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Sommaire
Sommaire ........................................................................................................... 1 1. Qu'est ce que la dmatrialisation ? ............................................................. 5 2. Pourquoi dmatrialiser ? ........................................................................... 6 3. Comment dmatrialiser ? .......................................................................... 6 I. Documents mis par le cabinet ....................................................................................................................... 6 Courriers et documents bureautiques ....................................................... 6 Cration de documents dmatrialiss modifiables. .................................... 7 Cration de documents dmatrialiss non modifiables : il existe plusieurs solutions ..................................................................................................... 7 o Protection par un mot de passe des documents crs avec les outils bureautiques rcents. ................................................................................ 7 o Convertir au format PDF le document cr ............................................. 8 o Autres applications ou outils bureautiques ne bnficiant pas de l'option enregistrer sous PDF. ................................................................................ 9 o La signature lectronique .................................................................. 11 Emails (rgles de message, accuss de lecture, accuss de rception) ....... 11 o Les rgles de message. ..................................................................... 12 o Les accuss de lecture ou accuss de rception. ................................... 14 FAX (serveurs de fax, fax par internet). .................................................. 16 II. Dmatrialiser les documents produits l'extrieur ou reus .............................................................. 17 Email ................................................................................................. 17 FAX ................................................................................................... 19 Courriers reus ................................................................................... 19 Fonction OCR. ..................................................................................... 20 Pices et documents comptables ( factures achats, ventes, relevs de banque, etc...)....................................................................................................... 21 III. Dmatrialisation de la production comptable .......................................................................................... 24 Les Outils de production lattention des cabinets. .................................. 24 o Sage Coala ...................................................................................... 24 o Cegid Expert.................................................................................... 26 Outils de production comptable vocation des entreprises. ....................... 28 o EBP ................................................................................................ 28 IV. Outils Collaboratifs de production comptable Sm@rt -Cool de Sage Coala / Ibiza software / Cegid EWS 30 4. Comment organiser, classer, retrouver les documents .................................. 32 I. Arborescence et outils de recherche systme........................................................................................... 32 II. Pour les utilisateurs de Windows SEVEN, .................................................................................................. 35 III. Pour les utilisateurs de Mac, .......................................................................................................................... 36 5. Comment partager les documents dmatrialiss ......................................... 38 I. Partage avec les collaborateurs du cabinet ................................................................................................. 38 Partage en rseau ............................................................................... 38 o Partage en rseau Windows ............................................................... 38 o Documents destins tre emports, modifis, crs en mission ............ 40 o Partage en rseau Mac ...................................................................... 40 II. Accs distance et gestion des documents dmatrialiss. .................................................................... 43 o Les logiciels daccs distance. .......................................................... 44 o Les VPN, rseaux virtuels privs ......................................................... 44 III. Partage avec les clients. ................................................................................................................................... 45 6. Les GED ................................................................................................. 47 7. CAHIER DES CHARGES de la dmatrialisation ............................................ 48 8. Comment mettre en oeuvre la dmatrialisation. ......................................... 58 I. Planning ............................................................................................................................................................... 59 II. Analyse besoins / choix de l'outil ............................................................................................................... 61
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Analyse existant besoins.................................................................... 61 Choix de l'outil .................................................................................... 61 III. Installation / paramtrage................................................................................................................................ 62 Dfinition de l'architecture des dossiers .................................................. 62 o Installation/paramtrage ................................................................... 63 IV. Procdures ......................................................................................................................................................... 64 Cration d'un dossier ........................................................................... 64 Organisation / Utilisation ...................................................................... 64 Formation .......................................................................................... 64 Guide collaborateurs (formation) ........................................................... 65 Guide clients ...................................................................................... 65 V. Transfert ............................................................................................................................................................. 65 Traiter l'historique ou repartir au fil de l'eau ............................................ 65 Mise en place. .................................................................................... 66 Document en entre ............................................................................ 66 Documents produits............................................................................. 67 Classement et rfrencement dans la GED .............................................. 68 Missions l'extrieur ........................................................................... 68 VI. GO LIVE ............................................................................................................................................................. 68 Dploiement ....................................................................................... 68 VII. Suivi de la bonne application des procdures. ............................................................................................ 69 9. Quelques exemples dorganisation ............................................................. 69 10. LA GED PARFAITE.................................................................................... 70 11. Partenaires ............................................................................................. 72

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Si linformatique en entreprise est depuis longtemps associe un objectif de zro papier , force est de constater que cela ressemble plus un vu pieu qu la ralit, mme si cela continue tre annonc priodiquement. En fait, cest plutt leffet inverse que lon constate au quotidien : chaque personne implique dans llaboration dun document informatique, la rdaction dun compte-rendu ou dun rapport, par exemple, passe par limpression papier aux tapes cls de contrle et de relecture. Avant sa diffusion, qui se fera souvent sous forme papier, le document aura dj t imprim un nombre considrable de fois, ne serait-ce que pour vrifier la faon dont les paragraphes se positionnent dans la page. Cela met en exergue la faiblesse majeure de la dmatrialisation du papier car le document est moins bien apprhend, aussi bien dans son ensemble que dans ses dtails ; une autre observation est que nous nous surprenons faire des fautes dorthographe grossires dans un courrier lectronique alors que nous ne les faisons pas en rdigeant une lettre.

Face ce constat, la dmatrialisation a pour objectif dapporter de la souplesse l o le papier est au contraire extrmement fig : circulation de linformation quasi instantane quelle que soit la distance, possibilit deffectuer des recherches sur plusieurs millions de documents laide de mots-cls, scurisation de laccs un groupe de documents, voire un document lui-mme, etc. Les experts-comptables se sont engags dans la voie de la dmatrialisation en tant lune des premires professions crer un portail dclaratif traitant des flux dinformations fiscales et sociales dmatrialiss. Face lexplosion de nos botes aux lettres lectroniques et de nos disques durs, il nous a sembl intressant daborder pragmatiquement le sujet de la dmatrialisation qui touche lensemble de notre profession. Ce guide, ralis par les membres de la commission informatique dECF na pas pour vocation de donner LA solution pour les cabinets dsireux de sengager dans la voie de la dmatrialisation, ou damliorer leur organisation de flux dmatrialiss.

Il est plus particulirement conu pour aider nos consurs et confrres mieux comprendre les diffrents aspects de la dmatrialisation et dcrire les techniques et solutions les plus courantes, afin de leur permettre datteindre les objectifs quils se sont fixs, et damliorer la vie du cabinet au quotidien. Nous esprons quil sera galement une aide dans le cadre de la comprhension des systmes et quil permettra le meilleur choix lors de lanalyse des diffrentes offres des partenaires.

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1. Qu'est ce que la dmatrialisation ?

La dmatrialisation a pour objet de grer de faon totalement lectronique des donnes ou des documents mtier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs ) qui transitent au sein du Cabinet, notamment dans le cadre dchanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs ). La dmatrialisation, cest le remplacement des documents papier par des documents lectroniques, tape permettant d'envisager la mise en uvre du fameux "bureau sans papier". Dmatrialiser un document consiste le transformer en l'inscrivant sur un support lectronique. Ainsi, l'information de gestion, qui tait stocke et diffuse sur support papier, devient stocke et diffuse sur support lectronique, ce qui ne supprime pas les flux physiques de biens associs aux flux de gestion. Si la dmatrialisation est bien gre, elle permet de faciliter le partage d'informations et ainsi autoriser certaines synergies (par l'augmentation par exemple de la maintenabilit) dans le cadre d'une organisation. Deux formes de dmatrialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus frquemment : Dune part, la dmatrialisation dite native qui consiste pour une entreprise recevoir directement des documents entrants sous forme de donnes ou informations numriques ;

Dautre part, la dmatrialisation de documents et courriers reus au format papier puis dmatrialiss grce des oprations plus ou moins automatises permettant de valoriser linformation et son traitement. En 2008, 51% des organisations interroges par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opration associe la dmatrialisation de ces documents reus initialement au format papier.

Il faut toutefois conserver en mmoire le fait qu'un document perd sa qualit doriginal ds linstant o il ne se trouve plus sur son support premier. Ainsi, la numrisation qui est la premire tape de larchivage sous forme lectronique de documents physiques nest quune copie par rapport loriginal papier.

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2. Pourquoi dmatrialiser ?
La dmatrialisation permet de diminuer le cot de traitement de linformation tout en fluidifiant les processus. Toutes les entreprises qui envisagent la dmatrialisation esprent optimiser plus facilement leur fonctionnement interne. Il existe actuellement une contradiction dans le fait de continuer utiliser le support papier, alors que plus personne ne peut imaginer travailler sans sa messagerie lectronique et sans internet. Les processus organisationnels bass sur des documents papier sont lents, cotent cher et sont source derreurs. Aussi, la dmatrialisation est non seulement un sujet concret mais aussi un enjeu majeur pour tout Cabinet : gain de temps, rduction de l'utilisation des imprimantes et des photocopieurs, meilleure communication en interne et l'extrieur du Cabinet, amlioration de la productivit, raction spontan des diffrents services du Cabinet.

Chaque fonction dans le Cabinet peut ainsi tirer profit de la dmatrialisation : les tches administratives sont rduites, les gains de productivit, et de rendement sont optimiss.

Remplacer le courrier postal par du courrier lectronique, en lui confrant une valeur lgale, est lun des atouts de la dmatrialisation que peut exploiter tout Cabinet. A titre d'illustration, le portail de tldclaration "Jedeclare.com" a permis la rduction du cot des envois postaux et des coursiers de nombreux Cabinets. Par ailleurs, en supprimant lusage du papier, la dmatrialisation reprsente une technologie structurellement protectrice de lenvironnement, donc favorable au dveloppement durable. En effet, la dmatrialisation devrait logiquement favoriser une rduction de lusage du papier, et ainsi, contribuer la prservation des espaces forestiers. La formule dmatrialisation = moins de papier = moins darbres abattus = cologie a toutes les apparences du bon sens. Notre profession est ou sera invitablement concerne par la dmatrialisation.

3. Comment dmatrialiser ?
I. Documents mis par le cabinet

Dans une entreprise, la dmatrialisation revt de nombreux aspects, et il existe vraisemblablement dans chaque organisation certains documents qui sont dj dmatrialiss. Courriers et documents bureautiques

Un nombre important de documents sont raliss avec des outils bureautiques courants
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Word Excel Open Office.

Lorsque ces documents sont enregistrs sur le systme d'information du cabinet (poste de travail, disque partag sur le rseau), ils sont dmatrialiss. Ils peuvent tre envoys sous cette forme nos partenaires (clients, fournisseurs, confrres), et stocks de la mme faon dans le systme d'information de ces tiers. La question se pose alors de savoir sil est important que ces documents puissent tre modifis ou non par le destinataire. En effet, selon le cas, nous voudrons donner la possibilit de modifier ce document notre correspondant, ou au contraire, le figer afin qu'il ne soit pas modifiable, et soit utilisable comme preuve de notre action ou de notre volont. Cration de documents dmatrialiss modifiables.

Pour crer des documents dmatrialiss modifiables, nous pouvons utiliser les applications bureautiques traditionnelles (Word, Excel). Pour les partager, nous avons notre disposition plusieurs solutions plus ou moins complexes: L'change d'e-mail Les outils collaboratifs en ligne gratuits
1. 2. Google Apps (document texte, tableur, prsentation, Formulaire, Agendas) http://www.google.com/apps/intl/fr/business/index.html DropBox ( Tous documents) https://www.dropbox.com/

les outils de partage de documents dont certains outils de GED sont pourvus ou travers des applicatifs spcifiques
1.

2.

Microsoft office 2010 + Office Web Apps http://www.microsoft.com/france/office/2010/officewebapps.mspx Microsoft Sharepoint http://technet.microsoft.com/fr-fr/windowsserver/sharepoint/bb400747.asp

Cration de documents dmatrialiss non modifiables : il existe plusieurs solutions

Contrairement ce que l'on pense, un fichier PDF est assez facilement modifiable. Pour assurer une protection au fichier PDF cr, il faudra disposer de la version commerciale d'Acrobat, l'diteur de fichiers PDF d'Adobe, ou dun autre outil offrant des fonctionnalits similaires. Dans ce cas, plusieurs options seront ajoutes lors de l'enregistrement au format PDF. Ces options permettront de protger vos documents PDF qui pourront donc tre envoys par e-mail aux destinataires, en assurant une bonne protection. o Protection par un mot de passe des documents crs avec les outils bureautiques rcents.

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Protection d'un fichier Word 2007, seul le dtenteur du mot de passe pourra modifier le fichier.

Protection d'un fichier Excel 2007, seul le dtenteur du mot de passe pourra modifier le fichier.

Convertir au format PDF le document cr

Pour convertir un fichier cr avec les outils bureautiques traditionnels en fichier PDF, il faudra dans la plupart des cas utiliser une option du logiciel dans le menu impression ou "enregistrer sous" des applications rcentes.
Menu enregistrer sous des applications Office 2010.

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L'option enregistrer sous des applications office 2007 permet la cration de documents PDF

L'option standard d'enregistrement sous PDF des applications Office 2007.

Autres applications ou outils bureautiques ne bnficiant pas de l'option enregistrer sous PDF.

Lorsque l'on utilise une application ancienne qui ne dispose pas de l'option enregistrer sous "PDF", il est toujours possible de crer des documents PDF moindre cot. Ces solutions sont galement disponibles pour complter les fonctions standard des applications Microsoft office ou Sun OpenOffice sans faire l'acquisition de la version commerciale d'acrobat. Il suffira alors de tlcharger et d'installer l'un des nombreux outils gratuits ou payants permettant de crer et d'diter des fichiers PDF.
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PDFcreator (gratuit) http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/

1. 2.

PDF 995 ( gratuit) http://www.pdf995.com/ Expert PDF 6 Converter 30, et Expert PDF 6 Professionnel 60 http://web.avanquest.com/Web_Pages/Expert_PDF/ExpertPDF_LAND.htm?gclid=CLWB6Pj8g6ACFVRm4 wodoUL6MQ

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La signature lectronique

La dmultiplication des changes de mail et de documents dmatrialiss pose le problme de l'authentification de l'metteur d'un document. La signature lectronique permet de donner un document lectronique les mmes caractristiques qu'un document papier en permettant d'authentifier l'auteur et de garantir son intgrit.

Pour cela, les conditions suivantes doivent tre runies : Authentique : l'identit du signataire doit pouvoir tre retrouve de manire certaine. Infalsifiable : la signature ne peut pas tre falsifie. Quelqu'un ne peut se faire passer pour un autre. Non rutilisable: la signature n'est pas rutilisable. Elle fait partie du document sign et ne peut tre dplace sur un autre document. Inaltrable : un document sign est inaltrable. Une fois qu'il est sign, on ne peut plus le modifier. Irrvocable : la personne qui a sign ne peut le nier.

Une signature lectronique est base sur un certificat numrique, qui possde ou non diffrents attributs permettant de signer diffrents types de documents:

Signer des e-mails Signer des documents Signer des codes de logiciels S'authentifier sur des serveurs WEB

Avant d'acqurir une signature lectronique, il conviendra donc de s'assurer des attributs dont elle dispose en fonction des usages que l'on souhaite en faire. Depuis mars 2000, la signature numrique d'un document a, en France, la mme valeur lgale qu'une signature manuscrite, conformment aux textes suivants : La loi n 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative la signature lectronique ; Son dcret d'application n 2001-272 du 30 mars 2001.

Selon ce dcret, un dispositif scuris de cration de signature lectronique doit tre certifi conforme aux exigences dfinies plus haut : Diffrents prestataires (autorits de certification ) proposent des dispositifs de signature lectronique, comme par exemple chambersign et son offre fiducio sur cl USB (130 avec la cl USB + 80 par an ). http://www.chambersign.tm.fr/produits/fiducio.jsp Emails (rgles de message, accuss de lecture, accuss de rception)

Depuis que nous utilisons les E-mails, nous dmatrialisons une partie importante de nos activits sans nous en rendre compte. En effet, grce cet outil, nous avons remplac une grande partie de nos changes courriers et fax par des changes "immatriels" ; nous nous sommes donc engags sans le vouloir dans la voie de la dmatrialisation. Cependant ce "passage" la communication dmatrialise ne va pas sans poser quelques problmes, dont les deux principaux sont:

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La multiplication des e-mails reus et le nombre de plus en plus important de messages dont il faut prendre connaissance. Le classement et la recherche des mails reus et envoys.

Il existe un certain nombre de solutions et d'outils qui permettent de pallier les inconvnients des messageries lctroniques : o Les rgles de message.

Dans la plupart des logiciels de messagerie (outllook, outlook express, thunderbird), il existe des modalits de paramtrage qui permettent de classer chaque mail qui arrive dans un dossier spcifique de la messagerie. Cela permet, de crer une "sous-bote de rception" pour chacun de vos correspondants importants, et rgler la messagerie pour que chaque message qui arrive soit directement class dans ce dossier. Les avantages sont certains : Chaque mail entrant est class dans un sous-dossier et apparat comme "non lu", vous permettant d'identifier immdiatement qui vous a crit. La bote de rception est dcharge et ne contient que des messages classer et en provenance de personnes. Cette technique est galement utile pour grer les messages entrant des listes de diffusion ou sites d'information auxquels vous tes abonns.

Pour faire simple, la messagerie examine les messages entrants et les compare aux rgles que vous avez dfinies dans le menu outils.

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Les accuss de lecture ou accuss de rception.

L'accus de rception vous informe que votre correspondant a bien reu votre mail dans sa bote de rception. La confirmation de lecture vous garantit que le message a bien t ouvert. C'est donc cette option qu'il vous faut privilgier dans la mesure du possible. Outlook et certains autres logiciels de messagerie permettent de demander au correspondant l'envoi d'un accus de lecture et/ou de rception. Malheureusement, il n'existe pas encore de standard pour cette fonction et certains logiciels (les web mails en particuliers), ne rpondent pas tous aux demandes d'AR ou d'AL. Cependant de nombreuses messageries utilisent cette fonction. Vous pouvez paramtrer votre messagerie pour qu'elle envoie avec chaque message et systmatiquement une demande d'AR ou de lecture. Vous pouvez galement paramtrer le mode de rponse de votre logiciel aux demandes d'accus de lecture (toujours, jamais, me demander).

Ou lors de l'envoi de chaque message, demander un AR ou un AL en cochant les cases correspondantes.

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Si le destinataire dispose d'un logiciel compatible, et sil a dcid de rpondre la demande d'AR ou d'AL, vous recevrez un message vous confirmant la lecture, et dans Outlook, vous pourrez partir du message d'origine vrifier les destinataires ayant confirm la rception ou la lecture.

Enfin, pour en finir avec l'organisation des messagerie, vous pouvez galement crer des rgles de message pour les mails envoys, de faon avoir dans chaque sous dossier (client, documentation, mailings liste), une copie des mails envoys ou rponses aux mails reus.

Vous pouvez aussi charger et installer dans outlook la macro partir de l'adresse suivante http://faqoutlook.fr/articles.php?article_id=82 En appliquant ces quelques astuces, vous organisez votre messagerie de faon retrouver assez facilement l'intgralit des mails envoys et reus de personnes pour lesquelles vous avez jug utile de crer un dossier, et ainsi amliorer nettement lexploitation de votre correspondance dmatrialise.
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Voir aussi http://faq-outlook.fr/ Pour optimiser l'utilisation de votre messagerie.

FAX (serveurs de fax, fax par internet).

Il existe de nombreux logiciels ou sites gratuits ou payants permettant d'envoyer ou de recevoir des mails par internet. Par dfaut, Microsoft Windows dispose d'une fonction fax, matrialise sous forme d'imprimante, qui vous permet de recevoir et d'envoyer des fax ds lors que votre ordinateur est quip d'un modem reli une ligne tlphonique).

Les fax mis et reus seront ainsi archivs sous forme numrique dans les dossiers correspondant aux FAX mis et FAX reus. A la rception de fax, vous pourrez paramtrer le logiciel pour qu'il envoie vers une imprimante les documents reus. Vous re-matrialiserez alors votre document !!!!! Une autre solution consiste s'abonner un service fax/internet. Certains sont gratuits ou partiellement gratuits. Pour envoyer un fax, vous envoyez le mail contenant ventuellement un
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document (dans certains formats standard) en pice jointe vers une adresse mail spcifique. Le service transforme ce mail en fax et l'envoie au numro de fax que vous aurez indiqu en objet. Lorsque vous recevez un fax, vous recevez en fait un mail contenant le fax en pice jointe (gnralement au format PDF).

A l'aide des fonctions de classement automatique des emails reus et mis (cf rgles de message), vous pourrez ainsi galement orienter ces fax vers un dossier spcifique, afin qu'ils soient accessibles facilement par la suite. II. Dmatrialiser les documents produits l'extrieur ou reus Email

Nous avons dj examin les possibilits offertes par la plupart des messageries et qui permettent de classer les mails ds leur arrive. La premire chose faire consiste donc crer des dossiers. Chacun des dossiers correspond, en fonction de l'organisation du cabinet, un client, un collaborateur, un dossier.

La seconde tape sera de crer des rgles de message qui permettront au logiciel de messagerie de lire chaque message entrant, et de le classer dans le dossier correspondant.

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La troisime tape, sera de crer des dossiers de recherche, favoris ou raccourcis, notamment pour les messages non lus

Cration d'un dossier de recherche avec Outlook 2007

Lors de l'arrive des messages et de la consultation de la bote de rception, la consultation des messages non lus permettra d'identifier les dossiers qui contiennent des messages non lus, et qui correspondent le plus souvent une action raliser.

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Les messages qui n'ont pas t traits par une rgle de message se retrouveront en principe dans le dossier racine de la bote de rception. Ils pourront alors, soit tre dplacs dans un autre dossier, soit simplement lus, soit supprims, mais en tout cas, ils seront en nombre nettement moins important que dans une boite de rception laisse sans paramtrage.

Dautres fonctionnalits, catgories, suivi, etc. pourront tre utilises pour remettre un classement efficace et un suivi performant des correspondances dmatrialises mises et reues. L'association de ces diffrentes astuces ( cration de dossiers, dossiers de recherche "non lus", favoris ) permettra une optimisation de l'utilisation des messageries, et rendra beaucoup de services dans le cadre des changes immatriels.

FAX

Nous avons vu que windows ou certains services internet offrent des outils pour l'mission et la rception de fax depuis un ordinateur, et permettent de stocker ces documents afin de s'affranchir de la contrainte papier. Les fax reus ou mis importants pourront tre traits et simplement, classs, dplacs ou renomms afin de pouvoir y accder plus facilement en cas de besoin ultrieur.

Courriers reus

En ce qui concerne les courriers reus, plusieurs organisations peuvent tre imagines en fonction de l'organisation et de la taille du cabinet. Cependant, il convient de distinguer les courriers lectroniques, et les courriers papier. Si les courriers lectroniques peuvent tre traits via la messagerie, puis dupliqus, dplacs, indexs l'aide des fonctions de base des systmes d'exploitation Windows, Apple ou autres, ou l'aide d'outils spcialiss (GED), les courriers papier doivent tout d'abord faire l'objet d'un traitement afin de les dmatrialiser. La dmatrialisation des documents papier incombe au scanner. Aujourd'hui, il existe de nombreux scanners, des prix accessibles, qui permettent la dmatrialisation de presque tous les documents papier afin
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dassurer

Leur stockage Leur classement Leur transmission par email Leur exploitation Leur recherche.

Lorsque qu'un cabinet souhaitera s'engager dans la voie de la dmatrialisation des documents papier, il faudra envisager l'acquisition des documents qui arrivent au cabinet, et les documents qu'il faudra acqurir en mission chez les clients. Afin de raliser ces tches de collecte de documents qui remplaceront avantageusement la photocopieuse et le classeur, il faudra investir dans diffrents types de scanneurs : Un scanneur rapide, performant, multifonction, qui restera au bureau, afin de permettre au personnel administratif (secrtariat) de numriser les documents entrants, afin de les classer et de les transmettre aux collaborateurs concerns par voie numrique. Plusieurs scanneurs portables qui permettront aux collaborateurs de scanner des documents au cours de leurs missions en clientle et afin d'alimenter leurs dossiers de travail.

L'organisation du stockage et de l'archivage des documents numriss va dpendre de la typologie du cabinet, de sa taille. On peut imaginer un classement de l'ensemble des documents entrants par la secrtaire, qui va numriser l'ensemble des documents entrants, leur donner un nom respectant la nomenclature mise en place dans le cabinet, puis les enregistrer sous une arborescence windows.
On peut imaginer plusieurs arborescences, Courriers Reus date Chaque courrier scann porte une rfrence ex: Nomdelexpediteur.pdf

Une fois ces documents scanns, ils peuvent tre adresss par voie lectronique aux destinataires concerns, qui les intgreront dans une autre classement plus spcifique lactivit (Client, DA, DP).

Fonction OCR.

Aujourd'hui, la plupart des scanners disposent d'une fonction OCR (reconnaissance optique de caractres), qui permet, outre de transformer un document papier en image numrique, de reconnatre les caractres alphabtiques et numriques contenus dans le document d'origine. L'utilit de cette fonction est de pouvoir indexer sur leur contenu les documents numriss afin de pouvoir lancer une recherche sur un contenu et retrouver le document recherch parmi un grand nombre de documents stocks.
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Les scanners qui offrent cette fonction gnrent un fichier qui correspond l'image du fichier d'origine. A cette image est associ le contenu textuel du fichier, et le tout est sauvegard dans un fichier unique. La plupart du temps, c'est le format PDF qui est utilis. Cet index texte , permet la recherche full texte dans le document, impossible avec le traitement OCR.

Ici, un document papier, scann avec la fonction OCR, qui conserve son aspect original, et qui contient galement un index texte qui permet de faire des recherches de chanes de caractre dans son contenu. La version commerciale dAcrobat permet dappliquer un traitement OCR aux fichiers pdf image , et de les rendre ainsi accessibles aux recherches full texte.

A l'aide de ces diffrentes fonctions, un cabinet pourra mettre en place une gestion des documents dmatrialiss, des documents reus. Pices et documents comptables ( factures achats, ventes, relevs de banque, etc...)

Que ce soit l'occasion des oprations de saisie ou de rvision comptable, il est de plus en plus frquent de recourir au scan plutt qu' la photocopieuse pour acqurir, transmettre et exploiter les pices comptables. Dans l'idal, les pices comptables sont scannes par le client et sont transmises au cabinet, soit par mail, soit au travers d'un systme de GED dans lequel le client peut dposer des pices comptables. SAISIE COMPTABLE

Mme si dans la pratique, ceci implique une bonne organisation, et une bonne utilisation d'un scanner du ct client, la technique consiste : Classer les diffrentes pices comptables dans un ordre dfini, et les scanner par lot, chaque lot tant numrot, et typ selon une convention tablie. (ACH_JANV_LOT1, VTE_JANV_LOT1, BQU_JANV_LOT1, DIV_JANV_LOT1 par exemple). Transmettre les fichiers transmis au cabinet.

Bien videmment, la scannrisation peut tre faite au cabinet, mais l'intrt est alors beaucoup plus limit. Lors de la rception au cabinet, les fichiers sont archivs dans la GED ou dans une arborescence Windows standard, permettant la recherche simple des LOTS, en distinguant ceux qui ont t traits de ceux qui restent traiter. Afin d'optimiser la Saisie, il sera recommand (voir indispensable) de disposer de deux crans. Sur un cran, le LOT saisir sera affich, sur l'autre cran, le logiciel
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comptable sera affich. La numrotation des pices dans le logiciel comptable reprendra le numro du LOT auquel sera rajout le numro de page de la pice concerne, ex: ACH_JANV_LOT1_5, pour la page 5 du lot 1 des achats transmis en Janvier. Ces documents scanns seront efficacement complts de classeurs Excel ou Open Office, pour les chques mis, oprations de caisse, ou autres informations difficilement transmissibles sous forme de scan ou photocopies.

Certains logiciels comptables permettent de rattacher des documents immatriels chacune des critures de faon permettre un rvision et un contrle optimis. Dans certains cas, il est mme possible de gnrer un CD qui sera remis au client, lequel disposera ainsi d'un vritable archivage de sa comptabilit. Documents du DP/DA ( statuts, emprunts, fres d'immo, factures ou pices significatives du DA) . Nous savons tous qu'une bonne rvision comptable ou qu'un bon audit suppose la vrification et la conservation pour consultation ultrieure de certaines pices ou documents. La rvision et la prparation du dossier annuel ou du dossier permanent peuvent tre ralises, soit: l'occasion de la saisie comptable sur un dossier comportant une prestation de saisie. A l'occasion de la rvision comptable dans l'entreprise ou au cabinet l'occasion de l'tablissement d'une situation ou de l'tablissement des comptes annuels. A l'occasion des missions d'audit, en intrim ou lors de la phase d'examen des comptes annuels sur les dossiers CAC.

Dans tous les cas de figure, le collaborateur du cabinet devra disposer d'un scanner, et la solution la plus simple sera sans doute l'acquisition d'un scanner portable. Aprs avoir utilis diffrents types de scanner, les membres de la commission informatique, prconisent des scanners portables: munis d'un bac d'alimentation, permettant ventuellement l'acquisition recto-verso.

Les scanners page page ne peuvent tre envisags que pour un usage assez ponctuel et limitent de ce fait l'efficacit de la dmatrialisation des documents. Pour ce type de matriel, il faut prvoir un budget d'environ 350 HT. Une fois muni de son scanner portable, le collaborateur pourra acqurir toutes les pices qu'il juge utile de conserver pour documenter son dossier. Il suffira alors de stocker le fichier sous un nom correspondant la charte du cabinet ou l'arborescence du dossier de travail. Ce peut tre par exemple, le numro de compte, la date de l'criture, le montant : EX 615500_250809_2854 (montant de 2854 du 250809 du compte 615500) , ou la rfrence au dossier annuel: EX 2D2_615500_2854 (Cycle D [charges externe], Note 2D2 contrle sur la pice de 2854 du compte 615500). Ces fichiers pourront tre rattachs au dossier de contrle annuel, soit sous forme de rfrence textuelle, soit encore mieux sous forme de lien hypertexte dans le cas d'utilisation de dossiers de travail dmatrialiss. Pour ceux qui utilisent des dossiers de contrle sous EXCEL, les liens hypertextes standard permettent de disposer d'un dossier de travail pertinent, complet, document, et adapt chaque dossier. Pour utiliser efficacement les liens hypertexte, et pouvoir dplacer les dossiers et les pices attaches, il faut respecter quelques contraintes :
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Stocker les pices et documents lis par un lien hypertexte dans un dossier "enfant" de celui dans lequel est stock le dossier de travail. EX: C:\CLIENTS\Mon_client1\Rvision\Dossier_Annuel_2009.XLS pour les diffrents dossiers de travail annuels C:\CLIENTS\Mon_client1\Rvision\2009\ pour les pices scannes ou autres fichiers lis de 2009, et les ventuels sous-dossiers C:\CLIENTS\Mon_client1\Rvision\DP\ lis , et les ventuels sous-dossiers pour les pices scannes du DP ou autres fichiers

Ne pas crer le lien hypertexte lorsque le fichier lier est dj ouvert. En effet, dans ce cas, le lien hypertexte pourrait tre mal rfrenc, et ne fonctionnera plus lors de la fermeture, puis de la r-ouverture du dossier de travail EXCEL. Indiquer le chemin et le nom du fichier, pour pouvoir retrouver le fichier dans tous les cas.

Exemple de dossier de travail dmatrialis sous EXCEL avec Lien Hypertexte, un simple clic sur le lien lance l'affichage du document li.

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Affichage partielle de l'arborescence Windows

Une autre solution consiste acqurir des logiciels spcialiss ou d'un GED qui permettent de rattacher des documents des notes de travail : Parmis les plus connus, citons: RevisAudit Audit Soft Rev'ao Revor Ged Novaxel.

Cependant, la bonne utilisation des liens hypertexte dans Excel compltera toujours efficacement ces logiciels spcialiss.

III.

Dmatrialisation de la production comptable

La plupart des outils de production comptable intgrent des fonctions de gestion de documents dmatrialiss, qui se substituent ou se combinent souvent avec bonheur aux outils spcialiss. Les Outils de production lattention des cabinets.

Les outils de production lattention des cabinets et distribus par nos partenaires disposent souvent de nombreuses fonctions permettant de faciliter la gestion de linformation dmatrialise. o Sage Coala

Loutil de production Sage Coala dispose par exemple d'une notion d'historique.

Image cran du navigateur (production comptable Sage Coala), qui permet de stocker (aprs verrouillage), des documents comptables FIN MARS, puis fin juin, puis fin aot (les documents calculs chacune des dates sont ceux qui disposent d'une pastille rouge, ils sont verrouills et sont marqus d'un cadenas.

Sage Coala dispose galement d'un outil qui permet d'attacher des documents scanns chacune des critures comptables, et ainsi de documenter la comptabilit, en amliorant ainsi la constitution et lexploitation du dossier de contrle annuel des comptes. L'un des avantages de cet outil rside dans le transport des pices et documents scanns lors de l'extraction d'un dossier vers un portable, et lors de la rcupration d'un dossier extrait vers le serveur.

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Image cran des tapes qui permettent de rattacher une pice une criture lors de la consultation des critures d'un compte.

La dmatrialisation des relevs bancaires et leur exploitation.

En attendant la signature de nombreux accords avec les tablissements bancaires et qui nous permettront de rcuprer les relevs de banque sur Jedclare.com, la solution de scannerisation des relevs et leur intgration dans un outil de production permettra de sengager dans lexploitation des flux dmatrialiss. Pour tre concret nous prendrons lexemple de ScanBank / intgr Sage COALA Ce logiciel, assiste et optimise la scannerisation des relevs bancaires papier. Il permet aussi dintgrer les critures dans la comptabilit, et bien sr damliorer la ralisation des rapprochements bancaires

production fiscale

Sage Coala dispose des mmes fonctionnalits en terme de gestion des documents fiscaux.

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production sociale

De mme, la gestion historique des tats de production sociale et bulletins de paie, permet une gestion aise et dmatrialise de ces documents.

Cegid Expert

Cegid Expert Offre des fonctions de gestion dmatrialise des documents. La mise en place dune arborescence de dossiers permettra de constituer un dossier permanent structur limage du cabinet. Mise en place

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Acquisition des donnes

Editions - Scan - Documents bureautiques Cegid permet de rattacher chaque dossier une pice dmatrialise, et de construire ainsi un dossier de travail ou permanent dmatrialis. Cegid permet galement, partir du module comptable, de rattacher un document dmatrialis une criture (facture, pice justificative significative, etc.) et ainsi de prparer et faciliter le travail de revue et de constitution du dossier de travail.
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Cegid EWS

Avec cette solution Cegid, les clients, les collaborateurs accdent aux documents auxquels leurs droits leur permettent daccder, et ceci depuis nimporte quel ordinateur connect internet. Ces droits daccs sont dfinis par utilisateur ou par documents.

Ainsi, la transmission et lexploitation des documents dmatrialiss utiles la gestion dun dossier peuvent tre ralises sans avoir se proccuper de leur transport, et depuis tout ordinateur connect. Outils de production comptable vocation des entreprises.

Nos clients sengagent galement dans la dmatrialisation, et il faut veiller leur conseiller et/ou connatre les possibilits des logiciels de production comptable utiliss par les entreprises, afin doptimiser notre collaboration. Les experts-comptables et leurs clients recherchent les moyens de produire une information comptable, fiscale et sociale fiable. Ils attendent aussi de pouvoir faire des gains de productivit. Ces gains peuvent tre raliss au travers des changes dmatrialiss entre le client et le cabinet, mais aussi entre le cabinet et les administrations. o EBP

La gamme EBP comporte notamment deux fonctionnalits qui se proposent doptimiser la relation expert-comptable / entreprise via lutilisation dinformations dmatrialises. EBP Synchro

Le cabinet travaille sur le dossier du client directement avec la Solution comptable EBP du cabinet (Dialogue ou Production) (voir ci-dessous) pendant que le client continue saisir ses critures. Une fois les modifications termines, le client synchronise les donnes pour intgrer les modifications du cabinet son dossier. Intgre aux logiciels de comptabilit EBP*, cette fonction permet de rcuprer les journaux et les critures du client, mais aussi le lettrage, les rapprochements bancaires, lanalytique et les chanciers. Le logiciel de comptabilit EBP devient une vritable passerelle dchanges permettant au cabinet de
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modifier le dossier du client pendant quil continue saisir ses critures. Le client intgre ensuite les modifications du cabinet dans son propre dossier en synchronisant simplement les donnes.

La Communication Entreprise-Expert

Le module Communication Entreprise-expert permet d'changer des donnes comptables entre la solution de production habituelle et les logiciels EBP des entreprises clientes du cabinet. Ce module est entirement paramtrable : journaux, comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires. Le cabinet peut crer autant de personnalisations que ncessaire. Chaque paramtrage et/ou personnalisation est sauvegard afin d'tre utilis facilement pour changer les dossiers clients. Le module permet galement de transfrer des donnes de gestion commerciale et de paye vers les logiciels de comptabilit.

Les tltransmissions fiscales et sociales

Les comptabilits EBP permettent ltablissement des dclarations de TVA. Les dclarations sont fournies en format PDF et en mode EDI. EBP a pr paramtr ses logiciels, afin que lexpdition des dclarations seffectue dun simple clic vers le portail dclaratif.

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Paramtrage de transmission dans les prfrences Edi du logiciel

Gnration de lEdi aprs gnration de la dclaration de TVA

Les logiciels de Paye EBP permettent galement lmission dmatrialise de la DADSU, de la DUE. Equips de ces logiciels, les clients qui souhaitent leur indpendance en termes de saisie et de production dinformation comptable, fiscale ou sociale, pourront sintgrer avec facilit dans les mthodes de traitement des flux de documents dmatrialiss mis en place dans le cabinet.

IV.

Outils Collaboratifs de production comptable

Cegid EWS

Sm@rt -Cool de Sage Coala / Ibiza software /

Sm@rt -Cool de Sage Coala

La solution Sm@rt -Cool de Sage-coala permet d'changer des donnes avec les clients partir de l'outil de production. Ces informations peuvent concerner : le Dossier Permanent (Informations gnrales, documents Pdf, Word, Excel..) la Comptabilit (Publications de journaux, des comptes et critures ; de documents Pdf, Word, Excel ... ; rception des critures saisies par le client) ; les immobilisations (liste des immobilisations, documents Pdf, ... ; actualisation des cessions par le client) ; la paye (liste des salaris, bulletins de paye, variables de payes actualisables par le client ; cration de nouveaux salaris par le client, planning des salaris...).

Cette solution de partage d'informations entre le client et le cabinet est un outil en "semi-ASP". Il permet une synchronisation des informations qui sont mises jour la demande et non pas en continu.
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La solution ncessite l'installation d'un logiciel en local sur l'ordinateur client - Les informations ne sont donc pas disponibles partir de n'importe quel navigateur Web comme pour un logiciel ASP.

Cette solution offre la possibilit d'avoir accs plusieurs exercices en ligne - informations graphiques par dfaut sur l'volution du chiffre d'affaires de la priode.

Accs la comptabilit partir des balances gnrales et auxiliaires

A partir de l'outil de production, le cabinet peut activer l'action de "publier" pour partager un document avec le client. Ce document, disponible depuis loutil de production sera publi et disponible en lecture pour le client.

Aprs synchronisation le client accs l'information publie

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4. Comment organiser, classer, retrouver les documents

I. Arborescence et outils de recherche systme

Depuis toujours, la dmatrialisation des divers documents, correspondances, dossiers de travail pose un problme li leur classement, leur archivage et surtout leur recherche. Si une bonne organisation des systmes informatiques (dossiers, sous-dossiers, nommages de fichiers), permet de rsoudre le problme du classement et de l'archivage, le casse-tte li la recherche est souvent mis en avant pour repousser la mise en place de la dmatrialisation dans les cabinets ou entreprises. Il existe pourtant dans les systmes d'exploitation modernes (XP, Vista, Severn, MAC) des outils qui permettent de rechercher et de retrouver n'importe quel fichier parmi les milliers de fichiers que peut contenir un ordinateur ou un rseau. Depuis la sortie du systme Mac OS X dont le noyau est d'origine Unix et plus particulirement depuis la version10.5, il existe un outil de recherche avance : "Spotlight". Jusqu' Windows Vista, les systmes d'exploitation Windows ne disposaient pas d'outils systme livrs avec l'ordinateur. Il fallait recourir un tlchargement d'outils gratuits dont les plus connus sont: Google Desktop Copernic Desktop Search.

Depuis Windows Vista, et depuis peu dans Windows seven, les systmes d'exploitation sont livrs avec un outil de recherche intgr. Les outils intgrs au systme ou les utilitaires tlchargeables, affichent des performances et fonctions assez similaires, et une ergonomie assez proche. En fonction des prfrences de chacun, il sera possible d'utiliser l'outil intgr ou le dsactiver pour installer l'un des outils tlchargeables. Dans tous les cas, y compris pour le Mac avec le logiciel "Spotlight", ces outils indexent la totalit des units, fichiers ou dossiers qui sont identifis comme devant tre inclus dans la base de recherche. L'indexation consiste parcourir chaque document, y identifier les mots qu'il contient, et crer une base de donnes dans laquelle chacun des mots sera rpertori en y associant les fichiers qui les contiennent et leur position dans ces fichiers. Les outils d'indexation y ajoutent des attributs, comme l'auteur, la date de cration, le destinataire, etc.. Ainsi, lorsque vous recherchez un fichier, ces outils vous permettent de retrouver le ou les fichiers qui correspondent votre requte dans le primtre de votre ordinateur ou de votre rseau local. Ces outils fonctionnent exactement comme les outils de recherche WEB. Lorsqu'un utilisateur est familiaris avec les recherches internet, il peut utiliser facilement ces outils. Primtre de l'indexation Sous Vista et sous Windows Seven, la dfinition du primtre d'indexation (panneau de configuration / options d'indexation), consiste dfinir les disques locaux, disques rseaux, dossiers ou rpertoires, et les types de fichiers qui seront ou non inclus dans l'indexation et qui constitueront donc le primtre sur lequel portera la recherche une fois l'indexation termine. L'indexation d'un disque ou dossier rseau est possible, ceci permettant donc la recherche assiste des dossiers de travail communs stocks sur un rseau priv.

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Pour des raisons de performance, il sera utile de rflchir lorganisation des disques locaux et des disques rseau. Une fois les paramtres dfinis, il faudra bien sr laisser l'ordinateur travailler pour crer sa base d'indexation. en fonction du nombre de fichiers et de disques rseau explorer ; ceci peut durer plusieurs heures et ralentir le systme. Cependant, une fois le fichier d'index cr, vous pourrez rechercher et trouver n'importe quel fichier par les mots qu'il contient, le nom du fichier, son auteur, sa date, etc. La recherche portera galement sur les e-mails et les pices jointes, le carnet d'adresses, etc. Pour effectuer une recherche simple, il suffit de cliquer sur le bouton dmarrer, puis taper un texte dans la case rechercher. Windows affiche alors une premire liste par type de documents.

Il sera souvent ncessaire d'aller plus loin, en cliquant sur RECHERCHER PARTOUT. Dans ce cas, l'explorateur s'ouvre et permet d'affiner la recherche.

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Vous pourrez par la suite affiner la recherche en slectionnant le type de document que vous recherchez, bien sr tri selon la date, son auteur, les mots cls, etc. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez encore affiner votre recherche.

CVAE et "Andr vincent" dans la case de recherche limitera sensiblement les rsultats.

Si les rsultats sont encore trop nombreux, les options de recherche avances vous permettront encore d'affiner, en limitant le primtre physique, et en ajoutant certains critres de date, mots cls, auteur, etc.

Lorsque vous effectuez une recherche depuis l'explorateur windows et depuis un dossier ou un rpertoire, la recherche est limite ce dossier et aux sous-dossiers qu'il contient. Ceci permet de limiter la recherche un dossier affect un client ou un sujet particulier. Ainsi depuis le dossier : F:/Documents/Documentation et Outils/ La recherche : nep et 240 et ecf

Donne le rsultat suivant :

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Microsoft fournit une aide dtaille sur l'utilisation de l'outil de recherche accessible depuis le ? Ou depuis ce lien Conseils pour rechercher des fichiers ...

II.

Pour les utilisateurs de Windows SEVEN,

Il est envisageable de remplacer (ou complter) loutil dindexation systme par un outil comme Copernic Desktop. Il semble en effet que Microsoft ait dgrad un nombre de fonctionnalits tel que le classement par type de documents (messagerie, fichiers, etc.).

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III.

Pour les utilisateurs de Mac,

"Spotlight" se base sur 3 indexations diffrentes : Une indexation des "critres de recherche" (nom, type, date, personne). Une indexation du contenu des fichiers dit intelligent qui se base sur des mots cls. Une indexation des "mta-donnes" propres chaque logiciel. Nimporte quelle application peut ainsi bnficier des avantages de "Spotlight". Par dfaut, Apple a intgr des plugins pour la plupart des formats dimages (jpeg, gif, bmp, png), des formats textes (txt, rtf, html), y compris des documents Word ou Excel, et des formats numriques (mp3, mp4, mov, mpeg, ).

"Spotlight"propose des fonctionnalits intressantes : "Spotlight" peut grer l'ensemble des Macs connects sur le rseau. Gestion des dossiers intelligents. "Spotlight" fonctionne en symbiose avec le "Dictionnaire" et donc avec l'encyclopdie en ligne "Wikipedia". Recherche boolenne. Possibilit d'utiliser "Spotlight" comme une calculette. Prvisualisation rapide.

Comment fonctionne "Spotlight" ? "Spotlight" analyse rgulirement en tche de fond tout ce qui se trouve sur votre disque dur et sur les Mac en rseau : applications, fichiers et dossiers, emails, images... Cette indexation est automatique et vous n'avez rien paramtrer, ni rien faire et ainsi "Spotlight" est toujours jour. En cas de cration d'un nouveau fichier, installation d'une nouvelle application, importation de nouvelles photos ou musiques, "Spotlight" le saura et mettra sa base de donnes jour. Il "scanne" tous les fichiers, emails, fiches d'adresses et fiches de rendez-vous pour indexer les "mtadonnes" qu'ils contiennent.
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Toutefois, si par cas, vous souhaitez intervenir dans les rglages des donnes que "Spotlight" doit examiner, il est possible d'intervenir dans les "Prfrences Systme".

Comment utiliser "Spotlight" ? "Spotlight" est omniprsent sur Mac OS X : vous pouvez utiliser "Spotlight" dans toutes les fentres du Finder (c'est d'ailleurs l que vous allez sans doute l'utiliser le plus), simplement en utilisant le champ "Rechercher" en haut droite des fentres du finder : Pour lancer une recherche "Spotlight" depuis toutes les fentres du Finder. Cette recherche peut tre faite soit au niveau de l'ensemble du disque dur de l'ordinateur, de l'ensemble du rseau, ou simplement sur la fentre dans laquelle on se trouve. Il est galement possible d'utiliser la comme "Mail", le"Carnet d'adresses"... technologie "Spotlight" dans d'autres applications

Vous pouvez lancer "Spotlight".... depuis la loupe dans la barre du Finder : Voici un exemple de recherche sur les mots "SNOW LEOPARD" ! Cela consiste demander "Spotlight" de lister tous les fichiers, dossiers, emails, images, applications, fiches de contacts, calendriers iCal, etc... o les mots "SNOW LEOPARD" apparaissent ! 1. Cliquer dans le logo de "Spotlight" en haut droite de l'cran. 2. Dans le champ qui apparat, taper le ou les mots de la recherche, soit : "SNOW LEOPARD". Le "Menu Spotlight" apparat ainsi :

Dans ce "Menu Spotlight", on vous donne une premire rponse "synthtique" de la recherche. "Spotlight" a list tous les lments o il y a les mots "SNOW LEOPARD". Que ce soit dans des documents, des applications, des contacts du "Carnet d'adresses", des dossiers, des emails, des images, des pages web etc Il apparat tout d'abord les derniers lments crs, utiliss ou modifis par rubriques (dfinition, applications, documents, etc.). Il convient de cliquer sur "Tout afficher" pour avoir l'ensemble des rsultats de la recherche.
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Nous obtenons alors une "fentre recherche" qui liste (dans cet exemple) 711 lments : Tous les lments trouvs par "Spotlight" sont regroups et tris selon certains critres. Comme il s'agit l d'une fentre du Finder, il est possible de la prsenter en mode "Cover Flow" par exemple, ou actionner "Coup d'oeil" sur tel ou tel lment. Il est galement possible d'utiliser le menu "Action" (roue crante) pour modifier les critres de rangement et de prsentation. Si les recherches n'aboutissent pas, il est possible que la base de donnes de "Spotlight" soit corrompue. Il convient alors de rinitialiser "Spotlight".

5. Comment partager les documents dmatrialiss

I. Partage avec les collaborateurs du cabinet Partage en rseau o Partage en rseau Windows

Dans le cabinet, et sans recours des outils spcialiss, il est assez simple de partager les documents avec les collaborateurs. Le premier niveau de partage avec les collaborateurs consiste mettre en rseau un certain nombre de documents accessibles lensemble des collaborateurs. Mme si la gestion des droits nest pas aussi fine que celle qui est offerte par les outils spcialiss, le partage de dossiers de Windows permettra aux petits cabinets de mettre en place une organisation de partage moindre cot. La premire tape consistera dfinir une organisation du disque dun serveur qui permettra au mieux, en fonction du mode de fonctionnement du cabinet, de dfinir des droits daccs via linterface Windows. http://www.commentcamarche.net/contents/configuration-reseau/partage-fichiers.php3

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Les collaborateurs autoriss pourront ainsi consulter ou modifier les documents inclus dans le dossier et les sous-dossiers viss. Ceux qui ne sont pas autoriss ne pourront y accder. Bien sr cette mthode est limite et doit tre utilise avec beaucoup de prcautions, notamment lors de dplacements en clientle. Cette solution est adapte aux petites structures, dans lesquelles chaque collaborateur est lunique architecte des dossiers quil gre. On peut donc imaginer une organisation du type : Dossiers client Client XX Client YY Juridique Paie Compta 2008

2009 2008 Dossier annuel Pices et justificatif courriers reus courriers envoys etc. Divers

Les droits peuvent tre par exemple dfinis comme suit :

Lexpert-comptable a accs tout (ou tout en critures seulement) Le collaborateur charg de la comptabilit a accs au dossier compta en critures et aux autres dossiers en lecteur.
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Le collaborateur de paie a accs au dossier paie en critures et aux autres en lecture.

Ainsi loccasion dun dplacement lextrieur, le collaborateur peut synchroniser son portable avec le dossier du serveur, et de retour de sa mission, faire une synchronisation dans lautre sens afin dassurer la bonne mise jour du systme dinformation. o Documents destins tre emports, modifis, crs en mission

Pour les documents destins tre emports , modifis ou crs , et sauf dans certains cas, il est conseill dutiliser les fonctionnalits des outils de production permettant dextraire sur portable tout ou partie dun dossier dans la mesure o cette partie est alors verrouille , et vite ainsi les modifications simultanes et non coordonnes.

Nous avons vu que les outils de production se chargeaient assez bien de permettre laccs tous les documents attachs loutil de production, et ceci en fonction des droits de chacun des collaborateurs. Nous trouvons des fonctions de ce type dans les outils. Ibiza Software Cegid / Quadratus Sage Coala.

Les outils de gestion des flux proposs par nos diteurs (bureau Coala, Bureau Quadratus) permettent galement le partage de correspondances lectroniques. Au-del des fonctions de ces outils quil est souhaitable dutiliser et doptimiser, il existe bien videment des outils spcialiss. Les outils de GED (gestion lectronique des documents). Le gros avantage de ces outils est de permettre une gestion standardise des documents dmatrialiss au sein du cabinet, et affranchissent en partie les utilisateurs du souci de connatre ou de disposer sur son poste du logiciel ayant cr le document, de celui didentifier son emplacement, et donc de faciliter sa recherche et son utilisation.

Partage en rseau Mac

Comme sur un PC, un Mac peut tre paramtr afin de permettre le partage de documents entre plusieurs utilisateurs sur un rseau et dans le respect des droits attribus. Connexion d'ordinateurs entre eux : il est possible de partager directement des fichiers entre plusieurs Mac. Pour commencer un partage, il convient de procder ainsi :
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a) b) c) d)

Placez les fichiers partager dans votre dossier Public. Slectionnez Prfrences Systme dans le menu Pomme. Voir la remarque n 1. Cliquez sur licne Rseau. Choisissez dans le menu local Afficher le port sur lequel le partage aura lieu (Ethernet intgr ou Airport). Voir la remarque n 2. e) Cliquez sur longlet AppleTalk. f) Cochez la case Activer AppleTalk. g) Cliquez sur Appliquer. h) Cliquez sur le bouton Tout afficher dans le coin suprieur gauche de la fentre. i) Cliquez sur licne Partage. j) Dans le champ Nom de lordinateur, saisissez le nom que vous souhaitez attribuer votre ordinateur sur le rseau. Voir la remarque n 3. k) Cliquez sur Dmarrer dans la section Partage de fichiers. Pour Mac OS X 10.2 ou ultrieur, slectionnez Partage de fichiers personnels. Rptez ce processus pour tous les ordinateurs Mac OS X sur lesquels vous souhaitez configurer des connexions de partage de fichiers. Il est possible de changer les autorisations daccs des lments de votre dossier Public. Pour changer les autorisations pour lensemble de votre dossier Public : 1. 2. Fichier. dossier. Vous pouvez utiliser les mmes tapes pour les lments du dossier Public. Il doit tre not que Mac OS X permet de partager des documents avec des systmes d'exploitation autre qu'Apple (windows par exemple). Cependant, cette option est dconseiller, car elle fragilise la conservation des donnes. En effet, celles-ci doivent alors tre sauvegardes individuellement sur tous les Mac qui constituent le rseau. Il est donc conseill d'utiliser un ordinateur ddi au seul partage des fichiers (Serveur). Se connecter ordinateur Serveur : Avec Mac OS X Server comme systme d'exploitation, vos employs peuvent plus facilement collaborer sur des projets, partager des fichiers, sauvegarder des donnes importantes automatiquement, hberger votre site web, grer les messageries email et bien davantage. Toutefois, dans le cadre de la prsente tude, seule la partie partage de fichiers retiendra notre attention. La connexion un ordinateur quip de Max OS X Server qui permet le partage dpend de deux lments : la version de Mac OS sur lordinateur qui se connecte ou ordinateur client (livre par dfaut sur tous les Mac) ; l'ordinateur qui partage les fichiers est quip de la version serveur de Mac OS X. 3. 4. Slectionnez le dossier Public dans une fentre du Finder. Choisissez Obtenir des informations (ou Lire les informations) dans le menu Choisissez Autorisations dans le menu local Afficher. Il vous est maintenant possible de rgler les autorisations daccs pour le

La mise en place d'un service de partage de fichiers est relativement simple. Elle peut tre rsume ainsi : Sur l'ordinateur Serveur, commencez par crer les comptes des utilisateurs et les groupes de travail :

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Puis activez le partage en slectionnant le ou les dossiers partager (point de partage), puis en attribuant les droits de partage en fonction des utlisateurs ou des groupes.

Une fois cette tape franchie, il est alors posisble de se connecter partir de tout Mac. Le systme d'exploitation Mac dtecte la prsence d'un serveur et le fait apparatre dans la barre latrale qui figure dans chaque fentre dans la partie PARTAGES.

Il convient alors de slectionner le serveur et de cliquer sur le bouton se connecter comme qui est situ en haut droite de la fentre, puis de saisir le nom du compte et son mot de passe.
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Vous avez alors accs au(x) point(s) de partage(s).

Pour les droits d'accs et l'architecture des dossiers, se rfrer la partie traite ci-avant sous la rubrique partage en rseau Windows. L'utilisation d'un serveur de fichiers prsente l'avantage de regrouper tous les documents lectroniques dans un endroit central. Cela facilite d'autant la conservation et la scurisation des donnes car ds ce moment l, il est ais de mettre en place une premire sauvergarde sur disque miroir, une deuxime sur un disque Time Machine et enfin une troisime par le biais d'une sauvegarde en ligne sur internet.

II.

Accs distance et gestion des documents dmatrialiss.

Nous avons vu que la gestion des droits daccs par les systmes dexploitation comportait des limites, et peut comporter des risques, notamment lors de lemport de fichiers lextrieur dans la mesure o les fichiers ou dossiers concerns ne sont pas verrouills par le systme.

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Pour les petites structures, il existe, lheure o la quasi-totalit de nos clients disposent dune ligne internet haut dbit, diffrentes solutions qui vont nous permettre daccder depuis lextrieur aux documents stocks sur le rseau du cabinet, ou sur lun de ses postes de travail. o Les logiciels daccs distance.

Certains dentre eux sont gratuits et compatibles Mac (ex : teamViewer, LogMeIn), et sont destins une utilisation ponctuelle. Dautre payants (ex : TeamViewer, http://www.teamviewer.com/fr/index.aspx , GotoMyPC https://www.gotomypc.com/entry.tmpl?_sf=2&Location=fr_EUR) LogMeIn https://secure.logmein.com/FR/ pour des utilisations plus frquentes.

Connexion distante de Vende Aubervilliers via GotoMyPc

Ces logiciels permettent de se connecter, sur un poste du rseau en attente, et accder toutes les ressources auxquelles ce poste peut accder. Ce peut-tre des logiciels, des priphriques, des disques rseau, etc. La seule contrainte de ces logiciels de prise en main distance tient au fait quun seul utilisateur la fois peut se connecter sur le poste en attente. Cette solution est donc limite aux trs petites structures . Cependant, trs faciles mettre en uvre, ils peuvent rendre de trs gros services en terme de gestion dmatrialise des documents (consultation de documents en ligne, accs aux logiciels rseau, accs aux documents, etc.). o Les VPN, rseaux virtuels privs

Cette solution permet de rattacher les ressources dun rseau un poste de travail configur cet effet, afin quil dispose des ressources rseau comme si il tait prsent physiquement sur le rseau de son entreprise. A la diffrence des outils de prise de main, ils ne permettent pas de dporter les ressources du poste de travail, mais de dporter les ressources rseau de lutilisateur qui se connecte au VPN. Par contre, une connexion VPN peut-tre ouverte plusieurs utilisateurs et permet ainsi aux cabinets de taille plus importante de permettre le partage et lexploitation des documents dmatrialiss aux collaborateurs du cabinet. Pour crer un VPN, Il suffit davoir une connection internet et un accs distant client lger type TSE de Microsoft. Cration dun tunnel Vpn scuris avec un logiciel li au firewall

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Cration dun tunnel Vpn scuris avec un logiciel li au firewall

Par la suite, laccs aux dossiers Ged des clients se fait en mme temps que laccs au reste du dossier, de la mme faon quavec une connexion physique au rseau.

Accs aux documents grs par la GED CEGID depuis chez le client (image 4).

III.

Partage avec les clients.

Au del de la dmatrialisation mise en place au sein du cabinet et intgre au processus de production, lchange et le partage dinformations dmatrialises entre le client et le cabinet doivent rpondre des procdures et traitements qui sont spcifiques. Un des intrts de cette dmarche est de crer un lien supplmentaire de communication entre client et cabinet. Le constat de retour dexprience est positif. Si la mise en place demande un effort important en terme de pdagogie et de changement dorganisation, les personnes qui se servent aujourdhui de tels outils auraient maintenant du mal sen passer. Linformation mise disposition est valorise. Le cabinet utilisant des outils technologiques disponibles au travers de simples navigateurs Web apparat comme moderne et innovant.
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Il existe plusieurs types de configurations possibles, intgres directement loutil de production (SageCoala, Cegid, Quadra) ou bien indpendamment (Services WebCanon, Idylis). La configuration retenue dpendra de diffrents paramtres tels que : configuration centralise sur un site, multi sites, niveau de confidentialit et scurit attaches aux documents, modes de recherche, modes darchivages, autonomie des collaborateurs Les flux client -> cabinet ne prsentent pas de risque particulier, lexception de tracer la date de mise disposition de linformation et lidentification du publicateur. Les informations sont constitues de factures mises et reues ainsi que de fichiers de donnes le plus souvent au format txt ou xls. Les flux cabinet -> client prsentent un risque plus important compte tenu de lengagement de la responsabilit du cabinet. Aussi, en fonction de la taille et de lorganisation du cabinet, loutil doit permettre de prvoir une administration des droits et des circuits de validation (Workflow) des documents mis en ligne. Parmi les fonctionnalits nous pouvons noter : la notification des nouveauts, la dfinition de dure de vie (de visibilit) dun document lors de sa mise en ligne, la fonction de recherche selon les caractristiques des documents ou encore le contenu du document. La nature de linformation valide publie peut concerner le dossier permanent, le juridique, les lments financiers, le social, les tableaux de bord, les ditions de balances ges en Pdf

Exemple de plateforme dchange Idylis :

A linstar de Sm@rt -Cool de Sage Coala

Dautres solutions comme EWS Cegid ou IBIZA Software permettent doffrir nos clients la possibilit de consulter des documents qui leur sont destins ou de nous communiquer des documents via un portail ddi. Cest le cas du Portail EWS, Les clients ou les collaborateurs passent par le serveur dintermdiation du portail EWS pour accder aux documents qui leur sont publis. Cette publication peut tre autorise ou pas selon les clients et les documents.

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6. Les GED
Au-del dun certain niveau dexigence en terme de gestion des documents dmatrialiss, ou au-del dune certaine taille, le cabinet devra se poser la question du recours un logiciel spcialis. Ces logiciels spcialiss et plus connus sous lacronyme GED, (Gestion lectronique de documents) englobent lensemble des outils et des techniques pour : dmatrialiser, classer, grer, stocker,

les documents lectroniques. La GED ou GEIDE a donc pour fonction d'organiser et de grer des informations et des documents lectroniques au sein d'une organisation. On peut distinguer la diffrents aspects de la GED : administratif (classement de documents lectroniques), bureautique (production et partage de documents de travail collaboratif), l'archivage numrique, documentaire (indexation de ressources documentaires) technique (gestion de documents techniques au format propre un mtier).

Comme nous lavons vu et dtaill, pris dans son ensemble la GEIDE (Gestion lectronique de lInformation et des Documents de lEntreprise ) ou GED concerne des domaines aussi pars que les outils de messagerie instantane, les portails Web, la gestion des calendriers des individus (organisation dune runion par exemple) ou des ressources matrielles (rservation dune salle pour cette mme runion), la gestion automatise des processus mtiers ( workflow ), ainsi que lalimentation et utilisation dun entrept de donnes ( datawarehouse , datamining ). Et cette numration nest pas exhaustive

Cependant, dans notre profession comme dans beaucoup dautres, on assimile la GED un logiciel dont les fonctions principales seront : lacquisition, Le stockage/ larchivage, La restitution,

Des documents dmatrialiss crs dans lentreprise, ou reus par cette dernire. Comme ctait le cas il y a quelques annes pour le choix des organisations dentreprise, logiciels de production ou de gestion comptable et financire, le choix dune GED revt une importance telle quil peut, soit permettre le dveloppement de lentreprise et lamlioration de la qualit de ses services, soit entraner de forts dsagrments et surcots. Avant tout, il convient de fixer certains critres lis lorganisation du cabinet, ou limage que lon se fait de cette future organisation. Un cahier des charges devra tre tabli, dans le but de : se poser les bonnes questions, modifier ou dadapter les organisations en place, solliciter des prestataires et de comparer les offres.

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Nous vous proposons un cahier des charge sous forme de questionnaire, galement disponible au format Excel et inspir de celui trouv sur http://www.guidescomparatifs.com/iso_album/guide_ged.pdf

7. CAHIER DES CHARGES de la dmatrialisation

SEQUENCE DU CAHIER DES CHARGES 1. Projet 1.1. Lexistant prendre en compte 1.1.1. Orientation du projet Quelle est lorientation principale du projet GED ? Le travail collaboratif Lalimentation dun portail, dun intranet La dmatrialisation de documents Un stockage permanent Larchivage lgal Autre(s) : Combien y aura-t-il d'utilisateurs Simultans en moyenne ? Combien y aura-t-il d'utilisateurs Simultans en pointe ? 1.1.3. 1.1.4. Dmatrialisation Le projet doit-il permettre de dmatrialiser des documents ? Non Oui

1.1.2. Connexions clientes

Si Oui, quels sont les formats des supports dmatrialiser Papier dans un format standard (A3, A4, chques) Papier ncessitant une manipulation (livres, documents fragiles)

La capture des documents se fera-t-elle de manire : Centralise (centre de services partags) Dcentralise (captures distribues rparties sur les diffrents Sites concerns). Nombre de Sites : En mode nomade

Mixte (Centre de service partag avec capture complmentaire au niveau des Sites). Nombre de sites : 1.1.5. Gestion des fichiers Lapplication GED va-t-elle utiliser des fichiers informatiques existants ? Non Oui Les fichiers existants exploiter par la GED

Les fichiers existants exploiter par la GED sont-ils lis une application ? Non Oui

Si Oui, laquelle/lesquelles ? Bureautique CAO ERP Autre(s) :

Les fichiers crs par lapplication GED seront-ils lis une application ?
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Non Oui

Si Oui, laquelle/lesquelles ? Bureautique ERP, Logiciel de production comptable (Cegid, Sage Coala, Ibiza Software ) Autre(s) :

1.1.6. Volumtries Flux papier ou fax Quel est le volume des flux papier ou fax traiter ? Quelle est la croissance des flux papier ou fax pour les n prochaines annes ? Existe-t-il des pics (volume/priode) dactivit et quelle est leur frquence ? 1.1.7.Flux lectroniques Quel est le volume des flux lectroniques traiter ? Quelle est la croissance des flux lectroniques pour les n prochaines annes ? Existe-t-il des pics (volume/priode) dactivit et quelle est leur frquence ? 1.1.8. Mise en uvre/ Dmarrage de lapplication Faut-il importer des fichiers informatiques pour la mise en uvre de lapplication ? Si Oui : Quel est le nombre de fichiers ? Quelle est la taille disque des fichiers ? Non Oui

Faut-il importer des documents papier pour la mise en uvre de lapplication ? Si Oui : Quelle est la volumtrie des documents ? Quel est le volume total de limport ? Non Oui

Quel est le dlai maximal fix pour limportation ? Quelle est la mthode d'indexation pour limportation ? Manuelle OCR Reconnaissance automatique des types de documents Dtection de codes barres Mthode combine

1.1.8. volution des postes de travail Lcran doit-il permettre laffichage des documents en entier tout en garantissant leur lisibilit ? Non Oui Lcran actuel peut-il permettre laffichage cte cte dun document et dune autre application ? Non Non Oui Faut-il prvoir un renouvellement du parc des postes ? Non
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Oui

Si Oui, quel(s) type(s) de modification est prvoir ? Ajout dcrans Changement des crans Remplacement des units centrales

1.2. Evolutions moyen terme 1.2.1. Extensibilit du systme Quelle volution est prvisible moyen terme ? Le nombre d'utilisateurs : Le nombre de documents : Le nombre de Sites, de serveurs (rplication) : Le nombre d'applications hberges : Autre(s) :

2.1. Gestion des points dentre papier et fax 2.1.1. Cadre gnral des priphriques dacquisition Quels modes dacquisition la solution propose gre-t-elle ? Scanner Fax Photocopieur (multifonctions)

Autre(s) : La solution gre-t-elle la couleur ? Existe-t-il un module de numrisation intgre dans lapplication ? Non Oui Dtection et suppression de pages blanches Redressement de limage Gestion automatique du contraste Suppression des bordures noires Suppressions des lignes, tches, etc.

Quels traitements sur limage le module gre-t-il ?

Autre(s) : Autre(s) : Quels patchcodes (motifs semblables des codes barres) le module gre-t-il ? 2. Gestion des points dentre 2.2. Gestion des points dentre numriques 2.2.1. Donnes et documents Quels sont les formats de fichier dimage reconnus par lapplication ? Tiff Jpeg Gif Autre(s) : Quels sont les formats de documents reconnus par lapplication ? Office HTML PDF Autres ?

Comment accde-t-on aux fichiers numriques ?

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Affichage uniquement par le visualisateur livr avec la solution Reconnaissance avance par le visualisateur livr avec la solution (nombre de pages, rotation, zoom) Lancement des applications natives Autre(s) : Existe-t-il un module standard dimportation automatique de fichiers ? Non Oui Quel est le mode de fonctionnement de ce module dimportation ?

Quels sont les types de fichiers grs par lapplication ? Quelles sont les mthodes dindexation automatique proposes par lapplication ?

2.2.3. Applications Avec quelles applications la solution propose s'intgre-t-elle ? Lotus Notes / Outlook Exchange Office Gestionnaire de fichiers Windows Autre(s) : Sage Coala / Cegid / Quadratus / Ibiza Software

2.3. Interface en entre avec les outils de travail collaboratif La solution permet-elle dintgrer des documents en provenance doutils de travail collaboratif ? Non Oui

Si Oui, le(s)quel(s) ? Peut-on dcouper un document en sous-documents ? Non Oui Non Oui

Peut-on faire la fusion de modifications faites en parallle ?

Si Oui, de quelle faon cette fusion peut-elle tre effectue ? Entirement manuellement Totalement automatise Partiellement automatise Autre(s) :

Peut-on limiter la saisie des valeurs au choix dans une liste ? Non Oui

Si Oui, comment la liste des valeurs est-elle obtenue ? Par dclaration sur le serveur Par dclaration sur le poste de travail Par accs un SGBD Autre(s) :

Les listes peuvent-elles tre contextuelles ?

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Non Oui Lors de la saisie dun texte libre, peut-on limiter le type des donnes saisies ? Non Oui

Si Oui, comment ? Par famille de caractres Par nombre de caractres Par masque de saisie Autre(s) :

Lapplication propose permet-elle de faire de l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractres) ? Non Oui Quelle est la nature de la technologie OCR utilise ? Propritaire Technologie tierce

3. Vie des documents 3.1. Traitement des images 3.1.1. Modification des images Peut-on modifier un fichier contenant une image ? Non Oui Peut-on changer les caractristiques dune image ? Non Oui

Si Oui, quelles caractristiques peuvent tre modifies ? La taille La rsolution Autre(s) :

Peut-on changer le format dune image ? Non Oui

Si Oui, quels changements de formats sont possibles ? Tiff Jpeg Autre(s) :

3.2. Annotations 3.2.1. Fonctions Quels sont les types d'annotations possibles ? Texte Tampon Surlignage Dessin (rectangle) Autre(s) : Les annotations sont-elles dates ? Non Oui

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3.4. Dure de vie Peut-on attribuer une dure de vie aux documents ? Non Oui

Si Oui, sur quels critres ? Le type de fichier La famille du document La valeur dun index Autre(s) :

Peut-on grer les familles de documents de manire diffrente ? Non Oui Quel est le type de stockage des documents utilis ? Permanent Temporaire Magntique Optique Autre(s) :

4. Mode dconnect 4.1. Rplication locale La base peut-elle tre rplique ? Non Oui

Si Oui, sur quel support ? CD/DVD Fichiers sur disque magntique Format propritaire Autre(s) :

Peut-on rpliquer une partie de la base pour une activit hors-ligne ? Non Oui

4.2. Fusion / Synchronisation La solution gre-t-elle les synchronisations ? Non Oui

Quels sont les types de synchronisation possibles ? Par fusion Par crasement Par incrmentation Autre(s) :

4.3. Travail collaboratif distant Peut-on participer distance (en dehors du rseau dentreprise) ?
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Non Oui

Si Oui, de quelle manire ? Par email Par formulaire Web Messagerie instantane Autre(s) :

Peut-on tre notifi de tches effectuer ? Non Oui

5. Gestion des points de sortie 5.1. Gestion des points de sortie papier Peut-on utiliser des overlays (fusion de donnes avec un masque de document pour limpression. Exemple : documents avec mention duplicata , confidentiel ) ? Non Oui

Si Oui, peut-on paramtrer les overlays utiliser en fonction des donnes affiches ? Non Oui

Peut-on lancer une impression centralise ? Non Oui Non Oui

Peut-on interdire des impressions ?

5.2. Gestion des points de sortie numriques Peut-on effectuer des transformations la vole ? Non Oui

Si Oui, comment ? Changement de format (Word vers PDF, etc.) Fusion de contenus Utilisation de feuilles de style Autre(s) :

Dans le cas dune consultation Web, y a-t-il un ou des visualisateur(s) spcifique(s) utiliser ? Non Oui, le(s)quel(s) ?

Si Oui, le visualisateur est-il tlchargeable directement depuis la page daccueil de loutil de GED ? Non Oui
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5.3. Publication Peut-on alimenter automatiquement un intranet/extranet/portail ? Non Oui

Si Oui, comment ? 6. Scurit 6.1. Administration Quelles sont les fonctionnalits dadministration disponibles dans la solution ? Gestion des utilisateurs Gestion des familles de documents Gestion des droits daccs Autre(s) :

Ladministration de la solution ncessite-t-elle linstallation des outils d'administration sur les postes de travail ? Non Oui

6.2. Authentification La solution intgre-t-elle un annuaire ? Non Oui

Si Oui, faut-il dclarer les utilisateurs dans une base propre ? Non Oui

Peut-on utiliser un systme d'authentification tiers ? Non Oui

6.3. Restrictions d'accs La solution gre-t-elle les accs restreints ? Non Oui

Si Oui, pour quelle restriction ? Impression Consultation Annotation Modification Suppression Autre(s) :

6.4. Travail collaboratif La solution permet-elle de dfinir des rles ?

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Non Oui

Si Oui, quels sont les rles possibles ? Acteur Valideur Autre(s) :

7. Exploitation et administration 7.1. Dimensionnement 7.1.1. Stockage 7.1.2. Rseau Non Oui Non Oui Non Oui

Existe-t-il des modules dacquisition standard ?

7.1.3. Connexions clientes Combien d'utilisateurs simultans la solution gre-t-elle au maximum ? 7.2. Plate-forme 7.2.1. Prrequis Quels sont les systmes d'exploitation supports ? Unix (prciser le type et la version) Windows (prciser la version et le File System ) Autre(s) : Microsoft SQL Server MySQL Oracle Propritaire Autre(s) :

Sur quel SGBD lapplication peut-elle sappuyer ?

7.2.2. Incompatibilits Lapplication peut-elle partager ses ressources matrielles avec d'autres applications ? Non Oui Non Oui

Y a-t-il des incompatibilits connues ?

Si Oui, lesquelles ? Langue du systme dexploitation Version dun logiciel Autre(s) :

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7.3. Stockage 7.3.1. Types de supports

7.3.2. Ajout de supports de stockage Peut-on ajouter des supports de stockage pour augmenter la capacit du systme ? Non Oui

Si Oui, dans quelle limite ? 7.4. Plans de secours 7.4.1. Backup Quels lments doivent faire lobjet dune sauvegarde (fichiers, rpertoires) ? Peut-on archiver les donnes stockes par la solution ? Non Oui (Selon Quels Critres)

Si Oui, par quel mode de sauvegarde ? Complte Incrmentale Synchronise Autre(s) :

La solution est-elle associe des logiciels de sauvegarde standard ? Non Oui

Si Oui, par quel mode de sauvegarde ? 7.4.2. Restauration Comment la solution permet-elle de restaurer une configuration ? Comment seffectue la restauration des donnes ? Quel est le mode de calcul pour prvoir le temps ncessaire la restauration du systme ? Y a-t-il des risques de perte de documents ? Non Oui

Si Oui, dans quel contexte ? 7.5. Gestion des incidents Quels sont les systmes dalerte en cas dincident ? Email SMS Fax Autre(s) :

Quels sont les mcanismes en place pour la reprise sur incident ?

7.6. Mise jour La solution permet-elle dautomatiser les mises jour ?

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Non Oui Non Oui

La solution permet-elle deffectuer une mise jour chaud ?

7.7.2. Export vers une autre solution Exportation de documents Peut-on exporter les documents ? Non Oui Outil livr par lditeur Par une API Par interprtation directe des documents (spcifications de stockage fournies) Autre(s) :

Par quel(s) moyen(s) peut-on exporter des documents ?

Comment calcule-t-on le temps ncessaire lexportation de documents ? Exportation des index Peut-on exporter les index des documents ? Non Oui Outil livr par lditeur Par une API Par interprtation directe des documents (spcifications de stockage fournies) Autre(s) :

Par quel(s) moyen(s) peut-on exporter les index ?

Comment calcule-t-on le temps ncessaire lexportation des index ?

Une fois ce cahier des charges tabli, nous vous proposons de bnficier de lexprience de confrres ayant mis en place la dmatrialisation avance des flux de documents.

8. Comment mettre en oeuvre la dmatrialisation.

Pour des raisons videntes, le choix du moment pour la mise ne place dune GED se fera sur une priode calme dans lactivit du cabinet. Ceci pour permettre un dploiement serein et rationnel. La phase la plus importante sera la phase pralable au cours de laquelle toute la future organisation devra tre pense en adquation avec les caractristiques du cabinet, ses contraintes et ses priorits. Cela est gnralement loccasion dune refonte globale des procdures cabinet et dune rorganisation importante. La mise en place dune GED implique ncessairement une dmarche fort structurante, car le fonctionnement dune GED ne peut pas tre imprcis.

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I.

Planning

La mise en place d'un logiciel de GED professionnel est un travail lourd qui implique un vrai investissement des dirigeants et des quipes. Il s'agit rellement d'une revue complte de l'organisation et des mthodes de travail du cabinet et c'est pourquoi il est indispensable de dterminer au pralable : Une quipe responsable du projet Un planning d'intervention Un budget allou

L'quipe responsable du projet devra tre compose d'un associ mais aussi d'un ou plusieurs collaborateurs. Les quipes tant en gnral rticentes au changement, il n'y a pas meilleur moyen pour les convaincre de l'intrt d'un projet qu'un autre collaborateur Nous vous avons mis un exemple ci-dessous de tableau de planification (fichier excel disponible) qui valorise les temps passs internes et externes ce qui permettra de dterminer un budget global. Les chiffres indiqus dans le tableau ci-dessous sont assez proche de la ralit pour l'implantation dans un cabinet d'une 10 zaine de personnes. Dans le tableau, ne sont pas valoriss les intervenants externes volontairement car les prix peuvent beaucoup varier en fonction du prestataire et du niveau de connaissances internes au cabinet. Sur ce tableau la planification est divise en 7 diffrentes phases. Nous allons dtailler les diffrentes phases dans les chapitres suivants. L'objectif n'tant pas de donner un droul explicite et intangible de chaque phase, vu la diversit des organisations ce serait mission impossible, mais de donner les points clefs et les bonnes questions se poser dans les diffrentes tapes. Au dbut et la fin de chaque phase, il est conseill de faire une runion de synthse entre l'quipe de projet et les associs du cabinet afin de bien valider les orientations choisies. Commenons par les deux phases pralables.

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Planning de mise en uvre

Semaine 1 Phases quipe E. associs E. associs E. projet E. projet E. collaborateurs E. collaborateurs E. collaborateurs E. collaborateurs Ressource externe Initiales Cot horaire 100 100 100 60 50 50 40 60 5 3 5 5 2 3 4 choix outil comparatif Dcision 3 3 6 6 3 3 2 2 1 1 1 1 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Transfert def rgles 1 1 2 8 8 8 8 8 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 tran sfert 17 18 Go live test

Analyse - besoins analys besoin Synths e s e 5 5 5 5

Installation - paramtrage def Archi dossiers instal param

test/synthse 2 2 5 5

Procdures Cration dossier organisat

utilisat

test 1 1

Formation crat format supports ion 8 8 2 4

1 2

8 12

5 8

3 5

TOTAL TOTAL heures 8 10 20 12 12 4 2 2 14 3 20 13 10 6 56 8 20 1 04 0 1 68 0 20 1 04 0 1 04 0 240

Total cot Total cot / phase Dont : E. associs E. projet E. collaborateurs Ressource externe

680

800

1 800

960

1 080

320

160

160

1 200

220

1 520

980

800

440

3 680

640

17 520

3 280

2 040

1 840

3 520

4 120

17 520

1 000 2 280 0 0

600 1 440 0 0

400 1 440 0 0

200 3 320 0 0

1 600 920 1 600 0

200 680 800 0

0 240 800

4 000 10 320 3 200 0

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II.

Analyse besoins / choix de l'outil Analyse existant besoins

Dans un premier temps il faudra faire un tat des lieux des outils informatiques et des procdures internes et du type de missions : Quels Logiciels ? de production, de messagerie, de stockage des donnes, de gestion interne, bureautique ... Quelles procdures ? de cration d'un dossier, de relations entre les dpartements (juridique, payes, comptabilit...), de transmissions des informations entre clients / cabinet, de classement et stockage des pices (physique ou dmatrialis ?) Quelles missions ? tenue ou rvision / accompagnement ? d'exceptionnelles ou rcurrentes ? collaborateurs en dplacements ou sdentaires ?

A partir de ces constats, il sera possible de cibler des axes d'amliorations et ainsi dterminer des besoins, avec par exemple : pas d'harmonisation dans le classement des pices, difficult retrouver des documents manque de suivi dans les dossiers. Si un collaborateur a une demande d'un client, les autres intervenants ne disposent pas automatiquement de l'information ce qui peut gnrer une source de conflit avec le client les plannings sont saisis sur excel avec des risques d'erreurs et un problme de partage du fichier la transmission des pices par les clients n'est par harmonis, chaque collaborateur applique sa mthode, ce qui gnre rgulirement des pertes de documents Les pices justificatives sont conserves au cabinet, ce qui gnre beaucoup d'appels des clients pour demander des duplicata les fichiers stocks sur le serveur sont ouverts tous, il n'y a aucune confidentialit.

Pour traiter ces points de manire exhaustive, nous vous invitons consulter le paragraphe SEQUENCE DU CAHIER DES CHARGES p 48 avec un questionnaire trs complet. Choix de l'outil

Si vous avez fait une synthse crite des rponses au questionnaire p 48, il vous facilitera le choix de l'outil. Il existe un grand nombre de GED sur le march mais on distingue principalement deux types, les GED intgres et les GED autonomes. Les premires sont intgres notre outil de production, elles ont l'avantage d'tre faciles utiliser et paramtrer puisqu'elles peuvent intgrer automatiquement les informations de nos dossiers de production. Les secondes sont en gnrale plus compltes avec des fonctionnalits plus avances (OCR, recherche full texte, droits d'accs, accs distant...) mais elles sont plus difficiles mettre en place. Il faut recrer tous les dossiers, incrmenter les fichiers, paramtrer les droits d'accs ... Quel que soit votre choix, les lments importants prendre en compte : Les fonctionnalits rpondent-elles bien nos besoins ? (voir questionnaire) Quels sont les Pr-requis et la compatibilit avec nos systmes d'exploitation ? Quels cots ? (logiciel, maintenance, mise jour, matriel, mise en place) Facilit d'utilisation et interface conviviale ? Interface avec nos autres logiciels ?
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Facilit d'intgration des fichiers quelle que soit la source ? Est-ce que tous les formats de fichiers sont bien supports ? Sauvegarde, archivage et restauration simple ?

Il est conseill avant de faire votre choix d'avoir plusieurs dmonstrations et des avis de confrres utilisateurs. III. Installation / paramtrage

Pralable l'installation, il est indispensable de dterminer l'architecture des dossiers qui doit tre fige ainsi que les droits d'accs pour les diffrents groupes. Dfinition de l'architecture des dossiers

Si vous avez une bonne organisation des dossiers papier il suffit de reprendre la mme, la mise en place d'une GED ne doit pas bouleverser toute l'organisation. Ci-dessous un exemple d'architecture :

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Ci-dessous les dossiers parents

Il s'agit de la structure d'un dossier type d'un client. Tous les dossiers sans exception ont cette architecture : Nouveau Systme COMPTABILITE DEPOT PIECES DONNEES CABINET DOSSIER PERMANENT MISSIONS EXCEPTIONNELLES SOCIAL

Accs client lecture lect/crit/supp non lecture lecture lecture

Ci-dessous les sous-dossiers dtaills

COMPTABILITE DECLARATIONS Mme si une indexation automatique des documents existe et afin de garder une PIECES approche intuitive de la recherche, la rubrique DECLARATION sera dcouper en COMPTABLES dossier : TVA, IS Seules les dclarations sont copier, les documents administratifs font partis du DP, les feuilles de travail doivent rester uniquement accessibles au cabinet DEPOT PIECES Cest un dossier collaboratif qui doit permettre au client de dposer tout ou partie des lments dune comptabilit dmatrialise. Une fois le dpt effectu, un mail davertissement part lattention du collaborateur en charge DONNEES CABINET COMPTABILITE DOSSIER PERMANENT JURIDIQUE MISSION EXCEPTIONNELLE SOCIAL DOSSIER PERMANENT BANQUES EMPRUNT CONTRAT BAUX FISCAL IMMOBILIS ATIONS Il sagit de la partie cabinet du dossier client : le client ne peut y avoir accs On doit y trouver tous les documents de travail ayant permis de raliser nos missions.

Le dossier permanent inclura obligatoirement le dossier de rvision pour le bilan.

--> Echancier, contrats --> Bail immeuble, meuble, crdit bail, contrat assurance --> Lettre d'accueil, coordonnes, correspondance, redressements

--> Copie des factures d'immobilisation --> Acte juridiques signs et enregistrs JURIDIQUE (PV, cessions de part) --> Copie des actes, correspondances LITIGES relatives aux litiges --> Copie des plaquettes et liasses PLAQUETTE fiscales SOCIAL --> Adresses correspondance, codes

Installation/paramtrage

L'installation devra tre faite par l'diteur, attention bien vrifier que tous les postes clients fonctionnent bien. Le paramtrage devra se faire en collaboration avec l'diteur et l'quipe projet. Il faudra : Crer tous les droits d'accs par groupe de droit (Associs = tous droits ; Chefs de mission = tous droits sauf gestion interne ; collaborateur comptable = dossiers clients ...) Crer les identifiants en leurs affectant un groupe de droit (Associ, chef de mission, collaborateur...) Crer les structures de tous les dossiers clients (voir paragraphe prcdent)
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Paramtrer les autres options (d'indexation, d'import des fichiers, de taux de compression des images, de liaison avec les autres logiciels...) Il conviendra surtout de bien tester tous les paramtrages avec le prestataire une fois cette phase termine. IV. Procdures

Cest certainement la phase la plus laborieuse mais la plus importante. L'installation d'une GED sans la mise en place de procdures amnerait une utilisation anarchique par les collaborateurs ou une non utilisation ce qui rendrait l'investissement totalement inutile. Cration d'un dossier

A l'arrive d'un nouveau client il faut dfinir : Qui cre le dossier ? le collaborateur, le secrtariat, le juridique... Comment on cre le dossier ?(voir ex manuel de cration dossier client) en annexe Comment prvenir de la cration d'un dossier aux diffrents intervenants Voici les questions auxquelles il faudra rpondre.

Organisation / Utilisation

Il s'agit de crer un guide d'organisation avec les points suivants dfinir : Quels lments sont intgrs dans la GED ? Option 1 : Tout, c'est--dire tous les documents produits par le cabinet mais aussi les pices comptables qui seront scannes. Option 2 : Intgration partielle, c'est--dire on peut dcider de n'intgrer que les doucments produits par le cabinet ou bien uniquement le dossier permanent Option 3 : Choix en fonction du client, certains clients souhaitent un accs total l'ensemble de leurs documents numriss, d'autre non (voir si facturation supplmentaire) Qui scan les documents papier ? Option 1 : collaborateur ou centraliss chez une secrtaire la rception des pices. Il faudra dans ce cas voir, si une facturation complmentaire est applique pour les options 1 et 2 Option 2 : centraliss au secrtariat, crer un message d'alerte automatique au collaborateur une fois que les pices sont scannes (option 2 et 3) Option 3 : par le client, il faudra former le client, lui fournir un guide d'utilisation et l'quiper d'un scanner.

Quelle que soit l'option retenue, il faudra prvoir le traitement des documents papier une fois scanns (renvoi au client, archivage au cabinet...). Il faudra dterminer galement sous quel format scann (en gnral pdf) et avec quelle dfinition (si trop faible les documents risques d'tre illisibles et non reconnus par l'OCR ; si trop forte, la base va tre trop volumineuse et la GED risque de ralentir) la dfinition gnralement retenue se situe entre 150 et 250 dpi. Pour l'utilisation du logiciel, il faudra crer des guides d'utilisation collaborateurs et clients (voir exemples en annexe) Formation

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La formation est assure la plupart du temps par l'diteur qui possde ses propres supports ; il faudra nanmoins y ajouter les supports internes au cabinet (avec les diffrentes procdures) afin que la formation soit complte. Guide collaborateurs (formation)

La formation est une des cls de la russite du projet GED du cabinet. Avoir un bon outil GED et ne savoir sen servir et optimiser ses fonctionnalits est source de perte de productivit. Il faudra prvoir un administrateur de la GED, qui devra avoir une formation avance dau moins 2 ou 3 jours pour maitriser les fonctionnalits de base et avances, ainsi que les outils de maintenance. Il mettra notamment en place le plan de classement et choisira les fonctionnalits dployer par type de collaborateur. La formation initiale dun collaborateur de base sera de lordre dune demi-journe une journe. Laide en ligne du logiciel donnera les indications au niveau technique. Pour les impratifs de numrisation du cabinet : quoi scanner, quoi classer, quoi traiter et o le mettre, un petit vade me cum sera tablir. Guide clients

Si la GED est mise disposition du client, par exemple par accs Web, ou si le client dcide de squiper de la mme solution, le cabinet prvoira de mettre disposition un petit support technique et assurera une petite formation. Si le client numrise, il sera sensibilis sur limportance de la taille des fichiers, et sera donc guid pour bien paramtrer son scanner.

V.

Transfert Traiter l'historique ou repartir au fil de l'eau

Un des principaux freins la mise en place dune GED est la crainte davoir davoir davoir y incorporer lintgralit des documents du cabinet et de ses clients. Il faut balayer cette crainte dun revers de main, et mettre les choses bien au clair : Ce nest pas possible ! En tout cas pas du jour au lendemain. Se poser soi-mme ce type de limite est le meilleur moyen de ne pas avancer concrtement. Il faudra donc dfinir ici ses priorits : pour le pass et pour le prsent (le futur tant rattach par nature au prsent). Pour le pass : on pourra dcider de nintgrer que certains documents estims incontournables : par exemple les derniers statuts, les derniers comptes annuels, les contrats de travail, etc... Le dossier permanent du client sera source de lessentiel des documents anciens et importants intgrer. Pour le prsent : on aura forcment une vision plus large et intgrera ce qui dsormais remplacera tout ce qui existait dans les dossiers papier.
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En partant bien sr du postulat que la mise en place dune GED complte tout en maintenant des dossiers papier est redondant... La GED sera en principe applique au dossier annuel en cours. Les dossiers annuels papier anciens ne seront gnralement pas numriss et intgrs sauf intrt particulier. En revanche, les fichiers bureautiques et image anciens pourront tre incorpors sans difficult particulire. Une fois le logiciel implant, les procdures dfinies, les quipes formes, il ne reste plus qu' transfrer les donnes pr-existantes dans la GED. Il faudra au pralable dfinir prcisment l'emplacement des fichiers dans les dossiers de la GED. Par exemple : interdire les fichiers modifiables dans les dossiers accessibles aux clients. Deux possibilits : Bloquer un ou plusieurs jours pour tout transfrer en une fois avec l'inconvnient d'immobiliser le cabinet. La solution peut tre de mobiliser les collaboreurs un samedi en priode creuse. Laisser aux collaborateurs un dlai pour transfrer tous leurs dossiers.

La premire solution a l'avantage de permettre un dmarrage rapide mais mobilise fortement le cabinet ; arrter pendant une ou deux journes la production n'est pas toujours vident. La deuxime solution est plus douce mais il faut donner un dlai prcis au-del duquel tous les fichiers devront tre intgrs. Pendant ce dlai, l'quipe projet devra s'assurer que le transfert progresse de faon respecter l'chance. Une fois la date limite passe, il est conseill de couper les disques rseaux de stockage afin que personne n'ait la tentation de revenir l'ancien systme.

Mise en place.

Pour chaque client ou chaque type de client, ainsi que pour les documents internes du cabinet, il faudra dfinir prcisment une stratgie et un plan de classement normalis. Document en entre

Les documents en entre ont plusieurs origines distinctes, on les classera en deux parties principales : les documents numriques et ce qui ne le sont pas, donc sous forme papier.

Documents numriques : Documents image de type pdf, tif, jpg etc... Le format principal utilis tant lvidence de pdf. Emails

Fichiers bureautiques (tableur, traitement de texte, prsentations, ...) de type office (Microsoft ou Open Office) Autres fichiers divers : certificats numriques, bases de donnes, ascii etc...

Ces documents tant dj sous forme numriques, ils pourront tre classs directement dans nimporte quelle GED selon leur nature.
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Documents papier :

Il sagit des documents qui ncessitent le plus de travail parce que leur intgration dans la GED passe obligatoirement par un processus de numrisation par scanner. Le scanner est le matriel de base. Pour une bonne productivit, il sera privilgi des scanners avec chargeurs de documents. Plusieurs possibilits existent en combinant des scanners individuels sur les postes de travail et des scanners collectifs de production en rseau. Un des objectifs de la numrisation sera de veiller ce que la taille des fichiers obtenus soit la plus modeste possible. Un document papier recto A4 bien scann (en noir et blanc et rsolution de 200 DPI) ne devrait pas dpasser une trentaine de Ko. Sachant que ce seront terme des milliers, et mme dizaines de milliers de pages qui seront scannes, une simple multiplication permet de voir les consquences sur le stockage de ces images. On na gnralement pas besoin dimage la reprographie parfaite en couleur et haute rsolution, pour peser pour une page plusieurs Mga-octets, alors quun simple fichier qui na besoin que dtre lisible peut peser plus de 1000 fois moins. Une fois ces documents scanns ils rejoignent la catgorie des documents numriques pour la nouveau document obtenu. Loriginal papier devra subir lissue de la numrisation un traitement spcifique. Il sera soit purement dtruit, sil ne prsente plus aucun intrt en papier (par exemple : une note dinformation dun organisme social, une documentation technique, une publicit,...). Si loriginal doit tre conserv pour des raisons pratiques ou lgales, alors il devra tre rfrenc selon la norme du cabinet, puis class pour tre ensuite soit archiv, soit restitu au client. Hormis quelques cas exceptionnels, tel que contrle fiscal ou de mme nature, les documents papiers intgrs dans une GED ne seront plus jamais utiliss sous cette forme. Laccs pour la consultation ou lenvoi par mail ou fax se fera directement depuis la GED Le rfrencement des documents papier pourra tre effectu de diffrentes manires. Il est indispensable pour deux raisons : apporter linformation sur le document quil a dj t scann (et donc ainsi savoir que lon na pas le scanner nouveau) et lui donner une rfrence de classement que lon retrouvera en toute logique dans la GED (numro de pice comptable par exemple). Pour apposer ce rfrencement sur le document papier, certains utilisent de prfrence un crayon pour pouvoir en cas de besoin, gommer la rfrence de numrisation et prsenter loriginal sous sa forme initiale. Documents produits Il sagit de tous les documents ou fichiers produits par le cabinet, donc dans la quasitotalit des cas sous forme numrique, gnralement les formats pdf, tableur et traitement de texte. Certaines applications professionnelles de production permettent de classer automatiquement ces documents produits dans lapplication.
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Par commodit pratique ils y seront laisss, seuls quelques documents devant souvent remploys pourront tre inclus dans la GED; Classement et rfrencement dans la GED

Lacquisition des documents, leur rfrencement (nom du document selon une norme) et leur classement (selon un plan de classement normalis) sont de la plus grande importance. Un document non rfrenc et non bien class doit tre considr comme perdu. Par analogie, si on classe mal un document que lon identifie pas au fin dun autre dossier, il y a toutes les chances quon ne le retrouve pas quand on en aura besoin. Pour la GED cest le mme principe. Elle remplace le papier, et il faudra que nimporte quelle personne autorise puisse retrouver nimporte quel document. Si le classement est bien fait, on accde nimporte quel document du cabinet en moins de 5 secondes, ce qui montre ici lavantage monstrueux de la GED sur le papier, surtout quand lon sait que plusieurs personnes en mme temps peuvent le faire (mme distance si leur rseau le leur permet). Exemple de plan de classement Novaxel : Voir le plan de classement novaxel.xls

Missions l'extrieur

Le cas des missions lextrieur ne diffre gure de ce qui se passe au sein du cabinet, si ce nest que le matriel de numrisation ne pourra tre le mme (scanners dappoint ou faible encombrement). Laccs la GED sera le mme, notamment si lditeur de la GED a prvu les fonctionnalits de nomadisme. Par le nomadisme, un collaborateur peut emmener sur son ordinateur portable tout ou partie de sa base GED pour un ou plusieurs clients, y intgrer des nouveaux lments lors de son dplacement, puis de les rincorporer automatiquement dans la GED cabinet son retour. VI. GO LIVE

Une fois le projet termin, il restera l'quipe le projet d'effectuer un test complet de toutes les fonctionnalits de la GED afin de s'assurer que l'utilisation sera efficace par les collaborateurs ainsi que par les clients.

On peut conseiller de faire une fiche du type :

Tche Cration d'un nouveau dossier SCAN + indexation Accs distant TEST OK Indexation lente OK Observation RAS Rglage des paramtres du moteur d'indexation ok fait RAS

Dploiement
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Si la phase de conception de larchitecture GED et la formation sest bien droule, le dploiement ne posera pas de difficult. Une attention sera particulirement apporte aux droits attribus chaque groupe dutilisateurs. Les utilisateurs de premier niveau ne doivent pas pouvoir crer un dossier client, le modifier, le supprimer. Sils peuvent effacer (suppression de laffichage du document) des documents dans certaines arborescences, ils ne doivent pas pouvoir les dtruire (suppression physique). Les utilisateurs de niveau le plus lev doivent pouvoir tout faire, y compris la purge ou suppression des documents effacs par les utilisateurs de premier niveau. Pour des raisons pratiques, le cabinet sera souvent amen amliorer lergonomie du poste de travail sur collaborateur, avec le plus souvent un scanner individuel et deux crans (ou un cran de trs grande taille). Le double cran se justifie particulirement en prsence dune GED : il faut bien pouvoir visualiser le document de la GED, et qui donc nest plus prsent sous forme papier, en mme que lon travaille sur son application de production. Un seul cran oblige faire des basculement daffichages incessants qui deviennent vite pnible et contre productifs. Le double cran amne un confort de travail et une productivit en hausse. VII. Suivi de la bonne application des procdures.

Il faut bien faire comprendre que la GED est un outil collaboratif qui doit pouvoir tre correctement utilis par lensemble du cabinet pour appuyer tout son travail. Comme dans toutes les mises en place de projets, il est indispensable de vrifier par sondage rgulirement que les procdures sont bien respectes. On se rend vite compte que sans contrle, les rgles sont rapidements oublies, ce qui aboutit une dsorganisation annulant ainsi tout l'effet bnfique que peut apporter une GED. Il faut donc nommer un responsable des procdures qui aura pour objectif de contrler par sondage de manire rgulire l'ensemble de l'organisation. Il pourra formaliser ses sondages sur une fiche du type :
Type de sondage Format des pdf Documents non modifiables dans les dossiers partags clients Procdures de cration d'un dossier Contrle effectu 50 pices contrles sur 10 dossiers 15 dossiers vrifis Rsultats 2 scans sur 50 ont dpass 300 dpi Ok pas de documents modifiables Pb de communication entre le secrtariat et le collaborateur sur 10 dossiers Observation RAS RAS

10 nouveaux dossiers contrls

Faire une formation complmentaire aux secrtaires

Ces rapports devront tre transmis aux associs rgulirement, afin de pouvoir corriger le tir en cas de drive des procdures.

9. Quelques exemples dorganisation

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Ged EW canon cabinet de 25 personnes (Julien Tokarz 3o personnes) Ged Novaxel (Christophe Milhem 5 personnes) GED Cegid/EWS (Michel Bohdanowicz 10 personnes) Sage Coala, Outil de recherche Windows, Excel avec liens hypertexte (Philippe Muniesa 5 personnes), EBP dialogue. Mac, Excel avec liens hypertexte, Outil de recherche Spotlight (Marc Weber 5 personnes) Scan Bank et Coala (Denis Chapey 30 personnes).

10. LA GED PARFAITE

On peut se prendre rver, et mme si lon sait quune solution parfaite dans tous les domaines nexiste pas, on peut au moins tenter de dgager quelques caractristiques dun outil de gestion des documents immatriels. Intgr ou intgrable nos outils de production comptable, fiscal, social, juridique, o Permet linsertion de plusieurs documents (et de liens hypertextes) au niveau de chaque criture de la comptabilit, et dot dune partie commentaire, et de diffrents niveaux de classification ( suivre, corriger, commentaire, etc.). Permet linsertion de documents (et de liens hypertextes) au niveau de chaque information renseigne dans les outils de production fiscal, social, juridique. Permet de rattacher ou lier un mail une criture, ou une information des dossiers permanent, fiscal, social, juridique.

Utilisant des formats standard, possibilit de recours aux liens hypertexte. o Permet lutilisation de visualisateurs externes ou des associations du systme dexploitation lorsque le format du document attach nest pas prvu. Utilise des formats standard pour le stockage des documents attachs.

Dot de fonctions dimport/export assurant la prennit de lorganisation et de linvestissement du cabinet Permet lexport de la base de donnes documents dans une architecture Dossiers/sous-dossiers/fichiers, permettant leur exploitation et leur gestion indpendamment de loutil lui-mme. Permet linverse un import depuis une architecture Dossiers/sous-dossiers/fichiers, permettant une restauration complte ou un ajout. Permet lexport des liens hypertexte dans un format standard (excel par exemple), sous une forme Nom du dossier/ref/ref/ref/adresse_absolue_du_lien_hypertexte.

Prvu pour le nomadisme et lutilisation distance. o Permet le blocage temporaire de tout ou partie et la rinsertion pour mise jour dans le cas dutilisation en nomade dune partie de la base.
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Dot de diffrentes possibilits daccs distants lattention des collaborateurs et des clients (Serveur Web ddi ou non, externalis ou non, VPN, Prise de main distance), permettant tout type de structure selon ses besoins de dimensionner loutil.

Dispose de fonctions DOCR et utilise lindex des outils de recherche systme. o Utilise un moteur de recherche exploitant les outils de recherche des systmes dexploitation. Dot dun Outil de reconnaissance de caractres pour les images les plus courantes, qui sapplique en tche de fond aux documents intgrs ou faisant lobjet dun lien hypertexte.

Utilisable depuis les outils bureautiques. o Ouvert Excel, word et aux principaux outils bureautiques afin de permettre linsertion de liens hypertexte faisant rfrence aux documents issus de la GED.

Dot de fonctions de publication lattention de nos clients.

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11. Partenaires
Nous tenons enfin remercier nos partenaires informatiques pour leurs contributions, leur soutien et leur fidlit ECF. Sans leur prsence au sminaire Rflexion au Sommet et leur suivi des travaux, llaboration de ce guide naurait pas t possible.

CEGID

EBP Informatique

IBIZA Software

Jedeclare.com

NOVAXEL

SAGE

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