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1. Clases de archivo. Segn el tipo de documentos que contiene: Archivos histricos.

. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histrico. Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de inters para los gobiernos de las naciones. Archivos Eclesisticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en mbitos catedralicios, monsticos y diocesanos. Archivos de la Administracin. Conservan documentos relacionados con la Administracin central, administraciones autonmicas y administraciones locales. Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un pas. Por el grado de utilizacin: Centralizado. En este caso toda la documentacin de la empresa se guarda en un nico lugar fsico del que se encarga un responsable. Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentacin de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente. Por el grado de autonoma: Activos. Mientras la utilizacin de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo. Semiactivos. Cuando la documentacin slo es consultada espordicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo. Pasivos. Recibe tambin el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentacin que ha cumplido el tiempo de seis aos que fija el Cdigo de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etctera. 2. Documentos: Documento de archivo: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.

Documento electrnico: Un documento electrnico es un documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico o magntico, y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital, que puede ser ledo, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetizacin. Documento electrnico de archivo: Archivos digitales, electrnicos, informatizados son trminos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de informacin, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la informacin ni dentro de un mismo grupo. Normalizar la terminologa es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicacin seguros entre los diversos mbitos de la gestin de la informacin. De este modo se evita, durante la aplicacin de los avances tecnolgicos, el riesgo de descubrir mediterrneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prcticas que exige la adecuada gestin de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de produccin y de uso. Soportes documentales: PAPEL, MICROFORMAS, SOPORTES, MAGNTICOS Y PTICOS Desde su introduccin en el siglo XII el papel ha constituido el soporte de Los documentos administrativos y ha permanecido incontestad o d u r a n t e cercaDe ocho siglos. Sin embargo, el desarrollo y la expansin de los sistemas Informticos durante la segunda mitad del siglo XX ha planteado un nuevo horizonte Administrativo denominado como oficina sin papel, que aun estando mas E n e l t e r r e n o d e l d e s e o q u e d e l a r e a l i d a d , s e p l a n t e a c o m o u n o b j e t i v o razonable A medio plazo. Legislacin Archivstica:Cualquier documento que hoy estemos creando, llmese certificado de nacimiento o hasta la compleja sentencia judicial, es, con certeza, una importante fuente de informacin que ser til durante un extenso perodo de tiempo, no slo para los ciudadanos implicados sino para el conjunto de la sociedad y para las generaciones por venir. En ese contexto la asignatura Legislacin Archivstica les dar las herramientas bsicas cuando de manejar documentos pblicos o privados se trate y de mostrarles los riesgos o avances cuando se trate del manejo del documento en s. Nunca antes la opinin pblica colombiana haba entendido la importancia econmica de los archivos en que

se registran los datos que comprende la historia laboral de los trabajadores. Slo ahora, cuando se estn perdiendo los dineros que son pblicos, que los administra el Estado, es cuando los administradores del patrimonio documental y econmico caen en la cuenta de que no es posible establecer la verdad cuando no se cuenta con un soporte documental probatorio que aclare las diferencias entre las partes y facilite la aplicacin justa de las leyes. Lo anterior, es para resaltar, la importancia de la Legislacin Archivstica, desde el punto de vista del derecho probatorio y de la Ley 594 de 2000, y muy seguramente despus de ocho aos de existencia de la ley con su decreto reglamentario que hoy cursa en la Honorable Cmara de Representante como en el Honorable Senado de la Repblica, donde se van a orientar los lineamientos, principios y responsabilidades de los servidores pblicos y privados, con relacin a los archivos y documentos que reposan en ellos. La normatividad respecto al tema de Legislacin Archivstica, comprende aspectos concretos acerca de lo que es documento pblico (Derecho Comercial, Derecho Procesal Civil, Derecho Penal, Derecho Disciplinario, Derecho Contencioso Administrativo) en donde se definen las responsabilidades, derechos de los ciudadados y servidores del Estado, hasta llegar al aspecto punitivo cuando de conductas penales se trate con relacin a cualquier tipo de documento llamese pblico o privado.Es de anotar, que en el avance de la tecnologa nos encontramos con la Ley 527 de 1999, Ley de Comercio Electrnico, donde veremos la creacin de las firmas digitales y del documento electrnico y sus implicaciones legales. Es de anotar, que el derecho y su historia tienen su encuentro cuando los pueblos a travs de la costumbre, ven la necesidad de legislar sobre aspectos generales de sus avances sociales o simplemente para regular esos avances de la sociedad para la mejor convivencia dentro de la comunidad, como es el caso de los documentos que a diario profieren las instituciones pblicas y privadas. En el caso tratado en Legislacin Archivstica tiene que ver con la necesidad de velar y cuidar la historia propia tanto nueva como antigua de la documentacin que discurre a travs de las instituciones de una sociedad, ya que cuando estos empiezan a ser desencuadernados con otros fines diferentes, impidiendo ser conocidos dentro de su contexto por las generaciones siguientes, nace en lo que llamamos DELITO, el cual debe ser reprimido a travs del imperio de la ley que se transmite por medio de documentos escritos o grabaciones orales. 3. Ciclo vital del documento: Archivo de gestin: Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es ms conocido como archivo de oficina. La documentacin permanece en esta fase 5

aos aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez ms cortos y porque cada vez es mayor la documentacin que se acumula en las oficinas. Archivo central: La documentacin ha perdido prcticamente la utilidad por la cual haba sido creada: la gestin. Hasta los treinta aos de antigedad permanecen en el archivo, aqu se procede a la valoracin, seleccin y expurgo, a fin de conservar lo pertinente. Archivo histrico: A partir de este momento, la documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histrico de las naciones y, por ende, de la humanidad. 4. Unidades de informacin: UNIDAD ORGANIZADA QUE TIENE POR OBJETO LA PRODUCCIN, ANLISIS, CONSERVACIN Y DIFUSIN DE LA DOCUMENTACIN.

Bibliotecas Archivos Museos Centros de documentacin Empresas informativas Atendidas por especialistas en informacin Sirven productos y/o servicios de informacin a las organizaciones donde se ubican Se encarga del sistema de informacin de las organizaciones: documentalistagestor

4.2 SERVICIOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIN Dos grupos: 1.- Servicios sobre demandas o de respuesta a demandas pre formuladas - Servicio de informacin referencial:

Informacin general relacionada con la organizacin Informacin factual de respuesta rpida a preguntas concretas (fechas, cifras, autores, etc.) Informacin sobre organismos e instituciones Necesidad de informacin sobre un tema concreto

- Servicio de informacin bibliogrfica:

Bsquedas en bases de datos Pone a disposicin de los usuarios los documentos localizados a travs del servicio de informacin bibliogrfica Necesidad de bibliotecas, centros de depsito o redes de bibliotecas Analiza y evala la informacin Usuarios muy especializados

- Servicio de acceso al documento primario:


- Servicio de informacin elaborada o de Anlisis de la informacin:


2.- Servicios de difusin de la informacin (generadores de demanda) - Servicio de difusin de la informacin de inters general para todos los usuarios

Elaboracin de catlogos del centro de documentacin Boletn de novedades Elaboracin de sumarios Pgina web Perfil por usuario Formulario Tema especfico

- Servicio de Difusin Selectiva de la Informacin -DSI

5. Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Explicacin: en el proceso de valoracin documental, tambin se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios histricos, que son aquellos que afloran una vez agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen. El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboracin del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparicin. El valor mediato no predecible. Estos dependen de la informacin contenida en los documentos que no es posible determinarlo fsicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante. Polos de inters documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la informacin que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario. Eliminacin de los documentos: es la destruccin del documento cuando ha perdido su valor. Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento. Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su produccin o recepcin hasta su disposicin final. es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad. En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios. El valor primario son los de finalidad administrativos, jurdica y fiscal. El valor administrativo: es de cualidad para que la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestin de una organizacin hasta terminar su vigencia. El valor jurdico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley. En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados. El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. Igualmente son los documentos subyugados a la ley. El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivacin no propios de su finalidad. Valor cientfico: cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber. Estos documentos cientficos van ligados con la investigacin. Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida, o desarrollo econmico, social, poltico, religioso o esttico, propio de una comunidad y tiles para el conocimiento de su entidad. Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de aspectos misionales. Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigacin, como memoria de un pas. 6. Fondos acumulados: Definicin. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin. Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cam-bios constantes de la administracin; estos ltimos se reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tambin en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institucin concentre en sus

depsitos documentacin producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. 2.2 CMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIN? Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como punto lmite entre las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de Valoracin Documental (TVD). Es decir, desde la ltima reestructuracin hasta la fecha de hoy se elaborarn unas TRD que se aplicarn en ese mismo perodo puesto que la documentacin producida por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios prestados durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la documentacin generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la ltima reestructuracin corresponde al concepto de fondos acumulados. Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institucin y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez ser el punto de partida hacia atrs para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignacin de tiempos de retencin 7. Tablas de valoracin documental: El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin (AGN), contempla que el conjunto de la documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la Tablas de Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina, tcnicamente, fondo acumulado y ser sometido a un proceso de organizacin. Su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD). FONDOS ACUMULADOS: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin, sin las mnimas condiciones de conservacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente para los usuarios. PROCESOS DE VALORACIN De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histrico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigacin, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentacin que por su antigedad supere los 30 aos. VALORACIN DOCUMENTAL

Para la elaboracin de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarn desde una triple perspectiva: 1. La trascendencia como testimonio de la entidad. 2. La trascendencia de la actuacin de la administracin. 3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia. Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nacin AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoracin documental como: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS Para definir la disposicin final del conjunto de la documentacin que haya sido producida y conservada, las entidades debern adelantar el anlisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organizacin de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales estn dados por cada dependencia. DEFINICIN DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final. OBJETIVO El objetivo de la Tabla de Valoracin Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicacin de criterios archivsticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias. ALCANCE El alcance de la Tabla de Valoracin Documental, como elemento archivstico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestin Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. sta se convierte en la gua para la organizacin, seleccin y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias

definidas en el cronograma anual para la entidad. PLAN DE ACCIN La ejecucin del plan deber estar sujeta a la aprobacin definitiva por parte del comit de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. 8. Tablas de retencin documental: Se sealan las bases legales, las pautas y los procedimientos para su elaboracin y presentacin. Incluye, adems, una lista de trminos asociados con la administracin de documentos, algunos de los cuales no estn contemplados en el Reglamento General de Archivos. 9. Gestin Documental: como el conjunto de conceptos aplicados para la organizacin, registro, almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin.Rigurosamente en Colombia y de acuerdo al ente rector, gestin documental es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilizacin y conservacin (ley 594 de 2000). Archivo inteligente es nuestra propuesta para generar un adecuado manejo de informacin fsica y digital y lograr que su organizacin ejecute sus operaciones con ptimos procesos y herramientas que fcilmente se materialicen en menores costos y mayor accesibilidad a la informacin vital en su negocio. 10. Programa de gestin documental: Produccin: La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, endesarrollo de sus funciones especficas. Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y

externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

Recepcin:

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, Pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Distribucin:

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registr de control de entrega de documentos recibidos.

Tramite:

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta: Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto

Organizacin:

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de:

1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA). Actividades: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos. 2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos Documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin. 3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA). Actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

Consulta: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Conservacin:

En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes. Sistema integrado de conservacin: Factores del deterioro de los papeles: Las causas externas del deterioro del papel son aquellas condiciones de tipo fsico qumico y bioqumico que alteran la estructura del papel son: Altas Temperaturas Humedad relativa elevada. Infeccin por mohos (hongos), bacterias, insectos, roedores.

Altas Temperaturas.

Los microorganismos requieren para su desarrollo de condiciones ptimas de temperatura, humedad y concentracin de nutrientes.

Los Mohos (Hongos).

Son microorganismos vegetales de estructura compleja crecen en forma de redes de fibras entrelazadas llamadas "micelios" y levantan cuerpos fructferos que producen esporas de mohos, las bacterias y los mohos prosperan en condiciones calurosas y hmedos.

Los Insectos Roedores.

Son destructivos en documentos y libros, causan deterioro fsico y las condiciones para que los mohos y bacterias ataquen la estructura del papel.

Generalmente se controlan los insectos y roedores por medio de la fumigacin con productos qumicos tales como: El bromuro Metilo, El Oxido de Etileno y el xido de Propileo en preparaciones adecuadas, as como productos insecticidas en aerosol tareas preventivas contra el deterioro que no se han aplicado en las oficinas del Registro Civil Municipal, la apariencia amarillenta es un ndice del grado de deterioro del papel. Por todo lo anterior, El Registrador Civil Municipal debe velar porque los libros de Inscripcin del Registro Civiles mantenga debidamente ordenado en sus respectivos estantes procurando mantener las condiciones ambientales adecuadas para evitar su deterioro y con el apoyo de las autoridades centrales del RNP, que se implementen peridicamente las medidas preventivas para evitar el deterioro de los documentos del Registro Civil. Unidades de conservacin:

Dentro de la conservacin de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivistita se define como unidad de conservacin en base a cualquier archivo estas unidades son: Paquetes: Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un camo as fijando en una de sus caras un titulo de identificacin Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservacin de estos ya sea por su mal manipulacin o manejo, ocasionando roturas generando tambin un ambiente de deterioro biolgico y complicando el proceso de depsito, manipulacin y consulta. Legajos:

Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y tcnicas con una organizacin de agrupacin de la A-Z. La conservacin de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas. Esta manera muestra las siguientes faltas. es frgil contra el polvo y friccin, el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernacin pasando ha un deterioro de tipo fsico como roturas y rasgaduras, la agrupacin indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel, con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difciles de remover, Libros: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes tcnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco

o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservacin del documento.

Cajas: Es el instrumento que ms ofrece mejor seguridad en cuanto la conservacin de documentos durante las fases de depsito y manipulacin en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos. Polipropileno Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes hermticos Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes hermticas esta ultima por su poca ventilacin puede general micro-climas que faciliten la difusin de agentes patgenos como hongos y bacterias.

Cartn Debido que es muy econmico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulacin, funcionando as excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones cidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migracin por contacto de la acidez del cartn con los documentos como buena recomendacin los documentos se guarden con carpetas para evitar algn cambio. Depsitos de archivo:

El diseo y construccin de depsitos documentales en pases de clima tropical, precisa considerar una serie importante de condiciones previas, entre ellas que estn aislados entre s y del resto de espacios. Aspecto fundamental de previo al diseo y construccin de instalaciones de depsito es su ubicacin dentro de la estructura de todo el edificio para archivos. Sin duda, es imprescindible que tengan comunicacin con las reas de laboratorio, talleres y salas de referencia. Esto garantizar el cumplimiento de uno de los propsitos bsicos de un rea de depsito, su funcionalidad. Es decir, que exista disponibilidad pronta de las unidades que brindan atencin inmediata a los documentos para su adecuada conservacin y facilitacin a los usuarios. reas de depsito aisladas de laboratorios, talleres y unidades de facilitacin, servirn nicamente para retardar servicios vitales en el desarrollo de un archivo histrico. Salidas de emergencia cercanas al rea de depsitos son fundamentales para atender casos eventuales de evacuacin del acervo documental y, desde luego, proteger la vida humana ante la ocurrencia de un incendio. En el caso de nuestros pases de clima tropical, es necesario prever sistemas de climatizacin y deshumidificacin o, en su defecto, recurrir a sistemas naturales de aireacin y ventilacin. Ambas opciones son variables que no pueden dejarse de lado de previo a cualquier proyecto de diseo de un rea de depsito. Recurdese: si se opta por un sistema de ventilacin natural, determinndose la construccin de ventanas en los

depsitos, es preciso que stas no sean instaladas en su cara sur (para el hemisferio norte), o en su cara norte (para el hemisferio sur) (Michel, Duchein, 1988, p.48). Igual de importante es asegurarse que las tuberas o ductos que transportan agua u otros fluidos que pueden causar daos severos a los documentos, no sean instaladas encima de la estantera. Los instrumentos de extincin de fuego en depsitos documentales, deben disponerse fuera de Ellos, nunca a su interior. Disposicin Final: El Catlogo de disposicin documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoracin de los documentos, pues contiene los plazos de conservacin que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. En el catlogo se fijan los periodos de conservacin en la fase de actividad-trmite y semiactividad-concentracin y la disposicin de la documentacin al alcanzar la fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histrico o de eliminacin total o parcial de la serie). La elaboracin del Catlogo de disposicin documental, recae en la comisin de valoracin, en la que debern estar representadas las entidades que generaron la documentacin a valorar, mientras que la aprobacin del catlogo como tal, queda en manos del rgano de direccin a la que est adscrito el archivo. Para la elaboracin del Catlogo es necesario: Cumplir con la legislacin y dems disposiciones vigentes que inciden en la conservacin de los documentos. Identificar las series (ver el artculo La Valoracin de los documentos, III), incluyendo los documentos en soportes electrnicos que tambin sern identificados y valorados. El Catlogo de disposicin documental debe estar constituido como mnimo por: parte introductoria y presentacin en donde se expresarn los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentacin, informacin acerca del proceso de creacin del Catlogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisin de valoracin, la fecha y rgano de direccin que aprob el Catlogo y breves instrucciones de utilizacin del mismo, en donde se incluya el significado de los cdigos empleados, un glosario donde se recoja la terminologa y la definicin de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicacin ms detallada se puede elaborar un manual para el usuario. reglas de conservacin. En esta parte se recopilan todas las reglas de conservacin tal y como han sido establecidas por la comisin de valoracin y aprobadas por las unidades administrativas generadoras de la documentacin. ndices y anexos del Catlogo. Se elaborar un ndice alfabtico por unidades administrativas y nombre de series, y se anexaran los diferentes formatos a

utilizar durante las transferencias y eliminaciones. cuadro de clasificacin. Es conveniente anexar el cuadro de clasificacin (este tema se abordar en esta pgina web en el nmero noviembre-diciembre, 2004). se anotar si la documentacin de acuerdo con la Ley tiene restricciones para su consulta. La prescripcin ms importante dentro del Catlogo es la fijacin de los periodos y la disposicin final de los documentos: en primer lugar se indicar el periodo de conservacin durante la fase de actividad. Es decir, se deber indicar el plazo temporal que la documentacin va a permanecer en los archivos de trmite (por encontrarse en uso o para satisfacer necesidades administrativas o legales). A continuacin, se determinar el periodo que debe permanecer la documentacin en el archivo de concentracin (semiactividad), dado que puede ser utilizada de forma ocasional con un fin administrativo o porque as lo establece alguna disposicin normativa. La indicacin de los periodos temporales se expresar generalmente en aos. En cuanto a la disposicin de los documentos al alcanzar la inactividad, la valoracin puede prescribir tres actuaciones: conservacin total y permanente. Se expresar mediante la letra C mayscula, esta disposicin tiene como consecuencia la transferencia de la documentacin a un archivo histrico para su conservacin indefinida. destruccin total. Cuando se concluye que los documentos no tienen ningn valor que los haga susceptibles de ser conservados ni tampoco renen las condiciones que recomendara una conservacin parcial, se registra con la letra D mayscula. muestreo. Opcin intermedia que permite conservar una parte de la documentacin que se eliminar. Se elige aplicando alguna de las tcnicas de muestreo y se indica con la letra M y un asterisco M*, el asterisco remitir a una nota en donde se explica el tipo de muestreo recomendado. Cuando la determinacin de los periodos temporales de permanencia en los archivos de gestin o trmite no se pueda expresar mediante plazos cerrados se sugieren los siguientes cdigos de observancia internacional: 888, se utilizar para expresar que la documentacin se conservar en el archivo de trmite hasta que termine la actividad (el trmite). 999 se utilizar para indicar que la documentacin se conservar en el archivo de trmite hasta que sea sustituida por una nueva versin. El guin largo () se utilizar para indicar un periodo cero. Se emplea exclusivamente para la fase de semiactividad, para indicar que el documento pasa directamente de la actividad a la inactividad.

La responsabilidad de la aplicacin del Catlogo recae sobre mltiples organismos de la institucin, tales como: unidades administrativas, archivo de trmite, de concentracin e histrico. La documentacin en atencin a los periodos sealados en el Catlogo debe ser transferida transcurrido el plazo marcado para su etapa activa, as como para su fase semiactiva y aquella documentacin que alcanza el estado de inactividad y que careciendo de valor secundario debe ser destruida. Los procesos de eliminacin se deben llevar a cabo en las unidades administrativas y en los depsitos de documentos semiactivos (archivos de concentracin). Toda documentacin a eliminar debe registrarse previamente