GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

9 CUENTAS POR PAGAR

INDICE

INTRODUCCION PROPOSITO DE LA GUIA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR FAMILIARIZACION ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9 CUENTAS POR PAGAR

INTRODUCCION La Comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores (IGCPA), desarrolla la presente gua relacionada a las Cuentas por pagar, considerando la importancia que conlleva, su origen, control, administracin y evaluacin, dentro de la estructura contable y sus efectos en los estados financieros en una entidad. Este rubro tiene una significacin importante dentro de los anlisis financieros, derivado de que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentacin suficiente y competente, para considerar el compromiso contrado con terceras personas, por lo consiguiente constituye un compromiso para las personas que administran y fiscalizan su existencia. Al Auditor Interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y polticas inherentes a las obligaciones contraidas, y que han sido dictadas por la administracin de la empresa, como responsable de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos determinados son los siguientes: Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las cuentas por pagar. Definir los objetivos de Auditora Interna. Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin del trabajo de auditora interna, a travs de tcnicas y procedimientos aplicables. Establecer la correcta comunicacin del resultado de la auditora. CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE Son las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos contrados en la adquisicin de un bien o gasto, y que son registrados apropiadamente en la seccin de pasivo de un estado de situacin financiera. La naturaleza del pasivo corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y proveedores de bienes y servicios, especificando un tiempo especfico para la extincin de la obligacin.

Los rubros que se relacionan comunmente en las cuentas por pagar son: EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA: Sueldos Proveedores Intereses Primas de seguros Fletes

El Auditor Interno debe de revisar la documentacin en forma selectiva y realizar las investigaciones especficas que estime conveniente. Algunos documentos que podr solicitar son: Manuales de procedimientos, archivos, registros, diagramas de flujo, informes de auditoras anteriores, con el objeto de ampliar su criterio al opinar. A continuacin se detallan actividades a efectuarse: a. Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y cumplimiento. b. Verificar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado. c. Revisar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de informes relativos a cuentas por pagar.

d. Disear en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso de adquisicin de crditos. e. Solicitar los procedimientos para su revisin analtica, incluyendo la rotacin que han tenido las cuentas por pagar, comparaciones peridicas y el anlisis de la antigedad de saldos. Determinacin de los errores ms frecuentes: Si los pagos estn contabilizados pero no efectuados o viceversa.

f. 1.

2. Contabilizados en perodos distintos al de su realizacin. 3. Pagos que no cuenten con la autorizacin respectiva.

4. Pagos registrados en otra cuenta. 5. Pagos valorados incorrectamente. g. Determinar si se mantiene un archivo de cuentas por pagar que incluya: Cuentas pendientes de cancelar. Historial de pagos.

h. Practicar arqueos peridicos de los comprobantes que justifiquen los compromisos contra los registros principales y auxiliares de contabilidad. i. Confirmar periodicamente los saldos de cuentas por pagar y las respuestas obtenidas, cotejarlas con los registros principales y auxiliares, en caso de diferencias, darles el seguimiento respectivo.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El Auditor Interno deber presentar como parte de su trabajo final, un informe identificando errores, irregularidades y las debilidades del control interno encontradas durante el desarrollo del mismo. Efectuar una cuantificacin del costo beneficio y presentar sus recomendaciones en borrador y lo discutir previamente con los interesados, con el objeto de Cuotas patronales Retenciones sobre sueldos Acreedores Prstamos Comisiones etc.

Los registros contables de los rubros que conforman las cuentas por pagar, tienen como objetivo que se presenten en el estado de situacin financiera, reflejando su integracin y mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido, que sirva de base en la toma de decisiones administrativas y financieras.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

Los objetivos bsicos que se persiguen son: Garantizar que los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que integran la cuenta. Promover la eficiencia operativa y la optimizacin de crdito obtenido como confianza en la transaccin

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES El Auditor Interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administracin y sirven de base en la toma de decisiones administrativos-financieras y para los programas de desarrollo de auditoras

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION Dentro del programa de auditora, se debe contemplar peridicamente la realizacin de pruebas de cumplimiento, en cuanto a la correcta aplicacin de los procedimientos y polticas administrativas, al registro correcto de las obligaciones, registros y extincin. Se debe observar como mnimo lo siguiente: Que exista un funcionario responsable de la administracin autorizado para contraer obligaciones en nombre de la empresa, as como definicin de tiempos de pago y montos autorizados. Verificar el correcto registro en el ingreso de la compra o servicio recibido que origina la deuda. Revisar los informes presentados por la administracin. Comprobar que las transacciones han sido autorizadas previamente por el rgano superior de la administracin.

Analizar los grados de riesgo en que se incurra, por incumplimiento en el pago oportuno. Verificar que se manejen adecuadamente las obligaciones y las fuentes de financiamiento. Establecer si existen contratos que formalicen compromisos. Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a dar seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e informacin confiable.

LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS Los sistemas de informtica, actualmente son una herramienta valiosa para la administracin, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el control interno, por lo tanto si la entidad cuenta con automatizacin se debe conocer la lgica operativa tanto por su utilizacin, eficiencia y la seguridad que la informacin muestra. Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente: a. Evaluacin administrativa del procesamiento electrnico de datos. Objetivos de la direccin o gerencia. Metas, planes, polticas y procedimientos electrnicos. Organizacin del departamento. Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad. Integracin de los recursos materiales y tcnicos. Costos y controles presupuestales. Controles administrativos del rea de procesos.

b. Evaluacin de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la informacin. Evaluacin y anlisis de los sistemas. Evaluacin de la lgica operativa. Control de los proyectos de programas en desarrollo.

 c.

Control de sistemas y su programacin. Instructivos y manuales. Formas de implantacin de los programas. Seguridad fsica y lgica de los sistemas. Controles de mantenimiento y formas de respaldo de los sistemas. Utilizacin de sistemas. Evaluacin del proceso de datos y de los equipos utilizados. Controles de los datos fuente y manejo de cifras Controles de operacin Control de salida de informacin Control de asignacin de trabajo Control de medios de almacenamiento de datos Orden en el centro de informtica Seguridad fsica y lgica Confidencialidad Respaldo de mantenimiento y actualizacin

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR. Seguidamente se recomiendan algunas tcnicas y procedimientos que dispone el Auditor Interno para evaluar el rea de cuentas por pagar.

FAMILIARIZACION El Auditor Interno deber adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar, con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las reas que tengan relacin importante con los crditos como: Compras, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad, tesorera, embarques, etc. Estudiar las polticas y procedimientos que apliquen a la entidad. Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la obtencin de crditos y el control de las cuentas por pagar. Establecer los puestos claves, relacionados con las personas autorizadas para poder obtener los compromisos creditivos y de las cuentas por pagar. Identificar la naturaleza e integracin de las cuentas por pagar y sistemas auxiliares existentes para su control y administracin. Visita a las instalaciones: El Auditor deber constituirse en el departamento de Acreeduras y/o Proveeduras, si estos existieran especficamente, o si no lo hay, ser en el departamento de contabilidad donde se desarrolle la actividad de cuentas por pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operacin.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS: Por medio de las tcnicas de la entrevista y del flujograma, el Auditor Interno podr conocer las funciones relacionadas con la obtencin de compromisos y el control de las cuentas por pagar. Conocer el personal que tiene a su cargo la operacin de las cuentas por pagar y la forma en que se llevan a cabo las diferentes actividades. Determinar si se estn cumpliendo con los objetivos y polticas establecidad por la empresa. Podr tambin el Auditor considerar entrevistas a personal de otro departamento afin a la operacin, para conocer si todos los pasos del procedimiento se estn llevando a cabalidad. Diagramar los diferentes procesos ue componen la actividad de cuentas por pagar, siguiendo un ordenamiento lgico con el objetivo de identificar la calidad del sistema. El Auditor Interno deber de establecer si los procedimientos que se estn utilizando son los apropiados de lo contrario redisearlos a efecto de hacerlos funcionales de acuerdo a las necesidades de la empresa.

ANALIIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:

El Auditor Interno deber obtener y analizar la informacin financiera necesaria para formarse un juicio de los compromisos y de las cuentas por pagar. Revisar la relacin existente con los proveedores y/o acreedores, tipos de empresa, clasificacin de los crditos, montos, descuentos por pronto pago y dems constumbres que tenga la empresa. Examinar integraciones que incluyan el comportamiento de los pagos en relacin a montos y plazos.

obtener sus puntos de vista en base a su experiencia. La discusin permitir entre otros: 1. Consolidar que se trate de problemas de importancia y cuya solucin sea factible. 2. Considerar o valorar el impacto de las deficiencias encontradas en la operacin y en los resultados de la entidad as como su cuantificacin. 3. Hacer una interrelacin entre las deficiencias encontradas con otras reas. 4. Determinar el costo-beneficio de las recomendaciones a proponer. 5. Hacer un detalle de acuerdo a su prioridad de las deficiencias evaluadas y su consiguiente recomendacin.

INFORME Como resultado final de su trabajo el auditor interno deber de presentar por escrito, un informe y deber de consistir en una manifestacin sencilla, haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo. El contenido del informe, el auditor deber realizar una descripcin del trabajo desarrollado, determinar y evaluar las debilidades encontradas, el perodo que se revis, deficiencias sobre los procedimientos de control, comentarios del personal involucrado y finalizando con las conclusiones y recomendaciones. El auditor interno deber de remitir su informe al funcionario que reporta (Gerente General, Presidente del Consejo de Administracin, etc), quin ser el encargado de adoptar las

medidas para su consideracin e implementacin a corto plazo. Es importante el seguimiento que se le d al resultado del informe, despus de haber sido aprobado. El auditor podr iniciar su informe con un resumen del problema y de las recomendaciones efectuadas para su solucin, podra al mismo tiempo incluir una descripcin sobre el alcance de la auditora y las limitaciones, as como de las respuestas de acuerdo al nivel de importancia sobre los comentarios externados por el personal involucrado en la revisin. Se finalizar con los resultados y opiniones de la auditora realizada, as como la conveniencia de adjuntar al informe anexos tales como: Estadsticas, cuadros, flujogramas y otro material de soporto. SEGUIMIENTO El Auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente: Las recomendaciones de auditorias recurrentes. Verificar las acciones correctivas realizadas. Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa. Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administracin, asumi la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados. Comunicar los resultados de la auditora de seguimiento al rgano que reporta.