AGENCIAS Y SUCURSALES

Resumi: Mario Enrique Bejarano G.

Las compaas que se ocupan en la venta de mercancas a menudo desarrollan sus negocios en varias localidades mediante la apertura de establecimientos de comercio denominadas sucursales. A medida que crece la empresa, sta puede abrir sucursales con el objeto de poner al mercado sus productos dentro de un territorio mayor, aumentando en esa forma sus utilidades. Comnmente una sucursal est situada a cierta distancia de la casa principal y por lo general mantiene existencia de mercancas, vende mercancas, hace recaudos sobre cuentas por cobrar y paga algunos de sus gastos de operacin. Conviene destacar que una sucursal desde el punto de vista contable, es un centro de utilidades claramente identificable y ofrece la oportunidad de poner en prctica los principios de contabilidad por reas de responsabilidad. La tendencia en todo negocio que ha conquistado el xito es absorber otros establecimientos del mismo giro por medio de fusiones y concentraciones y as resulta que los planes de ciertas empresas que en la apariencia son independientes en determinado departamento a travs de todo el pas, vienen a ser dictados y dirigidos por la Administracin Central de la casa Matriz. Cuando una empresa abastece a los consumidores directamente por medio de tiendas por menor, como, por ejemplo, las cadenas de vveres, de cerveza, de artculos, etc. El sistema de agencias y sucursales ofrece la oportunidad a los clientes de escoger los productos a su conveniencia. Existe una gran diferencia entre la organizacin y administracin de las agencias y de las sucursales, por lo general, la agencia acta simplemente como vendedor local en determinado territorio, obteniendo pedidos y envindolos a la casa matriz. La casa matriz decide el crdito del comprador; y si acepta el pedido, tambin se ocupa de cobrar la factura a su vencimiento. Naturalmente, la oficina matriz tiene que llevar nota de las ventas, ya sea a los efectos del pago de comisiones al agente, o ya para apreciar si la ganancia es o no productiva, o para ambas finalidades. La sucursal, por otra parte, puede disfrutar de mayor autonoma administrativa recibiendo por lo menos, la mayor parte de sus existencias de la casa matriz y ocupndose de efectuar sus propias ventas. Puede decidir sobre la concesin de crdito y cobrar sus cuentas, pagando a veces sus propios gastos. As la sucursal se convierte virtualmente en un establecimiento independiente, sujeto a la direccin de sus planes por la casa matriz y a las instrucciones que sta emita relativamente a la contabilidad, etc, estando igualmente sujeta a inspecciones peridicas. El sistema de contabilidad para una sucursal debe generar la informacin requerida para medir la productividad de la sucursal y para asegurar un fuerte control sobre los activos de dicha sucursal. La gerencia necesita informacin para poder responder preguntas tales como: Est produciendo la sucursal una tasa de rendimiento satisfactoria sobre el capital invertido en ella? Debe ampliarse o cerrarse la sucursal?, Son demasiado bajos los precios de las mercancas que vende la sucursal?, etc. Las agencias de ventas operan con muestrarios y catlogos, reciben pedidos de los clientes del rea que atienden y los envan a la empresa a la que sirven. Todas las dems actividades, como el surtido, envo, facturacin, cobranza, etc., dependen de la oficina que vende.

Generalidades

AGENCIAS Y SUCURSALES
Resumi: Mario Enrique Bejarano G.

Cuando la agencia de ventas forma parte del ente econmico, sus operaciones se registran en la contabilidad en forma similar a la que se lleva para el funcionamiento de cualquier departamento en donde se pueden conocer sus ingresos, costos, gastos, y el resultado de sus operaciones. Cuando la agencia de ventas es independiente del ente econmico, su contabilidad no tiene relacin alguna con la de la empresa a la que sirve, y vive de las comisiones que recibe. En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar. Esto sucede principalmente con productos agrcolas estacionales en que la agencia se dedica a comprar en la regin en la poca de la cosecha, algodn, semilla, etc. por cuenta y orden de la casa matriz. Las sucursales tienen el grado de autonoma que determine la oficina matriz. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar sus gastos mientras que otras slo se les permite liquidar gastos menores de su fondo fijo de trabajo. Las sucursales, en lugar de tener un capital social, tienen un fondo de recursos que les enva la oficina matriz. Se controla en una cuenta de mayor denominada Oficina matriz cuenta corriente. Las sucursales mantienen un inventario para dar servicio al mercado en que operan y as poder reducir el tiempo de surtido y entrega al consumidor, en vez que los pedidos de los clientes sean surtidos de la oficina matriz o de alguna bodega. Lo anterior da por resultado mejorar el servicio al cliente y capturar ms mercado por la atencin que se le da al consumidor. La sucursal puede adquirir mercancas de proveedores externos pero principalmente lo hace de la oficina matriz. En el caso de comprar a proveedores externos puede fijar la poltica de que la sucursal antes de comprar tenga la autorizacin de la oficina matriz en cuanto a precio, calidad y cantidad. Sin embargo, generalmente las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

Definicin de Agencia Las agencias son entes econmicos independientes que se encargan de fomentar los negocios de otros entes econmicos. Actan en nombre y por cuenta de un tercero de manera independiente. Tienen su propio capital y responden a sus derechos y obligaciones en forma tambin independiente. Las operaciones normales que realizan son: a) Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el crdito, enviada la mercanca y facturada. b) Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a la que sirven. c) Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores. d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas. Las agencias tienen personalidad jurdica independiente de la empresa a la que sirven. Por lo tanto, gozan de independencia administrativa y econmica, y no tienen que registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende.

AGENCIAS Y SUCURSALES
Resumi: Mario Enrique Bejarano G.

Caractersticas de una Sucursal Forman parte de un ente econmico, se encargan de fomentar los negocios y actan en nombre del ente econmico del que forman parte. Las sucursales cuentan con recursos independientes de la oficina matriz. Estos han sido transferidos y registrados en la cuenta Matriz cuenta corriente, que representa la inversin de la oficina matriz en la sucursal, ms o menos las utilidades o prdidas realizadas por la sucursal durante el periodo. Por lo tanto, tienen activos y pasivos como cualquier empresa y su patrimonio est representado por el saldo de la cuenta Matriz cuenta corriente. Las operaciones normales que generalmente realiza son: a) b) c) d) e) f) Recibir efectivo y mercancas de la oficina matriz Comprar mercanca a los proveedores Vender, otorgar crdito y entregar a los clientes los artculos vendidos Facturar y cobrar los artculos vendidos Contratar el personal necesario para su operacin Registrar las operaciones realizadas en sus libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e informacin financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz. g) En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos.

Las sucursales carecen de personalidad jurdica independiente, por lo tanto, no tienen independencia administrativa ni econmica, sino estn sujetas a las polticas y disposiciones de la oficina matriz. Aspectos contables de las Agencias y Sucursales Registro descentralizado en la sucursal Una sucursal puede llevar su contabilidad con su propio plan de cuentas. Un sistema de contabilidad as descentralizado le permite al contador de la sucursal preparar los estados financieros para la sucursal. Estos estados financieros son enviados luego a la casa principal. El nmero y el tipo de las cuentas, los procedimientos de control interno, la forma y contenido de los estados financieros y las polticas contables son comnmente establecidos por la oficina principal. Como mnimo, las transacciones registradas por la sucursal incluyen por lo general los gastos que estn bajo el control del gerente de sucursal y los ingresos producidos por la misma. Al final del perodo contable la oficina puede notificar a la sucursal algunos gastos hechos por la casa principal. Las sucursales tienen un vnculo con la oficina matriz y contablemente las operaciones se realizan a travs de dos cuentas: La cuenta de Sucursal cuenta corriente, que maneja la oficina matriz. La cuenta Matriz cuenta corriente, que maneja la sucursal.