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I Introduction
La GED avec Open ERP
La gestion lectronique des documents est totalement intgre dans le logiciel Open ERP.
L'accs aux diffrents types de documents est directement gr par Open ERP lors de la connexion Le flux des documents gnrs suit automatiquement les processus dcrits dans Open ERP Le logiciel assure la structure de la classification des documents
Introduction
1 Les modules
A partir du menu Administration -> Gestion des modules -> Modules -> Modules non installs, dans la zone Nom saisir "doc" puis cliquer sur Suivant L'cran propose une srie de modules non installs, slectionner par double clic :
cran 1 Les modulesLes modules Slectionner Board_document par double-clic, la page cran prsente un formulaire sur lequel il faut cliquer sur le bouton situ en bas d'cran Planifi pour Installation Recommencer cette opration pour les modules Documents et Report_document . La liste fait apparaitre aprs ces oprations dans la colonne Etat la mention A installer . Repasser en mode formulaire puis cliquer sur Appliquer les mises jour planifies , l'affichage de la fentre Mise jour systme cliquer sur Dmarrer la mise jour . En fin de mise jour une fentre suggre de frapper simultanment sur les touches 'Ctrl + r' puis 'Ctrl + t' cela afin d'ajouter Gestion des documents dans la liste du menu situe gauche de l'cran. L'cran suivant vous averti de l'installation imminente ,
Cliquer sur Dmarrer la mise jour puis sur Dmarrer la configuration Aprs avoir cliqu sur Suivant, l'cran affiche l'adresse IP de votre poste de travail, c'est cette adresse qui vous servira pour vous connecter au client web de la gestion documentaire.
Aprs avoir cliqu sur Suivant, l'cran affiche l'adresse IP de votre poste de travail, c'est cette adresse qui vous servira pour vous connecter au client web de la gestion documentaire. Cliquer sur Configurer puis sur Continuer
L'installation des modules est termine, le menu principal s'est enrichi du module de Gestion des
documents
1 Le menu
L'installation des modules de GED gnre un nouveau menu :
Rpertoires : renvoi la structure des rpertoires crs lors de l'installation du module (type de rpertoire, objets attachs...) Structure des rpertoires : renvoi la structure hirarchique des rpertoires Parcourir les fichiers via FTP : ouvre une fentre dans le navigateur en mode FTP qui donne accs aux rpertoires crs Chercher un fichier : renvoi la liste des fichiers prsents dans les rpertoires et autorise une recherche travers plusieurs mots cls ou noms de fichiers Reporting : utilis pour une recherche par priode avec prsentation statistique des volumes (taille des fichiers dposs)
L'accs FTP
En plus de l'accs interne aux documents, Open ERP propose de se connecter travers une interface FTP (File Transfert Protocol). Les paramtres de connexion sont les suivants :
Serveur : l'adresse du serveur (ex : 127.0.0.1 ou adresse IP de votre serveur). Sous Windows il est possible d'obtenir l'adresse IP d'une machine en tapant ipconfig suite au prompt de l'invite de
commandes. (Clic droit sur le bouton dmarrer puis clic sur Accessoires permet d'afficher l'invite de commandes)
Port : 8021 Ce port est dfinit lors de l'installation des modules de GED Chemin : le caractre '/' pour la racine du site Utilisateur et mot de passe : par dfaut "admin" et "admin"
Dans la barre d'adresse du navigateur, l'accs au serveur FTP se fera par exemple de la faon suivante : ftp://127.0.0.1 :8021/ Remarque : l'accs FTP est trs utile car il permet d'avoir accs aux fichiers sans tre oblig de se connecter au client Web ou GTK d'Open ERP. Une fois connect vous obtiendrez l'architecture ci-dessous.
cran 6 La structure des rpertoires dans le client FTPLa structure des rpertoires dans le client FTP
L'accs interne et externe l'aide de FTP
cran 7 Un rpertoire de type 'others resources'Un rpertoire de type 'others resources' Open ERP a cr un sous rpertoire dans le rpertoire "All Sales Order" contenant le fichier PDF de la ressource (ex : SO025 contient le fichier PDF de la commande numro 25).
Application pratique
Envoyer la commande SO025 au client par mail.
Se connecter au client FTP (ex : ftp://127.0.0.1:8021/ dans la barre d'adresse du navigateur) Entrer les codes de connexion Slectionner le rpertoire "Sales Order" Slectionner le sous rpertoire "All Sales Order" Slectionner la commande SO025 Clic droit sur le fichier PDF et slectionner "Envoyer le lien..."
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A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Commandes d'achat". Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "commande" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Commande fournisseur. Fermer la fentre et Enregistrer la ressource
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Cliquez sur l'cone d'ajout d'une ligne dans la zone 'Fichiers gnrs automatiquement' Nom du contenu : Commandes d'achat Type de documents : PDF Rapport Rapport : slectionnez Commande d'achat Suffixe : _print, tous les rapports auront ce suffixe Cliquez sur Enregistrer Cliquez nouveau sur Enregistrer dans la fentre principale
A partir du Menu principal, Gestion des Documents -> Parcourir les fichiers via FTP La liste s'est enrichie du rpertoire "Commandes d'achat" Slectionnez le rpertoire Il contient les sous rpertoires de la liste des bons de commandes d'achat Chaque sous rpertoire contient le fichier PDF des bons de commandes d'achat
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En positionnant la souris sur le nom du fichier PDF, un clic droit permet de slectionner l'envoi du fichier vers le client mail de votre systme Il ne reste plus qu' rdiger le mail
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A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Documents commerciaux clients". Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "partenaire" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Partenaire Domaine : nous devons filtrer les partenaires pour crer un rpertoire uniquement pour les partenaires clients, la commande python correspondante sera [('customer','=',1)] Fermer la fentre et Enregistrer la ressource
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A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Commandes" Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "commande" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Commande client Domaine : nous devons crer un sous rpertoire pour les commandes de chaque client, pour cela nous utiliserons la syntaxe python suivante [('partner_id','in',[active_id])] Modle parent : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "partenaire" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Partenaire Fermer la fentre et Enregistrer la ressource
Cliquez sur l'cone d'ajout d'une ligne dans la zone 'Fichiers gnrs automatiquement' Nom du contenu : Commande Type de documents : PDF Rapport Rapport : slectionnez Devis/commande Suffixe : _print, tous les rapports auront ce suffixe Cliquez sur Enregistrer Cliquez nouveau sur Enregistrer dans la fentre principale
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A partir du Menu principal, Gestion des Documents -> Parcourir les fichiers via FTP La liste s'est enrichie du rpertoire "Documents commerciaux clients" Slectionnez le rpertoire Il contient les sous rpertoires de la liste des clients Slectionnez un rpertoire client Il contient le rpertoire Commandes Slectionnez le rpertoire Commandes Il contient les sous rpertoires des Commandes de ventes Chaque sous rpertoire contient le fichier PDF des bons de commandes de ventes
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Cliquer sur le bouton Attachements A l'cran suivant, cliquer sur Nouveau Remplir les champs du formulaire (le nom du document reprends le numro de la commande prcdemment gnre "Commande_047") Cliquer sur Parcourir pour rcuprer le document envoy par le client Cliquer sur Enregistrer
Remarque : Nous remarquerons qu'Open ERP automatiquement rattach le document la commande gnre : Titre de la ressource -> SO047
cran 20 Rattacher le bon de commande la commandeRattacher le bon de commande la commande Le document a t automatiquement index par la GED. En cliquant sur l'onglet Contenu index, la partie texte de la commande envoye par le client apparait en clair. Ainsi il sera possible de faire une recherche sur n'importe quel mot de cette commande. L'indexation se fait en mode "plein texte".
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Stocker les CV, les absences, les lettres des employs dans leur rpertoire Suivre instantanment les flux commerciaux d'achats et de ventes Dclencher des calendriers (iCal) sur un projet ...
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