1

RETIROS PARCIALES AUTOMATICOS

Y
CORTE DE PANAMERICANO
MANUAL DE ROPA
1. Objetivos de los Retiros Parciales Automticos y Corte de dinero
2. Ventajas de los Retiros Parciales Automticos y Corte de Dinero
3. Qu es y cuando hacer un Retiro Parcial?
4. Procedimiento para realizar un Retiro Parcial (RP)
5. Confirmacin de un Retiro Parcial
6. Retiro Parcial Final
7. Procedimiento para realizar el Corte de Panamericano
8. Control Individual de Retiros Parciales
9. Control General de Retiros Parciales
10 Otras Preguntas
2
1. OBJETIVO DE RETIROS PARCIALES AUTOMTICOS
Y CORTE DE DINERO
Objetivo de Retiros Parciales Automticos:
Simplificar y automatizar el proceso de Retiros Parciales para las cajeras.
Objetivo de Corte de Dinero para Panamericano:
Automatizar la Papeleta de Panamericano para que las cantidades sean exactas a
las fichas de depsito y entregar los valores al Servicio Panamericano antes de cerrar la
tienda.
2. VENTAJAS DE LOS RETIROS PARCIALES
AUTOMTICOS Y CORTE DE DINERO
Ventajas de Retiros Parciales Automticos (RP):
1. El proceso de retiros parciales para cajeras se hace ms sencillo.
2. Rapidez al realizar las Mini Fichas de Retiros Parciales.
3. Las cantidades de dinero en Mini Fichas son exactas, porque el clculo lo hace el
sistema automticamente.
4. Cajera tendr mas tiempo para atender a clientes.
5. Al reducir tiempos de colas en Cajas, daremos un mejor servicio y atencin al
Cliente.
6. Mayor control del dinero en efectivo acumulado durante el da (retiros parciales).
Ventajas de Corte de Dinero para Panamericano:
1. Nunca habr cantidades grandes de valores durante la noche
2. Todos los das se enviarn valores al banco a temprana hora.
3. Se Respetan las jornadas de trabajo de los empleados de Tienda.
4. Mejorar la calidad de vida de los empleados y de sus familias.
5. La informacin de la Papeleta de Panamericano es exacta, porque es
proporcionada por el sistema.
6. Rapidez al realizar las Papeletas de Panamericano automticas.
7. Se mejoran los tiempos de entrega a Panamericano.
3
3. QU ES Y CUANDO HACER UN RETIRO PARCIAL?
a. Qu es el Retiro Parcial (RP)?
Retiro Parcial es retirar el dinero de caja para guardarlo en la Caja Fuerte de Tmbola
de la Tienda. Lo hacen todas las cajeras de Ropa, Muebles y Cajas.
Los Retiros Parciales que se realicen despus del Corte de Panamericano en esta
rea, se quedan en la caja Fuerte de Tmbola del rea de Cajas ya que formar parte
del Depsito del siguiente da.
El importe de los Retiros Parciales se refleja en los Cortes Individuales y de rea en
los siguientes conceptos: RETs P. PESOS HOY y RETs P. DOLARES HOY.
b. Cundo hacer el Retiro Parcial (RP)?
La cajera puede consultar la cantidad de efectivo recibida hasta ese momento y cada
vez que la cajera crea conveniente realizar un retiro parcial, el sistema permitir
hacerlo. (Ver punto 4. Procedimiento para realizar un Retiro Parcial RP)
4
4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN RETIRO
PARCIAL (RP)
Responsable: CAJERA
No es necesario cambiar de papel, las Mini fichas se imprimen en Papel de Nota.
De la pantalla de Notas de Ropa:
1. Entra a la opcin
F9 Proceso de Cierre
F10 Men Retiros Parciales
Selecciona la opcin: F2 Retiro Parcial
Para que muestre la siguiente pantalla:
Aqu podrs consultar la cantidad de EFECTIVO en Moneda Nacional y
Dlar, acumulados por esta caja hasta ese momento.
5
NOTAS IMPORTANTES:
Los retiros parciales (RP) consideran nicamente dinero en efectivo en
pesos y/o en dlares.
Los Cheques y Voucher NO se consideran para los Retiros Parciales, por lo
tanto no aparecern los importes de estos conceptos en esta pantalla.
Los dlares que se reciban, formarn parte del retiro parcial al Tipo de
Cambio (T. C.) del da, pero en esta pantalla sern expresadas las cantidades
en dlares.
El retiro parcial se puede hacer en cualquier momento.
2. Selecciona la opcin F10 PARA HACER RETIRO PARCIAL para que el
programa muestre la siguiente pantalla:
3. Captura el Nmero de billetes de cada denominacin que se va a retirar.
* Los Importes de cada denominacin y Totales los calcula el sistema.
Da <ENTER> a las denominaciones que no se van a capturar, para avanzar
hasta que aparezca el mensaje:
< F10 PARA GRABAR E IMPRIMIR MINI FICHAS >
Los Retiros Parciales en Moneda Nacional y en Dlares se hacen por separado.
Ejemplo: Si deseas hacer Retiro Parcial de pesos y dlares, primero entras a
la opcin F2 Retiro Parcial, capturas nicamente las cantidades de las
denominaciones en pesos e imprime las mini fichas, y si deseas hacer un
Retiro Parcial de dlares, de nuevo selecciona la opcin F2 Retiro Parcial
para capturar slo los campos de denominaciones de dlares. De esta
manera tendrs 2 Retiros Parciales.
Captura
aqu el
Nmero de
billetes
Informacin
por sistema
6
4. Imprime con < F10 > la Mini Ficha de Retiro Parcial.
Se imprimen 2 tantos con su respectiva leyenda;
i. Leyenda del tanto 1. DENTRO DEL BUZN
ii. Leyenda del tanto 2. CAJERA
Rengln
que indica
la leyenda
1 TANTO= Mini Ficha M. N. (RECIBO) 2 TANTO= Mini Ficha M.N. (TALON)
5. Firma. La Cajera debe firmar los 2 tantos para saber quien realiz el Retiro Parcial,
en este momento t eres la persona responsable de este dinero.
6. Lleva el Retiro Parcial al rea de Cajas.
7. Espera a que la Encargada de Depsito t firme el Retiro Parcial una vez que
confirme que est correcto, esta firma es para delegar responsabilidades.
Una mini-ficha corresponde a la Cajera, es su comprobante para alguna aclaracin.
NOTA IMPORTANTE:
Los Retiros Parciales se pueden cancelar siempre y cuando NO HAYAN SIDO
CONFIRMADOS
POR LA ENCARGADA DE DEPSITO EN CAJAS.
Durante el da se van a realizar los Retiros Parciales como se indica en este
procedimiento pero al final del da, en el Pase al 100 de ROPA se va a imprimir
automticamente el importe del RETIRO PARCIAL FINAL (Ver detalle en el punto
6. RETIRO PARCIAL FINAL)
MINI FICHA DE RETIRO PARCIAL (M. N.) ROPA
# Caja 2 Fecha: 26 Ene 04 # de Retiro: 5
# Empleado: 90051618 Mara Guzmn Leyva.
# Importe $
# de billetes de 1000_________0_ ____0__
de billetes de $ 500 10 5,000
de billetes de $ 200 24 4,800
de billetes de $ 100 35 3,500
de billetes de $ 50 8 400
de billetes de $ 20 5 100
Monedas
Totales 82 13,800
_____________________________
Nombre y Firma de Enc. del Depsito
DENTRO DEL BUZN
MINI FICHA DE RETIRO PARCIAL (M.N.) ROPA
# Caja: 2 Fecha:26 ENE 04 # Retiro: 5
# Empleado: 90051618 Mara Guzmn Leyva.
# importe $
# de billetes de 1000_________0_ ____0__
de billetes de $ 500 10 5,000
de billetes de $ 200 24 4,800
de billetes de $ 100 35 3,500
de billetes de $ 50 8 400
de billetes de $ 20 5 100
Monedas
Totales 82 13,800
______________________________
Nombre y Firma de Enc. del Depsito
CAJERA
7
5. CONFIRMACIN DE UN RETIRO PARCIAL
Responsable: CAJERA
Cada vez que la Encargada de depsito en rea de Cajas reciba correctamente un Retiro
Parcial (RP) del rea de Ropa, se tendr que confirmar en el sistema.
Recibir correctamente es autorizar que las cantidades en la mini fichas son las
mismas que se reciben en billete. Adems firmar los 2 tantos de la Mini ficha como
acuerdo entre la persona que Entrega el dinero y quien recibe el Retiro Parcial.
1. En el sistema de Ropa, en la opcin de Control Individual de Retiros Parciales,
verifica que el Retiro Parcial que entregaste al rea de Cajas ya fue confirmado.
2. Si el Retiro Parcial tiene asterisco, quiere decir que no ha sido confirmado. Mucha
atencin!!!. Verifica porqu no ha sido confirmado, con la Encargada de Depsito
que te recibi y firm el Retiro Parcial.
Los RP confirmados NO se podrn cancelar.
6. RETIRO PARCIAL FINAL
A. Procedimiento para Cortes Individuales, Generales y Retiro Parcial Final :
1. Cada cajera en Ropa va a realizar su Corte Individual o General.
2. La cajera que realiza su corte Individual o General le va a entregar al Gerente
de Ropa, el dinero y el corte.
3. El Gerente de Ropa VERIFICA :
a. Que el efectivo que entrega la cajera corresponda a la cantidad del
concepto TOT EFECTIVO del Corte Individual o General.
b. Que los dlares que entrega la cajera corresponda a la cantidad del
concepto DOLARES del Corte Individual o General.
c. Que los cheques que entrega la cajera corresponda a los conceptos
BANCOMER y CHEQUES DE OTROS BANCOS del Corte Individual o
General.
Si todos estos datos fueron correctos, entonces Firma el Corte Individual o
General.
Si los datos no fueron correctos, el Gerente de Ropa tiene que verificar
con la cajera la diferencia (faltante o sobrante).
4. Una vez Firmado el Corte Individual y General, el Gerente de Ropa va a
juntar el Efectivo y el corte que cada una de sus cajeras deben entregarle, ya
que se los haya recibido y firmado a cada una de ellas, el Gerente de Ropa
procede a llevar estos cortes a cajas para que se los reciba la encargada de
Depsitos y confirme que todo esta correcto.
8
5. Ya que todas las cajeras hicieron su Corte Individual y/o el Corte General, se
hace el Pase al 100.
6. Una vez entrando a la opcin del P-100 se va a imprimir el Retiro Parcial
FINAL. (Ver parte B. Qu es el Retiro Parcial Final?)
7. El Gerente de Ropa verifica que los importes del Retiro Parcial Final
coincidan con el efectivo en pesos, dlares y cheques que recibi de sus
cajeras.
Los importes del Retiro Parcial Final deben ser iguales a los
conceptos TOT EFECTIVO, DOLARES, BANCOMER y CH. OTROS
BANCOS, del Corte General de Ropa.
8. El Gerente de Ropa entrega a Encargada de Depsito en rea de Cajas, el
Retiro Final de Ropa junto con Efectivo (pesos y dlares) y los cheques.
B. Qu es el Retiro Parcial Final?
Es un retiro que se imprime automticamente en el Pase al 100 en cada rea.
ste Retiro Parcial Final es IGUAL al efectivo en pesos y al efectivo en dlares que
se tiene en TODAS las cajas del rea de Ropa, al final del da.
El efectivo de cada corte individual, se va a acumular en el Retiro Parcial
Final de Ropa.
Aqu les presentamos un caso en donde el efectivo en moneda nacional y
dlares del corte individual se ve reflejado en el Retiro Parcial Final:
Ejemplo: Caja 1 cerr su caja con efectivo de 6500 en pesos y 100 DLS.
Caja 2 cerr su caja con efectivo de 5000 en pesos y 200 DLS.
Caja 3 cerr su caja con efectivo de 4000 en pesos.
En el P-100 se imprimen Mini fichas de Retiro Parcial FINAL equivalentes a:
Una mini ficha de efectivo de 15,500 en pesos y otra Mini ficha de 300 DLS.
Este Retiro Parcial Final es importante porque es AQU donde se imprime el importe
de los CHEQUES, para que puedan ser incluidos en el envase de Panamericano
en el siguiente Corte de Panamericano.
Ejemplo: Caja 1 recibi cheques por el importe de 10,000
Caja 2 recibi cheques por el importe de 2,000
Caja 3 recibi cheques por el importe de 5,000
En el RP Final se imprimir el importe de 17,000 en el concepto de Total
Cheques.
Se imprime una Mini ficha de Retiro Parcial Final en 2 tantos de efectivo en pesos y
cheques, mismos que sern firmados por el Gerente de Ropa y por el Encargado del
depsito al recibirlo correctamente. Y otra Mini ficha de Retiro Parcial Final en 2 tantos
de efectivo en dlares.
9
7. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CORTE DE
PANAMERICANO
Cuando mencionamos Corte de dinero de Panamericano nos referimos a la
impresin automtica de la Papeleta de Panamericano y a la entrega de valores al
Servicio de Panamericano de Proteccin (Servicio de Recoleccin de dinero).
Cundo hacer el Corte de Panamericano?
El Responsable de este procedimiento es la Encargada de Depsito en rea de
Cajas.
El Corte de Panamericano se realiza hasta que Servicios Panamericano llegue a la
tienda o est prximo a la hora de llegada.
Esto suceder ANTES del cierre de tienda.
El rea de Cajas no podr realizar el Corte de Panamericano si tiene Retiros Parciales
pendientes de confirmar, por lo que se sugiere que realicen los Retiros Parciales antes de
que llegue Servicio Panamericano, no durante su llegada.
Una vez realizado el Corte de Panamericano, se pueden realizar Retiros Parciales. En
la opcin Consulta Individual y en la General de Retiros Parciales, se muestra nicamente
los Retiros Parciales que se hagan despus del Corte de Panamericano.
10
8. CONTROL INDIVIDUAL DE RETIROS PARCIALES
Esta Consulta registra cada retiro parcial que se realiza durante el da en esa caja, ya sean
retiros en pesos o en dlares.
Responsable: CAJERA
Del men F8 Retiros Parciales, entra a la opcin F1 Consultas
Entra a la opcin F1 Control Individual de Retiro Parcial para que puedas
consultar los Retiros Parciales (RP) que haz realizado durante el da en tu caja.
Los Retiros Parciales marcados con asterisco son los retiros que NO han sido
Confirmados por la Encargada de Depsito en el rea de Cajas.
Despus de corte de Panamericano la opcin Control Individual de Retiros Parciales
se limpia, es decir se borra la informacin, reflejando nicamente los Retiros Parciales
que se hagan despus del Corte de Panamericano.
11
9. CONTROL GENERAL DE RETIROS PARCIALES (RP)
Pantalla de Consulta que registra todos los Retiros Parciales en pesos y en dlares que se
realizan en el transcurso del da en el rea de Ropa.
Se podr consultar en cualquier micro del rea de Ropa.
Los Retiros Parciales se registran en la secuencia en la que se realizan durante el da.
Al momento en que una caja imprima la Mini ficha de retiro parcial en su caja,
automticamente se registrar dicho Retiro Parcial en este Control.
Definicin de conceptos:
a. Fecha. Fecha en la que se gener el RP (Retiro Parcial)
b. #. Nmero de RP, de acuerdo al orden en que se realizan a nivel tienda.
c. #Caja/ Re. Nmero de Caja y rea que realiza el RP / Nmero RP consecutivo
registrado en esa caja.
Ej. 02 / 1 ; la Caja 2 de sta rea realiz Retiro Parcial No. 1
d. # Empleado. Empleado que realiz la Mini Ficha del Retiro Parcial.
e. Efectivo. Cantidad de efectivo retirado en pesos (M.N.) y en dlares en cada RP.
f. TOTAL. Total de Efectivo en Moneda Nacional, incluye dlares al Tipo de Cambio.
Despus de corte de Panamericano la opcin Control General de Retiros Parciales
se limpia, es decir se borra la informacin, reflejando nicamente los RP que se hagan
despus del Corte de Panamericano.
12
10. OTRAS PREGUNTAS
Cmo identifico el importe en efectivo en pesos y en dlares en el Corte de Cajas ?
En el Corte de cierre del da (CAJAS GENERAL O INDIVIDUAL) se indica:
.
En el concepto TOT.EFECTIVO, la cantidad de efectivo que se tiene en caja al
momento de hacer el corte individual.
En el concepto RET.P.PESOS HOY y RET.P.DOLARES HOY, la
cantidad en pesos y dlares, respectivamente, que se hicieron en retiros
parciales durante el da.
Qu hago con los Cheques?
Los CHEQUES Bancomer y otros Bancos, se entregan a la encargada de Depsito
junto con el Retiro Parcial Final que se imprime en el Pase al 100.