Administrao Eclesistica / Secretaria

I. - QUE SIGNIFICA ADMINISTRAO Eclesistica? Administrao Eclesistica o estudo dos diversos assuntos ligados ao trabalho do pastor no que tange a sua funo de lder ou administrador principal da igreja a que serve. Lembremo-nos de que a igreja , simultaneamente, ORGANISMO E ORGANIZAO. o povo de Deus organizado num trplice aspecto: espiritual, social e econmico, para atender a misso para a qual Deus a constituiu. II. A ADMINISTRAO ECLESISTICA SOB O PONTO DE VISTA BBLICO. Em muitos casos, a Bblia tem sido citada por sua demonstrao de princpios administrativos. Um dos exemplos mais notrio a linha de autoridade estabelecida por Moiss em ateno ao conselho de Jetro, seu sogro cerca de mil e quinhentos anos antes do nascimento de Jesus Cristo. Vejamos algumas verdades extradas de xodo 18.13-27 Outros exemplos so vistos como no sacerdcio aarnico, que foi institudo com um sumo sacerdote e ordens de sacerdotes sob sua direo, numa variao de categorias. (Davi divide os sacerdotes em vinte quatro turnos maioria do santurio e maiorais da casa de Deus). Segundo o plano de Deus, a autoridade vem dos nveis mais alto dos inferiores. Ela traz consigo grande responsabilidade, e as pessoas investidas de autoridade so divinamente ordenadas a us-la responsavelmente, para os propsitos celestiais. Assim a organizao Bblica, universal: to antiga quanto a prpria a humanidade. A arqueologia o tem comprovado. Desde o princpio, os homens sentiram necessidade de se organizarem em sociedade ou grupos, a fim de proverem os meios de subsistncia e sobrevivncia. Deus orientou No a construir a Arca, para salvar-se do Dilvio. Instruiu detalhadamente Moiss a conduzir o povo atravs do deserto. Deu dados completos para a construo do tabernculo, da Arca do Testemunho, e sobre os altares para o cerimonial, etc. No A.T., h ainda muitos outros exemplos de organizao e tcnica administrativa, como a administrao de Jos do Egito, a reconstruo de Jerusalm por Esdras e Neemias, etc. Salomo recebeu do Senhor todos os dados necessrios para a construo do primeiro templo e para a organizao do seu reinado (2 Cr 3). No perodo neotestamentrio , encontramos Jesus, ao iniciar o seu ministrio terreno, convocando os seus discpulos e auxiliadores. Aps instru-los cuidadosamente, outorgou-lhes autoridade e poder, e os enviou ao campo. Primeiramente, o doze, as ovelhas perdidas da casa de Israel (Mt 10.1). Depois, mais setenta, de dois em dois, a todas as cidades e lugares aonde Ele havia de ir (Lc 10.1). antes de multiplicar os cinco pes, ordenou a seus discpulos que mandassem a multido assentar-se em grupos de cem e de cinqenta, naturalmente para lhes facilitar o trabalho. Na igreja apostlica, os lderes propuseram multido dos discpulos a instituio dos diconos, para servirem s mesas, a fim de que os apstolos tivessem tempo para se dedicarem a orao e ao ministrio da Palavra (At 6.1-4). Em certa ocasio, Jesus censurou um homem que iniciou a construo de uma torre sem verificar se possua recursos para conclu-la (Lc 14.30). Isto falta de planejamento. Outro fez grandes planos para encher os seus celeiros (obra seculares) e esqueceu da salvao de sua alma (trabalho espiritual). E importante realizar aquelas, mas sem esquecer esta - a principal.

TERMO DE ABERTURA Este livro n......contm .....folhas rubricadas por mim .....que servir para registro de Atas da Reunio da(o) ............................. da Igreja Metodista Wesleyana em ............................. que fica aberto para os devidos fins. ......................., ....... de ........................ de ......... ___________________________ DIRETOR DO DEPARTAMENTO

TERMO DE ENCERRAMENTO Fica para os devidos fins encerrado este livro n ..... contendo ...... folhas rubricadas por mim que serviu para registro de Atas da Reunio da(o) ..........................da Igreja Metodista Wesleyana em ............................ ........................., ...... de .................... de .......... ___________________________ DIRETOR DO DEPARTAMENTO A Escriturao de uma Ata Ata de Reunies : 1) possui um livro contendo no mnimo 50 folhas; 2) termo de abertura e fechamento; (Sendo a data tanto para abertura, como para fechamento a mesma data, e assinada pelo Pastor e rubricado; 3) fazer a margem; 4) Pargrafo s na primeira ata, no inicio da Ata; 5) no pode haver espao; 6) no pode haver rasuras; 7) quando houver rasuras escrever digo para corrigir ou onde se l , l-se 8) datas e nmeros e local dever ser feito por extenso; 9) dever conter data, local, os presentes etc.... ; 10) Toda Ata dever ser redigida com o verbo no presente; 11) fazer o encerramento.(data do termino e assinatura do presidente e secretrio). 11) nunca fazer uma Ata com caneta vermelha. A escriturao de uma Ata importante para esclarecer e orientar os pastores e componentes da Igreja e tambm para dirimir dvidas. Considerando que a Ata um documento histrico, os seus registros devem servir de inspirao aos que nos sucedero. 1. A diviso de uma Ata A Ata dividida em: Cabealho: Constar o nmero da Ata, tipo da reunio (Assemblia, conselho, etc....), nome da Igreja, data, local, quem preside, hora de incio e informaes sobre a existncia de quorum. Exemplo: Ata n (nmero um) da assemblia da Igreja Metodista Wesleyana, realizada no dia (por extenso), em seu templo, sito (endereo da Igreja). O corpo da Ata: Contm as anotaes de tudo o que aconteceu na sesso e que merece registro. Fica a critrio do secretrio (a) a indicao dos hinos que foram cantados, quem orou, sendo recomendvel o registro quando se tratar de uma Ata histrica. As informaes prestadas pelo presidente devem ser lanadas, pois, so de interesse histrico para a Igreja. A correspondncia recebida e expedida pode ser mencionada, a critrio do secretrio (a). O que realmente importante em uma Ata so as decises tomadas. O registro dever ser claro e conciso. As propostas desaprovadas no precisam ser registradas. (Na transcrio de documento, proceder da seguinte maneira: Escrev-lo no momento em que aparecer ou colocar a expresso Anexo n) entre parnteses e transcreve-los no final da ata.

Cuidado especial no registro da excluso de membros, citando especificamente o motivo, principalmente nos casos comprovadamente graves de pecados de sexo ilcito etc... , pois este registro poder ser utilizado pela justia com prova documental pelas autoridades judicirias. Quando o secretrio(a), depois de redigir a Ata descobrir a falta de um assunto, um nome trocado, uma informao incorreta etc..., Ele pode acrescentar um pargrafo com essa informao, assinando novamente a seguir. O fecho da Ata: existem vrias formas para o encerramento da Ata, tais como: de tudo lavrei a presente Ata, que vai por mim assinada e o ser assinada tambm pelo presidente, aps a devida aprovao A assinatura da Ata pelo presidente dever ser aps a leitura pelo secretrio na reunio competente e se achada conforme o que foi efetivamente decidido. A Linguagem da Ata aconselhvel que se use o verbo presente, entretanto, no se pode afirmar que colocar o verbo no passado esteja errado. A linguagem deve ser clara e concisa. As concordncias gramaticais devem ser observadas e o secretrio (a) dever possuir boa caligrafia. As margens Pode ser de 2,5 a 3 cm cada lado. Nesse espao podem ser anotadas: ttulos de cada assunto tratado para uma rpida localizao, correes e outras anotaes. Pargrafos A Ata no devem possuir pargrafos entende-se o comear um novo assunto numa nova linha, deixando-se o final da linha anterior e o incio da nova em branco. A razo de no ter pargrafos para evitar que se acrescente alguma coisa no corpo da Ata. vlido destacar o assunto, escrevendo-se em letras maisculas o titulo da matria, seguindo-se a sua assinatura. Erros em Atas As emendas a uma Ata so feitas na Ata seguinte a fim de evitar as rasuras, entretanto, o secretrio (a) ao perceber um erro pode colocar ao fim da Ata as palavras: em tempo, e a seguir retificar na prpria Ata. Seguindo-se a sua assinatura. As rasuras So correes feitas no corpo da Ata e s devem ser usadas em casos de real necessidade. Nesse caso deve haver uma ressalva com rubrica do secretrio (a) margem ou no rodap, autenticando a correo. A expresso digo outro recurso que pode ser usado pelo secretrio (a) para uma correo imediata. O livro de Ata Ao adquirir um livro para registro de Atas, a pessoa encarregada da compra dever ter o cuidado de verificar se o mesmo possui margens de ambos os lados e numerao das pginas mquina. O termo de abertura dever ser feito na pgina 1 do livro e o de encerramento na ltima pgina. Departamento de Administrao 1- Secretaria Esta um rgo de grande importncia para o bom funcionamento de uma igreja organizada. Ela poder fornecer direo, se bem atualizada nos seus servios, informaes de todas as atividades programadas, bem como atender s mais diversas solicitaes.

1.1. Instalaes da Secretaria a) Para um perfeito desempenho de suas atividades, deve o departamento dispor de um local (sala) prprio para a secretria, e de fcil acesso aos membros. b) A sala deve ser bastante agradvel, gerando boa impresso. c) Geralmente, os ambientes de trabalho devem ser bastante iluminados, para evitar cansao e sonolncia devidos ao esforo provocado pela m iluminao. d) Sempre que possvel, deve a sala ter lmpadas fluorescentes (luz do dia) e as paredes de cor clara, para refletirem maior quantidade de luz. 1.1.1 Mobilirio a) Mesa do (a) Secretrio. b) Mesa para computador. c) Armrio para guardar de todo o material de escritrio e livros. d) Arquivo de ao para as fichas dos membros ou arquivo pasta. 1.1.2 Material de Escritrio a) Papel timbrado (A4; ofcio). b) Papel almao, blocos, etc... c) Envelopes d) pastas suspensas e) Grampeador, perfurador, cola tesoura, porta-lpis, borracha, elstico, canetas, etc.... 1.2. Da importncia da funo de secretria (o), deve ele (a) possuir as seguintes qualificaes: 1) Maturidade espiritual 2) Educao exemplar 3) Boa caligrafia 4) Boa redao 5) Ser zeloso 6) Ter disponibilidade de tempo Dos Atributos de um(a) secretrio (a): 1) Lavrar as atas das assemblias, em livro prprio, assin-las e apresent-las para aprovao nas assemblias seguintes. 2) Assinar, com o presidente, os documentos oficias (livros) da Igreja. 3) Manter em dia as fichas de membros e todos os servios afetos secretaria. 4) Confeccionar e expedir toda a correspondncia sob sua responsabilidade. 5) Manter atualizados todos os dados estatsticos na sua gesto. 6) Prestar relatrios de suas atividades. 7) Tratar com urbanidade e amor cristo todas as pessoas que necessitam de seus servios. 8) Cumprir outras providncias determinadas pela direo do departamento. Notas: 1) Dificilmente um secretrio (a) lavra as atas no momento em que a Assemblia se realiza a no ser em conclios em que as sesses seguintes exigem a leitura da ata da sesso anterior. 2) Apontar, ento, os assuntos de maneira clara e objetiva. O trabalho torna-se mais fcil quando o secretrio recebe a ordem do dia. 3) O lanamento da ata deve ser feito na mesma semana da realizao da Assemblia, pois o tempo e as mltiplas ocupaes apagam de nossa mente fatos importantes que, no momento da sesso, no foram anotados. 4) Os apontamentos no devem ser feitos num pedao de papel qualquer, para evitar o perigo de extravio. Um bloco especial o ideal. To logo termine a sesso, deve o bloco ser levado guarda da secretaria.

Escriturao do livro Caixa Tesouraria: 1) Livros (Dirio, Conta Corrente, Caixa, Grade) Obs. As Igrejas que possuem computador precisam Ter este Livro para lanamento. 2) fazer o lanamento no livro (escrito), fazer no computador e imprimir; 3) fazer modelo do preenchimento da Tesouraria da igreja, entrada e sada detalhadamente; 4) O Oramento da Secretaria Regional de Finanas, dever sair dos Dzimos e ofertas de Cultos (Receitas Regular). 5) no pode existir rasura no livro da tesouraria. 6) no existe saldo negativo, no livro Caixa.