24-2-2011 Le presentamos esta entrevista con Luis Muiz, autor del libro "Dominar las Tablas Dinmicas en Excel

2007-2010 aplicadas a la Gestin Empresarial", en la que explica cmo ahorrar costes y tomar decisiones de una forma ms rpida y eficaz con las tablas dinmicas. Adems, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el mismo tema.

DOMINAR TABLAS DINMICAS

Cmo define usted sistema de informacin? un

Los Sistemas de Informacin son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a los diferentes tipos usuarios de una organizacin para que puedan tomar las decisiones ms adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilacin de datos, el almacenamiento y procesamiento de la informacin; y la transmisin de informacin a los diferentes tipos de usuarios interesados. Los Sistemas de Informacin son un recurso importante para la consecucin de los objetivos de cualquier organizacin.

Cules son sus caractersticas principales?

El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier organizacin integra sus sistemas de proceso de datos debera tener las siguientes caractersticas: -Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final. -Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms necesarios en cada momento. -Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave que definen el estado de la organizacin.

En definitiva un Sistema de informacin es: Lo referente a conseguir la informacin adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de decisin correcta. Lynda Woodman

-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. -Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas. -Facilitar la presentacin de t oda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos, tablas, textos y sonidos.

La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato os que en ocasiones tienen cosa as en comn y en otras no dificulta tener una informacin completa e integrada, por lo que tenemos muchos datos y poca informacin. Otro factor decisivo y y que se produce tambin como un efecto colateral, es que la calidad de la informacin es muy baja bien porque faltan datos, porque son errneos o bien porque estn repetidos. Por ltimo el acceso a a la informacin no siempre es la mejor opcin para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no podemos fcilmente te acceder a la informacin que necesitamos en cada momento porque se depende d de un tercero para conseguirlo.

Qu dificultades se encuentran habitualmente en las empresas para obtener toda la informacin necesaria?
Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia despus de haber diseado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos de software creo que son tres las principales dificultades: La primera la dificulta ad en obtener la informacin en el formato y calidad adecuada de sus sistemas de software de gestin sean ERPs o CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si podemos tener esa informacin pe ero no est en los formatos adecuados Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su entorno hace que la informacin que se e necesita hoy de una determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas tradicionales y actuales no es tan fcil de conseguir en un tiempo y con recursos razonables.

Desde hace aos las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o cuenta han ido implementado su sistema de informacin con las herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar un anlisis de la a informacin, pero tambin ha y que reconocer que muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los productos de Oficce y sus complementos permiten de sobras con seguridad, capacidad de proceso y almacenamiento disear un sistema de informacin, en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar y guardar en su versin de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas hasta la fecha. Quizs en este caso o si queremos disear un sistema de informacin con Office la imaginacin y conocimientos de los usuarios es lo ms importante.

necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna son cambiantes.

Qu peculiaridades debera tener un SI ara tomar decisiones rpidas y seguras?

Un sistema de informacin debera cumplir las siguientes caractersticas -Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento. -Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello el d diseo y la tecnologa utilizada, es fundamental. -No debera el sistema de informacin interferir en la gestin de una organizacin, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino est bien planteado. -Una adecuada y profunda Integracin de todos los datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relacin entre ellos. -Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la informacin obtenida.

Cules son las caractersticas principales de las tablas dinmicas como soporte del SI?
Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Las tablas dinmicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla siempre As las tablas dinmicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarn la a informacin de diferente forma y nos sorprender gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la informacin que

-Debe de adecuarse la informacin obtenida a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la informacin n que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible. -Existencia de informacin histrica suficiente y necesaria, los datos almacenados en los sistemas de informacin debe en estar diseados para contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de ao os anteriores.

mejoras que le pueden ayudar mucho en su trabajo diario: Una interfaz ms orientada al usuario, ms efectiva e intuitiva. Ms capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad. Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar mayores indicadores Ms y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD. Mejores consultas de filtros de datos en consulta y seleccin, ahora son interactivas Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y hacer tablas dinmicas Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones. Nuevo sistema de confeccin de grficos ms prctico e intuitivo, Nuevas opciones de Minigrficos y segmentacin de datos para Reporting Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre otros. Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinmicas como una herramienta de Reporting que con su integracin en Excel se puede hacer casi cualquier cosa

Se pueden configurar las tablas dinmicas como herramienta central del SI?
En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software permiten n acceder a toda la informacin que est en formatos de tablas y accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos orgenes de los datos desde las tablas dinmicas es ya muy elevada su capacidad en Excel 2010 pe ero s aadimos el complemento gratuito de PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir que si pueden ser el eje central y herramienta estratgica para proveer de informacin a los usuarios sin problemas. Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010 podemos decir que el usuario tiene una serie de

Por qu cre y cules son las caractersticas de la nueva web "Dominar Tablas
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Dinmicas 2007-2010"?

en

Excel

Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tena que hacer un nuevo libro ms orientado al Business Intelligence y Reporting que adems estuviera mucho ms adaptado a todo tipo de usuarios por niveles, y faltaba algo ms que le diera la posicin y valor en el mercado, y que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web vaya dando ejemplos y una nueva seccin de noticias vaya informando de mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado. Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta an no es utilizada por todos los usuarios de Excel sino una minora y esto debe cambiar.

Cuntenos de su libro, cul es su utilidad y qu le incit a escribir sobre este tema?

La historia del libro viene del ao 2006, debido a mi actividad de disear e imp plantar sistemas de reporting con las tablas dinmicas, los clientes no tenan ningn manual accesible que les explicase realmente como era a la herramienta en ese momento surgi Excel 20 007: Iniciacin a las tablas dinmicas, yo nunca a haba escrito un libro de este tipo muy cerca de e manual de informtica clsica, en cambio o poseo ms experiencia en los libros de gestin, , y lleg la versin del Excel 2010 cuyas novedad des y potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho ms cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a la gestin empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a a los que quieren conocer todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el captulo 10. Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos. En resumen este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y eficaz una de las herramientas ms potentes que tiene Excel: las tablas dinmicas, los ejemplos y

A quin va dirigida?
Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la informacin cmo una materia prima y otras que son quienes reciben los outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar decisiones, la web conserva y mantiene el espritu del libro y como sucedneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.

casos prcticos s le ayudarn a conseguir automatizar tareas de una forma increblemente rpida y lo mejor poder analizar informacin desde diferentes ngulos para tomar las mejores decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo ms simple a lo ms completo es q quizs el mayor valor aadido de este libro y la e experiencia del autor le permitirn conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tabla as Dinmicas. Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se compatibilizan tambin con Excel por tanto las tablas dinmicas tienes dos posibilidades siempre pensando en la mejor opcin para el usuario y sin entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas dinmicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un ms potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotacin ni de presentacin que nos pueden ofrecer las tablas dinmicas unidas a la potencia del Excel.

realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay que conocer muy bien la herramienta de tablas dinmicas para ello ya tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene todos los ejemplos y casos prcticos para poder aprender a dominar las tablas dinmicas y si no se dispone de mucho tiempo el captulo 10 . Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos nos permite en dos horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.

Algo ms que dese agregar con respecto a la importancia de las TDs o su libro y web?
Por ltimo comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas dinmicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por Causalidad que despus de realizar innumerables implantaciones de ERPs, CRM y Reporting con tablas dinmicas en todo tipos de empresas y en todas las reas, y adems he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.

Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las empresas tienen un estigma con Excel, por qu trabajar las TDs en Excel?
El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, as como defensores y detractores a veces es segn en qu situacin te encuentras profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a combinar la utilizacin de las prestaciones del Excel como hoja de clculo con las tablas dinmicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados en cuanto a