Buenas Prcticas en el Diseo de Propuestas

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El equipo Auditool presenta una lista de chequeo en donde los Gerentes de Auditora, pueden identificar oportunidades de mejora para que sean implementadas dentro de la preparacin y presentacin de las propuestas Los ejemplos aqu enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones. Es necesario que se realice un anlisis y se determine la mejor prctica de acuerdo a la naturaleza del negocio.

Prctica

SI

NO

N/A

Se cuenta con un modelo y/o plantilla para la presentacin de las propuestas que permite reconocer la imagen de la organizacin, as como optimizar los tiempos en su elaboracin. .

Para propuestas cortas se puede definir un modelo y/o plantilla en PowerPoint y para propuestas largas un modelo y/o plantilla en Word, segn el estilo de la organizacin. .

Se tiene claro el objetivo de la propuesta. Cul es el mensaje que esperamos que el lector tenga al finalizar su revisin?

Prctica

SI

NO

N/A

Se pregunta : que har diferente nuestra propuesta de las dems?, cul es la preocupacin y/o problema de nuestro cliente potencial y cmo podemos responder al mismo?

Realiza consultas a quienes manejan el tema objeto de la propuesta as como revisa las respuestas dadas por el cliente de lo que espera recibir, permitindole ser ms efectivo en la definicin del objetivo.

Una vez definido el objetivo de la propuesta, se hace su presentacin al superior que la solicit, de tal forma que se conozca si es o no lo que espera, sin ser necesaria una larga inversin de tiempo para revisar el objetivo de la misma.

Se recopila de forma oportuna la informacin clave que ser presentada, contando con el tiempo suficiente para analizarla y alinearla con el objetivo de la propuesta.

Prctica

SI

NO

N/A

Si se cuenta con diferentes fuentes de informacin, se seala cul es la informacin que finalmente sirve, facilitando su bsqueda al momento de estructurar la propuesta.

Definir el orden de los temas que componen la propuesta es clave para la presentacin, pues al lector debemos llevar los temas de impacto para captar su atencin desde el inicio.

Iniciar la preparacin de las propuestas con tiempo puede llevarlo a garantizar con una mayor probabilidad la inclusin de todos los temas clave, pues iniciar la construccin contra reloj puede hacer que se deje de lado la informacin que puede ser relevante en el objetivo.

Antes de iniciar la redaccin de la propuesta se sugiere pensar en las personas que la leern, de tal forma que la propuesta se estructure pensando en dar respuesta a sus cuestionamientos de forma asertiva

La redaccin de la propuesta debe ser sencilla, clara y con buena ortografa, para lo cual se deben hacer prrafos cortos, frases cortas y palabras cortas

Prctica

SI

NO

N/A

Utilizar sustantivos concretos, verbos en voz activa y trminos concretos

La redaccin debe orientarse de forma positiva, proyectando desde los inconvenientes oportunidades nuevas para la compaa

Aprenda a escuchar las necesidades del cliente, permitindole expresar tranquilamente su preocupaciones y vivencias, pues el orientar su eleccin a la propuesta que cubra sus necesidades y le entregue beneficios

Toda propuesta en trminos generales debe incluir la posicin actual, el problema y la propuesta, para lo cual se recomienda reunirse con el cliente para entender claramente cules son sus objetivos y trasmitirle tanto confianza como inters en poder solucionar su problema.

La propuesta debe mostrar al lector como funcionan las posibilidades que se dejan a su consideracin, presentar el valor de la inversin, el tiempo que tardara la implementacin, as como sus beneficios.

Prctica

SI

NO

N/A

Toda propuesta debe definir puntualmente sus objetivos, alcance, metodologa, entregables, el personal que la ejecutar, las responsabilidades de las partes, los honorarios, la experiencia relevante para el cliente y los supuestos dentro de los cuales se espera desarrollarla.

Incluya mximo tres alternativas, ms pueden confundir al lector.

La presentacin de estadsticas puede contribuir a persuadir al lector, dado que pueden dar la razn en los argumentos presentados.

El contenido de la propuesta debe trasmitirle al lector que se entiende la necesidad que tiene, as como el que se cuenta con las herramientas para solucionarlo, fundamentado en la experiencia de otros clientes e industrias y en la metodologa utilizada para el desarrollo del trabajo.

Dado el alcance del proyecto y su duracin, defina las diferentes etapas que tendr el proyecto. .

Prctica

SI

NO

N/A

La propuesta debe generar impacto desde la primera pgina, por lo cual se pueden utilizar colores, tamaos de letras y mensajes que tengan un nivel de recordacin para el lector de forma permanente y los cuales estn acordes con la imagen de la compaa.

La propuesta deber contener sumarios o apndices que permitan al lector la aclaracin de trminos y detalles al final.

Las propuestas que son enviadas digitalmente deben estar en archivo PDF, as como el nombre del archivo debe tener el nombre de la firma de auditora y el nombre de la propuesta, evitando as que el cliente la cofunda con otras propuestas.

Solicitar a otros la lectura de la propuesta antes de entregarla al destinatario final puede permitir recibir una retroalimentacin oportuna sobre el contenido, claridad, ortografa y dems asuntos que se consideren importantes

Lleve un registro de todas las versiones y ajustes que ha tenido la propuesta.

Recuerde que contar con una red de contactos amplia, puede incrementar la lista de clientes potenciales.