Mara Gutirrez. Economa Financiera.

Universidad Carlos III 1

CURSILLO DE INFORMTICA: Introduccin a Microsoft Excel
Mara Gutirrez Urtiaga
Economa Financiera. Universidad Carlos III.

1 Introduccin
Microsoft Excel combina la capacidad avanzada de clculo con la facilidad para organizar tareas y
documentos en pantalla gracias al uso de hojas, libros y ventanas. Excel incorpora
herramientas automatizadas que permiten realizar con facilidad todo tipo de clculos y el manejo,
anlisis y presentacin de datos. Estas herramientas se agrupan en cuatro categoras:
1. Hojas de clculo. Herramientas que permiten almacenar, manipular, calcular y analizar
textos, nmeros y frmulas.
2. Grficos. Se pueden representar rpidamente los datos de la hoja de clculo en forma
visual por medio de una de las mltiples variedades de grficos. Los grficos se pueden
crear directamente en la hoja de clculo o como un documento independiente.
3. Bases de datos. Estas herramientas permiten importar, filtrar, ordenar y, en general,
administrar una base de datos en una hoja de clculo.
4. Macros. Se pueden automatizar tareas que se realizan frecuentemente o realizar
cmputos y tareas especializados creando y almacenando las macros personales en hojas
de macros.
En esta introduccin estudiaremos brevemente las tres primeras categoras.

2 Fundamentos de Excel
2.1. La Ventana de Trabajo
Al iniciar el programa aparece en pantalla la ventana de trabajo. Arriba del todo encontramos la
barra de ttulo que nos indica el nombre del archivo con el que estamos trabajando. Bajo la
barra de ttulo y a lo largo de la parte superior de la ventana aparece la barra de mens. En cada
uno de los diferentes mens (Archivo, Edicin, Ver,...) se encuentran agrupados los comandos
relacionados con esa utilidad (por ejemplo, en el men Edicin encontramos entre otros los
comandos Copiar, Pegar y Borrar).
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Tras la barra de mens podemos encontrar distintas barras de herramientas que se
personalizan a gusto del usuario y permiten acceder directamente a un comando sin pasar antes
por los mens. Para personalizarlas empleamos el comando Ver-Barras de herramientas.
Debajo esta la barra de frmulas que nos indica cual es la celda activa en cada momento y
permite ver y modificar el contenido de esa celda (por ejemplo, en el caso de nmeros, la frmula
que produce ese resultado).
La mayor parte de la pantalla est ocupada por el rea de trabajo donde aparecen las casillas o
celdas donde introduciremos la informacin, ordenadas en filas y columnas. Alrededor del rea de
trabajo encontramos los botones que nos permiten desplazarnos a lo largo y ancho de la hoja
visible y a las otras hojas del documento.
Finalmente, en la parte inferior, encontramos la barra de estado que presenta una breve
informacin sobre el comando seleccionado.
2.2. Los Comandos
Los comandos son ordenes que le indican a Excel que realice una accin determinada. Para
elegir un comando de la barra de mens se selecciona primero el men correspondiente y luego
se elige el comando deseado (as, por ejemplo, en el men Formulas, podemos seleccionar el
comando Insertar Funcin; nos referiremos a esta seleccin como al comando Formulas-Insertar
Funcin). Muchos comandos dan lugar a un cuadro de dilogo para que se pueda introducir
informacin adicional o seleccionar opciones antes de ejecutar el comando. Una vez ejecutado el
comando y en caso de equivocacin se puede anular eligiendo inmediatamente despus el
comando Edicin-Deshacer.
2.3. Men de Ayuda
El men de Ayuda () contiene informacin detallada sobre la utilidad de todos los comandos y
tambin indica cual es el comando adecuado para la realizacin de una determinada accin. Al
seleccionar el men de Ayuda aparece automticamente la ventana de ayuda que se puede
mantener abierta mientras se trabaja con la ventana principal. Esto facilitar las consultas
frecuentes.
2.4. Introduccin de la Informacin
En Excel cada unidad de informacin, bien sea texto, nmeros o frmulas, se introduce y
almacena en una celda. La celda es la unidad bsica en Excel. En el rea de trabajo la insercin
de cada fila con cada columna es una celda. Las celdas se nombran segn su posicin en el archivo
o libro de trabajo, as nos referiremos a la celda de la interseccin de la columna C con la fila 2 en
la hoja 3 como Hoja3!C2.
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La celda activa es aquella sobre la que est situado el cursor en ese momento. Esta celda est
representada con un borde grueso, lo cual indica que esta seleccionada. Los datos o frmulas que
se escriban se introducirn en esta celda o el comando que se elija se aplicar a esta celda. Si se
selecciona ms de una celda (es decir un rango de celdas), la primera celda seleccionada es la
activa; las otras aparecen resaltadas. Los rangos se nombran por las celdas superior izquierda e
inferior derecha de los mismos. As por ejemplo el rango A1:C3 se refiere a las celdas A1, A2, A3,
B1, B2, B3, C1, C2 y C3.
Se pueden introducir dos tipos bsicos de datos en una celda:
Valores constantes: Datos (ya sean nmeros, fechas o texto). Estos valores no cambian a
menos que se seleccione la celda y se edite el valor.
Frmulas: Una frmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores, que produce valores nuevos a partir de valores ya
existentes. Las frmulas comienzan siempre por un signo (=). Los valores producidos por
las frmulas variarn cuando cambien los valores de las celdas de referencia.
Para introducir datos en una celda, esta se selecciona y luego se escribe. A continuacin se pulsa
Retorno. Los datos aparecen en la celda activa y en la barra de frmulas. Si se ha introducido una
frmula la celda mostrar el resultado y la barra de frmulas la frmula. Si se desea cambiar el
contenido de una celda basta con seleccionarla e introducir el cambio en la barra de frmulas,
pulsando siempre Retorno para finalizar.
Cuando se introducen frmulas se escribe primero el signo (=) y a continuacin se escribe la
frmula haciendo uso de los valores constantes, referencias de celda, nombres, funciones y
operadores necesarias. Por ejemplo, en la celda A1 introducimos el nmero 4 y en la celda A2 el 6.
En la B1 introducimos la frmula =3*Exp(A1/2) en la celda B1 aparecer el resultado 22.167. En
este caso para referirnos a la celda A1 hemos utilizado una referencia relativa. Existen dos formas
de hacer referencia a una celda.
Referencia relativa (A1), le indica a Excel la forma de buscar una celda basndose en la
posicin relativa de esa celda respecto a la que contiene la frmula. En nuestro ejemplo le
indicamos a Excel que tome la celda que se encuentra justo a la izquierda en la misma fila.
De esta forma, si copiamos el contenido de la celda B1 en la celda B2, aparecer la frmula
=3*Exp(A2/2) y el resultado ser 60.257.
Referencia absoluta ($A$1), le indica a Excel la forma de buscar una celda basndose en la
posicin exacta de esa celda en la hoja de clculo. En nuestro ejemplo, si copiamos el
contenido de la celda B1 en la celda B2, aparecer la frmula =3*Exp($A$1/2) y el
resultado ser 22.167.
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Para ver de forma rpida la utilidad de combinar referencias relativas y absolutas intente lo
siguiente. Haga una tabla de doble entrada de la siguiente manera. Introduzca en la fila 1 desde la
casilla B1 hasta la K1 los nmeros del 1 al 10 (los numeradores) y en la columna A desde la casilla
A2 hasta la A11 los nmeros del 1 al 10 (los denominadores). Ahora introduzca la formula correcta
en la casilla B2 de manera que copiando esa nica frmula en toda la tabla creada el resultado que
aparezca en cada casilla sea la divisin de cada numerador entre cada denominador. Si lo ha hecho
bien en la diagonal deberan aparecer todos nmeros uno.

3. Ejercicios
Se proponen tres sencillos ejercicios para que se familiarice con el programa. Para realizar los
ejercicios hay que utilizar los archivos adjuntos.

Ejercicio 1
Para aprender la utilidad de las hojas de clculo realizaremos un ejercicio que consiste en realizar
la previsin de resultados de los prximos aos para una empresa.
Emplear el comando Archivo-Abrir para abrir el archivo EmpresaX.xls.
Movindonos por el documento y observando la barra de frmulas vemos como se han
introducido diversos datos y frmulas que interrelacionan las partidas del Balance y la Cuenta de
Prdidas y Ganancias de esta empresa. Podemos realizar la previsin de los resultados de esta
empresa completando las celdas en blanco de igual manera teniendo en cuenta los siguientes
datos:
En la cuenta de Prdidas y Ganancias:
-Las ventas, consumos y salarios del ao 2010 (celdas C4, C5 Y C6) sern iguales a las del
ao 2009 multiplicadas por la tasas de crecimiento anual esperado que encontramos en
las celdas C23, C24 Y C25. Para simplificar la tarea introducimos primero la frmula
correspondiente en la celda C4. Para ello nos colocamos sobre la celda y escribimos
=B4*(1+C23). Completamos la operacin pulsando Retorno. En la celda C4 deber
aparecer el nmero 280000. Sin embargo, en la barra de frmulas aparecer la frmula
introducida. Despus, situndonos sobre la celda C4 de nuevo seleccionamos el comando
Edicin-Copiar. A continuacin marcamos con el ratn el rango C4:F6 y seleccionamos el
comando Edicin-Pegar.
-La dotacin a la amortizacin para el ao 2010 (celda C8) se calcula como la diferencia
entre la amortizacin acumulada en el 2010 y la del 2009. La frmula a introducir es
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=Balance!C6-Balance!B6, donde Balance! indica el nombre de la hoja y C6 las
coordenadas de la celda. Una forma rpida de escribir frmulas es escribir = y a
continuacin desplazarnos usando el ratn o las flechas de posicin a las celdas de
referencia, escribiendo los signos de operacin entre uno y otro desplazamiento. Para
terminar pulsar siempre Retorno.
-Los gastos financieros son el resultado de multiplicar la deuda a largo plazo en ese ao
por la previsin del tipo de inters esperado.
-El impuesto de Sociedades ser el 35% del BAI siempre que el BAI sea positivo. En caso
contrario ser cero. Para indicar esto introduciremos en la celda correspondiente una
funcin lgica. Seleccionar Insertar-Funcin-Lgica-Si y seguir las indicaciones del cuadro
de dilogo.

En el Balance:
-Los clientes representan el 40% del total de las ventas del ao.

Una vez hemos completado las celdas vacas hemos construido un posible escenario futuro. Sin
embargo, con solo variar nuestras previsiones sobre tasas de crecimiento y tipos de inters los
resultados cambian automticamente permitindonos construir cientos de escenarios alternativos
en un mnimo de tiempo. Observad lo que ocurre si modificis los tipos de inters esperados.
Todava podemos sacar ms partido a esta sencilla hoja de clculo. Supongamos que deseamos
saber cul es el tipo de inters mximo por encima del cual la empresa entra en prdidas.
Seleccionando Herramientas-Solver (o Datos-Solver en las versiones ms recientes de Excel)
podemos resolver este problema. Nuestra celda objetivo es el BAI en el ao 2010 (Prdidas y
Ganancias!$C$15). Queremos saber para qu valores del tipo de inters (celda Prdidas y
Ganancias!$C$22) toma el valor cero. Podemos agregar la restriccin de que el tipo de inters sea
mayor que cero (Prdidas y Ganancias!$C$22 >=0). El resultado aparecer automticamente en la
casilla del tipo de inters seleccionado.

Ejercicio 2
Para este ejercicio realizaremos una serie de grficos que resumen los principales indicadores
macroeconmicos de un pas. Para ello emplearemos el archivo Corea.xls.
Encontramos un conjunto de tablas con informacin sobre su PIB, balanza por cuenta corriente,
balanza comercial, organizacin sectorial y tipo de cambio de su moneda frente al dlar y al yen.
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Bajo la tabla del PIB encontramos un grfico resumen de esta informacin. Siguiendo este grfico
como modelo intentamos hacer otro para el crecimiento de la balanza por cuenta corriente que
sea lo ms similar posible a este.
Para ello seleccionamos con el ratn el rango de datos D4:E15. A continuacin seleccionar
Insertar-Grfico. En el puntero aparecer el dibujo de un pequeo grfico. Pinchamos sobre la
celda superior izquierda del rea donde deseamos colocar el grfico y marcamos se rea.
Aparecer automticamente el asistente para grficos que nos ir solicitando toda la
informacin que Excel necesita para realizar el grfico. Seleccionamos el grfico tipo columnas. Es
importante que indiquemos que los datos estn en columnas y que use la primera columna como
rtulos del eje de abscisas.
Una vez terminado el grfico se puede modificar fcilmente. Pinchando consecutivamente sobre
el grfico con el botn izquierdo del ratn se selecciona el rea de grfico, rea de trazado y
los distintos elementos del dibujo: ejes, ttulos, funciones. Una vez seleccionado el elemento que
queremos modificar pinchamos con el botn derecho del ratn y aparecen una serie de comandos
que podemos emplear para la modificacin. Por ejemplo seleccionar el eje de ordenadas y con el
comando Formato del Eje alterar la escala para que vaya de -10% a 10%.
A continuacin realizar: un grfico de lneas para las series de importaciones, exportaciones y
saldo de la balanza comercial, un grfico circular para la composicin sectorial de la actividad
econmica y un grfico de lneas con doble eje de ordenadas para el tipo de cambio respecto al
dlar y al yen.

Ejercicio 3

Utilizar el archivo Series_precios.xls con datos de precios de ndices burstiles y hacer lo siguiente:
1. Con los datos de precios mensuales en dlares, calcular en la misma hoja la rentabilidad
mensual para USA y la rentabilidad mensual acumulada para USA y representar ambas en
un grfico con diferentes ejes.
2. Crear una nueva hoja que recoja las rentabilidades mensuales para todos los ndices.
Calcular la media mensual, varianza mensual y desviacin tpica mensual para cada serie y
anualizarlas.
3. Calcular las covarianzas.
4. Realizar un grfico de dispersin que muestre cada ndice como un punto en el los ejes
Rentabilidad-Desviacin estndar.
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5. Calcular la lnea de tendencia (regresin lineal y R
2
) entre rentabilidad y desviacin
estndar. Repetir eliminando Emergentes y Japn.
6. Realizar una estimacin lineal de rentabilidad sobre desviacin estndar.
7. Con los datos de precios diarios calcular primero el nmero de das que pasan de una
observacin a la siguiente (cuidado con los fines de semana, festivos y nmero de das de
cada mes. A partir de esta informacin calcular, en la misma hoja, las rentabilidades
diarias teniendo en cuenta el nmero de das entre observaciones.