REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA

INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO

DISEO DE UN MODELO DE GESTIN PARA LA SECCIN DE INVENTARIO ADSCRITA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIN E INVENTARIO DE LA GERENCIA DE SUMINISTROS Y COMPRAS ESPECIALES DEL ESTADO DE CVG FERROMINERA ORINOCO C.A.

Tutor Acadmico: Ing. Ivn Turmero MSc

Autor: Br. Antonio A. Silva I. Tutor Industrial: Ing. Nairim Silva Ciudad Guayana, Febrero de 2011

INTRODUCCIN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN
METODOLOGA SITUACIN PROPUESTA

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES

INTRODUCCIN

Un Modelo de Gestin ofrece planificacin, orientacin, direccin, control y evaluacin a las actividades de trabajo que desarrollan las empresas u organizaciones para poder obtener sus productos y servicios con eficiencia, eficacia y efectividad o bien sea mantener nivel de calidad de las operaciones que se realizan dentro de la misma. La finalidad de un modelo de gestin, es hacer que el proceso se encamine completamente hacia sus objetivos, corrigendo a tiempo y sobre la marcha, en donde sea posible, las desviaciones, fallas o problemas que se puedan observar.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Seccin de Inventario no posee un modelo de gestin predeterminado a seguir con el cual medir y evaluar la gestin de los almacenes a los cuales se les realizan la operaciones de inventario y por consiguiente no tienen una estructura definida de una gestin que encamine las actividades operativas y administrativas de inventario para mantener un estndar de eficiencia, efectividad y eficacia.

En el mismo orden de ideas, podemos enumerar las carencias que hacen de la seccin de inventario un departamento dbil de gestin

Planificacin estratgica del inventario Plan de indicadores de control de gestin Planificacin estratgica de las actividades a realizarse Informe estructurado con especificaciones de las actividades realizadas, renglones inventariados en los almacenes, recomendaciones, entre otros.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

La presente investigacin busca la aplicacin de un modelo de gestin en la Seccin de Inventario del Departamento de Control de Gestin e Inventario adscrita a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado de CVG Ferrominera Orinoco C.A., para as permitir la optimizacin de sus actividades y una mejor utilizacin de los recursos.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Proponer un plan de inventario

Definir un plan de indicadores de control gestin Evaluar condiciones fsicas de los almacenes. Aplicacin de la metodologa de las 5`S.

Analizar las etapas del proceso de inventario

Diagnosticar la situacin actual de la seccin de inventario

Objetivo General

Disear un Modelo de Gestin para la seccin de inventario adscrita a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado de CVG Ferrominera Orinoco C.A.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Identificar
Presentar

Plantear

Proponer

MEJORA DE GESTIN

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
La aplicacin de un modelo de gestin permite evidenciar formalmente a travs de informes y documentos los procedimientos, instrucciones y registros que respalden cada actividad realizada teniendo de esta forma un margen a travs del cual trazar objetivos.

DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN
El siguiente trabajo de investigacin se desarroll en la seccin de inventario adscrita a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales de Estado de CVG Ferrominera Orinoco C.A., el mismo estuvo orientado a fines preventivos, con el objeto de disear e implementar un Modelo de Gestin.

METODOLOGA

Descriptiva

Exploratoria

METODOLOGA

Poblacin Se consider como poblacin todas las actividades referentes al proceso de inventario utilizado en los almacenes de la empresa, donde la responsabilidad de dichas actividades recae directamente en la seccin de inventarios.

METODOLOGA

Muestra El tipo de muestra fue de manera no probabilstico intencional, puesto que las unidades de estudio como los componentes de las mismas fueron escogidos de forma subjetiva ya que la seccin de inventarios maneja varios almacenes y se debe crear un Modelo de Gestin de forma estndar efectivo para cada uno de los almacenes.

METODOLOGA

Procedimiento Diagnstico de la situacin actual Anlisis de la causa raz del problema Identificacin de actividades productivas e improductivas Diseo de indicadores Diseo de formularios y registros Creacin de diagrama de relaciones pertinentes al proceso llevado a cabo en el inventario Propuesta de mejora continua y metodologa

SITUCIN PROPUESTA

Perspectivas de procesos internos

Perspectiva de aprendizaje/organizacin
FACTOR INTERNO

Perspectivas financieras Perspectiva enfocada al cliente

FACTOR EXTERNO

SITUCIN PROPUESTA
Reduccin de costos / Mejora de productividad Utilizacin de los activos / Estrategia de inversin

FINANCIERA Rentabilidad de clientes Adquisicin de clientes ENFOQUE AL CLIENTE Satisfaccin del empleado APRENDIZAJE / ORGANIZACIN Productividad del empleado Innovacin

Participacin de mercado Direccin

PROCESOS INTERNOS Supervisin y auditora continua

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO APLICADO A LA SECCIN DE INVENTARIO PARA PROPONER UN ESQUEMA DE SOLUCIONES

PROCESO OPERATIVO DE LA SECCIN DE INVENTARIO

NIVEL DE IMPORTANCIA DE LAS ACTIVIDADES DE LA SECCIN DE INVENTARIO

ESQUEMA DEL PLAN DE INVENTARIO PROPUESTO

PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES DE INVENTARIO EN ORDEN DESCENDENTE

Duracin N Actividad
Asistencia de 1 2 inventario Inspeccin fsica Material daado o 3 deteriorado Desincorporacin 4 para la venta Informe de control 5 de gestin

N de personas

HH requeridas

Frecuencia

promedio

TOTAL HH Mensual
Semanas al ao 52 Semanas de vacaciones 4 48 5 8 Semanas disp./ Ao Das/Semanas Hr/Da Hr disp. Ao 1920

TABLA DE CONCESIONES PARA CALCULAR EL PORCENTAJE DE OCUPACIN

Concesiones Necesidades personales Inicio laboral Hora de comida Fin de jornada laboral TOTAL 60 15 107 1 0.25 1.78 12.5 3.13 22.13 de jornada Duracin (min) 12 20 0.20 0.32 Duracin (Hr) % en base a 8 Hr 2.5 4

MUESTREO PRELIMINAR REALIZADO

Da 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Promedio diario 0,90 0,89 0,93 0,91 0,88 0,94 0,83 0,93 0,92 0,88 P 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 0,91 L.C.S 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 0,95 L.C.I 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87 0,87

DISTRIBUCIN DEL PORCENTAJE DE OCUPACIN

Actividades Productivas Improductivas Inicio de jornada laboral % 91,59 1,28 0,64 Hr 7,32 0,1 0,05

Necesidades personales
comida Fin de jornada laboral TOTAL

1,28
4,51 0,64 100

0,1
0,36 0,05 8

DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

Actividades productivas Charla de seguridad Espera productiva Actividades de inventario en almacn Actividades de inventario fuera de almacn Otro TOTAL 12,25 (14%) 91,59 = 100% 0,97 7,32 % 5,16 (6%) 12,90 (15%) 32,25 (35%) 29,03 (30%) Hr 0,41 1,03 2,57 2,32

DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES IMPRODUCTIVAS

Actividades improductivas Ausencia en el rea de trabajo Espera improductiva Inicio de jornada laboral Tiempo ineficiente Total TOTAL 1,28 = 100% 0,1 % 0 0 0,64 (50%) 0,64 (50%) Hr 0 0 0,05 0,05

DISTRIBUCIN DE CONCESIONES
Concesiones Inicio de jornada laboral Necesidades personales % 0,64 (7,5%) 1,28 (20%) Hr 0,05 0,1

Horario de comida
Fin de jornada laboral TOTAL

4,51 (65%)
0,64 (7,5%) 7,09 = 100%

0,35
0,05 0,56

QU DEBO MEDIR?

DEBERA PLANIFICAR UNA ESTRATEGIA?

DISEAR MEJORAR ACTUALIZAR

ESQUEMA DEL PLAN DE INDICADORES PROPUESTOS

CUESTIONARIO DISEADO PARA EL CLCULO DEL INDICADOR SATISFACCIN

CUESTIONARIO DISEADO PARA EL CLCULO DEL INDICADOR SATISFACCIN

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONSTRUCCIN DEL INDICADOR DE SATISFACCIN

 El estndar de satisfaccin siempre ser aceptable cuando los clculos del indicador satisfaccin sean > 50%. El estndar de satisfaccin siempre ser inaceptable cuando los clculos del indicador satisfaccin sean 50%.

1)-. Se debe mantener un punto de partida definido para poder continuar sin con el proceso sin tener que regresar luego que se est sobre la marcha, es por ello que establecer el estndar es primordial. Luego de ello, lo siguiente es hacer llegar las encuestas a respectivas personas que estn en posicin de responder cada una de las preguntas pertinentes que se expresan en la encuesta, cabe destacar que las encuestas son sencillas en las preguntas y de amplio entendimiento para una rpida respuesta, ya que las mismas poseen 5 criterios de evaluacin: Excelente, Bueno, Regular, Malo y Decadente, donde el participante podr escoger segn su razn qu calificacin le da a cada pregunta.

2)-. Luego de tener y recoger una cantidad mnima de 20 encuestas como muestra para la construccin de este indicador, se procede a visualizar en cada una con detenimiento el objetivo, a razn de poder preparar los datos para desarrollar la ecuacin propuesta exclusivamente para este indicador.

3)-. Al momento de tener las encuestas debidamente ordenadas y apiladas, se deriva a realizar la sumatoria de las respuestas obtenidas por cada criterio, de esta manera tendremos un total de respuestas por criterio y es en este punto donde se aplica la frmula propuesta que es la siguiente:
Cr= n

Cr1+Crn/5
Cr= 1

X 100%

Donde: Cr: Respuestas por criterio.

n: Cantidad de encuestas.

4)-. Con la primera operacin se obtendr una respuesta promedio por criterio, la cual luego al dividirse entre la cantidad de encuestas realizadas nos dar el nivel de satisfaccin en porcentaje, lo cual podemos comparar con el estndar y determinar si es aceptable o no. 5)-. Luego de ubicar numricamente la satisfaccin de cada caracterstica (unidad usuaria y personal de la Seccin de Inventario), se debe realizar un histograma de frecuencia, que refleje la situacin de satisfaccin de manera grfica para un mayor entendimiento. 6)-. Posteriormente se debe desarrollar la siguiente metodologa, debido a que la satisfaccin general de la Seccin de Inventario incluye la satisfaccin de la unidad usuaria y la satisfaccin del personal, se deben sumar las dos (2) variables de satisfaccin mencionadas anteriormente de la siguiente manera:

7)-. Donde St, es la satisfaccin total de la sumatoria efectuada, en el mismo orden de ideas, se debe dividir este resultado entre dos (2) para tomar un promedio de satisfaccin final de las caractersticas sumadas. Entonces se tiene:

Como resultado final, se tiene la satisfaccin promedio total de la Seccin de Inventario.

Luego de realizar estas operaciones matemticas que globalizan la satisfaccin, es necesario analizar las preguntas que tuvieron mayor peso negativo de cada encuesta, a razn de determinar una causa de, Por qu responden negativamente gran parte de los participantes a determinadas preguntas?, y encontrar una estrategia para solventar esa circunstancia.

FRMULAS Y METODOLOGA UTILIZADA PARA EL ANLISIS DE LOS DATOS RECOGIDOS EN LOS CUESTIONARIOS DISEADOS PARA EL CLCULO DEL INDICADOR SATISFACCIN

Cr= n

(Cr1+Crn)/5
Cr= 1

X 100%

CONSISTENCIA EN EL ANLISIS

CUESTIONARIO DISEADO PARA ESTABLECER LA SITUACIN FSICA DEL ALMACN

NOMENCLATURA DEL SISTEMA DE RELACIN DE ACTIVIDADES

SISTEMA DE RELACIN DE ACTIVIDADES CON RESPECTO A UN FIN COMN Grado de aproximacin necesaria Absolutamente importante Especialmente importante Importante Ordinario No deseable Nomenclatura (A) (E) (I) (O) (U)

SISTEMA DE RELACIONES DE LAS ACTIVIDADES DE INVENTARIO REALIZADAS

PORCENTAJE DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DENTRO DEL ALMACEN E IMPORTANCIA DE LAS MISMAS
CRITERIO
Absolutamente importante Especialmente importante Importante Ordinario No deseable TOTAL

DENOMINACIN
6 (60%) 4 (40%) 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%) 100%

ASISTENCIA DE INVENTARIO A INSPECCIN FSICA A MATERIAL DAADO O DETERIORADO A DESINCORPORACIN PARA LA VENTA E INFORME DE CONTROL DE GESTIN E A A

A
E

SISTEMA DE RELACIONES DE LAS ACTIVIDADES DE INVENTARIO REALIZADAS

PORCENTAJE DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS FUERA DEL ALMACN E IMPORTANCIA DE LAS MISMAS
CRITERIO Absolutamente importante Especialmente importante Importante Ordinario No deseable TOTAL DENOMINACIN 6 (100%) 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%) 100%

ANLISIS DE INVENTARIO A SOLICITUD DE RESPUESTAS DE DIFERENCIAS A

A
AJUSTES DE INVENTARIO E INFORME DE CONTROL DE GESTIN E

NIVEL DE IMPORTANCIA DE LAS ACTIVIDADES DE INVENTARIO

CONCLUSIONES

1)-. Mediante el anlisis de la situacin actual que presenta la Seccin de Inventario, se determin que la gestin de la misma y el proceso de sus actividades en los almacenes de CVG Ferrominera Orinoco C.A., no se encuentran administrados de manera adecuada para el logro oportuno de los objetivos planteados.

2)-. Por medio de la identificacin de las herramientas sealadas anteriormente, se pudo notar que el proceso de inventario no posee entre sus lineamientos y etapas el personal fijo necesario que abarque de manera constante el desarrollo de las actividades para el logro de los objetivos planteados.

CONCLUSIONES

4)-. Mediante el uso de frmulas matemticas se propone calcular la cantidad de mano de obra necesaria para cubrir las actividades de inventario en los almacenes de la empresa de tal manera que se cumplan los objetivos con relacin a la disponibilidad de tiempo en un ao laboral.

CONCLUSIONES

5)-. Con el desarrollo de diagramas de actividades se pudo concretar que las actividades que se realizan dentro del almacn como las que se realizan fuera del almacn, tienen un alto nivel de importancia y mediante la comparacin entre ellas se propone ubicar al personal lo ms cerca posible de los almacenes para que los jefes de almacn cumplan con relacin a la justificacin de las diferencias de inventarios que puedan presentarse y as no se atrasen las actividades que se tienen planificadas.

CONCLUSIONES

6)-. El incumplimiento de la justificacin por parte de los Jefes de Almacn con respecto a las diferencias de inventario, se debe a la falta de comunicacin interna que se presenta en los almacenes, por lo tanto es indispensable que adems de realizarse las actividades de inventario se mantenga de forma permanente la emisin de un informe a la Seccin de Inventario donde se especifiquen los materiales, herramientas, implementos y suministros con mayor rotacin, a razn de mantener un control interno de tales tems.

CONCLUSIONES

7)-. Se dise, para la gestin de la Seccin de Inventario, un plan de indicadores que abarca efectividad de los renglones inventariados, grado de satisfaccin del personal de la seccin de inventario, grado de satisfaccin de la unidad usuaria, estado del almacn, disponibilidad de material, accidentalidad, prdida de tiempo efectivo, ndice de frecuencia de accidentalidad y tiempo de respuesta de los jefes de almacn con relacin a la justificacin de diferencias de inventario positivas o negativas.

CONCLUSIONES

8)-. Se dise una evaluacin de condiciones para los almacenes con relacin a la iluminacin, temperatura, ventilacin, orden, limpieza, sealizacin del rea, dotacin de equipos de proteccin para el desarrollo de las actividades de inventario, apoyo del personal del almacn y estado de herramientas y equipos adecuados para actividades de inventario.

CONCLUSIONES

9)-. Finalmente el manual de normas y procedimientos 860-P-10 con el cual se ejecutan las actividades de inventario vigente, se revis de manera exhaustiva en miras de optimizarlo y hacerlo adems de ms entendible, ms preciso y veraz, ya que algunas de las transacciones que apuntaban al sistema administrativo SAP no eran las apropiadas.

RECOMENDACIONES

1)-. Solicitar el aumento del tiempo de bloqueo de los renglones a inventariar, ya que el avance de las actividades dependen del tiempo de respuesta de los Jefes de Almacn.

2)-. Disear una medida de control interno y sancin a los Jefes de Almacn con relacin a la respuesta justificada de la diferencia de inventario que pueda presentarse y que atrase las actividades planificadas de la Seccin de Inventario.

RECOMENDACIONES

3)-. Planificar las actividades de inventario con capacidad de reprogramacin, debido al incumplimiento por parte de los Jefes de Almacn.

4)-. Plantear la planificacin de las actividades con el personal que se tiene presente.

5)-. Adiestrar al personal de apoyo con relacin al sistema SAP para la eficaz ejecucin de las actividades.

RECOMENDACIONES

6)-. Situar por lo menos un analista de inventario en cada almacn, con la finalidad de que permanezcan en constante ejecucin las actividades de inventario que se realizan fuera del almacn, teniendo en cuenta que las mismas tienen gran peso en la gestin de la Seccin de Inventario.

7)-. Dar a conocer de manera pblica en una cartelera informativa o va mail a cada analista de inventario un diagrama de flujo para la ejecucin de las actividades.

RECOMENDACIONES

8)-. Fomentar el seguimiento a los materiales, implementos, herramientas y suministros que no tengan rotacin por ms de 5 aos y hallar la justificacin de su compra.

MUCHAS GRACIAS

POR SU

ATENCIN !!

ES NECESARIO APRENDER NO SOLO LO QUE QUEREMOS SINO LO INDISPENSABLE PARA EL DESDARROLLO DE NUESTRA VIDA