Charla 1 OBJETIVOS Y ALCANCE Establecer una metodologa de trabajo para la planificacin, ejecucin y documentacin de las Auditoras Internas de los

sistemas de gestin de la Calidad ISO-9001/2008, Medio Ambiente ISO-14001/2004, Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS-18001/2007 y Responsabilidad Social Empresarial SA8000/ 2008, para verificar si: Se cumple con las disposiciones planificadas, con los requisitos de los respectivos sistemas de gestin incluidos los requisitos legales y propios de la organizacin. Ha sido apropiadamente implementado y se mantiene de manera eficaz para mejora continua de los procesos. Proporciona la informacin relevante a la gerencia para la toma de decisiones para la mejora continua. Este Procedimiento aplica en todos los procesos incluidos en el alcance del SIG de PROACER. 2. DEFINICIONES 2.1 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 2.2 No Conformidad: Desviacin o incumplimiento de un requisito normativo especfico y que afecte a la Calidad, a la Seguridad o al Medio Ambiente 2.3 Observacin: Desviacin menor de un procedimiento y que pueda afectar a la Calidad, a la Seguridad o al Medio Ambiente. Tambin es til como sugerencia para la mejora. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente General. Participar en el Comit de Gerencia Proveer los recursos para el adecuado funcionamiento del proceso de auditora Interna. 3.2 Comit de Gerencia Evaluar los resultados de las auditoras internas, para definir las acciones de mejora del SIG, en el proceso de revisin gerencial SC0007. 3.3 Representante Gerencial del SIG Asegurar la preparacin del programa de auditora y la entrega del informe de

auditora al Comit de Gerencia. Calificar a los auditores internos mediante Anexo 6.6 3.4 Auditor Lder Representar al equipo de auditora ante la Gerencia. Preparar programa de auditoria definiendo los objetivos y su alcance. Evaluar si se dan las condiciones necesarias para realizar la auditora. Tomar contacto con las unidades auditadas para coordinar las auditorias segn el programa. Selecciona a los auditores internos segn las competencias requeridas asegurando independencia del rea a auditar. Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. Asegurar la ejecucin de las Auditoras Internas. Dar seguimiento al programa de auditora. Clasificar los hallazgos con el equipo auditor. Prepara y entrega el informe de auditora a los Representantes de la Gerencia. Controlar, evaluar y mejorar el programa de auditoria. 3.5 Auditor Interno Ejecutar las Auditoras Internas del SIG segn el programa de auditora y las indicaciones del Auditor Lder. Preparar los documentos de trabajo previo a la auditora. Informar inmediatamente fallas o desviaciones crticas a los responsables de los procesos. Mantener la objetividad durante el proceso de auditora en la deteccin y ponderacin de los hallazgos. Informar los obstculos o dificultades para desarrollar la auditora. Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas Hacer seguimiento de hallazgos de auditoras anteriores.

 Informar al Auditor Lder los hallazgos para la preparacin del informe final. 3.6 Gerentes, Sub Gerentes, Jefes de reas y/o Departamentos. Dar las facilidades necesarias para el desarrollo del proceso de auditora de su rea, otorgando acceso a los auditores y acompaar la visita. Gestionar los hallazgos de sus procesos mediante el formulario de Hallazgos SIG SC0005 Anexo 6.2 Mantener actualizada y disponible la informacin perteneciente al sistema de Gestin que podra solicitar el auditor. Retroalimentar al personal sobre los resultados de la auditoria respecto del desempeo de sus procesos y las oportunidades de mejoras. 3.7 Personal de la empresa. Participar y apoyar activamente en el proceso de Auditora Interna dando las facilidades y aportando en ellas. 4. DESARROLLO 4.1 Seleccin de Auditores Internos El responsable del programa de auditora selecciona a los Auditores internos de acuerdo a los siguientes requisitos: Formacin: - Contar con un curso de auditor interno en sistemas de gestin otorgado por una entidad competente, ejemplo: casas certificadoras. - Para los Auditor Lder se requiere curso de auditor Lder en algn Sistema de Gestin pertinente. - Conocimientos de la situacin de la organizacin en cuanto a: tamao, estructura, funciones, terminologa, procesos del negocio, entre otros. Experiencia: - Haber participado en una auditora interna como auditor observador. - Calificar positivamente el proceso de auditora de entrenamiento. - En el caso del Auditor Lder deber tener experiencia de al menos dos aos en cargo directivo en su vida laboral (Jefe rea o Gerente) y haber participado como auditor interno en 3 auditoras en Proacer. Habilidades: El auditor interno deber exhibir y desarrollar las siguientes cualidades:

Integridad, empata, comunicacin clara, concreta, oportuna y efectiva. Capacidad para hacer juicios razonables y coherentes. Discrecin, objetividad e imparcialidad. Estas cualidades sern evaluadas en el proceso de auditora de entrenamiento por parte del responsable del SIG usando el formulario Calificacin de Auditor Interno Anexo 6.7 Independencia del rea: El Auditor no deber pertenecer a la seccin o rea auditada para mantener la objetividad. El auditor debe ser capaz de aplicar dichos atributos para: Obtener y evaluar en forma apropiada una evidencia objetiva. Tratar al personal involucrado de manera de lograr el objetivo a auditar. Llegar a conclusiones basadas en las observaciones de la auditora. Evaluar los efectos de produccin de las observaciones de la auditora y las interacciones personales durante la auditora. 4.2 Planificacin de las Auditoras Internas. 4.2.1 Planificacin de la Auditoria. La planificacin de la Auditoria por parte de los representantes de la Gerencia estar publicada en el programa SIG PROACER, con al menos 12 meses de anticipacin segn el anexo 6.1 de este documento. Se desarrollarn en forma regular dos Auditoras Internas por ao y una Auditoria Externa por ao o cuando el Comit y/o la Gerencia General lo estimen conveniente. La planificacin podra ser modificada en funcin del comportamiento en auditorias anteriores o incidentes del ltimo perodo. 4.2.2 Programa de Auditoras: Los Representantes de la Gerencia debern elaborar el programa de las Auditoras Internas segn el Anexo 6.2. El Programa de auditoras internas debe considerar: Objetivos y alcance de la auditoria Designacin de los auditores. Requisitos normativos aplicables al rea. Fechas de realizacin de cada auditora.

 El programa de auditorias interna considera que se auditarn, de preferencia, los procesos que presenten contingencia especial y que afecte el comportamiento del SIG. De preferencia mensualmente, dos auditores internos revisarn los procesos de inters de acuerdo al programa. Al final de dos aos podrn ser auditados todos los procesos SIG. 4.2.3 Una vez aprobado el programa de auditoras el Representante de la Gerencia o Auditor Lder lo publicar y distribuir a los dems integrantes de la empresa, en especial a las reas que sern auditadas. 4.3 Preparacin de la Auditora. 4.3.1 El auditor Lder debe definir las reas que cada participante va a auditar. 4.3.2 Cada auditor debe tomar nota del Listado de documentos en la red de computacin (U.C.D.) para verificar cuales procedimientos debe considerar en su auditora, y los requisitos normativos a aplicar en las reas. 4.3.3 Cada auditor deber tomar nota de los Procedimientos e Instructivos del rea a auditar y generar las Listas de Verificacin (Ver Anexo 6.3) 4.4 Actividades Previas a la Auditora. 4.4.1 Cada jefe de la unidad a auditar debe conocer con 1 semana de anticipa-cin el "Programa de Auditora", entregado por el auditor Lder o el Representante de la Gerencia. 4.4.2 Adems debe informar a las personas involucradas sobre los objetivos y alcances de la auditora y designar, en forma conjunta, al personal que acompaar a los auditores. 4.4.3 Cada jefe de la unidad deber permitir el acceso a las instalaciones y material de evidencia, y asegurar la cooperacin de su personal. 4.5 Ejecucin de las Auditoras. 4.5.1 Entre el grupo auditor y el auditado se coordinar, de ser necesario, una reunin de apertura para: Registrar asistencia a las reuniones de apertura y cierre segn Anexo 6.6 Presentar a los miembros del grupo auditor. Revisar el alcance y objetivos de la auditora. Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones que necesita el grupo auditor.

 Aclarar cualquier detalle relativo al plan de auditora. 4.5.2 En las visitas a terreno en las reas el (los) auditor(es) debe(n): Determinar los Procesos del rea. Examinar la evidencia objetiva a fin de corroborar el cumplimiento de las actividades Verificar, a travs de entrevistas, si los documentos, procedimientos e instrucciones que se aplican a una determinada actividad son los adecuados y estn identificados correctamente. Verificar si los requisitos del sistema se aplican adecuadamente. Utilizar las listas de verificacin, de ser necesarias, confeccionadas en la revisin de la documentacin. Verificar la efectividad del sistema. 4.6 Clasificacin de Hallazgos Los hallazgos se clasificarn en Observacin cuando apunta a una accin preventiva u oportunidad de mejora y No Conformidad cuando se incurre en un incumplimiento de un requisito normativo SIG. 4.7 Entrega de Resultados La comisin de Auditores Interna entregar al representante de la gerencia el informe segn Anexo 6.4 el cual contiene los principales hallazgos, sugerencias y comentarios del equipo auditor respecto del proceso o rea auditada. Los informes de auditoria de las comisiones sern parte integrante de la revisin gerencial. 4.8 Seguimiento Es de suma importancia hacer el seguimiento de las No Conformidades y Observaciones, y del tratamiento que ellas hayan tenido, para cerrar el crculo de mejoramiento continuo. Las responsabilidades y la forma de operar en este seguimiento se encuentran descritas en la referencia 6.3 El seguimiento es publicado en el sistema computacional. 5. REGISTRO Nombre Responsable Lugar Almacenamiento Tiempo

Almacenamiento. Informe de Comisiones Asistente SIG PC Carpeta SIG 2 aos Informes de Auditoria Asistente SIG PC Carpeta SIG 2 aos 6. ANEXOS 6.1 Matriz de la Planificacin de Auditorias Interna Integradas 6.2 Programa Auditoria Interna Integrada SIG PROACER 6.3 Lista de Verificacin 6.4 Informe comisin Auditoria Interna 6.5 Informe Final de Auditoria Interna 6.6 Registro de Reunin Auditoria Interna 6.7 Formulario Calificacin Auditor Interno 7.- MOTIVO DE LA REVISIN Revisin Fecha Descripcin de la Modificacin 08 10.06.11 Actualizacin de Procedimiento. 07 14.07.10 Cambio de formato 06 02.06.09 Actualizacin norma OHSAS-18001 -2007. 05 04.01.07 Se incluyen mejoras de Auditoria de Recertificacin: Planificacin de Auditoras Internas y Clasificacin de Hallazgos 04 20.05.05 Se eliminan las referencia a las Guas INN Chilenas sobre auditoras, por estar stas obsoletas. http://clubensayos.com/Ciencia/Charla/964035.html