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Sistemaderegistrodeinventarios
Por: Alma Ruth Corts Cabrera

Todo negocio o empresa debe procurar la correcta administracin de sus recursos, con el fin de asegurar la generacin de utilidades. Una estrategia elemental en este objetivo es el control de los inventarios, pues los inventarios representan el abasto de materiales para que la empresa realice su actividad comercial. Los inventarios pueden definirse como la existencia de materia prima, materiales, producto en proceso o productos terminados que la empresa requiere para cumplir su actividad principal. Dichas existencias equivalen a un monto invertido y son parte de los registros contables que el negocio opera para realizar sus presupuestos y proyecciones de operacin. Puedes comprender esto mejor con un ejemplo. Piensa en el caso de una panadera industrial. Dicha planta produce un promedio de 3,000 piezas diarias de diferentes productos, empaquetados y listos para distribuirlos a los expendios de la zona: pan de caja, bizcochos de mantequilla, donas azucaradas y pan de chocolate.

Figura 1. Bread run (Matt MacGillivray. 2006).

Los vendedores de esta panadera acuden a los puntos de venta ubicados en diversas ciudades y por medio de sus dispositivos electrnicos levantan un pedido que se registra directamente en el rea de ventas. Por medio de un programa de cmputo, estos pedidos se envan diariamente al rea de produccin de la planta. Supongamos que se reciben 190 rdenes de produccin por parte del departamento de ventas para

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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elaborar un cierto nmero de piezas de pan. Entonces se inicia un proceso en el cual los departamentos de produccin, compras, almacn de materia prima y materiales y ventas deben coordinarse para adquirir, recibir y almacenar la materia prima, procesar, empacar y almacenar la produccin terminada para posteriormente distribuir al pblico el producto terminado. De esta forma se tendrn el mnimo de paquetes de pan almacenados para distribucin, puesto que se produce sobre pedido y los camiones de reparto estn listos para llevar el pan a su destino, al da siguiente. Como hemos visto, los inventarios de la empresa se mueven con rapidez, ya que tan pronto se recibe la materia prima, esta se procesa y en cuanto se termina la produccin se lleva a los puntos de venta. Todo parece simple, pero analicemos un poco ms a detalle la compra de la materia prima. Al adquirir la materia prima del pan (harina, levadura, concentrados, colorantes, huevo, azcar, manteca vegetal, etc.) y de los empaques de pan (rollo de celofn impreso), se debe llevar un registro del volumen adquirido para asegurar que ser suficiente para producir la cantidad que se ha solicitado, por lo tanto estos registros se convierten en registros contables e informacin financiera por la compra de estos materiales. Una vez ingresados en el almacn, se debe mantener un control en los niveles de existencia. De esta forma se puede programar la siguiente compra de acuerdo a los pedidos de produccin de la planta industrial.

Figura 2. Inside Warehouse (stock, xchng, 2008).

La compra de la materia prima implica un nivel de calidad que est sujeto a los precios que el proveedor ofrece, al tipo de materiales que se adquieren y el almacenaje que dichos productos o sustancias deben tener (con las condiciones que implican el cuidado, higiene, temperatura, consistencia y otras caractersticas de los alimentos). Mantener estas condiciones tambin implica dinero para la empresa, por

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ello es necesario llevar un control de cuanto existe, las mermas o prdidas, los desperdicios y dems situaciones contrarias que pueden afectar el valor de las mercancas, pues stas afectan directamente el patrimonio del negocio. Existen varios sistemas para el registro de inventarios. A continuacin se te presentarn las definiciones y caractersticas de cada uno de ellos.

Mtododeinventariosperpetuosocontinuos

El sistema de registro perpetuo, como su nombre lo indica, ampara el saldo actualizado correspondiente a la cantidad de mercancas existentes y detalla el costo de la mercanca vendida. La cuenta de almacn de mercancas aumenta al comprar mercanca y al momento de vender disminuye, pero tambin es necesario registrar el costo de la mercanca vendida. Su principal ventaja es que en cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancas en existencia y el costo total de las ventas del periodo. Es por esto que a este inventario se llama perpetuo. En este sistema no se utilizan las cuentas de: Compras. Gastos de compra. Devoluciones y bonificaciones sobre compras. Descuentos sobre compras.

En este mtodo, para registrar las operaciones de mercancas se emplean las cuentas de : Inventario de mercancas. Costo de ventas. Ventas. Cualquier operacin que representa cargos o abonos a esta cuenta, debe registrarse directamente en la cuenta almacn de mercancas.

Sistemaperidico,analticoopormenorizado
El sistema de registro peridico no ampara un saldo actualizado de las mercancas en existencia, sino que cuando se compran mercancas para revenderse, se hace un cargo a la cuenta de compras.

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En este mtodo se utilizan adems, las siguientes cuentas: Inventarios (inicial o final). Gastos de compra. Devoluciones y bonificaciones sobre compra. Descuento sobre compras (descuentos recibidos por pronto pago). Gastos de compra (ejemplo: cargos de fletes que se generan al transportar mercancas). Ventas. Devoluciones sobre venta. Descuento sobre ventas. Por consiguiente en este mtodo es necesario hacer un conteo fsico que permitir determinar la existencia de mercancas al fin del periodo contable. Al aplicar el sistema peridico, no se registra el costo de la mercanca vendida cada vez que se efecta una venta, sino hasta finalizar el periodo.

Costodelamercancavendidaylautilidadbruta
En el estado de resultado de una empresa se incluye un apartado que explica cmo se obtiene el costo de las mercancas vendidas. Para obtener la utilidad bruta, el costo se rebaja de las ventas netas y a la utilidad bruta se le restan los otros gastos del periodo para as determinar la utilidad neta. En el clculo del costo de la mercanca vendida se utilizan la cuenta de compras y cuentas afines, as como los inventarios inicial y final. En el sistema de inventarios perpetuos esto no es necesario, ya que el saldo del costo de ventas ya se tiene.

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Referencias
Matt MacGillivray. (2006). Bread run. Recuperada el 9 de enero de 2013, de http://www.flickr.com/photos/qmnonic/207950773/ (Imagen publicada bajo licenciaAtribucinNoComercial 2.0 Genrica , de acuerdo a: http://creativecommons.org/licenses/bync/2.0/deed.en). Milev , Svilen (2008). Inside Warehouse. Recuperada el 9 de enero de 2013, de http://www.sxc.hu/photo/1114152 (imagen bajo licencia SXC.Hu Free of charge, de acuerdo a: http://www.sxc.hu/txt/license.html).

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