PROYECTOS GRUPO I PROYECTO: Es la operacin que lleva a conseguir un objetivo material predeterminado por modificacin de la Realidad exterior mediante

unas acciones humanas que se ha seleccionado y ordenado. GERENCIA DE PROYECTOS: Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza nica de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organizacin, administrar un proyecto requiere de una filosofa distinta, as como de habilidades y competencias especficas. De all la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos. CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO Tienen un propsito traducido en objetivos y metas. Son finitos Se desarrollan en un ciclo de vida constituido en fases que soportan complejas y numerosas acciones. A lo largo de la ejecucin de un proyecto obtenemos bienes y/o producimos servicios concretos. No son aislados, se vinculan con otros proyectos e iniciativas. Son singulares. Los afectan la incertidumbre propia de aquellos acontecimientos que desconocemos.

TIPOS DE PROYECTOS Hay diferentes formas de clasificar los proyectos. Su clasificacin es variada, algunos autores la plantean teniendo en cuenta su finalidad, otros segn el tiempo que dure su ejecucin, otros los relacionan con la produccin. En este orden de ideas los proyectos podemos clasificarlos de la siguiente manera: Sociales: Un proyecto tiene carcter social cuando su implementacin y operacin no depende necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos. Financieros: Cuando su factibilidad depende de una demanda real en el mercado del bien o servicio a producir, a los niveles del precio previsto. Industriales: Comprenden los proyectos de la industria manufacturera, la industria extractiva y el procesamiento de los productos extractivos de la pesca, de la agricultura y de la actividad pecuaria. Agropecuarios: Dirigidos al campo de la produccin animal y vegetal; las actividades pesqueras y forestales; y los proyectos de riego, extensin y crdito agrcola y ganadero, mecanizacin de faenas y abono sistemtico, entre otros. . De servicios: Se caracterizan porque no producen bienes materiales. Prestan servicios de carcter personal, material o tcnico, ya sea mediante el ejercicio profesional individual o a travs de instituciones Productivos: Los proyectos productivos tienen por objetivo, impulsar el establecimiento y desarrollo de microempresas, que estimulen la generacin de empleos, mejoren el nivel de vida y fomenten el arraigo de los beneficiarios en su tierra. ELEMENTOS BASICOS DE UN PROYECTO a.- Diagnstico y justificacin El diagnstico y justificacin deber contener como mnimo los siguientes elementos: - Una descripcin precisa de la situacin "sin proyecto" con informacin de base suficiente. - La definicin acotada del problema u oportunidad que origina el proyecto. - Una descripcin del efecto anticipado del proyecto. b.- Objetivo Descripcin precisa de la situacin que imperar o del producto o servicio con que se contar al cabo del proyecto c.- Metas Productos que deben generarse para alcanzar los objetivos. d.- Actividades Actividades sustantivas dirigidas a producir los resultados e.- Insumos Recursos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto (cuantitativamente, cualitativamente y valorizados). f.- Marco de Referencia Descripcin del marco legal, institucional, competitivo y organizativo en que se desenvuelve el proyecto.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN UN PROYECTO. 3.1 Tcnicos: para llevar a cabo un proyecto es necesario aplicar unos conocimientos tcnicos que resolvern todos los problemas que se planteen durante la ejecucin. Dependiendo del tipo de proyecto se debern aplicar conocimientos tcnicos de distintas disciplinas como la fsica, q umica, arquitectura, informtica, bioqumica, agronoma, etc. Los factores tcnicos pueden ser: Funcionales: condiciones de uso, forma dimensiones, volumen, resistencia, etc. De seguridad: proteccin de personas y entorno. De fiabilidad: cumplir la misin para el que se proyecta Esttica 3.2 Econmicos: Costes, de instalacin o explotacin Financiacin Beneficios Garanta de la inversin frente al nivel de riesgo del inversor 3.3 De gestin del proyecto: es fundamental si consideramos el proyecto como una actividad empresarial en la que hay que coordinar gran cantidad de factores. Una gestin deficiente generar como consecuencias ms visibles un incremento de costes innecesario no contemplado inicialmente y una prolongacin de los plazos de ejecucin que puede tener consecuencias muy negativas en la explotacin del proyecto 3.4 Humanos: en un proyecto intervienen una serie de personas entre las que se establecern una serie de relaciones condicionadas por los distintos intereses que mueven a cada uno. La sintona entre el Promotor, el Proyectista, los Tcnicos Especialistas, Subcontratistas, Empleados, Proveedores, etc. ha de ser la mxima posible y sus intereses han de encajar en un puzzle que de cmo resultado el proyecto.

CMO NACEN LOS PROYECTOS? Existe una necesidad. Alguien plantea una buena idea. Existe un problema recurrente. Se necesita mejorar el desempeo de la organizacin. Existe una oportunidad de mejoramiento. Se desea lograr una visin. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Estas fases tienen distintas particularidades segn sean las caractersticas del proyecto que se est emprendiendo, (tipo de producto a obtener, duracin, envergadura, importancia relativa para la empresa, etc.). En forma genrica, sin embargo, se puede realizar la siguiente descripcin de las fases: Fase 1 Exploracin del Concepto y Definicin: Objetivo: concluir si el proyecto debe ser iniciado o no y tomar el compromiso correspondiente en caso afirmativo. Actividades tpicas: Obtener informacin relevante (del mercado, proveedores, competencia, proyectos similares, etc.) Determinar las partes interesadas Formular el proyecto con los mejores datos disponibles o estimados (costos, tiempo, recursos humanos, etc). Realizar estudios de factibilidad

Presentar el proyecto y obtener su aprobacin Generalmente tiene fuerte participacin de la Direccin de la empresa.

Fase 2 Desarrollo de la Planificacin: Objetivo: contar con una planificacin completa del proyecto que brinde un esquema de trabajo apto para obtener los objetivos establecidos. Actividades tpicas: Definir el Director del Proyecto y su equipo de trabajo, (perfiles de puesto, competencias, organigrama, responsabilidades, etc,) Determinar el Alcance (metas, producto final a obtener, especificaciones, criterios de aceptacin, mtodos de validacin, etc.) Determinar las actividades a realizar (apertura de tareas) Establecer la secuencia y duracin de las tareas Determinar los recursos necesarios (dinero, personal, equipos, materiales, etc) Establecer los hitos y mtodos de seguimiento y control Determinar el plan de: compras y seleccin de proveedores y contratistas Establecer mtodos y procedimientos (de trabajo, de comunicacin, para control de cambios, para gestin de calidad, higiene y seguridad en el trabajo, cuidado del medio ambiente, etc.) Realizar evaluacin de riesgos Realizar recomendaciones Obtener la aprobacin de la planificacin

Fase 3 Implementacin: Objetivo: coordinar el trabajo de las personas y dems recursos a fin de ejecutar el plan determinado en la fase 2. Actividades tpicas: Llevar a cabo el Plan de compras y contrataciones Ejecutar el Plan de trabajos Ejecutar el Plan de seguimiento y control Aplicar el Control de Cambios cuando corresponda Tomar acciones correctivas y preventivas Aplicar mejoras Motivar al personal

Fase 4 Terminacin: Objetivo: Formalizar la aceptacin del proyecto, conducirlo a una finalizacin ordenada y dejar lecciones aprendidas Actividades tpicas: Realizar la entrega y obtener la aceptacin del producto Capacitar en el uso del producto si corresponde Disponer y /o reasignar equipos y materiales Reasignar el equipo de trabajo Evaluar los resultados del proyecto, tomar acciones para futuros proyectos

ETAPAS DE UN PROYECTO Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas : INICIO: Contiene la definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparacin del mismo, fase que tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que debe ser especialmente cuidada Fase de planificacin. Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin temporal y coste. Una planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

Fase de ejecucin. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realizacin propiamente dicha del proyecto, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien conocida por los tcnicos en la materia. Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto est destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones. En su momento aprobadas A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan bsicas para el desarrollo del proyecto: Fase de iniciacin. Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparacin del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deber ser especialmente cuidada. Fase de control. Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo. Exposicin II PLANIFICACION DE PROYECTO

PLANIFICACION es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas. es un proceso continuo. planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIN DE PROYECTOS Ventajas: Contribuye a actividades ordenadas y con un propsito. Seala la necesidad de cambios futuros. Proporciona una base para el control. Obliga a la visualizacin de un todo. Dirige la atencin hacia los objetivos. Desventajas: Poca precisin en la informacin. La planificacin tiene un alto costo. Puede ahogar la iniciativa. Puede demorar las acciones.

CAUSAS DE PROYECTOS FALLIDOS POR LA GESTIN DE PROYECTOS. Dentro de las principales causas por las que puede fallar un proyecto, se encuentra el hecho de que los analistas no respetan o no conocen bien las herramientas y las tcnicas del anlisis y diseo de sistemas, adems de esto puede haber una mala gestin y direccin del proyecto. Adems existen una serie de factores que pueden hacer que el sistema sea mal evaluado, entre estas estn: Necesidades no satisfechas o no identificadas Cambio no controlado del mbito del proyecto Exceso de costo Retrasos en la entrega

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Lo Tangible: Representa por los ahorros que se obtienen cuando un proyecto se realiza bien planeado evitando los onerosos errores constructivos asociados a proyectos improvisados y ejecutados sobre la marcha Lo Intangible: el beneficio de la planeacin es indirecto. Este beneficio est representado por las relaciones causa efecto que derivan en agregados econmicos, resultantes de una obra bien planeada.

OBJETIVO DE LA PLANIFICACION: plazo de ejecucion tecnologia a utilizar recursos disponibles nivel maximo de ocupacion RESULTADOS DE LA PLANIFICACIN DE PROYECTOS El tiempo mnimo para la finalizacin del proyecto. Las actividades crticas. El tiempo ms prximo y ms lejano para iniciar y terminar una actividad. El tiempo de holgura de una actividad. Las mejores alternativas.

En las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales: 1. Orientada a proyectos 2. Funcional 3. Matricial En las organizaciones orientadas a proyectos, los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar fsico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes empresas de consultora suelen adoptar este tipo de estructura Condicionantes del cliente. Obtener y aplicar los recursos para lograr los objetivos. Se tomen decisiones congruentes. Controlar el logro de los objetivos organizacionales.

MEJOR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL de la planificacin de proyectos Existen dos categoras principales de factores que afectan la estructura: El contexto donde operan las organizaciones y el diseo. El contexto: Los factores contextuales incluyen el tamao de la organizacin, la tecnologa, la cultura interna, el ambiente y factores de cultura nacional. El diseo: Con diseo se significa las selecciones efectuadas en una organizacin acerca de cmo se va a estructurar la misma. Los enfoques principales aqu son la seleccin estratgica y los modelos institucionales de estructura. PERT y CPM El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. PERT: (Program Evaluation and Review Technique) fue desarrollado inicialmente por la Armada de los Estados Unidos de Amrica, con el objetivo de controlar los tiempos de ejecucin de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales y dentro de los tiempos disponibles; empleado inicialmente en el recordado proyecto Polaris (el de los misiles). CPM: (Crtical Path Method), fue desarrollado tambin en los Estados Unidos de Amrica, como parte de un programa de investigacin de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimizacin de los costos de operacin mediante la planeacin adecuada de las actividades componentes del proyecto.

DIFERENCIAS ENTRE PERT Y CPM PERT Probabilstico. Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos. El tiempo esperado de finalizacin de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crtica. Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una suposicin fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crtica. Considera tres estimativos de tiempos: el ms probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM Deterministico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignacin de recursos. Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden cronolgico y ofrece parmetros del momento oportuno del inicio de la actividad. Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, segn la cantidad de recursos aplicados en la misma.

VENTAJAS PERT y CPM Ensea una disciplina lgica para planificar y organizar un programa detallado de largo alcance. Proporciona una metodologa Standard de comunicar los planes del proyecto mediante un cuadro de tres dimensiones (tiempo, personal costo). Identifica los elementos (segmentos) ms crticos del plan, en que problemas potenciales puedan perjudicar el cumplimiento del programa propuesto. Ofrece la posibilidad de simular los efectos de las decisiones alternativas o situaciones imprevistas y una oportunidad para estudiar sus consecuencias en relacin a los plazos de cumplimiento de los programas. Aporta la probabilidad de cumplir exitosamente los plazos propuestos. En otras palabras: CPM es un sistema dinmico, que se mueve con el progreso del proyecto, reflejando en cualquier momento el STATUS presente del plan de accin.

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Ventajas y desventajas de la estructura funcional Que es un PERT y CPM Los 5 factores que intervienen en un proyecto Caractersticas de un proyecto Las fases de un proyecto y explicarlas Todo sobre la planificacin de un proyecto, porque coloca bastante sobre eso. 7- Semejanzas entre EPT y EDT.
Ventajas y desventajas de la extructura funcional Agrupacin de especialistas Agrupacin de especialistas que aumenta la coordinacin que aumenta la coordinacin y el control. y el control. Toma de decisiones Toma de decisiones centralizada que mejora la centralizada que mejora la perspectiva organizada perspectiva organizada entre las funciones. Entre las funciones. Uso eficiente del talento Uso eficiente del talento directivo y tcnico. directivo y tcnico. Facilitacin de la trayectoria Facilitacin de la trayectoria de la carrera y desarrollo de la carrera y desarrollo profesional en reas profesional en reas especializadas. Especializadas. Desventajas Diferencias en la orientacin del rea funcional que impiden la comunicacin y la coordinacin.

 Tendencia de los especialistas a desarrollar perspectivas a corto plazo y una orientacin funcional estrecha. Conflictos de reas funcionales pueden sobrecargar a los que toman las decisiones de alto nivel. Dificultad de establecer estndares de rendimiento Condicionantes del cliente. Obtener y aplicar los recursos para lograr los objetivos. Se tomen decisiones congruentes. Controlar el logro de los objetivos organizacionales.

MEJOR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL de la planificacin de proyectos Existen dos categoras principales de factores que afectan la estructura: El contexto donde operan las organizaciones y el diseo. El contexto: Los factores contextuales incluyen el tamao de la organizacin, la tecnologa, la cultura interna, el ambiente y factores de cultura nacional. El diseo: Con diseo se significa las selecciones efectuadas en una organizacin acerca de cmo se va a estructurar la misma. Los enfoques principales aqu son la seleccin estratgica y los modelos institucionales de estructura.

El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades. Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Una EDT es una presentacin simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, existiendo muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo EL CONTROL DEL PROYECTO EXPOSICION GRUPO III Se realiza a fin de asegurar que se alcancen los objetivos mediante el seguimiento y medicin del avance y la toma de acciones correctivas. Si bien es mucho ms intenso durante la fase de ejecucin, debera abarcar todo el ciclo de vida del proyecto. Si bien se muestran como separadas las fases suelen solaparse en la realidad y por ejemplo parte de la planificacin puede estar terminndose mientras ya se ha iniciado la ejecucin. Algunas actividades mencionadas pueden ser suprimidas o reemplazadas por otras segn lo requiera el proyecto, pero est claro que la gestin del proyecto involucra gestionar los siguientes elementos: Integracin del proyecto Alcance Tiempo Costos Calidad Salud y seguridad Medio ambiente Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Compras y contrataciones

GESTIN DE PROYECTOS: Es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mnimo y dentro de un perodo de tiempo especifico.

Control de proyectos Pasos bsicos para la ejecucin del control: - Establecer estndares en los puntos de control. - Comparar la ejecucin real y los estndares. - Tomar acciones correctivas. Calidad: Poltica de calidad Objetivos de calidad Aseguramiento de calidad Control de calidad Autoridad de calidad y plan de calidad VARIABLES A CONTROLAR EN UN PROYECTO Qu hay que controlar Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos tpicos son generalmente: El Tiempo. Respecto a la variable tiempo hay que aclarar que una cosa es el esfuerzo (horas de trabajo) y otra la duracin (el plazo que tengo). Es decir, el plazo para terminar una tarea puede ser de una semana (duracin) y te lleva 2 horas (esfuerzo). El Dinero. El control del dinero se llama tambin control presupuestario. El presupuesto es el plan previsto del recurso dinero y hay que tener en cuenta tanto los ingresos/gastos (en qu lo gasto) como el flujo temporal (cuando lo gasto) En los proyectos lo que interesa generalmente es controlar el tiempo y generalmente se hace en horas . Por eso se habla de horas/persona, horas/proyecto, etc. Un buen control exige trabajar utilizando un calendario on-line y controlar las horas de trabajo. Segn el tipo de proyecto tambin habra que incluir otros recursos