Los 6 Pilares de La Excelencia en Proyectos

Montevideo, Setiembre 2009
5as Jornadas Rioplatenses de Auditora Interna
El rol de la Auditora Interna en la gestin de proyectos

INSTITUTO URUGUAYO DE AUDITORIA INTERNA
Alejandro Alemany, CIA
Agenda
Parte 1 Parte 2 Parte 3 Parte 4 Parte 5
Qu es un proyecto? Auditora Interna de Proyectos Gestin de Proyectos Seis pilares para la excelencia en gestin de proyectos Proyectos de Auditora Interna
Qu es un proyecto?
Qu es un Proyecto?
Proyectos son definidos como:

un conjunto nico de actividades con base a un alcance pre-establecido que tienen un inicio y un final, cuya finalidad es dar cumplimiento a ciertos objetivos y metas empresariales y en cuya ejecucin se generan entregables bajo las premisas de: - calidad, - tiempo, - costo - y satisfaccin del cliente (accionistas / alta direccin / organizacin).
PricewaterhouseCoopers
Setiembre 2009 4
Qu es un Proyecto?
Los proyectos normalmente se establecen en base a fases y tiempos,

-de forma secuencial o concurrentes,
-conformados por varios actores
- donde cada uno tiene roles y responsabilidades definidas para dar cumplimiento a las actividades.
Setiembre 2009 5
Ejemplos de proyectos
Construccin de una obra de infraestructura Cambio en un proceso Implementacin de un sistema Tercerizacin de un proceso crtico Reorganizacin Implementacin de un sistema de gestin de riesgos Reconversin de perfiles Fusin Organizacional Centralizacin de procesos Desarrollo de una nueva unidad de negocio Desarrollo de un nuevo producto Nuevo modelo de gestin de clientes Auditora Interna
Setiembre 2009 6
Las estadsticas muestran que un 25% de proyectos organizacionales pueden ser clasificados como exitosos. Un 50% de los proyectos finalizan retrasados, o se exceden de los costos estimados y el 25% restante fracasan completamente.
Para aumentar las posibilidades de xito del proyecto es esencial utilizar un esquema estructurado de gestin de proyectos.
Setiembre 2009 7
Auditora Interna de Proyectos
Desde la funcin de Auditora Interna existen grandes posibilidades de agregar valor a la gestin de proyectos:
Realizando evaluaciones independientes a lo largo del ciclo de vida del proyecto en cuanto a :
Evaluacin de riesgos del proyecto Brindando soporte en mecanismos de gestin de riesgos Auditora de cumplimiento de objetivos del proyectos Evaluaciones en cuanto a la organizacin, herramientas y prcticas utilizadas para la gestin del proyecto Auditoras de los procesos de gestin de costos del proyecto Evaluacin de proceso de control del proyecto
Setiembre 2009 9
Algunos Proyectos podran ser incluidos dentro del alcance de la Auditora Interna, como ser:
Imagen o grfica Proyectos que generan un impacto significativo en la
organizacin o que deriven en fuertes cambios organizacionales.

Proyectos de elevados presupuestos. Proyectos considerados estratgicos para la Alta Direccin. Proyectos recurrentes que han presentado dificultades en el
pasado o no hayan alcanzado los beneficios esperados.

Imagen o grfica Los proyectos que se enfrentan a problemas con su
presupuesto, el cronograma, etc. y en los cuales se encuentra comprometido el xito global del proyecto.
Proyectos complejos, que impliquen importantes riesgos.
Setiembre 2009 10
Diferentes momentos para la Auditora durante el ciclo de vida del Proyecto
Anlisis
Definicin
Diseo
Construccin
Implementacin
Operacin
Setiembre 2009 11
Gestin de Proyectos
El tringulo del xito en la gestin de proyectos
De acuerdo al Presupuesto
CALIDAD
En Tiempo
Tanto el equipo del proyecto como la Auditora de Proyectos, se deberan entonces concentrar en estos puntos.
P la
sto
s zo
Co
Alcance
De acuerdo a las Especificaciones u Objetivos
Y que se generen los beneficios esperados

PricewaterhouseCoopers Setiembre 2009 13
Gestin de Proyectos
Gestionar un proyecto significa planear su ejecucin antes de iniciarla y vigilar dicha ejecucin. Una efectiva administracin de proyectos exige: Tcnicas y herramientas Estructuras bien organizadas. Gestionar los Riesgos
Setiembre 2009 14
Riesgos de un Proyecto
Definicin Los riesgos de un Proyecto son eventos futuros inciertos que pueden influir en el logro de los objetivos del Proyecto (Tiempo, Costo, Calidad y Beneficios)
Una buena administracin identifica,

valora, enfoca, mitiga y controla los riesgos.
El proceso de identificacin y gerenciamiento de riesgos es un proceso continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto.
Setiembre 2009 15
Riesgos de un Proyecto y el rol del Auditor
La Auditora Interna puede jugar un papel preponderante

en este proceso, a travs de la revisin independiente de los riesgos del Proyecto.
Setiembre 2009 16
Riesgos de un Proyecto
Alineacin estratgica Composicin del Comit de Direccin Comunicacin Sponsorship Planeacin Compromiso Metodologa Gestin Proyectos Gerenciales Gestin de Issues y de Gestin de Riesgos Negocios Administ. y Monitoreo del Control del progreso
Proyecto
Conversin de datos Arquitectura del
sistema Creacin de redes Rendimiento Seguridad Tcnicos Disponibilidad Recuperacin de desastres
Riesgos
Procesos y Funcionales
Definicin requerimientos
Entrenamiento Gestin del cambio Comunicacin Alineamiento
Organizaci Organizacin Recursos
negocio Controles Aplicacin Customizacin Interfases Localizacin
organizacional Continuidad del negocio
Presupuestos Dotacin Personal Competencias equipo
Setiembre 2009 17
Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Planeacin Gestin de Costos y Beneficios
Project Finances
Comunicaciones
Control del Proyecto
Calidad
Planning and Scheduling
Communications Management
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Business Case Monitoring and Benefits Realisation
Stakeholder Management
Issue Management
Knowledge and Office Management Close
Dependency Management
Project Monitoring and Reporting
Scope Management and Change Control
Assumption Management
Supplier Management
Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 18

Los planes son realistas ? Hay una base slida para monitorear el avance del proyecto ?
Project Finances
Comunicaciones
Calidad
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Calidad
Se posee la gente indicada? Existe disponibilidad de recursos ?
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Calidad
Risk Management
Quality Management
Se analizaron las interacciones con otros proyectos Se analizaron las rutas crticas del proyecto ?
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Se definieron los supuestos ?

Calidad
Risk Management
Quality Management
Se revisan peridicamente ? Estn claros los supuestos para todos ?

Resource Management Business Case Monitoring and Benefits Realisation Stakeholder Management Issue Management Knowledge and Office Management Close Dependency Management Project Monitoring and Reporting Scope Management and Change Control
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Se determinaron los costos y aspectos financieros ? Que mecanismos de control existen ?
Calidad
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Estn claros los beneficios esperados del proyecto ? Cmo se realizar el seguimiento de los beneficios ?
Calidad
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
De defini un plan de comunicacin? (Quien, qu, por qu medios, en que momento)

Resource Management Planning and Scheduling
Calidad
Risk Management
Quality Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
De identificaron las personas o grupos impactados por el cambio ? Se defini un plan para asegurar el compromiso con el cambio ?
Calidad
Risk Management
Quality Management
Resource Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Se progresa de acuerdo a los planes establecidos ? Planning and

Scheduling
Calidad
Risk Management
Quality Management
Existen mecanismos adecuados para Resource controlar el avance del Management proyecto ?
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Se evalan peridicamente los riesgos del proyecto Planning ? and

Scheduling
Calidad
Risk Management
Quality Management
Se definen planes de accin que mitiguen los Resource riesgos ? Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Qu problemas existen ? Existen procesos de and identificacin y Planning Scheduling administracin de problemas ?
Resource Management
Calidad
Risk Management
Quality Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Se evalan los cambios propuestos al plan de proyecto? Planning and

Scheduling
Calidad
Risk Management
Quality Management
Existe un proceso de autorizacin de cambios al proyecto ? Resource

Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Existen procesos de administracin y control de proveedores ? Planning and

Scheduling
Calidad
Risk Management
Quality Management
Los servicios de proveedores estn Resource cumpliendo las Management expectativas ?
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Existen procedimientos de control de calidad ? Estn claras las responsabilidades en cuanto a controles de calidad ? Resource
Calidad
Risk Management
Quality Management
Management
Issue Management
Supplier Management

Project Finances
Comunicaciones
Existen procedimientos de salvaguarda de la informacin y Planning and Scheduling documentacin del proyecto ? Se definieron capacitacin ?
Dependency Management Resource planes de Management
Calidad
Risk Management
Quality Management
Issue Management
Supplier Management
Seis pilares para la excelencia en gestin de proyectos
Los 6 Pilares para la Excelencia de Proyectos (y que deben ser considerados por el auditor)
1. Las partes interesadas estn 2. 3. 4. 5. 6.
comprometidas con el cambio Comprensin de los beneficios del negocio. Plan de trabajo y cronograma predecibles. Equipo de alto desempeo. Alcance realista y manejable. Los riesgos se mitigan.
Setiembre 2009 35
1. Las partes interesadas se han
comprometido. 2. Comprensin de los beneficios del negocio. 3. Plan de trabajo y cronograma
III.1 Estndares y estructura III.2 Gestin del tiempo del proyecto III.3 Gestin de costos. III.4 Gestin de calidad III.5 Monitoreo del progreso III.6 Administracin y soporte
predecibles.
4. Equipo de alto desempeo. 5. Alcance realista y manejable. 6. Los riesgos se mitigan.
Setiembre 2009 36
1. Las partes interesadas se han
comprometido. 2. Comprensin de los beneficios del negocio. 3. Plan de trabajo y cronograma
III.1 Estndares y estructura
III.2 Gestin del tiempo del proyecto

III.3 Gestin de costos. III.4 Gestin de calidad III.5 Monitoreo del progreso III.6 Administracin y soporte
predecibles.
4. Equipo de alto desempeo. 5. Alcance realista y manejable. 6. Los riesgos se mitigan.
Setiembre 2009 37
III.2 Project time management (Ejemplo)

Se identificaron las dependencias entre las actividades y se tuvieron en cuenta en el cronograma de proyecto Las responsabildiades para cada tarea fueron definidas y comunicadas Se identificaron los hitos clave y fueron documentados en el cronograma de proyecto Cuando corresponda se desagregaron sub-proyectos Existe un schedule consolidado de proyecto Se realiz un adecuado anlisis de ruta crtica El cronograma de proyecto se realiz con el nivel de detalle suficiente Las estimaciones de tiempo de las actividades fueron realizadas siguiendo procesos lgicos El cronograma incluye tiempos para contingencias Se realiz un anlisis de restricciones como ser disponibilidad de recursos, dependencias, tiempos de aprobacin, etc. El cronograma de proyecto, y proceso de planeacin fue revisado y aprobado por personal independiente. Se defini un proceso formal para la gestin de cambios Los cronograma de proyecto de proveedores se encuentran alineados con el plan de proyecto Se defini un proceso formal para la gestin de cambios
38 PricewaterhouseCoopers Septiembrel de 2009
Entregable del Diagnstico (Ejemplo)
39 PricewaterhouseCoopers Septiembrel de 2009
Proyectos de Auditora Interna
Podemos considerar la realizacin de una Auditora como un proyecto?

Alcance pre-establecido. Tienen un inicio y un final. Con el fin de alcanzar determinados objetivos y metas. En su ejecucin se generan entregables (bajo las
premisas de calidad, tiempo, costo y satisfaccin del cliente).

Se establecen en base a fases y tiempos. Conformados por varios actores con roles y
responsabilidades definidas.
Setiembre 2009 41
Proyectos de Auditora Interna Herramientas de Gestin de Proyectos

Plan de Gestin de Stakeholders ? Plan de comunicacin del proyecto ? Kick off del proyecto ? Sponsoreo? Definicin de Beneficios esperados del proyecto? Medicin y comunicacin de beneficios logrados? Cronogramas, hitos clave? Gestin de cambios? Alcances ? Gestin de dependencias ? Gestin de Riesgos Gestin de/ Issues / Problemas ? Anlisis de Restricciones ? Otros
Setiembre 2009 42
Estamos incluyendo en nuestro plan anual, proyectos significativos para la organizacin? Estamos teniendo en cuenta los herramientas de gestin de proyectos para Proyectos de Auditora exitosos?
PricewaterhouseCoopers Setiembre 2009 43
Muchas Gracias !!
Alejandro Alemany alejandro.oscar.alemany@uy.pwc.com
Nuestra Visin Ser la Firma lder en servicios profesionales, referente del mercado.
Alejandro Alemany alejandro.oscar.alemany@uy.pwc.com

2009 PricewaterhouseCoopers Ltda., PricewaterhouseCoopers, PricewaterhouseCoopers International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business Services Ltda. y PW Software Ltda. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a las firmas uruguayas de PricewaterhouseCoopers Ltda., PricewaterhouseCoopers, PricewaterhouseCoopers International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business Services Ltda. y PW Software Ltda. o, segn requiera el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente.

Los 6 Pilares de La Excelencia en Proyectos

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Montevideo, Setiembre 2009

5as Jornadas Rioplatenses de Auditora Interna

El rol de la Auditora Interna en la gestin de proyectos

Alejandro Alemany, CIA

Parte 1 Parte 2 Parte 3 Parte 4 Parte 5

Proyectos son definidos como:

Los proyectos normalmente se establecen en base a fases y tiempos,

-conformados por varios actores

Auditora Interna de Proyectos

organizacin o que deriven en fuertes cambios organizacionales.

pasado o no hayan alcanzado los beneficios esperados.

Diferentes momentos para la Auditora durante el ciclo de vida del Proyecto

El tringulo del xito en la gestin de proyectos

Y que se generen los beneficios esperados

Una buena administracin identifica,

Riesgos de un Proyecto y el rol del Auditor

La Auditora Interna puede jugar un papel preponderante

Conversin de datos Arquitectura del

sistema Creacin de redes Rendimiento Seguridad Tcnicos Disponibilidad Recuperacin de desastres

Entrenamiento Gestin del cambio Comunicacin Alineamiento

Organizaci Organizacin Recursos

negocio Controles Aplicacin Customizacin Interfases Localizacin

organizacional Continuidad del negocio

Presupuestos Dotacin Personal Competencias equipo

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Control del Proyecto

Planning and Scheduling

Business Case Monitoring and Benefits Realisation

Knowledge and Office Management Close

Project Monitoring and Reporting

Scope Management and Change Control

Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 18

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Control del Proyecto

Planning and Scheduling

Business Case Monitoring and Benefits Realisation

Knowledge and Office Management Close

Project Monitoring and Reporting

Scope Management and Change Control

Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 19

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Control del Proyecto

Se posee la gente indicada? Existe disponibilidad de recursos ?

Planning and Scheduling

Business Case Monitoring and Benefits Realisation

Knowledge and Office Management Close

Project Monitoring and Reporting

Scope Management and Change Control

Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 20

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Control del Proyecto

Planning and Scheduling

Business Case Monitoring and Benefits Realisation

Knowledge and Office Management Close

Project Monitoring and Reporting

Scope Management and Change Control

Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 21

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Se definieron los supuestos ?

Control del Proyecto

Se revisan peridicamente ? Estn claros los supuestos para todos ?

Septiembre de 2009 PricewaterhouseCoopers Slide 22

Gestin de Proyectos - Que preguntas podramos hacernos?

Se determinaron los costos y aspectos financieros ? Que mecanismos de control existen ?