CURSO

GESTIN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO.

Unidad 1:
Concepto del Tiempo y las causas de su prdida.

Instituto de Estudios Bancarios Guillermo Subercasaux

Presentacin del Curso: Gestin del Tiempo en el Trabajo.

En este curso repasaremos conceptos, reflexiones y mostraremos cmo algunas herramientas nos permiten administrar mejor nuestro tiempo y controlar el estrs. El curso se divide en dos unidades temticas.La Unidad 1 Concepto del tiempo y las causas de su prdida busca dar a conocer algunos conceptos aclaratorios sobre el tiempo y revisar aquellos elementos que nos hacen perderlo. Este reconocimiento nos mostrar que hay demasiadas cosas que nos hacen perder el tiempo que perfectamente podramos obviarlas o manejarlas de una manera distinta. En la Unidad 2 Organizacin del tiempo veremos cmo salir de esta tragedia griega que implica la prdida del tiempo y el estrs que se suma y, cmo poder convertir al tiempo en nuestro aliado.

Objetivo General del Curso.

Los participantes conocern y manejarn diversas herramientas que les permitirn maximizar el uso de su tiempo y, as mismo, conocern y manejarn herramientas que les permitirn controlar o reducir las situaciones estresantes a que se enfrentan da a da.

Objetivos Especficos.

Las y los participantes reconocern las causas que originan las prdidas de tiempo y que les afectan tanto en su vida privada como laboral. Las y los participantes conocern y aprendern a manejar algunas de las principales herramientas existentes con el fin de administrar su propio tiempo con eficacia y efectividad.

Unidad 1: Conceptos del tiempo y las causas de su prdida.

Unidades Unidad 1: Concepto del tiempo y las causas de su prdida.

Temas

Tema 1: El tiempo como valor. Tema 2: Conceptos y caractersticas del tiempo. Tema 3: Porqu distribuir el tiempo? Tema 4: Falta de planificacin. Tema 5: Falta de autodireccin.

Unidad 2: Organizando el tiempo.

Tema 1: Inventarios de actividades. Tema 2: Establecimiento de objetivos. Tema 3: Determinacin de prioridades. Tema 4: Procedimientos para organizar y planificar su tiempo. Tema 5: Organizacin de prioridades profesionales. Tema 6: Plan de accin personal.

Durante el desarrollo del curso, las y los participantes dispondrn de los contenidos a travs del sitio del curso. Accedern a recursos como PDF, sitios de inters y bibliografa relacionada con los contenidos. Las consultas sobre contenidos, sern canalizadas a travs del Foro de Debate y la tutora del profesor especialista. Bien, iniciemos ahora nuestro aprendizaje revisando la Unidad 1.

Unidad 1: Conceptos del tiempo y las causas de su prdida.

Presentacin Unidad 1.
Bienvenidos y bienvenidas a la Unidad 1: Concepto del tiempo y las causas de su prdida. Al finalizar, las y los participantes debern haber alcanzado el siguiente objetivo de aprendizaje: Reconocern las causas que originan las prdidas de tiempo y que les afectan tanto en su vida privada como laboral.

La unidad se divide en cinco temas: Tema 1: El tiempo como valor. Tema 2: Conceptos y caractersticas del tiempo. Tema 3: Por qu distribuir el tiempo? Tema 4: Falta de planificacin. Tema 5: Falta de autodireccin.

Iniciemos nuestro trabajo revisando el Tema 1. Recuerde que sus consultas sern atendidas y recibidas en el Foro especialmente habilitado.

Unidad 1: Conceptos del tiempo y las causas de su prdida.

Unidad 1: Concepto del tiempo y las causas de su prdida. Tema 1: El tiempo como valor.
El tiempo como valor: Aqu conversaremos el por qu algo que es gratis, que disponemos de l en forma permanente, le asignamos una categora valrica muy alta que, muchas veces, termina por complicarnos al no poder administrarlo de manera adecuada. Hay dos grandes cuestiones que permanentemente nos afligen y nos complican y que verbalizamos permanentemente en nuestro da a da con las familias, amigos o colegas. Revise este grupo de frases: Qu da ms corto! No me rinde el tiempo! El da debera tener ms de 24 horas! No tengo tiempo para nada!

Y revise este otro grupo de frases Estoy inquieto! El trabajo me tiene agotado! No s por dnde empezar! Llego a la pega y me duele la cabeza! Ando irritable! Y usted agregue las frases que quiera.

Como sea, estamos hablando del tiempo que no nos alcanza y estamos hablando de lo estresados que estamos. En este curso repasaremos conceptos, reflexiones y mostraremos cmo algunas herramientas nos permiten administrar mejor nuestro tiempo y controlar el estrs.

Unidad 1: Conceptos del tiempo y las causas de su prdida.

Del tiempo se ha hablado mucho. En todo orden de cosas; incluso en el mundo de las finanzas donde hay un mundo de conceptos casi perturbadores asociados al tiempo o que llevan implcita esta idea. Por cierto que si no somos especialistas en finanzas nos parece que nos estamos adentrando en un mundo misterioso. Veamos esos conceptos sin entrar a definirlos, conceptos que llevan implcita la idea de tiempo: Valor presente (de una suma de dinero que ser recibida en el futuro). Valor presente (de una anualidad que es el valor que tiene hoy un flujo de pagos). Valor presente (de una perpetuidad que es el valor de un flujo de pagos que no se interrumpirn). Valor futuro (de una suma de dinero que dispone hoy y la depositar a plazo).

Qu le parecieron tales conceptos?

Todos llevan asociado un valor monetario que es calculable dados determinados datos o antecedentes. Dicho de otra manera, el tiempo tiene un valor econmico. Alguien escribi lo que a continuacin presentamos. Por cierto este alguien es annimo, pero refleja claramente nuestra inquietud con respecto al tiempo. Lea el prrafo que se muestra a continuacin y reflexione sobre l. Revise cunto tiempo ha perdido en su vida, independiente de la unidad de medida que desee usar. Imaginemos que existe un banco que cada maana no acredita en nuestra cuenta la suma de $86.400.No arrastra nuestro saldo da a da. Cada noche borra cualquier cantidad de nuestro saldo que no usamos durante el da. Que haramos ?... Retirar hasta el ltimo centavo, por supuesto. Cada uno de nosotros tiene ese banco. Su nombre es TIEMPO Cada maana, este banco nos acredita 86.400 segundos, cada noche ese banco borra y da como perdido cualquier cantidad de ese crdito que no hemos invertido en un buen propsito. Este banco no arrastra saldos, ni permiso de sobregiro Cada da nos abre una nueva cuenta. Cada noche elimina los saldos del da. Si no usamos nuestros depsitos del da, la prdida es nuestra. No se puede dar marcha
Unidad 1: Conceptos del tiempo y las causas de su prdida.

atrs. No existen giros a la cuenta del depsito de maana, debemos vivir el presente con los depsitos de hoy. Hagamos una inversin de tal manera que consigamos lo mejor en salud, felicidad y xito. El reloj sigue su marcha. Consigamos lo mximo en el da. el - Para entender el valor de un ao, preguntmosle a algn estudiante que perdi ao de estudios. - Para entender el valor de un mes, preguntmosle a una madre que alumbr un beb prematuro. - Para entender el valor de una semana, preguntmosle al editor de un semanario. - Para entender el valor de una hora, preguntmosle a los amantes que esperan para encontrarse. - Para entender el valor de un minuto, preguntmosle a una persona que perdi el tren. - Para entender el valor de un segundo, preguntmosle a una persona que por un segundo evit un accidente. - Para entender el valor de una milsima de segundo, preguntmosle a la persona que gan o dej de hacerlo, una medalla de plata en las olimpiadas.

Atesoremos cada momento que vivimos y atesormoslo ms si lo compartimos con alguien especial, lo suficientemente especial como para dedicarle nuestro tiempo y recordemos que el tiempo no nos espera. Ayer es historia. Maana es misterio. Por eso es que se llama El Presente. El tiempo no espera a nadie. Atesoremos cada momento que tengamos: Lo atesoraremos ms cuando lo podamos compartir con alguien especial.

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Tema 2: Concepto y caractersticas del tiempo.

En este apartado daremos algunos conceptos claves sobre el tiempo y sus caractersticas, lo que nos permitir, a partir de all, trabajar herramientas para organizarlo y manejarlo adecuadamente. Como hemos apreciado, definir el tiempo es bastante complejo, pues como concepto asume muchas acepciones. De hecho, el concepto tiempo es una convencin. Si revisamos lo que nos dice la Real Academia Espaola respecto al tiempo, veremos que hay una gran variedad de acepciones. Veamos: 1. Duracin de las cosas sujetas a mudanza. 2. Magnitud fsica que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Su unidad en el Sistema Internacional es el segundo. 3. Parte de esta secuencia. El concepto de tiempo va cambiando segn el contexto en que se usa. Generalmente asociamos al tiempo una linealidad que es tremendamente limitante. Pensamos el tiempo en secuencia de segundos, minutos, horas, das, meses, aos y as planificamos y terminamos rompiendo los ciclos naturales para crecer, pues estamos contra el tiempo. Les invito a hacer el siguiente ejercicio: a partir de lo que seala Peter Senge ms abajo, escriba unos breves comentarios y disctalos con algn amigo. Peter Senge en La Danza del Cambio, nos dice: nos hemos habituado a pensar en funcin de compases discontinuos de tiempo reloj, mecnico y lineal. Antes la humanidad no pensaba en el tiempo en incrementos constantes, fijos, que se van sumando continuamente en una progresin lineal. El tiempo de la naturaleza es distinto. Es inseparable de los procesos por los cuales la naturaleza produce cambio. La naturaleza crea ciclos como el flujo de las estaciones, las migraciones de las aves y los ciclos del temperamento humano: y crea crecimiento Por todas partes veo que los gerentes luchan hoy cmo alcanzar crecimiento significativo en una escala que valga la pena.

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Por otra parte, el tiempo tiene algunas caractersticas: Es universal: Esto significa que el tiempo est distribuido de forma igualitaria. Todos disponemos de la misma cantidad limitada de tiempo. Es Invariable: Esto es que el tiempo transcurre a una misma velocidad, a un ritmo constante, independiente de lo que pueda percibir uno respecto a l. Libre: El tiempo es un bien libre. Est a nuestra disposicin. No se puede almacenar (desgraciadamente) y no se puede retener. Es en realidad un bien de consumo. Aunque no hagamos nada, lo consumimos igual. La idea es no desperdiciarlo. Irrecuperable: El tiempo perdido no se recupera. No vuelve. Su uso no se puede posponer. Y una vez pasado, no volver.

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Tema 3: Por qu distribuir el tiempo?

Al final del da, todo parece indicar que debemos redistribuir el tiempo. tiempo. Nuestro

Tenemos familia, amigos, necesidades culturales, queremos ocio y adems queremos trabajar. Y ntese, que el queremos trabajar, ex profeso lo puse al final de esta lista. Es importante el trabajo, cierto. De hecho el 75% aproximadamente de nuestra vida adulta est en funcin del trabajo. Pero no es todo. Cranme que no es todo. Si usted es un trabajlico, est perdiendo parte importante de ser persona, pues le falta todo lo dems. El tiempo es un tirano que nos hace caer en contradicciones, o bien nos pone en determinadas encrucijadas, que nos complejiza ms an el manejo de ste. Es as que tenemos que el tiempo es escaso, sin embargo cada uno cuenta con tiempo disponible. Dejamos de planificar porque cuesta tiempo. Por lo tanto, gastamos mayor tiempo en el cumplimiento del trabajo no organizado, con resultados inferiores. Estableciendo prioridades. Otro dilema es discernir entre lo urgente versus lo importante. Por atender lo urgente al instante, lo importante de largo plazo queda pendiente para convertirse en una crisis, tiempo despus. Le ha tocado vivir la siguiente contradiccin? En ocasiones no solo esperamos a las personas que llegan atrasadas a nuestras reuniones, adems, las premiamos. Partimos cuando llegan o le hacemos un recuento de lo conversado si tuvimos la mala educacin de partir sin ellos por cierto que en ello, castigamos a los puntuales. Deben volver a escuchar lo escuchado, adems que por estar esperando dejaron de hacer otras cosas. De esta manera nos aseguramos que para la prxima reunin lleguemos todos tarde. De cuantas ms horas se dispone para completar un trabajo, ms tiempo se le dedica y ms fatiga. Estando fatigado el trabajo se hace ms lento, exigiendo ms tiempo para terminarlo. En fin, parece claro que debemos distribuir bien el tiempo para no vernos enfrentados a estos dilemas y, tratar de ser una persona que, entre otras cosas, que hace?, trabaja.

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CAUSAS DE LA PRDIDA DEL TIEMPO.

Existen varias causas que generan prdidas de tiempo. Algunas son responsabilidad nuestra y otras de terceros, que a la larga, tambin terminan siendo de nuestra responsabilidad, pues dejamos que nos roben nuestro tiempo. Le invito a desarrollar los siguientes ejercicios que le ayudarn a determinar en su caso, dnde estn las causas que le generan prdidas de tiempo.

Listado de Mis Causas de Prdida de Tiempo.

1. Piense en un da / semana tpica de trabajo. Identifique las formas en que otros le hacen perder el tiempo y las formas en que usted mismo tiende a perder el tiempo durante el da. 2. Anote, en orden de prioridad, las cinco causantes principales de prdida de tiempo. 1. Cmo le hacen perder el tiempo las otras personas?

2. Cmo malgasta su propio tiempo?

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A continuacin encontrar varias actividades que se tienden a repetir de manera cotidiana. Ordene cada una de ellas, de mayor a menor, de acuerdo a las que le quitan ms tiempo. Puede agregar otras causas que no aparecen en el listado. Accin 1 Hacer mucho a la vez. 2 Incapacidad de decir NO. 3 Dilatacin de tareas. 4 Quejarse. 5 Temor a fallar. 6 Temor al xito. 7 Devaluar o sobrevaluar el trabajo personal. 8 Perfeccionismo 9 Impaciencia y baja tolerancia a la frustracin. 10 Dejarse llevar por estados emocionales. 11 Incapacidad de recibir crticas 12 Traslados y tiempo de viaje. 13 Sostener largas charlas telefnicas. 14 Reuniones no productivas. Orden

Pasemos a conversar sobre algunas de las principales causas de la falta de tiempo de que disponemos y que tanto nos complican.

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Tema 4: Falta de planificacin.

La falta de planificacin parece ser una causa de muchos de los problemas que tenemos en nuestras vidas. O no planificamos, o si lo hacemos, lo hacemos mal. El tema es que siempre estamos planificando. Slo que lo hacemos de una manera intuitiva o inconsciente. Por ejemplo, cuando decimos que maana me levanto a las 7, para estar saliendo de la casa a las 7,45 para llegar a la reunin a las 8,30 y, terminamos con un perfecto eso es un plan. Uno muy malo, pero un plan. Le faltan elementos esenciales. Hagamos un ejercicio. Cul ha sido su peor experiencia por falta de planificacin? Describa los efectos del desastre. Revise qu hizo mal. Haga una lista lo ms extensa posible. Anote qu debera haber hecho para que todo resultara bien. Escriba qu aprendi de esa experiencia.

Interesante verdad? Planificar para lograr. Decamos antes, que no planificamos, pues no tenemos tiempo para ello y esta actitud se convierte en un ladrn de nuestro tiempo. Nos gusta la improvisacin. Fantstico, pero recordemos que la mejor improvisacin es la que se prepara. Cuando llegamos a planificar, generalmente nos fijamos en los grandes temas, o hitos, o acciones. Planificamos los grandes temas, los de ms alto impacto y nos olvidamos de lo pequeo. Hacer un plan implica un esfuerzo y una importante inversin en tiempo. Ntese que digo inversin y esto hace que vea el tiempo a usar como algo positivo que a la larga, espero que me d algn tipo de retribucin. No tengamos miedo de planificar. El proceso de planificacin puede ser desde muy bsico hasta de alta complejidad. Pero usted lo puede intentar. Todo plan requiere tener un objetivo, una meta por alcanzar. Eso determina las acciones que desarrollar. Recordemos que el objetivo no puede ser un suceso imposible, pues por ms planes que haga no le resultar y eso s ser una prdida de tiempo con letras maysculas.

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Luego, defina las acciones concretas que deber realizar para llegar al objetivo. Estas acciones son concretas. No son declaraciones. Muchas veces desarrollar una accin implica desarrollar algunas acciones previas. Por cierto que las acciones que ha definido deben ser capaces de poder ser desarrolladas por usted mismo o por alguien que trabajar con usted para el efecto. Esto que parece obvio (en lo obvio esta la verdad y por obvio no se ve,), muchas veces nos lleva a encontrarnos con que en nuestro plan hay que hacer una determinada accin, pero nadie sabe hacerla. Esto me recuerda que en una empresa nacional, se instal una determinada mquina para incrementar de manera importante su produccin. Por cierto que se hizo un acabado plan para poner en funcionamiento esta mquina que fue importada desde Europa. Ese era el gran objetivo. Vinieron los tcnicos extranjeros a instalar la maquinaria y lo hicieron a la perfeccin, slo que nadie saba en la empresa cmo operar la dichosa mquina. En el plan no pusieron la accin de capacitar al personal en el manejo de la mquina. Definidas las acciones, stas deben estar ordenadas secuencialmente y hay que asignarles un tiempo de ejecucin, tiempo de holgura y un responsable a cargo de ella. Y por cierto, debe definir mecanismos de evaluacin sobre el cumplimiento de las acciones definidas, su secuencia y sus resultados, de modo de introducir mejoras ante posibles desviaciones. Haga el siguiente ejercicio. Planificando el ocio. Haga un plan para sus prximas vacaciones. Pero con detalle. No vaya a ser que decida ir a una isla con las reservas de hoteles pagadas por anticipado y no pueda abordar un transbordador porque no hizo la reserva de ste. Ya lo hizo?, Vio que es fcil? Slo hay que dedicarle tiempo para disfrutar el tiempo (en este caso, tiempo de vacaciones).

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Tema 5: Falta de autodireccin.

En este apartado, se pueden agrupar varias causas de prdida del tiempo que iremos conversando o prendiendo luces para efecto de controlar el problema de la falta de tiempo desde su origen. De partida, hablar de autodireccin es la capacidad que tenemos de dirigirnos a nosotros mismos. Esta ntimamente ligada con el auto-liderazgo, pero es ms acotada. El auto-liderazgo tiene un peso relativo mayor y transcendente en nuestras vidas, en tanto que la autodireccin dice relacin con acciones concretas que pueden responder, o bien a un plan como hablamos en prrafos anteriores, o a conseguir un objetivo determinado, o a ejecutar tareas rutinarias. Como sea, tener autodireccin pasa por tomar una decisin: el tener conmigo mismo un sentido de direccin a mis acciones. Una de las causas ms recurrentes en la prdida de tiempo es la falta de disciplina. El concepto disciplina, por alguna razn no nos resulta muy querido verdad?. Pero todos intuimos que es necesaria. Por alguna razn misteriosa asociamos disciplina a castigo. Si no soy disciplinado, entonces nos castigan. Me da la idea que esto lo aprendimos desde nios, cuando nuestros padres trataban de disciplinarnos. Pero ya de adultos sabemos la importancia que tiene el trabajar de una determinada manera y siguiendo determinadas estructuras y reglas. Disciplina es seguir un orden, un determinado mtodo para hacer las cosas. Hay personas que asumen que la disciplina y, mejor dicho, la autodisciplina, es propia de personas dedicadas al mundo cientfico o de personas ms racionales, pues all se necesita orden, mtodo, estructura. Y que en las personas, tal vez, ms emocionales o sensibles, ms artistas, creativas, esto no se aplica, pues para actuar deben esperar su inspiracin. Usted qu piensa? Se considera una persona estructurada o con ms tendencia hacia el arte y la creatividad? Independiente de su tendencia, se considera disciplinada o indisciplinada? Intente fundamentar su respuesta. Le acomoda esta situacin? Qu cambiar y por qu?

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En realidad para todo se requiere disciplina, ya sea para un trabajo como agente, ejecutivo de cuentas, jefe de operaciones, profesor, pintor, cantante, poeta, etc. El tema est en que se fije aquellas normas y rutinas que en el desarrollo de su trabajo, para usted le dan mejores resultados para lograr sus objetivos. Puede que usted tenga que esperar su inspiracin. Pues bien, supongamos que es pintor, desde el momento que le lleg su inspiracin debe poner disciplina a sus actos para lograr terminar la tarea. La falta de disciplina est asociada al concepto de desorganizacin. Si vamos al diccionario, encontraremos que la desorganizacin es una falta de orden o de disposicin de los elementos que forman una cosa o un grupo. Por cierto que sinnimo de desorganizacin es desorden. Si nosotros intentamos dar un orden a nuestras actividades diarias y somos disciplinados en cumplirlas, veremos cmo comenzaremos a tener ms tiempo. Cuando comenzamos a hacer algo y lo dejamos a medio camino, comenzamos a hacer otra cosa y otra, despus volvemos a terminar lo primero que estbamos haciendo y luego lo segundo o tercero, estamos convirtiendo nuestra vida en un caos. Esta actitud es asesina de nuestro tiempo. No empiece algo en tanto no termine lo que est haciendo. Termin lo uno, siga con lo dos y sucesivamente. No caigamos en la tentacin de hacer varias cosas simultneamente. Le garantizo que as haremos todo mal. En este mismo sentido otro ladrn de nuestro tiempo es la procrastinacin. Haba escuchado semejante palabra? Es rara verdad? Pero en buen chileno significa no dejes para maana lo que puedes hacer hoy. Procrastinacin viene del ingls procrastination que significa mana de dejar las cosas para despus. Y en esto, los chilenos, somos campeones mundiales: Cundo pagamos la patente del auto: el ltimo da; cundo vamos a sacar pasaporte?: poco antes de subirnos al avin; cundo nos vamos a inscribir o cambiar a los registros electorales?: cuando nuestro candidato ya perdiy as suma y sigue. Con esto de la procrastinacin, vamos acumulando pendientes hasta que nos sentimos ahogados, presionados y estresados. Por otra parte, otro elemento clave en la auto-direccin es la falta de delegacin en que a veces caemos, sobre todo cuando somos jefes o supervisores.

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Djeme contarle un caso: Un amigo trabaja mucho durante todo el da, todos los das, incluso, los fines de semana. Sus colaboradores deben reportarse permanentemente a l. Les permite todo tipo de sugerencias, pero no decisiones. Podr estar lejos del lugar de trabajo, en una actividad social, cosa muy importante para todas las personas, pero es permanentemente interrumpido por sus colaboradores, pues as lo tiene instruido. Luego, no tiene tiempo para disfrutar la vida. (Y como consecuencia de esta actitud, no desarrolla ni deja crecer a sus colaboradores). Por cierto que le he comentado estas conductas y sus argumentos son: que debe estar siempre presente para que las cosas se hagan bien, que la gente est recin aprendiendo. El tema es que tiene una alta rotacin entre su personal. La gente se le va. Por cierto que racionaliza diciendo que en otras partes les pagan mejor. Esta rotacin le afecta seriamente la productividad de su gerencia y l tiene que meterse cada vez ms y ms en el trabajo y consumir cada vez ms tiempo. Claro, estoy de acuerdo con ustedes: no sabe delegar. Cuando no sabemos delegar (o no queremos hacerlo), nos pasa que nos hacemos cargo de todo, mientras otros descansan y hacen su vida, y fjese que no tenemos tiempo ni capacidad para abarcar tanto. Recuerdan cuando hablamos de que somos seres inacabados e imperfectos y que eso hace que tengamos limitaciones? Bueno, ese es el tema: nos quedamos sin tiempo y para ms remate, terminamos estresados, pues adems perdemos el control sobre nuestro medio laboral. Complicado verdad? Lo conversado hasta aqu, dira que son como las principales causas personales para perder tiempo. Alec Mackenzie, autor especialista citado en nuestra bibliografa (Tiempo para el xito: establecimiento de tiempos y metas), llama a estas causas barreras del tiempo humano. Este autor nos ensea que estas causas son debidas a la falta de habilidades administrativas, es decir, de planificacin, de direccin, de delegacin, de no saber decir que no e ir cargndonos de temas o tareas que perfectamente otros podran resolver, etc. Sin embargo hay otras causas, que podramos decir que son externas a nosotros, que nos afectan, pero que a la larga terminan siendo responsabilidad nuestra el no saber manejarlas y que nos llevan a perder el control sobre nuestro mbito laboral (Crculo de Influencia).

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Alec Mackenzie, les llama a estas causas barreras de tiempo de los administradores y son: No saber administrar las crisis y no tener sentido de anticipacin: Se produce el quiebre y all estamos, tratando de resolver estas crisis a como d lugar (y generalmente sin mucho xito). Dicho de otro modo, no nos preparamos para el cambio. La falta de objetivos y prioridades en el mbito profesional: El anlisis realizado ms arriba desde la perspectiva personal, aplica perfectamente al mundo laboral. Personal inadecuado, con poca capacitacin: Uno podra decir es lo que me toc en la empresa, pero este discurso equivale a ignorar que una de las cualidades ms apetecidas por los lderes o jefes, es el rol formativo, de entrenador, de mentor de coach", que todos deben desarrollar. Si invertimos tiempo en capacitar a nuestra gente, la cantidad de problemas que nos evitamos justifica el que desarrollemos estos roles.

Asimismo en las organizaciones nos encontramos con problemas comunicacionales, dado que no estn claros los canales, o la gente no sabe comunicarse, las instrucciones son confusas o contradictorias, adems de la falta de normas, controles adecuados, responsabilidades diluidas, etc. Frente a esto, responsablemente debemos advertirlo a las instancias correspondientes de la empresa para que se tomen el tiempo de corregirlos. Invertir tiempo en estas tareas es una muy buena inversin. Pero atencin, no nos podemos quedar a mirar que otros hagan este trabajo. Algo podemos aportar. Por ltimo supervisando" que las mejoras se realicen. Por ltimo, Mackenzie nos ensea que hay barreras de tiempo ambiental y que, la verdad es que nos complican demasiado y son, tal vez, los ms grandes ladrones de nuestro tiempo. Veamos un ejemplo: Interrupciones telefnicas: Cuntas veces hemos estado en reuniones con algn colega, colaborador o jefe, resolviendo problemas laborales propios del negocio en que nos ocupamos y suena el telfono o el celular?. Y lo ms triste es que permitimos que nos interrumpan. A veces resulta ms efectivo hacer una llamada que ir a hablar con alguien que est en al oficina del lado, verdad? Por ejemplo, que el dictador de moda y que condiciona nuestras vidas es el celular. Pregnteles a sus padres o colegas antiguos cmo se las arreglaban sin celular y tendr respuestas sorprendentes.
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En esta misma categora caen los procesos, normas o procedimientos mal definidos, o esa necesidad enfermiza de que quede todo por escrito: buena la reunin, mndame un correo con lo que conversamos; "quin va a redactar una minuta de la reunin?". Un ejemplo le podr ayudar a aclarar de lo que estamos hablando: En una reunin con un grupo de personas del rea de Recursos Humanos de una importante empresa, un colaborador plantea una muy buen propuesta y la persona a la cual le corresponda llevar a acabo la idea, que por cierto participaba activamente en la reunin, espeta, sin asco qu buena idea, mndame un correo. Escuch esto y no poda creerlo. La persona que hizo la peticin estaba sentada exactamente al lado del de la idea. Se imaginarn que preparar el correo, revisarlo, enviarlo, esperar que la otra persona lo lea, pida aclaraciones y ponga en marcha la idea, lo ms probable que, al final de este proceso, la dichosa idea haya quedado obsoleta. Es que el proceso deca que todo deba quedar claramente respaldado. Lo mismo pasa con los controles absurdos que son una fuente permanente de prdida de tiempo. Djenme contarles un caso, absolutamente real. Las cifras exactas no son las que mencionaremos, pero las magnitudes de ellas son las que se presentan. Otro ejemplo. En una oportunidad me llega una rendicin de cuentas de gastos realizados por un trabajador que deba salir a provincias a hacer determinadas funciones (eran cinco trabajadores que hacan esta misma funcin). Esta rendicin vena en un formulario ad hoc, con fecha, glosa del gasto y el monto. Era una larga rendicin. Pero no era suficiente. Vena con los respectivos comprobantes o boletas de gastos, tales como, boletos de micro (en ese entonces), boleta por un helado, por una bebida, por una fruta, etc. El tema es que eran dos hojas tamao oficio con los comprobantes pegados. La rendicin vena firmada por el trabajador, un revisor y el jefe directo; deba revisarla yo y firmarla. De all pasaba a contabilidad, donde un trabajador de esa unidad la revisaba de nuevo, la firmaba, pasaba al gerente de finanzas que la revisaba, la autorizaba y se cerraba el ciclo. La rendicin de cuenta era por $30.000 aproximados. Por cierto que me llam la atencin la famosa rendicin. Me di el trabajo de calcular el tiempo usado en la preparacin de la rendicin, en sus revisiones y en sus aprobaciones y cuantifiqu el tiempo y lo valoric a partir del valor hora hombre de cada persona que participaba en el proceso. El monto final era del orden de los $80.000.- Levant el tema, pero el proceso era as, se me dijo. Cuando les demostr que para controlar $30.000 habamos perdido $50.000, (y multipliqu esta accin por el nmero de trabajadores y por el tiempo, que quizs desde cundo se vena aplicando este proceso), se cambi el sistema y se empezaron a hacer controles ms eficiente y eficaces. Que a usted no le pase!
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Algunos puntos destacados de lo conversado en esta unidad:

Establecimiento de metas para asegurar el xito. Tiempo: el eslabn perdido en el cumplimiento de metas. Cmo superar las barreras del tiempo administrativo. Cmo superar las barreras del tiempo ambiental. Metas y tiempo: las claves del xito.

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