarefas do projeto e no relacionamento entre elas (predecessoras) ele calcula o caminho crtico, indicando quais so aquelas tarefas que no possuem folgas (tarefas crticas), ou seja, no podem se atrasar seno comprometem a data final do projeto. O Caminho Crtico, portanto a sequencia e encadeamento de tarefas que definem a durao do projeto. No Gantt de Controle (uma variao do Grfico de Gantt ) as tarefas crticas so representadas na cor vermelha, enquanto aquelas que possuem alguma folga na cor azul.

Tabela de Entrada, na qual detalhamos os pacotes, definimos os nveis de EAP e Durao das atividades. Outras informaes podem ser feita nesta mesma tabela, bastando inserirmos as colunas conforme nossa necessidade.

rea do grfico de Gantt, neste caso estamos vendo direto o Gantt de Controle, conforme marcado na vertical esquerda da tela.

Dica: As tabelas do Project so muito similares ao Excel, em muitos projetos o detalhamento comea em um Excel assim como o detalhamento de oramento. Pois bem... Nada nos impede de copiar direto as colunas com seus devidos textos e colar diretamente nesta rea. Pois a interface do Project com Excel perfeita, diferente de outras ferramentas como Primavera na qual precisa exportar etc etc.

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Parametrizao da Ferramenta MS Project 2010.


Para quem trabalha com alguma ferramenta, ou qualquer outro software seja um AutoCad, Bentley, Primavera etc, chega um momento na qual nos faz ganhar muito tempo termos esta mesma ferramenta com os parmetros de utilizao de acordo com nosso dia-a-dia. Project tambm permite esta parametrizao. Para iniciarmos este processo vamos primeiramente fechar o projeto que foi criado automticamente ao entrar na ferramenta clicando conforme indicado abaixo:

Agora seguiremos para a guia Arquivo/opes. Guia Geral Nesta guia definiremos alguns parmetros conforme figura abaixo:

Dicas: 1. Utilizar modo de exibio padro o Gantt de controle. 2. Exibir um formato de data na qual amostre hora, isso devido a muitas vezes termos nosso projeto comeando em um horrio diferente do horrio de expediente pr-definido. 3. Mantenha as informaes de usurio sempre preenchidas. Guia Exibir Nesta guia onde definimos as opes monetrias do projeto, configure conforme a moeda vigente de seu projeto.

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Guia Cronograma Algumas configuraes nesta aba deve ter uma certa ateno: Vejamos abaixo as dicas: As duas principais so: 1. Opes de calendrio, pois nesta etapa o Project vai fazer os clculos conforme estes parmetros de incio de trabalho e trmino da carga horria, assim como quantas horas por dia, semanas e meses. 2. Cronograma, mantenhamos inicialmente todas as novas tarefas criadas como Automticas, o Project na verso 2010 permite um agendamento manual das atividades. Em captulo seguinte falaremos das diferenas entre Automtica e Manual.

Indica o horrio de incio e trmino em que o Project ir comear a fazer o clculo, assim como o nmero de horas por dia. Porm nada lhe impede de mudar estes nmeros de acordo com a realidade de seu projeto.

Tipo de Tarefa

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Uma informao muito importante para os clculos feitos pelo MS Project definir o Tipo que utilizaremos nas tarefas de nosso projeto. Baseado neste Tipo o MS Project calcula, ou a durao da tarefa e/ou a carga de trabalho necessria para conclu-la na durao desejada. Durao Fixa Durao representa o intervalo de tempo de trabalho entre o incio e o trmino de uma tarefa. O Project baseia o clculo da durao de uma tarefa na quantidade de trabalho e na quantidade de unidades de recursos a ela atribudos. O tempo de trabalho de uma tarefa definido pelo calendrio do projeto, calendrio de recursos, calendrio de tarefas ou qualquer outro calendrio personalizado estabelecido para o projeto. Trabalho representa a quantidade de empenho, medida em unidades de tempo (como horas ou dias), necessria para que um recurso conclua a tarefa. O trabalho total de uma tarefa a soma de todas essas unidades de tempo, independentemente da quantidade de recursos atribudos tarefa. Unidades de Recursos indicam a quantidade de tempo disponvel de um recurso, de acordo com o calendrio de recursos, que est sendo usada para trabalhar em uma determinada tarefa. Os recursos representam pessoas, equipamentos ou outros materiais utilizados para concluir uma tarefa. Em um cronograma de projeto, o empenho do recurso expresso como unidades de atribuio e algumas vezes apenas como unidades.

Trabalho Fixo

Unidade Fixa

Agendamento manual ou Automtico?


A utilizao de agendamento manual facilita em certo ponto, porm o mesmo nos deixa um tanto vulnerveis a alguns erros, pois muito fcil de esquecermos no dia-a-dia que tal tarefa que estar segurando todo o cronograma devido a sua forma de agendamento ser manual. Ou mesmo uns erros de incoerncia de execuo. Analise a figura abaixo: Neste caso as 3 atividades so sequenciais, 5 dias inicialmente programado para cada uma, acontece que a massa sofreu um atraso em seu trmino... A Lixa j terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Mas claro que isso depende de cada projeto e de sua governana corporativa em aceitar algumas formas de agendamento nos quais podem prover de premissas contratuais.

A Lixa j terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Isso est ocorrendo devido a atividade Lixar seu agendamento Manual se fosse automtico com o atraso da massa a mesma seria postergada assim como sua sucessora (Pintar). Podemos analisar pelas datas de trmino.

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Com esta opo ligada (default) sempre que informarmos o %Concludo em uma atividade o MS Project calcula o Trabalho Real entendendo que as horas de trabalho foram consumidas conforme o planejado. Quando se desejar controlar horas trabalhadas em cada atividade aconselhamos desligar esta opo.

Indica que o MS Project sempre vai calcular o Custo Real (valor pago) partir do %Concludo. Para fazermos a anlise de valor agregado (Earned Value) devemos desligar esta opo e informar quanto j gastamos em cada atividade.

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Guia Reviso Nesta guia definimos as opes de autocorreo e reviso ortogrfica. Guia Salvar Muito comum no dia-a-dia de trabalho iniciarmos os servios com a ferramenta e muitas vezes...travou, acabou a luz a bateria do Laptop acabou inesperadamente. Dica: Mantm acionado uma configurao bsica de auto salvamento.

Informe onde sero salvos seus arquivos conforme for trabalhando. Atento que no significa que est neste momento salvando o arquivo e sim indicando local onde o mesmo ser salvo conforme sua configurao.

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Guia Idioma Definimos as configuraes de idiomas em que iremos trabalhar com a ferramenta Guia Avanado.

Nveis de desfazer, ou Ctrl + z . Para iniciantes podemos deixar os 20, conforme sua proficincia pode-se reduzir.

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A partir deste ponto iremos seguir os Steps Para darmos inicio na utilizao da Ferramenta seguiremos os Stpes.
Principais Steps a serem seguidos para elaborao do Cronograma em MS Project. Este documento tem como auxiliar o usurio nas etapas de uso da Ferramenta. 1. 2. 3. Definir data de incio do projeto Preencher as Informaes de Propriedades Avanados do Projeto Definir perodos teis do projeto (feriados e folgas). Definir calendrio semanal do projeto (definir dias da semana e horrios) Definir EAP do Projeto Definir dicionrio da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto). Listas as atividades de cada pacote Apontar o Calendrio de cada tarefa Estimar a durao das atividades

Gerenciamento de Tempo

4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras) 11. Verificar se toda rede est fechada. Caso no esteja fechar a rede, por mais que no saiba qual sucessora link com final do Projeto. 12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto. 13. Estimar as unidades mximas dos recursos.

Gerenciamento de Recuros

14. Verificar valores de hh de cada recurso. 15. Alocar os recursos s atividades 16. Verificar o grfico de recursos para anlise de recursos Superalocados. 17. Nivelar os recursos de acordo com os critrios financeiros do Projeto ou datas do projeto 18. Salvar linha de base.

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1- Definir dada de Incio do Projeto. Seja qual for o projeto devemos ter uma data de Incio. Seguimos para o Menu Arquivo/Informaes a direita da tela o Project automaticamente pe uma data de incio, porm podemos definir uma seja ela retroativa a data atual de hoje ou uma data futura.

2.

Preencher as informaes de Propriedades Avanadas do Projeto

Esta propriedade avanada nos auxilia para no futuro gerenciarmos o mesmo arquivo dentro de uma rede de TI ou caso a corporao venha utilizar um Project Server. Fiquemos atentos que ao Preencher o Ttulo conforme figura abaixo este mesmo ttulo vai ficar impresso na Linha 0 do Projeto no caso Tarefa resumo do Projeto. Preencheremos conforme figura abaixo para termos uma sequncia de todo o desenvolvimento dos exerccios.

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3. Definir perodos teis do projeto (feriados e folgas). Quando instalamos a ferramenta o mesmo vem com um calendrio Defaut pr-configurado na qual este mesmo calendrio no contempla folgas, caso no apontarmos um calendrio ao criar uma tarefa esta mesma tarefa seguir as configuraes do calendrio Defaut. Um dos primeiros e mais importantes passos ao se iniciar um projeto definirmos o Calendrio de Trabalho, ou seja, o nosso horrio de trabalho e tambm definirmos as folgas, feriados etc. O MS Project j possui 3 calendrios: o Padro, o 24 Horas e o Noturno. Podemos alter-los ou criarmos novos calendrios: Para este nosso projeto iremos criar um calendrio NOVO conforme figura abaixo:

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Observe que o nome do calendrio l no topo Mudou para Projeto Prdio (Ms & Curso). Para inserirmos uma folga basta mudarmos para a aba Excees.

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Para indicarmos uma data na qual no haver expediente, feriados etc. basta irmos pra: 1. Aba excees 2. Apontar a data 3. Na tabela escrever o nome do feriado e pressionar Enter.

Desde a verso 2007 o Ms Project nos possibilita tambm criarmos feriados ou folgas recorrentes. Por exemplo: Todo dia 7 de cada ms, no havero expedientes nas obras que obedecerem este calendrio. Vajamos abaixo a programao, pois a mesma pode seguir vrios parmetros conforme sua necessidade. Basta programar a primeira data conforme j realizado selecionar a mesma e irmos a detalhes: Dica: A recorrncia pode ser feita at o ano de 2049.

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Exerccios: 1) Insira 3 feriados que sero previstos nos prximos perodos. 2) Programe a recorrncia dos feriados para os prximos 15 anos. 3) Crie o calendrio chamado Canteiro de Obra utilizando um horrio diferenciado e com trabalho nos finais de semana.

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Podemos padronizar o nosso calendrio para ser utilizados em todos os projetos da empresa. As padronizaes podem ser feitas no somente para Calendrios como tambm para qualquer estrutura criada no MS Project tais como Relatrios, Tabelas, Filtros, etc. Para isto existe um arquivo denominado GLOBAL.MPT que sempre aberto quando entramos no MS Project. Ele possuiu toda a padronizao do MS Project para a nossa empresa. Para padronizarmos os calendrios criados e/ou alterados utilizamos a opo Arquivo/Informaes/organizador: O boto Definir como Padro atualiza o arquivo Global.mpt deixando a opo vlida para todos os novos projetos criados posteriormente.

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4. Definir calendrio semanal do projeto (definir dias da semana e horrios) Seguiremos para: o Menu Projeto/Alterar Perodo Util/Semanas de Trabalho / Detalhes. Nesta opo definiremos a carga horria de trabalho que o projeto ir cumprir durante a semana, com seus respectivos horrios de incio e trmino. Devemos configur-lo de acordo com nosso projeto. O Project tambm permite criar padres semanais com diferentes cargas horrias. Na figura abaixo estamos modificando o item 1 (Padro).

Menu Projeto/Alterar Perodo til/Semanas de Trabalho / Detalhes

Exerccios: 4) No calendrio de Obra programe o padro de horas diferente. 5) No calendrio de Obra estipule uma semana com uma data de incio e trmino um padro de hora diferente do normal atribudo a este calendrio.

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Estudos de padro semanal: A) No primeiro pacote temos a seguinte configurao de calendrio: Seg sex 9h s 18 - Temos duas atividades cada uma com 5 dias Dando um perodo de duas semanas de trabalho e suas devidas datas de incio e trmino. B) No segundo pacote temos a seguinte configurao de calendrio: Na Primeira semana e demais exceto a segunda temos Seg sexta 9h s 18h. Na segunda semana (3/12 7/12) temos 09h s 12h. Por conta dessa diferena o Project programa o restante do perodo para a terceira semana e nesta terceira semana ele volta a obedecer o padro 9h s 18h terminando a atividade no turno da manh. C) Analisando a durao de cada atividade na sequncia (link trmino Incio) temos ento cada pacote com 10 dias uteis, trabalhados, porm se analisarmos de acordo com o intervalo de datas tm diferenas significativas em relao quantidade de dias teis no segundo pacote. Ou at mesmo se calcularmos em dias corridos ambos os pacotes tem diferenas em relao ao time, ento ficamos atento: A COLUNA DURAO NOS INDICA DIAS TRABALHADOS NESTE EXEMPLO.

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CRIAO DE UM PROJETO 5. Definir EAP do Projeto Este a EAP do projeto que ser utilizado como exerccio no curso: Obs. Vale lembrar que neste exemplo estamos apenas estruturando um pequeno projeto Civil e ao mesmo no estamos apropriando metodologias construtivas. Detalhe: EAP (Estrutura Analtica do Projeto) refere-se na figura abaixo apenas as que esto dentro de Retngulos, demais so as devidas atividades que esto compondo o pacote, devero ser futuramente sequenciadas e suas devidas duraes. Um segundo detalhe, no pacote de Construo Bsica tem uma atividade Escavar para Fundaes no processo de inserir as atividades de cada pacote no colocaremos esta atividade, a mesma uma tarefa de outro projeto. Neste caso abaixo a EAP est completa e j com suas devidas atividades.

Inserindo atividades na tabela de entrada.


Conforme informado anteriormente, a tabela de entrada onde inserimos os pacotes conforme a EAP e sucessivamente as atividades de cada pacote da EAP. Para inserirmos atividades basta escolhermos de acordo com a EAP a atividade Titulo do Pacote e digitar o nome do mesmo na coluna nome da tarefa, sucessivamente as atividades que pertencem a esta pacote e em terceiro lugar estabelecer o nvel hierrquico. Exerccio: Iremos inserir todas as Linhas de EAP e atividades do projeto conforme abaixo:

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Nvel Hierrquico Aps termos relacionados as tarefas, selecionamos aquelas que sero sub-tarefas, ou seja, faro parte de uma fase ou resumo, e em seguida acionamos o cone com uma seta verde para a direita (Recuo), como mostra a figura abaixo:

Definiremos agora os nveis da EAP conforme o quadro de EAP do projeto abaixo: Para facilitar o entendimento desta etapa iremos inserir uma coluna chamada EDT (Estrutura de Tpicos) ao lado da coluna nome da Tarefa conforme abaixo: Click boto direito em cima da Coluna Nome da Tarefa e na opo Inserir Coluna EDT.

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Obs. Pra exibir a linha 0 do projeto seguir: Guia Formato e a direita superior marcar a caixa Mostrar tarefa resumo do Projeto

6. Definir dicionrio da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto). Um breve descritivo de cada sumria. Para inserirmos o dicionrio da EAP d 2 cliks na atividade Fase 1 e vamos na guia anotaes: Feito o descritivo cabe realizarmos o mesmo para as demais Sumrias. A ficha Anotaes pode colocar uma descrio de como realizar a tarefa, um check-list, dicas, etc. Alm disso, tambm podemos colocar uma imagem como, por exemplo, uma planta do autocad, uma foto, etc. Este documento ou imagem pode ser adicionado com a opo de vnculo. Assim o projeto sempre ficar atualizado com a verso mais atual do documento.

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7. Listas as atividades de cada pacote Os mesmo processos que utilizamos para inserir as atividades da EAP faro para inserir as tarefas dentro de cada pacote conforme abaixo. Ficamos atentos ao nvel de cada atividade.

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8. Apontar o Calendrio das atividades Dentro de um mesmo projeto podemos ter grupos de atividades com calendrios diferentes, exemplo: Um determinado pacote do projeto com suas devidas atividades trabalham com calendrio diferente dos demais. Isso aplica-se at para grupos de atividades que possuem turnos de servios diferentes, devemos apontar o calendrio para a atividade conforme este critrio. Caso de no apontar o calendrio para alguma atividade este seguir automaticamente o calendrio defaut do Project na qual pode no contemplar os feriados ou a carga horria semanal. Existem duas formas de apontar calendrio para as atividades: a- Dando 2 click na atividade e irmos na guia avanado e l escolhemos o calendrio que a atividade ir obedecer. b- Inserir a coluna Calendrio na tabela de entrada, da mesma forma que inserimos antes a coluna EDT.

9. Estimar a durao de cada atividade A durao pode ser informada em horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (ms). Importante ressaltar que a durao liquida, ou seja, dias teis respeitando o calendrio do projeto. Caso desejemos especificar uma durao cronolgica, ou seja, que no respeite o calendrio do projeto, podemos utilizar as seguintes opes: dias decorridos (dd), horas decorridas (hd), semanas decorridas (sd).

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Ao inserirmos no cronograma uma atividade como, por exemplo: 1 Ms, devemos ficar atendo que o project ir considerar 20 dias teis de trabalho conforme configurao feita anteriormente na parametrizao pgina 17, assim tambm ao lanar a durao de uma atividade no formato de Semana como exemplo 1 semana o project ir considerar um perodo de 40 horas, no quer dizer que sero ento 7 dias, pois se lanarmos durao da atividade como exemplo 7 dias o project ir considerar 7 dias trabalhados (teis). Dica: Muito importante em Gerenciamento de contratos ficarmos atento questo de durao dos servios, devemos ter sempre a pergunta na ponta da lngua quando se fala em durao: teis ou corridos?. Esta simples questo d um impacto imenso no cronograma. Vejamos e faamos uma anlise na figura abaixo: Trata-se de uma mesma tarefa, porm com duraes diferentes:

Etapas ou Eventos (Milestones) So datas importantes no cronograma e so especificadas para o MS Project criando-se uma tarefa com durao igual a 0. A tarefa no ter horas de trabalho nem custo, apenas significa uma data importante como assinatura de um contrato, chegada de um material, data final do projeto, etc. So utilizadas, por exemplo, para se indicar as principais datas de entrega (delivery), como fases terminadas, etc. bem como os principais eventos no projeto. Veja o exemplo abaixo: As tarefas, Entrega do Material da Obra e Entrega da Obra esto como etapas (smbolo de um losango preto). Exerccio: A- Qual a durao atual do projeto? (Caso esteja 0 pressione F9) B- Qual a tarefa de maior durao no projeto? C- Qual a atividade que caminho crtico do Projeto?

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10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras) Predecessoras a informao mais importante para o MS Project! Significa o relacionamento entre as tarefas e o que vai possibilitar o clculo do caminho crtico, e portanto o clculo da durao do projeto. Para definirmos as precedncias basta informarmos, na coluna Predecessora, o nmero da tarefa (id) que ela depende e qual o tipo de dependncia. Existem os 4 tipos que so exemplificados abaixo: TI (Trmino-Incio)
Id 1 2 Nome da tarefa Durao Incio Trmino Predecessoras 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

Tarefa A Tarefa B

5 dias 5 dias

19/04/04 23/04/04 26/04/04 30/04/04 1

TT (Trmino-Trmino)
Id 1 2 Nome da tarefa Durao Incio Trmino Predecessoras 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

Tarefa A Tarefa B

5 dias 5 dias

19/04/04 23/04/04 19/04/04 23/04/04 1TT

II (Incio-Incio)
Id 1 2 Nome da tarefa Durao Incio Trmino Predecessoras 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

Tarefa A Tarefa B

5 dias 5 dias

19/04/04 23/04/04 19/04/04 23/04/04 1II

IT (Incio-Trmino)
Id 1 2 Nome da tarefa Durao Incio Trmino Predecessoras 04/Abr/04 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

Tarefa A Tarefa B

5 dias 5 dias

19/04/04 23/04/04 12/04/04 19/04/04 1IT

No exemplo a seguir exemplificamos um atraso, ou retardo, na ligao de precedncia:


Id 1 2 3 4 Nome da tarefa Durao Incio Trmino Predecessoras 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 09/Maio/04 S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T

Tarefa A Tarefa B Tarefa C Tarefa D

5 dias 5 dias 3 dias 2 dias

19/04/04 26/04/04 06/05/04 28/04/04

23/04/04 30/04/04 1 10/05/04 2TI+3 dias 30/04/04 2TI-50%

No exemplo acima a Tarefa C somente se iniciar 3 dias aps ter encerrado a tarefa de nmero 2 (tarefa B), enquanto a Tarefa D iniciar quando faltar 50% para terminar a de nmero 2 (Tarefa B).

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Exerccio: 2) Neste exerccio concluiremos a etapa de Gerenciamento de Tempo do nosso projeto, na qual faremos os seguintes Steps:

ID 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

NOME PROJETO PRDIO Fase 1 Realizar Levantamento Topogrfico Realizar Fundaes Aprovar Comprar Material da Obra Data de Entrega do Material Fase 2 Construcao Bsica Realizar Alvenaria Realizar Telhado Realizar Inst. Hidrulicas Realizar Inst. Eltricas Acabamentos Colocar Pisos Realizar Pintura Realizar Decorao Fase 3 Fazer Acertos Finais Concluir Documentao Data de Entrega da Obra

DURAO

PREDECESSORA

5 dias 30 dias 2 dias 1 sem 0 dias 2 3 4 5TI+10 dias

45 dias 25 dias 10 dias 12 dias 2 sems 1 dia 5 dias 1 sem 10 dias 0 dias

4;6TI+1 dia 9TI-20%; 6TI+1 9;10 11II 11;12 14 15 14;15 11;12 18TI+1 sem

Durao do projeto: 147 dias Exerccios: a- Qual a data de incio do Projeto? b- Qual a data de trmino? c- Qual a durao total do Projeto?

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11. Verificar se toda rede est fechada. Caso no esteja fechar a rede, por mais que no saiba qual sucessora link com final do Projeto. Analise ao final o Grfico de Gantt e atente se h alguma atividade em aberto. Existem 4 formas de realizar o link entre as tarefas, dependendo da forma que optar pra fazer este link com certeza far ganhar tempo na elaborao do Cronograma. Para fecharmos a rede, uma vez a rede aberta pode causar problemas no cronograma em relao as sumarias ou algum marco no projeto, podemos usar as seguintes formas: a- Utilizando a coluna Predecessora (j fizemos). b- Dar 2 click na atividade e ir na guia de predecessor , ali nesta apontar o ID da atividade, tipo de relacionamento e a latncia. c- Selecionar linhas do cronograma com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo far o Link de Trmino incio de acordo com a ordem de seleo. Ex: Temos as seguintes atividades no cronograma: A,B,C,D . Fao a seleo na sequncia A,C,D com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo far o Link de Trmino incio de acordo com a ordem de seleo Neste momento conclui-se a etapa de gerenciamento e tempo no MS Project. Em muitos projetos tem-se por opo no gerenciar recursos com MS Project, se for para trabalhar neste nvel de gerenciamento j pode salvar a linha de base e controlar o avano das atividades.

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Realizaremos nas pginas seguintes um estudo avanado sobre as informaes das tarefas e suas propriedades. Informaes Sobre a Tarefa Ao efetuarmos um clique duplo sobre uma tarefa acionamos a tela Informaes sobre a Tarefa, que exibe outros atributos (campos) da tarefa que no esto exibidos na tabela. Existem vrios campos para configurao e ajustes nas tarefas, inclusive de datas, comentrios, calendrios diferenciados, etc: Neste caso estamos utilizando a tarefa Realizar Alvenaria.

Guia Geral: Utilizado para nivelamento dos recursos. Quando existem tarefas em paralelo podemos informar ao Project pra atrasar aquela que tiver menor prioridade. Esta prioridade pode vir da ponderao financeira da tarefa.

% Cronolgico da Atividade, ou seja, o quanto tempo da atividade j foi percorrido durante o projeto.

Ao marcarmos o Campo exibir na linha do tempo a mesma ser representado na linha do tempo acima do projeto.

O mesmo vale quando marcamos a Representao acumulada pois a mesma ser representado no grfico de gantt sob a tarefa Sumria.

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Guia Predecessora:

Nmero da linha que identifica a atividade que deve preceder a Alvenaria.

Descritivo da Predecessora

Relacionamento de Precedncia, neste caso TI e Latncia , ou seja, a atividade Entrega do material quando terminar aguarda-se 1 dia e inicia a Alvenaria.

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Guia Avanado:

o deadline, ou seja, aquela data limite que se pretende encerrar a tarefa. Colocando uma data neste campo o MS Project pe uma seta verde no Gantt para alertar a data limite. Se o trmino da atividade exceder esta data ela torna-se crtica e colocado um cone de advertncia na coluna Indicadores.

Tipo da tarefa: Durao Fixa, Trabalho Fixo ou Unidade Fixa. Ao lado informamos se a mesma Controlada por Empenho.

Aqui informamos as Restries. Utilizamos esta opo quando a data de incio ou trmino calculada pelo MS Project para aquela tarefa no nos satisfaz. Podemos ento fazer ajustes do tipo No Iniciar Antes de, No Terminar Antes de, Deve Iniciar em, Deve Terminar em, etc.

Aqui informamos se a tarefa possui um calendrio diferente daquele utilizado no projeto. Caso no possua nenhum horrio ou data especial deixar assinalado a opo Nenhum, que utilizar o mesmo calendrio do projeto

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Na mesma Guia Avanado temos a opo de marcar a atividade como Etapa, conforme imagem abaixo.

Analisando desenvolveremos o seguinte estudo: a) Ambas as tarefas A e B tem as mesmas duraes 5 dias. b) Alocamos um recurso (Fabio) com valor de R$100 /h x 8h/d x 5 dias = R$4000. c) Demos um avano de 50% automaticamente em cada uma delas Custo Real R$2000 d) A atividade B, marcamos como uma etapa, reparando a mesma atividade a sumria preenche o perodo de 5 dias porm s marca um marco de trmino. e) A atividade quando marcada como etapa a mesma nos deixa colocar um prazo e alocar recurso, diferente do que marcar a atividade como um marco que geralmente tem durao de 0 dias consequentemente consegue-se alocar recurso mas no h como fazer o calculo dos valores devido a no ter unidades de tempo. Exerccio: 1) A tarefa Realizar Pintura vai ser do tipo Trabalho Fixo. 2) Para realizar a pintura do prdio devero ser gastas 160 horas de pintores ( Obs.: este valor no a durao da tarefa, mas o tempo de esforo necessrio). 3) Critrio para venda desta empreitada: Durao 5 dias, Trabalho 160horas, valor a ser pago R$560 4) Convm inserirmos a Coluna Chamada Trabalho na tabela de entrada. Ao Lado da Coluna durao pressione o boto direito e siga para opo Inserir Coluna e inserir a coluna de custo e apontar os critrios do item 3.

Guia Anotaes: J visto anteriormente, a mesma alm de Servir para Colocarmos o descritivo de Dicionrio da EAP, podemos tambm por informaes sobre uma determinada tarefa, informaes tcnicas sobre a mesma, informaes sobre recursos, checklist etc.

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Tarefas Recorrentes Tarefas Peridicas So tarefas que se repetem em intervalos regulares em um projeto, como por exemplo reunies quinzenais de avaliao do projeto. Na rea soldas, uma tarefa recorrente a inspeo de solda. Dica: Atento que todas as tarefas recorrentes so tarefas com restries, pois pode ocorrer de haver um replanejamento das atividades por sua vez antecipando o marco de fim do projeto e sua data final ficar presa devido a alguma atividade de tarefa recorrente ficar posterior data de trmino exibida no marco de fim do projeto.

Seguiremos os passos: 1. Guia tarefa 2. Aba tarefa 3. Tarefa Peridica 4. Configure conforme sua necessidade

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Agrupando Atividades Quando estivermos acessando o Grfico de Gantt, o Gantt de Controle ou qualquer outra viso que utilize uma tabela, podemos agrupar as atividades do projeto de acordo com um caracterstica especfica, fim de proporcionar uma melhor visibilidade .

Seguiremos os Passos: 1. Guia Exibio 2. Aba Grupo

Dica: Para quem j tem um conhecimento de Excel, o processo de agrupamento idntico assim como os critrios para formar Mais Grupos caso o mesmo no esteja em vista. No decorrer de um projeto pode-se haver de ter que fazer muito uso deste recurso. Devemos ficar atento aos comandos de agrupar atividades que reorganizam todo o grfico de Gantt, porm no h perda dos links entre as atividades.

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FORMATAO DO GRFICO DE GANTT de suma importncia que seja definido um formato padro para o Grfico de Gantt ou o Gantt de Controle, para ser utilizado em todos os projetos da empresa. Devemos configurar o grfico para exibir as datas planejadas para cada tarefa, a linha base (assunto que ser visto posteriormente), o executado, o caminho crtico, entre outras informaes. Vale atentar que se trata de uma rea grfica onde devemos ter certa cautela em que informaes devero ser exibidas, devemos por informaes indispensveis para facilitar a interpretao do Gantt, pois pondo informaes demais acabaremos por poluir e nos confundir em um emaranhado de linhas, letras e barras. Para configurarmos o grfico seguiremos conforme imagem abaixo:

Define o nome que ser impresso na legenda.

Utilizado para se incluir qualquer informao junto a barra da tarefa (em cima, abaixo, direita, esquerda ou dentro).

Para esse projeto modelo faremos a seguinte formatao a nvel de inserir texto nas atividades sumrias conforme abaixo:

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Demais informaes de textos dos nos outros modelos grficos deixamos em branco.

O Resultado esperado nesta formatao :

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Outras opes no menu para se configurar o Gantt so:

Formatar/Estilos de Texto : Formatar/Linhas de Grade :

Permite que seja impresso na planilha cores e fonte diferentes para tarefas crticas, eventos, etc. Imprime linhas horizontais no Gantt, e tambm inclui linhas verticais de incio e trmino do projeto. Permite a configurao do cabealho a fim de incluir o logo da empresa. E na guia Modos de Exibio solicitar a impresso das anotaes das tarefas.

Arquivo/imprimir Pgina :

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Um processo simples mas de grande importncia no MS Project a nvel de controle do Projeto visualizarmos no grfico de Gantt a data de Status do Projeto, como defaut da ferramenta a exibio desta linha no vem habilitada, de fato faremos este processo conforme abaixo:

Nas etapas seguintes seguiremos os Steps que so referentes ao gerenciamento de recursos do Projeto, sejam eles recursos materiais, Pessoas e Mquinas. 12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto. 13. Estimar as unidades mximas dos recursos. 14. Verificar valores de hh de cada recurso. O nosso prximo passo cadastrar os recursos disponveis para o projeto. Este cadastro feito relacionando-se os recursos atravs da opo do menu Exibir/Planilha de Recursos.

Dica: Conforme falado no incio de nossa apostila o Project tem algumas tabelas que so muito similares ao Excel, caso voc j tenha alguma planilha com todos os recursos listados e seus devidos quantitativos e custos... Copie e cole direto!

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Onde: ID Nome Tipo Nmero sequencial do recurso Nome do recurso Pode ser Trabalho (quando se controla horas de trabalho) , Material (quando se trata de insumos) ou Custo (selecione esse tipo de recurso para controlar itens oramentrios, como custos de viagem, que no dependem da quantidade de trabalho ou da durao da tarefa) Utilizado quando tipo Material. Deve-se informar a medida de consumo do material, por exemplo: m, kg, saco, etc. Utilizado para agruparmos nossos recursos. Quantidade mxima disponvel do recurso. Custo de cada hora de trabalho do recurso. Custo de cada hora extra de trabalho do recurso. um custo fixo para utilizao do recurso em cada tarefa, como por exemplo, uma taxa de alocao do recurso. Como o recurso recebe se no fim de cada tarefa, se no incio ou se ser rateado. Calendrio utilizado pelo recurso. Pode ser utilizado, por exemplo, para a matrcula do funcionrio ou cdigo do produto ou material.

Rtulo Grupo Unid. Mxima Taxa Padro Taxa H. Extra Custo/Uso Acumular Calendrio Base Cdigo

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Exerccio: Crie cadastro de recursos abaixo :

Nome do recurso

Tipo

Unidade do Grupo Material

Unid. Taxa mximas padro

Taxa h. extra

Custo/uso Acumular

Calendrio base

Brita Caminho Cassio Cedae Cimento Despesas Extras Empresa A Empresa B

Material m3 Trabalho Trabalho Trabalho Material Saco Custo Trabalho Trabalho

Insumos Mquinas Planejamentos Empresa Insumos

R$ 7,00 R$ 0,00 Rateado R$ R$ 3 R$ 0,00 Rateado 5,00/hr 0,00/hr R$ R$ 1 R$ 0,00 Rateado 40,00/hr 0,00/hr R$ R$ 1 R$ 0,00 Rateado 0,00/hr 0,00/hr R$ 18,00 R$ 0,00 Rateado Rateado

Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio

Empresa Empresa Engenharia Engenharia Planejamentos Planejamentos Serv. Gerais Compras Planejamentos

10 15 2 1 1 1 3 1 1

Engenheiros Trabalho Gelogos Lucia Luiz Pintores Ricardo Silvio Telha Trator Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho

Material Milheiro Insumos Trabalho Insumos 2

R$ 3,00/hr R$ 2,50/hr R$ 38,00/hr R$ 35,00/hr R$ 40,00/hr R$ 40,00/hr R$ 0,00/hr R$ 18,00/hr R$ 35,00/hr R$ 380,00 R$ 6,00/hr

R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr

R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ Fim 300,00 R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado

Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio Projeto Prdio

R$ Projeto R$ 0,00 Rateado 0,00/hr Prdio

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Informaes Sobre o Recurso Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informaes sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que no esto exibidos na tabela. Existem vrios campos para configuraes adicionais como frias, valor hora diferenciado, anotaes, etc.

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Planejando os Custos do Recurso Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informaes sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que no esto exibidos na tabela. Existem vrios campos para configuraes adicionais como frias, valor hora diferenciado, anotaes, etc. Na guia Custos podemos definir valores diferenciados de custo como por exemplo insalubridade, servios em viagem, etc. Alm disso tambm podemos planejar reajustes no valor partir de perodos pr-definidos.

Define a data partir do qual ser reajustado o valor hora.

Colocar o % de reajuste que ser aplicado. O MS Project calcula o novo valor.

Programar novas tabelas de custos para ser utilizadas em determinadas atividades especiais.

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Para informarmos que tabela de custo ser utilizada para determinado recurso em uma tarefa especfica, devemos acessar a viso Uso da Tarefa, ir na tarefa desejada e executar um clique duplo no recurso desejado. Surgir a tela abaixo e ento basta definirmos a tabela que ser utilizada para pagar este recurso.

15. Alocar os recursos s atividades Existem algumas formas de se realizar a alocao de recursos, a forma que sugerimos conforme explicao abaixo: Desta forma temos em uma nica tela todas as informaes da tarefa, o recurso a ser alocado na mesma (neste caso... tem que ser um a um, pois muita coisa no Project pode ser feito via Copy/Paste, no caso alocar recursos no) e sua respectiva predecessora.

Seguiremos: 1. Vamos na guia exibio 2. Confira se estamos em Gantt de Controle 3. Marque a opo detalhes 4. Na tela de baixo boto direito e selecione recurso e Predecessora 5. Selecione a Tarefa 6. Aponte qual ou quais recursos dela e suas unidades sejam horas ou unidades 7. Pressione OK e Prximo

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Exerccio: Faa a alocao de recursos nas tarefas conforme a tabela abaixo: TAREFA Fazer Levantamento Topogrfico Realizar Fundaes Aprovar Comprar Material da Obra FASE 2 Realizar Alvenaria RECURSOS Gelogo: 1 , Luiz : 1 , Engenheiros : 1, Lcia : 5h Engenheiros: 1 , Caminho : 4 , Trator : 1 , Cimento: 200 sacos, Empresa A: 10 , Brita : 100m Cassio : 1 , Lucia : 1 , Engenheiros : 1 Ricardo : 1 Despesas Extras [R$ 20.000,00] Engenheiros : 1 , Empresa A : 10 , Empresa B : 2 , Cimento : 4/d , Trator : 1 , Caminho : 1 , Cassio : 1 Trator : 1 , Engenheiros : 1 , Cassio : 1 , Empresa A : 6 , Empresa B : 4 , Telha : 5 Milheiro Cedae : 0 (apenas para indicar que ser uma empreitada realizada pela CEDAE, mas no vai gerar horas de trabalho (h/h) para a mesma. Lucia : 0,5 (indica que a Lcia ficr alocada perodo por dia para acompanhar o trabalho da CEDAE) Realizar Inst. Eltricas Colocar Piso Realizar Pintura Realizar Decorao Fazer Acertos Finais Concluir Documentao Trabalho: 14.185 h Custo: Engenheiros : 0,25 , Empresa B : 5 , Lucia : 0,5 Empresa B : 8 , Luiz : 0,25 Pintores : 4 Cassio : 1 , Silvio : 1 Empresa B : 5 Luiz : 1 R$ 141.960,00

Realizar Telhado Realizar Inst. Hidrulicas

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Dica: Para visualizarmos um resumo geral do Projeto seguimos conforme figura abaixo:

Seguimos: 1. Arquivo 2. Informaes 3. Estatsticas e conferimos os nmeros conforme exerccio anterior. Agrupando Recursos Uma vez que na criao de nosso cadastro de recursos definimos a coluna Grupo e agrupamos nossos recursos por depto, tipo, etc. (Mquinas, Insumos, Fornecedores, Funcionrios, etc.) podemos visualizar a nossa planilha fazendo no menu Projeto/Agrupar por: Grupo de Recursos: O mesmo caminho utilizado para agrupar tarefas conforme visto anteriormente o mesmo para recurso.

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Planejador de Equipe Com o modo de exibio do Planejador de Equipe, voc pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. possvel tambm exibir e atribuir um trabalho no atribudo, visualizar superalocaes e ver nomes de tarefas e recursos: tudo em um modo de exibio eficiente. Por exemplo, se um recurso est superalocado, basta voc arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocao desaparece.

Conflito de Recursos Esta situao acontece quando em algum ponto do meu projeto utilizo mais recursos do que tenho disponvel (campo Unid. Mxima), por exemplo, duas tarefas ocorrem em paralelo com o mesmo recurso, ou ento aloquei duas mquinas perfuradoras em uma tarefa quando na verdade somente tenho uma na empresa! Quando existe conflito de recursos, os recursos superalocados aparecem em vermelho na Planilha de Recursos:

O mesmo processo de identificar Superalocao ocorre quando estamos no modo de Gantt de Controle:

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16.Verificar o grfico de recursos para anlise de recursos Superalocados Um dos pontos crticos da operao do MS Project realizarmos uma anlise em relao a Superalocao que ocorre com determinados recursos. Cabe ns analisarmos os grficos dos recursos para sabermos: Para verificarmos onde ocorrem os conflitos utilizamos os passos descritos abaixo: 1) Acione a opo do menu: Recurso/ Planejador de equipe/ Grfico de Recursos Exibir e marque a opo Detalhes e selecione ao lado Gantt de controle. em seguida menu

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2) Agora d um clique na parte inferior da tela e acione Exibir/Grfico de Gantt. O quanto est ultrapassando e a soma do que precisa mais o seu atual efetivo.

Unidades de Pico igual ao o quanto voc alocado.

Como seria analisarmos este grfico da figura acima? Temos uma condio em que a empresa A possui um efetivo de 10 funcionrios e no momento em que esta mesma empresa comea a realizar duas atividades em paralelo (Alvenaria e Telhado) o seu efetivo durante um tempo precisar de adicionar em seu efetivo mais 6 profissionais e depois ela desmobiliza 10 mantendo apenas 6.

Grficos Gerados no MS Project Quando mudamos para o modo de Exibio Grfico dos Recursos e sobre a rea grfica clicamos o boto direito o Project 2010 nos d as demais opes grficas que podemos visualizar em relao a um recurso.

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Custo Acumulado O exemplo abaixo mostra o grfico do custo acumulado do projeto:

Clicamos o boto direito sobre a rea grfica e iremos formatar o estilo do grfico clicando em seguida na opo Estilo de Barras:

partir deste ponto modificamos na aba de Recursos para amostrar com Linha e com isto veremos o resultado sendo uma curva S financeira apenas do recurso trator. Neste caso tambm optamos em ir guia Exibio e marcamos a caixa de detalhes e habilitamos a o Formulrio de Custos.

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O mesmo procedimento pode ser utilizado para a elaborao de uma Curva S da carga de trabalho (carga de trabalho acumulada). Utilizar a opo Formatar/Detalhes/Trabalho Acumulado. Disponibilidade do Recurso Podemos saber a disponibilidade de um dado recurso e verificar se podemos ou no utiliz-lo em um perodo especfico. Clique boto direito na rea grfica e marque a opo Disponibilidade restante

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Custo do Recurso no Perodo Podemos obter um grfico que nos mostre quando gastamos com determinado recurso por perodo. O exemplo abaixo mostra quanto gastamos com Trator no projeto por ms:

17. Nivelar os recursos de acordo com os critrios financeiros do Projeto ou datas do projeto Ao nivelar um recurso devemos ter definido alguns critrios tipo: a) Atrasamos ento a atividade ou projeto caso a mesma faa parte do caminho crtico? b) Quanto custa financeiramente este atraso, pois muitos projetos custam milhes por dia de atraso ou multa contratual de X% do valor do contrato? c) Quantos dias de postergao no caso de permitir o atraso? d) Em caso de no permitir o atraso da atividade que no esteja no caminho crtico por questes contratuais ou o projeto em caso da mesma fazer parte do caminho crtico, quanto vai nos custar alocar mais recursos ao projeto ou atividade? e) Como fica a distribuio financeira (curva) deste aditivo financeiro ao projeto? f) Como ficar a curva fsica e ser que temos os recursos disponveis? Dica: Estes critrio bom definirmos fazendo as simulaes de nivelamento e apresentarmos 3 quadros diferentes : 1 Atrasando o projeto, 2- Alocando mais recursos, 3- meio a meio um pouco de atraso e um pouco de recurso. O MS Project pode detectar as tarefas que esto causando o conflito e tentar resolver para a gente! Este processo chama-se Nivelamento de Recursos.

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Seguimos: a) Guia recurso b) Opes de redistribuio c) Configuramos conforme critrio escolhido.

Dica: J nos facilita um tanto o trabalho pedirmos para o Project Nivelar o recurso de forma Automtica e marcar redistribuir sem atrasar o Projeto. Nesta manobra o Project ir pegar as atividades na qual tenha recurso superalocado na qual uma das atividades de superalocao no faz parte do caminho crtico a por sua vez atrasar esta atividade que no faz parte do caminho critico. Isto no afetar a data final do projeto. Caso apaream telas informando que ele no pde resolver o conflito, anote qual foi o perodo e tarefa e mande ignorar. Ao final analise cada caso e tente encontrar a melhor soluo para resolv-los, tente por exemplo: Trocar de recurso Alterar a durao da tarefa Alterar precedncias Aumentar unidade mxima do recurso Fazer a alocao de recursos em diferentes horas por dia atravs da opo Exibir/Uso do Recurso ou Exibir/Uso da Tarefa.

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Gantt de Redistribuio Aps termos realizado o nivelamento (Ferramentas/Redistribuir Recursos), podemos verificar quais as tarefas que o MS Project reagendou, utilizando o Gantt de Redistribuio. Est viso est acessvel em Exibir/Mais Modos de Exibio, Gantt de Redistribuio. A figura abaixo mostra este tipo de Gantt:

Antes da Redistribuio

Aps redistribuio

Caso o nivelamento executado pelo MS Project no seja satisfatrio, podemos voltar na opo Ferramentas/Redistribuio de Recursos e desfazermos o nivelamento atravs do boto Limpar Redistribuio.

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Tarefas com Preo Fechado Para informarmos o preo fechado de uma atividade, como no caso de uma empreitada, ou mesmo informarmos despesas adicionais, utilizamos o campo Custo Fixo que se encontra na tabela Custo. A coluna Acumular serve para indicar como ser feito o pagamento, se ao trmino da tarefa, no incio ou rateado:

Gastos Adicionais com despesas de infraestrutura para o evento (reunio para Aprovao)

Preo fechado (empreitada) cobrado pela CEDAE para executar a tarefa.

Id

Nome da tarefa

Custo fixo

Acumulao Custo total de custo fixo


Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Fim Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Fim Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado R$ 147.980,00 R$ 35.768,00 R$ 5.020,00 R$ 26.860,00 R$ 3.888,00 R$ 0,00 R$ 3.200,00 R$ 109.012,00 R$ 109.012,00 R$ 47.880,00 R$ 24.300,00 R$ 26.600,00 R$ 4.272,00 R$ 5.960,00 R$ 2.400,00 R$ 560,00 R$ 3.000,00 R$ 0,00

0 Prdio Fase 1 1 Le v antame nto Topogrfico 2 Fundae s 3 Aprov ao 4 Entre ga do M ate rial 5 Campanha de M arke ting 6 Fase 2 7 Construo 8 Alv e naria 9 Te lhado 10 Inst. Hidrulicas 11 Inst. Eltricas 12 Acabamentos 13 Piso 14 Pintur a 15 Decor ao 16 Entre ga da Obra 17
Exerccio:

R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 2.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 25.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

1) Retorne ao Gantt de Controle e insira as colunas de Custo Fixo e acumulao do Custo Fixo. Informe o valor da empreitada que foi cobrado pela empresa responsvel pela tarefa Instalaes Hidrulica. Informe tambm os gastos adicionais na tarefa Aprovao. Observao: O pagamento ser feito de forma integral e somente quando a contratada entregar o servio concludo.

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ACOMPANHAMENTO DO PROJETO 18. Salvar linha de Base do Projeto. Uma vez que no h mais conflito de recursos, o custo do projeto foi aprovado, suas datas de incio e trmino tambm, portanto o plano de trabalho est OK, podemos encerrar a fase de planejamento e iniciar a execuo do projeto.

Iniciaremos ento a fase de acompanhamento. Para isso importante que tenhamos algumas informaes sobre as tarefas salvas em alguns campos para que possamos posteriormente comparar o que foi previsto com o que est sendo realizado! Estas informaes salvas para posteriores comparaes denominam-se Linha Base ou Baseline. O MS Project copia os seguintes atributos de cada tarefa: Incio Trmino Durao Trabalho Custo Incio Linha Base Trmino Linha Base Durao Linha Base Trabalho Linha Base Custo da Linha de Base

Para salvar a linha base utilizamos a opo do menu Projeto e Definir Linha Base. Basta acionar o boto OK que ele salvar a linha base de todo o projeto(ou de tarefa(s) selecionada(s), quando for o caso).

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Como sabemos a linha base ou baseline na verdade o planejamento do projeto, uma cpia fiel de todo o processo realizado at o momento. Portanto deveria ser nica. Porm caso tenhamos mudado o escopo do projeto e necessitarmos gerar outra linha base e desejarmos manter a anterior como histrico podemos ento criar a linha base1. Lembre-se que o Baseline que o MS Project considera no acompanhamento a Linha Base somente, e no a linha base1,2,3 .... Podemos criar outras para manter o histrico apenas. Nesse caso alteraramos o projeto, e em Ferramentas/Controle/Salvar Linha Base primeiramente salvaramos o plano provisrio copiando a Linha Base atual para Linha Base1, e em seguida salvaramos a linha base (nova) novamente:

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Formas de Acompanhamento

Indica se desejamos acompanhar somente o % concludo e os prazos (opo ligada) ou se desejamos controlar as horas de trabalho realizadas para atingir o % especificado (opo desligada).

Indica se desejamos que o MS Project calcule o custo real das tarefas no momento em que informarmos o % concludo de cada uma. Se desligarmos deveremos informar na tabela Custo quanto j gastamos com cada tarefa (campo custo real).

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A Tabela Controle Para informarmos o andamento do projeto utilizamos a tabela Controle atravs da opo do menu Exibir/Tabela/Controle:

Campos a preencher: Incio Real Trmino Real % Concludo ( em relao a durao da tarefa, a informao sai impressa na barra como o realizado) % Fsico ( o percentual do fsico realizado na tarefa) Trabalho Real (quantidade de horas realizadas) O campo Trabalho Real utilizado quando a opo definida no item anterior como Forma de Acompanhamento estiver desligada. Pois nesse caso quando informarmos o % Concludo o campo Trabalho Realizado no ser calculado e sim dever ter seu valor informado por ns.

Dica: De acordo com cada projeto convm criar as devidas tabelas com as informaes necessrias para o controle assim como Layout de controle com as devidas colunas sejam elas referente a Custos ou HH.

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Exerccios: Vamos simular ento o acompanhamento do projeto. Tome as aes necessrias e atualize o cronograma conforme as situaes abaixo: Para provermos um avano iremos colocar nossa data de Status num perodo equivalente mais ou menos a metade das fundaes. 1) 2) Voc foi informado que a tarefa REALIZAR LEVANTAMENTO TOPOGRFICO iniciou e terminou conforme programado na Linha de Base. O responsvel pela tarefa REALIZAR FUNDAES no vai poder iniciar a tarefa na data planejada devido ao mau tempo. Solicitou ento um prazo de 5 dias a mais. Verifique o cronograma at quando ela pode comear de forma que no atrase o projeto (veja a tabela Cronograma). Note que a tarefa no crtica, portanto tem alguma folga. De acordo com a data de status a tarefa REALIZAR FUNDAES realizou fisicamente 20% e iniciou a mesma com 5 dias teis de atraso a contar da data de incio da linha de base. O fornecedor responsvel pela ENTREGA DO MATERIAL j entrou em contato contigo e avisou que ir atrasar a entrega em 10 dias teis a contar da data de entrega conforme a linha de base, neste caso essa nova data de entrega vai ser com restrio de No iniciar antes de. Verifique na tabela Variao como esto ficando os prazos do projeto. Quantos dias o projeto est atrasado? Tome medidas de contingncia focando no caminho crtico do projeto. Reveja o sequenciamento das atividades de forma que no promova superalocao de recursos, tente analisar a disponibilidade dos recursos e aloca-los em outras tarefas, devemos zerar o atraso do cronograma. O Cimento ter um reajuste de preo no valor de 15% aps a sua atual data de status. Atualize o cadastro de recursos. Verifique como esto os custos do projeto acessando a tabela Custo. Qual atividade do projeto est sofrendo impacto com este aumento?

3) 4)

5) 6) 7)

8) 9)

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Atualizao Automtica Podemos fazer com que o MS Project realize as alteraes de % Concludo, Incio Real e Trmino Real automaticamente no projeto de acordo com a data especificada. Para isto utilizamos a opo do menu Ferramentas/Controle/Atualizar Projeto:

A opo Definir 0% a 100% concludo atualiza proporcionalmente, de acordo com a data indicada, o % Concludo de cada tarefa. Utilizamos a opo Reagendar trabalho no concludo quando desejarmos fazer uma parada em todo o projeto e reagendar as tarefas para continuarem aps uma certa data. Sero utilizadas as duas datas da tela, a primeira como a data da parada e a segunda como a data do reincio.

Linha de Andamento e Data de Status Utilizamos a linha de andamento para indicar no Grfico de Gantt como est o andamento das tarefas e seu % concludo. Para adicionarmos uma linha de andamento basta clicarmos com o boto direito do mouse sobre o grfico e selecionarmos a opo correspondente:

Assinalar esta opo

A Data de Status, a data em que atualizamos o projeto, informamos ao MS Project no menu Projeto/Informaes sobre o Projeto.

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Exibindo informaes sobre o agendamento de tarefas O cronograma (tarefas, dependncias entre tarefas, duraes, restries e informaes sobre o projeto orientadas pelo tempo.) modificam-se por todo o ciclo de vida do projeto, medida que as so planejadas e concludas. Voc pode usar o Microsoft Office Project 2010 para ajudar a entender como as alteraes em uma tarefa podem afetar o restante do projeto e para controlar as alteraes do cronograma. Com uma tarefa selecionada, clique no cone Drivers de Tarefa na barra de ferramentas. O painel Drivers de Tarefa fornece informaes sobre quais fatores esto afetando a data de incio da tarefa selecionada. Alm do nome da tarefa e da data de incio, as informaes a seguir so exibidas no painel Drivers de Tarefa, conforme aplicvel.

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Ttulo Incio real e Atribuies

Descrio Se dados reais tiverem sido inseridos para a tarefa, a data real de incio ser exibida juntamente com os dados que iniciaram a tarefa.

Exemplo Voc planeja o incio de uma tarefa para 1 de maro e atribu a tarefa Luiz. Ele comea o trabalho e relata 40 horas de trabalho real para 1 de maro a 5 de maro. Na semana seguinte, voc precisa rever o plano da tarefa para ajustar uma data de incio posterior. Depois de tentar mover a data de incio para uma data posterior, voc analisa o painel Drivers de Tarefa para ver o que est causando o conflito de agendamento. A atribuio de Luiz e a data de incio real so exibidas.

Atraso de Redistribuio

Se voc tiver aplicado a redistribuio para ajudar a equilibrar a carga de trabalho do recurso, suas tarefas podero ser atrasadas para evitar a superalocao. O painel Drivers de tarefa exibe a quantidade de tempo na qual a tarefa selecionada atrasada devido redistribuio de recursos. O painel Drivers de Tarefa exibe o tipo de restrio colocado atualmente na tarefa, incluindo a data associada restrio.

Sua tarefa atrasada continuamente medida que os recursos so redistribudos no projeto. Voc analisa o painel Drivers de Tarefa e v que sua tarefa est 10 dias atrasada enquanto voc espera a disponibilidade do recurso atribudo. Com base nisso, voc decide atribuir a tarefa a outro recurso para que ela possa ser concluda sem o atraso.

Tipo de Restrio e Data

Recentemente, voc recebeu um novo conjunto de tarefas para gerenciar. A pessoa que gerenciava as tarefas antes j as inseriu no Project. medida que voc modifica uma das tarefas para refletir uma alterao em uma de suas dependncias, voc encontra problemas ao tentar estender o cronograma em duas semanas. Voc analisa o painel Drivers de Tarefa e descobre que a tarefa tem uma restrio No Terminar Depois De, definida para uma data no meio da extenso de duas semanas. A data de incio de seu projeto 1 de maro. Voc cria uma tarefa de resumo com vrias subtarefas e define uma restrio No Iniciar Antes De na tarefa de resumo com a data de 10 de maro. O painel Drivers de Tarefa mostra a tarefa de resumo de subtarefas, pois suas datas de incio esto sendo controladas pela restrio No Iniciar Antes De na tarefa de resumo, em oposio data de incio do projeto. Duas tarefas em seu plano de projeto so

Tarefa de Resumo

Se voc tiver restries em uma tarefa de resumo que afetem as datas das subtarefas, a tarefa de resumo ser listada no painel Drivers de Tarefa quando a subtarefa for selecionada.

Tarefas

Se voc tiver vinculado suas tarefas,

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Predecessoras

as tarefas predecessoras sero exibidas no painel Drivers de Tarefa com seus tipos de restrio e a quantidade interna de tempo de latncia ou de espera. Voc pode clicar no nome de uma tarefa predecessora para ver seus drivers.

Testar e Liberar. Voc configura o plano de projeto para refletir que a tarefa Liberar comece 5 dias depois que a tarefa Testar for concluda, de forma a ter algum tempo para observar as anomalias no produto antes de liber-lo aos clientes. Ao analisar o painel Drivers de Tarefa para a tarefa Liberar, voc v o vnculo para a tarefa Testar, com uma restrio Trmino--Incio e um tempo de latncia de 5 dias. Seu plano tem tarefas de resumo representando cada fase do projeto. Em cada tarefa de resumo h vrias subtarefas para refletir o trabalho feito durante cada fase. Quando voc analisa o painel Drivers de Tarefa para uma tarefa de resumo, visualiza um vnculo para a subtarefa mais antiga que est orientando a data de incio dessa fase. Voc est planejando um projeto com uma data de incio definida para 1 de maro. Seu plano de projeto usa um calendrio padro que considera apenas segunda a sexta-feira como perodo til. O dia 1 de maro cai em um sbado. medida que voc cria tarefas no projeto usando o calendrio padro, as tarefas so automaticamente atrasadas para iniciar no primeiro dia til do ms, 3 de maro. Para descobrir por que a data de incio da tarefa 3 de maro, e no 1 de maro, voc analisa o painel Drivers de Tarefa das tarefas. Um vnculo para o calendrio padro exibido.

Subtarefas

Se voc tiver selecionado uma tarefa de resumo, o painel Drivers de Tarefa exibir as subtarefas e as tarefas de resumo que esto controlando o cronograma.

Calendrios

Se o perodo til com estruturas de tpicos no calendrio de tarefas selecionada estiver afetando o cronograma da tarefa, o nome do calendrio ser exibido no painel Drivers de Tarefa. Voc pode clicar no nome do calendrio para exibir informaes sobre seu perodo til e no til.

Fonte: Microsoft

Observaes:

Se voc inseriu outro projeto no projeto atual, primeiramente, preciso expandir a

tarefa de resumo do projeto antes de exibir seus drivers de tarefa. EXIBIO DE INFORMAES SOBRE O PROJETO Utilizao de Tabelas As informaes do banco de dados do MS Project, tanto as de Tarefas como as de Recursos, so organizadas em forma de tabelas. Existem algumas tabelas pr-definidas e o usurio pode tambm criar as suas prprias tabelas. As tabelas existentes so:

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Rede PERT Atravs da opo Exibir/Diagrama de Rede podemos gerar a rede PERT. Visualizaremos toda a rede de precedncia, onde cada tarefa representada por uma caixa. No interior da caixa temos o Nome, ID, Durao, Incio, Trmino e Recursos. Com um clique duplo na caixa acessamos a tela Informaes sobre a Tarefa. Esta viso pode ser configurada atravs de um clique no grfico e na opo Formatar/Layout. Podemos inclusive formatar o contedo das caixas.

Utilizao de Filtros Em projetos grandes a maneira de limitarmos os dados que sero exibidos a utilizao de filtros. Eles restringem as linhas de tarefas que sero impressas na tabela. Existem vrios filtros prdefinidos para o banco de dados de Tarefas e Recursos. Por exemplo, com relao a tarefas: Tarefas crticas, Tarefas em andamento, Tarefas concludas, Tarefas em um intervalo de datas, Tarefas com oramento estourado, etc. Com relao aos recursos: Recursos superalocados, Grupo de recursos, etc. Os recursos encontram-se na opo do menu exibio/Filtro. Tambm existe a possibilidade de utilizarmos o auto-filtro na qual idntico ao Excel, que so filtros executados partir de uma coluna da tabela.

Seguiremos: 1. Guia exibio 2. Filtro 3. Ou Auto Filtro

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Exerccios: 1) 2) 3) 4) 5) Quantas atividades com durao maior que 20 dias so crticas no projeto? Quais atividades no esto no caminho crtico do projeto? Liste as atividades que tem o custo atual maior que R$ 30.000,00. Gere um cronograma com as tarefas em que a Lcia est envolvida. Quantas atividades esto com variao de incio maior que 5 dias?

Relatrios No MS Project 2010 existem 2 tipos de relatrios que podem ser acessados atravs da opo do menu Relatrios na barra de ferramentas:

So os relatrios pr-configurados, que existem em todas as verses do MS Project., conforme mostra a tela abaixo:

Por exemplo, se desejarmos imprimir o fluxo de caixa do projeto realizamos um clique duplo no cone Custos e em seguida escolher o Fluxo de Caixa:

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So relatrios grficos criados no Excel partir de dados exportados do MS Project. Os dados so exportados para tabelas dinmicas no Excel, onde o grfico gerado. De qualquer forma as figuras abaixo mostram um exemplo:

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Exerccio: 1) Imprima o Relatrio de Oramento do projeto. Modifique o cabealho e rodap. 2) Imprima um relatrio que liste as atividades que cada recurso est alocado no projeto. 3) Liste as atividades pendentes para o funcionrio Cssio.

Exerccio Final Recapitulando 1) Construa o projeto REA DE LAZER elaborando o cronograma segundo a EAP abaixo: Obs. A Construo ser a Linha 1 do Projeto, atento em exibir a Tarefa Resumo do Projeto (Guia Formato marque tarefa resumo do Projeto e o nome desta Linha 0 = rea de Lazer.

2) Faa o cadastro dos recursos do projeto:

Nome do recurso Ajudantes Brita Caminho Cimento Encanador Mestre de obras Paisagista Pedreiros Pintores

Tipo Trabalho Material Trabalho Material Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho

Unidade do Material m

Unid. Mximas 12 1

saco 1 1 1 8 6

Taxa padro R$ 3,00/hr R$ 8,00 R$ 3,00/hr R$ 20,00 R$ 5,00/hr R$ 5,00/hr R$ 10,00/hr R$ 5,00/hr R$ 5,00/hr

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3) Agora faa a alocao de recursos conforme a tabela abaixo: Escavar para fundaes Aterrar Fundaes Construir Saunas Construir Piscinas Construir Quadra de Esportes Realizar Pinturas Realizar Acabamentos Finais Pavimentar Entrada de Automvel e Caladas Gramar e concluir o jardim Ajudantes[12];Caminho Ajudantes[10];Brita[40];Cimento[150];Mestre-de-obras Ajudantes[3];Pedreiros[6];Cimento[50];Mestre-de-obras Ajudantes[2];Pedreiros[8];Cimento[100];Encanador;Brita[15];Me stre-de-obras Ajudantes[2];Pedreiros[3];Brita[20];Cimento[60] Pintores[6] Ajudantes[5];Mestre-de-obras Ajudantes[6];Cimento[50] Paisagista;Ajudantes[4]

4) Compare agora o resultado obtido em termos de durao, carga de trabalho e custo:

Projeto
Construo da rea de Lazer

Durao
30 dias

Trabalho
2.400 hrs

Custo
R$ 18.928,00

Subprojetos e Projetos Consolidados Podemos incluir um projeto dentro de outro, criando um subprojeto. Basta irmos na guia Projeto e no boto de Subprojetos. No projeto mestre ele visto como uma tarefa, toda atualizao feita no subprojeto afeta o projeto mestre quando este for aberto. No exemplo abaixo o projeto rea de Lazer foi includo no projeto PRDIO como uma tarefa (subprojeto). Se executarmos um clique duplo nesta tarefa o MS Project vai abrir o arquivo de projeto relacionado. E neste caso ainda fizemos um link entre projetos na atividade de Instalaes Hidrulicas com incio das atividades da rea de lazer.

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Da mesma forma fazemos para criarmos um projeto consolidado, ou seja, um portflio dos projetos da empresa para proporcionar uma viso macro a nvel gerencial de todos os projetos. Basta criar um projeto novo vazio, e ento acionar a opo Incluir/Projeto e selecionar os projetos desejados. A figura abaixo mostra um exemplo de projeto consolidado:

Dica: Caso tenha um Portflio de projetos e realize esta projeo de ter todos os projetos dentro de um mster, ao Abrir o Master fique ciente que deixar todos os demais arquivos em modo de visualizao, no podendo ser editados por outro Profissional que esteja trabalhando no Projeto x, isso deixando a equipe de Planejamento parada at que voc feche o Master. Pra resolver este problema tem a Ferramenta Project Server e Web Service. (Curso a parte) Criando um Modelo de Projeto Aps o encerramento e com o sucesso do projeto, podemos criar um modelo baseado nele. Isto facilitar muito na criao de novos projetos semelhantes, pois no precisaremos relacionar as tarefas novamente, colocar durao, predecessora, EAP, alocar recursos, etc. Quando formos criar um novo projeto basta ir no menu Arquivo/Novo e escolher Modelos no Meu Computador. Depois s ajustar e adaptar as realidades do novo projeto. Para criar um modelo salve o projeto atual da seguinte forma: Arquivo/Salvar como e selecionar Salvar como tipo MODELO:

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Em seguida surgir outra tela com algumas opes, que devem ser todas selecionadas ( bvio que se estamos criando um modelo nenhum destes atributos devem ser salvos!).

partir de agora sempre que desejarmos criar um novo projeto baseado em um modelo existente basta acionarmos a opo Arquivo/Novo e no menu lateral selecionar a opo No Computador e escolher ento o modelo desejado. Veja a figura abaixo:

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O Project 2010 permite que voc abra e edite projetos de verses anteriores do Microsoft Project, sem ter as verses anteriores em seu computador. Tambm possvel salvar um arquivo do Project 2010 em vrias verses anteriores do Project sem baixar e instalar um conversor.

O que acontece quando voc abre verses anteriores de arquivos do Project no Project 2010
Quando voc usa o Project 2010 para abrir arquivos .MPP de verses anteriores do Project, o Project opera com funcionalidade reduzida e exibe o Modo de Compatibilidade na barra de ttulos na parte superior da janela do aplicativo. No modo de compatibilidade, voc pode abrir, editar e salvar o Project 2000-2003 e os arquivos do Project 2007 em seus formatos originais, mas no pode usar nenhum dos novos recursos do Project 2010. O Project continuar a operar no modo de compatibilidade at voc converter o projeto no formato de arquivo do Project 2010. Quando o Project 2010 opera no modo de compatibilidade, alguns recursos que so novos para o Project 2010 operaro com funcionalidade reduzida.

RECURSO PROJECT 2010 Tarefas inativas

DO

COMPORTAMENTO NO MODO DE COMPATIBILIDADE Tarefas no podem ser definidas como inativas. Tarefas no podem ser agendadas manualmente. Elas s podem ser definidas para agendamento automtico. Como tarefas sem datas so um recurso de tarefas agendadas manualmente, datas iniciais e finais devem ser aplicadas a todas as tarefas.

Tarefas agendadas manualmente Datas em branco

O que acontece quando voc salva um arquivo do Project 2007 no Project 2010
Quando voc converter um arquivo do Project 2007 em um arquivo do Project 2010, o Project operar com funcionalidade total e no no modo de compatibilidade. Entretanto, o comportamento padro do Project para tarefas existentes e novas ser diferente para novos arquivos criados no Project 2010.

RECURSO DO PROJECT 2007 Agendamento automtico Criao de nova

COMPORTAMENTO QUANDO SALVO NO PROJECT 2010 As tarefas existentes sero definidas para agendamento automtico. As novas tarefas sero definidas para agendamento automtico por

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tarefa Coluna Modo de Tarefa Projetos mestres

padro. Elas podero ser configuradas para serem agendadas manualmente aps serem criadas. A coluna Modo de Tarefa (que indica se uma tarefa foi definida para agendamento automtico ou manual) no ser exibida. Entretanto, essa coluna poder ser adicionada. Os arquivos de projeto mestre sero exibidos com funcionalidade total. Entretanto, os subprojetos que estiverem no projeto mestre e no tiverem sido convertidos para o Project 2010 no podero ser expandidos. Os subprojetos que forem convertidos para Project 2010 podero ser expandidos. entre Os vnculos entre projetos contidos em arquivos do Project que no tiverem sido convertidos para o Project 2010 e que estiverem inseridos em um arquivo que tenha sido convertido para o Project 2010 no podero ser expandidos. Os vnculos entre projetos que tiverem sido convertidos para o Project 2010 podero ser expandidos. Um Project que tenha sido convertido para o Project 2010 e use um arquivo de pool de recursos compartilhado que no tenha sido convertido para o Project 2010 no ter acesso s informaes do recurso no arquivo de pool de recursos, a menos que esse arquivo seja convertido para o Project 2010. Se voc usar campos dentro de frmulas para criar campos personalizados no Project 2007, alguns campos sero alterados automaticamente para seu equivalente do Project 2010. Os seguintes campos sero alterados: O campo Incio ser alterado para Incio Agendado. O campo Durao ser alterado para Durao Agendada. O campo Trmino ser alterado para Trmino Agendado. O campo Incio da Linha de Base ser alterado para Incio Estimado da Linha de Base. O campo Durao de Linha de Base ser alterado para Durao Estimada da Linha de Base. O campo Trmino da Linha de Base ser alterado para Trmino Estimado da Linha de Base.

Vnculos projetos

Arquivos do pool de recursos

Alteraes campo frmulas

de nas

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O que acontece quando voc salva um arquivo do Project 2010 em uma verso anterior
Quando voc salvar um arquivo do Project 2010 em uma verso anterior do Project, algumas configuraes de tarefa sero alteradas. Quanto mais antiga for a verso do Project, mais alteraes ocorrero nas configuraes de tarefa.

RECURSO Project 2007


COMPORTAMENTO QUANDO SALVO NESTA VERSO MAIS ANTIGA Tarefas agendadas manualmente Tarefas agendadas manualmente so definidas para agendamento automtico. Tarefas inativas Tarefas inativas so excludas. Fonte com tachado A fonte com tachado removida. A tarefa no excluda. Efeitos de cores A cor de 32 bits definida como a mais prxima dos 16 tipos de cores para estilos de barra, indicadores e outros efeitos grficos. Tarefas de resumo Tarefas de resumo agendadas manualmente so definidas como tarefas de etapa no Project 2007.

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Project 20002003

Os seguintes recursos adicionais do Project 2007 sero removidos quando um arquivo do Project 2010 for salvo no Project 2000-2003: Informaes sobre oramento As informaes contidas nos campos de oramento so perdidas. Recursos de custo As informaes contidas nos campos de recurso de custo podem ser alteradas, porque os recursos de custo so convertidos em recursos materiais. As informaes contidas em outros campos de custo no so perdidas. Formatao de clula em segundo plano As clulas de planilha que tiverem formatao em segundo plano aplicada perdero essa formatao. As informaes desses campos no sero perdidas. Proprietrio de atribuio As informaes contidas nos novos campos Proprietrio de Atribuio so perdidas. Excees de calendrio Novas excees adicionadas funcionalidade de calendrio de projeto e de recurso (como excees mensais, excees anuais e aquelas com datas arbitrrias) so perdidas. Campos novos e personalizados Informaes em campos novos para Project 2007 ou quaisquer frmulas que dependerem desses campos sero perdidas. As novas opes definidas em campos personalizados criados no Project 2007 sero perdidas, como a nova configurao de rolagem para baixo para o clculo de linhas de atribuio. Os valores de campo personalizado de atribuio de tarefa tambm sero perdidos. Campos personalizados da empresa Os campos personalizados da empresa criados no Project 2007 so perdidos.

DICA SOBRE FORMAO COMPLEMENTAR. Para muitos que realizam treinamento em MS Project, provisiona ingressar na rea de Planejamento ou mesmo gerenciar algum projeto utilizando a ferramenta. Porm sabemos das limitaes da ferramenta, ento devemos prover aprimorarmos absolvendo conhecimento em outras ferramentas. Abaixo alguns outros cursos na mesma rea que tem grande valor no mercado, consulte seu instrutor sobre os cursos. Microsoft Office Project Avanado (Gerenciamento de Campos Personalizados e Planejamento Avanado) Administrao em MS Project. Project Server e Webserver. Excel Avanado com foco em Planejamento. Oracle Primavera P6 Bsico Oracle Primavera P6 Avanado Oracle Primavera Web Oracle Primavera Administrao Fundamentos em Gerenciamento de Projetos Dicas e macetes sobre a ferramenta: www.terranovaplanejamento.com

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Gerenciando Projetos com MS Project 2010 Formulrio de Avaliao Local do Curso: __________________________ Data: ___________ Instrutor: ______________________________________________ F = Fraco R = Regular 1) Instrutor: O instrutor conhecia o assunto ? Quanto ao relacionamento com a turma ? Quanto a forma de apresentar os assuntos ? Interesse em tirar dvidas ? 2) Material Didtico: Qual sua opinio sobre o material fornecido ao aluno ? 3) Local de Realizao: Qual sua opinio sobre a sala de aula ? O equipamento utilizado funcionou corretamente ? 4) Consideraes Gerais: O curso atendeu as suas expectativas ? Indicaria este curso outras pessoas ? (S/N) Observaes e Sugestes: B = Bom O = timo

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