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Foto: www.alvolante.info

5`S:

Un Mtodo Eficaz para el xito en la Organizacin y Productividad Empresarial


Erika Mateus Gaviria
Periodista Metal Actual

Mtodo y disciplina, factores esenciales hacia la calidad total.

Una empresa metalmecnica que desee alcanzar un lugar dentro del mercado mundial, debe aplicar modelos de productividad industrial, en los cuales la innovacin tecnolgica y el sentido comn trabajen de la mano, para alcanzar un mejoramiento continuo en calidad, ahorro de costos y satisfaccin del cliente.

Las 5`S, son una herramienta indispensable para la industria manufacturera, pues su aplicacin no requiere de costosas inversiones econmicas, funciona en todas las reas empresariales y tiene nfasis en la transformacin del recurso humano para la bsqueda de la excelencia. Entre sus objetivos se encuentran: eliminar lo innecesario, organizar eficazmente y optimizar el nivel de limpieza del lugar de trabajo, mejorar las condiciones y la calidad de produccin, reducir los gastos de tiempo y los riesgos de accidentes. Esta filosofa que hace parte de las gestiones de sistemas de manufactura, tuvo sus orgenes en Japn a mediados

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del siglo XX, cuando la Segunda Guerra Mundial dej como resultado, la total derrota nipona (la destruccin de dos ciudades por bombas atmicas y la escasez de recursos humanos y econmicos). La reconstruccin social, econmica e industrial de Japn, se concentra en el mejoramiento continuo o Gemba Kaizen (lugar real en japons o en palabras occidentales donde tiene lugar la accin), una combinacin de sentido comn, organizacin y disciplina. Es as como la Unin Japonesa de Cientficos e Ingenieros (JUSE) invit a varios expertos mundiales en temas industriales y administrativos a impartir charlas sobre control estadstico de procesos, entre los que se encuentra el norteamericano W. Edwards Deming, quien orient el desarrollo del mtodo de las 5`S. De est manera, los japoneses iniciaron el desarrollo de un sistema que tena como objetivo eliminar obstculos en la eficiencia de la produccin, en la que sus principales empresas (Honda, Toshiba, Sony, Toyota entre otras) aseguraron posiciones importantes en la economa mundial, el resultado de esta y otras estrategias gerenciales permiti la llegada de productos made in Japn a todos los hogares, empresas y oficinas del mundo.

Modelo Industrial 5`S Etapas


Seiri (Clasificacin y descarte) Seiton (Organizacin) Seiso (Limpieza) Seiketsu (Estandarizar) Shitsuke (Disciplinar)

Beneficios
1. Disminuye tiempo y operaciones. 2. Menor esfuerzo fsico (movimiento y traslados intiles). 3. Mayor productividad y alta calidad. 4. Trabajo en equipo y cultura organizacional. 5. Aumento de vida til de herramientas y equipos. 6. Mejora las condiciones de seguridad industrial. 7. Reduccin de costos.

Velocidad Seguridad Visibilidad del proceso Capacidad (rea libre) Simplicidad Confiabilidad (Calidad)

Atributos del Proceso

ser la base para aplicar mtodos ms importantes como Seis Sigma1, Justo a Tiempo2 o Lean Manufacturing3.

Los Cinco Pasos del Housekeeping


En su aplicacin, las 5`S deben convertirse en un hbito diario, que logre el avance hacia el bienestar laboral y personal; el empleo de este mtodo no implica que, de la noche a la maana, mejore la calidad de los productos o disminuyan los costos, esta tcnica es solo el primer paso para desarrollar sistemas productivos ms competitivos. Paradjicamente, en las empresas que han implementado este mtodo la mayor resistencia al cambio se encuentra en las oficinas, pues all

muchos de los empleados tienen sobre y dentro de sus escritorios, demasiados elementos personales, innecesarios a la hora de desarrollar la labor por la que fueron contratados, mientras que el proceso en las plantas es mucho ms sencillo. A continuacin, se describen los pasos de las 5`S para alcanzar un ambiente limpio, ordenado y agradable, que fomente el trabajo en equipo, la calidad y la excelencia. Igualmente, se describe el proceso desarrollado en la empresa Schneider Electric de Colombia, quienes adoptaron este mtodo en el 2002, al considerarla como la solucin ideal, para el complejo problema matemtico de adaptar los 8.000m2 de su planta en Cali (cerrada ese mismo ao), a la nueva sede en Bogot con la mitad del espacio.

Para el ingeniero industrial y director industrial y logstico de Schneider Electric de Colombia, Gustavo Gmez: Este mtodo es bsicamente, orden y limpieza de manera estandarizada y constante en el puesto de trabajo, su importancia radica en

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Ningn negocio que yo conozca fracas sin antes haber acumulado primero un gran montn de basura. La basura y todo lo que la acompaa, los pensamientos y los mtodos desordenados, ayudaron a causar el fracaso. Lo primero que hara seria limpiar completamente ese negocio. Henry Ford

El desorden y la suciedad reducen la calidad de la produccin.

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1. Seiri
En muchas empresas, los sitios de trabajo se convierten en exhibiciones del arte de la acumulacin. Por ello, en esta primera fase se realiza un proceso de clasificacin y descarte, es decir que todos aquellos objetos que han sido resultado de: me gusta y algn da me servir, deben pasar por un estricto cuestionamiento por parte del trabajador, para eliminar los elementos innecesarios y lograr lugares de trabajo ms seguros y productivos. Aplicacin
Lista de elementos necesarios e innecesarios: Para decidir si un objeto es til o no, se deben realizar las siguientes preguntas: Qu uso frecuentemente, ocasionalmente y que no uso?, tiene espacio para trabajar cmodamente?, encuentra fcilmente sus herramientas de trabajo? Tarjetas 5`S: Funcionan como marcadores de elementos intiles, para tomar acciones correctivas y deben contener: Nombre del elemento, cantidad, por qu se cree que es innecesario, rea de procedencia, accin para su eliminacin (desecharlo, venderlo, destruirlo, almacenarlo o moverlo a otro lugar). Realizar un informe final donde se registre el avance de este proceso.
NOMBRE DEL ARTICULO CATEGORIA

Tarjeta Roja
FOLIO N 0001 1. Maquinaria 6. Inventario en Proceso 2. Accesorios y herramientas 7. Producto Terminado 3. Instrumental de Medicin 8. Equipo de Oficina 4. Materia Prima 9. Librera y papelera 5. Refaccin 10. Limpueza o pesticidas LOCALIZACION TIPO DE COORDENADA UNIDAD DE MEDIDA VALOR $ 6. Contaminante 7. Otro

FECHA CANTIDAD RAZN

1. No se necesitan 2. Defectuoso 3. No se necesita pronto 4. Material de desperdicio 5. Uso desconocido Consideraciones especiales de almaceneje En camas de Mxima altura Ambiente a Departamento o seccin 1. Tirar 2. Vender 3. Otros 4. Mover reas de tarjetas rojas 5. Mover otro almacn 6. Regresar proveedor int o ext

Ventilacin especial Frgil Explosivo ELABORADO POR FORMA DE DESECHO

cajas C

Desecho completo Firma autorizada(s) FECHA DE DESPACHO

FECHA DE DESECHO Vender o tirar

N 0001

Beneficios
Liberacin y aprovechamiento de espacios de trabajo. Evita y controla la compra de materiales no necesarios y su deterioro. Prepara las reas de trabajo para apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos. Aumentar niveles de limpieza y orden. Mejor uso del tiempo. Disminuye los accidentes. Se encuentran las herramientas o documentos rpidamente. Los controles visuales ayudan a prevenir los defectos.

Modelo de una tarjeta 5`S, herramienta esencial en el proceso correctivo.

transporte de mano en mano hace que las herramientas no vuelvan a su sitio de origen. As mismo se puede destacar, en este sentido, los tiempos muertos del proceso en los cuales un trabajador debe esperar que otro desocupe una herramienta, porque en la empresa solo existe una de su tipo. En esta etapa, Schneider Electric realiz una revisin de cada puesto de trabajo y se clasificaron los elementos (insumos, materiales y herramientas) en necesarios e innecesarios, estos ltimos fueron introducidos en bolsas, para su identificacin se crearon las tarjetas 5`S (una para oficinas y otra para la planta), con las cuales se tomaron las acciones correctivas de este material (reubicar o desechar).

2. Seiton
El segundo paso conduce a la organizacin de los elementos que se consideraron tiles, al clasificarlos por: seguridad (evitar riesgos laborales), calidad (cuidar las herramientas) y eficacia (reducir los tiempos de bsqueda). Estos objetos se deben identificar, ubicar y disponer de acuerdo a la frecuencia de utilizacin (entre ms se use, ms cerca debe estar del operario). En un taller cuando no existe un orden de manufactura, se repite el montaje de una pieza, ya que luego de su uso es apilado en cualquier lugar del taller y no en una zona de almacenamiento, por lo cual al necesitarse de nuevo, se pierde tiempo y costos en realizar otro montaje. Lo

Un claro ejemplo que se observa en la mayora de talleres metalmecnicos, es el tiempo que pierde un operario en buscar una plantilla, el micrmetro o el calibrador, que otro empleado ha tomado y dejado en un lugar que no corresponde; el

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MINI-PLANTA

Nombre:

FOLIO

Tarjeta

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Aplicacin
Definir la organizacin del espacio (proximidad, objetos pesados fciles de coger o sobre un soporte) Establecer normas para el almacenaje: cdigo, color o nombre para cada objeto (cuadros de aviso). Determinar la cantidad exacta que debe existir en el rea. Decidir la ubicacin de los elementos de acuerdo a su uso. Crear los mecanismos para asegurar que cada herramienta vuelva a su sitio

Beneficios
Facilita el acceso rpido a los elementos de trabajo. Eliminacin de prdidas por errores. Mejor cumplimiento de las rdenes de trabajo. Aumenta la productividad de equipos y personal. El aseo se realiza con facilidad. La seguridad se incrementa por las demarcaciones. Incrementa el conocimiento de los equipos por parte de los operarios. Reduccin cansancio fsico y mental. Permite un control visual inmediato Mejora la presentacin y esttica del lugar Reduce los tiempos utilizados en cada actividad

mismo ocurre con el programador CNC, al hacer programas para piezas que ya fueron elaborados anteriormente, y todo por una falta de organizacin en la creacin de un archivo de copias. Para el desarrollo del segundo paso, Schneider eligi para cada rea un responsable o lder de aseo y orden; igualmente, cada elemento fue ubicado en su respectivo lugar (en orden de uso, cerca y al frente del operario), con la demarcacin del espacio (con pintura y letreros) que deba ocupar cada herramienta o mquina, de acuerdo a la zona establecida para su uso o almacenamiento (se asignaron etiquetas) en la planta. As mismo, se tomaron fotos del antes y el despus del proceso. Los pasillos fueron despejados y se escogi una zona de entrada y salida a la planta.

3. Seiso
Luego de desarrollar con xito los dos pasos anteriores, la limpieza diaria se convierte en mantenimiento autnomo, que permite encontrar fallas o daos de las herramientas o mquinas, solucionndolas con facilidad. Al igual, esta metodologa ofrece la oportunidad de inspeccionar, descubrir y eliminar los focos de suciedad y desorden. Debido a los golpes, la falta de mantenimiento y limpieza a las mquinas CNC, en algunas empresas metalmecnicas, son frecuentes las correcciones de los programas y datos ingresados a estos equipos.

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Aplicacin
Campaa de limpieza: En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpian todas las reas de la empresa, tanto interna como externamente. Se crea una motivacin y sensibilizacin. Planificar el mantenimiento de la limpieza: Asignar responsabilidades a cada trabajador dividiendo el rea por zonas. Est informacin se debe registrar en un grfico. Realizar un manual de limpieza: Debe incluir propsitos de la limpieza, un grfico de asignacin de reas, mapa de seguridad con los puntos de riesgo, los implementos de aseo necesarios, los horarios para esta labor y un diagrama de flujo. Implantacin de la limpieza: Retirar profundamente la suciedad (polvo, aceites, xidos, limaduras de corte, arena, pintura y cualquier material extrao). Guardar la informacin en fichas o listas para una accin correctiva.

Con la distribucin espacios, disminuyen los tiempos en los procesos y los accidentes laborales.

4. Seiketsu
En el cuarto paso, la estandarizacin del mtodo llega a niveles ms altos, aqu la empresa trabaja para implementar buenas prcticas y continuar el desarrollo diario del seiri, seiton y seiso, mediante el control visual para evitar caer en los errores productivos del pasado. Las medidas de seguridad se incrementan, pues cada trabajador, a parte de crear sus propios estndares de limpieza basados en las normas de la empresa, debe mantener la higiene y pulcritud en su propia persona, con el uso adecuado de la ropa de trabajo y elementos de proteccin. El operario no solo debe tener la indumentaria correcta, tambin tomar las medidas de seguridad adecuadas a la hora de realizar una maniobra, pues en varios talleres existen algunos riesgos en el momento de manipular materiales: el trabajador sujeta con sus manos la pieza mientras la herramienta realiza el enroscado, o se encuentra muy cerca de resistencias con altas temperaturas, al sellar bandas sin ninguna proteccin de calor. En la estandarizacin del mtodo, la compaa francesa incluy las 5`s en el manual de funciones de las personas, se ubicaron carteleras con apoyo grfico, informacin, planos de la planta con la ubicacin de las diferentes reas de trabajo y peligro (definieron por colores estas sealizaciones) y cuadros de autoevaluacin

diaria (para que cada trabajador observe su proceso). Igualmente, el personal recibi capacitaciones sobre este mtodo. Aplicacin
Establecer planes y procesos para mantener el orden y limpieza. Asignar trabajos y responsabilidades claros relacionados con el mantenimiento de los tres primeros pasos. Delimitar las reas de peligro con avisos de advertencia, y mantenimiento preventivo. Sealizar las zonas y sentidos de circulacin. Implementar planillas para controlar mantenimientos. Capacitar sobre equipos y mquinas. Carteleras con informacin sobre 5`S (requisitos de limpieza, anomalas o instrucciones y procedimientos de trabajo). Tabln de gestin visual donde se registra el avance de cada S implantada. Utilizar fotografas de cmo mantener el equipo y zonas. Auditoras.

Beneficios
Integra el aseo diario como parte del trabajo para detectar anomalas. Facilita la limpieza. Establece mtodos de prevencin para el desorden y la suciedad. Conserva la vida til de los equipos. Mejora la higiene y el bienestar fsico del empleado. Permite identificar averas con facilidad y a tiempo. Reduce y evita los desperdicios por suciedad y contaminacin. Se reduce el riesgo potencial de accidentes laborales. Aumenta la efectividad de la empresa hacia la calidad total. Evita hacer las cosas dos veces. Un ambiente ideal para trabajar. Una mejor imagen interna y externa de la empresa.

La planta de Schneider Electric, fue dividida por sectores en los cuales cada operario se hizo responsable de su equipo, al final de la jornada, cada mquina y herramienta es reubicada luego de un proceso de limpieza. Tambin se implementaron los das 5`S, en los cuales se detienen las labores por mximo una hora para realizar la limpieza de los puestos de trabajo (eliminacin de grasa, aceites o polvo). Para verificar esta limpieza se adoptaron los recorridos diarios por la planta de un lder.

Beneficios
Facilita la seguridad y desempeo de los trabajadores. Eleva el compromiso del personal con la empresa. Reduce los accidentes y riesgos laborales. Mayor responsabilidad y compromiso del personal. Mejora la productividad de la empresa y los tiempos de intervencin. Se conoce en profundidad equipos y mquinas.

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5. Shitsuke
La etapa final ha logrado instaurar las 5`S como un hbito, gracias a la autodisciplina que se convierte en una forma de vida, y que para muchos se considera el paso ms difcil de practicar, porque exige educacin y respeto a su propio ser, hacia los dems y las normas de la empresa. En el Shitsuke se mide realmente el xito del mtodo (comprobacin continua y apoyo de personal). As mismo, fortalecen la honestidad, integridad, paciencia, perseverancia y cooperacin, virtudes firmemente difundidas por la cultura japonesa. Aplicacin
Visin global de la empresa (logro de metas comunes). Crear una cultura de disciplina basada en la educacin y no el mandato (aprender haciendo). El ejemplo es el mejor maestro. Apoyo de la direccin o presidencia (recursos, apoyo, reconocimiento). Creacin de un equipo lder para la implantacin de las 5`s en la empresa. Asignacin de tiempo para la prctica del mtodo. Evaluaciones de avances en cada rea, hacer visibles los resultados. Realizar las autoevaluaciones diarias. Formulacin de planes para eliminar problemas y defectos de los lugares de trabajo. Ayudas visuales (boletines informativos, carteles, insignias)

Beneficios
Logro de metas comunes. Se crea una cultura de sensibilizacin por el cuidado de los recursos de la empresa. Incrementa la armona laboral. Crtica constructiva entre el personal de la empresa, en bsqueda de una mejor productividad. Tener en cuenta avisos, cronogramas, horarios, normas y reglamentos. Compromiso e identificacin con la empresa.

Finalmente, se implementaron las auditoras 5`S mensuales para mantener la disciplina (actualmente son evaluados en 5`S por la casa matriz cada dos aos), se establecieron premiaciones bimensuales a la seccin ms ordenada, se cre la seccin fotogrfica, Qu Tal Esto, para mostrar las situaciones inaceptables.

5`S en Colombia
Las 5`S o Housekeeping comenzaron a ser aplicadas en la industria colombiana en la dcada de los 80, cuando algunas empresas extranjeras, en especial del sector automotor, fueron ejemplo a seguir en la implementacin de mejores sistemas de produccin y manufactura, una de las empresas colombianas pioneras en emplear est metodologa es la compaa vallecaucana Carvajal S.A.

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Cmo Implementar las 5`S en la Empresa Metalmecnica


A parte de los pasos 5`S ya descritos anteriormente, una empresa PYME interesada en mejorar su gestin de productividad puede implementar este declogo: 1. Iniciar el proceso con una capacitacin. 2. Elegir un Sponsor o lder de la campaa 5`S. 3. Nombrar coordinadores y lderes de zonas o reas, responsables del orden y limpieza. 4. Trabajar la primera S, para lo cual se deben crear las fichas o tarjetas e implementar la Jornada 5`S. 5. En el desarrollo de la segunda y tercer S, anexar material grfico (carteleras y manuales) 6. Auditoras mensuales para mejorar el puntaje. 7. Reuniones diarias para anlisis del cumplimiento de las 5`S y rapidez de respuesta. 8. Implementar la autoevaluacin diaria de orden y limpieza. 9. Realizar una premiacin mensual o bimensual para destacar la labor de las diferentes zonas. 10. Crear una cultura de compromiso, respeto y disciplina en la jerarqua de la empresa.

Nombre Apsoluti de Colombia S.A.S

Valor El curso tiene una intensidad de 16 horas, su costo es de $4.500.000 para 15 personas. Asesora sobre 5`S en su empresa, el valor Ingenieros Asesores en oscila entre $100.000 y $150.000 cada hora Manufactura por persona. Programa de 5`S, capacitacin cerrada a nivel Instituto Latinoamericano nacional, el costo y horario depende de cada de la Calidad empresa. Programa cerrado de mejora continua, a nivel SGS Colombia nacional. El costo y horario depende de cada empresa. Politcnico Colombiano Diplomado presencial sobre Calidad y 5`S, Jaime Isaza Cadavid que consta de 120 horas, inscripciones abierMedelln tas a partir de diciembre.

Algunos Institutos Especializados en la Enseanza de 5`S

E- mail

info@apsoluti.com.co jose_domilopez@hotmail.com seminarios1@inlac.org.co Carolina.rojas@sgs.com econtinua@elpoli.edu.co

Actualmente en Colombia la implementacin de las 5`S, se observa en las multinacionales y grandes empresas del pas. Las pocas PYME del sector metalmecnico, que utilizan este mtodo, lo hacen algunas veces para certificarse en ISO 9000 y cumplir con las normas impuestas por las ARP. Pero las 5S es una cultura que est por adoptarse en muchos sitios afirma el ingeniero industrial, Gustavo Gmez. Por su parte, el director de Ingenieros Asesores en Manufactura, Jos Domingo Lpez, cree que: en Colombia la mayora de pequeas y medianas empresas consideran que

las 5`S, son una prdida de tiempo, y no desean reconocer las ventajas y bondades que ofrece este mtodo en un taller metalmecnico, al mejorar la seguridad industrial y el ambiente de trabajo. A la par, la cultura laboral de muchos operarios no les permite observar la importancia de la reduccin de tiempos, en el simple hecho de buscar una herramienta; pasar de cinco minutos a tan slo dos segundos, si existiera un orden.

Citas
1) Metodologa de mejora de procesos, al reducir las causas que producen los defectos. 2) Sistema de organizacin que optimiza la produccin, al hacer que la materia prima llegue justo a tiempo. 3) Tambin conocida como manufactura esbelta, es un sistema de gestin con nfasis a reducir los 8 tipos de desperdicios en productos manufacturados.

Fuentes

Capacitacin en Sistemas de Productividad


Segn el Decano de la facultad de Administracin de Empresas de la Fundacin CIDCA, Gerney Ros, este mtodo le servira a una empresa en general, porque entraramos en la ruta de hacer las cosas bien, al adoptar la poltica de los japoneses de cero defectos y lograr perfeccionar lo que hacemos, el entorno y el producto final. Pero la mejor enseanza de los japoneses es ser positivo para adecuarse a las necesidades del mercado. A su vez, el ingeniero Lpez, asegura que la implantacin de esta teora en PYME`s, les permitira aprovechar las oportunidades de competitividad y productividad que est ofreciendo el mercado globalizado. Slo se requiere de sensibilizar y capacitar a las personas que conforman la empresa para generar un cambio y mejoramiento continuo.

Gustavo Adolfo Gmez Pineda. Ingeniero Industrial de la Universidad del Valle, Especializacin, Postgrado y MBA en Gerencia de Produccin ICESI. Profesor de postgrado de Gerencia de Produccin de la Escuela de Ingeniera Julio Garavito. Director Industrial y Logstico de Schneider Electric de Colombia. gustavo.gomez@schneider-electric.com Jos Domingo Lpez Nez. Ingeniero Mecnico de la Universidad de Amrica. Director de Produccin en empresas Metalmecnicas y Director de Ingenieros Asesores en Manufactura. Jose_domilopez@hotmail.com Gerney Ros Gonzalez. Administrador de Empresas de la Universidad de Passau (Alemania), Decano de la Facultad de Administracin de Empresas de la Fundacin CIDCA. riosgonzalezgerney@gmail.com Agradecimientos a la empresa Schneider Electric de Colombia. Masaaki Imai. Cmo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo (Gemba). Editorial McGraw-Hill. ISBN 9586007987 www.bdigital.uao.edu.co - www.gestiopolis.com - www.dspace.ups.edu.ec - www. oocities.org - http://www.tuobra.unam.mx.

En Acesco el uso de las 5`S ha sido realmente productivo, ahora somos ms eficientes en nuestro trabajo, lo cual se puede observar en la agilidad y productividad de nuestras labores y la fluidez con la cual funcionan los procesos de la empresa. Adems, se cre una cultura en la cual siempre estamos analizando la organizacin de nuestros puestos de trabajo Maria Margarita Triana, Coordinadora Comercial de Acesco.

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