Procesos funcionales

Miguel ngel Gacharna Cuadrado (APRENDIZ)

PRESENTADO A: HENRY GARZON

MERCADEO, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION (FONTIBON) D.C. BOGOTA

1-Sintetice en que consiste la norma ISO 9001 y que informacin contiene sobre Enfoque Basado en Procesos La norma ISO 9001:2008 est estructurada en ocho captulos, refirindose los tres primeros a declaraciones de principios, estructura y descripcin de la empresa, requisitos generales, etc., es decir, son de carcter introductorio. Los captulos restantes estn orientados a procesos y en ellos se agrupan los requisitos para la implantacin del sistema de calidad. A la fecha, ha habido cambios en aspectos claves de la norma ISO 9001, al 15 de noviembre de 2008, la norma 9001 vara. Es la base del sistema de gestin de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditacin porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestin de calidad (SGC).

SGC: Se llama Sistema de Garanta de Calidad (SGC) al conjunto de procedimientos documentados necesarios para implantar la Gestin de la Calidad, partiendo de una estructura organizativa y de unos recursos determinados. Un SGC debe funcionar de forma que genere la confianza necesaria en los servicios que realmente satisfacen las necesidades/expectativas del cliente, haciendo ms nfasis en la prevencin de los problemas que en su deteccin despus de producirse. Adems, debe aplicarse a todos los procesos, actividades o tareas con incidencia en la calidad de un producto o servicio, por lo que debe ser tan amplio como sea necesario para alcanzar los objetivos de calidad. Por ltimo, debe insistir y posibilitar una mejora continua de esa misma calidad que asegura, a todos los niveles y en todas las reas de la organizacin. Por tanto, el SGC es un ente vivo, que debe ser revisado y adaptado a medida que cambia la organizacin o sus actividades.

NORMA ISO EN ENFOQUE BASADO EN OBJETOS

El enfoque a procesos consiste en dividir el sistema en procesos, conocer y gestionar las relaciones existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para cada uno de los procesos.

Qu implica el enfoque a procesos en la gestin de una empresa? 1) Definir sistemticamente las actividades necesarias para lograr los objetivos planteados 2) Establecer las responsabilidades y obligaciones para la gestin de las actividades clave de cada proceso. 3) Identificar las interfaces y relaciones de las actividades entre los distintos puestos de trabajo definidos en la organizacin. 4) Conocer y evaluar la incidencia de cada actividad o proceso respecto a la percepcin de satisfaccin del cliente.

Qu beneficio obtengo con el enfoque a procesos? 1) Reduccin de costes y tiempos de los procesos mediante un mejor uso eficaz de los recursos. 2) Obtencin de resultados mejorados, coherentes y predecibles. 3) Priorizacin y centralizacin de las oportunidades de mejora.

2-Definicin de Proceso, Tipos de Procesos y sus caractersticas, metodologas de anlisis de Procesos.

Definicin de procesos: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participacin de un nmero de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio disea, gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su poltica y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de inters. Tipos de procesos y sus caractersticas: Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo.

1. Los procesos clave:son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc. 2. Los procesos estratgicos:son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc.

3. Los procesos de apoyo, o de soporte:son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc. -Tambin, podemos distinguir entre procesos clave y procesos crticos. En general, los procesos clave atienden a la definicin expuesta anteriormente. Estn principalmente orientados hacia la satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los

recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad 4) Procesos crticos: Lo son, cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo.

Metodologas de anlisis de Procesos: Una metodologa es una manera sistemtica o claramente definida de alcanzar un fin. Es tambin un sistema de orden en el pensamiento La metodologa no da respuestas sino que ofrece un medio o modo de pensar acerca de una situacin: cmo ver y entender su naturaleza y las consecuencias del cambio. No dice que se encontrar al final de camino, sino cul es el camino que se debe recorrer. Una buena metodologa, no es un conjunto rgido de reglas que hay que seguir estrictamente, sino una gua que nos orienta y debemos atender flexiblemente.

Cul metodologa utilizar? Para la seleccin de las tcnicas a utilizar se deben considerar los siguientes atributos: Que faciliten la comunicacin a travs de un lenguaje fcil de entender y sobre todo, utilizando sistemas grficos. Que incentiven al grupo a pensar en trminos del problema y no de la solucin. La solucin debe ser un resultado. Que permitan alternativas contrapuestas, alertando al grupo sobre su existencia. Que promuevan que los participantes puedan modificar sus paradigmas, sus modos de pensar y ampliar sus conocimientos.

3-Identificacin de los procesos crticos a mejorar La organizacin deber identificar y cuidar los procesos crticos, aquellos que por su estado actual o predecible, es conveniente prestarles una atencin particular, hasta que se normalicen o estabilicen. Tambin son procesos crticos, los que por su propia naturaleza o por su dependencia de recursos, medios tcnicos u operativa, deben ser considerados como tales. Este tipo de procesos inciden de forma directa en los resultados que alcanza la organizacin, como son: la atencin al ciudadano, formacin del personal, planificacin, estratgica, planificacin de la calidad, etc.).Los procesos crticos se caracterizan por alguno de los siguientes aspectos: Tienen un elevado riesgo tcnico, tecnolgico o dependen de personal muy especializado. Presentan resultados que no satisfacen las necesidades y expectativas de losclientes.Dan lugar, reiteradamente o de manera ocasional, a incidencias

conocidas,resultados errneos o fuera de los lmites predefinidos, lo que significa que no hay un control riguroso sobre el proceso. Existen grandes posibilidades de mejora en todo lo relacionado con la eficiencia del rendimiento del proceso y por ende, de su coste de realizacin.

Mejoramiento Integral de Procesos

Las empresas son tan buenas como sus procesos. Los distintos procesos que conforman una organizacin deben identificarse, mapearse y mejorarse para aumentar la competitividad de las empresas.

Qu es el mejoramiento de procesos? El mejoramiento de procesos es una metodologa que permite a las empresas identificar los procesos importantes en la cadena de valor, para luego mapearlos e identificar las mejoras estructurales. Las mejoras usualmente tienen que ver con la eliminacin de: Cuellos de botella Reproceso Actividades que no aaden valor Esfuerzos perdidos Divisin del trabajo innecesaria Inconsistencia El mejoramiento de procesos es una metodologa orientada a aumentar la productividad, reducir el tiempo de ciclo de los procesos, incrementar la velocidad en el funcionamiento del proceso y buscar la optimizacin. Con base a la experiencia de trabajos realizados con organizaciones, se ha desarrollado el denominado

enfoque metodolgico para el mejoramiento de procesos.

Este enfoque permite a la empresa, recibir una transferencia tecnolgica para generar la capacidad interna de poder identificar aquellos procesos vitales que generan valor y mejorar significativamente su eficacia y eficiencia. Los pasos a seguir para la aplicacin de la Metodologa para el Mejoramientos de los Procesos son los siguientes: Capacitacin sobre mapeo de procesos y documentacin. Identificacin de Cadena de Valor de la empresa. Formacin de Comit Gua y Coordinador del Proyecto. Efectuar el mapeo de los procesos. Anlisis del Procesos e Identificacin de Mejoras. Realizar las Mejoras de los Procesos. Establecer Indicadores de Gestin de Procesos. Disear Polticas para Auditorias de procesos.

El Mejoramiento Continuo El mejoramiento de procesos se basa en los principios de mejoramiento continuo. En vez de proponer una reingeniera radical de los procesos y competencias existentes en la empresa, habitualmente de enorme costo y alto riesgo, se parte de la base que existe un inters genuino de los ingenieros y gerentes por crear procesos maduros, que permitan usar adecuadamente sus talentos y los recursos asignados. Ambos buscan minimizar los problemas evitables y fortalecer la prosperidad comn que resulta del xito de la empresa.

En qu consiste la Mejora Continua? Para que el Sistema de Gestin de la Calidad sea un sistema eficaz, en necesario que exista un ciclo de Mejoramiento Continuo en la Organizacin. Una vez que se han diseado los objetivos, el mapa de procesos y los indicadores necesarios para controlar el buen funcionamiento de la organizacin, se han de llevar a cabo las mediciones para conocer cules son los niveles de eficiencia que se alcanzan, tanto a travs de la definicin como de su ejecucin. Para conseguir un mejor rendimiento del sistema implantado la mejora tiene que ir implantada con la satisfaccin del cliente y con la gestin por procesos, que son clave para el funcionamiento del sistema de gestin de la calidad.

No basta que una organizacin se limite a controlar los procesos operativos o los productos defectuosos; si no hay una intencin constante de mejorar no se aporta calidad en las actividades.

La mejora continua en la nueva norma El ms importante beneficio del sistema de gestin de la calidad es: dar un servicio consistente con lo esperado y prometido, cumplimiento de las especificaciones y garanta de la prestacin del servicio. Cuando se resuelve un problema hay que llegar a determinar y eliminar las causas que lo han provocado, para que no se vuelva a repetir. Es muy importante que en toda la organizacin haya una actitud pro activa de los empleados para realizar y aplicar propuestas de mejora en las actividades que desarrollan y que la organizacin de respuesta sobre su tratamiento. Descubrir el origen de los problemas es ms competitivo que solucionar los problemas sin conocer su verdadero origen. Adems, cada error que se produce en la organizacin hay que convertirlo en un nuevo punto de aprendizaje para que no se vuelva a repetir. Este aprendizaje no debe de ser individual, sino que tiene que ser compartido para que todos puedan aprender de las experiencias de los dems.

El ciclo de la mejora (Ciclo de Deming) La gestin de la calidad de cualquier organizacin debe seguir el ciclo de mejora (Ciclo de Deming)

Planificar: Planificar las acciones, una vez recogida y tratada la informacin necesaria. Hacer: Implantar las acciones. Verificar: realizar el seguimiento de los planes previstos para llevar a cabo las acciones de mejora e informacin sobre los resultados. Actuar: En funcin de los resultados planificar nuevas acciones: para continuar mejorando o corregir desviaciones.

4-Herramientas DE BUSINESS PROCESS MODELING

5- Responda a las siguientes preguntas. Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades. El mapa de procesos ofrece una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales, estas relaciones se indican por medio de grficos en formas de mapas conceptuales.

 Los mapas de procesos son tiles para: Saber cmo llevan los trabajos se estn haciendo en la actualidad Para aumentar la calidad Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas diferentes de trabajo cuando se presenta momentos crticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionara una empresa como tal no sera afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones:

Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria. En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con sus resultados laborales. Para enfocarse en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cul se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos. Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado. Para medir la efectividad o eficiencia del trabajo ya sea para modificar y obtener un mejor resultado final.

 Que permite identificar los Mapas de Procesos. Identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, para as tener una idea ms compleja de la solucin del problema planteado. Tambin lo podemos llamar como una gua de de procesos el cual muestra un serie de actividades.
Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos Cuando se interesa automatizar la informacin a travs de una adquisicin de equipos decomputadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. Deesta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son crticos paracompletar el trabajo correctamente y aquellos que debern modificarse para obtener unmayor beneficio de la nueva tecnologa. Cuales son las alternativas que existen para representar un proceso y explquelas: Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: Mapa funcional: es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. Lnea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la produccin de la entidad sin perder la calidad.

Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer da pensar en una propuesta para despus procesarla luego en el segundo da tomar una decisin si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente da se coordina visita y se presta el servicio.

6- Realizar un mapa conceptual con base en los siguientes dos prrafos:

"El manejo de la informacin y su automatizacin dentro de una organizacin deben contribuir a la misin de esta, no se debe considerar aislado de su razn de ser, por tanto, tener claro en donde se ubican dentro de una organizacin el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Informacin es vital para que aporten real valor a los objetivos estratgicos." Citando: "Proceso funcional: Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un nico conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o ms eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; est completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador. "

CIBERGRAFIA http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/06/enfoque-procesos-principios-iso-9001.html http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf http://calidadindustriaalimentaria.wordpress.com/2009/07/14/mapa-de-procesos/ http://es.scribd.com/doc/84774712/MAPAS-DE-PROCESOS