INSTRUCTIVO DE COMUNICACIN Y VISIBILIDAD

Lineamientos de comunicacin y visibilidad subvenciones del PROCEI.

Este instructivo se elabor como un documento con carcter

NDICE
1 2 2.1 2.2 2.3 Visibilidad adecuada Principales destinatarios Plan de comunicacin y visibilidad 2.3.1 Presupuesto de comunicacin y visibilidad 2.3.2 Elaboracin y ejecucin del plan ADAPTACIN DEL PLAN DE COMUNICACIN Y VISIBILIDAD A LAS LNEAS DE ACCIN DEL PROCEI Identidad Institucional (ProMxico UE) ACTIVIDADES DE COMUNICACIN Principios bsicos 4.1.1 Comunicados de prensa 4.1.2 Ruedas de prensa 4.1.3 Visitas de prensa 4.1.4 Artculos promocionales 4.1.5 Fotografas 4.1.6 Producciones audiovisuales 4.1.7 Eventos pblicos Visibilidad de acciones relacionadas con las subvenciones del PROCEI 4.2.1 Enlaces a Internet 4.2.2 Vehculos, suministros y equipos ELABORACIN DE INFORMES VISIBILIDAD DEL PROCEI DESPUS DE FINALIZAR LA ACCIN (Unin Europea ProMxico) INTRODUCCIN

3 3.1 4 4.1

4.2

5 6

Anexo 1: Componentes de la identidad visual Anexo 2: Clusula de exencin de responsabilidad

INTRODUCCIN

El presente instructivo ha sido concebido con el propsito de garantizar que todas las acciones subvencionadas por el Programa de Competitividad e Innovacin Mxico Unin Europea (PROCEI), incluyan informacin y actividades de comunicacin ideadas para con respecto a los criterios de la accin y al apoyo, as como a los resultados obtenidos. Este documento ha sido elaborado para orientar y establecer las reglas de visibilidad. El instructivo explica la identidad visual y escrita de los proyectos apoyados con las subvenciones del PROCEI. En ste se establecen los requisitos y orientaciones relativos a reuniones informativas, materiales escritos, ruedas de prensa, presentaciones, y otras herramientas utilizadas para destacar la participacin del PROCEI. Adems, ofrece herramientas adicionales creadas para facilitar el desarrollo de una estrategia de comunicacin dinmica que haga hincapi en los logros del apoyo del PROCEI. Todas las actividades de comunicacin y visibilidad deben llevarse a cabo en cooperacin estrecha con la Direccin Nacional del comunicacin y visibilidad del proyecto que se trate. El presente documento constituye el Instructivo de Comunicacin y Visibilidad para los participantes en las subvenciones del Programa de Competitividad e Innovacin Mxico - Unin Europea (PROCEI)

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIN Y VISIBILIDAD: PROCEI

PROCEI.

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2.1

GUA DE COMUNICACIN Y VISIBILIDAD

Visibilidad adecuada

La comunicacin debe concentrarse en el desarrollo de los proyectos subvencionados por el PROCEI y en los logros y las repercusiones de cada una de las acciones, pero nunca en los hitos Las actividades deben ser oportunas. La informacin utilizada debe ser correcta y precisa. Las actividades deben coordinarse estrechamente con la Direccin del PROCEI.

Debe dirigirse a las audiencias adecuadas y ser de inters para stas.

No obstante, es necesario que en todos los planes haya margen para aprovechar otras oportunidades que puedan surgir. A para sacar partido de oportunidades inesperadas en pro de la accin son tan importantes como las iniciativas ms formales, y en muchos casos, pueden resultar pro bono. Siempre que surjan tales oportunidades debern aprovecharse. El plan de comunicacin y visibilidad de cualquier accin debe intentar maximizar las sinergias con la estrategia general de visibilidad del PROCEI. 2.2 Principales destinatarios

claramente a las audiencias destinatarias en el plan de comunicacin Dentro de ese pblico se incluyen personas formadoras de opinin Federal, de la Delegacin de la UE en Mxico y de ProMxico. Asimismo destacan otras no pertenecientes al sector pblico ni a los medios de comunicacin, pero que participarn en las acciones del programa. 2.3 2.3.1 Plan de comunicacin y visibilidad Presupuesto de comunicacin y visibilidad

Los fondos asignados para actividades de comunicacin deben estar incluidos en cada uno de los Contratos de Subvencin ejemplo, programa de trabajo anual, programa presupuesto, etc.).

y los efectos probables de la accin: y visibilidad del propio PROCEI, el mismo debe acordarse entre la Delegacin de la UE en Mxico y ProMxico.

Para las actividades de comunicacin y visibilidad de los Contratos de Subvencin, el presupuesto de cada uno se acordar en las que un contrato no incluya una disposicin presupuestaria tras consultar con PROCEI, deber asignarse un importe mnimo de 1,000 (mil euros) para artculos bsicos de visibilidad (por ejemplo: materiales de identidad visual). 2.3.2 Elaboracin y ejecucin del plan

Al momento de determinar las actividades de comunicacin el personal de PROCEI debe tener en cuenta los factores siguientes: Los mtodos de comunicacin elegidos y los mensajes transmitidos deben ser compatibles con las normas sociales vigentes en el lugar en que se lleve a cabo la actividad de comunicacin. Las actividades deben respetar el mbito local. En todas las actividades de comunicacin, debe utilizarse el idioma espaol. Existe la posibilidad de tener que recurrir a asesoramiento especializado externo para llevar a cabo las actividades de la accin.

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deben acordarse con la Delegacin de la UE en Mxico.

ADAPTACIN DEL PLAN DE COMUNICACIN Y VISIBILIDAD A LAS LNEAS DE ACCIN DEL PROCEI

a la accin que estn llevando a cabo, as como al apoyo recibido del PROCEI. Es posible que durante las distintas fases del ciclo del proyecto sean necesarias actividades diferentes. En cualquier caso, las actividades de comunicacin deben concentrarse en los logros y los efectos de la accin, y nunca en los hitos administrativos y de procedimiento.

En las secciones siguientes se expone un resumen de los principales aspectos a considerar en las actividades de comunicacin, que pueden resultar tiles para las acciones de comunicacin y visibilidad. 3.1 Identidad Institucional

En este apartado se detalla cmo se deben utilizar en los mltiples instrumentos de comunicacin empleados por las instituciones. En la medida que se respeten las directrices, se contribuir a que la comunicacin sea homognea y proyecte una imagen consistente y acorde con los objetivos institucionales.

Europea. Para enfatizar la extensa gama de oportunidades de Mxico, la de colores que acompaa la palabra PROCEI. Los sectores son: Infraestructura, elctrico-electrnico, alimentos, energa, manufactura, el engranaje, que implica movimiento y unin de las cadenas productivas. utilizados en cada letra que compone la palabra Mxico del logro de ProMxico, institucin responsable de la operacin del PROCEI. Acompaando al logo del PROCEI, siempre debern considerarse: El logo de ProMxico, vase Anexo 1 Ambos logotipos deben tener idntico tamao y estar situados en un lugar igual relevancia que el del Solicitante o los socios.

4
4.1

ACTIVIDADES DE COMUNICACIN
Principios bsicos

El Solicitante del proyecto es responsable de coordinar la estrategia de comunicacin y visibilidad de cada uno de los componentes de la subvencin. Asimismo, dicho responsable puede ofrecer informacin sobre asuntos relacionados con los derechos de propiedad intelectual (derechos de reproduccin, etc.).

El Solicitante del proyecto debe participar siempre en las relaciones coordinar todas las actividades relacionadas con la comunicacin y visibilidad de cada proyecto o subproyecto. Los Solicitantes, los socios o las organizaciones Solicitantes de Subvenciones, deben utilizar sus propios papeles con membrete, pero siempre debern incluir la mencin Este proyecto o Innovacin Mxico - Unin Europea, se deber incluir el logotipo del PROCEI, y eventualmente la bandera de la UE y el logotipo de ProMxico -cuando se comuniquen asuntos relacionados con la accin. La clusula de exencin de responsabilidad (ver Anexo 2) debe incluirse en todas las publicaciones. 4.1.1 Comunicados de prensa

Los comunicados de prensa pueden ser un componente muy til de las actividades de comunicacin relativas a una accin. Como norma general, el comunicado de prensa debe emitirse al inicio de todas las acciones. En el caso de que los Solicitantes de las Subvenciones emitan el comunicado de prensa debern ponerse en contacto con el PROCEI, y en caso de ser el propio PROCEI quien emita el comunicado de prensa sobre los proyectos subvencionados, el Solicitante debe suministrar toda la informacin tcnica necesaria de modo que pueda difundirse adecuadamente por el PROCEI. El comunicado debe incluir el logotipo de PROCEI, la bandera de la Unin Europea y el logotipo de ProMxico. Se debe mencionar que se trata del Programa de Competitividad Mxico Unin en euros y/o en pesos mexicanos. Si est prevista la celebracin de una rueda de prensa, el comunicado de prensa debe incluir el nombre de los funcionarios de PROCEI, ProMxico o de la propia Delegacin de la Unin Europea en Mxico que asistirn a dicho encuentro, siempre que sea pertinente. Un comunicado de prensa de inters periodstico debe incluir los elementos siguientes: un encabezado, un texto introductorio atractivo en el que se resuman los hechos esenciales, el texto

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principal de la noticia, las citas, algunas informaciones de referencia y datos sobre las personas de contacto a las que dirigirse para obtener informacin adicional. Siempre que sea posible, el comunicado debe imprimirse en una de las caras de una pgina en formato carta. Cuando se necesite ms espacio, deber indicarse en la parte inferior de cada pgina la mencin contina. Al trmino del documento, debe indicarse siempre la mencin Fin. Despus de la mencin Fin, el comunicado de prensa debe indicar el nombre de al menos una persona a la que el periodista pueda dirigirse para obtener informacin adicional. Siempre que sea posible, debern ofrecerse los nmeros de telfono de contacto. 4.1.2 Ruedas de prensa

Las ruedas de prensa celebradas en el marco de proyectos subvencionados por el programa deben organizarse siempre en colaboracin con PROCEI. Las invitaciones deben llevar, adems logotipo PROCEI, logotipo ProMxico y bandera de la UE. Durante la propia rueda de prensa, deber desplegarse una bandera de la UE y una bandera de Mxico. 4.1.3 Visitas de prensa

Las visitas de grupo hechas por periodistas a lugares relacionados con el proyecto pueden plantear nuevas oportunidades de visibilidad. Esas visitas deben estar bien programadas y concentrarse en resultados tangibles. Siempre que sea pertinente, representantes del PROCEI debern acompaar a los grupos de periodistas visitantes. 4.1.4 Artculos promocionales

Se distribuirn artculos promocionales cuando as lo disponga la estrategia de comunicacin de una accin. Todas las clases de artculos promocionales (como plumas, USBs, carpetas, blocks, etc.) pueden fabricarse por socios ejecutivos, contratistas u organizaciones internacionales como material de apoyo para sus actividades de informacin y comunicacin en el marco de su accin. Antes de adoptar cualquier decisin sobre la fabricacin de tales artculos, deber consultarse a PROCEI. Los

artculos promocionales fabricados deben estar claramente identi cados con el logotipo del PROCEI y, si es factible, incluir el nombre completo Programa de Competitividad e Innovacin Mxico Unin Europea. 4.1.5 Fotografas

Siempre que sea pertinente, debern hacerse fotografas en las que se muestre el progreso de todas las acciones con objeto de documentar su avance y los eventos relacionados con ellas (inicio, visitas de funcionarios de la Delegacin Europea en Mxico o de PROCEI, etc.) de manera que puedan utilizarse en materiales de comunicacin. Siempre que sea posible, deben considerarse disposiciones relativas al empleo regular de un fotgrafo profesional a efectos de ilustrar la evolucin de una accin. Las fotografas elegidas deben ser aquellas que mejor ilustren los resultados y las repercusiones de la accin, y debern corresponderse con las informaciones escritas que se den sobre la accin. Al igual que ocurre con los materiales escritos, las personas implicadas en la accin constituyen el centro de atencin y no as los responsables implicados en ejecutar la accin, en organizar reuniones sobre esas cuestiones y en otros asuntos similares. Como norma general, se utilizar fotografa digital con objeto de facilitar la reproduccin en pginas web y en otros materiales informativos (para la elaboracin de materiales impresos, la norma mnima de calidad es resolucin de 300 dpi). Debern enviarse copias de las fotografas al responsable de prensa e informacin del PROCEI. En el reverso de las copias de las fotografas deber mencionarse lo siguiente: El nombre y la informacin de contacto de la persona que remite las fotos. El nombre de la organizacin o la persona que es titular de los derechos de reproduccin de la fotografa. La denominacin de la accin a la que corresponde la foto, su duracin (por ejemplo, 2012-2013) y la ciudad donde se ha hecho.

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El PROCEI tendr derecho a utilizar o reproducir las fotografas incorporadas a los mencionados archivos sin obligacin de pagar derechos de autor. 4.1.6 Producciones audiovisuales

Puede que sea conveniente utilizar materiales audiovisuales, pero es posible que sean caros de producir, por lo que slo deben elaborarse cuando exista una oportunidad cierta de distribucin a travs de los medios de comunicacin. No obstante, pueden producirse videoclips breves para su difusin en pginas internet o en materiales de publicidad. Al igual que ocurre con los dems materiales, estas producciones deben reconocer el apoyo del PROCEI, mostrando el logotipo del Programa as como la bandera de la UE y el logotipo de ProMxico, al principio y/o al nal de dichas producciones. Como en las fotografas, se deben enviar necesariamente copias en el formato nal de distribucin y en formato profesional al responsable de prensa e informacin del PROCEI. Deber enviarse el programa de radiodifusin de materiales sin editar. 4.1.7 Eventos pblicos

La organizacin de un evento pblico (o la participacin en un evento organizado independientemente de la accin) puede ofrecer oportunidades excelentes para llamar la atencin respecto a los logros espec cos de una accin. Entre esos eventos se incluyen conferencias, talleres, seminarios, ferias y exposiciones. Es importante que las personas que asisten a cursos de formacin, conferencias, seminarios, ferias, exposiciones o talleres nanciados por el PROCEI sepan que ste nancia el evento, por lo cual el logotipo debe mostrarse en todos los materiales. En funcin de cada situacin espec ca, deber aprovecharse la oportunidad de colocar la bandera europea y la mexicana en las salas de reuniones o de conferencias. Las visitas de funcionarios de la Delegacin de la Unin Europea en Mxico y del PROCEI constituyen una oportunidad de comunicacin, por medio de la realizacin de comunicados de prensa, ruedas de

prensa y eventos, como la realizacin de fotografas en el momento de visitar un centro asociado al proyecto. El PROCEI debe participar estrechamente en la preparacin y ejecucin de esos eventos. 4.2 Visibilidad de acciones relacionadas con las subvenciones del PROCEI

Es posible que para algunos tipos de acciones lo ms adecuado Este tipo de accin puede ser especialmente apropiada para actividades de comunicacin, dada la evidente relacin entre el motivo de la accin y la visible mejora en el funcionamiento, por Siempre que los efectos de la accin sean importantes en una zona en la que despierte el inters pblico, deber comunicarse a los medios de comunicacin la posibilidad de realizar fotos cuando los suministros lleguen al pas. Surgirn muchas oportunidades si se avisa a los medios de comunicacin del momento de la instalacin, de la primera operacin, etc. etc.) u otras acciones que sean tangibles por propia naturaleza (las relacionadas con la agricultura, la silvicultura, la gestin del agua, etc.) ofrecen las mayores oportunidades para efectuar importantes actividades de comunicacin, dada la repercusin directa que la accin tendr en la mejora de vida de la poblacin. Adems de las actividades de visibilidad esttica, como la colocacin de seales y de otros indicadores visibles, las actividades de comunicacin pueden centrarse en la explicacin de los efectos de la accin en cuanto a la mejora de la vida cotidiana de los ciudadanos (mejora competitiva, industrias mejoradas, etc.). 4.2.1 Enlaces a Internet

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En todas las publicaciones elaboradas por Solicitantes de informacin del PROCEI, concretamente, la pgina principal del portal del PROCEI en la direccin www.procei.mx, que contiene enlaces a pginas web ms especializadas con informacin sobre Mxico y la Unin Europea.

4.2.2

Vehculos, suministros y equipos

Todos los suministros o equipos entregados a tenor de una accin nanciada por la UE deben estar claramente identi cados y mostrar de forma destacada la bandera de la Unin y la mencin Suministrado con la ayuda de la Unin Europea en la lengua operativa del programa comunitario y en la lengua local. Los logotipos sociales del socio ejecutivo y de otras entidades donantes pueden exponerse en los equipos. Para este n, se puede colocar cualquiera de las imgenes a continuacin presentadas

Suministrado con el apoyo de la Unin Europea

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ELABORACIN DE INFORMES

Se requiere que los Solicitantes de las Subvenciones del PROCEI al PROCEI sobre el progreso y los resultados de las acciones del identidad del PROCEI e indique la denominacin de la accin y la fecha de presentacin del informe. En la contraportada del informe debe mencionarse la siguiente clusula de exencin de responsabilidad: El contenido de esta publicacin es responsabilidad exclusiva de <nombre del autor, contratista o socio ejecutivo> y en ningn caso PROCEI exige esos informes para facilitar el seguimiento y la ProMxico y a la Delegacin de la Unin Europea en Mxico sobre el progreso de las acciones del PROCEI. todas las informaciones requeridas relativas a la ejecucin de la

Los

informes

abarcarn

la

totalidad

de

la

Accin,

Administracin contratante. Cada informe debe proporcionar una descripcin detallada de todos los aspectos de la ejecucin de la Accin durante el periodo correspondiente cubierto por dicho informe. Las obligaciones en cuanto a la elaboracin de informes varan de una accin a otra. Los detalles en cuanto al contexto, a la frecuencia y al procedimiento de presentacin, se establecen en las condiciones generales de todos los contratos. Los Solicitantes de Subvenciones se deben asegurar que al menos una descripcin detallada y una evaluacin de sus actividades de comunicacin (ofreciendo ejemplos concretos y de sus efectos (ilustrndolos, siempre que sea posible, con un archivo de recortes de prensa y de transcripciones audiovisuales).

VISIBILIDAD DEL PROCEI DEPUS DE FINALIZAR LA ACCIN (Unin Europea - ProMxico)

por el PROCEI, no podrn incluirse smbolos de la Unin Europea ni de ProMxico en las herramientas de comunicacin de la accin, salvo los correspondientes a placas conmemorativas. Sin perjuicio de lo anterior, debe incluirse, de manera tan destacada como el logotipo del PROCEI, la bandera de la UE, y el logotipo de ProMxico la siguiente mencin en los materiales: La fase inicial <fechas> de este proyecto o programa ha por el Programa de Competitividad e Innovacin sido Mxico - Unin Europea.

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ANEXO 1: COMPONENTES DE LA IDENTIDAD VISUAL

a) Logos (PROCEI UE PROMEXICO)

tamao, los tres logotipos siguientes deben ser expuestos de los materiales elaborados por PROCEI y los Solicitantes de las Subvenciones.

Estos tres smbolos son elementos importantes de la identidad visual del PROCEI. Por ello, se han elaborado unas pautas precisa. b) Descripcin geomtrica

La retcula es la herramienta que permite disponer correctamente los elementos de la imagen institucional de PROCEI y darles una proporcin adecuada. PROCEI La medida mnima del logotipo es de 2 cm de alto. La separacin entre PRO y la CEI es de x. La separacin entre la leyenda Competitividad e Innovacin Mxico Unin Europea es de 1x.

* La unidad x es proporcional a la escala 1:1 y vara dependiendo el

PROMXICO de alto. La separacin entre la partcula Pro y la palabra Mxico es de x. La separacin entre la leyenda Inversin y Comercio y la palabra Mxico es de 1x.

La legibilidad de los logotipos de PROCEI y de ProMxico, exigen respetar un tamao mnimo para evitar que pierda detalle en la un tamao menor del indicado ya que puede afectar la calidad y fuerza de la imagen institucional. cuando lleva la leyenda. Sin leyenda ser de 0.5 cm de alto. UNIN EUROPEA La bandera de la Unin Europea tiene la forma de una bandera rectangular azul, con una anchura 1,5 veces superior a su altura. Las doce estrellas doradas, situadas a intervalos equidistantes, forman un crculo que no est completamente cerrado, cuyo centro es el punto de interseccin de las diagonales del rectngulo. El radio de ese crculo tiene una longitud equivalente a un tercio de la altura de la bandera. Cada estrella tiene cinco puntas situadas en la circunferencia de un crculo que no est completamente cerrado y cuyo radio equivale a la decimoctava parte de la altura de la bandera. Todas las estrellas estn verticales, es decir, con una punta mirando hacia arriba y dos puntas perpendiculares al mstil. Por la disposicin del crculo, las estrellas se encuentran en la misma posicin que las horas en la esfera de un reloj. El nmero de estrellas es invariable.

a) Colores (Aplicaciones sobre fondo blanco, negro, gris) La gama de colores que utiliza PROCEI proyecta diversidad y dinamismo. Es fundamental que en su uso sea consistente y para lograrlo presentamos los detalles de los colores que debern reproducir en cualquier medio de comunicacin.

* El Pantone ideal es el Solid Coated, variar dependiendo el mtodo de impresin y el sustrato a utilizar.

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La Bandera de la Unin Europea tiene los siguientes colores Pantone Process Yellow (amarillo) en las estrellas. b) Fondos El uso correcto del color en los diversos fondos es esencial para conservar la fuerza de la imagen. Tomando en cuenta diversas aplicaciones en las que se puede imprimir el logotipo, se presenta una gua sobre el uso de los colores en diferentes fondos. En fondo blanco o negro se debern de utilizar los colores corporativos.

Uso en fondo blanco

Uso en fondo gris

Cuando se utilice el logotipo PROCEI a una sola tinta, sta deber ser blanca o negra dependiendo del color del fondo (este deber ser slido, sin degradados o imgenes):

La bandera de la Comunidad Europea aplica la misma Cuando sea inevitable imprimir sobre un fondo de muchos colores, deber enmarcarse en un borde blanco de un grosor equivalente a la vigsima quinta parte de la altura del rectngulo.

c) Tipografa La tipografa es un elemento igualmente importante, ya que

La tipografa primaria es Myriad Pro, con sus familias light, regular, semibold, bold y black. En todas las familias se puede utilizar la versin itlica. Esta tipografa deber utilizarse en cualquier tipo de texto y sus partes (ttulos, subttulos, llamadas, cuerpo de texto, comunicados), tanto en formatos impresos como digitales.

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890 abcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890 abcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890

d) Usos incorrectos: Para garantizar el uso correcto del logotipo y no afectar la imagen institucional, se deben respetar: No cambiar colores, no cambiar usar sombra, no usar volumen, no usar contorno, no usar fondo de color, no escribirlo en forma vertical, etc.

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Asimismo, se debe tener presente que, al reproducir la bandera de la Unin Europea as como el logotipo de ProMxico, en boletines aceptable mostrarla dentro de otra bandera o smbolo de un pas, de una entidad donante o de una institucin, sino que cada uno de estos elementos debe mostrarse por separado.

ANEXO 2: CLUSULA DE EXENCIN DE RESPONSABILIDAD

La clusula de exencin de responsabilidad debe incluirse en todas las publicaciones: PROCEI no es responsable en ningn caso del contenido de los materiales de comunicacin elaborados por los Solicitantes de las Subvenciones, por lo que stos debern incluir en sus publicaciones la siguiente clusula de exencin de responsabilidad: La presente publicacin ha sido elaborada con la asistencia del PROCEI. El contenido de la misma es responsabilidad exclusiva de <nombre del autor, contratista, socio ejecutivo u organizacin internacional> y en ningn caso debe considerarse que los puntos de vista del PROCEI .