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Motivos de un Proyecto.
Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos
se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos.
Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:
Ambientalismo.- Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, así como el
crecimiento que este genera.
Detección de Necesidades.
Consiste en determinar que algún elemento ( procesos, equipos, personas, etc. ) no
cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al
nivel de importancia que manifieste la necesidad.
Definicion de Factibilidad.
Consiste en definir el nivel de factibilidad ( posibilidades de éxito ) para conseguir la
solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para
determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:
• Operacional.
• Técnico.
• Económico.
• Calendarización.
Documentación.
Consiste en explicar como están compuestos los manuales técnicos y de usuario del
proyecto.
Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y
fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el
desarrollo del proyecto.
Creatividad e Innovación
Innovación
Es una herramienta que permite aprovechar los cambios como una oportunidad para
generar soluciones no existentes.
Creatividad
Es el proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como herramienta la
innovación. Con la creatividad provocamos elementos nuevos cuyas características no son
conocidas.
FUENTES DE INNOVACIÓN
Inventos Inesperados
En algunas ocasiones existen sucesos extraordinarios y que no son parte de una
planeación previa, generalmente son eventos o actividades que existen pero que no se
manifiestan hasta el momento en que se les toma en cuenta.
Incongruencias
Se refiere a dar por cierto un conocimiento que en la práctica algunas veces no es así, los
conceptos que se aplican en teoría pudieran tomarse como algo contrario a lo que vemos
cotidianamente.
Necesidades o Cambios
Todas las organizaciones en el medio ambiente se encuentran en constante cambio y
alguno de ellos puede ocacionar resultados diferentes a los que comúnmente ocurren lo que
se traduce en probables necesidades y cambios.
una técnica creada con la finalidad de ayudar a definir alternativas de solución para
algunos problemas.
• Explorar el problema.
¿ Porque es así?
¿ Puede ser de otra manera?
¿ Que opciones se tienen para generar una manera diferente de ver el asunto?
Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias en una idea, situación o
concepto. La manera de utilizar esa técnica es siguiendo los pasos que se mencionan a
continuación:
El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor solución posible implica aplicar
conceptos novedosos y únicos en la solución de nuestro problema, la técnica mas utilizada
dentro del desarrollo de proyectos es la estrategia de inventiva. Se inicia con el análisis de la
situación, que equivale a la exploración del problema y posibles aspectos que intervengan e
influyan en el mismo. La segunda fase corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso
de análisis, evaluarlos y seleccionar las mejores que cumplan con el enfoque con el cual
queremos solucionar el problema.
La ultima fase toma 2 caminos que pueden ser utilizados como complementos o vías
únicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la posibilidad de diseñar
algo nuevo, o bien basar la solución en un diseño existente y mejorarlo.
Necesidades
Es uno de los pasos mas importantes del proceso de planeación. Debe existir acuerdo en
la selección de las herramientas y metodología para evitar ineficiencias que impidan al
equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo deseado.
3.- Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas.
Pasos a seguir :
• Introducción.
• Descripción de tareas.
• Duración esperada, esfuerzos estimados.
• Diagramas de Grantt y resumen del calendario.
• Responsabilidades diarias / semanales.
• Status de proyectos.
Pasos a seguir:
3.- Listar todas la fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del
equipo.
4.- Estimar duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando
los recursos asignados.
El proyecto diseñado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo, es
necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobación de los niveles
superiores. Por ej. cuando se trata de un proyecto tecnológico ( Sistema de Información )
este abarca a muchas areas estratégicas de la empresa, por lo que no seria posible si no se
esta de acuerdo en esos niveles.
Pasos a seguir:
2.- Tener juntas informales con los ejecutivos para revisar objetivos, alcance potencial y
otros factores críticos.
5.- Resolver aspectos dudosos y no comprendidos, además de discutir, sobre los recursos
necesarios.
• Operativo.
• Técnico.
• Económico.
Estudio de Factibilidad.
Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello
tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.
- Operación garantizada.
- Uso garantizado.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.
En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de
factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes:
• Operativos.
• Técnicos.
• Económicos.
Factibilidad Operativa.
Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algún tipo de actividad ( Procesos ),
depende de los recursos humanos que participen durante la operación del proyecto. Durante
esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el
objetivo y se evalúa y determina todo lo necesario para llevarla a cabo.
Factibilidad Técnica.
Factibilidad Económica.
Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la
empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el
proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos
pasos en la presentación del estudio:
• Requisitos Optimos.
• Requisitos Mínimos.
El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el
proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y
resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.
Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que
acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-
beneficio.
La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son
importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en
el mismo.
En la delimitación del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos
que intervienen dentro del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar
aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado.
Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y
concretas todos los elementos ( recursos, personal e ideas ) que son necesitados por el
proyecto para su operación optima.
Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para desarrollar el
proyecto, constan de diversas etapas que tienen que ser completadas. Dentro de un proyecto
puede haber uno o mas objetivos, los cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del
proyecto.
Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus
características, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de
ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo
deseado. esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada mas importante
dentro de un modo eficaz ( llegar al objetivo ).
Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cad actividad que permitirá
eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo
será asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido puestos a las actividades
para minimizar su impacto en el resultado final.
Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar
adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que
componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer
todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos métodos de
control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla
esta etapa son:
Esta etapa implica el desarrollo de una idea conceptual y organizada tomando en cuenta
todas las necesidades y requerimientos para formular un objetivo y las metas a cumplir. Se
consideran 3 pasos durante esta etapa:
Esta etapa se refiere a todos los pasos necesarios para adquirir el conocimiento sobre la
organización, sus aspectos mas elementales, su funcionamiento y el ambiente y variables
que lo integran, como entrevistas que representan el método mas directo y rápido para
obtener información; este proceso se lleva a cabo con los siguientes pasos:
Esta etapa representa la estructura general de los recursos que posee la organización
para el diseño de un proyecto, se consideran los datos obtenidos en la etapa anterior para
aplicarlos a la estructura actual y obtener un patrón que nos permita identificar deficiencias y
ventajas actuales en la empresa.
Se refiere a los elementos de información que son manipulados y utilizados dentro de una
empresa u organización. Estos elementos de información pueden ser automatizados,
manuales o en base a documentos.
Se refiere a definir todas aquellas aplicaciones que mejor cumplan con las características y
requerimiento de datos utilizados en una empresa. Su objetivo es minimizar el impacto que
se presenta al incorporar nuevas aplicaciones o modificar alguna existente, para definir una
arquitectura de aplicaciones se consideran los siguientes aspectos:
Esta etapa recopila todos los aspectos anteriores para generar un plan de implementacion
que involucre a todos los aspectos que tengan relación con la empresa y el proyecto,
también que permita definir una organización y calendarizacion de los esfuerzos y recursos
necesarios, así como de los costos y beneficios resultantes. Los aspectos que considera son
los siguientes:
Gerencial.
Técnico.
Usuario.
Carpeta Profesional.
Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto,
identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además que especifica
los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita.
Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas directamente con
la implementacion del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones
utilizadas para el definir el proyecto.
Carpeta Técnica.
Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto,
llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada
elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo,
garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.
Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan económico del desarrollo del proyecto y la
otra es el plan económico para implementar el proyecto ( la mas importante ). generalmente
en esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitirá a la empresa a evaluar la
posibilidad de poner en marcha la realización del proyecto.