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Contenido Tapa Contratapa Presentacin Dedicatoria Resumen Contenido Marco terico Sistema de gestin Etapas del sistema de gestin

Etapa de ideacin Etapa de planeacin Etapa de implementacin Etapa de control

Conclusiones y recomendaciones Fuentes bibliogrficas

Marco terico

SISTEMA DE GESTIN
Qu es un sistema de gestin? Un sistema de gestin es una estructura probada para la gestin y mejora continua de las polticas, los procedimientos y procesos de la organizacin. Ayuda tambin a lograr los objetivos de la organizacin mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimizacin de procesos, el enfoque centrado en la gestin y el pensamiento disciplinado. Por qu los sistemas de gestin son necesarios? Ya que las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos, significativos, entre ellos: Rentabilidad Competitividad Globalizacin Velocidad de los cambios Capacidad de adaptacin Crecimiento Tecnologa

Es asi que poder equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difcil y desalentador. Es aqu donde entran en juego los sistemas de gestin, al permitir aprovechar y desarrollar el potencial existente en la organizacin. La implementacin de un sistema de gestin eficaz puede ayudar a: Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros Mejorar la efectividad operativa Reducir costos Aumentar la satisfaccin de clientes y partes interesadas Proteger la marca y la reputacin Lograr mejoras continuas Potenciar la innovacin Eliminar las barreras al comercio Aportar claridad al mercado. El uso de un sistema de gestin probado le permite renovar constantemente su objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio. Adems tambin un Sistema de Gestin es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Es as que se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, y as se lograr en cada ciclo, obtener una mejora.

ETAPAS DEL SISTEMA DE GESTIN


Las cuatro etapas del sistema de gestin son: Etapa de Ideacin Etapa de Planeacin Etapa de Implementacin Etapa de Control

Etapa de Ideacin: El objetivo de esta etapa es trabajar en la idea que guiar los primeros pasos del proceso de creacin que se logra con el sistema de gestin propuesto.

Existen varias metodologas para lograr refinar la idea. Sin embargo, se recomienda una muy prctica:

Lluvia de ideas o Brainstorming:


Primero se debe generar el mximo de ideas para obtener un amplio espectro de posibilidades en dnde atacar. El proceso consiste en lo siguiente en que un grupo o una persona, durante un tiempo prudente (de 10-30 minutos), se enfoca en generar o lanzar ideas sin restricciones, pero que tengan cercana con el tema que se est tratando. Una vez que se tenga un listado adecuado, se procede a analizar las ideas y a pulir su cercana con lo que realmente se quiere. La idea central de este proceso es que aqu se debe definir claramente el objetivo perseguido, es decir el Qu queremos lograr. Una vez definido, se procede al Cmo lograrlo y pasamos a la siguiente etapa.

Etapa de Planeacin (Planificacin):


En este proceso, la planificacin constituye una etapa fundamental y el punto de partida de la accin directiva, ya que supone el establecimiento de sub-objetivos y los cursos de accin para alcanzarlos. En esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarn, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se asigna, el tipo de tecnologa que se necesita, el tipo de recursos que se utilizan y la clase de controles que se aplican en todo el proceso. Si bien es cierto que el proceso de planificacin depende de las caractersticas particulares de cada organizacin, como sealan Arnoldo Hax y Nicols Majluf, dentro de cualquier proceso formal de planificacin, existen tres perspectivas bsicas comunes: la estrategia corporativa, de negocios y funcional. (Vr el esquema de un proceso formal de planificacin estratgica.).

Proceso Formal de Planificacin El proceso de planificacin contiene un nmero determinado de etapas que hacen de ella una actividad dinmica, flexible y continua. En general, estas etapas consideran, para cada una de las perspectivas mencionadas, el examen del medio externo (identificacin de oportunidades y amenazas), la evaluacin interna (determinacin de fortalezas y debilidades), y concluye con la definicin de una postura competitiva sugerida (objetivos y metas). A nivel corporativo, se obtienen como resultado las directrices estratgicas y los objetivos de desempeo de la organizacin. Adems, se determina la asignacin de recursos, la estructura de la organizacin (que se necesita para poner en prctica exitosamente la estrategia definida), los sistemas administrativos y las directrices para la seleccin y promocin del personal clave. A nivel de negocios y funcional, los resultados se enmarcan en propuestas de programas estratgicos de accin y programacin de presupuestos. Estas propuestas son, finalmente, evaluadas y consolidadas a nivel corporativo.

Etapa de Implementacin (Gestin):


En su significado ms general, se entiende por gestin, la accin y efecto de administrar. Pero, en un contexto empresarial, esto se refiere a la direccin que toman las decisiones y las acciones para alcanzar los objetivos trazados. Es importante destacar que las decisiones y acciones que se toman para llevar adelante un propsito, se sustentan en los mecanismos o instrumentos administrativos (estrategias, tcticas, procedimientos, presupuestos, etc.), que estn sistmicamente relacionados y que se obtienen del proceso de planificacin. (Vase la figura: Esquema de gestin).

Esquema de Gestin

Etapa de Control:
Para este concepto se han desarrollado varias definiciones. A lo largo de su evolucin, sin embargo, todas se centran en la siguiente idea general: El control es una funcin administrativa, esencialmente reguladora, que permite verificar (o tambin constatar, palpar, medir o evaluar), si el elemento seleccionado (es decir, la actividad, proceso, unidad, sistema, etc.), est cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se esperan. Es importante destacar que la finalidad del control es la deteccin de errores, fallas o diferencias, en relacin a un planteamiento inicial, para su correccin y/o prevencin. Por tanto, el control debe estar relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medicin y cuantificacin de los resultados, la deteccin de desviaciones y el establecimiento de medidas correctivas y preventivas.

Las etapas bsicas del control


a. Establecimiento de los estndares para la medicin: Un estndar es una norma o criterio que sirve como base para la evaluacin o comparacin. Los estndares, deben ser medidas especficas de actuacin con base en los objetivos. Son los lmites en los cuales se debe encuadrar la organizacin. Se pueden definir, entre otros, estndares de cantidad, calidad, tiempo y costos.

b. Medicin del desempeo: Tiene como fin obtener resultados del desempeo para su posterior comparacin con los estndares definidos. Luego, es posible detectar si hay desvos o variaciones en relacin a lo esperado. c. Deteccin de las desviaciones en relacin al estndar establecido: Conocer las desviaciones de los resultados es la base para conocer las causas de stas. Todas las variaciones que se presenten, en relacin con los planes, deben ser analizadas detalladamente para conocer las causas que las originaron. Analizar las razones que dieron origen a las variaciones permite eficiencia y efectividad en la bsqueda y aplicacin de soluciones. d. Determinacin de acciones correctivas y preventivas Se determinan las acciones correctivas para corregir las causas de las desviaciones y orientar los resultados al estndar definido. Esto puede significar cambios en una o varias actividades, sin embargo, cabe sealar que podra ser necesario que la correccin se realice en los estndares originales, en lugar de las actividades. En trminos preventivos, es importante considerar que lo ms significativo es encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados finales cumplan con los parmetros definidos (anticiparse), y no tan slo en identificar y corregir los errores pasados

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La fiscalizacin est incluida en el proceso de gestin. La fiscalizacin describe las deficiencias e irregularidades significativas detectadas incluyendo las del control interno. Se exponen las incertidumbres y las limitaciones a las que podemos enfrentarnos al realizar un trabajo de gestin y fiscalizacin. Se debe distinguir con claridad entre lo que constituyen deficiencias en la gestin y las irregularidades presentes para el buen desempeo de cualquier labor. La fiscalizacin tambin se encarga de analizar la informacin y documentacin que hayan podido aportar los responsables de la entidad en este trmite.

Fuentes bibliogrficas (Fuente: CABRERA, E., Control [En lnea], Monografias.com, [citado en marzo de 2005) Disponible en www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml), Fuente: HAX, A. y MAJLUF, N., Estrategias para el Liderazgo Competitivo. De la visin a los resultados, Editorial Dolmen, 1997, p. 51 http://es.scribd.com/doc/47361848/11/Arnoldo-Hax-y-Nicolas-Majluf