Manual Contable

Universidad Nacional Autnoma de Nicaragua Recinto Universitario Carlos Fonseca Amador

Trabajo de Organizacin y Sistemas Contables Tema: Manual Contable Financiera Multicrditos, S.A.

Elaborado por: Elsie Lisbeth Castillo Zamora. Graciela Marina Aristhomene Bermdez. Mara Jos Garca Garca. Luis Carlos Gonzlez Gonzlez. Luis Jernimo Sevilla Garca

Grupo: 4241 Aula: D - 9

Managua, 14 de Junio de 2012.

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NDICE

I. II. III. IV. V. VI.

INTRODUCCIN OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECFICOS ANTECEDENTES JUSTIFICACIN DESARROLLO a. Estructura del Catalogo Contables b. Polticas Contables c. Funciones del rea Contable d. Procedimiento de Operaciones e. Normas de Control Interno f. Contenido y Uso de las Cuentas. FORMULARIOS *Objetivos *Instrucciones *Medidas

VII.

I.

INTRODUCCIN

La contabilidad sistematizada en Financiera Multicrditos, S. A., sirve para controlar todas las operaciones realizadas, as como, generar informacin til y

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oportuna para la toma de decisiones de los Dirigentes o Responsables, segn sea el caso. Finalmente se desarrollarn los registros de los procesos contables bsicos que conduzcan a la elaboracin, anlisis e interpretacin de los Estados Financieros de la empresa. II. OBJETIVOS GENERALES

Disear e implementar un manual contable adaptado a las necesidades de la Empresa, conforme los principios de contabilidad generalmente aceptados para establecer la normatividad financiera de la Empresa que nos permitir asegurar el correcto registro de las operaciones, as como la adecuada presentacin y revelacin de la informacin financiera de la misma.

III.

OBJETIVOS ESPECFICOS Elaborar un Catalogo de Cuentas donde contemplara las cuentas que sern utilizadas para registrar las transacciones y operaciones de la empresa de acuerdo a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Establecer las polticas contables (principios, fundamentos y reglas) de acuerdo a los PCGA, para lograr una mejor preparacin y presentacin de los Estados Financieros. Determinar todas las funciones del rea contable para garantizar la exactitud en los registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas de la entidad, a efecto de suministrar informacin que ayude a la toma de decisiones de la empresa. Establecer cules sern los procedimientos de operaciones el cual brindara informacin necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas. Establecer normas del Control Interno Contable, para el registro y control de las operaciones.

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Establecer en el manual contables el uso y naturaleza de cada una de las cuentas componentes del catalogo de cuentas cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Disear y hacer cumplir las instrucciones y medidas de los formularios que sern utilizados para el control y manejo de las operaciones y transacciones de la empresa. IV. ANTECEDENTES

Financiera Multicrditos, S.A. naci en el 2003, con una modesta cantidad de Colaboradores y con 10 Sucursales en todo el pas. Cinco aos despus es la Empresa a nivel de Financieras, en el tercer lugar en el mercado de Crditos. El catlogo de Financiera Multicrditos, S.A. tiene alrededor de 50,000 Clientes a nivel departamental y cuenta con una Cartera razonable, que garantizan la rentabilidad de dicha Empresa. Financiera Multicrditos, S.A. se dio a conocer en el 2005 popularmente con el nombre comercial Te Financio y con el cual se expandi su prestigio a numerosos barrios, especialmente en la Capital. Ya conocida como Te Financio, abri en menos de 3 aos 7 Sucursales ms expandidas no solo en la Capital, sino tambin en los Departamentos, confirmando la aceptacin de los Clientes, con la afluencia de los mismos. Para conservar su posicionamiento en el Mercado Financiera Multicrditos, S.A., cuenta con Manuales Internos, de Procedimientos y Manuales Contables para el registro de sus operaciones diarios y con veracidad, rapidez, exactitud y nitidez, de ello se logra mantener la Contabilidad al da y generar del Sistema Contable los informes necesarios para la toma de Decisiones en la Empresa. Financiera Multicrditos es una Empresa que logra adquirir mayor cantidad de Clientes por sus prstamos otorgados, con garanta sobre bienes muebles e inmuebles, como respaldo de su Cartera de Prstamos. Dichos Bienes muebles e inmuebles, son subastados una vez Dados en Pago por el Cliente que incumpli con el pago de la obligacin, de esto la Empresa maneja un inventario para sus Ventas, de artculos usados obtenidos mediante Dacin en Pago.

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V.

JUSTIFICACIN

Es necesaria la elaboracin de los manuales de procedimientos contables, ya que son la base del sistema; ayudan a un mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia de los registros; y que adems, son imprescindibles para el control interno sistematizado de la Empresa por medio de los Catlogo Contable y dems Manuales normativos. El manual es una gua de procesos y a la misma vez es una herramienta que permite a la Organizacin, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad de los resultados. VI. DESARROLLO

a. Estructura del Catlogo Contable.

Para la codificacin del Catlogo de Cuentas, se utiliz un cdigo numrico, que permite el registro de las Cuentas y proporciona facilidad para agregar nuevas cuentas segn las necesidades de la Empresa. Para los rubros se eligi la clasificacin clsica recomendada por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Rubros 1 Activos 6 Costos de Venta 2 Pasivos 7 Gastos y Egresos 3 Patrimonio 8 Otros Gastos e Ingresos 4 Cuentas de Orden 9 Cuentas de Cierre 5 Ventas Para las clases, se sigui el siguiente esquema, siempre segn los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Rubros 1 Clases Activos 1 Circulante 2 Fijo 3 Diferido Pasivos 1 Circulante 2 A Largo Plazo

Ventas 1 Ingresos Corrientes Costos de Ventas 1 Costo de Venta Gastos y Egresos 1 Gastos de Venta 2 Gastos de Administracin 3 Gastos y Productos Financieros Otros Gastos e Ingresos 1 Otros Gastos
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Patrimonio 1 Capital Social 2 Reservas Patrimoniales

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3 Resultados 4 Cuentas de Orden 9

2 Otros Ingresos Cuentas de Cierre 1 Cuentas de Cierre

Las cuentas de mayor se ordenan de acuerdo a su disponibilidad (activos) o a su exigibilidad (pasivos) de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. As el cdigo del Catlogo de cuentas para Financiera Multicrditos, S.A. est formado por 5 niveles y consta de 7 dgitos de la siguiente manera: 1110100 Rubro Clase Cuenta Mayor Sub-Cuenta Sub-sub-cuenta

Financiera Multicrditos, S.A. Catalogo de Cuentas Contables Cdigo Cuenta 1110000 Caja 1110100 Moneda Nacional 1110200 Moneda Extranjera 1110300 Caja Chica 1110400 Sobrante en Caja 1120000 Bancos 1120100 Moneda Nacional BAC 00000000-0 1120200 Moneda Extranjera BAC 00000000-0 1130000 Cuentas y Documentos por Cobrar 1130100 Cuentas por Cobrar - Clientes 1130101 Nacionales 1130102 Extranjeros 1130100 Documentos por Cobrar 1130100 Moneda Nacional 1130200 Moneda Extranjera 1140000 Estimacin para Cuentas de Cobro Dudoso 1140100 Nacionales 1150000 Extranjeros 1150100 Inversiones en Otras Empresas 1150200 Inversin en Acciones 1160000 Almacn 1160100 Inventario 1160200 Mercadera en Transito 1170000 Pagados por Anticipado Tipo M D D D D M D D M D D D D D D M D D M D M D D M Nivel 1 2 2 2 2 1 2 2 1 2 3 3 2 3 3 1 2 2 1 2 1 2 2 1

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1170100 Anticipo a Proveedores 1170101 Nacionales 1170102 Extranjeros 1170200 Impuestos pagados por anticipado 1170201 IVA pagado por anticipado 1170202 IR pagado por anticipado 1170203 Otros Impuestos pagados por anticipados 1170300 Intereses pagados por anticipado 1170301 Otros Intereses pagados por anticipado 1170302 Intereses bancarios pagados por anticipado 1170400 Gastos Pagados por Anticipado 1170401 Renta Pagada por Anticipado 1170402 Seguro pagado por anticipado 1170403 Publicidad 1170404 Seguridad Pagada por Anticipado 1170405 Adelantos salariales 1170406 Mantenimiento 1180000 Papelera y tiles de Oficina 1180100 Papelera 1180100 tiles de Oficina 1190000 Otras Cuentas Por Cobrar 1190100 Deudores Diversos 1190200 Prestamos a Funcionarios y Empleados 1190300 Faltante en Caja 1190400 Intereses por Cobrar 1190500 Otras Cuentas por Cobrar 1210000 Terrenos 1210100 Terreno 1220000 Mobiliario y Equipo de Oficina 1220100 Mobiliario 1220200 Equipo de Oficina 1230000 Edificio 1230100 Edificio 1240000 Equipo Rodante Y de Reparto 1240100 Equipo Rodante y de Transporte 1240200 Equipo de Reparto 1250000 Herramientas y enseres 1250100 Herramientas de trabajo liviano 1250200 Herramientas de trabajo pesado 1250300 Herramientas auxiliares 1260000 Depreciacin Acumulada 1260100 Depreciacin de Mobiliario y Equipo de Oficina 1260200 Depreciacin de Edificio 1260300 Depreciacin de Equipo Rodante Y de Reparto 1260400 Depreciacin de Herramientas y Enseres

D D D D D D D D D D D D D D D D D M D D M D D D D D M D M D D M D M D D M D D D M D D D D

2 3 3 2 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3 1 2 2 1 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2 1 2 1 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2

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1310000 Gastos de Instalacin 1310100 Gastos de Constitucin 1310200 Gastos Pre-operativos 1310300 Mejoras en Bienes Arrendados 1310400 Amortizacin de Gastos de Instalacin 1310401 Gastos de Constitucin 1310402 Gastos Pre operativos 1310403 Mejoras en Bienes Arrendados 2110000 Cuentas por Pagar/Proveedores 2110100 Moneda Nacional 2110200 Moneda Extranjera 2120000 Documentos por Pagar 2120100 Moneda Nacional 2120200 Moneda Extranjera 2130000 Prestamos por Pagar corto plazo 2130100 Moneda Nacional 2130200 Moneda Extranjera 2140000 Impuestos por pagar 2140100 IR por Pagar 2140200 IBI por Pagar 2140300 Impuesto Municipal 2150000 Retenciones por Pagar 2150100 INSS Laboral 2150200 IR laboral 2150300 Retencin por servicios profesionales (10%) 2150400 IVA retenido por Pagar 2150500 1% IR en la fuente 2160000 Gastos Acumulados por Pagar 2160100 Seguro Social por Pagar 2160200 Sueldos y Salarios 2160300 Vacaciones 2160400 Aguinaldo 2160500 Indemnizaciones 2160600 Comisiones 2160700 Agua 2160800 Telfono 2160900 Luz 2161000 Internet 2161100 Publicidad 2161200 Inatec 2161300 Viticos 2161400 Otros Gastos Acumulados por Pagar 2170000 Acreedores Diversos 2170100 Anticipos de Clientes 2170200 Acreedores Diversos

M D D D D D D D M D D M D D M D D M D D D M D D D D D M D D D D D D D D D D D D D D M D D

1 2 2 2 3 3 3 3 1 2 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2

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2180000 Intereses por pagar 2180100 Intereses bancarios 2210000 Prestamos por Pagar a largo plazo 2210100 Moneda Nacional 2210200 Moneda Extranjera 2220000 Hipoteca por pagar a largo plazo 2220100 Moneda Nacional 2220200 Moneda Extranjera 2230000 Documentos por pagar a largo plazo 2230100 Moneda Nacional 2230200 Moneda Extranjera 3100000 Capital Social 3110000 Capital Social 3110100 Capital Suscrito Pagado 3110101 Capital Ordinario 3110102 Capital Preferente 3110200 Capital Suscrito no Pagado 3110201 Capital Ordinario 3110202 Capital Preferente 3120000 Capital Donado 3200000 Reservas Patrimoniales 3210000 Reserva Legal 3220000 Reservas para Reinversin 3220100 Reservas Estatutarias 3220200 Otras Reservas 3300000 Resultados 3310000 Resultado Neto del Ejercicio 3320000 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores 3330000 Resultados no Distribuibles 4110000 Cuentas de Orden 4110100 Mercadera en consignacin 4110200 Activos fuera de uso 4110300 Otras contingencias. 5100000 Ventas 5100100 Al Contado 5100200 Al Crdito 6100000 Costo de Venta 6100100 Costo de Venta 7100000 Gastos de Venta 7110100 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones 7110200 Sueldos y Salario 7110300 Viticos 7110400 Comisiones 7110500 Incentivos 7110600 Horas Extra

M D M D D M D D M D D M D D D D D D D D M D D D D M D D D M D D D M D D M D M D D D D D D

1 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2

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7110700 INSS Patronal 7110800 INATEC 7110900 Vacaciones 7111000 Aguinaldo 7111100 Indemnizacin 7111200 Otros Ingresos Laborales 7120000 Servicios 7120100 Electricidad 7120200 Telfono 7120300 Agua 7120400 Internet 7120500 Cable 7120600 Vigilancia 7120700 Limpieza 7130000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento 7130100 Depreciacin 7130200 Amortizacin 7130300 Mantenimiento 7140000 Impuestos y Tributos 7140100 1% Ingresos Netos (Tributo Alcalda) 7150000 Otros Gastos De Venta 7150100 Otros Gastos de Venta 7200000 Gastos de Administracin 7210000 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones 7210100 Sueldos y Salario 7210200 Viticos 7210300 Comisiones 7210400 Incentivos 7210500 Horas Extra 7210600 INSS Patronal 7210700 INATEC 7210800 Vacaciones 7210900 Aguinaldo 7211000 Indemnizacin 7211100 Otros Ingresos Laborales 7220000 Servicios 7220100 Electricidad 7220200 Telfono 7220300 Agua 7220400 Internet 7220500 Cable 7220600 Vigilancia 7220700 Limpieza 7230000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento 7230100 Depreciacin

D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D M D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

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7230200 Amortizacin 7230300 Mantenimiento 7240000 Impuestos y Tributos 7240100 IBI 7240200 Basura 7250000 Otros Gastos De Administracin 7250100 Otros Gastos De Administracin 7300000 Gastos y Productos Financieros 7310000 Productos Financieros 7310100 Intereses por Cobrar 7310200 Otros Productos Financieros 7320000 Gastos Financieros 7320100 Intereses por Pagar 7320200 Otros Gastos Financieros 7330000 Diferencial Cambiario 7330100 Perdida Cambiaria 7330200 Utilidad Cambiaria 8100000 Otros Gastos 8110000 Perdidas por Reevaluacin 8110100 Prdida en Venta de Activo Fijo 8110200 Otros Gastos por Reevaluacin 8120000 Otros Gastos 8200000 Otros Ingresos 8210000 Ingresos por Reevaluacin 8210100 Ganancia en Venta de Activos Fijos 8210200 Otras Utilidades por Reevaluacin 8230000 Otros Ingresos 9110000 Cuentas de cierre 9110100 Utilidad o Perdida Antes Ir 9110200 Impuesto Mnimo Sobre la Renta

D D D D D D D M D D D D D D D D D M D D D D M D D D D CCC

2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 2 3 3 2 1 2 3 3 2

b. Polticas Contables de la Empresa.

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A continuacin se presentan un resumen de las principales Polticas Contables utilizadas por Financiera Multicrditos S.A., en la preparacin de sus Estados Financieros. Marco de referencia contable: La entidad rige su Contabilidad segn los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados por el Colegio de Contadores Pblicos de Nicaragua (PCGA) Base de Registro: Las transacciones Contables de Financiera Multicrditos, S.A. y sus correspondientes Estados Financieros son registrados sobre la base de acumulacin o devengo. Esto hace que sus registros se fundamenten en el derecho adquirido u obligacin contrada y no en la fecha de cancelacin o pago en efectivo y son registradas segn los principios de la partida doble y utilizando el Sistema de Inventarios Perpetuos. Transacciones y saldos en moneda extranjera: Las transacciones y los saldos en moneda extranjera se registran a su equivalente en crdobas, al tipo de cambio vigente a la fecha de la transaccin y los saldos al tipo de cambio vigente a la fecha de cierre. Perodo contable: El perodo contable coincide de la entidad con el perodo fiscal que comienza el primero de julio y termina el 30 de Junio del siguiente ao. Unidad monetaria: Los registros Contables de Financiera Multicrditos, S.A. estn expresados en crdobas (C$), Moneda Oficial de la Repblica de Nicaragua. La paridad legal establecida por el Banco Central de Nicaragua a partir del 10 de Enero de 1993, era de Seis Crdobas por Un Dlar Norteamericano (C$ 6.00 por US$ 1.00), y a partir de esa fecha la moneda tiene un deslizamiento diario, que es actualizado diario conforme publicacin oficial del Banco Central de Nicaragua, en calendarios mensuales. Inventarios: Los inventarios de los productos que comercializa Financiera multicrditos, S.A. son registrados al costo histrico, el cual es determinado de conformidad con el mtodo de costo promedio. Cuentas de dudosa recuperacin: Las cuentas de dudosa recuperacin, son consideradas como tales despus de agotadas las gestiones de cobranza y se llegue a la conclusin que son irrecuperables. Para tal efecto se tiene estimacin del 1% de las Cuentas por Cobrar. Activos fijos: Los activos fijos se registran al costo de adquisicin (histrico) y se deprecian utilizando el mtodo de lnea recta en concordancia con la ley de Equidad Fiscal y su Reglamento
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c. Manual de Funciones del rea contable

Introduccin La direccin de un negocio requiere tomar decisiones, evaluar el desempeo y desarrollar mtodos tienen que fundamentarse en una informacin amplia y exacta, y esta informacin ha de obtenerse en gran parte de los registros contables de la entidad. No basta para estos efectos con la preparacin de analizar, ordenar e interpretar la informacin que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organizacin capaz de responder del cumplimiento de este. Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia Financiera. Funciones del Departamento de Contabilidad Clasificar, ordenar, agrupar, registrar y almacenar las operaciones de la empresa. Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. Formular los estados financieros. Investigar y dar solucin a los problemas referentes a la falta de informacin para el registro contable. Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la empresa e informar peridicamente al Director General. Ficha N 1 Nombre del Cargo: Contador General Descripcin del Cargo: Responsable del Departamento de Contabilidad de la entidad. Subordinado al Gerente Financiero. Tiene bajo su responsabilidad a los Auxiliares de Contabilidad A y B Requisitos Mnimos para el Cargo: Licenciado en Contabilidad Publica Funciones: *Mantener los registros contables al da *Elaboracin de Reportes Contables *Apoyar en tareas administrativas *Velar por la funcionalidad del Sistema Contable empleado por la entidad *Registro, clculo y pago de Impuestos y Retenciones Ficha N 2 Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad A
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Descripcin del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las reas de activo y de ingresos. Requisitos para el Cargo: Tcnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pblica (al menos Tercer ao) Funciones: *Registrar y Clasificar las partidas *Verificar los Soportes de los Registros Contables Ficha N 3 Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad B Descripcin del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las reas de activo y de ingresos. Requisitos para el Cargo: Tcnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pblica (al menos Tercer ao) Funciones: *Registrar y Clasificar las partidas *Verificar los Soportes de los Registros Contables

d. Procedimiento de Operaciones
Inventarios Fsicos de la Empresa Como paso previo indispensable para la toma de inventarios, ser necesario realizar una limpieza y reacomodo de los artculos que se encuentran en el almacn. La limpieza ser general y deber comprender muros, pisos, anaqueles y materiales. Por otra parte el reacomodo deber realizarse procurando que todos los artculos con la misma clave se encuentren localizados en un solo lugar, con el objeto de facilitar el conteo de los bienes. 1. Los Bienes Muebles e Inmuebles se contarn de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia adelante. 2. Se contarn en presencia de un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. 3. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores. 4. El contador y el auditor no contarn los Bienes Muebles e Inmuebles del mismo lugar sino que uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo. 5. Se har un listado de Bienes Muebles e Inmuebles en el cual se tomarn los encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo. 6. Se verificarn que se encuentren las cantidades correctas de Bienes Muebles e Inmuebles dentro de ellas. 7. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia intermedia dependiendo de la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja.
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8. Los nmeros de secuencia de la Bienes Muebles e Inmuebles enlistados sern de 5 en 5 y por anaquel. 9. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema. 10. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de Bienes Muebles e Inmuebles, en caso de haberlo se volver a contar la Bienes Muebles e Inmuebles con faltante y se buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

Declaracin y pago de Impuestos y Retenciones Como paso previo indispensable para la declaracin y pago del impuesto al valor agregado se debern tener actualizados los auxiliares contables de retenciones e impuestos por pagar y se deber elaborar un resumen de ventas para cotejarlo con los registros contables. 1. En el caso del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se cotejara el Saldo Retenido por Pagar con el Saldo Retenido Acreditable para determinar el mayor de ellos y se cancelara la cuenta de menor monto contra la cuenta de mayor monto. a. En caso de haber un saldo por pagar se cancelar en monto con un cheque oficial autorizado por la Gerencia General. b. En caso de haber un saldo a favor se proceder a su adecuado registro. 2. El en caso de la Retenciones por Pagar en concepto de IR Laboral, IR en la Fuente, IR por servicios profesionales, se proceder a determinar el monto total a pagar y se cancelar el adeudo con un cheque oficial autorizado. 3. En el caso del Impuesto Definitivo sobre la Renta (IR por Pagar) a. Se realizar la Cancelacin de las Cuentas de Resultado del ejercicio contable para cerrarlo y determinar el Resultado Contable del Ejercicio (Utilidad o Perdida) b. Se realizara una conciliacin fiscal a fin de determinar el Resultado Fiscal i. De resultar Utilidad, esta ser la Renta Gravable de Ejercicio y se le aplicar la base de IR definida por ley (30%) ii. De Resultar Prdida no se aplicar ninguna base para clculo de impuesto c. Se determinar el monto total de los activos de la empresa, en caso de que estos tengan un valor mayor a US$ 100,000.00 ( Cien mil Dlares Norteamericanos) y se aplicara una tasa del 1% d. Se declarar un IR por pagar por el valor de mayor monto de los anteriormente descritos. 4. En el caso de los Anticipos de IR y Tributo municipal se declaran por el monto correspondiente segn el resumen de Ventas del Mes.

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Arqueo de Caja Como paso previo indispensable para la realizacin de arqueos se deber constar con la autorizacin de la Gerencia. Esta autorizacin debe de obtenerse justo antes de comenzar el arque sorpresivo. 1. Mostrar la debida autorizacin firmada por la Gerencia al responsable de caja. 2. Solicitar al responsable todo el efectivo, monedas, cheques, vales, notas etc. 3. Proceder al conteo en presencia del responsable 4. Llenar el Formulario respectivo 5. Conseguir la firma del responsable del fondo 6. En caso de haber discrepancia entre el valor contado y el valor en los registros informar a la Gerencia para que autorice el registro de la partida de ajuste. 7. Redactar un acta con el resultado del arqueo

e. Normas de Control Interno

Control interno: que no es ms que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de: *Proteger los activos *Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera *Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caractersticas: Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

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Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restriccin. Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar: Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al rea de caja. Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que: Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y crditos. Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:
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Caja y Banco La caja se divide en dos: . Caja chica: La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque . Caja general: La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control estn: Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. Que estos volantes estn numerados Manejados por una sola persona La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. Depositar el dinero de la caja general Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja. Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacenes despachar la Bienes Muebles e Inmuebles estos deben hacerlo mediante un conduce. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: *Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago - al contado o crdito). *Nota de despacho o conduce *Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes. La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crdito, crdito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos. Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envi Bienes Muebles e Inmuebless,

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segn trminos, y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este crdito para comprar sus Bienes Muebles e Inmuebless. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir: Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente. Que al salir Bienes Muebles e Inmuebles sea revisada por la persona encargada. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. Clasificacin y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos. Los activos fijos pueden ser: *Tangibles o Intangibles ***Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo: Edificiossujetos a depreciacin; Bosques sujetos a agotamiento. ***Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario. Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es ms que la distribucin equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un perodo estimado de vida. La depreciacin puede realizarse por tres mtodos: Lnea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos: Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos. Poseer una relacin detallada y actualizada Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin. Hacer chequeo peridico de los mismos. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

Los inventarios.

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Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Bienes Muebles e Inmuebles que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las Bienes Muebles e Inmuebles. Establece que la primera Bienes Muebles e Inmuebles que se compra es la primera en venderse o salir UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas Bienes Muebles e Inmuebles que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de Bienes Muebles e Inmuebles nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado. Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones. Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: a) Debida autorizacin de transacciones y actividades. b) Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades. c) Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas

f. Contenido y Uso de las Cuentas

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g. Formularios
Financiera Multicrditos (Nombre Comercial: Te Financio ) Formularios Contables y No contables Te Financio como empresa comercial en prstamos con garanta en bienes muebles e inmuebles, ha desarrollado sus formatos de formularios en un diseo ya implementado en otras empresas del mismo rol comercial. Como su contabilizacin es computarizada, la trasmisin de datos se realizara inmediata y a la hora de imprimirlo se guardara las dos copias imprimidas para contabilizar la documentacin a su rea correspondiente. Se puede definir formulario a una plantilla o pgina con espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad, que se utilizan como diseo de presentacin al usuario. Sus componentes se presentan bajo un diseo orientado al tipo de comercio ejercido por la institucin. La estructura de los formatos est preparada para contener la informacin mnima para la definicin y puesta en funcionamiento de un plan de contabilizacin, basada en el establecimiento de objetivos. 1. Objetivos de los formularios Obtener informacin sobre el desempeo logrado por el Programa de la compaa, valorando los principales resultados alcanzados en el cumplimiento de sus objetivos estratgicos, los efectos de los objetivos y metas no logradas o parcialmente alcanzadas sobre los resultados globales y los principales desafos de la gestin de acuerdo a la evaluacin realizada. Eliminar duplicidad de esfuerzo. Facilitar el trabajo. Reducir costos. Proveer uniformidad en los datos que se registran, informan o analizan en una agencia. Colores y disposicin para llenar los formularios Colores de los formularios: En cada tipo de formulario puede haber 1 o 2 Copias. Copia 1 Azul, se dirige al rea de Contabilidad Copia 2 Amarillo, se dirige al responsable del rea donde se llena el formulario Original Blanco, se le entrega al cliente Luego de realizar una actividad comercial se llenaran 3 formularios (Azul, Amarillo, blanco), luego se llevara a cabo el envi de las hojas a su destinatario correspondiente.

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Mantenimiento de documentos y registros Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad en Te financio, se los mantendr y conservar debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicacin e identificacin, durante al menos 10 aos. Los documentos relativos a cada transaccin, sern archivados juntos, o debidamente referenciados. Los archivos de la documentacin contable son propiedad del departamento financiero y no sern removidos de la oficina correspondiente, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a rdenes de los dueos competentes. La documentacin fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarn disponibles, en cualquier momento, para fines de auditora.

Recibo Oficial de Caja Objetivo: Servir de constancia en la recepcin de los ingresos en efectivo, cheques o moneda Extranjera que percibe la Financiera Multicrditos S.A, por la venta de bienes muebles e inmuebles, Siempre que no se trate de venta de contado, ya que para tal fin se utiliza la factura de contado que es un equivalente al Recibo de Caja si va sellado y firmado por el cajero como constancia de que esta fue cancelada en caja. Recibe Informacin de: Abonos o cancelaciones de factura de crdito en efectivo o cheques, notas de dbitos u otros ingresos. Brinda informacin a: Informes diario de caja y banco Es soporte del: Comprobante de Diario Preparado por: Los Cajeros de TE FINANCIO Procedimientos: Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregar al cajero un block de recibos y este ser el custodio del mismo hasta que se agoten, debindose de mantener un constante control y supervisin tanto el que est en uso como los que se encuentran en bodega de papelera controlados por Contabilidad. Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que ingrese a caja detallando el nmero de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de clientes, cancelacin de facturas de crdito, notas de dbito, otros ingresos, etc. Control Interno: La Funcin de recibir dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona, por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, de dallando los documentos que originan el ingreso.
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Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique la cuenta bancaria en la que se deposita el dinero. nicamente se recibirn cheque emitidos a nombre de Financiera Multicrditos, S.A. Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponrsele un sello que indique anulado, tanto al original como en las copias, remetindolas a contabilidad en el correspondiente orden. El efectivo y valores pendientes de depsitos deben resguardarse al final en caja fuerte. El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos oficiales De caja. Frecuencia: Se emite por cada ingreso recibido que no se trate de ventas de contado Distribucin: Se elabora en original y dos copia Original: Cliente para soporte de comprobacin de pago. Copia I: contabilidad para la elaboracin de registros contables. Copia 2: Caja para la elaboracin del informe diario. Caractersticas: Se imprime en papel bond 4 0. En una sola cara en original. Color blanco. Pre numerado en imprenta. Instructivo para su uso; Encabezado: 1. Financiera Multicrditos, S.A.: Para identificar a la razn social 2. Recibo Oficial de Caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos 3. Numeracin 001: Corresponde a la pre numeracin secuencial 4. Fecha: Da, mes y ao en que se elabora el recibo Cuerpo del documento 5. Valor: Anote el valor recibido en nmero 6. Recibimos de: El nombre completo o razn social de quien se recibe el Dinero o cheque. 7. Por cuenta de: El nombre completo de quien se recibe el dinero en caso de no haber realizado el pago a travs de terceras personas. 8. La cantidad de: Anotar la cantidad recibida en letras 9. En concepto de: Detalle claramente nmero de facturas o notas De dbito o causa que dio origen al documento 10. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en Efectivo
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11. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a travs de un 12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrar el valor recibido en cheque 13. Ck # : Anote el nmero de Cheque recibido Anote el nmero de Cheque recibido 14. Firma y sello Cajero: Firma de identidad del cajero y sello de caja Ejemplo:

Arqueo General de Caja Objetivo: Este formulario est diseado para realizar recuento fsico del dinero existente en caja (Billetes, cheques, vales), con el fin de verificar que el manejo de los fondos es manejado y Controlado adecuadamente.

Realizado por: Es practicado por el Contador Procedimientos: El presente arqueo general de caja debe ser practicado por un contador de la empresa o Auditores, ste deber de ser elaborado en presencia de los cajeros y deber ser de
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forma sorpresiva, a fin de determinar cualquier situacin anmala en el manejo del efectivo. Debern de ser en forma peridica en los momentos que se estime conveniente por las Personas autorizadas, para realizar esta actividad. Control interno: Deben efectuarse arqueos sorpresivos y peridicos a los responsables de las cajas para el adecuado manejo y control de los mismos. Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y valores, deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta de entrega y recepcin conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a esta documentacin en efectuar el movimiento contable respectivo. El efectivo y valores pendientes de depsitos deben resguardarse al final en caja fuerte. Ninguna persona tiene acceso a los documentos y valores que son responsabilidad del Cajero, excepto el personal de contabilidad y auditora designado para efectuar arqueos. Frecuencia: Son utilizados en forma peridica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general. Distribucin: Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificacin en el efectivo de la empresa. Copia: Cajero, constancia del arqueo efectuado. Caractersticas: Impresa en una cara, en original y 1copia; El formato no es pre numerado de imprenta Block de 50 juegos c/u, Papel Bond N 40; Original color blanco y copia de color Instructivo para su uso: Encabezado: 1. Financiera Multicrditos, S.A.: Para identificar la razn social de la empresa 2. Arqueo de Caja: identificacin del documento 3. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo 4. Da en que se realiz el Arqueo. Cuerpo Principal: 5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran segn la denominacin respectiva. 6. Denominacin: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado

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7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de Billetes o monedas por su denominacin 8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor. 9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor de la empresa. 10. Cheque nmero: Anotar el nmero del cheque recibido 11. Banco: Anotar nombre del banco que gira el Cheque 12. Valor: El monto del cheque en forma numrica. 13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de valor 14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado. Autorizaciones: 16. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja. 17. Contador: Firma del contador que prctico el arqueo.

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(1) FINANCIERA MULTICRDITOS, S.A. (2)ARQUEO DE CAJA (3)RESPONSABLE (4)PRACTICADO EL DIA DETALLE (5)CANTIDAD DE BILLETES

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(6)DENOMINACIN 500 200 100 50 20 10 5 1 0.50 0.25 0.10 0.05 C$

(7)VALOR

(8)SUB TOTAL CHEQUES (9)EMITIDOS POR

(10)N DE CK

(11)BANCO

(12)VALOR

(13)SUB TOTAL (14)TOTAL (DETALLE DE EFECTIVO + CHEQUES)

C$ C$

Declaro que el valor que tengo en C$ son la totalidad de fondos que tengo bajo mi responsabilidad y que son propiedad de Financiera Multicrditos, S.A. los cuales fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfaccin. (16)Cajero (17)Contador

Comprobante de Caja Chica Objetivo: Formalizar el pago efectuados a travs del fondo del fondo de Caja Chica. Recibe Informacin de:
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Factura Recibos Detalle de gastos Brinda Informacin a: Es soporte del: Comprobante de pago Procedimientos: Para respaldar los pagos de Caja Chica, el cajero debe emitir un recibo de la misma, previamente aprobado u autorizado por la persona autorizada. Excepto cuando se adjunte comprobante justificativo que ya traiga autorizacin. As como tambin el encargado del fondo deber firmar inmediatamente a la persona a la cual le est entregando. Frecuencia: Se debe emitir un comprobante de Caja Chica por cada uno de los desembolsos Efectuados o rendiciones entregadas, las cuales debern estar debidamente soportadas. Distribucin: Se elabora en original y dos copia. Original: Contabilidad, los recibe para su revisin y posterior como soporte en el comprobante de pago. Copia 1: Archivo permanente del encargado del fondo de Caja Chica. Caractersticas: Impresa en una cara; Pre numerado; Block de 5O juegos c/u y copia en colores; Papel Bond. Control Interno: 1. Los comprobantes anulados se adjuntan con sus tanto al reembolso del fondo de Caja Chica para mantener la numeracin sucesiva de la forma. 2. Los blocks de comprobantes pendientes de uso sern custodiados por el Departamento de contabilidad, quien a su vez llevar control de la entrega de los block entregados. 3. Los comprobantes de caja chica, para su reembolso, debe ser soportados con la Documentacin comprobatoria del pago (facturas, solicitudes de viticos, recibos, etc.) 4. Deben sellarse los recibos por pagos efectuados, para evitar duplicidad. Instructivo Para su uso 1. Nombre del banco: Identificacin del banco en el que se realiza el depsito 2. Comprobante de Fondo Caja Chica: Para identificar el nombre del formato.
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3. Numeracin 001: Corresponde al pre numeracin secuencial 4. Fecha: Da, mes y ao en que se elabora el recibo. 5. Valor: Anote el valor recibido en nmero Cuerpo Principal: 6. Pagado a: Nombre completo de quien recibe el dinero 7. La Cantidad de: Anote el valor pagado en letras 8. En concepto de: El motivo del gasto detallando claramente, los documentos soporte si existieran (facturas etc.) 9. Vale provisional No.: Anote el nmero de vale utilizado previamente el cual estamos justificando o soportando. 10. Detalle de Cuentas: Anote el nombre de la cuenta a la cual estamos Aplicando el gasto. 11. Cdigo: Anote la codificacin asignada a la cuenta descrita, reflejada en el catalogo de la empresa. 12. Parcia: Anote la cantidad de la sub cuenta detallada. 13 Importe: Anote el monto total por cada cuenta a nivel de mayor a la cual se est aplicando el monto. 14. Elaborado Por: Firma el encargado del fondo Caja Chica 15. Autorizado Por: Firma de la persona autorizada de la administracin. 16. Recib Conforme: Firma de la persona que recibe el fondo.

(1)Financiera Multicrditos, S.A.

Sucursal Ciudad Jardn Telfono 2222-2222

(2) Comprobante de Caja Chica

(3) No. 00005 (4) Fecha:___________________________ (5) Valor:_______________________

(6)Pagado a: ___________________________________________________________________________________ (7) La cantidad de:_______________________________________________________________________________ (8) Por el Concepto de: ___________________________________________________________________________ (9) Vale Provisional de Caja Chica No ______________________________________________________________ (14) Elaborado por:____________ (15) Autorizado por:_______________ (16) Recib Conforme:_______________

Reembolso de Fondo Caja Chica Objetivo:

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Recopilar, clasificar, resumir y archivar todos los comprobantes de fondo Caja Chica y documentacin soporte de los egresos, para solicitar su reembolso y la contabilizacin oportuna de los gastos u otras operaciones originadas. Recibe Informacin de: Comprobante de fondo Caja Chica Documentos soportes que justifiquen el gasto (facturas, etc.) Brinda Informacin a: Solicitud de Cheques Comprobante de Pago Comprobante de diario Preparado Por: El encargado de fondo Caja Chica Procedimientos: Se establece un mnimo de efectivo a manejar en el fondo de Caja Chica asignado, al llegar a este lmite el responsable de la caja chica, proceder a efectuar el reembolso por los gastos, relacionando todos los comprobantes en el formato y se cuadra con el efectivo disponibilidad el monto del fondo de Caja Chica. El contador comprueba que todos los comprobantes estn correctamente expedidos autorizados y firmados por el beneficiario y constata la cuadratura con el efectivo disponible, y firma el espacio correspondiente a revisado, elaborando la solicitud de emisin de cheque para cubrir el reembolso por los gastos efectuados. Control Interno: Los documentos que respaldan el reembolso de fondo fijo deben estar debidamente mutilados con el sello pagado, el cual deber colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de cancelar un documento o elaborar un recibo. El responsable deber de manejar un catlogo de cuenta, con el fin de que realice la Codificacin correcta a los centros de costos correspondientes por las sumas canceladas. El cheque emitido para el reembolso se podr registrar directamente la afectacin de las Cuentas de costos o gastos que correspondan en funcin de agilizar su emisin se podr Utilizar una cuenta transitoria (tramite de reembolso), a cual se cancelar al momento de efectuar el registro del reembolso a travs de un comprobante de diario. Frecuencia: Se emite cada vez que el efectivo disponible llega al mnimo pre-establecido o bien emitirse el ltimo da de cada mes para efectos d que los gastos queden registrados perodo que le corresponden. Distribucin: Se elabora en original y dos copia
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Original; Contabilidad, para su revisin y un vez aprobados, opte el comprobante de pago con se efecta el reembolso. Copia 1 Deber ser archivado para el responsable del fondo, el cual te servir de videncia de justificacin del fondo de Caja Chica bajo su responsabilidad. Caractersticas: Impresa en una cara; El formato no es pre numerado; Bock de 50 juegos c/u; Papel Bond y Manitol; Original color blanco/copia en color Instructivo para su uso; Encabezado: 1. Financiera Multicrditos, S.A.: Para identificar la razn social de la empresa. 2. Comprobante de Caja Chica: Para identificar el nombre del formato. 3. Encargado del Fondo: Nombre de la persona a cargo del fondo. 4. Fecha; Anotar la fecha en que se elabora el compro Comprobante de fondo de Caja Chica. 5. Ubicacin del fondo; Departamento en que se asigna el fondo. 6. Fondo de Caja Chica Asignado; Anotar el valor del monto asignado en Nmeros Cuerpo principal: 7. Fecha: Anotar la fecha del comprobante 8. No. Comprobante: Anote el No de comprobante del Fondo Caja Chica pre numerado o factura emitida o documento asignado. 9. Concepto del Pago: Anotar el motivo por el que se origina el Comprobante del fondo de Caja Chica. 10. Cdigo; Anotar el cdigo de la cuenta. 11 Importe; Anotar el monto en nmeros con que se est afectando la cuenta. 12. Total pagado; Corresponde a la suma total de todos los importes detallados. 13. Efectivo disponible; Corresponde a la suma de dinero en efectivo Disponible el responsable del fondo. Autorizaciones: 14. Elaborado por; Firma del responsable del fondo. 15. Revisado por: El contador, que revisa el reembolso y solicita el reembolso. 16. Aprobado por; Firma del director financiero.

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(1) Multicrditos, S.A. (2) Reembolso de Fondo Caja Chica

(3) Encargado del Fondo: _______________________________________(4) Fecha:_____________ (5)Ubicacin del Fondo: ________________________ ((6) Fondo Fijo Asignado: C$______________

(7) Fecha

(8) Comprobante No.

(9) Concepto de Pago

(10) Cdigo

(11) Importe

12) Total Pagado (13) Efectivo disponible

(14) Elaborado Por: _________________

(15) Revisado: ___________________

Comprobante de Pago Objetivo: Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo manejado en las cuentas bancarias. Recibe Informacin: Solicitud de emisin de cheque. Documentos soportes Brinda informacin a: Comprobante de Diario Tarjetas auxiliares Informe diario de caja y bancos Libro de Bancos Preparado por: Encargado de elaboracin de cheques en el Departamento de Contabilidad. Procedimientos:

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Esta forma es una combinacin de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al cheque propiamente y el duplicado con una seccin adicional representa el comprobante. Al emitirse debe especificarse en la segunda seccin el concepto por el cual se emite y en la tercera seccin que aparece solo en la copia, se debe detallar los dbitos y crditos que la operacin de la origina. Frecuencia: Se emite por cada pago de efectivo correspondiente a las cuentas corrientes depositado en bs bancos. Distribucin: Original: Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque) Copia 1: Se archiva en contabilidad junto con la solicitud de emisin de cheque y los documentos soportes ara afectar los registros contables, Copia2: Encargado de caja, para la preparacin de informe de caja y banco. Control Interno: Todo cheque deber llevar firma libradoras mancomunadas. Los cheques anulados debern de ser mutilados ponindoles un sello que indique ANULADO remitiendo los originales a Contabilidad para ser archivados en el legajo de Egresos en orden numrico. Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y estaban autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro. Todo trmite de cheque deber realizarse mediante solicitud de emisin de cheque debidamente autorizado. Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas, recibos y Otros documentos comprobatorios del egreso. Una vez emitido el cheque, deber plasmarse sello de CANCELADO indicando el nmero de cheque y la fecha de emisin, a todos los documentos fuentes del desembolso. Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de Egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y afectacin de cuentas contables. Debe cuidarse y controlarse la secuencia numrica de los cheques, tanto en su libramiento como en su registro. No se debe firmar cheques en blancos ni al portador. Los fondos en Moneda extrajera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los Estados financieros.

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Caractersticas: Impresa en una cara con dos copias a colores; El formato de cheque es pre numerado en imprenta por el banco; Block de 5O juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco, copia en colores. Instructivo Para su uso: Encabezado: l. Financiera Multicrditos, S.A.: Para identificar la razn social de la empresa. 2. Comprobante de Pago: Identificacin del documento 3. Lugar y Fecha: Lugar, Da, mes y ao en que se realiza el Comprobante de pago. Cuerpo del documento: 4. Pguese a: Nombre completo de la persona beneficiario que corresponde la cancelacin de la deuda. 5. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y nmeros 6. Concepto: El motivo por el cual se emite el cheque. Autorizaciones: 7. Hecho por: Firma de la persona que elaboro el comprobante 8. Revisado por: Firma del contador general 9. Autorizado por: Firma del gerente financiero. Cuerpo del documento: 10. Cuenta No.: El nmero de cuenta que se est aplicando el Pago. 11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se est aplicando el dbito o crdito. 12. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 13. Debe: Valor total en que se est afectando la cuenta. 14. Haber: Valor total que se est afectando la cuenta15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. 16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en se cobr el cheque. 17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y nmero de cdula de identidad, presentada al cajero.

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(1) Financiera Multicrditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardn Telfono 2222-2222

(2) COMPROBANTE DE PAGO
(3) Lugar y Fecha: _______________________ (4) Pague se a: C$_________________________

____________________________________________________________________

(5)La Cantidad de ___________________________________________________________

Cuenta: ___________________________ (6)CONCEPTO: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

(7)Hecho por:______________ (8)Revisado por: ______________ (9)Autorizado por: ________________ (10) CUENTA No. (11) Nombre de la Cuenta (12) PARCIAL (13) DEBE (14) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

C$

_____________ ____________ ______________

Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en (16)La ciudad de ______________el da ____________ del mes _____________ del ao ____________ (17)Recib Conforme: ___________________________ Cdula Identidad # ________________________

Orden de Compra Objetivo: La orden de compra cumple con el objetivo de formalizar las compras de los bienes materiales y cualquier artculo requerido por Financiera Multicrditos, S.A. los cuales son necesarios para el Desarrolla de las actividades de operacin. A travs de este documentos e garantiza que los productos recibidos sean los solicitados, con el cual se constata la informacin; A si como tambin se registra oportunamente los pasivos oportunamente en caso que la adquisicin se Realizara de crdito.

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Recibe Informacin de: Requisiciones de compras Cotizaciones Brinda Informacin: Al departamento de contabilidad para la realizacin de: Registros de Bodegas Departamento de Contabilidad Proveedores para la elaboracin de la facturacin" Procedimientos: El responsable de Compra deber emitir por las compras a efectuar una orden de compra indicando claramente a los proveedores las cantidades que se requieren, la cual deber estar previamente autorizada para ser efectiva por los proveedores. La emisin original del documento servir como respaldo de la mercadera a decepcionar por la bodega, junto con la factura del proveedor. Control Interno: Toda compra debe iniciarse con la emisin de una orden de compra autorizada por el gerente administrativo financiero, previo a la realizacin de fa compra debe conocerse los niveles de existencias en bodega y la demanda de los productos a adquirir. El trmite de la compra debe requerir la obtencin de tres cotizaciones si el valor es igual o menor de C$ 20,000.00. Las cotizaciones de comprar al exterior deben ser autorizadas por la mxima autoridad (Director general). Las rdenes de compras que se anulen deben ponrseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original como en las copias remitindolas en orden numrico. Frecuencia: Se emite por las compras a efectuar de productos, materiales, insumos necesarios para el desarrollo de las operaciones de FINANCIERA MULTICRDITOS, S.A. Distribucin: Original: Proveedor para facturar los artculos requeridos. Copia 1: Contabilidad para soportar facturar de comprobantes de pago. Copia 2: Bodega, la cual constar que los artculos entregados con los solicitados. Copia 3: Departamento de Compras. Caractersticas: Impresa en una cara en Original y Tres copias; Original de color blanco y copias en colores; el documento es pre numerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond;
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Original color blanco y copia en colores Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. Financiera Multicrditos, S.A. Para identificar la razn social de la empresa. 2. Orden de Compra: Para nombrar el documento a utilizar 3. Numeracin 005: Pre numeracin secuencial para el control de los formatos. 4. Proveedor: Nombre completo del proveedor que suplir los productos o razn social si es persona jurdica. 5. Fecha de pedido: Fecha en la que se realiza la solicitud al proveedor, 6. Direccin: Direccin de la sucursal de la empresa a la que se realiz la orden de compra. 7. Fecha de Pago: Fecha en la que se re indica pago. Al proveedor se realizar el pago Cuerpo del documento: 8. Cantidad: La cantidad de artculos solicitados conforme las requisiciones recibidas. 9. Cdigo: El cdigo correspondiente a la al producto solicitado conforme clasificacin de productos de la empresa. 10. Descripcin del producto: Anotar los nombres de los productos solicitados. 11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los proveedores. 12. Total: Anotar el valor total .de los productos el cual ser el producto de multiplicar la cantidad el precio unitario. 13. TOTAL: Anotar el total generado de las sumatoria de los montos. Autorizaciones: 14. Elaborado por: La firma de fa persona que elabora la orden de compra. 15. Revisado por: La firma de la persona encargada de revisar las rdenes de compra que se emiten. 16. Autorizado por: La firma y sello de las personas facultada para autorizar las rdenes de compra.
(1)Financiera Multicrditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardn Telfono 2222-2222
(2)Orden de Compra

(3) No.00005 (4) Proveedor _____________________________________ (5) Fecha de pago: _________ (6) Direccin;______________________________________ (7) Fecha de Pago:_________
(8)Cantidad (9)Cdigo (10)Descripcin de producto y/o servicio (11)Precio Unit. (12)Total

(13) Total C$
_____________________ (14) Elaborado por _____________________ (15) Revisado Por _____________________ (16) Autorizado Por
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Nota de Debito: Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las operaciones con clientes o proveedores, as como otras entidades, organismos y personas. Recibe informacin de: Partidas de ajustes Brinda informacin a: Comprobantes de Diarios Procedimiento: Se emite en contabilidad a solicitud de otras reas de responsabilidad o por anlisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificara los interesados los cargos o crditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas, en Compras, diferencias de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o reas descentralizadas Distribucin de las copias: Origina: Se remite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos segn el caso, quien soportes y dar curso de la operacin que se derive, ya sea pago, recuperacin o aplicacin a otras operaciones. Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Caractersticas: Impresa en una cara con dos copias a colores; El documento es pre-enumerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco. Instructivo para su uso. Encabezado: 1. Financiera Multicrditos, S.A.: Identifica la razn social de la empresa 2. Nota de Debito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeracin: Para elaborar el documento el orden secuencial. 4. Fecha: Lugar, Da, mes y ao en que se realiza la nota debito/Crdito 5. Seores: Nombre completo de la persona beneficiario o empresa a quien corresponde realizar la nota 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y nmeros 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la N/D o N/C
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Cuerpo del Documento: 8. Cuenta: El cdigo asignado en el catlogo a fa cuenta. 9. Nombre de la. Cuenta: Nombre de la cuenta que se est aplicando Dbito el o crdito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se est afectando la cuenta. 12. Haber: valor total en que se est afectando la cuenta. 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber Autorizaciones: l4. Elaborado: .Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero.
(1) Financiera Multicrditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardn Telfono 2222-2222
(2) NOTA DE DBITO (3) N_____________
(4) Lugar y Fecha: _______________________ (5) Seores: C$_________________________

____________________________________________________________________

(6) Notificamos que hemos debitando de su apreciable cuenta la cantidad de: C$____________ (__________________________________________________________) (7) Por concepto de: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (8) CUENTA No. (9) Nombre de la Cuenta (10) PARCIAL (11) DEBE (12) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

C$

_____________ ____________ ______________

_____________________ (14) Elaborado por

_____________________ (15) Revisado Por

_____________________ (16) Autorizado Por

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Nota de Crdito Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las Operaciones con clientes o proveedores, as como otras entidades, organismos y personas. Recibe informacin de: Partidas de ajustes; Brinda Informacin a: Comprobantes de Diarios Procedimientos: Se emite en contabilidad a solicitud de otras reas de responsabilidad o por anlisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificar a los interesados los cargos o crditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas en compras, diferencia de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o reas descentralizadas Distribucin de las copias: Original: Se emite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos segn el caso, quien adjuntar los documentos, soportes y dar uso de la operacin qu se derive, ya sea pago, recuperacin o aplicacin a otras operaciones Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Caractersticas: Impresa en una cara con dos copias a colores; El documento es pre-enumerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco Instructivo para su uso Encabezado 1. Financiera Multicrditos, S.A.: Para identificar a la empresa. 2. Nota de crdito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeracin 00l: Indica la numeracin secuencial 4. Fecha: Lugar, Da, mes y ao en que se realiza la nota debito/Crdito 5. Seores: Nombre completo de la persona beneficiario o la empresa a quien corresponde realizar la nota. 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y nmeros 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la N/D o N/C

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Cuerpo del documento: 8. Cuenta: El cdigo asignado en el catlogo a la cuenta. 9. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se est aplicando el Dbito o crdito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se est afectando la cuenta. 12. Haber: Valor total en que se est afectando la cuenta 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. Autorizaciones: 14. Elaborado: Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero.
(1) Financiera Multicrditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardn Telfono 2222-2222
(2) NOTA DE CRDITO (3) N_____________
(4) Lugar y Fecha: _______________________ (5) Seores: C$_________________________

____________________________________________________________________

(6) Notificamos que hemos acreditado de su apreciable cuenta la cantidad de: C$____________ (__________________________________________________________) (7) Por concepto de: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (8) CUENTA No. (9) Nombre de la Cuenta (10) PARCIAL (11) DEBE (12) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

C$

_____________ ____________ ______________

_____________________ (14) Elaborado por

_____________________ (15) Revisado Por

_____________________ (16) Autorizado Por

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Comprobante de Diario Objetivo: Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones Financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de Financiera Multicrditos, S.A. Recibe Informacin de: De cualquier documento que compruebe, justifique y controle las operaciones financiares de Financiera Multicrditos, S.A. Brinda informacin: Frecuencia: Se emite por cada asiento contable. Distribucin: Se elabora en original Original: Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivndose posteriormente en los legajos del mes. Procedimiento: Se emite para recoger los asientos re aumentes de los registros de ventas, compras, pagos, ingresos, salarios depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios bsicos y otras operaciones contables. Los comprobantes de diario se enumeran comenzando por el #1 en cada mes o periodo, Anteponindole el nmero de dicho perodo. Control Interno: Cada comprobante de diario original debe ir soportado con fa documentacin comprobatoria a la operacin. La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado y si no cumple con la documentacin comprobatoria. El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que estos estn firmados. Caractersticas: Impresa en una cara en Original; Original de color blanco; El documento es postnumerado; Block de 1O0juegos c/u; Papel Bond Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. Nombre Financiera Multicrditos, S.A.: para identificar la razn social 2. Comprobante de diario: Nombre del documento 3. Fecha: Identifica la fecha en que se llena el formulario.
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4. No de Comprobante de Diario: Es la secuencia numrica del formato por mes. Cuerpo del documento: 5. Concepto: Es la generalidad de la operacin contable y los soportes que se estn registrando 6. Cuenta: ubicar el cdigo que identifica las cuentas 7. Sub cuentas: Ubicar el cdigo de la subcuenta utilizada. 8. Nombre de la cuenta: identifica el nombre de las cuentas y sub cuentas 9. Parcial: Indica los valores de las su-cuentas tanto de debito como crdito. 10. Debe: lentifica el valor de la cuenta de mayor de este. 11. Haber: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este Autorizaciones: 12. Preparado: Es la persona que elabora y firma el documento 13. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad 14. Autorizado: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada
(1)Financiera Multicrditos, S.A.
(2) Comprobante de Diario
(3)Fecha: ____ / _____ / _____ (4) No: ________ (5)Concepto: ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ______
(6) Cuenta (7) Sub Cuenta (8) Concepto (9) Parciales (10) Debe (11) Haber

____________________ (12)Elaborado

____________________ (13) Revisado

________________________ (14) Autorizado

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