5S

El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra del nombre que en japons designa cada una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios simples. Se inici en Toyota en los aos 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa ndole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. La integracin de las 5S satisface mltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular: Denominacin Espaol Japons Clasificacin Orden , Seiri Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea intil Concepto Objetivo particular

, Seiton

Situar necesarios

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpieza , Seis Estandarizacin

Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares Sealizar anomalas Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

, Seiketsu

Mantener la disciplina

, Shitsuke

Por otra parte, la metodologa pretende: Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es ms agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado. Reducir gastos de tiempo y energa. Reducir riesgos de accidentes o sanitarios. Mejorar la calidad de la produccin. Mejorar la seguridad en el trabajo. Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formacin compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y disciplinada. Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas. CLASIFICACIN (SEIRI): separar innecesarios Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario. 123 Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones: Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al ao. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difcil o imposible reposicin. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora elctrica slo porque hace 2 aos que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relacin de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compaas dedicadas a la tercerizacin de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicacin geogrfica del cliente cuando ste lo requiere. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la seccin de archivos, o en el almacn en la fbrica). De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (tpicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fbrica). De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por da se deja en el puesto de trabajo.

De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora est en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario. Esta jerarquizacin del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados. ORDEN (SEITON): situar necesarios Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Se pueden usar mtodos de gestin visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del rea. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo como de energa. Normas de orden: Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fciles de coger o sobre un soporte,...) Definir las reglas de ordenamiento Hacer obvia la colocacin de los objetos Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario Clasificar los objetos por orden de utilizacin Estandarizar los puestos de trabajo Favorecer el 'FIFO' en espaol = PEPS primero en entrar primero en salir LIMPIEZA (SEIS): suprimir suciedad Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho ms fcil limpiarlo (seis ). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalas o el mal funcionamiento de la maquinaria. Normas de limpieza: Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalas Volver a dejar sistemticamente en condiciones Facilitar la limpieza y la inspeccin Eliminar la anomala en origen ESTANDARIZACIN (SEIKETSU): sealizar anomalas Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada da. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda: Hacer evidentes las consignas cantidades mnimas e identificacin de zonas. Favorecer una gestin visual. Estandarizar los mtodos operatorios. Formar al personal en los estndares. MANTENIMIENTO DE LA DISCIPLINA (SHITSUKE): seguir mejorando

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia. Establece un control riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estndares para alcanzar los objetivos. Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobacin continua y fiable de la aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el mtodo es un medio, no un fin en s mismo. Pasos comunes de cada una de las etapas La implementacin de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos: Preparacin: formacin respecto a la metodologa y planificacin de actividades. Accin: bsqueda e identificacin, segn la etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificacin y ubicacin), suciedad, etc. Anlisis y decisin en equipo de las propuestas de mejora que a continuacin se ejecutan. Documentacin de conclusiones establecidas en los pasos anteriores. Consecuencias El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacciones del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicacin de esta tcnica tiene un impacto a largo plazo. Para avanzar en la implementacin de cualquiera de las otras herramientas de Lean Manufacturing es necesario que en la organizacin exista un alto grado de disciplina. La implementacin de las 5S puede ser uno de los primeros pasos del cambio hacia la mejora continua. Aplicaciones dentro de mbito educativo Las 5S tienen aplicaciones en el mbito educativo, ya que permite la formacin de hbitos de limpieza y orden entre alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la tcnica de las 5S en la escuela, nos estamos refiriendo a la implementacin de las mismas para mantener los salones de clase y reas de trabajo limpio, ordenado y solamente con lo necesario. Adems, se estandariza lo que se hace con los alumnos, docentes, no directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y nuevos mtodos de trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje. El fundamento psicopedaggico de esta tcnica est referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las instituciones escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad escolar.
Las 5S fue un programa desarrollado por Toyota para conseguir mejoras duraderas en el nivel de organizacin, orden y limpieza; adems de aumentar la motivacin del personal. Nuestro mtodo de trabajo es el trabajo en equipo. Pensamos que nuestra labor, es lograr implantar unas mejoras basadas en un mtodo de trabajo que perdure despus de que nuestra colaboracin haya concluido en la empresa. Es decir, que la empresa y su personal lo adopte como suyo propio. Para ello, debemos lograr el consenso en la implantacin de cualquier mejora, ya que de lo contrario, el personal se opondr a ellas, por inercia. Por ello, nuestra forma de trabajar es formando equipos de trabajo, en los que participan los Operarios, para de esa manera buscar su involucracin desde un principio, para lograr as que no se opongan a las mejoras propuestas. El trabajo de nuestros tcnicos consiste en:

Analizar la forma de trabajo en la Planta de la empresa. Preparar las reuniones, incluyendo el diseo de los posibles formatos de trabajo necesarios para la implantacin de las 5Ss. Mantener reuniones de anlisis en Planta con los responsables de las diferentes secciones de produccin.

Para todo ello, se mantendrn reuniones de seguimiento con la Direccin de la empresa, con el fin de evitar plantear alternativas que no coincidan con los de sus intereses.

Esta metodologa que se desarrolla en 5 pasos:

Seiri (Eliminar). La primera S se refiere a eliminar de la seccin de tra bajo todo aquello que no sea necesario. Este paso de orden es una manera excelente de liberar espacios de piso desechando cosas, adems tambin ayuda a eliminar la mentalidad de "Por Si Acaso". Seiton (Orden). Es la segunda "S" y se enfoca a sistemas de almacenamiento eficiente y efectivo. "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar."

Qu necesito para hacer mi trabajo? Dnde lo necesito tener? Cuntas piezas de ello necesito? Seiso (Limpiar). Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y hasta

basura, y localizado lo que s necesitamos, estamos en condiciones de realizar una superlimpieza de la seccin. Cuando se logre por primera vez, habr que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y de la comodidad alcanzada con esta mejora. Se desarrollar en los trabajadores un sentimiento de orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su seccin de trabajo. Este paso de limpieza realmente desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores. Al mismo tiempo comienzan a resultar evidentes problemas que antes eran ocultados por el desorden y suciedad. As, se dan cuenta de fugas de aceite, aire, refrigerante, elementos con excesiva vibracin o temperatura, riesgos de contaminacin, elementos deformados, rotos, etc. Estos elementos, cuando no se atienden, pueden llevarnos a un fallo del equipo y prdidas de produccin, factores que afectan las utilidades de la empresa. Seiketso (Estandarizar). Al implementar las 5S's, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores prcticas en cada seccin de trabajo. Dejemos que los trabajadores participen en el desarrollo de estos estndares o normas. Ellos son muy valiosas fuentes de informacin en lo que se refiere a su trabajo, pero con frecuencia no se les toma en cuenta. Sitsuke (Disciplina). Esta ser, con mucho, la "S" ms difcil de alcanzar e implementar. La naturaleza humana es resistir el cambio y no pocas organizaciones se han encontrado dentro de un taller sucio y amontonado a solo unos meses de haber intentado la

implantacin de las 5S's. La Disciplina consiste en establecer una serie de normas o estndares en la organizacin de la seccin de trabajo. La implantacin de la metodologa de las 5S's eleva la moral, crea impresiones positivas en los clientes y aumenta la eficiencia de la organizacin. No solo los trabajadores se sienten mejor en su lugar de trabajo, sino que el efecto de superacin continua genera menores desperdicios y retrabajos, as como una mejor calidad de productos, con el fin ltimo de hacer de la empresa ms rentable y competitiva en el mercado.