Caf com Debate A Gesto de Processos na Administrao Pblica Federal: Importncia, Avanos e Desafios

A importncia, os avanos e os desafios da gesto de processos na administrao pblica federal foram abordados em mais uma edio do Caf com Debate, no ltimo dia 23 de outubro. O encontro, que reuniu cerca de 120 pessoas de diversos rgos, permitiu a troca de experincias sobre modelos que proporcionam a diminuio dos tempos de ciclos internos, a melhoria da qualidade e da eficincia dos rgos, bem como a reduo de custos.

Os debatedores foram Valter Correia, secretrio executivo adjunto do Ministrio do Planejamento; Nicir Chaves, assessora de Gesto Estratgica e Inovao Institucional do Ministrio da Previdncia Social; e Juliana Rocha, gerente do Escritrio de Processos do Ministrio da Educao. A moderao ficou a cargo de Miriam Chaves, diretora de Programa da Secretaria Executiva do MP.

O debate

Para dar incio s discusses, Valter Correa, secretrio executivo adjunto do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP), esclareceu o conceito de gesto de processos, que ainda suscita dvidas: Gesto de processos enxergar o todo. ver aonde a instituio quer chegar. Muda-se a lgica de pensar e agir.

Ao falar de sua experincia quando atuou, em 1998, na prefeitura de Santo Andr (SP), Correa explicou que o foco do trabalho era melhorar a prestao de servios ao cidado. Para isso, foram iniciados estudos detalhados sobre os processos que passavam nos guichs de atendimento, bem como foram qualificados servidores e aperfeioadas as condies de trabalho. De acordo com o secretrio executivo adjunto do MP, a ideia principal era identificar e conhecer todos os processos, do incio ao fim, e reavaliar esse fluxo a partir da tica de quem est do outro lado do balco, o cidado o que significou uma inverso da lgica at ento vigente. Com o tempo, todos os processos foram revisados e criou-se a primeira Central de Atendimento ao Cidado do Pas. O que antes demorava dias passou a ser resolvido em minutos. Houve mudanas de cultura, concluiu.

Outra questo abordada por Valter Correa foi o Programa de Melhoria da Gesto, apresentado, recentemente, pela ministra do Planejamento, Miriam Belchior, na Cmara de Gesto, vinculada ao Conselho de Governo da Presidncia da Repblica. O secretrio informou que a iniciativa contempla uma estratgia de apoiar os ministrios na identificao de seus processos crticos que impactam o desenvolvimento de polticas pblicas, no que diz respeito s reas prioritrias do governo federal.

A assessora de Gesto Estratgica e Inovao Institucional do Ministrio da Previdncia Social (MPS), Nicir Chaves, discorreu sobre a experincia de mapeamento dos processos internos no seu ministrio. Segundo ela, a mudana de cultura um desafio. Ns somos o maior produtor de documentos da administrao pblica federal. Precisamos de 32m por dia para guardar o que produzimos. So 200 mil atendimentos dirios, informou.

Ao detalhar as aes ligadas gesto estratgica e de processos desenvolvidas pelo MPS, Nicir explicou que o intuito foi melhorar o atendimento ao cidado nas mais de mil agncias da Previdncia no Pas. Em sua fala, ela apresentou ainda as funcionalidades (informaes estatsticas de agendamento e dos segurados) do Sistema de Informaes ao Cidado (SIC) do ministrio. No que se refere ao sucesso da estratgia de melhoria de gesto de processos no MPS, a assessora ressaltou a importncia da disseminao da cultura dessa gesto entre os servidores e o envolvimento contnuo das equipes administrativas, apoiando no desenho e no redesenho dos processos.

ltima debatedora a apresentar-se, a gerente do Escritrio de Processos do Ministrio da Educao, Juliana Rocha, falou da atuao da sua rea no apoio ao mapeamento, desenho, redesenho e implementao de processos de trabalho, assim como disseminao de informaes a escolas, a professores e a estudantes.

Juliana Rocha trouxe detalhes dos programas administrados pelo MEC (resultantes da parceria do Escritrio de Processos com a rea de Tecnologia da Informao da entidade), como o e-Mec, Proies, Monitoramento de Obras, Pacto, Tablet para professores, Sisu, Fies e Prouni. Ela explicou que o Escritrio conta com patrocnio prioritrio por parte da Secretaria Executiva do ministrio, e mantm parceria estratgica com a rea de tecnologia da informao. Por fim, Juliana revelou que o Escritrio atua no apoio tomada de deciso, junto a todas as reas do MEC, bem como participa do desenho e da implementao de aes, programas e projetos de modo a racionalizar os processos.

Ao final, a diretora de Programa da Secretaria Executiva do Ministrio do Planejamento, Miriam Chaves, que moderou o debate, fez uma anlise do que foi exposto e lembrou das iniciativas adotadas pelo Ministrio do Planejamento. Estamos avanando no caminho de melhorar e aperfeioar sistemas estruturantes sob a coordenao do MP, como o Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos (Siape), arrematou.

Aps as exposies iniciais dos debatedores, os participantes puderam sanar dvidas relacionadas a questes como: capacitao dos servidores para atuarem no processo de mapeamento, redesenho e implementao de processos; principais dificuldades enfrentadas no incio da gesto de processos; alinhamento de ferramentas tecnolgicas para o suporte na configurao desse tipo de gesto; e classificao inicial dos documentos produzidos.

Metodologia

O Caf com Debate, promovido periodicamente pela ENAP, uma metodologia que possibilita o intercmbio de ideias entre pares. De maneira informal, dirigentes que atuam predominantemente na administrao pblica federal ouvem experincias nacionais e internacionais sobre um tema de relevncia e, em seguida, tm a oportunidade de debater com o(s) convidado(s) e expor suas dvidas e posicionamentos. Um caf da manh oferecido no decorrer de toda a atividade, que se inicia s 8h30 e termina s 10h, contribuindo para a criao de um ambiente descontrado, que favorece a aprendizagem.

Participao

Caf com Debate - "A Gesto de Processos na Administrao Pblica Federal: Importncia, Avanos e Desafios"

Instituio de origem dos participantes

INSTITUIO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Aeronutica Aneel Banco Central do Brasil Capes CGU Conselho Nacional do Ministrio Pblico CPRM Dataprev Departamento da Polcia Rodoviria Federal Embrapa Emgea ENAP Esaf INEP Infraero Inmetro INSS Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT) IPFA Ministrio da Cultura Ministrio da Defesa Ministrio da Educao Ministrio da Fazenda Ministrio da Integrao Nacional Ministrio da Justia Ministrio da Previdncia Social Ministrio da Sade Ministrio das Comunicaes
N de Participantes

1 1 2 1 1 1 2 1 1 6 1 9 1 2 1 1 2 3 1 13 2 15 2 4 5 3 3 4

(Continua...)
6

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Ministrio do Desenvolvimento Agrrio Ministrio do Meio Ambiente Ministrio do Planejamento Ministrio do Trabalho e Emprego MJ MPOG/MI MPS Poupex Presidncia Secretaria de Comunicao Social da Presidncia da Repblica SFB SOF/MP Sudeco TOTAL

1 6 4 1 1 1 1 1 1 7 1 1 1
116

Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

Avaliao qualitativa

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Elogios

Excelente organizao. Muito bom. Dinmico e esclarecedor. Manter esse nvel de excelncia, de tema e de debatedores auxiliar na mudana da cultura e dos multiplicadores. timo debate, com tema atual. O contedo e o modo de abordagem foram o ponto alto da manh. As debatedoras esto de parabns por trazerem esses casos para nosso conhecimento. Muito interessante. A moderadora, Miriam Chaves, muito boa e conhece bem o assunto. Excelentes apresentaes e palestrantes. Contedo adequado para as necessidades do governo. Muito boa a estrutura do evento, pena que seja to rpido. tima iniciativa. Foi bastante positivo apresentar o foco estratgico nas aes da administrao pblica. Palestra interessante, ainda que tenha demorado alguns anos para acontecer.

11

Sugestes e crticas

Sugere-se promover o prximo evento em um espao maior, talvez em um auditrio. Deve-se aperfeioar a sistematizao e a distribuio do material apresentado. Que o discurso saia do papel. A rea responsvel pelo evento poderia oferecer o lanche com material sustentvel. Deve-se haver maior comunicao e divulgao das experincias positivas entre os rgos pblicos federais, com interao do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Faltou abordagem qualificada, inclusive para se discutir as possibilidades e limites da abordagem do Business Process Management (BPM) no setor pblico. Quais seriam as necessidades de adaptao? Sugere-se que sejam encaminhadas as apresentaes para o e-mail dos participantes. Algumas edies do Caf com Debate poderiam ser promovidas em outros rgos. Continuem promovendo eventos como esse, para que seja criada uma rede de compartilhamento dessas experincias no mbito da administrao pblica, pois um processo ainda em amadurecimento. O evento conseguiu identificar o crescimento do Ministrio da Previdncia Social nos ltimos anos, como bem ilustrou a debatedora. No caso do MEC e do MP, no foi possvel verificar crescimento, tampouco clareza, nas atividades apontadas pelos debatedores.

12

Avaliao Quantitativa

13

Graus de satisfao Item avaliado Contedo 1-Contedos apresentados em relao aos objetivos do debate 2-Atualidade dos temas tratados Graus de satisfao Item avaliado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Quantidade de Numero de respondentes com cada respondentes grau de satisfao

Grau mdio de satisfao 9,14 8,90 9,38

2 4 14 27 21 3 5 6 13 42 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

68 69

Quantidade de respondentes Numero de com cada grau de satisfao respondentes

Aplicabilidade 3-Assimilao dos contedos 1 4 26 22 15 transmitidos no debate 4-Aplicabilidade dos contedos do debate para o 1 11 19 19 18 desempenho de suas atividades Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

Grau mdio de satisfao 8,63 8,68

68

68

8,57

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Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

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Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

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Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

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Fonte: ENAP/DCP/Coordenao-geral de Comunicao (2012).

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Convite desta edio do Caf com Debate

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