Administracin del conocimiento en las empresas y su relacin con la cultura organizacional

Por Jos Eduardo Escobedo Peregrina

El mundo de los negocios se caracteriza, en la actualidad, por los mercados dinmicos y los grandes avances tecnolgicos. Para dominar estas tendencias, las organizaciones deben fortalecer su potencial para aprender. As, el conocimiento se convierte en uno de los factores ms importantes que apoyan a la creacin de valor en las empresas.

Introduccin En nuestros das, los managers y los ejecutivos saben que el activo ms valioso con el que cuentan sus firmas es la gente, junto con sus conocimientos y habilidades. Al conocimiento lo podemos considerar como la mezcla de experiencias, valores, ideas, expertise, ingenio, intuicin e informacin contextual que proporciona una estructura y un medio ambiente adecuados para incorporar nuevas experiencias e informacin. En las organizaciones, el conocimiento no slo se encuentra plasmado en documentos, tambin se encuentra en prcticas, rutinas y normas organizacionales.

Por su parte, la administracin del conocimiento (o knowledge management, KM) puede ser definida como el proceso de administrar en forma crtica el conocimiento organizacional para cumplir con las necesidades existentes, as como tambin explotar el conocimiento adquirido previamente mediante la comunicacin y aplicacin del mismo para el desarrollo de nuevas oportunidades.

La habilidad de las empresas para manejar sus activos intangibles se vuelve, cada vez ms, en factor decisivo para el xito. Cuando los mercados cambian, predomina un ambiente de incertidumbre, en donde los competidores se multiplican y los productos o servicios se vuelven obsoletos con gran rapidez. Esto obliga a pensar que, para que una compaa sea exitosa, debe consistentemente:

a) Crear nuevo conocimiento. b) Distribuirlo con rapidez.

c) Incorporarlo a los productos o servicios ofrecidos.

Por qu introducir en la organizacin la administracin del conocimiento? En un futuro no lejano, el conocimiento se convertir en la nica fuente de ventaja competitiva, por lo que, al tomar este principio como idea bsica, es posible ennumerar otras razones que justifican la inclusin de la administracin del conocimiento (KM) en las empresas, como:

a) Las organizaciones estn obligadas a competir en conocimiento. b) La incapacidad de las tecnologas de la informacin de proporcionar y mantener posiciones de
ventaja por s mismas.

c) La velocidad del cambio en los mercados actuales. d) El dominio creciente del conocimiento como la base para la efectividad organizacional.

El proceso de KM Durante este proceso se realizan acciones, como:

I.

Creacin de conocimiento: transformaciones de conocimiento tcito-explcito-tcito.

II. Captura del conocimiento: la mayor parte es tcito, ganado a travs de aos de experiencia.
Es necesario capturarlo en documentos, bases de datos, depositarios, manuales, etc.

III. Aplicacin del conocimiento: para lograr una ventaja competitiva, el conocimiento generado y
capturado debe ser aplicado a los productos o servicios de la empresa.

IV. Medida del conocimiento: para conocer qu tan efectivamente se ha incorporado el

conocimiento, se deben contar con mecanismos que generen la retroalimentacin para as detectar reas de oportunidad.

Cmo integrar el KM a los proyectos de la empresa? La integracin se da en tres momentos:

I.

Establecimiento de un sistema de conocimiento: cualquier actividad orientada al conocimiento debe ser tomada en cuenta para el proyecto al que se quiera incorporar el KM.

II. Transferencia de conocimiento entre proyectos: se refiere a la reutilizacin del conocimiento

adquirido y evitar a toda costa la reinvencin de la rueda.

III. Transferencia de experiencia entre proyectos: sirve para ampliar el espectro de posibilidades
para la toma de decisiones evitando as la redundancia derivada de mecanismos como prueba y error.

Modelo para la introduccin efectiva del KM en la empresa La apropiada administracin del conocimiento es un factor que se ve reflejado en la habilidad de las empresas para crear y mantener sus competencias clave ( core competencies).

Los factores clave para la introduccin efectiva del KM en la empresa son:

a) Cultura organizacional. Consiste en normas y prcticas que promueven el libre flujo de la

informacin a travs de los empleados y departamentos de la empresa. Uno de los principales requerimientos es que los empleados aporten conocimiento y experiencia a la empresa. Las compaas que crean oportunidades y planes de carrera tienen ms xito en la implementacin del KM que aquellas que carecen de estos incentivos, vitales para sembrar la motivacin y el inters por compartir conocimiento y experiencia. La cultura organizacional ptima para los programas de KM es aquella en donde se promueve la interaccin entre empleados, basada en la confianza y el respeto.

b) Liderazgo organizacional. Los lderes deben predicar con el ejemplo; las prcticas del KM
deben ser apoyadas activamente por los lderes de la compaa. Existen cinco categoras de liderazgo cognitivo: 1) CKO (Chief Knowledge Officer), posicin creada con el objeto de promover, comunicar y facilitar las prcticas del KM; 2) analista de conocimiento, involucra aprendizaje y esparcimiento de las mejores prcticas de la organizacin; 3) ingeniero de conocimiento, se concentra en recolectar informacin y presentarla en forma organizada; 4) gerente de conocimiento, involucra la coordinacin del trabajo de ingenieros y analistas del conocimiento; administrador de conocimiento, puesto temporal que suele crearse en empresas pequeas.

c) Tecnologa. Las tecnologas de informacin y comunicacin pueden ofrecer un gran apoyo a las
actividades empresariales. Sin embargo, la tecnologa debe ser considerada nicamente como habilitadora.

1) Tecnologas de comunicacin: el e-mail y la videoconferencia son particularmente usados en

transferencia de conocimiento.

2) Tecnologas de colaboracin: combinar diferentes tipos de tecnologas, apoyan la creacin y

transferencia del conocimiento.

3) Sistemas de administracin de documentos y contenidos: recoleccin de todo el

conocimiento acumulado. Mantiene la informacin y apoya su transferencia.

4) Tecnologas de aplicacin y presentacin: herramientas de personalizacin y visualizacin de

contenidos, generadoras de recomendaciones y encargadas de reenviar informacin relevante.

5) Ambientes de e-learning; integracin de contenidos, habilitar la colaboracin y la

comunicacin con otros usuarios.

6) Herramientas generadoras de contenido: generan automticamente nuevos contenidos y

apoyan la integracin de conocimiento.

7) Herramientas de administracin de conocimiento: realiza acciones especficas, como mapas

mentales u organizacin de recursos bibliogrficos.

8) Inteligencia artificial 9) Tecnologas de networking: proveen infraestructura para la transferencia del conocimiento. 10)
Hardware: provee infraestructura para el soporte de todos los grupos de tecnologa antes

mencionados.

Rol de los ejecutivos involucrados en el KM El papel que juegan los ejecutivos en cualquier iniciativa de KM es bsico para lograr una exitosa implementacin, pues stos tienen, entre otras responsabilidades, ser buenos lderes, comunicar, actuar, retroalimentar, respetar, motivar y guiar a sus subordinados, con el fin de dirigir todos los esfuerzos hacia un destino comn.

Consejos que pueden considerarse una buena gua para los ejecutivos.

a) Volverse inteligente: comprender las actividades, buscar mecanismos de retroalimentacin y

establecer puntos de referencia.

b) Empezar a planear: evaluar la compaa en la curva de aprendizaje del KM. Conocer en dnde
se est parado y qu es lo que se ha llevado a cabo hasta el momento.

c) Definir las guas, y necesidades imperantes. La correcta aproximacin al KM depende del

contexto y las necesidades del momento.

d) Comandar la implementacin y lanzar los proyectos. Asegurarse que las personas cuentan con
la capacitacin necesaria.

e) Aplicar el conocimiento obtenido en proyectos previos. f) Sostener las mejoras.

Conclusiones El conocimiento se ha convertido en la nica fuente de ventaja competitiva sostenible en la actualidad, en donde no importa cuntos activos tangibles posea una organizacin si no tiene la flexibilidad para reaccionar a los cambios en el mercado. As, el KM permitir a las empresas lograr las metas establecidas, tomando como punto de referencia al conocimiento.

Las ventajas ms evidentes son contar con procesos de creacin de valor basados en el conocimiento; propiciar la participacin de todos los integrantes de la organizacin; comunicacin efectiva, incrementar la competitividad, y asegurar una posicin de ventaja sostenible en el largo plazo.

Invertir en KM no es de una sola vez, sino de un proceso de renovacin constante, pues el conocimiento se crea y se integra a los productos y servicios de la compaa diariamente.

En Mxico, es necesario pensar en un cambio radical en la cultura organizacional de las empresas, en donde se comparta lo que se sabe sin temor a perder el empleo, en donde los mecanismos de comunicacin sean realmente efectivos, los empleados estn motivados para participar en los proyectos y se busque el logro de metas en la organizacin. Para hacer efectivo ese cambio, los ejecutivos juegan un rol muy importante como lderes, est en sus manos saber incentivar o involucrar al resto del personal en este nuevo paradigma.

Referencias [1] Cair, Osvaldo, Notas del curso: Administracin del conocimiento , ITAM, Maestra en Tecnologas de Informacin y Administracin, Mxico, DF, enero marzo 2008. [2] Prusak, Laurance, Principles of Knowledge Management, Journal of Knowledge Management, vol. 1, no. 1, 1997. [3] Bornemann, Manfred, et.al. An Illustrated Guide to Knowledge Management , Wissensmanagement Forum, Graz, Austria, 2003. [4] Bell DeTienne, Kristen, Toward a Model of Effective Knowledge Management and Directions for Future Research: Culture, Leadership, and CKOs , Journal of Leadership & Organizational Studies, vol. 10, no. 4, pp. 2643, 2004. [5] Bergeron, Bryan, Essentials of Knowledge Management, John Wiley & sons, USA, 2003. [6] www.intranetstoday.com/Articles/Default2.aspx?ArticleID=5572&ContextSubtypeID=58