2013

Microsoft Project

Entidade Promotora e Formadora:

COMPETIR - Formao e Servios S.A.

FORMADOR: Ricardo Vicente

Data da ao: 02/08/2013 a 09/08/2013 Local: Pecho - Olho

1 O Capital Humano uma vantagem competitiva escala Global"

ndice
ndice ........................................................................................................................ 2 Benefcios e Condies de Utilizao .............................................................................. 5 Objectivos Gerais ........................................................................................................ 6 Objectivos Especficos .................................................................................................. 6 Introduo .................................................................................................................. 7 Microsoft Project e a gesto de projetos ......................................................................... 8 Conhecer a aplicao Project ...................................................................................... 8 O gestor de projecto ................................................................................................. 8 Uma visita guiada do Project 2013 ................................................................................. 9 A interface do Project: encontrar o caminho. ................................................................ 9 Iniciar o Project 2013 ............................................................................................. 9 Noes bsicas de programao simples ...................................................................... 12 Iniciar um novo plano e definir a data de incio ........................................................... 12 Definir dias de folga no calendrio do projecto............................................................ 14 Introduzir ttulo e outras propriedades....................................................................... 17 Construir uma lista de tarefas ..................................................................................... 18 Introduzir nomes de tarefas ..................................................................................... 18 Introduzir duraes das tarefas ................................................................................ 20 Introduzir uma tarefa marco .................................................................................... 22 Criando tarefas de resumo para delinear o plano ........................................................ 23 Criar dependncias de tarefas com ligaes ............................................................... 26 Mudar agendamento de tarefas de manual para automtico ......................................... 31 Verificao de durao e data de trmino do plano ..................................................... 34 Documentar as tarefas com notas e hiperlinks ............................................................ 36 Definir Recursos ........................................................................................................ 38 Introduzir nomes de recursos de trabalho .................................................................. 39 Introduzir capacidade mxima recursos ..................................................................... 41 Introduzir taxas de pagamento de recursos ................................................................ 42 Ajustar tempo de trabalho em um calendrio de recurso .............................................. 45 Criao de recursos de custo .................................................................................... 48 Documentar recursos com notas ............................................................................... 49 Atribuindo recursos s tarefas ..................................................................................... 52 Atribuir recursos de trabalho para tarefas .................................................................. 53 Controlar o trabalho ao adicionar ou remover atribuies de recursos ........................... 58 Atribuio de recursos de custo para tarefas .............................................................. 62 2

Verificar a durao do plano, o custo e o trabalho ....................................................... 64 Acompanhando o progresso do projeto ......................................................................... 68 Guardar um plano base ........................................................................................... 70 Monitorizar um plano conforme programado atravs de uma data especfica .................. 73 Introduzir a percentagem de concluso de uma tarefa ................................................. 74 Introduzir valores reais para as tarefas...................................................................... 78 Tcnicas de programao avanada ............................................................................. 82 Agendamento de tarefas avanado ........................................................................... 82 Veja as relaes de tarefas com Path Task .............................................................. 82 Ajustar relaes de link de tarefas ............................................................................ 85 Restries da tarefa de ajuste .................................................................................. 89 Interromper trabalho em uma tarefa ......................................................................... 94 Ajustar tempo de trabalho para tarefas individuais ...................................................... 96 Agendamento de tarefas de controle com os escrevas de tarefas .................................. 99 Detalhes da tarefa de fine-tuning ............................................................................... 103 Insero de datas de prazo ..................................................................................... 103 Configurando uma tarefa recorrente ......................................................................... 106 Visualizar o caminho crtico do projecto .................................................................... 109 Agendamento de tarefas de resumo manualmente ..................................................... 111 Acertos detalhados e atribuio de recursos ................................................................. 114 Configurando disponibilidade de recursos para aplicar em diferentes momentos ............ 114 Introduzir multiplas taxas de pagamentos para recursos ............................................. 116 Criao de taxas de pagamento de recursos para aplicar em diferentes momentos ........ 118 Definindo Recursos Materiais ................................................................................... 119 Atrasar o incio dos trabalhos .................................................................................. 120 Aplicando contornos para atribuies ....................................................................... 121 Aplicao de diferentes taxas de pagamento de atribuies ......................................... 125 Atribuio de recursos materiais para as tarefas ........................................................ 126 Visualizando capacidade de recursos ........................................................................ 127 Ajustar atribuies na viso Planner Equipe .............................................................. 129 Ajustar o plano de projecto ........................................................................................ 133 Examinando a alocao de recursos ao longo do tempo .............................................. 133 Resolver sobrecargas de recursos manualmente ........................................................ 137 Nivelamento de recursos com sobrecarga ................................................................. 139 Verificao de custo e data de concluso do plano ..................................................... 144 Organizando os detalhes do projecto ........................................................................... 148 Classificando Detalhes do projecto ........................................................................... 149 Agrupamento Detalhes do projecto .......................................................................... 152 3

Filtrar Detalhes do projecto ..................................................................................... 155 Criando novas tabelas ............................................................................................ 159 Criao de novos pontos de vista ............................................................................. 162 Acompanhando o progresso em tarefas e atribuies .................................................... 165 Atualizar uma linha de base .................................................................................... 166 Rastreamento valores reais e restantes para as tarefas e atribuies ........................... 168 Controlar o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuies ........................... 173 Reprogramao obra incompleta .............................................................................. 175 Visualizar e relatar o status do projecto ....................................................................... 177 Identificar as tarefas que tm deslizado .................................................................... 178 Examinando os custos da tarefa .............................................................................. 182 Examinar os custos dos recursos ............................................................................. 185 Variao de custos do projeto com relatrios com vista semforo ................................ 187 Colocar o projeto de volta aos trilhos .......................................................................... 191 Resoluo de problemas de tempo e de programao ................................................. 192 Solucionando problemas de custo e de recursos ........................................................ 197 Problemas de mbito-de-obra para soluo de problemas ........................................... 200 Consolidar projetos e recursos ................................................................................... 203 Criando um pool de recursos ................................................................................... 203 Exibir detalhes da atribuio de um pool de recursos.................................................. 207 Atualizar as atribuies de um plano de participante .................................................. 209 Atualizar as informaes de um recurso em um pool de recursos ................................. 210 Atualizando os horrios de trabalho de todos os planos em um pool de recursos............ 213 Ligando novos planos para um pool de recursos ........................................................ 215 Alterar a atribuio dos planos do partidor e atualizao de um pool de recursos ........... 218 Planos de consolidao ........................................................................................... 221 Criando dependncias entre os planos ...................................................................... 224 Formatao e partilha do seu plano .......................................................................... 228 Personalizando uma vista Grfico de Gantt ............................................................... 228 Personalizando uma viso Timeline .......................................................................... 233 Personalizando relatrios ........................................................................................ 235 Copiando vistas e relatrios .................................................................................... 237 Vistas de impresso e relatrios .............................................................................. 241 Em profundidade e Assuntos Especiais ........................................................................ 244 Aplicando formatao avanada e impresso ............................................................. 244 A formatao de uma vista Grfico de Gantt ............................................................. 245 A formatao de uma viso Timeline ........................................................................ 249 Formatao do modo de exibio Diagrama de Rede .................................................. 251 4

A formatao de um vista de Calendrio ................................................................... 255 Impresso e exportao de vistas ............................................................................ 257 Formatao do relatrio avanada .............................................................................. 261 Formatao de tabelas em um relatrio .................................................................... 262 Como formatar grficos em um relatrio ................................................................... 268 Criar um relatrio personalizado .............................................................................. 273 Personalizar o Project ................................................................................................ 280 Partilhar elementos personalizados entre os planos .................................................... 280 Gravao de macros .............................................................................................. 284 Edio de macros................................................................................................... 289 Personalizando a barra de ferramentas de acesso rpido ............................................ 292 Partilhar informaes com outros programas ............................................................... 298 Copiar dados do projeto para outros programas ........................................................ 298 Abertura outros formatos de arquivo do Project ......................................................... 302 Salvar em outros formatos de arquivo de projecto ..................................................... 306 Gerao de relatrios visuais com Excel e Visio ......................................................... 310 Bibliografia .............................................................................................................. 313

Benefcios e Condies de Utilizao

O presente manual de formao foi elaborado para o curso de formao de Microsoft Project 2013. Foi elaborado pelo formador Ricardo Vicente e o mesmo no poder ser reproduzido sem autorizao do mesmo e respectiva entidade formadora. Tem por objectivo auxiliar o formando na aquisio de conhecimentos e competncias enunciados nos objectivos: gerais e especficos.

Objectivos Gerais
Este curso tem como objectivo dotar os participantes com todos conhecimentos intermdios e avanados para efectuar o planeamento e controlo de projectos, com o auxlio do Microsoft Project.

Objectivos Especficos
- Criar uma Estrutura Analtica do Projecto (Work Breakdown Structure) e uma lista de actividades; - Determinar a sequncia das actividades; - Afectar recursos a actividades; - Verificar e controlar o custo e o prazo do projecto; - Simular impactos no projecto atravs de mltiplos Undos e realce de campos alterados; - Utilizar a tcnica PERT e CPM; - Verificar e controlar o custo e o prazo do projecto; - Utilizar a tcnica de controlo de performance do projecto EVM; - Inserir frmulas e indicadores grficos; - Personalizar o documento; - Gerar e criar relatrios.
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Introduo
O controlo de gesto nem sempre visto com bons olhos pelos gestores. Por vezes, atribuem-lhe conotaes de "policiamento" e "burocratizao" da gesto, criando-se barreiras e resistncias sua implementao. Esta viso do controlo de gesto nada tem a ver com o sistema em si, mas com a forma como ele concebido e implantado na empresa. A implementao do sistema de controlo de gesto no poder ser feita revelia dos gestores operacionais. Pelo contrrio, sendo eles os clientes privilegiados do controlo de gesto, os produtos deste devero dar resposta s suas necessidades e aos seus interesses, como utilizadores. O sistema de controlo de gesto deve ser entendido como factor de desenvolvimento da empresa, na medida em que, afectando o comportamento dos gestores, os orienta no sentido da implementao da estratgia. Neste sentido, deve envolver todos os membros da organizao de forma a melhorar os desempenhos individuais e organizacionais. Orientar o presente no sentido da estratgia, significa conceber um conjunto de instrumentos orientados mais para o futuro do que para o passado. Tal envolve a necessidade de diagnstico das realidades passadas e presentes e definio de um domnio de actuao para o futuro. A fixao de objectivos, a escolha de planos de aco e a concepo de relatrios de acompanhamento e de apoio deciso, constituem actividades fundamentais para gerir esse futuro. Influenciar o comportamento organizacional dos gestores significa conceber instrumentos orientados para a motivao e o empenho dos gestores no cumprimento de objectivos. A definio de uma adequada estrutura organizacional e a flexibilizao do funcionamento interno, constituem factores-chave para desenvolver o esprito empreendedor do gestor.
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Microsoft Project e a gesto de projetos

Conhecer a aplicao Project
Microsoft Project 2013 poder ser a ferramenta essencial para a gesto de projetos. Construo de calendrios com o preenchimento de tarefas (tasks) e recursos (resourses), so necessrios para organizar e formatar o plano detalhado, seguir o estado atual dos trabalhos e contrapor com os tempos do projeto, partilhar e tomar aes corretivas quando necessrio. O Project uma aplicao poderosa qua ajuda a planear e a gerir uma larga gama de projetos. Desde o encontro de prazos limites a controlo de oramentos escolha dos recursos, pode-se ser mais produtivo e realizar melhores resultados com a utilizao das ferramentas oferecidas pelo Project. Pode-se usar o Project para as seguintes tarefas: Criar planos com nvel de detalhes certos para o seu projeto. Trabalhar com dados resumidos inicialmente, ou mudar para uma abordagem mais detalhada quando conveniente. Controle as tarefas que o Projeto pode agendar automaticamente ou que vai programar manualmente. Gerir tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nvel de detalhe que seja adequado para as necessidades do projeto. Trabalha com os dados do planeamento numa variedade de vista e relatrios. Controlar e gerir o seu plano ao longo da vida do projeto. Colaborar e partilhar dados com outras pessoas na sua organizao usando vistas e opes de formatao de relatrios. Utilizao de recursos, projetos consolidados, e as ligaes entre projectos para estender o foco de gesto de projeto em vrios projetos.
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O gestor de projecto

A gesto de projetos uma arte e cincia amplamente praticada. No fundo, gesto de projetos uma combinao de habilidades e ferramentas que ajudam a prever e controlar os resultados de esforos empreendidos pela organizao. Projetos (como a publicao de um livro infantil) so distintas das operaes em curso (como a execuo de servios de folha de pagamento). Os projetos so definidos como empreendimentos temporrio empreendido para criar um produto final ou resultado exclusivo. Com um bom sistema de gesto de projetos, voc deve ser capaz de responder a perguntas como as seguintes: Quais as tarefas que devem ser executadas e em que ordem para produzirem o produto final do projeto? Quando cada tarefa deve ser executada, e qual o prazo final (deadline)? Quem vai executar essas tarefas (tasks)? Quanto vai custar? E se algumas tarefas no so concludas como previsto? Qual a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto para aqueles que tm interesse ou participam no projeto?
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Um bom gestor de projetos no garante o sucesso de cada projeto, mas um fraco gestor, muitas vezes leva ao fracasso.

Uma visita guiada do Project 2013

A interface do Project: encontrar o caminho.
Iniciar o Project 2013

1. O ecr de incio do Project exibido. Aqui pode abrir rapidamente um projeto que foi guardado recentemente, abrir algum outro, ou criar um novo baseado num modelo.

Figura 1 2. Clique em Projeto em branco (Blank Project). O ecr que aparece deve ser semelhante imagem seguinte:
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Figura 2 A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido (Quick Access Toolbar) uma rea personalizada da interface onde voc pode adicionar seus comandos favoritos ou usados com frequncia. Guias (tabs) das faixas (ribbons) substituem os menus e as barras de ferramentas. Grupos de Guias (Tabs) focam reas mais evidenciadas do Project. A faixa contm os comandos que voc usa para executar aes no Project.

Grupos (Groups) so colees de comandos relacionados. Cada Guia (tab) dividida em vrios grupos. Comandos (Commands) so as caractersticas especficas que se usam para executar aes no Project. Cada guia contm vrios comandos. Alguns comandos, como o Corte na guia Tarefa, executa uma ao imediata. Outros comandos, como a mudana do tempo de trabalho na guia Projeto, exibe uma caixa de dilogo ou pede para tomar novas medidas de alguma outra forma.

Figura 3 A vista ativa que aparece na janela principal do Project. O Project pode exibir uma vista nica ou mltiplas vistas em painis separados. O rtulo Ver (View label) aparece ao longo da margem esquerda da vista ativa. O Project inclui dezenas de pontos de vista, de modo que este um lembrete til de qual a sua vista ativa. Exibir atalhos (View shortcuts) permite alternar rapidamente entre algumas das vistas mais frequentemente usados no Project. O controle deslizante de zoom (Zoom Slider) amplia ou diminui a vista atual. A barra de status (Status bar) exibe alguns detalhes importantes, como o modo de programao de novas tarefas (manual ou automtico) e se um filtro foi aplicado para a exibio ativa. Os menus de atalho (Shortcut menus) e Mini Barras de ferramentas (Mini Toolbars) so acessveis atravs do boto direito do rato e aparecem a maioria dos itens que v.
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Figura 4

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Noes bsicas de programao simples

Iniciar um novo plano e definir a data de incio
Como poderia esperar, o Project se concentra principalmente no tempo. s vezes, pode saber a data programada para o incio de um projeto, a data de trmino planeada, ou ambas. No entanto, quando se trabalha com o Project, voc especifica apenas uma data, no ambas: a data de incio do projeto ou a data de trmino do projeto. Porqu? Porque depois de introduzir a data de incio ou de fim do projeto e outros detalhes do projeto, o Project calcula a outra data para voc. Lembre-se que o Project no apenas um mero repositrio esttico de suas informaes de programao ou um desenho grfico de Gantt um mecanismo de agendamento ativo.

A maioria dos planos deve ser agendada a partir de uma data de incio, mesmo se souber que o projeto deve terminar at uma certa data limite. Agendamento a partir de uma data de incio faz com que todas as tarefas comeem o mais cedo possvel, e d maior flexibilidade de programao.

1. Execute um dos seguintes procedimentos: No Project, se voc ver na guia Arquivo (File), clique nele e, em seguida, clique em Novo (New). Se voc j v uma lista de modelos disponveis na tela Iniciar, continuar para a prxima etapa. O Project exibe as opes para a criao de um novo plano. Essas opes incluem o uso de modelos instalados com o Project ou que esto disponveis na web. Voc v esta mesma lista de modelos na tela inicial quando voc comear a Project, e na nova tela na guia Arquivo.

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Figura 5 2. Na lista de modelos disponveis, clique em Project em branco. O Project cria um novo plano. A mensagem na barra de status na parte inferior da janela lembra que novas tarefas so criadas no modo programado manualmente. Esta informao fica visvel na barra de status.

Observe a linha vertical verde fina na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt. Isso indica a data atual. Quando se cria um novo plano, o Project define data de incio do plano a data atual. Em seguida, altera-se a data de incio do plano. 3. Na guia Project, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto. A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. 4. Na caixa Data de Incio, escreva 5/1/15, ou clique na seta para baixo para exibir o calendrio e selecione 05 de janeiro de 2015.

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Figura 6 5. Clique em OK para aceitar essa data de incio e fechar a caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Projeto rola a parte de grfico do modo de exibio do Grfico de Gantt para mostrar a data de incio do projeto. A data de incio mostrada como uma linha vertical tracejada fina. 6. Na guia Arquivo, clique em Salvar.

Definir dias de folga no calendrio do projecto

Calendrios so o principal meio pelo qual controla como e quando cada tarefa e recurso podem ser agendadso para o trabalho no projeto. O calendrio do projeto define o trabalho em geral e dias de folga e tempo para as tarefas. O Project inclui vrios calendrios, chamados calendrios base, qualquer um que pode servir como

o calendrio do projeto para um plano. Voc seleciona o calendrio base que ser usado como o calendrio do projeto na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Pense no calendrio do projeto como horas normais de trabalho da sua organizao. Por exemplo, isso pode ser de segunda a sexta-feira, das 08:00 s 17:00, com uma hora de almoo a cada dia. A organizao ou algum recursos especficos pode ter excees a essa hora normal de trabalho, como feriados ou dias de frias, que se vai ver mais frente. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto. A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. 2. Na caixa Calendrio, clique na seta para baixo

Figura 7 A lista que aparece contm os trs calendrios base includos no projeto: 24 Horas no tem tempo de folga Night Shift compreende o turno da noite de segunda-feira a sbado de manh, das 23:00 s 08:00, com uma pausa de uma hora cada dia Padro O tradicional dia de trabalho e semana, de segunda a sexta-feira das 08:00 de 05:00, com uma hora de pausa a cada dia Apenas um dos calendrios base serve como o calendrio do projeto. Para este projeto, voc vai usar o calendrio base Padro como o calendrio do projeto, para deix-lo selecionado. 3. Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre o projeto sem fazer quaisquer alteraes. Voc sabe que toda a equipa vai estar num evento de moral em 22 de janeiro, portanto, nenhum trabalho deve ser agendado naquele dia. Voc vai gravar isso como uma exceo calendrio. 4. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho.

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Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. 5. No campo Nome na guia Excees na parte inferior da caixa de dilogo, digite equipe no evento a moral, e, em seguida, clique no campo Iniciar. 6. No campo Iniciar, digite 22/01/15, e, em seguida, clique no campo de Finish ou pressione a tecla de seta para a direita.

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Figura 8 7. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Para verificar se a mudana para o calendrio do projeto, nota na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt essa quinta-feira, janeiro 22, agora est formatado como cinza para indicar o tempo de descanso (assim como os fins de semana). Feriados recorrentes ou outras folgas que seguem um padro conhecido, como semanal, mensal ou anualmente. Para definir os tempos de folga recorrentes, clique no boto Detalhes na guia Excees na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Variar os tempos de trabalhos semanais, por exemplo, para lidar com as mudanas sazonais de horrios de trabalho.

Para configurar semanas de trabalho personalizados, na guia da caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho semanas de trabalho, digite o intervalo de datas que deseja, clique no boto Detalhes e, em seguida, definir os ajustes de tempo de trabalho que voc deseja.

Introduzir ttulo e outras propriedades

Propriedades incluem informaes que voc pode querer gravar sobre um plano, como o ttulo do projeto, o nome do gestor de projeto, ou palavras-chave para apoiar a pesquisa de arquivo. Algumas dessas propriedades so usadas em pontos de vista, nos relatrios e nos cabealhos e rodaps de pgina quando imprime. Pode ver e gravar essas propriedades na caixa de dilogo Propriedades Avanadas. 1. Clique na guia Arquivo. O modo de exibio Backstage guia Informaes Aparecer deve ser selecionada por padro. No lado direito da tela, as informaes sobre produtos, observe as estatsticas fundamentais, tais como a data de incio no lado direito da exibio Backstage. Note-se que muitos dos campos que voc v aqui so os mesmos campos que voc v na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Voc pode editar esses campos em qualquer lugar. 2. Clique em Project Information. No menu que aparece, clique em Propriedades Avanadas. 3. A caixa de dilogo Propriedades exibida com a guia Resumo visvel. 4. Na caixa Assunto, digite: Hubel 5. Na caixa Manager, digite: Ricardo Vicente 6. Na caixa da Companhia: Hubel 7. Na caixa Comentrios: Microsoft Project 2013 8. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo. 9. Na guia Arquivo, clique em Salvar.
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Construir uma lista de tarefas

Introduzir nomes de tarefas
As tarefas representam o trabalho a ser feito para alcanar os objetivos do projeto. Por essa razo, vale a pena desenvolver boas prticas sobre como nomear tarefas nos planos. Os nomes das tarefas devem ser reconhecveis e fazer sentido para as pessoas que iro executar as tarefas e outras partes interessadas que vo ver os nomes das tarefas. Use frases verbais curtas que descrevem o trabalho a ser feito, como "manuscrito Editar". Se as tarefas sero organizadas numa estrutura hierrquica, no repita detalhes do nome da tarefa de resumo em nome subtarefa a menos que acrescenta clareza. Se as tarefas tero recursos atribudos a eles, no incluir nomes de recursos nos nomes das tarefas. Pode sempre editar os nomes das tarefas mais tarde, por isso no se preocupe em obter exatamente os nomes das tarefas certas quando voc est inicialmente introduzi-los num plano. necessrio arquivo Simple Tasks_Start na sua pasta de arquivo Chapter04. Abra o arquivo Simple Tasks_Start, e guard-lo como Simple Tasks. 1. Clique na clula imediatamente abaixo de do cabealho da coluna Task Name. 2. Insira Assign launch team members e pressiona a tecla enter. tarefa que foi introduzida -lhe atribudo um nmero identificativo (ID number). A cada tarefa atribuda uma identificao nica, que no representa necessariamente a ordem em que ocorrem
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Figura 11 3. Digite os seguintes nomes de tarefas, pressionando ENTER aps cada nome de tarefa: Design and order marketing material Distribute advance copies Coordinate magazine feature articles Launch public web portal for book

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Figura 12 Ao rever as tarefas introduzidas, percebe que falta uma tarefa. Vai ser inserida entre as tarefas 2 e 3. Voc vai inserir essa tarefa seguinte. 4. Clique no nome da tarefa 3, Distribuir cpias antecipadas. 5. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Tarefa. O Project insere uma linha para uma nova tarefa e renumera as tarefas. O Project nomeia a nova tarefa <New Task>. 6. Com <New Task> selecionado insira Fase de Lanamento ao Publico, e pressione Enter. A nova tarefa adicionada ao seu plano.

Introduzir duraes das tarefas

A durao de uma tarefa representa a quantidade de tempo que voc espera que levar para concluir a tarefa. O Project pode trabalhar com duraes de tarefas que variam de minutos a meses. Dependendo do objetivo do seu plano, voc provavelmente vai querer trabalhar com duraes de tarefas na escala de horas, dias e semanas. Dando valores de durao de tarefas um dos benefcios do uso de uma ferramenta de programao como Project sobre uma lista simples ou abordagem a fazer o trabalho de organizao. Vamos explorar as duraes das tarefas com um exemplo. Digamos que um plano tem um calendrio de projeto com tempo de trabalho definido como 08:00 at s 17:00 com uma hora para almoo de segunda a sexta-feira, deixando o tempo de descanso definido como noite (aps 17:00) e fins-de-semana. Se voc estimar que a tarefa levar 16 horas de tempo de trabalho, voc pode entrar sua durao como "2d" para agendar o trabalho ao longo de dois dias de trabalho de oito horas. Voc deve, ento, esperar que a partir da tarefa em 08:00 numa sextafeira significa que no estar concludo at s 17:00 na segunda-feira seguinte. Nenhuma obra seria marcada no fim-de-semana, porque sbado e domingo foram definidos como o tempo de descanso. Se voc inserir esta abreviatura 30m 6h 4d 3w 2Mo Afigura-se assim 30 min 6 hrs 4 dias 3 semanas 2 mons E isso significa 30 minutos 6 horas 4 dias 3 semanas 2 meses
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O Project utiliza valores padro para os minutos e horas: um minuto igual a 60 segundos e 1 hora igual a 60 minutos. Para os perodos de dias, semanas e meses, voc pode usar padres do Project (por exemplo, 20 dias por ms) ou definir seus prprios valores. Para fazer isso, na

guia Arquivo, clique em Opes e, na caixa de dilogo Opes do Project, clique em Schedule, conforme ilustrado aqui:

Figura 13 1. Clique na clula abaixo da coluna Durao caminhando para uma tarefa, Designar os membros da equipe de lanamento. O campo Durao para a tarefa 1 selecionada. 2. Escreva 1d, e pressione Enter.
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Figura 14 3. Digite os seguintes perodos ou frases de texto para as seguintes tarefas: Task ID 2 3 4 nome da tarefa Design and order marketing material Public Launch Phase Distribute advance copies durao Verifique com a equipe de Marketing (pressione Enter para ignorar esta tarefa) 2d

Para a tarefa 5, coordenadas revista artigos de fundo, voc vai introduzir as datas de incio e trmino e o Project calcular a durao. 4. No campo Iniciar (no o campo Durao) para a tarefa 5, escreva de 19/1/15, e, em seguida, pressione a tecla Tab. Clique no boto de seta para baixo, e no calendrio que aparece navegue at o ms que voc deseja. Em seguida, clique na data desejada. 5. No campo Finish para a mesma tarefa, digite ou selecione 27/1/15, e pressione Enter. O Project calcula a durao de seis dias. Note-se que esta de seis dias de trabalho: de segunda a quarta-feira, e sexta-feira da primeira semana e, em seguida, segunda-feira e tera-feira da semana seguinte. O Project tambm chama a barra de Gantt para a tarefa de abranger estes dias de trabalho, alm dos dias de folga entre eles, como mostrado aqui:

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Figura 15 6. Para a tarefa 6, Lanamento portal web pblico para o livro, voc no sabe a durao, a data a iniciar ou terminar, mas voc ainda pode capturar o que voc sabe. 7. No campo Incio para a tarefa 6, Escreva cerca de duas semanas antes do lanamento completo e, em seguida, pressione Enter. Tal como acontece com o valor de durao de uma tarefa agendada manualmente, voc tambm pode digitar uma sequncia de texto a data de incio ou concluso, ou ambos. Quando a tarefa comutada para ser agendada automaticamente, as sequncias de texto ser substitudo por datas especficas.

Introduzir uma tarefa marco

Alm de inserir tarefas a serem concludas, voc pode querer dar conta de um evento importante para o plano do seu projeto, como o fim de uma fase importante do projeto. Para fazer isso, voc vai criar uma tarefa marco. Marcos so eventos significativos que tanto so atingidas dentro do plano (como a concluso de uma fase de trabalho) ou imposto sobre o plano (como um prazo para se candidatar a financiamento). Porque o prprio marco normalmente no incluem qualquer trabalho, marcos so representados como tarefas com durao zero. 1. Clique no nome da tarefa 3, Public Launch Phase. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Milestone. O Project insere uma linha para uma nova tarefa e renumera as tarefas subsequentes. O Project nomeia a nova tarefa <New Milestone> e d-lhe uma durao zero-day. Tal como acontece com as outras novas tarefas, o marco inicialmente programada para a data de incio do projecto de 5 de janeiro. 3. Com <New Milestone> selecionado, escreva Planning complete! e, em seguida, pressione Enter. A tarefa marco adicionado ao seu plano.

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Figura 16

Criando tarefas de resumo para delinear o plano

til organizar grupos de tarefas afins num esquema usando as tarefas de resumo. Quando as tarefas de resumo so sequenciadas ao longo do tempo, as tarefas de resumo de maiores nveis so chamadas de fases (phases). Ao rever o plano de um projeto, vendo tarefas organizadas numa estrutura de tpicos ajuda voc e outras partes interessadas (stakeholders) a pensar em termos de principais itens de trabalho.

Por exemplo, comum dividir o livro em projetos editoriais Editorial, Design e fases de produo. Com uma estrutura hierrquica aplicada, ento voc pode expandir ou recolher o esboo para mostrar apenas o nvel de detalhe que voc quiser. Voc cria uma estrutura hierrquica pelo recuo e avano das tarefas. No Project, as tarefas recuadas abaixo da tarefa de resumo so chamados de subtarefas (subtasks). Tarefas de resumo so automaticamente programadas e no programadas manualmente por padro. A durao de uma tarefa de resumo programada automaticamente calculada pelo Projeto como o perodo de tempo a partir da data de incio mais cedo para a data de trmino mais recente de suas subtarefas. Se voc editar directamente a durao de uma tarefa de resumo programada automaticamente, ou o seu incio ou data de trmino, ele vai ser transferida para uma tarefa agendada manualmente. Quando uma tarefa de resumo agendada manualmente, sua durao ser calculada com base nas suas subtarefas, assim como a durao de uma tarefa de resumo programada automaticamente. No entanto, voc pode editar a durao de uma tarefa de resumo agendada manualmente e o Project vai acompanhar tanto a durao manual que voc introduziu e o tempo calculado. O nvel mais alto da estrutura hierrquica de um plano chamado a tarefa de resumo do projeto. O Project gera automaticamente a tarefa de resumo do projeto, mas no exibi-o por padro. Como a tarefa de resumo do projeto est no nvel mais alto da estrutura hierrquica do plano, que inclui detalhes recolhidos de todas as subtarefas. Ele tambm representa a durao total do plano por isso uma maneira prtica de ver alguns detalhes essenciais, como a durao total do plano. 1. Selecione os nomes das tarefas de 5 a 7. Estas so as tarefas que voc quer fazer subtasks da fase de lanamento pblico. 2. Na guia Tarefa (Task), no grupo Agenda (Schedule), clique Recuo de tarefas (Indent Task).
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Figura 17 O Project promove a tarefa 4 para uma tarefa de resumo e muda-a para agendamento automtico. Ou voc pode pensar nisso como o Project rebaixar as tarefas de 5 a 7 para subtarefas, de qualquer forma, o plano agora inclui uma tarefa de resumo e subtarefas.

Figura 18 Observe o efeito de agendamento de criar a tarefa de resumo. Porque a tarefa 6 teve incio especfico e datas de trmino j, o Project vai definir a data de incio da tarefa de resumo (e da sua subtarefa com durao) para a mesma data, 19 de janeiro. Em seguida, voc vai criar outra tarefa de resumo de uma maneira diferente. 3. Selecione os nomes das tarefas de 1 a 3. 4. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Resumo. O Project insere uma linha para uma nova tarefa, recuos a tarefa diretamente abaixo dela, e renumera as tarefas subsequentes. Projeto nomeia a nova tarefa <New Resumo Task>. 5. Com <New Resumo Task> selecionado, escreva fase de planejamento e pressione Enter. Agora, o plano est organizado em duas fases de trabalho.
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Figura 19

Criar dependncias de tarefas com ligaes

Ao vincular tarefas, cria relaes de agendamento entre as tarefas. Estas relaes entre tarefas so chamadas dependncias, como em "o incio desta tarefa depende da concluso de uma tarefa anterior. Uma vez que criar dependncias de tarefas (tambm chamados de links), o Project pode ajustar automaticamente o agendamento de tarefas ligadas quando ocorrem alteraes no seu plano. Criando dependncias ligando tarefas crucial para obter os benefcios do mecanismo de agendamento do Project. Vamos olhar para um escreva de relao de dependncia pode criar entre duas tarefas. A maioria dos planos exigem tarefas a serem executadas em uma ordem especfica. Por exemplo, a tarefa de escrever um captulo de um livro deve ser concluda antes da tarefa de editar o captulo possa ocorrer. Estas duas tarefas tm uma relao trmino para incio, que tem dois aspectos: A segunda tarefa deve ocorrer aps a primeira tarefa, que uma sequncia. A segunda tarefa s pode ocorrer se a primeira tarefa concluda, o que uma dependncia. No Project, a primeira tarefa ("Escrever o captulo") chamado o antecessor porque precede tarefas que dependem dela. A segunda tarefa ("Editar o captulo") chamado o sucessor, porque ele sucede tarefas de que dependente. Qualquer tarefa pode ser antecessora de uma ou mais tarefas. Assim como, qualquer tarefa pode ser uma sucessora para um ou mais tarefas predecessoras. Embora isto possa parecer complicado, duas tarefas podem ter apenas um dos quatro escrevas de relaes entre tarefas.
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Relacionamento entre Tarefas Finish-to-Start (FS) Trmino incio para

Meios

Aparece grfico de Gantt

Exemplo

A data de trmino da tarefa predecessora determina o incio data do sucessor tarefa. Este o padro relacionamento tarefa.

Um captulo do livro deve ser escrito antes que ele possa ser editado.

Start-to-start (SS) Inicio para inicio

A data de incio da tarefa predecessora determina o incio data do sucessor tarefa.

Ordenao

de

pr-

impresso e ordenao de papel esto intimamente relacionados, e eles devem comear simultaneamente.

Finish-to-Finish (FF) Trmino trmino para

A data de trmino da tarefa predecessora determina o acabamento sucessor tarefa. data do

Tarefas

que

exigem especfico
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equipamento

devem terminar quando o perodo de aluguel de equipamentos termina.

Start-to-Finish (SF) Inicio Trmino para

A data de incio da tarefa predecessora determina o acabamento sucessor tarefa. data do

O momento em que a tiragem est prevista para comear determina

quando uma tarefa de seleo de pasta deve terminar.

Representando relaes entre tarefas e manipulao de alteraes horrio de incio e datas de trmino so duas reas onde o uso de um mecanismo de agendamento, tais como o Project compensa realmente. Por exemplo, voc pode alterar as duraes das tarefas ou adicionar ou remover tarefas a partir de uma cadeia de tarefas ligadas, e o Project reagendar tarefas em conformidade.

Relaes de tarefas aparecer de vrias maneiras em Projeto, incluindo o seguinte: No grfico de Gantt e vista Diagrama de Rede, relaes de tarefas aparecem como as linhas conectando tarefas. Em tabelas, como a tabela de entrada, a tarefa nmeros de identificao de tarefas predecessoras aparecem nos campos antecessor tarefas sucessoras. (Talvez seja necessrio arrastar a barra divisria vertical para a direita para ver a coluna Predecessor). 1. Selecione os nomes das tarefas 2 e 3. 2. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas.

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Figura 20 Tarefas 2 e 3 esto ligados com um acabamento para incio de relacionamento.

Figura 21 Note-se que a tarefa 3 anteriormente tinha nenhuma data de incio ou concluso, mas, tornando-a um sucessor de tarefa 2, voc deu Projeto informao suficiente para dar a tarefa 3 a data de incio: 06 de janeiro, o prximo dia til aps o fim da tarefa 2. Voc j reparou que a luz azul destaque de alguns dos Duration, em Iniciar e Concluir campos como voc ligado tarefas? Projeto destaca os valores que so afetados aps cada agendamento mudana que voc faz em um plano.

3. Em seguida, voc vincular tarefas 3 e 4, utilizando uma tcnica diferente. Selecione o nome da tarefa 4, Planejamento completo! 4. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. 5. Clique no separador Predecessores. 6. Clique na clula vazia abaixo da coluna Nome da Tarefa ttulo e, em seguida, clique na seta para baixo que aparece. 7. Na lista Nome da Tarefa, clique em Design e material de marketing ordem. 8. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Tarefas 3 e 4 esto ligadas com um acabamento para incio de relacionamento. Em seguida, voc vai ligar todas as subtarefas em fase de lanamento Pblico em uma ao. 9. Selecione os nomes das tarefas de 6 a 8. 10. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas. Tarefas 6 a 8 esto ligados.
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Figura 22 Existem vrias maneiras de ligar as tarefas, e voc vai usar mais um para ligar as duas fases do novo plano de lanamento do livro. 11. Na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt, aponte o ponteiro do rato na barra de tarefas de resumo para a tarefa 1, Planning Phase e, em seguida, clique e arraste para baixo e para a direita para a barra de Gantt para a tarefa 5, Public Launch Phase.

Figura 23 Note-se que enquanto voc arrasta o ponteiro do rato, ele muda para um cone de ligao e uma janela pop-up que se atualiza com informaes como voc passa o rato sobre as outras barras de tarefas.

Esta dica pode ajudar tarefas youlink usando os rato.O ponteiro do rato muda para indicar que voc est linking tasks. 12. Quando o ponteiro do rato sobre a barra de tarefas de resumo para a tarefa 5, liberar o ponteiro do rato. As tarefas de resumo 1 e 5 esto ligados com um acabamento para incio de relacionamento.

Figura 24 At agora, voc j usou trs tcnicas diferentes para tarefas de ligao. Outra forma simples de criar um relacionamento tarefa entrar ID tarefa do predecessor no campo Predecessores da tarefa sucessora. Como voc usa o Project mais, voc provavelmente vai achar que voc prefere um destes ou outra forma de ligar as tarefas.
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Figura 25 Para concluir, voc vai introduzir um valor de durao especfico para a tarefa 3. A equipe de marketing informou que a estimativa que a tarefa 3 deve ter uma durao de duas semanas. 13. No campo de durao para a tarefa 3, escreva de 2W, e pressione Enter. Observe que a nova durao para a tarefa 3 causou durao do Planejamento Fase da tarefa de resumo para aumentar, mas no afetou o agendamento da tarefa 4 marco. Por que no? Lembre-se que esta tarefa ainda est programada manualmente. Voc pode forar o projeto para ajustar o incio e trmino datas desta tarefa, deixando-o como manualmente agendada.

Figura 26 14. Selecione o nome da tarefa 4. 15. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique Respeite Links.

Figura 27 Projeto recalendariza a tarefa 4 para iniciar aps a concluso de seu antecessor, a tarefa 3. Voc deve ter notado que o incio da tarefa de resumo fase de lanamento pblica no respeitar a sua ligao ao seu antecessor, a tarefa de resumo fase de planeamento. Clicando no boto Respeito Ligao com o lanamento tarefa de resumo Fase Pblica selecionado no far com que ele seja remarcado, como fez para a tarefa 4. Isso porque as datas de incio e trmino da tarefa de resumo so impulsionados pelo incio mais cedo e as ltimas datas de trmino de suas subtarefas, que, neste caso, ainda esto programados manualmente.
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Mudar agendamento de tarefas de manual para automtico

O Project por padro define novas tarefas a ser agendada manualmente. Na verdade, no Project, voc controla o agendamento de tarefas de duas maneiras diferentes: Trabalhar com tarefas agendadas manualmente para mais rapidamente capturar alguns detalhes, mas sem agendamento de tarefas. Uma tarefa agendada manualmente como um marcador de posio inicial que voc pode criar, a qualquer momento, sem afetar o resto do plano. Pode no saber, inicialmente, mais do que o nome de uma tarefa, e isso OK. Ao longo da execuo do plano, como vai descobrir ou decidir mais detalhes sobre a tarefa, como e quando ela deve ocorrer, voc pode adicionar esses detalhes ao plano.

Trabalhar com tarefas agendadas automaticamente para tirar o mximo proveito do poderoso mecanismo de agendamento do Project. Com agendamento automtico, o Project atualiza os valores calculados da programao, como as duraes das tarefas, as datas de incio e trmino automaticamente em resposta a mudanas num um plano. Mudanas a fatores como restries, relacionamentos de tarefas e calendrios tambm podem causar com que o Project recalcule as tarefas afetadas. 1. Selecione os nomes das tarefas de 2 a 4. Essas tarefas so atualmente previsto para serem programadas manualmente, conforme indicado pelo indicador push-pin na coluna Modo de tarefas. 2. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendar Auto

Figura 28 O Project muda essas tarefas para que sejam programadas automaticamente. O Project muda os cones do modo de tarefas e formatao de barras de Gantt das tarefas para indicar que eles j esto automaticamente agendadas. De seguida usa-se um mtodo diferente para mudar o modo de agendamento para uma tarefa. 3. Clique no campo Modo de Tarefa da tarefa 6, e, em seguida, clique na seta que aparece. 4. Na lista que aparece, clique em Auto Programado.
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Figura 29 Desta vez, a tarefa 6 foi remarcada para comear mais tarde. Porque isso aconteceu? Lembre-se da dependncia entre as duas tarefas de resumo. A dependncia disse, com efeito, que a fase de lanamento ao Pblico deve comear assim que a fase de planeamento for concluda. No entanto, porque a tarefa 6 e as outras subtarefas da fase de lanamento ao Pblico foram

programados manualmente, o Project no remarca as sub-tarefas para dar conta dessa dependncia. Assim que definir a tarefa 6 de agendamento automtico, no entanto, o Project fez exatamente isso e ajustado data de incio de sua tarefa de resumo tambm. Os restantes subtasks 7 e 8 ainda esto programados manualmente, de modo projeto no remarcar eles. Voc vai mudar essas tarefas seguinte. 5. Selecione os nomes de tarefas 7 e 8. 6. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendar Auto. O Project recalendariza as tarefas restantes. Isso se estende a durao da fase de lanamento ao Pblico e do projeto como um todo.

Figura 30 Observe que o Projeto substituiu o incio valor da tarefa 8 texto atualizado com a data marcada, e forneceu a durao de um dia. Projeto fez isso porque requer um valor numrico para o tempo de durao para cada tarefa agendada automaticamente. O ponto de interrogao aps o valor de durao indica que esta uma durao estimada, o ponto de interrogao no tem efeito sobre o agendamento da tarefa. Agora, esse plano est definido para tratar as novas tarefas que voc pode entrar como programado manualmente. Voc pode deixar essa configurao como est e, em seguida, alternar tarefas especficas a serem automaticamente programado. No entanto, este plano desenvolvido o suficiente agora para mudar para o agendamento automtico e, posteriormente, definir algumas tarefas especficas para agendada manualmente, conforme necessrio. 7. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Mode e, em seguida, clique em Agendar Auto.
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Figura 31

Voc tambm pode alterar o modo de planejamento do projeto padro se aplica a todos os novos planos. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opes e clique na guia Agenda. Nos opes de agendamento para esta caixa Projeto, clique em todos os novos projetos, e, em seguida, as novas tarefas caixa criado, clique em Auto Programado. Em seguida, voc ver agendamento automtico em ao quando voc adiciona uma nova tarefa ao plano. 8. No campo Nome da Tarefa, abaixo tarefa 8, escreva Launch social media programs for book e, em seguida, pressione Enter. O Project acrescenta a nova tarefa com o plano. Por padro, ele no est vinculado a qualquer outra tarefa, dada a durao de um dia, e est programada para iniciar na data de incio da sua tarefa de resumo. Ao contrrio de tarefas agendadas manualmente, as tarefas agendadas automaticamente obter uma durao e datas de incio e trmino, quando adicionado ao plano. Para terminar este exerccio, voc vai ligar duas tarefas. 9. Selecione os nomes das tarefas 8 e 9. 10. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Vincular as tarefas selecionadas.
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Figura 32 O Project une as duas tarefas. Note-se que a durao da tarefa de resumo fase de lanamento Pblica foi atualizado automaticamente 9-10 dias.

Verificao de durao e data de trmino do plano

A qualquer momento, no planejamento ou na execuo de um projeto, voc e outros interessados no projeto, muito provavelmente vai querer saber quanto tempo o projeto deve

levar. Voc no entrar diretamente com uma durao total do projeto ou data de trmino em um plano, e voc no precisa. Project calcula os valores com base nas duraes das tarefas, dependncias, ajustes de calendrio do projeto, e muitos outros fatores que foram gravados num plano. Uma maneira fcil de visualizar a durao do plano e horrio de incio e datas de trmino atravs da visualizao Timeline, a tarefa de resumo do projeto, ea caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. 1. Na viso Timeline acima da vista Grfico de Gantt, observe corrente de partida do plano e as datas de trmino.

Figura 33 A viso Timeline uma maneira prtica de ver a grande figura do plano. Aqui voc est procurando apenas nas datas de incio e trmino, mas em captulos posteriores, voc vai trabalhar com a perspectiva Timeline de maneiras diferentes. Em seguida, voc vai ter um olhar atento para a durao do plano. 2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto. A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Aqui, novamente, voc v a data de trmino: 2/3/15. Voc no pode editar a data de trmino diretamente porque este plano est previsto para ser agendada a partir da data de incio. O Project calcula a data de trmino do plano com base no intervalo de dias teis necessrios para completar as tarefas, a partir de data de incio do plano. Qualquer alterao da data de incio do projeto faz com que a recalcular a data de trmino. Em seguida, vamos olhar para as informaes de durao com mais detalhes. 3. Clique Statistics.
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Figura 34 Para j no necessrio perceber todos estes nmeros. De momento a durao currente vale nada. A durao o nmero de dias de trabalho (no os que passaram) entre a data inicial e a final 4. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Project Statistics. Em seguida, voc ir visualizar a tarefa de resumo do projeto na vista Grfico de Gantt. 5. Clique em qualquer lugar na vista Grfico de Gantt. Com o foco agora na vista Grfico de Gantt, o rtulo contextual da guia Formato muda para Ferramentas de Grfico de Gantt. 6. Na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, marque a caixa de seleo tarefa resumo de projecto. O Project exibe a tarefa de resumo do projeto no topo da vista Grfico de Gantt com um ID de 0. Aqui voc ver a mesma durao e comear e terminar os valores exibidos em Estatstica projeto, bem como uma barra de Gantt que desenhado desde o incio e datas de trmino do plano global.
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Documentar as tarefas com notas e hiperlinks

Voc pode gravar informaes adicionais sobre a tarefa em uma nota. Por exemplo, voc pode ter uma descrio detalhada de uma tarefa, mas quer manter o nome sucinta da tarefa. Voc pode adicionar esses detalhes com uma nota de tarefa, em vez de o nome da tarefa. Dessa forma, a informao reside no plano e pode ser facilmente visualizado ou impresso.

Existem trs escrevas de notas: notas de tarefas, notas de recursos e atribuio de notas. Voc pode entrar e rever as notas de tarefas na guia Notas na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Notas no Project suportar uma ampla gama de opes de formatao de texto, voc pode at vincular ou armazenar imagens grficas e outros escrevas de arquivos em notas. s vezes, voc pode querer associar uma tarefa em um plano com informaes armazenadas em um documento diferente ou em uma pgina web. Hiperlinks que permitem conectar uma tarefa especfica para informaes adicionais que reside fora do plano. 1. Selecione o nome da tarefa 6, Distribuir cpias antecipadas. 2. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Notas. O Project exibe a caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa com o guia Notas visvel. 3. Na caixa Notas, digite Get lista de destinatrios do publicitrio.

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Figura 35 4. Clique em OK. Um cone de nota aparecer na coluna Indicadores. 5. Aponte para o cone de nota para a tarefa 6. A nota aparece em uma dica de tela. Para notas que esto muito para aparecer em uma dica de tela, voc pode clicar duas vezes no cone de nota para exibir o texto integral da nota. Voc pode notar um cone de nota para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto. Ns vamos olhar para o prximo. 6. Aponte para o cone de nota na tarefa 0.

Este texto foi digitado no campo Comentrios da caixa de dilogo Propriedades. Como voc pode ver, o texto entrou em Comentrios aparece como uma nota sobre a tarefa de resumo do projeto. Se voc adicionar ou alterar uma nota sobre a tarefa de resumo do projeto como fez anteriormente, a alterao ir aparecer no campo de comentrios na caixa de dilogo Propriedades. Para concluir, voc vai criar um hyperlink. 7. Direito do rato no nome da tarefa 8, Lanamento portal Web pblico para o livro e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. A caixa de dilogo Inserir Hiperlink. 8. Na caixa Texto a mostrar, escreva Adicionar ao catlogo de primavera aqui. 9. Na caixa Endereo, digite http://www.lucernepublishing.com/ 10. Clique em OK.

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Figura 36 Um cone de hyperlink aparece na coluna Indicadores. Apontando para o cone exibe o texto descritivo que voc digitou anteriormente. Para abrir a pgina em seu navegador, ou clique no cone de hiperlink ou boto direito do rato no cone do hyperlink e, no menu de atalho que aparece aponte para Hiperlink e, em seguida, clique em Abrir hiperlink.

Definir Recursos

O Microsoft Project 2013 suporta trs escrevas de recursos. Recursos de trabalho, bem como dois recursos para fins especiais: custo e material. Resumidamente, aqui a forma de pensar sobre os trs escrevas de recursos: Recursos de trabalho incluem as pessoas e os equipamentos necessrios para completar as tarefas de um projeto. Os recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma tarefa que voc precisa para dar conta do plano. Exemplos incluem categorias de despesas como viagens, entretenimento, e assim por diante. Os recursos materiais so consumveis que se usa como o desenvolvimento do projeto. Por exemplo, um projeto de construo pode precisar acompanhar ao ou concreto, uma vez que utilizado durante todo o projeto. A gesto eficaz de recursos uma das vantagens mais significativas do uso do Project, em vez de ferramentas de planeamento focado na tarefa, como organizadores baseados em papel. No precisa configurar recursos e atribuir-lhes tarefas no Project, porm sem tornar esta informao disponvel no Project, pode ser menos eficaz na gesto do projeto. Configurar as informaes de recursos no Project leva um pouco de esforo, mas o tempo bem gasto se o seu projeto impulsionado principalmente pelo tempo ou restries de custo (e quase todos os projetos so conduzidos por um, se no ambos, desses fatores).
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Introduzir nomes de recursos de trabalho

Recursos de trabalho so as pessoas e os equipamentos que fazem o trabalho do projeto. Projecto centra-se em dois aspectos de recursos de trabalho: a sua disponibilidade e os seus custos. Disponibilidade determina quando um recurso especfico pode trabalhar em determinada tarefa e quanto trabalho esse recurso pode executar. Os custos referem-se ao custo financeiro incorrido pelos recursos que realizam trabalho sobre o projeto.

Recurso trabalho Pessoas individuais identificado pelo nome. Pessoas individuais identificados por cargo ou funo. Grupos de pessoas que tm habilidades comuns. (Ao atribuir tais recursos intercambiveis para uma tarefa, voc pode no estar preocupado com que o recurso individual o tempo que eles tm as habilidades certas.) Equipamento.

exemplo Jun Cao; Zac Woodall Publisher; especialista em Contrato Editores de Texto; tipgrafos

Litografia offset imprensa

O Project pode ajud-lo a tomar decises mais inteligentes sobre o gerenciamento de recursos de trabalho e acompanhar os custos financeiros.

Voc precisa o arquivo localizado na pasta de arquivo de prtica Chapter05 para completar este exerccio. Abra o arquivo Simple Resources_Start e salve-o como simples recursos. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. Voc vai usar o modo de exibio Planilha de Recursos para entrar na lista inicial de recursos para o novo projeto de lanamento do livro. 2. Clique na clula diretamente abaixo do ttulo da coluna Nome do Recurso. 3. Escreva Jun Cao, e pressione a tecla Enter. O Project cria um novo recurso.
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Figura 37 4. Nas prximas linhas vazias na coluna Nome do Recurso, digite os seguintes nomes:

Sharon Salavaria Toby Nixon Toni Poe Zac Woodall Esses recursos so todas as pessoas individuais. Voc tambm pode ter um recurso que representa vrias pessoas. Voc vai entrar em um recurso to prximo. 5. No campo Nome do Recurso, abaixo do ltimo recurso, digite Editores de Texto e, em seguida, pressione Enter.

Figura 38

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Introduzir capacidade mxima recursos

O Campo Max. Units representa a capacidade mxima de um recurso para trabalhar as tarefas atribudas a esse recurso. Especificando que um recurso tem 100% de unidades mximas significa que 100 por cento do tempo de trabalho que o recurso est disponvel para trabalhar em tarefas atribudas no plano. O Project ir alert-lo com um indicador e formatao de vermelho, se voc atribuir o recurso a mais tarefas do que o recurso pode completar a 100 unidades mximas por cento (em outras palavras, se o recurso torna-se sobrecarga). 100% o Max padro. Unidades de Valor de novos recursos. Para um recurso que representa no uma pessoa especfica, mas uma categoria de pessoas intercambiveis com um conjunto de habilidades comum, voc pode inserir um valor mximo de unidades maiores para indicar o nmero de pessoas disponveis. Entrando em um mximo de unidades de valor, tais como 800% para esse recurso significa que voc pode esperar que oito

pessoas individuais que todos pertencem a essa categoria de recurso estar disponvel para trabalhar em tempo integral a cada dia de trabalho. Para um recurso que tem um horrio de trabalho que menor do que o tempo integral, voc pode inserir um valor mximo de unidades menores. Introduzindo um mximo de unidades de valor, tais como 75% de tal recurso significa que voc pode esperar que a capacidade do recurso seja trs quartos de um recurso em tempo integral. Para uma semana de trabalho de 40 horas, equivale a 30 horas de capacidade. Note que tal capacidade de trabalho a tempo parcial pode ser aplicado a um trabalhador a tempo parcial ou a um trabalhador a tempo completo que atribudo a um projeto especfico apenas a tempo parcial. 1. Clique no mx. Campo Unidades do recurso Copyeditors. 2. Digite ou selecione 400%, e, em seguida, pressione Enter. Em seguida, voc vai atualizar o Max. Unidades de Valor para Sharon Salavaria para indicar que ela trabalha meio expediente. 3. Clique no mx. Campo Unidades de Sharon Salavaria, digite ou selecione 50%, e, em seguida, pressione Enter. Com essas mudanas de Max.Units, o Project ir identificar esses recursos como sendo superalocados quando o trabalho atribudo ultrapasse as suas capacidades.
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Figura 39

Introduzir taxas de pagamento de recursos

Quase todos os projetos tm algum aspecto financeiro e custo limita o escopo de muitos projetos. Controle e gerenciamento de informaes de custos no projeto permite que o gestor de projeto para responder a essas questes to importantes como: Qual o custo total esperado do projeto baseado em duraes das tarefas e atribuies de recursos? A organizao est usando recursos caros para fazer o trabalho que recursos menos caros poderiam fazer? Quanto dinheiro vai um escreva especfico de recurso ou tarefa custo ao longo da vida do projeto? A organizao est a gastar dinheiro a uma taxa que pode sustentar a durao prevista do projeto? No Project, voc pode inserir as taxas padro e os custos por uso para trabalho e recursos materiais, bem como as taxas de horas extras para recursos de trabalho. Lembre-se que no projeto h trs escrevas de recursos: trabalho, material e custo. Os recursos de custo no usam as taxas de remunerao e so descritos mais adiante neste captulo. Quando um recurso de trabalho tem uma taxa de pagamento padro entrou e atribudo a uma tarefa, o Project calcula o custo do trabalho. O Project faz multiplicando o valor do trabalho da atribuio pelo pagamento da taxa de recurso, tanto usando um incremento de tempo comum (tais como horas). Voc pode, ento, ver o custo por recurso, o custo por tarefa, e custo por tarefa (bem como os custos rolou at tarefas de resumo e todo o plano). O Project lida com as despesas extras de forma diferente. O Project vai aplicar a taxa de pagamento de horas extras somente quando voc especificamente registrar horas extras para uma misso. O Project no calcula automaticamente as horas extras e os custos associados, porque h tambm grande a chance de que se aplicaria horas extras quando voc no tinha a inteno dele. No cenrio para o lanamento do novo livro, horrio de trabalho de Jun Cao fornece um bom exemplo. Esta ainda uma semana de trabalho normal de 40 horas, apesar de duas horas por dia poderia ser confundido com horas extras com a suposio normal de uma jornada de oito horas.
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Alm ou em vez de taxas de custo, um recurso pode incluir uma taxa fixa que o Projeto reverte para cada tarefa para a qual o recurso atribudo. Isto chamado um custo por utilizao. Ao contrrio de taxas de custo, o custo por utilizao no varia com a durao da tarefa ou a quantidade de trabalho que o recurso executa a tarefa. Voc pode especificar o custo por uso no Custo / campo Usar a vista Folha de Recursos. 1. Na Folha de Recursos, clique no Campo Taxa Padro para Jun Cao. 2. Digite 42 e pressione Enter. Taxa horria padro de Jun de US $ 42 aparece no Padro. Taxa de coluna. Note-se que a taxa normal padro de hora em hora, para que voc no precisa especificar o custo por hora. 3. No Campo Taxa Padro de Sharon Salavaria, escreva 1100 / w e pressione Enter. Taxa de remunerao semanal de Sharon aparece no Padro. Taxa de coluna. (Talvez seja necessrio aumentar a coluna para ver plenamente as taxas de pagamento, como mostrado aqui.) 4. Digite as seguintes taxas de pagamento padro para os recursos disponveis:
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Nome do recurso Toby Nixon Toni Poe

Taxa padro 2700 / w Deixe em 0 (Toni o autor do livro, e voc no est acompanhando os seus custos baseados em taxas neste plano.)

Zac Woodall Copyeditors

55 45

Como voc pode ver, voc pode inserir taxas de pagamento com uma variedade de bases de tempo, de hora em hora (o padro), diria, semanal, e assim por diante. Na verdade, voc pode inserir taxas de pagamento em todos os intervalos de tempo para o qual voc pode entrar tarefa duraes de minutos a anos. Em seguida, voc vai entrar uma taxa de pagamento de horas extras para um dos recursos.

5. No campo para a taxa de horas extras (rotulado Ovt. Rate) para Jun Cao, escreva 63, e, em seguida, pressione Enter.

Ajustar tempo de trabalho em um calendrio de recurso

O Project utiliza diferentes escrevas de calendrios para diferentes fins. Um calendrio de recurso controla os tempos de trabalho e de folga de um recurso especfico. O Project usa um calendrio de recurso para determinar quando o trabalho de um recurso pode ser agendado. Os calendrios de recursos aplicam-se apenas aos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), no a material ou custo recursos. Quando inicialmente criar recursos em um plano, o Project cria um calendrio de recursos para cada recurso de trabalho. As configuraes de horrio de trabalho inicial para calendrios de recursos correspondem exatamente aos do calendrio do projeto, que por padro o calendrio base Padro. O calendrio base Padro construdo no Projeto e acomoda um cronograma de trabalho padro de 08:00 s 17:00, de segunda a sexta-feira, com uma hora para almoo todos os dias. Se todos os tempos de trabalho dos seus recursos corresponde ao tempo de trabalho do calendrio do projeto, voc no precisa editar todos os calendrios de recursos. No entanto, as chances so de que alguns de seus recursos tero excees ao tempo de trabalho no projeto de calendrio. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. 2. Na caixa Para calendrio, clique Toby Nixon. Calendrio do recurso de Toby Nixon aparece na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Toby lhe disse que ele no vai estar disponvel para trabalhar na sexta-feira, 23 de janeiro, porque ele planeja participar de uma conferncia livro-indstria 3. Na guia Excees na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha logo abaixo do nome do cabealho da coluna e digite Toby assistir a uma conferncia.
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A descrio da exceo calendrio um lembrete til para voc e outras pessoas que possam visualizar o plano mais tarde. 4. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 1/23/15. 5. Para ver o preview calendrio atualizado na caixa de dilogo, clique no campo de Finish.

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Figura 40 6. Na caixa Para calendrio, clique em Jun Cao. 7. Quando solicitado a salvar as alteraes de calendrio de recursos que voc fez para Toby Nixon, clique em Sim. 8. Clique na aba semanas de trabalho na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. 9. Clique em [Padro] diretamente na coluna Nome ttulo e, em seguida, clique em Detalhes. Em seguida, voc ir modificar o padro de trabalho durante a semana e os horrios para Jun Cao. 10. Sob dia selecionado (s), escolha de segunda a quinta-feira. Estes so os dias da semana que Jun pode trabalhar normalmente. 11. Clique em Definir dia (s) para estes tempos de trabalho especficos.

Em seguida, voc vai modificar programao diria normal de Jun para os dias ela funciona normalmente. 12. Na linha 2, na coluna Para clicar 05:00 e substitu-lo com 19:00, e pressione Enter. Finalmente, voc vai marcar sexta-feira como um dia de folga para Jun Cao.

Figura 41 13. Clique sexta-feira. 14. Clique em Definir dias para o tempo de descanso. Agora projeto pode agendar o trabalho para Jun to tarde quanto 07:00 de segunda a quintafeira, mas no vai agendar o trabalho para suas sextas-feiras. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Detalhes. Voc pode ver no calendrio na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho que sextas-feiras (bem como aos sbados e domingos) so marcados como dias de folga para Jun Cao.
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Figura 42 15. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho.

Porque voc ainda no atribuiu esses recursos a tarefas, voc no v o efeito de agendamento de suas configuraes de tempo de folga.

Figura 43

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Criao de recursos de custo

Outro escreva de recurso que voc pode usar no projeto o recurso de custo. Voc pode usar um recurso de custo para representar um custo financeiro associado a uma tarefa em um plano. Enquanto os recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) podem ter custos associados (preos por hora e os custos fixos por atribuio), o nico propsito de um recurso de custo associar um determinado escreva de custo, com uma ou mais tarefas. Os escrevas comuns de recursos de custo podem incluir categorias de despesas que voc deseja acompanhar em um plano para fins contbeis ou relatrios financeiros, tais como viagens, entretenimento, ou treinamento.

Os recursos de custo que no trabalham e no tm efeito sobre o agendamento de uma tarefa. O Max. Campos de unidades, Standard e pagamento de horas extras taxas e Custo / Uso no se

aplicam a recursos de custo. Depois de atribuir um recurso de custo a uma tarefa e especificar o montante de custos por tarefa, voc pode ver os custos acumulados para esse escreva de recurso de custo, tais como custos totais de viagem em um projeto. A maneira pela qual os recursos de custo gerar valores de custo difere daquela dos recursos de trabalho. Ao atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa, o recurso de trabalho pode gerar um custo com base em uma taxa de pagamento (como US $ 40 por hora para a durao da atribuio), um custo fixo per-use (como US $ 100 por atribuio), ou ambos. Voc pode configurar essas taxas de pagamento e de uso de custo por valores uma vez para o recurso de trabalho, como voc fez na seo "Introduzir taxas de pagamento de recursos", anteriormente neste captulo. No entanto, voc digita o valor de um recurso de custo de custo somente quando voc atribu-la a uma tarefa. Voc pode fazer isso no campo Custo da caixa de dilogo Atribuir Recursos ou no campo Custo do formulrio de tarefas com o detalhe Custo mostrado. 1. Na vista Folha de Recursos, clique na prxima clula vazia na coluna Nome do Recurso. 2. Digite Viagens e pressione a tecla TAB. 3. No campo Escreva, clique em Custo.
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Figura 44

Documentar recursos com notas

Deve se lembrar que pode gravar informaes adicionais sobre uma tarefa, recurso ou atribuio de uma nota. Por exemplo, se um recurso tem habilidades flexveis que podem ajudar o projeto, uma boa idia para gravar isso em uma nota. Dessa forma, a nota reside no plano e pode ser facilmente visualizado ou impresso. Pode inserir notas de recursos clicando no boto Notas na guia Recursos do grupo Properties. Voc vai usar tambm forma de recursos, que permite visualizar e editar notas para vrios recursos mais rapidamente.

1. Na coluna Nome do Recurso, clique Toby Nixon. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique no boto Detalhes. A exibio Formulrio de Recursos aparece abaixo da vista Folha de Recursos

Figura 45 Neste escreva de exibio de diviso, os detalhes sobre o item selecionado na vista superior (um recurso, neste caso) aparecem na vista inferior. Voc pode alterar rapidamente o nome do recurso selecionado na tela superior, clicando diretamente no nome, usando a seta para cima ou seta para baixo, ou clicando anterior ou seguinte na vista de Formulrio de Recursos. A exibio Formulrio de Recursos pode exibir um dos vrios detalhes, inicialmente, ele exibe os detalhes Calendrio. Em seguida, voc vai lig-lo para exibir os detalhes do Notes. 3. Clique em qualquer lugar na exibio Formulrio de Recursos. Com o foco agora no Formulrio de Recursos, o rtulo contextual da guia Formato alteraes Ferramentas Formulrio de Recursos. 4. Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Notas. Os detalhes notas aparecem na exibio Formulrio de Recursos. 5. Na caixa Notas, escreva Toby trabalhou em campanhas de lanamento de dois livros anteriores de Toni Poe.
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Observe que, logo que voc comeou a digitar a nota, os botes Anterior e Prximo alterado para OK e Cancelar. 6. Clique em OK. No modo de exibio Planilha de Recursos, um cone de nota aparecer na coluna Indicadores. 7. Aponte para o cone de nota que aparece ao lado do nome de Toby na vista Folha de Recursos.

Figura 46 A nota aparece em uma dica de tela. Para notas que esto muito para aparecer em uma dica de tela, voc pode clicar duas vezes no cone de nota para exibir o texto integral da nota. Voc tambm pode ver mais de notas longas na exibio Formulrio de Recursos ou na caixa de dilogo Informao de Recurso. 8. Na viso Formulrio de Recursos, clique em Anterior para mudar o foco para Sharon Salavaria e exibir seus detalhes.

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Figura 47

9. Na caixa Notas, taxa de pagamento padro do escreva Sharon ajustado para seu horrio de trabalho a meio tempo. Em seguida, clique em OK. Finalmente, voc vai ocultar a vista Formulrio de Recursos. 10. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique no boto Detalhes. A exibio Formulrio de Recursos est escondido, deixando a vista Folha de Recursos exibido.

Figura 48

Atribuindo recursos s tarefas

Uma atribuio a adequao de um recurso a uma tarefa para fazer o trabalho. Do ponto de vista de uma tarefa, voc pode chamar o processo de atribuio de um recurso de uma atribuio de tarefa, a partir da perspectiva de um recurso, voc pode cham-lo de uma atribuio de recursos. a mesma coisa em ambos os casos: a tarefa mais um recurso equivalem a uma atribuio. Voc no tem que atribuir recursos s tarefas no Microsoft Project 2013, voc poderia trabalhar apenas com as tarefas. No entanto, h vrias boas razes para atribuir recursos ao plano. Quando voc atribuir recursos s tarefas, voc pode responder a perguntas como: Quem deveria estar trabalhando no que tarefas e quando? o nmero correto de recursos para realizar o escopo do trabalho que seu projeto exige? Espera-se que um recurso v trabalhar numa tarefa num momento em que o recurso no estar disponvel para o trabalho (por exemplo, quando algum vai estar de frias)?

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Voc recebe um recurso para tantas tarefas que excedeu a capacidade do recurso para trabalhar em outras palavras, voc tem sobrecarga de recursos?

Atribuir recursos de trabalho para tarefas

Ao atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa, voc pode acompanhar o andamento dos trabalhos do recurso na tarefa. Se voc digitar as taxas de remunerao de recursos, o Projeto tambm calcula os custos de recursos e tarefas para voc. Atribuir recursos de trabalho para tarefas permite mecanismo de agendamento do Projeto de calcular com as trs variveis da chamada frmula de agendamento: trabalho, durao e unidades de atribuio. Na verdade, quando voc atribuir um recurso de trabalho a uma tarefa com uma durao maior do que zero, o Projeto, em seguida, calcula o valor da obra resultante seguindo a frmula de agendamento. Deve lembrar que a capacidade de um recurso para o trabalho medido em unidades (a medio do nvel de esforo) e registrados no Campo mx. Unidades. A atribuio especfica de um recurso para uma tarefa de trabalho envolve a atribuio de um valor de unidades, normalmente expresso como uma percentagem. A menos que voc especifique o contrrio, o Project atribui 100 por cento das unidades do recurso para a tarefa, ou seja, o Projeto assume que o tempo de trabalho todo o recurso pode ser alocado para a tarefa. Se o recurso tem menos de 100 unidades mximas por cento, o Project atribui ao recurso o Valor das Max unidades.
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Antes de fazer quaisquer atribuies de recursos, voc vai verificar a durao atual do plano e os valores de custo para posterior comparao. Voc precisa do arquivo Simple Assignments_Start localizado na pasta Chapter06. Abra o arquivo e salve-o como Simple Assignments. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto e, em seguida, clique em Estatsticas.

Figura 49 Observe a durao atual de 41 dias e custo zero. Depois de atribuir trabalho e recursos de custo, voc vai verificar esses valores novamente. 2. Clique em Fechar. Em seguida, voc vai fazer a sua primeira atribuio de recursos. 3. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos aparece, em que voc v os nomes de recursos inseridos, alm de recursos adicionais.

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Figura 50 Exceto recursos atribudos, que sempre aparecem no topo da lista, os recursos so classificados em ordem alfabtica na caixa de dilogo Atribuir Recursos. 4. Na coluna Nome da tarefa na vista Grfico de Gantt, clique no nome da tarefa 2, atribua lanar membros da equipe. 5. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland, e, em seguida, clique em Atribuir.

Figura 51 Um valor de custo e marca de seleo aparece ao lado do nome de Carole na caixa de dilogo Atribuir Recursos, indicando que voc atribuiu a ela a tarefa. O nome de Carole tambm aparece ao lado da tarefa 2 bar Gantt. Porque Carole tem uma taxa de custo padro, registados, o Project calcula o custo do trabalho (times taxa de pagamento padro de Carole sua quantidade programada de trabalho na tarefa) e mostra que valor, $ 420, no campo Custo da caixa de dilogo Atribuir Recursos. 6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, questionrio autor completa. 7. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Toni Poe, e, em seguida, clique em Atribuir.
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Figura 52 Em seguida, voc vai dar uma olhada mais de perto os detalhes da tarefa 3. Voc vai usar uma viso til chamado Formulrio de Tarefas. 8. No separador Ver, no grupo Vista Split, selecionar a caixa de seleo detalhes. O Project divide a janela em dois painis. No painel superior o modo de exibio Grfico de Gantt, e abaixo a vista Formulrio de Tarefa.

Figura 53 Pode reconhecer que o formulrio de tarefas semelhante ao formulrio de recurso, mas mostra detalhes diferentes. Neste escreva de exibio de diviso, os detalhes sobre o item selecionado na vista superior (uma tarefa, neste caso) aparecem na vista inferior. O Formulrio de Tarefas exibe um dos vrios detalhes. Em seguida, voc vai mudar os detalhes exibidos. 9. Clique em qualquer lugar na exibio Formulrio de Tarefas e, em seguida, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Trabalhar. Os detalhes do trabalho aparecer.
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Figura 54 Agora, no modo de formulrio de tarefas, voc pode ver os valores de programao essenciais para essa tarefa: durao de 1 semana, 40 horas de trabalho, e 100% das unidades de atribuio. Porque o formulrio de tarefas uma maneira prtica de ver a durao de uma tarefa, unidades e valores de trabalho, deix-lo exibido para agora. 10. Usando a caixa de dilogo Atribuir Recursos, atribuir os seguintes recursos s tarefas. Ao faz-lo, observe a durao, unidades e valores de trabalho no modo de formulrio de tarefas. Para esta tarefa 4, Calendrio entrevistas do autor Atribuir este recurso Jun Cao

5, design e material de marketing

Toby Nixon

Figura 55 Em seguida, voc ir atribuir dois recursos a uma nica tarefa. 11. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Kickoff livro reunio de lanamento. 12. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, selecione os nomes de Sharon Salavaria e Toby Nixon, e, em seguida, clique em Atribuir

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Figura 56 13. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique em Fechar. Lembre-se que Sharon tem 50% mx. Unidades de Valor para explicar sua disponibilidade a meio tempo. Como resultado, o seu projecto atribudo a 50% de unidades. Para concluir este exerccio, voc vai usar um meio diferente de atribuio de recursos. 14. Se a coluna Nomes de Recursos no estiver visvel, na vista Grfico de Gantt, arraste a barra de diviso vertical direita. 15. Clique na coluna Nomes de Recursos para a tarefa 9, itinerrio plano do autor, e, em seguida, clique na seta que aparece. Aparece uma lista de nomes de recursos.

Figura 57 16. Na lista de nomes de recursos, selecione as caixas de seleo para Jane Dow e Zac Woodall e, em seguida, pressione a tecla Enter. Jane e Zac so atribudos a tarefa 9.

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Figura 58 17. Clique na coluna Nomes de Recursos para a tarefa 10, preparao de vendas Channel, e em seguida, clique na seta que aparece. Na lista de nomes de recursos que aparece, selecione Zac Woodall e pressione a tecla Enter. Zac atribuda a tarefa 10. 18. Arraste a barra divisria vertical para a borda direita da coluna em Concluir.

Controlar o trabalho ao adicionar ou remover atribuies de recursos

Como viu anteriormente, possvel definir a quantidade de trabalho que representa uma tarefa quando inicialmente atribuir um recurso ou recursos para isso. Quando as tarefas so automaticamente (ao contrrio manualmente) programada, o Project d-lhe uma opo para

controlar a forma como ele deve calcular trabalho em uma tarefa quando voc atribuir recursos adicionais para a tarefa ou no atribuir recursos da tarefa. Esta opo chamada tarefas controladas pelo empenho, e funciona assim: O trabalho de uma tarefa permanece constante como voc atribuir ou no atribuir recursos. medida que mais recursos so atribudos a uma tarefa, o tempo diminui, mas o total de trabalho permanece a mesma e distribudo entre os recursos atribudos. Voc tem flexibilidade na forma como voc aplica agendamento controlado pelo empenho. Por padro, o agendamento controlado pelo empenho desativado para todas as tarefas que voc criar no projeto. Voc pode ligar agendamento controlado pelo empenho para um plano inteiro ou apenas tarefas especficas. Voc tambm pode usar as opes em uma lista de aes para controlar o projeto deve recalcular trabalhar em uma tarefa imediatamente depois de fazer uma atribuio de recursos. Agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas quando voc atribuir recursos adicionais ou remover recursos de tarefas agendadas automaticamente. 1. Na vista Grfico de Gantt, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Atualmente, Toby atribudo a esta tarefa. Uma rpida verificao da frmula de agendamento parece com isso: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas semanas) durao da tarefa 100% das unidades de atribuio de Toby = 80 horas de trabalho Toby precisa de alguma ajuda com esta tarefa, assim que voc vai adicionar um recurso. 2. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. 3. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Zac Woodall, em seguida, clique em Atribuir.
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Figura 59

Zac adicionado tarefa, e atualizaes de projetos valores frmula a programao: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas semanas) durao da tarefa 200% (isto , a soma de Toby e de unidades de atribuio de Zac) = 160 horas de trabalho. Em seguida, voc ir usar um recurso chamado lista as aes para controlar o modo como o Project agenda o trabalho em uma tarefa ao adicionar ou remover recursos. Observe o pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo o nome da tarefa 5. Este um indicador grfico que uma ao j est disponvel. At que voc executar outra ao, voc pode usar a lista de aes para escolher como voc quer projeto para lidar com a atribuio de recurso adicional. 4. Clique no nome da tarefa 5, e em seguida, clique no boto Aes que aparece logo esquerda do nome da tarefa. Olhar sobre as opes na lista que aparece.

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Figura 60 Para esta tarefa, voc deseja que a atribuio adicional significa trabalho adicional feito na vigncia inicial. Esta a configurao padro, ento voc vai fechar a lista de aes sem fazer alteraes. 5. Clique no boto Aes novamente para fechar a lista. Em seguida, voc remover um recurso de uma tarefa e, em seguida, instruir projeto como agendar a atribuio de recurso restante na tarefa. 6. Clique no nome da tarefa 9, itinerrio Plano do autor. Atualmente, tanto Jane e Zac so designados para a tarefa. Jane disse que ela precisa para completar o trabalho planejado sozinho, mas ao longo de um perodo de tempo mais longo. Isto aceitvel para voc, ento voc vai desatribuir Zac.

7. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Zac Woodall, em seguida, clique em Remover. O Project Desassocia Zac da tarefa. Em seguida, voc vai ajustar o projeto deve lidar com a mudana de atribuies. 8. Clique no boto Aes que aparece logo esquerda do nome da tarefa.

Figura 61 9. Clique aumentar a durao, mas manter a mesma quantidade de trabalho. O Project aumenta a durao da tarefa de trs a seis dias, e aumenta o trabalho total de de Jane de 24 a 48 horas. Este 48 horas a mesma quantidade total de trabalho na tarefa quando ambos Jane e Zac foram atribudos, mas agora todo o trabalho pertence a Jane.
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Figura 61 At agora, voc tem de ajustar valores de durao e trabalhar como voc adicionar ou remover recursos de tarefas. Voc tambm pode alterar a configurao padro para uma tarefa de tal forma que quando voc adicionar recursos para a tarefa, a sua durao reduzida. Voc vai fazlo em seguida. 10. Na vista Grfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10, preparao de vendas Channel. Actualmente, apenas Zac atribudo a esta tarefa, e tem uma durao de duas semanas.

Figura 62

11. No Formulrio de Tarefas, clique em esforo dirigido e clique em OK no canto superior direito do formulrio de tarefas. No h alterao na durao, unidades ou valores de trabalho para esta tarefa, mas veja o que acontece quando voc atribui um recurso adicional. 12. Na vista Grfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10, e depois, na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Atribuir. A durao da tarefa 10 reduzido a partir de duas semanas para uma semana. O trabalho total da tarefa permanece 80 horas, mas agora dividido igualmente entre Zac e Hany. Este o resultado de agendamento que voc queria. Se no foi, voc pode usar a lista de aes para mudar a forma como Projeto responde atribuio de recursos adicionais.

Figura 63 A ordem de suas aes importa quando agendamento controlado pelo empenho est habilitado. Se inicialmente atribuir dois recursos a uma tarefa com uma durao de trs dias (equivalente a 24 horas), o Project agenda cada recurso para trabalhar 24 horas, para um total de 48 horas de trabalho na tarefa. No entanto, voc pode inicialmente atribuir um recurso a uma tarefa com uma durao de 24 horas e depois adicionar um segundo recurso. Neste caso, o esforo de programao orientada causar Project para marcar cada recurso para trabalhar 12 horas em paralelo, mantendo-se o total de 24 horas de trabalho na tarefa. Lembre-se que quando ele est ligado, agendamento controlado pelo empenho ajusta a durao da tarefa apenas se voc adicionar ou remover recursos de uma tarefa.

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Atribuio de recursos de custo para tarefas

Lembre-se que recursos de custo so usados para representar um custo financeiro associado a uma tarefa em um projeto. Os recursos de custo no incorrem em unidades de atribuio, para que eles no trabalham e no tm efeito sobre o agendamento de uma tarefa. Os recursos de custo podem incluir categorias de despesas que deseja oramento e faixa para fins de demonstraes financeiras ou contbeis. De um modo geral, os custos que as tarefas podem incorrer podem incluir: Trabalhe os custos dos recursos, tais como vezes taxa de pagamento padro de uma pessoa a quantidade de trabalho que executam a tarefa. Custos dos recursos de custo, que so uma quantidade fixa do dlar que voc digita quando atribuir o recurso de custo a uma tarefa. O valor no afetado por mudanas na durao ou quaisquer outras mudanas de horrios para a tarefa, embora voc possa editar o valor a qualquer momento. Voc tambm pode ver os custos cumulativos resultantes de atribuir o mesmo recurso de custo para vrias tarefas. Os custos derivados de atribuies de custo de recursos representam custos planejados. (Na verdade, voc deve considerar todos os custos que o Projeto foi calculado at o momento no cronograma a ser custos planejados, tais como os resultantes do trabalho atribuies de recursos s tarefas.) Mais tarde, voc pode inserir os custos reais se voc quiser compar-los com o oramento. 1. Clique no nome da tarefa 17, autor de ler e assinar a feira do livro. Esta tarefa exige viagens areas pelo autor, e destinou US $ 800 em antecipao a essa despesa. Atualmente, a tarefa 17 no tem nenhum recurso atribudo e sem nenhum custo. Primeiro, voc vai atribuir ao autor a tarefa. 2. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Toni Poe, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Toni Poe, um recurso de trabalho, para a tarefa. Como voc pode ver no campo Custo da caixa de dilogo Atribuir Recursos, este trabalho no tem custo. Isso porque este recurso de trabalho, Toni Poe, no tem taxa de custo ou custo por uso. Assim, mesmo que a atribuio gerado trabalho, no h nenhum custo associado a ele. Em seguida, voc vai atribuir o recurso de custo.
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Figura 64 3. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, selecione o campo Custo para o recurso de custo de viagem, escreva 800, e, em seguida, clique em Atribuir. Projeto atribui o recurso de custo para a tarefa. 4. Para ver os recursos atribudos, role a lista de recursos na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Voc pode ver o custo incorrido por esta atribuio na coluna Custo da caixa de dilogo Atribuir Recursos. O valor do custo de viagem continuar a ser o mesmo, independentemente de quaisquer alteraes feitas no agendamento da tarefa, tais como recursos de trabalho que est sendo atribudo ou no atribudo ou a durao da tarefa mudando. 5. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique em Fechar. Note-se a tarefa tem a mesma durao de um dia e Toni Poe tem as mesmas unidades e os valores de trabalho como antes. Atribuindo o recurso de custo afetado apenas o custo incorrido por esta tarefa.
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Figura 65

Verificar a durao do plano, o custo e o trabalho

Depois de criar uma lista de tarefas e atribuir recursos s tarefas, o plano contm um grande nmero de detalhes. Alguns desses detalhes ser fundamental para o sucesso de seu plano, mas eles podem no ser visveis na vista de ter exibido. Esta seo ilustra vrias maneiras de ver indicadores-chave de um plano.

H muitas maneiras que voc pode ver os indicadores-chave de um plano de projeto, o que voc vai explorar em seguida. Estes indicadores podem ajudar a responder a perguntas como as seguintes: Quem for designado para fazer o trabalho no plano? Quanto tempo vai demorar para concluir o projeto? Quanto vai custar?

Para muitos projetos, as respostas a estas perguntas so propensos a mudar medida que o tempo passa. Por esta razo, uma boa prtica para ser rapidamente capaz de mostrar o status do projeto atual. Isso pode inform-lo, como o gestor de projeto, dos recursos que executam o trabalho, bem como patrocinadores do projeto e outras partes interessadas. 1. Para comear, voc vai mostrar a viso Timeline. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleo Timeline. Como voc pode se lembrar do Captulo 4, voc pode ver o incio do plano e as datas de trmino em cada extremidade da linha do tempo. Observe a data de trmino atual: 2/24/15. Figura 66 A linha do tempo no lhe diz durao especfica do plano, no entanto, que visvel na tarefa de resumo do projeto na vista Grfico de Gantt. Lembre-se que a tarefa de resumo do projeto est oculta por padro, mas voc exibidos anteriormente. Ele identificado como tarefa 0 no topo da tabela de entrada na vista Grfico de Gantt. 2. Se necessrio, role o Grfico de Gantt ver-se assim a tarefa 0 Simple Plan visvel. Observe o valor de durao da tarefa de resumo do projeto: 36 dias. Voc tambm pode ver incio e trmino do plano data aqui tambm. No incio deste captulo, a durao do plano de 41 dias. Esta durao mais curta que se v agora o resultado de alteraes de atribuio que voc fez anteriormente.
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Figura 67 Tanto a viso Timeline ea tarefa de resumo do projeto na vista Grfico de Gantt so boas opes para ver rapidamente durao total do projeto e data de trmino, voc pode incorporar esses pontos de vista em suas necessidades de relatrios de status. Em seguida, voc vai olhar para os custos do projeto. 3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela Custo aparece, substituindo a tabela de entrada. A tabela de custos inclui vrios valores de custo para cada subtarefa. Estes valores de custo subtarefas arregaar as suas tarefas de resumo e, finalmente, todos os valores de custo arregaar tarefa de resumo do projeto.
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Figura 68 Observe valor de custo total da tarefa de resumo do projeto: 19.740 dlar. Este valor de custo a soma das atribuies trabalho de recursos alm da atribuio de um recurso de custo que voc j fez. Em seguida, voc vai olhar para alguns valores de atribuio atravs de um relatrio. 4. Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Recursos e, em seguida, clique em Viso geral de Recursos. Aparece a Resource relatrio Viso geral.

Figura 69 Neste relatrio, voc pode ver dois grficos e uma tabela que contm detalhes de recursos de atribuio. Voc pode precisar rolar verticalmente o relatrio para baixo para ver todo o seu contedo. No grfico Estatsticas de Recursos na parte superior esquerda, observe os valores de trabalho atribudos para cada recurso. Atualmente, o grfico contm os valores de trabalho nico remanescente porque voc ainda no salvou uma linha de base ou relatou qualquer trabalho real. A tabela Status de Recursos na parte inferior do relatrio um excelente resumo das primeiras datas de incio de cada recurso e as ltimas datas de trmino de suas atribuies, bem como o trabalho restante. Mais tarde, quando voc comea a acompanhar o progresso no plano, este relatrio ser um excelente meio de compartilhamento de recursos e situao de trabalho. Para concluir vai revisitar durao total do projeto e valores de custo no projeto caixa de dilogo Statistics.
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Figura 70

5. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto e, em seguida, clique em Estatsticas.

Figura 71 Aqui, novamente, voc v a durao mais curta e mudou de custos e valores de trabalho. 6. Clique em Fechar.

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Acompanhando o progresso do projeto

At agora, focou-se no planeamento do projeto, desenvolver e comunicar os detalhes de um plano antes de comear o trabalho real. Quando o trabalho comea, o mesmo acontece com a prxima fase do gerenciamento de projetos: o progresso de monitoramento. Rastreamento significa detalhes da gravao, como quem fez o trabalho, quando o trabalho foi feito, e a que custo. Estes detalhes so frequentemente chamados de reais. Rastreamento reais essencial para gerir adequadamente um projeto, ao invs de apenas planejando. O gestor de projeto deve saber o quo bem a equipe est realizando e quando tomar uma ao corretiva. Ao acompanhar adequadamente o desempenho do projeto e compar-lo com o plano original (como salvos em uma linha de base), que so capazes de responder a tais perguntas como as seguintes:

Esto as tarefas a comear e a terminar como o planeado? Se no, qual ser o impacto sobre a data de trmino do projeto? Esto os recursos a gastar mais ou menos tempo do que o planeado para completar tarefas? Os custos de tarefa maior do que o esperado elevando o custo total do projeto? Ao planear projetos semelhantes no futuro, ser capaz de determinar o quo bom a sua (ou a equipe) habilidade de estimativas estavam em projetos anteriores?

O Project apoia vrias maneiras de acompanhar o progresso. Sua escolha de um mtodo de controle deve depender do nvel de detalhe ou de controle exigido por voc, seu patrocinador do projeto e outras partes interessadas. Acompanhar os detalhes de um projeto requer um trabalho adicional de voc e, possivelmente, a partir dos recursos que trabalham no projeto. Portanto, antes de comear a acompanhar o progresso, voc deve determinar o nvel de detalhe que voc precisa. Os diferentes nveis de rastreamento detalhe incluem o seguinte: Registe o projecto em como previsto. Esse nvel funciona melhor se tudo no projeto ocorre exatamente como planejado. Grave percentagem de cada tarefa de realizao, ou em valores precisos ou pelos incrementos predefinidos, tais como 25, 50, 75 ou 100 por cento. Anote a data real de incio, data de trmino real, o trabalho real, ea durao real e restante para cada tarefa ou atribuio. Controlar o trabalho em nvel de tarefa por perodo de tempo. Este o nvel mais detalhado de monitoramento. Aqui, voc gravar os valores reais de trabalho por dia, semana ou outro intervalo. Como diferentes partes de um projeto pode ter diferentes necessidades de monitoramento, voc pode precisar aplicar uma combinao destas abordagens em um nico plano. Por exemplo, voc pode querer controlar tarefas de alto risco mais de perto do que as de baixo risco.
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Guardar um plano base

Depois de desenvolver um plano, uma de suas atividades mais importantes, como um gestor de projeto gravar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto. Como voc gravar os valores reais ou atualizar o seu plano, o plano original provavelmente mudar. Isto torna mais difcil manter o controlo do plano em seu estado original. Para julgar o desempenho do projeto corretamente, voc vai encontr-lo til para comparar o desempenho com o plano original. Este plano original chamado o plano de linha de base, ou apenas a base. Uma linha de base uma coleo de agenda importante, custo e valores do trabalho, incluindo alguns valores distribudos ao longo do tempo (chamado de valores dividida em fases). Quando voc salva uma linha de base, o Project grava um instantneo dos valores existentes e salva-lo em seu plano para comparao futura. Voc deve salvar a linha de base quando: Voc desenvolveu o plano de forma mais completa possvel. (No entanto, isso no significa que voc no pode adicionar tarefas, recursos ou atribuies para o plano depois do trabalho j comeou, esta muitas vezes inevitvel.) Voc ainda no comeou a entrar valores reais, como a percentagem de uma tarefa de concluso. Os valores especficos salvos numa linha de base incluem vrios tarefa, recurso e campos de atribuio, bem como campos divididos em fases. campos de tarefa Comear Terminar Durao Campos de recursos Trabalho e trabalho dividido em fases Custo e custo dividido em fases Campos de atribuio comear terminar Trabalho e trabalho dividido em fases
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Trabalho e trabalho dividido em fases

Custo e custo dividido em fases

O Project apoia no apenas uma linha de base, mas at 11 linhas de base num nico plano. O primeiro chamado de linha de base, e os restantes so de base atravs de uma linha de base 10. Salvar vrias linhas de base pode ser til para projetos com fases de planeamento, especialmente longas, nas quais voc pode querer comparar diferentes conjuntos de valores basais. Por exemplo, voc pode querer salvar e comparar os planos da linha de base de cada ms como o planeamento detalhes da mudana. Ou voc pode querer salvar uma nova linha de base em vrios pontos durante a execuo do projeto. Voc poderia, por exemplo, salvar linha de base antes do incio do trabalho, uma linha de base de um ms depois do incio do trabalho, linha de base 2 dois meses depois do incio do trabalho, e assim por diante. Voc pode ver as vrias linhas de base e compar-los com o cronograma real ao longo da durao do projeto.
preciso do arquivo Simple Tracking_Start localizado na pasta de arquivo de prtica Chapter08. Abra o arquivo e guarde-o como Simple Tracking. 71

1. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, clique em Definir Linha de Base. A caixa de dilogo Definir Linha de Base.

Figura 72

Voc vai definir a linha de base para o plano inteiro usando as configuraes padro da caixa de dilogo. 2. Clique em OK. O Project salva o incio, mesmo que no h nenhuma indicao na vista Grfico de Gantt que nada mudou. Voc vai ver agora algumas das mudanas causadas por salvar a linha de base. 3. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique na seta abaixo de Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Folha de Tarefas. O modo de exibio Planilha de Tarefas aparece. Porque esta uma viso tabular, ele no inclui o grfico de Gantt, por isso mais espao est disponvel para ver os campos na tabela de entrada. Agora voc vai mudar para a tabela de varincia na vista Folha de Tarefas. A tabela de desvio uma das vrias tabelas pr-definidos, que incluem os valores basais. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas. Nas tabelas, observe a marca de seleo ao lado da entrada. Isto significa que a tabela de entrada exibida atualmente no modo de exibio Planilha de Tarefas. Voc vai mudar para outra tabela prxima. 5. Clique Variance. A tabela de varincia aparece. Esta tabela inclui o horrio de incio e de trmino da linha de base e colunas, lado a lado mostrado para facilitar a comparao.
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Figura 73 Porque nenhum trabalho real ocorreu ainda e sem alteraes para o trabalho agendado foram feitas, os valores no incio e campos Incio da linha de base so idnticas, assim como os valores da Finish e os campos de acabamento da linha de base. Aps o trabalho real gravado ou mais tarde, os ajustes de programao so feitas, o horrio de incio e os valores de acabamento

podem diferir dos valores basais. Voc, ento, ver as diferenas apresentadas nas colunas de varincia. 6. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. A exibio Grfico de Gantt aparece. Agora que voc j teve uma olhada em alguns campos da linha de base, hora de entrar em alguns reais!

Monitorizar um plano conforme programado atravs de uma data especfica

A abordagem mais simples para acompanhar o progresso relatar que o trabalho real est ocorrendo exatamente como planejado. Por exemplo, se na primeira semana de um projeto de cinco semanas se passaram e todas as suas tarefas comearam e terminaram como previsto, voc pode gravar rapidamente esta na caixa de dilogo Project Update. Quando voc registrar o progresso atravs de uma data especfica, o Project calcula a durao real, a durao restante, os custos reais e outros valores at a data em que entrou. Esta abordagem pode ser bom, mesmo que o trabalho real e os valores de custos gerados pelo projeto no ir corresponder exatamente o que aconteceu no mundo real, mas esto perto o suficiente para seus propsitos cronograma de rastreamento. Este um julgamento que voc, como um gestor de projeto (em consulta com seus patrocinadores do projeto e outras partes interessadas) pode considerar. 1. Na guia Projeto, no grupo de status, clique em Atualizar Projeto. Aparece a caixa de dilogo Project Update. 2. Certifique-se que o trabalho de atualizao mais completa atravs opo for selecionada. Na caixa data ao lado, digite ou selecione 14/1/15.
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Figura 74 3. Clique em OK. O Project regista o percentual de concluso para as tarefas que foram programadas para comear antes de 14 de janeiro. Ele mostra que o progresso desenhando barras de progresso nas barras de Gantt para essas tarefas.

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Figura 75 Na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt, a barra de progresso mostra o quanto de cada tarefa foi concluda. Como as tarefas 2, 3 e 4 foram concludas, uma marca de seleo aparece na coluna Indicadores para essas tarefas, e as barras de progresso estender por todo o comprimento cheio de barras de Gantt dessas tarefas. Tarefa 5 apenas parcialmente concluda, no entanto.

Introduzir a percentagem de concluso de uma tarefa

Aps o trabalho comea em uma tarefa, voc pode rapidamente gravar seu progresso como uma percentagem. Quando voc entra em um percentual de concluso superior a 0, o Project define data de incio real da tarefa para coincidir com a data de incio agendada. O Project, em seguida,

calcula a durao real, a durao remanescente, custos reais e outros valores com base na percentagem que voc entra. Por exemplo, se voc especificar que uma tarefa de quatro dias de 25 por cento concluda, o Project calcula que teve um dia de durao real e trs dias de durao restante. Aqui esto algumas maneiras de entrar em percentagem de concluso: Use a 0%, 25%, 50%, 75% e 100% botes completa no grupo Agenda do guia Tarefa. Adicionar coluna completa a percentagem (% rotulado completa na interface) para uma tabela em uma exibio de tarefas, e digite o valor que quiser. Digite qualquer valor percentual desejado na caixa de dilogo Tarefas Update. (Para acessar esta caixa de dilogo, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo direita de Marcos na pista, e clique em Atualizar Tarefas.) Use o rato para definir o progresso em barras de Gantt.

1. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Esta tarefa tem alguns progressos apresentados contra ele no exerccio anterior, mas ainda no foi definida como completa.
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Figura 76 2. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em 100% concluda. O Project registra o trabalho real para a tarefa, como previsto e se estende a barra de progresso atravs do comprimento da barra de Gantt. Em seguida, voc vai registrar que o marco de concluso para a fase de planejamento e, a primeira tarefa da fase de lanamento interno esto completos. 3. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 6, Planejamento completo!, E, mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione o nome da tarefa 8, Kickoff livro reunio de lanamento.

4. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em 100% concluda.

Figura 77 Porque a tarefa 6 uma tarefa marco sem durao, no h nenhuma mudana na aparncia do seu smbolo na parte de grfico do modo de exibio Gantt como existe para a tarefa 8. Voc, no entanto, ver a concluso marcas de seleo para ambas as tarefas na coluna Indicadores. Em seguida, voc vai ter uma viso melhor de como o progresso exibido na barra de Gantt de uma tarefa. Voc entrar em um valor percentual de concluso para uma tarefa diferente. 5. Clique no nome da tarefa 9, Prepare livro P & L declarao. 6. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em 50% concluda. O Project registra o trabalho real para a tarefa, como previsto e, em seguida, desenha uma barra de progresso atravs de parte da barra de Gantt. Note que, embora 50% do trabalho na tarefa 9 concluda, a barra no abrangem 50% da largura da barra de Gantt. Isto porque o Project mede a durao do tempo de trabalho, mas chama as barras de Gantt para estender o tempo de folga, que neste caso inclui quinta-feira, 22 de janeiro, o dia de folga.
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Figura 78 7. Na parte de grfico ( direita) na vista Grfico de Gantt, mantenha o ponteiro do rato sobre a barra de progresso na barra de tarefas 9 de Gantt. Quando o ponteiro do rato muda para um smbolo de porcentagem e seta para a direita, aparece uma dica de tela Progress.

Figura 79 A informao de tela Progresso informa a percentagem de concluso da tarefa e outros valores de rastreamento. At agora, voc gravou o trabalho real que comeou e terminou no horrio. Apesar de ficar dentro do cronograma pode revelar verdadeiro para algumas tarefas, muitas vezes voc precisa para gravar os valores reais para as tarefas que durou mais ou menos do que o planejado, ou ocorreu mais cedo ou mais tarde do que o previsto. Este o objecto da prxima mensagem. Aqui esto algumas dicas e sugestes para entrar percentagem de concluso de tarefas adicionais: Voc tambm pode definir o percentual de concluso, apontando para uma barra de Gantt (ou barra de progresso dentro de uma barra de Gantt). Quando o ponteiro do rato muda para um smbolo de porcentagem e seta para a direita, arraste o ponteiro do rato da esquerda para a direita dentro da barra de Gantt. Ao faz-lo, observe o "completo atravs de" valor de data que aparece em uma dica de tela. Se voc pode coletar a data de incio real de uma tarefa, uma boa prtica para registrar a data de incio real (descrito na prxima seo) e, em seguida, gravar uma porcentagem de concluso. Por padro, o projeto mostra barras de Gantt na frente do perodo de folga (como fins de semana), como voc v nesta seo. No entanto, o Projeto pode mostrar o tempo de descanso na frente de barras de tarefas, indicando visualmente que nenhum trabalho na tarefa ocorrer durante o perodo de folga. Se voc preferir esse escreva de apresentao, o boto direito do rato em qualquer tempo de descanso sombra (como um fim de semana), na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt e clique
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perodo de folga no menu de atalho. Na caixa de dilogo Escala de tempo, clique na guia tempo de no trabalho. Ao lado de desenhar, clique na frente das barras de tarefas. Aqui est uma tcnica de monitoramento simples para projetos com um grande nmero de curta durao "to-do list" tarefas de estilo que no necessitam de acompanhamento detalhado. apenas a 0%, 50%, e 100% de valores completos. 0% Significa que o trabalho na tarefa ainda no foi iniciado, 50% significa que o trabalho foi iniciado, e de 100% significa que a tarefa est completa. Se voc s precisa saber o que est em andamento e que est feito, esta a forma mais simples de rastreamento que voc pode aplicar.

Introduzir valores reais para as tarefas

A forma mais detalhada para manter seu cronograma em dia gravar o que realmente aconteceu para cada tarefa em seu projeto. Voc pode gravar de incio de cada tarefa real, acabamento, trabalho e valores de durao. Por exemplo, quando voc entra 3 dias de durao real de uma tarefa com 5 dias de durao prevista e 40 horas de trabalho, o Project calcula o trabalho real a ser de 24 horas, a porcentagem concluda em 60%, eo tempo restante para ser 2 dias. Quando voc entra em vrios valores reais, o Project utiliza as seguintes regras para atualizar o plano: Quando voc entra a data de incio real de uma tarefa, o Project move a data de incio programada para coincidir com a data de incio real. Quando voc entra real data de trmino de uma tarefa, o Project move a data de trmino agendada para coincidir com a data de trmino real e define a tarefa a 100% completa. Quando voc entra valor do trabalho real de uma tarefa, o Project recalcula o valor remanescente de trabalho da tarefa, se houver. Quando voc entra durao real de uma tarefa, se menos do que a durao prevista, projeto subtrai a durao real da durao prevista para determinar a durao restante.
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Quando voc entra durao real de uma tarefa, se igual durao prevista, o Project define a tarefa a 100% completa. Quando voc entra durao real de uma tarefa, se maior do que a durao prevista, o Project ajusta a durao prevista para coincidir com a durao real e define a tarefa a 100% completa.

Como o seu plano atualizado com os valores reais, o seu plano, como previsto, provavelmente, mudar. O plano original como guardado numa base no alterada, no entanto.

1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho. A Tabela de trabalho aparece. 2. Se necessrio, arraste a barra de diviso vertical direita para expor a ltima coluna na tabela do Trabalho,% W. Comp (% Obra Completa). Esta tabela inclui tanto o trabalho total programado (Trabalho rotulados) e Real e colunas de trabalho restante. Voc vai se referem aos valores nessas colunas como voc atualizar tarefas. Na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt, voc pode ver que a tarefa 9 parcialmente completa. Na tabela de trabalho, anote o valor de 8 horas de trabalho real. Esta 8 horas o resultado da configurao da tarefa em 50% concluda no exerccio anterior. A tarefa teve 16 horas de trabalho total, assim 50% completa equivale a 8 horas de trabalho real concludo e 8 horas restantes. Voc deseja registrar que a tarefa est concluda, mas exigiu um trabalho mais efetivo do que o esperado. 3. No campo real para a tarefa 9, Prepare livro P & L declarao, digite ou selecione 24, e, em seguida, pressione Enter. Os registos do projeto que 24 horas de trabalho terem sido concludas na tarefa 9. Porque 24 horas so maior do que o inicialmente programado 16 horas (visvel no campo da linha de base dos tarefas), o Projeto marca a tarefa como concluda e se estende a barra de Gantt da tarefa para indicar a sua durao mais longa. Para concluir, voc vai introduzir reais datas de incio e duraes de outras tarefas na fase de lanamento interno.
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Figura 80 4. Na coluna Nome da Tarefa, clique em Tarefa 10, itinerrio Plano do autor. Esta tarefa comeou um dia til antes da data prevista (a tera-feira antes da data de incio programada) e teve um total de sete dias para ser concludo. Voc vai gravar essa informao na caixa de dilogo Tarefas Update. 5. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo direita da Marca no boto Track, e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de dilogo Tarefas Update. Esta caixa de dilogo mostra os valores reais e programado para a durao da tarefa, incio e fim, bem como a sua durao restante. Nesta caixa, voc pode atualizar os valores reais e restantes. 6. No campo Incio, no grupo real no lado esquerdo da caixa de dilogo, digite ou selecione 20/1/15. 7. No campo durante Real, digite ou selecione 7d. 8. Clique em OK. O Project regista a data real de incio, durao e trabalho programado e real da tarefa. Estes valores tambm rolar at o lanamento tarefa de resumo fase interna (tarefa 7) e a tarefa de resumo do projeto (tarefa 0), como indicado pela mudana de destaque. Para concluir, voc vai gravar essa tarefa 11 comeou a tempo, mas levou mais tempo do que o planejado para ser concludo. 9. Na coluna Nome da Tarefa, clique em Tarefa 11, preparao de vendas Channel. 10. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo direita da Marca no boto Track, e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de dilogo Tarefas Update.
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Figura 81 11. No campo durante real, escreva 7d e clique em OK. O Project registra a durao real da tarefa. Lembre-se que um valor de durao efectiva do "7d" significa sete dias teis, e no sete dias corridos.

Figura 82 Porque no especificar uma data de incio real, o Projeto assume que a tarefa comeou, como previsto. No entanto, a durao real que introduziu causa do projeto para calcular uma data de trmino real que posterior data de concluso inicialmente prevista. Da mesma forma, o valor real de trabalho (112 horas) maior do que o originalmente previsto trabalho (80 horas).

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Figura 83

Tcnicas de programao avanada

Agendamento de tarefas avanado

Veja as relaes de tarefas com Path Task

Quando afinar relaes entre tarefas, voc precisa manter o controle das tarefas predecessoras que afetam a programao de suas tarefas sucessoras. Nos planos complexos, identificar visualmente os relacionamentos antecessor e sucessor nem sempre fcil. Isto especialmente verdadeiro quando uma tarefa tem mltiplos predecessores e sucessores. Projeto 2013 introduz um recurso chamado Task Path (Caminho da Tarefa) que aplica formatao de cor para as barras de Gantt de predecessor da tarefa selecionada e tarefas sucessoras. Caminho tarefa tambm pode distinguir predecessor conduo de uma tarefa (o antecessor que determina diretamente, ou unidades, a data de incio da tarefa) de outros antecessores que da tarefa. O recurso Caminho de tarefas tambm pode fazer o mesmo para a conduo de tarefas sucessoras. Precisa do arquivo Advanced Tasks_Start localizado em sua pasta de arquivo de prtica de Chapter09. Abra e guarde-o como Advanced Tasks.
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Figura 84 1. Verticalmente rolar a lista de tarefas at que a tarefa 16, revisar e ndice, est perto do topo. Agora voc vai ver mais facilmente os resultados de suas prximas aes.

2. Clique no nome da tarefa 29, enviar para a casa de cor. Voc gostaria de identificar predecessor desta tarefa e tarefas sucessoras. 3. Na guia Formatar, no Bar grupo Estilos, clique em Caminho de tarefas e clique em Predecessores. O Project aplica uma formatao destaque ouro nas barras de Gantt da tarefa 29 de tarefas predecessoras. Como voc pode ver a vista, a tarefa 29 tem uma cadeia de tarefas predecessoras. Em seguida, voc vai dar uma olhada nas tarefas predecessoras que afetam diretamente a programao da tarefa 29. 4. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique Antecessores de conduo. O Project aplica uma formatao destaque laranja escuro para as barras de Gantt de conduo tarefas predecessoras de tarefa.
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Figura 85 Algumas das tarefas predecessoras dirigir diretamente a programao da tarefa 29, e so referidos como antecessores de conduo (tarefa 24 um exemplo). Outras tarefas predecessoras ter alguma quantidade de folga entre elas e a tarefa 29 (tarefa 27 por exemplo). Alm de destacar antecessor, voc tambm pode usar Path Tarefa para destacar tarefas sucessoras da tarefa selecionada.

Figura 86 5. Com a tarefa 29 ainda selecionado, na guia Formatar, no Bar grupo Estilos, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, Sucessores. O Project aplica uma formatao destaque roxo luz para as barras de Gantt de tarefas sucessoras de tarefa. Estas so tarefas 30 e 31.

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Figura 87 Agora, o antecessor, o antecessor de conduo, e destaque tarefa sucessora est ligado para a tarefa selecionada. Em seguida, voc ver esses destaques para outra tarefa. 6. Selecione o nome da tarefa 22, prova e reviso. O Project aplica a formatao destaque para as barras de Gantt de predecessor desta tarefa, o antecessor de conduo, e tarefas sucessoras.
Para concluir, voc vai desligar o destaque e mudar o nvel de zoom.

7. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique em Remover Destaque. 8. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias.

Quando voc est trabalhando em um projeto complexo, voc pode se transformar na tarefa destaque caminho para ajudar voc a identificar visualmente antecessor e tarefas sucessoras. Os diferentes realcse de cores para a conduo de tarefas predecessoras e sucessoras especialmente til quando voc est focado na gesto da durao total de uma sequncia de tarefas ligadas.

Figura 88

Ajustar relaes de link de tarefas

Quando voc vincula tarefas no Project, eles recebem um acabamento para incio relacionamento por padro. Isso bom para muitas tarefas, mas voc provavelmente ir alterar algumas relaes entre tarefas como ajustar um plano. A seguir esto alguns exemplos de tarefas que exigem diferentes trmino para iniciar relacionamentos: 85

Voc pode comear a definir as pginas assim que voc comear a ilustrao do trabalho em um projeto de livro (a-start para incio relacionamento). Isso reduz o tempo total necessrio para completar as duas tarefas, porque eles so concludos em paralelo.

Figura 89

Planeando o trabalho editorial de um livro pode comear antes que o manuscrito est completo, mas no pode ser concluda at que o manuscrito est completo. Voc quer as duas tarefas para terminar ao mesmo tempo (uma relao trmino para terminar).

Figura 90

Relaes de tarefas devem refletir a sequncia em que devem ser realizados de trabalho. Depois de ter estabelecido as relaes entre tarefas corretas, voc pode ajustar sua programao inserindo sobreposio (chamado tempo de espera) ou atraso (chamado tempo de atraso) entre o acabamento ou datas de incio das tarefas predecessoras e sucessoras. Quando duas tarefas tm um acabamento para incio relacionamento. O prazo de execuo faz com que a tarefa sucessora comear antes de sua tarefa predecessora conclui.Intervalo de tempo faz com que a tarefa sucessora para comear algum tempo aps a sua tarefa predecessora conclui. A seguir est uma ilustrao de como o avano e o tempo de atraso afetar as relaes de tarefas. Suponha que inicialmente previsto as trs tarefas seguintes utilizando trmino para iniciar relacionamentos.

Figura 91 Antes tarefa 2 pode comear, voc precisa permitir que um dia extra para o manuscrito editada para ser enviado ao autor. Voc no quer adicionar um dia a durao da tarefa 5, porque nenhum trabalho real vai ocorrer no mesmo dia. Em vez disso, voc entra em um intervalo de um dia entre as tarefas 1 e 2. 86

Figura 92 No entanto, a tarefa 3 pode comear to logo a tarefa 2 metade concluda. Para que isso acontea, insira um tempo de espera de 50 por cento entre as tarefas 2 e 3.

Figura 93 Pode introduzir o avano e o tempo de desfasamento em unidades de tempo, como por exemplo dois dias, ou como uma percentagem da durao da tarefa antecessor, tal como 50 por cento. Intervalo de tempo inserido em unidades positivas e levar o tempo em unidades negativas (por exemplo,-2d ou -50%). Voc pode aplicar avano ou retardar o tempo para qualquer escreva de relacionamento tarefa: trmino para comear, comear-a-incio, ou quaisquer outros escrevas.

Figura 94 Lugares em que voc pode entrar avano ou intervalo de tempo incluem a caixa de dilogo Informaes de Tarefas (guia Tarefa), a coluna Predecessores na tabela de entrada, o formulrio de tarefas (guia Exibir, Split Ver grupo, o comando Detalhes), ea caixa de dilogo Dependncia Task (visvel clicando duas vezes uma linha de ligao entre barras de Gantt).

1. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Inspecionar.

O painel Inspector de Tarefas aparece. Este painel sucintamente revela os fatores que afetam o agendamento da tarefa selecionada, tais como relaes antecessor de tarefas, calendrios de recursos, calendrios de tarefas, ou uma combinao de fatores. Voc pode clicar em qualquer item do Inspector-Tarefa que aparece em azul para obter mais detalhes. Por exemplo, voc pode clicar no nome do recurso atribudo em Calendrio de ver o seu calendrio de recursos. Voc no precisa exibir o Inspetor de Tarefas para alterar os detalhes da tarefa, mas pode ser uma ferramenta til em alguns casos.

2. Selecione o nome da tarefa 31, imprimir e enviar.

No painel Inspetor de Tarefas, voc pode ver os fatores que afetam a programao esta tarefa. Para a tarefa 31, voc pode ver que o seu antecessor tarefa 30, Gere provas. Voc pode ver no painel que as duas tarefas tm para incio acabamento relacionamento com zero de atraso. 87

Figura 95 Em seguida, voc vai ajustar o valor de atraso em relao tarefa para dar conta do tempo de trnsito das provas para a impressora. Porque voc no pode editar este valor diretamente no Inspector de Tarefas, voc vai exibir a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Primeiro, porm, voc vai mostrar barra de Gantt desta tarefa para que voc possa mais facilmente observar o efeito de ajustar o lag.

3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. 4. Em seguida, voc vai ajustar o valor da defasagem entre essa tarefa e seu antecessor. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Ele contm detalhes sobre a tarefa selecionada no momento, 31.

5. Clique no separador Predecessores. 6. No campo Atraso para tarefa predecessora 30, escreva 3D, e clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Tarefa 31 est agora agendada para comear trs dias teis aps o fim da tarefa 30.

Figura 96 Em seguida, voc ir ajustar o intervalo de tempo entre duas outras tarefas. 7. Clique no nome da tarefa 10, Edio de Texto incorp. Voc gostaria de se sobrepor esta tarefa com o seu antecessor, a tarefa Edio de Texto incorp pode comear antes da reviso autor da edio de texto concludo. 8. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.

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Figura 97

9. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes e, em seguida, clique no separador Predecessores. 10. No campo de atraso para a tarefa predecessor 9, digite -25%, e, em seguida, clique em OK. Entrando intervalo de tempo como um resultado de valor negativo no lead time. Tarefa 10 est agora agendada para comear no ponto de 25 por cento-restante da durao da tarefa 9. Se a durao da tarefa 9 mudana, o Projeto ir reprogramar o incio da tarefa 10 para que ele mantm um tempo de espera de 25 por cento. Para concluir, voc vai mudar o escreva de relao de trabalho entre duas tarefas. 11. D um duplo clique no nome da tarefa 14, design ilustrao Interior.

Figura 98 O separador Predecessores deve ser visvel. Note tambm que o painel Inspetor de Tarefas nas atualizaes de fundo para exibir os detalhes de programao para a tarefa 14, a tarefa selecionada no momento.

12. No separador Predecessores, clique na coluna Escreva para a tarefa predecessora 13. Selecione Iniciar-to-Start (SS) e clique em OK.
O Project muda a relao tarefa entre as tarefas 13 e 14 para comear a incio.

Figura 99 Ajustar relaes entre as tarefas e entrando avano ou atraso vezes se for o caso so excelentes tcnicas para relaes de tarefas afinar para que voc obtenha os resultados desejados. No entanto, o Projeto no pode automaticamente fazer tais ajustes de programao para voc. Como gestor de projeto, voc deve analisar as sequncias e relaes de suas tarefas e use o bom senso ao fazer tais ajustes.

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Restries da tarefa de ajuste

Cada tarefa que voc entra em Projeto tem algum escreva de restrio aplicada a ele. Uma restrio determina o grau em que esta tarefa pode ser reprogramada. Existem trs categorias de restries:

Restries flexvel pode alterar a data de incio e trmino de uma tarefa. O escreva de restrio padro no projeto que as tarefas iniciar o mais breve possvel. Este escreva de restrio flexvel chamado assim que possvel, ou o mais rpido possvel para breve. Sem data de restrio est associada com restries flexveis. Projeto no apresenta nenhum indicador especial na coluna Indicadores para restries flexveis. Restries inflexveis A tarefa deve comear ou terminar em uma determinada data. Por exemplo, voc pode especificar que uma tarefa deve terminar em 13 de novembro de 2015. Restries inflexveis so s vezes chamados restries duras. Quando uma restrio inflexvel foi aplicada a

uma tarefa, Project apresenta um indicador especial na coluna de indicadores. Voc pode apontar para um indicador de restrio, e os detalhes de restrio ir aparecer em uma descrio. Restries semi-flexveis A tarefa tem um incio ou de trmino de fronteira. No entanto, dentro desse limite, o Projeto tem a flexibilidade de programao para alterar a data de incio e trmino de uma tarefa. Por exemplo, digamos que uma tarefa deve terminar o mais tardar at 19 de Jun de 2015. No entanto, a tarefa poderia terminar antes desta data. Semi-flexveis constrangimentos so s vezes chamados de constrangimentos moles ou constrangimentos moderadas. Quando uma restrio semi-flexvel tenha sido aplicada a uma tarefa, Project apresenta um indicador especial na coluna de indicadores.
Inclui escrevas restrio estes de e os meios

Esta categoria restrio flexvel

To logo Possvel (ASAP)

Projeto vai agendar uma tarefa para ocorrer assim que pode ocorrer. Este o escreva de restrio padro aplicado a todas as novas tarefas durante o agendamento a partir da data de incio do projeto. No h data de restrio para uma restrio mais rpido possvel. Projeto vai agendar uma tarefa para ocorrer to tarde quanto ela pode ocorrer. Este o escreva de restrio padro aplicado a todas as novas tarefas durante o agendamento a partir da data de trmino do projeto. No h data de restrio para uma restrio ALAP. Projeto ir agendar uma tarefa para iniciar a partir da data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa no ser programada para comear antes de uma data especfica. Projeto ir agendar uma tarefa para iniciar em ou antes da data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa no iniciar aps uma data especfica. Projeto vai agendar uma tarefa para terminar em ou aps a data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa no terminar antes de uma data especfica. Projeto vai agendar uma tarefa para terminar antes ou na data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa no terminar aps uma data especfica.

To tarde quanto Possvel (ALAP)

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Semi-flexvel

Comear antes de (SNET)

Start No Que (SNLT)

Later

Terminar cedo do (FNET)

mais que

Terminar o mais tardar (FNLT)

inflexvel

Deve iniciar (MSO)

em

Projeto vai agendar uma tarefa para comear na data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa ter incio em uma data exata. Projeto vai agendar uma tarefa para terminar na data de restrio que voc especificar. Use esse escreva de restrio para garantir que uma tarefa vai terminar em uma data exata.

Deve terminar em (MFO)

Estas trs categorias de restrio tm efeitos muito diferentes sobre o agendamento de tarefas: Restries flexveis, como o mais cedo possvel (ASAP), permitir que as tarefas a ser agendada, sem quaisquer outros do que seu antecessor e relacionamentos sucessor, e data de incio do projeto (por restries da tarefa o mais rpido possvel) ou a data de concluso (para mais tarde possvel limitaes, ou ALAP, as restries de tarefas). No h datas de incio ou fim fixos so impostas por esse escreva de restrio. Use estas escrevas de restrio sempre que possvel.

91 Figura 100 Neste exemplo, as tarefas de A e B so ligados e a tarefa B tem uma restrio PAEA aplicada. Como a durao da tarefa A diminui ou cresce, a data de incio da tarefa B automaticamente ajustado em conformidade. Restries semi-flexveis, como iniciar ou no antes de comear o mais tardar (SNET ou SNLT), limitar o reescalonamento de uma tarefa dentro dos limites do data especificada.

Figura 101 Aqui, as tarefas A e B esto ligados e a tarefa B tem uma restrio SNET definida para dia 4 aplicado. Se a tarefa de A durao diminui, o incio da Tarefa B no afectada. No entanto, se a durao da tarefa A estende-se, o Project ajusta a data de incio da tarefa B automaticamente. Restries inflexveis, como deve comear On (MSO), evitar o reescalonamento de uma tarefa. Use esses escrevas de restries apenas quando absolutamente necessrio.

Figura 102 Neste exemplo, as tarefas de A e B so ligados e tarefa B tem uma restrio definida para MSO Dia 4 aplicadas. Se a durao diminui tarefa de A ou aumentos, o incio da tarefa B no afetada. O escreva de restrio que se aplica para as tarefas em seus projetos depende do que voc precisa de Projeto. Voc deve usar restries inflexveis s se a data de uma tarefa de incio ou concluso fixado por fatores fora do controle da equipe do projeto. Exemplos de tais tarefas incluem handoffs aos clientes e ao final de um perodo de financiamento. Para tarefas sem essas limitaes, voc deve usar restries flexveis. Restries flexveis fornecer o mais discrio em ajustar as datas de incio e trmino, e permitem Projeto para ajustar datas, se as alteraes do plano. Por exemplo, se voc usou o mais rpido possvel constrangimentos e a durao de uma muda de tarefas predecessoras de quatro dias a dois dias, o Project ajusta, ou puxa, o incio e trmino datas de todas as tarefas sucessoras. No entanto, se uma tarefa sucessora teve uma restrio inflexvel aplicada, o Projeto no pode ajustar o seu incio ou datas de chegada. 1. Selecione o nome da tarefa 16, revisar e ndice. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Task 92

Figura 103 Observe a data de incio agendada atual: 7/15/15. Isso precisa ser ajustado.

3. 4. 5. 6.

Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. Na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa, clique na guia Avanado. Na caixa Escreva de Restrio, selecione Iniciar o mais tardar,. Na caixa Data de restrio, digite ou selecione 7/17/15.

Figura 104

7. Clique em OK.
O Project aplica a comear antes de constrangimento para a tarefa, e um cone de restrio aparece na coluna Indicadores. Voc pode apontar para o cone para ver a restrio

93 Figura 105 Porque essa restrio afeta o agendamento da tarefa, o painel Inspetor de Tarefas agora inclui os detalhes de restrio. Tarefa 16 remarcada para comear em 17 de julho, em vez de 15 de julho. Todas as tarefas que dependem da tarefa 16 tambm sero reprogramadas. Uma maneira de visualizar este reescalonamento pela mudana de luz azul destacando que o Projeto se aplica ao comear e terminar datas das tarefas sucessoras da tarefa 16. Porque as duraes da reviso 1 Pages e Design e tarefas de resumo de Produo tambm foram alterados pela aplicao da restrio tarefa 16, a durao e Finish campos para as tarefas de resumo tambm so destacados. Mudana, sublinhando permanece visvel at que voc executar outra ao, editar ou salvar o arquivo, e uma maneira visual eficaz para ver os efeitos mais amplos de suas aes especficas em sua programao.

8. Clique no boto Fechar (o boto "X" no canto superior direito) no painel Inspetor de Tarefas.
Aqui esto algumas coisas para manter em mente quando se aplica restries s tarefas:

Introduzir uma data de trmino de uma tarefa (por exemplo, na coluna Finish) aplica um acabamento no antes de constrangimento para a tarefInserir uma data de incio de uma tarefa (por exemplo, na coluna Start) ou arrastar uma barra de Gantt diretamente no grfico de Gantt aplica a comear antes de constrangimento para a tarefa.

Em muitos casos, inserindo uma data limite uma alternativa prefervel introduzir uma restrio semi-flexvel ou inflexvel. A menos que voc especifique uma hora, os horrios de incio do projeto de uma data de restrio ou tempo de chegada usando o padro Hora de incio ou o valor horrio de trmino padro na guia Agendar da caixa de dilogo Opes do Projeto. (Para abrir esta caixa de dilogo, na guia Arquivo, clique em Opes.) Neste projeto, a hora de incio padro 08:00 Se voc quer uma tarefa restrita a ser programada para comear em um horrio diferente, digite esse tempo, juntamente com a data de incio. Por exemplo, se voc deseja agendar uma tarefa para iniciar s 10 horas em 16 de julho, entre 7/16/15 10:00 no campo Iniciar. Para remover uma restrio, selecione primeiro a tarefa ou tarefas e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. Na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa, clique na guia Avanado. Na caixa Escreva de Restrio, selecione As Soon As Possible ou (se o agendamento a partir da data de trmino do projeto) mais tarde possvel. Se voc deve aplicar restries semi-flexveis ou inflexveis para tarefas alm de relaes de tarefas, voc pode criar o que chamado de folga negativa. Por exemplo, suponha que voc tem uma tarefa sucessora que tem um-a-incio acabamento relacionamento com sua tarefa predecessora. Se voc digitar um Deve iniciar em restrio na tarefa sucessora mais cedo do que a data de trmino da tarefa predecessora, isso resulta em folga negativa e um conflito de agendamento. Por padro, a data de restrio aplicada tarefa sucessora ir substituir o relacionamento. No entanto, se voc preferir, voc pode definir projeto para homenagear relacionamentos mais restries. Na guia Arquivo, clique em Opes e, na caixa de dilogo Opes de projeto, clique na guia Agenda. Limpar as tarefas sempre obedecem a caixa de seleo as datas de restrio. Se voc deve agendar um projeto a partir de uma data de trmino, em vez de uma data de incio, alguns comportamentos de restrio mudar. Por exemplo, o Mais Tarde Possvel escreva de restrio, e no como mais rapidamente possvel, torna-se o padro para novas tarefas. Voc deve prestar muita ateno s restries durante o agendamento de uma data de trmino para se certificar de que eles criam o efeito que pretende.

94

Interromper trabalho em uma tarefa

Quando inicialmente tarefas de planejamento de projeto, voc pode saber que o trabalho em uma determinada tarefa ser interrompida. Em vez de listar uma tarefa duas vezes para dar conta de uma interrupo conhecido no trabalho, voc pode dividir a tarefa em dois ou mais segmentos. A seguir esto algumas razes pelas quais voc pode querer dividir uma tarefa:

Voc antecipar uma interrupo em uma tarefa. Por exemplo, a instalao em que uma tarefa tem de ser realizada no ser acessvel a meio caminho atravs da concluso das tarefas. A tarefa interrompida inesperadamente. Depois de uma tarefa est em andamento, um recurso pode ter que parar de trabalhar na tarefa porque outra tarefa tomou prioridade. Aps a segunda tarefa concluda, o recurso pode retomar o trabalho na primeira tarefa.

1. Selecione o nome da tarefa 3, edio de contedo. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
Voc sabe que o trabalho desta tarefa ser interrompido por trs dias a partir segunda-feira, 13 abril.

3. Na guia Tarefa, no grupo Schedule, clique em Dividir tarefas (ele se parece com uma barra de Gantt quebrado).
Uma dica de tela aparece, e ponteiro do rato muda

4. Mova o ponteiro do rato sobre a barra de Gantt da tarefa 3.

Esta dica de tela essencial para uma tarefa com preciso a diviso, pois contm a data em que voc iniciar o segundo segmento da tarefa se voc arrastou o ponteiro do rato de seu local atual na barra de Gantt. Ao mover o ponteiro do rato ao longo da barra de Gantt, voc vai ver a data de incio na mudana descrio.

5. Mova (mas no clique) o ponteiro do rato sobre a barra de Gantt da tarefa 3 at a data de incio programada desta segunda-feira, Abril 13, aparece na descrio.

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Figura 106

6. Clique e arraste o ponteiro do rato para a direita at a data de incio da tarefa de quinta-feira, 16 de abril aparece na Dica de Tela e, em seguida, solte o boto do rato.
O Project insere uma tarefa split, representados no grfico de Gantt como uma linha pontilhada, entre os dois segmentos da tarefa.

Figura 107 Aqui esto algumas coisas para manter em mente quando dividindo tarefas:

Voc pode dividir a tarefa em vrios segmentos. Voc pode arrastar um segmento de uma diviso de tarefa para a esquerda ou direita para reagendar a separao. Para juntar dois segmentos de uma tarefa de diviso, arraste um segmento da tarefa at que toque o outro segmento. O tempo da tarefa de separao, representada pela linha a tracejado, e no contado na durao da tarefa. No trabalho ocorre durante a diviso. Se a durao de uma tarefa dividida mudanas, o ltimo segmento da tarefa aumentada ou diminuda. Se uma tarefa de diviso adiada (por exemplo, se a data de incio alteraes), toda a tarefa remarcado, divide e tudo. A tarefa mantm o mesmo padro de segmentos e desdobramentos. O nivelamento de recursos ou de contorno manualmente atribuies ao longo do tempo pode causar tarefas para dividir. Voc vai contorno atribuies no Captulo 11, "Ajustar recursos e atribuio detalhes", e os recursos de nvel no Captulo 12, "Ajustar o plano do projeto." Se voc no deseja exibir divide como uma linha pontilhada, voc pode ocultar as linhas pontilhadas. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Layout. Na caixa de dilogo Layout, limpar o Show Bar Divide a caixa de seleo.

Ajustar tempo de trabalho para tarefas individuais

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Pode haver momentos em que voc quer uma tarefa especfica para ocorrer em momentos diferentes do tempo de trabalho do calendrio do projeto. Ou talvez voc queira uma tarefa para ocorrer em um tempo fora do tempo de trabalho do recurso, conforme determinado pelo calendrio do recurso. Para conseguir isso, voc aplica um calendrio de tarefas para tais tarefas. Tal como acontece com o calendrio do projeto, voc pode especificar qual calendrio base para usar como um calendrio de tarefas. A seguir esto alguns exemplos de quando voc pode precisar de um calendrio de tarefas: Voc est usando o calendrio base Padro com 08:00 a 05:00 normal, as horas de trabalho como o seu calendrio do projeto, e voc tem uma tarefa que deve ser executado durante a noite. Voc tem uma tarefa que deve ocorrer em um dia da semana especfico. Voc tem uma tarefa que deve ocorrer ao longo de um fim de semana.

Ao contrrio dos recursos, o Project no criar calendrios de tarefas como criar tarefas. (Se voc precisar de uma reciclagem sobre calendrios de recursos) Quando voc precisa de um calendrio de tarefas, atribuir um calendrio base para a tarefa. Este calendrio base pode ser aquele que fornecido com o projeto ou um novo calendrio base que voc cria para a tarefa. Por exemplo, se voc atribuir o calendrio base 24 Horas para uma tarefa, o Project

ir agendar a tarefa de acordo com a jornada de trabalho de 24 horas ao invs do tempo de trabalho especificado no calendrio do projeto. Para as tarefas que possuem um calendrio de tarefas e atribuies de recursos, o Project agenda de trabalho durante o horrio de trabalho que so comuns entre o calendrio de tarefas e calendrio do recurso (s). Se no houver tempo de trabalho comum, o Projeto alerta quando voc aplica o calendrio de tarefas ou atribuir um recurso tarefa. Quando voc aplica um calendrio de tarefas para uma tarefa, voc pode optar por ignorar calendrios de recursos para todos os recursos atribudos tarefa. Isso faz com que projeto para agendar os recursos para trabalhar na tarefa de acordo com o calendrio de tarefas e no os seus prprios calendrios de recursos (por exemplo, para trabalhar 24 horas por dia).

1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho.

Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho.

2. Na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho, clique em Criar novo calendrio.

A caixa de dilogo Criar Novo Calendrio Base.

3. Na caixa nome, escreva de segunda a quarta-feira. 4. Certifique-se de que o Faa uma cpia da opo for selecionada e que padro selecionado na lista drop-down.
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Figura 108

5. Clique em OK.
Note que de segunda a quarta-feira agora aparece na caixa Para calendrio.

6. Na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho, clique no separador Semanas de Trabalho.

Em seguida, voc vai digitar os detalhes de horrio de trabalho para este novo calendrio.

7. Certifique-se que o valor do Nome [padro] na Linha 1 est seleccionada e, em seguida, clique em Detalhes. 8. No Select dia (s) caixa, selecione quinta-feira e sexta-feira.
Estes so os dias em que voc quer mudar para dias de folga para este calendrio.

9. Escolha Definir dias para o tempo de descanso.

Figura 109

10. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Detalhes e clique em OK novamente para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho.
Agora que voc j criou o calendrio de segunda a quarta-feira, voc est pronto para apliclo a uma tarefa.

11. Selecione o nome da tarefa 29, enviar para a casa de cor.

Atualmente, essa tarefa est agendada para comear na quinta-feira 3 de setembro.

12. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. 98

13. Clique na guia Avanado.

Como voc pode ver na caixa Calendrio, o padro para todas as tarefas None.

14. Na caixa Calendrio, selecione Segunda a quarta-feira da lista de calendrios base disponveis.

Figura110

15. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo.

O Project aplica o calendrio de segunda a quarta-feira a tarefa 29. O calendrio de tarefas faz com que projeto para reagendar a tarefa para o prximo dia de trabalho disponvel, que a segunda-feira seguinte. Um cone de calendrio aparece na coluna Indicadores, lembrando que esta tarefa tem um calendrio de tarefas aplicadas a ele.

16. Aponte para o cone de calendrio.

Uma dica de tela aparece, mostrando os detalhes do calendrio. Por causa do calendrio personalizado que aplicou a esta tarefa, no ser agendada em uma quinta-feira ou sextafeira ou no fim de semana.

Figura 111

Agendamento de tarefas de controle com os escrevas de tarefas

Voc deve se lembrar que o Projeto usa a seguinte frmula, chamada de frmula de agendamento, para calcular o valor do trabalho de uma tarefa: 99 Durao unidades de atribuio = Trabalho

Aqui, as unidades de atribuio so normalmente expresso como uma percentagem. Lembrese tambm que uma tarefa foi trabalhar quando se tem pelo menos um recurso de trabalho (pessoas ou equipamentos) atribudo a ele. Cada valor na frmula programao corresponde a um escreva de tarefas. Um escreva de tarefas determina qual dos trs valores de frmulas agendamento permanece fixo, se os outros dois valores de mudana. O escreva de tarefa padro fixo unidades: Se voc alterar a durao de uma tarefa, o Project recalcula o trabalho. Da mesma forma, se voc alterar o trabalho de uma tarefa, o Project recalcula a durao. Em ambos os casos, o valor das unidades no ser afetado. Os outros dois escrevas de tarefas so fixados durao e trabalho fixo. Para esses escrevas de tarefa, o Project usa um campo dividido em fases chamados de unidades de pico, quando respondendo a mudanas de horrio.

Para uma tarefa de trabalho fixo o Voc pode alterar o valor das unidades de atribuio e projeto vai recalcular a durao. o Voc pode alterar o valor de durao e Projeto vai recalcular o pico de unidades por perodo de tempo. O valor das unidades de atribuio no afetado. Para uma tarefa de durao fixa o Voc pode alterar o valor das unidades de atribuio e Projeto vai recalcular o trabalho.

Voc pode alterar o valor do trabalho e do Projeto ir recalcular o pico de unidades por perodo de tempo. O valor das unidades de atribuio no afetado.

O Project tambm mantm o controle do mais alto valor unidades de pico por atribuio. Este valor armazenado no campo de pico. Para ver o escreva de tarefa a tarefa selecionada, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. Em seguida, na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa, clique na guia Avanado. Voc tambm pode ver o escreva de tarefa no Formulrio de Tarefas. (Quando na vista Grfico de Gantt, voc pode exibir o formulrio de tarefas clicando em Detalhes na guia Exibir, no grupo Vista Split.) Voc pode alterar o escreva de tarefa a qualquer momento. Note-se que a caracterizao de um escreva de tarefa como fixo no significa que a sua durao, unidades de atribuio, ou trabalhar os valores so imutveis. Voc pode alterar qualquer valor para qualquer escreva de tarefa. Qual o escreva de tarefa direito de aplicar a cada uma das suas tarefas? Depende de como voc quer projeto para agendar essa tarefa. A tabela a seguir resume os efeitos da mudana de qualquer valor para qualquer escreva de tarefa. Voc l-lo como uma tabela de multiplicao.

100

Figura112

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilizao de Tarefas.

O modo de exibio Uso da tarefa exibida.

2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 8, Edio de Texto. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.

Figura 113 O Project exibe os detalhes da programao e atribuio de tarefa 8, Edio de Texto. Os grupos de vista Utilizao de Tarefas os recursos atribudos abaixo de cada tarefa e mostra-lhe, entre outras coisas, a durao de cada tarefa e trabalho em duas das trs variveis da frmula de agendamento.

4. Se necessrio, arraste a barra de diviso vertical direita, de modo que a coluna Finish visvel.
Em seguida, voc adicionar duas colunas na tabela de Uso para que voc possa ver as unidades de atribuio (a terceira varivel da frmula de agendamento) e os valores de pico.

Voc no precisa modificar essa viso cada vez que voc quiser us-lo, mas para os nossos propsitos aqui, esta uma boa maneira de ilustrar o efeito de mudar os escrevas de tarefas e programao de valores de frmula.

5. Clique na coluna Arranque e, em seguida, na guia Formatar, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna.
Aparece uma lista de campos.

6. Clique em Unidades de Atribuio. 7. Clique na coluna Arranque novamente, e na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna. 8. Clique Peak.
O Project insere as unidades de atribuio e colunas de pico para a esquerda da coluna Iniciar. Peak o valor do recurso mximo de unidades a qualquer momento durante a durao da atribuio.

Figura 114 Voc pode ver que a tarefa 8 tem um valor total de trabalho de 240 horas, a atribuio de valor de 200% de unidades de recursos, e uma durao de 15 dias. Em seguida, voc vai mudar a durao da tarefa de observar os efeitos sobre os outros valores. Depois de uma discusso entre os dois copyeditors sobre quem ir realizar o copyedit, tudo que voc concorda que a durao da tarefa deve aumentar e trabalho dirio do recurso em que a tarefa dever diminuir proporcionalmente. 101

9. No campo Durao para a tarefa 8, digite ou selecione 20d, e pressione a tecla Enter.
O Project altera a durao da tarefa a 20 dias e aumenta o trabalho a 320 horas. Observe o destaque mudanas aplicadas ao trabalho e valores de durao. Voc aumentou a durao e queria que o trabalho total permanecer o mesmo (isso no aconteceu), ento voc vai usar o boto de ao para ajustar os resultados do novo durao da tarefa.

10. Clique no boto de ao para o campo Durao da tarefa 8.

Reveja as opes na lista que aparece.

Figura 115 Porque escreva de tarefa tarefa 8 unidades fixas (o escreva de tarefa padro), a seleo padro da ao aumentar o trabalho como a durao aumenta. No entanto, voc gostaria

de manter o valor do trabalho do mesmo e diminuir o recurso atribudo o trabalho dirio na tarefa.

11. Na lista de aes, clique em Diminuir a hora recursos de trabalho por dia (unidades), mas manter a mesma quantidade de trabalho.
A atribuio de unidades e os valores de pico diminui para 150%, e o trabalho total na tarefa permanece inalterado em 240 horas. No lado direito do ponto de vista de uso, voc pode ver que o trabalho agendado por dia foi reduzido de 16 a 12 horas por dia.

Figura 116 Em seguida, voc vai mudar um escreva de tarefa e, em seguida, ajustar o trabalho em outra tarefa.

12. Selecione o nome da tarefa 24, a reviso final. 13. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
O Project exibe os valores de trabalho para tarefa 24, a reviso final na grade dividida em fases.

14. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa.

102

15. Clique na guia Avanado.

A tarefa selecionada descreve a reviso final das provas de pginas do novo livro. Como voc pode ver na caixa Escreva de tarefa, essa tarefa tem o escreva de tarefa padro de-unidades fixas. A tarefa est programada para quatro dias. Porque a poltica de Lucerna para permitir que quatro dias teis para esses comentrios, voc vai tornar esta uma tarefa de durao fixa.

16. Na caixa Escreva de tarefa, selecione Durao Fixa. 17. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa.
Alterar o escreva de tarefa no resultar em qualquer mudana imediata com a programao. Em seguida, voc adicionar o trabalho tarefa e observar o efeito.

18. No campo Trabalho para a tarefa 24, a reviso final, escreva 120h, e pressione Enter.

Figura 117

Porque esta uma tarefa de durao fixa e voc adicionou trabalho, o Project ajustado o valor de pico a 125%, o que representa uma sobrecarga intencional. No lado direito do ponto de vista de uso, voc pode ver que os recursos atribudos a tarefa 24 agora tem 10 horas de trabalho agendadas por dia para a maioria dos dias de suas atribuies para essa tarefa. As unidades de atribuio de valores originais de 100% cada permanecem inalteradas. Ao ajustar seus planos de projeto, voc pode encontrar momentos em que um ajuste rpido de resposta de projeto para uma mudana de horrio atravs do boto Actions suficiente. Em outras ocasies, voc pode optar por alterar intencionalmente um escreva de tarefa de controlar de forma mais consistente como o Project ir lidar com sua programao.

Detalhes de ajustes de tarefas

Insero de datas de prazo
Introduzir uma data limite para uma tarefa provoca projeto para exibir um indicador de prazo na parte de grfico de uma vista Grfico de Gantt. Se a data de trmino da tarefa se move para alm do seu prazo final, o Project exibe um indicador de prazo no cumprido no campo Indicador para essa tarefa. O recurso data limite pode ajudar a evitar um erro comum cometido pelos novos usurios do projeto: colocar restries semi-flexvel ou inflexvel em muitas tarefas em seu plano. Tais restries limitar severamente a sua flexibilidade de programao. No entanto, se voc sabe que uma tarefa especfica deve ser concluda em uma determinada data, por que no inserir um Deve terminar em constrangimento? Esta a razo: Suponha que voc tenha uma tarefa de cinco dias que voc quer ver concluda at 17 de Abril, e hoje 06 de abril. Se voc digitar um Deve terminar em restrio na tarefa e configur-lo para 17 de abril, o Projeto ir tir-la de modo que ele vai realmente acabar em 17 de abril.

103

Figura 118 Mesmo que a tarefa pode ser concluda mais cedo, o Projeto no vai remarcar a comear mais cedo. Na verdade, aplicando essa restrio, voc aumentou o risco para essa tarefa. Se a tarefa adiada por um dia sequer, por qualquer motivo (um recurso necessrio est doente, por exemplo), a tarefa vai perder sua data de trmino planejada. A melhor abordagem para agendar esta tarefa utilizar o padro As Soon As Possible

restrio e, em seguida, digite um prazo de 17 de Abril. A data limite um valor de data inserida para uma tarefa que indica a ltima data em que voc deseja que a tarefa a ser concluda, mas a prpria data limite no restringe a programao da tarefa.

Figura 119 Agora, a tarefa tem a maior flexibilidade de programao. Poderia ser concluda bem antes do prazo final, dependendo da disponibilidade de recursos, tarefas predecessoras, e quaisquer outros problemas de agendamento aplicar. Vai precisar do arquivo Fine Tuning Tasks_Start localizado na pasta Chapter10. Abra e guarde o ficheiro como Fine Tuning Tasks.

1. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, Handoff para Editorial.

Esta tarefa uma etapa que marca o final da fase de aquisio do novo projeto de livro. Voc quer ter certeza de que a tarefa de aquisio conclui at o final de maio, para que voc entrar em uma data limite para este marco.

2. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. 104

3. Clique na guia Avanado. 4. Na caixa Prazo, digite ou selecione 29/05/15 e clique em OK.
Projeto exibe um indicador de prazo na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt.

Figura 120 Agora voc pode ver de relance o quo perto do final da fase de aquisio, como atualmente previsto, vir a reunio ou faltando seu prazo. Se a previso de concluso da fase de Aquisio move passado 29 de maio, o Projeto ser exibido um indicador de prazo no cumprido na coluna Indicadores. Introduzir uma data limite no tem efeito sobre o agendamento de uma tarefa de resumo ou subtarefa. No entanto, a data limite ir causar Projeto para alert-lo se a previso de concluso de uma tarefa exceder o prazo da data-Project exibir um smbolo de exclamao vermelho na coluna Indicadores.

Aqui esto algumas outras coisas relacionadas com o recurso de data limite:

Voc pode adicionar o campo Prazo diretamente a uma tabela. Clique em qualquer cabealho de coluna e, em seguida, na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna. E, em seguida, selecione Prazo. Voc pode alterar uma data limite existente, arrastando o indicador de prazo na parte de grfico de uma vista Grfico de Gantt. Para remover um prazo de uma tarefa, limpar o campo Prazo na guia Avanado da caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa

Introduzindo custos fixos

Para os projetos em que voc deve acompanhar o oramento ou custos financeiros, talvez voc precise trabalhar com vrias fontes diferentes de custos. Estes incluem os custos associados com os recursos, bem como os custos associados diretamente com uma tarefa especfica. Para muitos projetos, os custos financeiros so derivados principalmente de custos associados com recursos de trabalho, tais como pessoas e equipamentos, ou com recursos materiais. Para lidar com os custos de escrevas semelhantes para os quais voc deseja controlar somas de agregados (de viagem um exemplo em muitos projetos), o Project suporta recursos de custo. No entanto, voc pode ocasionalmente deseja associar um custo a uma tarefa que no est vinculado a recursos ou de trabalho e no algo que voc quer agregar todo o projeto. Projeto chama isso de um custo fixo, e aplicada por tarefa. Um custo fixo um valor monetrio especfico orado para a tarefa. Continua a ser o mesmo, independentemente de quaisquer recursos atribudos tarefa. A seguir, so exemplos comuns de custos fixos em projetos:

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A taxa de instalao, cobrado, alm de uma taxa de aluguer por dia, para uma pea de equipamento A licena de construo

Se voc atribuir recursos com taxas de remunerao, atribuir recursos de custo, ou adicionar os custos fixos de uma tarefa, o Project adiciona-lo todos juntos para determinar o custo total da tarefa. Se voc no inserir informaes de custo de recursos em um plano (talvez porque voc no sabe o quanto seus recursos de trabalho ser pago), voc ainda pode ganhar algum controle sobre o custo total do projeto, inserindo custos fixos por tarefa. Voc pode especificar quando os custos fixos devem acumular como segue:

Comeo - O custo fixo total est prevista para o incio da tarefa. Quando voc acompanhar o progresso, o custo fixo total da tarefa constituda assim que a tarefa comea.

Fim - O custo fixo total est prevista para o final da tarefa. Quando voc acompanhar o progresso, o custo fixo total da tarefa constituda somente aps a concluso da tarefa. Proporcional - (mtodo de acumulao Padro) O custo fixo distribudo uniformemente ao longo da durao da tarefa. Quando voc acompanhar o progresso, o projeto incorre o custo da tarefa taxa em que a tarefa seja concluda. Por exemplo, se uma tarefa tem um custo de 100 dlares fixo e de 75 por cento concluda, o projeto incorreu $ 75 contra essa tarefa.

Quando voc planeia um projeto, o regime de competncia que voc escolher para os custos fixos determina como estes custos esto programadas ao longo do tempo. Isso pode ser importante na antecipao de oramento e fluxo de caixa necessidades. Por padro, o projeto utiliza o regime de competncia proporcional para os custos fixos, mas voc pode mudar isso para coincidir com as prticas de contabilidade de custos da sua organizao.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizaes e clique em Folha de Tarefas.
O modo de exibio Planilha de Tarefas aparece.

2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.

A tabela Custo aparece, substituindo a tabela de entrada.

3. No campo Custo Fixo para a tarefa 30, Gere provas, escreva 500, e pressione a tecla Tab. 4. No campo de acumulao de custo fixo, selecione End e pressione Tab.

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Figura 121 O Project vai agora acumular um custo de US $ 500 para a tarefa Gerar provas na data final da tarefa. Este custo fixo independente da durao da tarefa e de quaisquer custos de recursos que poderiam ser atribudas a ele.

Configurando uma tarefa recorrente

Muitos projetos exigem tarefas repetitivas, como a participao em reunies de status do projeto, criao e publicao de relatrios de status, ou executar inspees de controle de qualidade. Embora seja fcil ignorar o agendamento de tais eventos, voc deve considerar a contabilidade para eles em seu plano. Afinal de contas, reunies de status e eventos similares que suportam indiretamente do projeto requer tempo de recursos, e esses eventos levam tempo longe de outras atribuies de seus recursos.

Para ajudar a explicar tais eventos em seu plano, criar uma tarefa recorrente. Como o nome sugere, uma tarefa recorrente repetido com uma freqncia especificada como dirio, semanal, mensal ou anual. Quando voc cria uma tarefa recorrente, o Project cria uma srie de tarefas com Start no antes de constrangimentos, com agendamento controlado pelo empenho desligado, e sem relaes de tarefas definidas.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt.

A exibio Grfico de Gantt aparece.

2. Selecione o nome de uma tarefa, de Aquisio.

Vai inserir a tarefa recorrente acima da primeira fase do plano, uma vez que ir ocorrer em vrias fases ao longo do plano.

3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na seta abaixo do boto de tarefas e, em seguida, clique em Tarefa Recorrente.
A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa recorrente.

4. Na tarefa de Nome, digite Editorial reunio de equipe. 5. Na caixa Durao, escreva 1h. 6. Em Padro de recorrncia, certifique-se Weekly est selecionada e, em seguida, selecione a caixa de seleo segunda-feira.
Em seguida, voc ir especificar a data da sua primeira ocorrncia. Por padro, a data de incio do projeto. No entanto, voc quer que as reunies semanais de status para comear uma semana depois. 107

7. Na caixa Iniciar, digite ou selecione 13/04/15.

Em seguida, voc vai especificar a data final. Voc vai planejar para estas reunies de equipe para continuar at que o projeto atinja a fase de design e produo. No Grfico de Gantt, voc pode ver que, como atualmente previsto, essa fase comea em 6 de julho, ento voc vai usar essa data por enquanto. Voc pode sempre atualizar a tarefa recorrente mais tarde, se necessrio.

8. Na caixa Terminar em, digite ou selecione 06/07/15.

Figura 122

9. Clique em OK para criar a tarefa recorrente.

O Project insere a tarefa recorrente. Inicialmente, a tarefa recorrente expandido. Um cone de tarefa recorrente aparece na coluna Indicadores. Cada ocorrncia da tarefa recorrente numerada sequencialmente. (Se voc quiser verificar isso, alargar a coluna Nome da Tarefa, ou aponte para o nome da tarefa e observe o contedo da descrio.)

10. Para ver as primeiras ocorrncias de barras de Gantt da reunio recorrente, na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V Para tarefas.

108

Figura 123 Em seguida, voc ir atribuir recursos para a tarefa recorrente.

11. Verifique se uma tarefa, Editorial reunio da equipa, est selecionada e, em seguida, na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. 12. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland. Em seguida, mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica Hany Morcos e Jun Cao. 13. Clique em Atribuir e, em seguida, clique em Fechar.
A caixa de dilogo Atribuir Recursos fecha e Project atribui os recursos selecionados para cada ocorrncia da tarefa recorrente.

Figura 124 Em seguida, voc vai entrar em colapso a tarefa recorrente para esconder suas ocorrncias individuais.

14. Clique no expandir / recolher seta ao lado do ttulo da tarefa recorrente, Editorial reunio de equipe.

Figura 125

Aqui esto algumas coisas para manter em mente ao criar tarefas recorrentes: Por padro, o Project agenda a tarefa recorrente para comear na hora de incio padro do plano. (Clique em Arquivo, clique em Opes e, em seguida, clique em Agendar.) Neste projeto, esse valor 08:00 Se voc deseja agendar uma tarefa recorrente para comear em um horrio diferente, digite esse tempo, juntamente com a data de incio na caixa Iniciar na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa recorrente. Por exemplo, se voc deseja que a reunio da equipe recorrente para ser agendado para 10:00 comeando em 13 de abril, voc entra em 13/04/15 10:00 na caixa Iniciar. Tal como acontece com uma tarefa de resumo, a durao de uma tarefa recorrente abrange o incio mais cedo para a ltima data de trmino das ocorrncias individuais da tarefa recorrente. Voc pode definir uma tarefa recorrente para acabar ou aps o nmero de ocorrncias especificado, ou uma data. Se voc agendar uma tarefa recorrente para terminar em uma data especfica, o Projeto sugere a atual data de trmino do projeto. Se voc usar esta data, no se esquea de alter-lo manualmente, se a data de trmino do projeto muda mais tarde. Se voc deseja atribuir os mesmos recursos para todas as ocorrncias de uma tarefa recorrente, atribuir os recursos s tarefas recorrentes com a caixa de dilogo Atribuir Recursos. Entrando nomes de recursos no campo da tarefa de resumo recorrente Nome do Recurso atribui os recursos para a tarefa de resumo recorrente e no apenas s ocorrncias individuais.

109

Visualizar o caminho crtico do projecto

Um caminho crtico a srie de tarefas que vai empurrar para fora data de trmino do projeto, se quaisquer dessas tarefas esto atrasadas. A palavra crucial neste contexto no tem nada a ver com o quo importante essas tarefas para o projecto global. Refere-se apenas forma como a sua programao vai afetar a data de trmino do projeto, no entanto, a data de trmino do projeto de grande importncia na maioria dos projetos. Se voc

quiser encurtar a durao de um projeto para trazer a data de trmino, voc deve comear pelo encurtamento (tambm conhecido como bater) o caminho crtico. Ao longo da vida de um projeto, o caminho crtico do projecto susceptvel de mudar de tempos em tempos, como as tarefas concludo antes ou atrasado. Mudanas no cronograma, como alterar as relaes de tarefas ou duraes, tambm pode alterar o caminho crtico. Depois de uma tarefa no caminho crtico concluda, ele no mais crtico, pois no pode afetar a data de trmino do projeto. A chave para entender o caminho crtico entender folga, tambm conhecido como float. Existem dois escrevas de folga: livre e total. Livre folga a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada antes atrasa outra tarefa. Folga total a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada antes atrasa a concluso do projecto. A tarefa est no caminho crtico se sua folga total inferior a um determinado montante por padro, se for dias zero. Em contraste, tarefas no crticas tm folga, o que significa que pode comear ou terminar mais cedo ou mais tarde, dentro de seu tempo de folga, sem afetar a data de concluso.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Mais modos de exibio. 2. Na caixa de dilogo Mais Modos de Exibio, selecione Detail Gantt e clique em Aplicar.
O plano aparece na exibio Gantt Detail. 110

3. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.

Figura 126 Devido natureza altamente sequencial das relaes tarefa neste plano, quase todas as tarefas que esto no caminho crtico, e na viso de Gantt Detalhe, as suas barras de Gantt so formatados em vermelho. Observe a barra de Gantt da tarefa 41, Review com o autor. A barra azul representa a durao da tarefa. A linha fina e o nmero ao lado representa a folga livre para esta tarefa. Como voc pode ver, essa tarefa em particular tem alguma folga e , portanto, uma tarefa no-crtica.

4. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e clique em Grfico de Gantt.
Trabalhando com o caminho crtico a forma mais importante para gerenciar durao total de um projeto. Nos prximos captulos, voc vai fazer os ajustes que podem estender a durao do projeto. Verificando o caminho crtico do projeto e, quando necessrio, encurtando a durao total do projeto so importantes habilidades de gerenciamento de projeto. Aqui esto algumas coisas para manter em mente quando se trabalha com o caminho crtico:

Por padro, o Project define uma tarefa to importante se tem zero folga. No entanto, voc pode alterar a quantidade de folga necessria para a tarefa a ser considerado crtico. Voc pode fazer isso, por exemplo, se voc deseja identificar mais facilmente as tarefas que esto dentro de um ou dois dias de afetar a data de trmino do projeto. Na guia Arquivo, clique em Opes e, na caixa de dilogo Opes do Project, clique em Avanado. Nas tarefas so crticas se a folga for menor ou igual a caixa de acordo com as opes de clculo desta seo do projeto, digite o nmero de dias que voc deseja. Na mesma seo, voc pode optar por exibir vrios caminhos crticos para cada rede independente de tarefas. Project recalcula automaticamente o caminho crtico do plano em resposta a mudanas de horrio, mesmo se voc nunca exibi-lo. Voc v a folga livre representado na parte de grfico do modo de exibio Gantt Detalhe, e voc tambm pode ver os valores de folga total e livre na tabela de agendamento. Voc pode aplicar a tabela de programao para qualquer grfico de Gantt ou modo de exibio Planilha de Tarefas. Voc pode alternar a formatao de tarefas crticas e Slack diretamente em qualquer ponto de vista grfico de Gantt. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, marque ou desmarque as tarefas crticas e caixas de seleo Slack. Aqui est outra maneira voc pode identificar as tarefas no caminho crtico. Na guia Formatar, no grupo Dados, selecione Crtica no Highlight ou caixas de filtro.

111

Agendamento de tarefas de resumo manualmente

Lembre-se que o comportamento padro do projeto calcular automaticamente a durao de uma tarefa de resumo, como o espao de tempo entre o incio mais cedo e as ltimas datas de trmino de suas subtarefas. Por esta razo, o Projeto define as tarefas de resumo como automaticamente programado-suas duraes so determinados automaticamente por suas subtarefas, independentemente de essas subtarefas so manualmente ou programado automaticamente (ou uma mistura de ambos). Pode haver momentos, no entanto, quando voc deseja inserir diretamente um valor de durao de uma tarefa de resumo, que independente de sua durao calculada conforme determinado por suas subtarefas. Por exemplo, uma tarefa de resumo pode representar uma fase do trabalho para o qual voc deseja alocar 60 dias teis e que a durao comparar com

a durao calculada determinado pelas subtarefas (suas duraes, relaes de tarefas, e outros fatores). Isto especialmente verdadeiro durante o planejamento inicial de um plano, quando voc pode precisar para dar conta da diferena entre o tempo que gostaria de uma fase do trabalho para tomar e sua durao, conforme determinado por suas subtarefas. Felizmente, voc pode entrar em qualquer durao desejada para uma tarefa de resumo. Quando voc faz isso, o Projeto muda a tarefa de resumo de automtico para agendada manualmente e reflete tanto o calculado automaticamente e inseridos manualmente duraes como partes separadas de barra de Gantt da tarefa de resumo. Se a tarefa de resumo um predecessor de outra tarefa, o Project ir reagendar a tarefa sucessora baseado no manual, no automtico, de durao. Definir uma durao manual para uma tarefa de resumo uma boa maneira de aplicar um enfoque top-down com um plano. Voc pode, por exemplo, introduzir alguma folga ou tampo para a fase de trabalho, inserindo a durao manual para a tarefa de resumo que maior do que a sua durao calculada. Por outro lado, voc pode inserir um manual de durao desejado que menor do que a durao prevista de uma tarefa de resumo.

1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Nvel 1.

Projeto esconde todas as subtarefas e tarefas de resumo aninhados, permitindo mais facilmente se concentrar nas tarefas de nvel superior no plano.

2. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.

112

Figura 127 Note que o expandir / recolher os tringulos ao lado dos nomes de tarefa de resumo mudou de direo e de cor, indicando que as subtarefas so ocultados. Neste ponto de vista, voc pode mais facilmente ver e comparar as duraes das tarefas de resumo individuais. Em seguida, voc vai entrar em alguns perodos manuais. Voc vai comear com a fase Editorial, o que voc gostaria de ver concluda no prazo de 30 dias teis.

3. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 20, a tarefa de resumo Editorial. Com subtarefas da tarefa resumo exibida agora, voc vai ver mais facilmente o efeito de inserir uma durao manual para a tarefa de resumo. 4. No campo da tarefa de resumo Durao 20, Editorial, escreva 30d e pressione Enter.

Figura 128 O Project regista sua durao inseridos manualmente e faz alguns ajustes para a programao:

A tarefa de resumo alternado de programado automaticamente (o padro para as tarefas de resumo) para agendada manualmente. Observe o cone de pino na coluna Modo de Tarefa que reflete o status de agendamento da tarefa. O Project desenhou duas barras para a tarefa de resumo. A barra superior representa a durao manual, e a barra inferior representa a durao prevista automaticamente. O Project desenha uma linha ondulada vermelha sob a nova data de trmino para marcar isto como um potencial conflito de agendamento. O Project de reestruturao das tarefas sucessoras todo o cronograma com base na tarefa 20 est inserida manualmente durao.
113

Note que algumas das subtarefas agora se estendem para alm da data de trmino agendada de sua tarefa de resumo. Esse tempo adicional representa o montante pelo qual o plano atualmente excede a durao de 30 dias da fase Editorial de trabalho desejado. Olhando para o calendrio atualizado, voc decidir que tinha ao lado gostaria de permitir que um pouco mais de tempo para a preparao de cor e impresso. Para fazer isso, voc vai entrar em uma durao manual sobre a tarefa de resumo que maior do que a sua durao programada. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 42, a preparao de cores e tarefa de resumo de impresso.

5. No campo Durao para a tarefa 42, escreva 50d e pressione Enter. 6. Projeto registra sua durao inseridos manualmente, muda a tarefa de resumo para agendada manualmente, e redesenha a barra de Gantt.

Figura 129

Aqui, voc pode ver que a data de trmino do resumo da tarefa de 42 agora se estende para alm das datas de trmino de suas subtarefas por vrios dias. Estes dias adicionais representam a diferena entre a durao prevista para a tarefa de resumo 42 e a durao manual que voc entrou. Desta vez, efetivamente um tampo que voc adicionou tarefa de resumo. Para concluir, voc vai ajustar as configuraes de vdeo para ver todas as subtarefas.

7. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. Projeto amplia lista de tarefas para mostrar todas as subtarefas.

Acertos detalhados e atribuio de recursos

Configurando disponibilidade de recursos para aplicar em diferentes momentos

Um dos valores que o Project tem para cada recurso de trabalho o valor mximo de unidades do recurso. Esta a capacidade mxima de um recurso para realizar tarefas. Configuraes de tempo de trabalho de um recurso (gravado no calendrio do recurso individual) determinarem quando o trabalho atribudo a um recurso pode ser agendado. No entanto, a capacidade do recurso para o trabalho (valor mximo de unidades do recurso) determina o grau em que o recurso pode trabalhar dentro dessas horas sem se tornar sobrecarga. Valor mximo de unidades de um recurso no impede que o recurso fique com sobrecarga, mas Projeto vai indicar quando as atribuies do recurso exceder a capacidade mxima de unidades do recurso. Voc pode especificar que os diferentes valores mximos unidades de ser aplicado em perodos de tempo diferentes param um recurso. Configurando disponibilidade de um recurso ao longo do tempo permite que voc controle exatamente o valor mximo de unidades de um recurso a qualquer momento. Por exemplo, voc pode ter dois copyeditors disponveis para as primeiras oito semanas de um projeto, trs para as prximas seis semanas, e depois dois para o restante do projeto. Ou voc pode ter um compositor que est normalmente disponvel a 100 por cento de capacidade reduzida para apenas 50 por cento de capacidade por seis semanas e, em seguida, retornar plena capacidade. Vai precisar do ficheiro Advanced Resources_Start localizado na pasta Chapter11. Abra e guarde-o como Advanced Resources. 114

1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos.

O modo de exibio Planilha de Recursos exibido.

Figura 130

2. Como voc pode se lembrar do captulo 5, este um ponto de vista onde voc pode ver e editar os valores mximos de unidades 'recursos. Os valores mximos de unidades exibidas aqui normalmente se aplicam a toda a durao do projeto. Em seguida, voc ir personalizar unidades mximas de um recurso de valor para variar em diferentes momentos durante este projeto. Na coluna Nome do Recurso, clique no nome do recurso 3, Editores de Texto.
O recurso Copyeditors no uma pessoa especfica, que descreve uma categoria de trabalho que vrias pessoas podem ocupar em vrios momentos ao longo da durao do projeto. Ao contrrio dos recursos especificamente designados como Morcos Hany ou definio de cor servios, a copyeditors so intercambiveis. Como gestor de projeto, voc est mais preocupado com o conjunto de habilidades especficas de quem pode estar neste cargo do que voc sobre quem a pessoa especfica.

3. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informaes.

A caixa de dilogo Informaes de Recursos. Se a guia Geral no estiver visvel, clique nele.

115

Figura 131 Voc espera ter dois copyeditors disponveis para trabalhar neste projeto desde o incio do projeto at o ms de abril, trs para o ms de maio, e depois voltar para dois para o restante do projeto.

4. Sob Disponibilidade de Recursos, na primeira linha da coluna De Disponvel, deixe NA (para no aplicvel). 5. Na Disponvel Para clula na primeira linha, digite ou selecione 30/04/15.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Na clula de unidades na primeira linha, deixar o valor de 200%. Na Disponvel De clula na segunda linha, digite ou selecione 01/05/15. Na Disponvel Para clula na segunda linha, digite ou selecione 31/05/15. Na clula Units na segunda linha, digite ou selecione 300%. Na Disponvel De clula na terceira linha, digite ou seleccione 01/06/15. Deixe o Disponvel para clula na terceira linha em branco. (Project ir inserir NA para voc depois de concluir o passo seguinte.) 12. Na clula Units na terceira fileira, digite ou selecione 200%, e, em seguida, pressione a tecla Enter.

Figura 132 Para o ms de maio, voc pode programar at trs copyeditors, sem sobrealocar. Antes e aps este perodo, voc tem apenas dois copyeditors para agendar. 116

13. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informao de Recurso.

No modo de exibio Planilha de Recursos, o Max. Campo Unidades do recurso Copyeditors vai exibir 300% somente quando a data atual est dentro de 1 de Maio a 31 de intervalo de datas no ano de 2015. A data atual baseada no relgio do sistema do seu computador ou conjunto na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. (Para ver essa caixa de dilogo, na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto.) Em outros momentos, ele ir mostrar 200%

Introduzir multiplas taxas de pagamentos para recursos

Alguns recursos de trabalho podem executar tarefas diferentes, com diferentes taxas de pagamento. Por exemplo, no projeto do livro as novas crianas, o editor do projeto tambm pode servir como um editor de contedo. Porque as taxas de pagamento para editor do projeto e editor de contedo so diferentes, voc pode criar duas taxas de pagamento para o recurso. Ento, depois que voc atribui o recurso a tarefa, voc pode especificar que taxa de remunerao deve ser aplicada. Cada recurso pode ter at cinco nveis salariais diferentes, cada um gravado em uma tabela de taxas de custo.

1. No modo de exibio Planilha de Recursos, clique no nome do recurso 5, Hany Morcos. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informaes.
A caixa de dilogo Informaes de Recursos.

3. Clique na guia Custos.

Figura 133 Voc v o padro da Hany pagar taxa de 1550 dlares por semana sobre a taxa de tabela A. Cada guia (rotulados A, B, e assim por diante) corresponde a um dos cinco nveis salariais que um recurso pode ter. 117

4. De acordo com as tabelas de taxas de custo, clique na guia B. 5. Selecione a entrada padro de US $ 0.00 / h no campo logo abaixo do ttulo da coluna Taxa Padro e, em seguida, digite 45 / h. 6. No campo Taxa de horas extras na mesma linha, digite 60 / h, e, em seguida, pressione Enter.

Figura 134

7. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informao de Recurso.

Observe que, na Folha de Recursos, taxa de pagamento padro de Hany ainda $ 1,550 por semana. (Isso est registrado na coluna de DST. Rate.) Isso coincide com o valor na tabela de taxas A, a tabela de taxa de inadimplncia. Essa taxa ser usada para todas as atribuies de tarefas de Hany menos que voc especifique uma taxa diferente.

Criao de taxas de pagamento de recursos para aplicar em diferentes momentos

Os recursos podem ter padro e as taxas de pagamento de horas extras. Por padro, o Project usa essas taxas para a durao do projeto. No entanto, voc pode alterar as taxas de remunerao de um recurso para ser eficaz a partir da data que voc escolher. Por exemplo, voc pode inicialmente criar um recurso em 1 de janeiro, com uma taxa fixa de US $ 40 por hora, planejando aumentar a taxa normal do recurso a US $ 55 por hora em 1 de julho. Projeto usa taxas de pagamento para o clculo dos custos dos recursos com base em quando o trabalho do recurso agendado. Voc pode atribuir at 25 nveis salariais a serem aplicadas em momentos diferentes para cada uma das cinco tabelas de taxa de custo de um recurso. Projeto flexvel com os formatos adicionais de taxa de pagamento inseridos. Voc pode inserir uma taxa de pagamento de um valor monetrio especfico ou como um percentual de aumento ou diminuio da taxa de remunerao anterior.

1. Na coluna Nome do Recurso, selecione o nome do recurso 6, Jane Dow. 2. Na guia Recursos, no grupo Propriedades, clique em Informaes.
A caixa de dilogo Informaes de Recursos.

118

3. Clique na aba custos, se j no estiver selecionado.

Voc vai entrar em um aumento da taxa de pagamento na tabela de taxas de custo A.

4. Na clula Data de Vigncia na segunda linha da tabela de taxas de custo A, digite ou selecione 01/06/15. 5. Na clula Taxa Padro na segunda linha, digite 15%, e, em seguida, pressione Enter.

Figura 135

Note que o Project calcula o aumento de 15% para produzir uma taxa de $ 63,25 por hora. A taxa anterior de US $ 55 por hora, mais de 15% igual a $ 63,25 por hora. Voc pode digitar um valor especfico ou um percentual de aumento ou diminuio da taxa anterior.

6. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informao de Recurso.

No modo de exibio Planilha de Recursos, note que a taxa inicial de Jane Dow, US $ 55 por hora, aparece em seu Std. Taxa de campo. Este campo exibir US $ 55 por hora, at que as mudanas atuais de data para 6/1/15 ou posterior. Ela ir ento exibir a nova taxa normal de $ 63,25 por hora.

Definindo Recursos Materiais

Os recursos materiais so consumveis que voc usa-se como o projeto continua. Em um projeto de construo, recursos materiais podem incluir pregos, madeira e concreto. Voc trabalha com recursos materiais no projeto para monitorar a quantidade unidade fixa ou uma taxa de consumo de recursos materiais e os custos associados. Ao contrrio dos recursos de trabalho, voc no pode inserir um valor mximo de unidades de um recurso de custo ou recurso material. Porque nenhum escreva de recurso executa o trabalho, no se aplica o valor mximo de unidades. Apesar do projeto no um sistema completo para controle de estoque, ele pode ajud-lo a ficar melhor informado sobre o quo rpido voc est consumindo seus recursos materiais, e a que custo.

119

1. 2. 3. 4.

Na Folha de Recursos, clique na prxima clula vazia na coluna Nome do Recurso. Digite provas finais Limite. No campo Escreva, clique na seta para baixo, selecione Material, e pressione a tecla Tab. No campo Rtulo do material, escreva de cpias.

Cpias a unidade de medida que voc vai usar para esse recurso material.

5. No Padro. Taxa de campo, escreva 15 e, em seguida, pressione Enter.

Este o custo por unidade deste recurso material, dito de outra forma, cada cpia de um comprovante galera ligada custa R $ 15. Mais adiante neste captulo, voc vai especificar a quantidade unitria do recurso material quando atribu-lo s tarefas. Projeto ir ento calcular o custo da cesso de recursos materiais como o custo por unidade que voc digitou acima vezes o nmero de unidades na atribuio.

Figura 136

Atrasar o incio dos trabalhos

Se mais de um recurso atribudo a uma tarefa, voc pode no querer todos os recursos para comear a trabalhar na tarefa ao mesmo tempo. Voc pode atrasar o incio das obras para um ou mais recursos atribudos a uma tarefa. Por exemplo, suponha que quatro recursos foram atribudos a tarefa. Trs dos recursos inicialmente trabalhar na tarefa, e o quarto posterior inspecciona a qualidade do trabalho. O inspetor deve comear a trabalhar na tarefa mais tarde do que os outros recursos. Vai precisar do ficheiro Advanced Assignments_Start localizado na pasta Chapter11. Abra-o e guarde-o como Advanced Assignments.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilizao de Tarefas.

Como pode se lembrar, a tarefa dos grupos de exibio Uso dos recursos atribudos abaixo de cada tarefa.

2. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 18, Autor reviso de edio de contedo, clique nos Copyeditors recursos atribudos. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
120

Figura 137 Como voc pode ver, esta tarefa tem atualmente dois recursos que lhe foram atribudas: um editor de texto e autor do novo livro, Tad Orman. Em seguida, voc vai atrasar a atribuio do editor de texto na vista Utilizao de Tarefas.

4. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informao.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio.

5. Clique na guia Geral, se ela ainda no estiver selecionada e, em seguida, na caixa Iniciar, digite ou selecione 04/05/15.

Figura 138

6. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio.

Projeto regula cesso do copyeditor esta tarefa de modo que ele trabalha h horas na quintafeira ou sexta-feira.

Figura 139 Agora, na parte dividida em fases do modo de exibio, voc pode ver que zero horas de trabalho esto agendadas para o editor de texto na quinta-feira e sexta-feira 30 de Abril e 1 de Maio. O outro recurso atribudo tarefa no ser afetado. Note-se que o trabalho total desta tarefa no se alterou, mas a sua durao que, a data de concluso saiu de dois dias teis.

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Aplicando contornos para atribuies

No uso de recursos e vistas Utilizao de Tarefas, voc pode ver exatamente como trabalho atribudo de cada recurso distribudo ao longo do tempo. Alm de exibir detalhes da atribuio, voc pode alterar a quantidade de tempo que um recurso trabalha em uma tarefa em qualquer perodo de tempo determinado. Existem vrias maneiras de fazer isso:

Aplicar um contorno de trabalho pr-definido para uma tarefa. Contornos predefinidos geralmente descrevem como o trabalho distribudo ao longo do tempo em termos de padres grficos. Por exemplo, o contorno predefinido de Bell distribui menos trabalho no incio e no fim da atribuio e distribui mais trabalho para o meio. Se voc fosse o grfico da obra ao longo do tempo, a forma do grfico que se assemelham a um sino.

Edite os detalhes da atribuio diretamente. Por exemplo, na utilizao de recursos ou vista Utilizao de Tarefas, voc pode alterar os valores de atribuio diretamente na grade de escala de tempo.

Como contornar ou editar uma atribuio depende do que voc precisa realizar. Contornos predefinidos funcionam melhor para trabalhos em que voc pode prever um provvel padro de esforo, por exemplo, uma tarefa que exige tempo gradual de ramp-up pode se beneficiar de um contorno de back-carregado para refletir a probabilidade de que o recurso ir funcionar a mais em direo final do trabalho.

1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 38, a reviso final, clique no recurso atribudo Carole Poland. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.

Figura 140 Como voc pode ver nos dados de escala de tempo direita, dois recursos esto programados para trabalhar nesta tarefa de quatro horas por dia (ou seja, 50 por cento do seu tempo de trabalho disponvel) e um terceiro recurso est programado para trabalhar a tempo inteiro nessa tarefa. Todos esses trabalhos tm um plano de contorno, isto , o trabalho distribudo uniformemente ao longo do tempo. Este o escreva de contorno de trabalho padro que o Projeto usa durante a programao de trabalho. Voc quer mudar a atribuio de Carole Polnia nessa tarefa para que ela comea com uma breve atribuio diria e aumenta seu tempo de trabalho como a tarefa progride. Para conseguir isso, voc vai aplicar um contorno back-carregado para a atribuio. Note-se que 38 tarefas, avaliao final um escreva de tarefa de durao fixa, e no o escreva de tarefa padro fixo-unidades. Este escreva de tarefa mantm a durao da tarefa fixa como voc ajustar as suas atribuies.

122

3. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informao.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio. Clique na guia Geral, se ela ainda no estiver selecionada.

4. Clique na seta para baixo para exibir as opes na caixa de Contour Trabalho.

Figura 141 Estes so todos os contornos de trabalho pr-definidos, e alguns dos nomes dos contornos so representaes grficas de trabalho de um dos recursos ao longo do tempo, com que o contorno aplicado.

5. Selecione Voltar carregado e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio.
O Project aplica o contorno da atribuio deste recurso e reprograma o seu trabalho na tarefa.

123

Figura 142 Voc v que em cada dia sucessivo de durao da tarefa, Carole Polnia atribudo um pouco mais de tempo para trabalhar na atribuio. Tambm apresentado um indicador de contorno na coluna Indicadores exibindo o escreva de contorno que aplicado atribuio.

6. Na coluna Indicadores, apontam para o indicador de contorno.

Figura 143 O Project exibe uma dica de tela descrevendo o escreva de contorno aplicada a esta atribuio. Em seguida, voc ir editar diretamente os valores de uma outra tarefa de trabalho atribudos.

7. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 38, a reviso final, clique no Morcos Hany recursos atribudos.
Note que Hany est atualmente atribudos quatro horas por dia, para cada dia de durao da misso. Por que quatro horas? Hany normalmente tem oito horas de trabalho por dia nesses dias especiais (como determinado por seu calendrio de recurso). Ela foi designada para esta tarefa em 50 unidades de atribuio por cento, no entanto, para que o trabalho agendado resultante de apenas quatro horas por dia. Voc quer aumentar o trabalho de Hany nos ltimos dois dias de esta tarefa de modo que ela vai trabalhar em tempo integral nele. Para conseguir isso, voc vai editar manualmente os valores de trabalho atribudas.

8. Na grade de escala de tempo no painel direito da vista Utilizao de Tarefas, selecione a atribuio de quatro horas de Hany Morcos para quarta-feira 2 de setembro. 9. Escreva de 8h, e em seguida, pressione a tecla TAB. 10. Na atribuio de Hany para quinta-feira, escreva 8h, e pressione Enter.
Hany agora atribudo oito horas por dia na quarta-feira e quinta-feira. Project apresenta um indicador de contorno na coluna de indicadores mostrando que um contorno editado manualmente tem sido aplicado para a atribuio.

124

Figura 144 Aqui esto mais alguns recursos que voc pode aplicar em uma vista de utilizao:

Alm de editar os valores de trabalho manualmente no nvel do recurso que voc fez antes, voc pode editar os valores de trabalho no nvel da tarefa. Quando voc alterar o valor do trabalho em nvel de tarefa, o Project ajusta o valor do trabalho resultante por recurso, de acordo com o valor das unidades de cada recurso em que a atribuio. Por exemplo, suponha que em um dia especfico, dois recursos foram atribudos quatro horas cada um para uma tarefa que tinha um valor de oito horas de trabalho total. Se voc alterar o trabalho total da tarefa para esse dia at 12 horas, o Projeto vai aumentar o trabalho por recurso de quatro a seis horas. Voc pode dividir uma tarefa na vista Grfico de Gantt para dar conta de uma interrupo na tarefa, como voc fez no captulo 9. Voc tambm pode dividir a tarefa em vista Utilizao de Tarefas, digitando "0" valores de trabalho na linha da tarefa na grade dividida em fases para o intervalo de datas que voc deseja. Para preservar o trabalho total na tarefa, deve adicionar a mesma quantidade de trabalho para o fim da tarefa como subtrado com a diviso. Por exemplo, suponha que a tarefa comea na segunda-feira e tem oito horas de trabalho total por dia durante quatro dias. O seu padro de trabalho (em horas por dia) de 8, 8, 8 e 8. Est interromper o trabalho na tarefa na tera-feira e, em seguida, adicionar a esses oito horas para o fim da tarefa (neste caso, a sexta-feira). O novo padro de trabalho seria de 8, 0, 8, 8 e 8.

Ao editar valores na grade dividida em fases, voc pode trabalhar com as clulas mais ou menos como voc pode trabalhar em uma planilha do Microsoft Excel, voc pode arrastar e soltar os valores e usar a ala de preenchimento automtico para copiar os valores para a direita ou para baixo.

Aplicao de diferentes taxas de pagamento de atribuies

Lembre-se de "Entrando mltiplas taxas de pagamento para um recurso" no incio do captulo que voc pode configurar at cinco taxas de pagamento por recurso, que permite aplicar diferentes taxas de pagamento para diferentes atribuies de um recurso, por exemplo, a taxa de remunerao diferente pode depender das habilidades requeridas para as diferentes atribuies. Para cada tarefa, o Projeto inicialmente usa a tabela de taxa de A por padro, mas voc pode especificar que uma outra tabela de taxa deve ser usada.

1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo tarefa 36, Prova e reviso, clique nos Morcos Hany recursos atribudos.
Em seguida, voc vai ver o custo da atribuio de Hany.

2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.

Projeto exibe a tabela de custo. Observe o custo atual de atribuio de Hany para esta tarefa: $ 1.550,00. 125

Figura 145

3. Na guia Formatar, no grupo Assignment, clique em Informao.

A caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio.

4. Clique na guia Geral, se ela ainda no estiver selecionada. 5. Na caixa Tabela de taxas de custo, digite ou selecione B, e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Atribuio.

O Project aplica de Hany custo taxa tabela B para a atribuio.

Figura 146 O novo custo da cesso, $ 1.800,00, aparece na coluna Custo Total. O novo valor de custo tambm contabilizado nas tarefas de resumo e tarefas de resumo do projeto.

Atribuio de recursos materiais para as tarefas

Em "Configurar recursos materiais", anteriormente neste captulo, voc criou o recurso material chamado provas finais Limite. Lembre-se que os recursos materiais so usados ou "consumidos", como um projeto progride. Os exemplos mais comuns para um projeto de construo incluem madeira e concreto. Ao atribuir um recurso material, voc pode lidar com consumos e custos em uma de duas maneiras:

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Atribuir uma quantidade de unidade fixa do recurso de material para a tarefa. Projecto ir multiplicar o custo unitrio deste recurso pelo nmero de unidades para determinar o custo total. Atribuir uma quantidade de taxa varivel do recurso de material para a tarefa. Projecto ir ajustar a quantidade e custo do recurso como a durao da alterao de tarefas. 1. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique em Grfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 38, a reviso final.
Voc antecipa que voc vai precisar de 20 exemplares encadernados prova escrevagrfica para esta avaliao.

3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. 4. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos.
A caixa de dilogo Atribuir Recursos.

5. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, selecione o campo Units por limite provas recurso galera. 6. Digite ou selecione 20, e, em seguida, clique em Atribuir.

Projeto atribui o recurso material para a tarefa e calcula o custo de 300 dlares a atribuio (US $ 15 por cpia multiplicado por 20 cpias).

Figura 147 Porque provas finais vinculados um recurso material, ele no pode fazer o trabalho. Por conseguinte, atribuir um recurso de material no afecta a durao de uma tarefa.

7. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Atribuir Recursos.

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Visualizando capacidade de recursos

Lembre-se que a quantidade de tempo que um recurso capaz de trabalhar em tarefas em um projeto chamado de capacidade de recursos, e no Project, este medido em unidades. Por padro, essas unidades so apresentados como um valor percentual, com 0% significa nenhuma capacidade e 100% ou seja, a plena capacidade ou mximo de um nico recurso com uma programao normal de trabalho de 40 horas por semana. No projeto, a capacidade mxima de um recurso para fazer o trabalho monitorado como unidades mximas do recurso (. Unidades Max rotulados) de valor. Gestores de projeto, mesmo experientes tm sido conhecidos a superestimar a capacidade de recursos para as pessoas alocadas para trabalhar em um determinado projeto. Isso pode levar a problemas durante a execuo de um projeto e os recursos infelizes, especialmente quando o gestor do projeto tambm subestimou a quantidade de trabalho necessria para completar as tarefas no projeto. H muitas razes legtimas para esperar alguma variabilidade com o trabalho tarefa estimativas, especialmente na fase inicial de planejamento de um projeto. Capacidade de recursos, no entanto, deve ser mais fcil de estimar com mais preciso. Esta seo apresenta algumas ferramentas teis no projeto que pode ajud-lo a ver melhor e entender a capacidade de recursos. Visualizando a capacidade de trabalho por recurso d-lhe uma melhor compreenso da capacidade geral para o seu projeto. Este, por sua vez, pode ajud-lo e as partes interessadas do projeto informar sobre eventuais ajustes no escopo do projeto para melhor

adequao que a capacidade da equipe (ou vice-versa). Normalmente, voc pode esperar uma das seguintes condies para a capacitao de recursos:

Trabalho planejado menor do que a capacidade de trabalho da equipe. Voc pode ser capaz de usar uma parte do tempo dos seus recursos para outros projetos ou para fazer mais trabalho neste projeto. Trabalho planejado excede a capacidade de trabalho da equipe. Pode ser necessrio reduzir o escopo do trabalho ou garantir mais recursos. Trabalhos previstos aproximadamente igual capacidade de trabalho da equipa. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Uso de Recursos.
Projeto exibe o modo de exibio Uso de Recursos.

Figura 148 Lembre-se que neste ponto de vista, o painel esquerdo organiza tarefas sob os recursos para que as tarefas so atribudas. O painel da direita mostra a atribuio e outros valores organizados na linha do tempo. Aqui, nosso foco em ver a disponibilidade dos recursos. Para comear, voc vai mudar o modo de exibio dividido em fases para mostrar a disponibilidade de recursos.

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2. Na guia Formatar, no grupo Details, selecione a caixa de seleo disponibilidade restante. 3. Na guia Formatar, no grupo Detalhes, desmarque a caixa de seleo Trabalho.
O Project esconde os detalhes de trabalho, deixando o detalhe disponibilidade restante visvel.

4. Clique na coluna Nome do Recurso de ttulo. 5. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Ocultar subtarefas.

Figura 149

Agora voc pode ver no lado direito da tela os valores de disponibilidade restantes dirias para todos os recursos de trabalho. Os recursos de tempo integral, como Carole Polnia, tm os esperados 8 horas por dia disponvel para os dias em que eles no tm atribuies. Dan Jump, o recurso a meio tempo, com 50% max. unidades, tem apenas 4 horas por dia disponvel. Jun Cao, que tem um "quatro-por-ten" horrio de trabalho, tem 10 horas por dia disponveis quatro dias por semana. Em seguida, voc vai ajustar o nvel de zoom da exibio dividido em fases para verificar a disponibilidade por ms.

6. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique meses na caixa de escala de tempo.

Figura 150 O Projecto mostra as horas disponveis por recurso, por ms. Note-se que alguns valores de atribuio e nomes de recursos so formatados em vermelho e tem um indicador de alerta ao lado de seus nomes. Esses recursos esto com sobrecarga: eles foram atribudos mais trabalho do que a sua capacidade permite alguma parte do tempo.

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Ajustar atribuies na viso Planner Equipe

A Vista de Utilizao de Tarefas e a vista de Utilizao de Recursos so vistas poderosas em que voc pode realizar objetivos complexos, como o contorno manualmente as atribuies de recursos. Se essas vises apresentar mais detalhes do que voc quer, Project Professional inclui uma viso simples, mas poderosa chamada viso Planner Team. Na viso Planner Team, voc v as tarefas organizadas pelo recurso ao qual so atribudos (como o modo de exibio Uso de Recursos) e quaisquer tarefas no atribudas. Ambas as tarefas atribudas e no atribudas pode ser:

As tarefas agendadas prevista para um perodo de tempo especfico e exibido na visualizao Planner equipe em um ponto especfico no tempo. Tarefas no programadas tarefas programadas manualmente, com ou sem um recurso atribudo.

Qual o ponto de vista Planner equipe permite que os pontos de vista de uso no um mtodo drag-and-drop simples de reescalonamento ou reafectao tarefas.

1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Team Planner.

A viso Planner equipe aparece.

2. Na coluna Nome do Recurso, selecione Carole Poland. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
Atribuies iniciais de recursos de Carole Polnia entrar em exibio.

Figura 151 Primeiro, voc vai agendar as tarefas, mas no programada (ou seja, programado manualmente). Carole tem uma tarefa no programada, bem como vrias tarefas programadas. Na verdade, suas tarefas agendadas que a levou a ser sobrecarga. A formatao vermelho de seu nome comunica o fato de que ela est com sobrecarga, eo Projeto de caixas de vermelho atrai em torno de algumas das atribuies de Carole em abril de dizer-lhe quando ela est com sobrecarga. Voc gostaria tarefa marcao de Carole, Lanamento de planejamento, para comear no incio de agosto, assim que voc vai mov-lo l.

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4. Horizontalmente role a vista at a semana de 09 de agosto visvel na escala de tempo. 5. Clique e arraste tarefa marcao de Carole, Lanamento de planejamento, na linha de Carole para que a data de incio da tarefa segunda-feira, 10 de agosto.
Como no Grfico de Gantt, a largura de uma barra de tarefa agendada corresponde sua durao. Dependendo do nvel de zoom escala de tempo, voc pode no ver nomes de tarefas completo em algumas barras de tarefas.

6. Aponte o ponteiro do rato na tarefa que voc acabou programado.

Uma dica de tela aparece e contm os detalhes da tarefa essenciais.

Figura 152

Observe que, embora essa tarefa est agora agendada uma data e hora especficas, ainda uma tarefa agendada manualmente, e assim permanecer at que se mudou para agendamento automtico. Em seguida, voc vai agendar a tarefa de marcao atribudo a Hany Morcos, e voc tambm vai atribuir-lhe Carole. Voc gostaria que esta tarefa seja concluda no incio de agosto tambm.

7. Clique e arraste o nome da tarefa de marcao de Hany Morcos, Atribuir lanar membros da equipe, a linha da Poland de Carole para que a data de incio da tarefa tera-feira 11 de agosto.
Cronogramas de projetos e atribui a tarefa.

Figura 153 Em seguida, voc vai atribuir as duas tarefas no atribudas e no programadas. Ambas as tarefas devem ser atribudas a Hany Morcos.

8. Clique e arraste a primeira tarefa no atribuda, questionrio autor completa, a linha de Hany Morcos para que a data de incio da tarefa segunda-feira 17 de agosto. 9. Clique e arraste a tarefa no atribuda restante, Agendar entrevistas do autor, a linha de Hany Morcos para que a data de incio da tarefa tera-feira 18 de agosto.

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Figura 154 Agora, ambas as tarefas so atribudas e programado, embora permaneam tarefas agendadas manualmente.

Para concluir, voc vai resolver alguns dos problemas de superalocao de recursos que so visveis no lado calendrio do ponto de vista Planner Team.

10. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Timescale e clique Weeks.
O prazo se ajusta para mostrar mais do plano.

11. Role a vista horizontalmente at a semana de 28 de Jun visvel na escala de tempo.

Figura 155 A maioria das sobrecargas dos recursos do plano devida ao estado da reunio editorial semanal (representada nesta vista, como as linhas verticais finas) sobreposio com outras tarefas. Porque cada ocorrncia da reunio de status editorial apenas uma hora de durao, voc no est preocupado com a abordar este nvel de sobrecarga. Voc pode ver uma sobrecarga mais grave para Hany Morcos na semana de 28 de Jun, no entanto. Porque voc precisa de ateno integral na tarefa Interior Design Ilustrao de Hany, voc vai transferir a tarefa Edio de Texto incorp para outra pessoa.

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12. Boto direito do rato a tarefa de Hany, Edio de Texto incorp e, no menu de atalho que aparece, clique Reassign Para, em seguida, selecione Carole Poland.

Figura 156 O Project atribui a tarefa, mas no muda de incio da tarefa ou a data de trmino ou durao.

Figura 157

Ajustar o plano de projecto

Examinando a alocao de recursos ao longo do tempo
Nesta seo, voc vai se concentrar na alocao de recursos, como as atribuies de tarefas que voc fez afetar as cargas de trabalho dos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) de um plano. A capacidade de um recurso para trabalhar em um determinado perodo de tempo determinado por suas unidades mximas e calendrio de recursos. A relao entre a capacidade de um recurso e as suas atribuies de tarefas chamado de alocao. Cada recurso de trabalho est em um dos trs estados de alocao: 133

Atribuies do recurso Underallocated no preencher a capacidade mxima do recurso para fazer o trabalho. Por exemplo, um recurso de tempo integral que tem apenas 25 horas de trabalho atribudo a uma semana de trabalho de 40 horas underallocated. Atribuies do recurso totalmente alocados preencher a capacidade mxima do recurso. Por exemplo, um recurso de tempo integral, que tem 40 horas de trabalho atribudo a uma semana de trabalho de 40 horas totalmente alocado. Atribuies do recurso com sobrecarga exceder a capacidade mxima do recurso para qualquer perodo de tempo. Por exemplo, um recurso de tempo integral, que tem 65 horas de trabalho atribudo a uma semana de trabalho de 40 horas est com sobrecarga.

Esses estados de alocao de aplicar recursos para trabalharem. Os recursos de custo e material de no fazer o trabalho e, portanto, suas atribuies no esto sujeitos a problemas de alocao. No Project, a capacidade de um recurso para o trabalho medido em unidades, a capacidade mxima de um determinado recurso chamado de unidades mximas (unidades Max

rotulados no Project.). Unidades so medidos quer como nmeros (tais como trs unidades) ou como uma percentagem (por exemplo, 300% de unidades). Vai precisar do arquivo Advanced Plan_Start localizado na pasta Chapter12. Abra e guarde como Advanced Plan.

1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Uso de Recursos.

O modo de exibio Uso de Recursos exibido.

Figura 158 No lado esquerdo da tela uma tabela (a tabela de Uso, por padro), que mostra trabalhos agrupados por recursos, o total de trabalho atribuda a cada recurso, eo trabalho de cada atribuio. Esta informao organizada em um esquema que voc pode expandir ou recolher. O lado direito da tela contm detalhes de atribuio (trabalhar, por padro) dispostos em uma escala de tempo. Voc pode rolar horizontalmente a escala de tempo para ver diferentes perodos de tempo. Voc tambm pode alterar os nveis sobre a escala de tempo para exibir os dados em unidades de semanas, dias, horas e assim por diante. Observe o nome na primeira linha, no atribudos. Este item apresenta as tarefas para as quais no recursos especficos so atribudos. Em seguida, voc vai entrar em colapso o contorno da tabela para ver o trabalho total por recurso ao longo do tempo.

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2. Clique na coluna Nome do Recurso de ttulo. 3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Ocultar subtarefas.
O Project recolhe o esboo (atribuies por recurso) na vista Utilizao de Recursos.

4. Na coluna Nome do Recurso, clique no nome Carole Poland.

Figura 159 Atribuies de recursos esto escondidos, eo total de valores de trabalho a recursos "ao longo do tempo aparecem na grade de escala de tempo direita.

5. Aponte para o ttulo (para segunda-feira) para a semana de 05 de abril, na parte superior da grade de escala de tempo coluna M.
Uma dica de tela aparece com a data da atribuio: 4/6/15.

Figura 160 Essas dicas de tela so teis em vista escala de tempo, tais como o modo de exibio Uso de Recursos ou a vista Grfico de Gantt. Atualmente, o calendrio est definido para exibir semanas e dias. Agora voc vai mudar a escala de tempo para ver os dados de trabalho resumidos de forma mais ampla.

6. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em Meses.

O Project muda a grade de escala de tempo para mostrar valores de trabalho agendados por ms.

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Figura 161 Observe que os nomes e alguns valores de atribuio de Carole Poland e alguns outros recursos aparecem em vermelho. A formatao vermelho significa que esses recursos esto com sobrecarga: em um ou mais pontos da agenda, as tarefas atribudas exceder a sua capacidade para o trabalho. Como voc pode ver na grade de escala de tempo, Carole Polnia est com sobrecarga em abril. Ela underallocated para os outros meses em que ela tem atribuies. Note-se que Jun valor de 45 horas de trabalho de Carole formatado em vermelho. Apesar de 45 horas dentro de um ms no uma sobrecarga para um recurso em tempo integral, em algum momento de Jun (talvez at mesmo por apenas um dia), Carole est programado para trabalhar mais horas do que ela pode acomodar. Em seguida, voc ir alterar as configuraes de escala de tempo para dar uma olhada em sobrecargas de Carole.

7. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias. Project ajusta a escala de tempo para a sua configurao anterior. 8. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Carole na coluna Nome do Recurso.
O Project amplia o modo de exibio Uso de Recursos para mostrar trabalhos individuais de Carole.

9. Se necessrio, role o Uso de Recursos visualizar horizontalmente para a direita para ver as atribuies de Carole a semana de 19 de Abril.
Trabalho total de Carole naquela segunda-feira, Abril 20, de 9 horas. Este formatado vermelho, indicando a sobrecarga.

Figura 162 Carole tem duas misses em 20 de abril: oito horas de trabalho de edio do contedo e da tarefa Editorial reunio da equipe de uma hora 2 (um exemplo de uma tarefa recorrente). Estas duas tarefas esto programadas em horrios que se sobrepem entre as horas de 08:00 e 09:00 (. Se voc quiser observar isso, ajustar a escala de tempo para exibir horas) Esta uma sobrecarga de verdade: Carole, provavelmente, no possvel concluir duas tarefas simultaneamente. No entanto, uma sobrecarga relativamente pequeno dado o mbito do plano, e voc no precisa estar muito preocupado sobre como resolver esse nvel de sobrecarga.

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10. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Carole na coluna Nome do Recurso em colapso suas atribuies.
Aqui esto algumas coisas para manter em mente ao ver a alocao de recursos:

Uma forma rpida de navegar para sobrecargas de recursos no modo de exibio Uso de Recursos usar o boto Avanar Superalocao no grupo Nvel da guia Recursos. Por padro, o modo de exibio Uso de Recursos exibe a tabela de uso, no entanto, voc pode exibir tabelas diferentes. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabela e, em seguida, clique na tabela que deseja exibir. Por padro, o modo de exibio Uso de Recursos exibe valores de trabalho na grade de escala de tempo. No entanto, voc pode exibir valores de atribuio adicionais, tais como custo e disponibilidade remanescente. Para fazer isso, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique no valor que voc deseja exibir. Em vez de usar a caixa Timescale na guia Exibir para alterar a escala de tempo, voc pode clicar no Zoom In e Zoom Out botes na barra de status. No entanto, este mtodo pode no produzir o nvel exato de detalhes que voc quer. Para ver as alocaes para cada recurso graficamente contra uma escala de tempo, voc pode exibir o Grfico de Recursos: na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Outras Visualizaes e clique em Grfico de Recursos. Use as teclas de seta ou barra de rolagem horizontal para alternar entre os recursos aqui.

Os usurios do Project Professional pode usar a exibio Planner equipe para ver as atribuies por recurso em um formato mais simples.

Resolver sobrecargas de recursos manualmente

Nesta seo e na prxima, voc vai continuar se concentrando na alocao de recursos, como as atribuies de tarefas que voc fez afetar as cargas de trabalho dos recursos de trabalho no plano. Nesta seo, voc vai editar manualmente um trabalho para resolver uma sobrecarga de recursos. Na prxima seo, voc vai resolver automaticamente sobrecargas de recursos. Editando uma tarefa manualmente apenas uma maneira de resolver a sobrecarga de recursos. Outras solues incluem a seguinte:

Substitua o recurso sobrealocado com outro recurso usando o boto Substituir na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Reduzir o valor no campo Unidades de Atribuio da Informao ou caixa de dilogo Atribuir Recursos. Atribuir um recurso adicional para a tarefa de modo que ambos os recursos compartilhar o trabalho. Adicionar um atraso de nivelamento para uma atribuio manualmente. Se a sobrecarga no muito grave (como a atribuio de 9 horas de trabalho em um normal dia de trabalho de 8 horas), voc pode muitas vezes deixar a sobrecarga no plano. 1. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas.
Na definio semanal, voc pode mais facilmente detectar sobrecargas que podem precisar de ser resolvida. Trabalho atribudo bem mais de 40 horas por semana para um recurso em tempo integral pode ser um problema srio.

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Figura 163 Note que vrios nomes aparecem em vermelho. Estes recursos so sobrecarga.

2. Horizontalmente rolar a vista de utilizao do direito de examinar as sobrecargas mais severas por semana.
Voc v vrios casos de sobrecarga menor, como 41 horas por semana e, em alguns casos de sobrecargas, onde o trabalho total de menos de 40 horas por semana. Observe as sobrecargas mais graves que afetam Morcos Hany (entre outros) em agosto.

Figura 164 Essas sobrecargas so graves o suficiente para que eles merecem mais investigao. Voc vai comear com sobrecargas de Hany em agosto.

3. Clique no expandir / recolher seta ao lado do nome de Hany na coluna Nome do Recurso.
Em seguida, voc gostaria de obter um melhor olhar para as tarefas que esto causando sobrecarga de Hany esta semana.

4. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em dias. 5. Horizontalmente rolar a vista de utilizao para exibir sexta-feira, 21 de agosto.
Na configurao diria, voc pode ver que Hany est com sobrecarga na sexta-feira, agosto 21, e segunda-feira e tera-feira, 24 de agosto e 25.

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Figura 165 Voc decide reduzir o trabalho de Hany tanto a prova e rever e criar tarefas maquete.

6. Na grade dividida em fases do modo de exibio Uso de Recursos, selecione a atribuio de 8 horas de Hany na sexta-feira, Agosto 21, na prova de tarefas e reviso. 7. Escreva de 4h, em seguida, pressione a tecla TAB vrias vezes para mudar o foco para segundafeira 24 de agosto. 8. Com a atribuio de 8 horas de Hany na mesma tarefa de Segunda, 24 de agosto de selecionado, digite 4h e pressione Tab. 9. Com a atribuio de 8 horas de Hany na mesma tarefa para Tera-feira, Agosto 25, selecionado, digite 4h e pressione Tab.

Figura 166

10. Selecione a atribuio de 8 horas de Hany na sexta-feira, Agosto 21, na tarefa Criar maquete. 11. Escreva de 4h, em seguida, digite 4h para cada um tarefas dirias de Hany sobre esta tarefa para segunda-feira e tera-feira. 12. Se necessrio, deslocar verticalmente a vista at o nome de Hany e do roll-up de suas tarefas dirias visvel.

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Figura 167 Voc dirigiu a sobrecarga para a semana, reduzindo seu trabalho nas duas tarefas. Note-se que ao tomar esta ao, voc reduz no apenas o trabalho de Hany nessas tarefas, mas o trabalho total do plano. Como gestor de projeto, voc tem que usar seu julgamento para determinar o melhor curso de ao em tais casos: reduzir o trabalho, alterar as atribuies de recursos, ou difundir o trabalho por um longo perodo de tempo. Em seguida, voc vai olhar para outras sobrecargas de recursos no plano de livro as novas crianas que voc pode resolver automaticamente com o nivelamento de recursos.

Nivelamento de recursos com sobrecarga

Nas sees anteriores, voc aprendeu sobre a alocao de recursos, descobri o que causa sobrecarga, e resolveu uma sobrecarga manualmente. O nivelamento de recursos o processo de atrasar ou dividir o trabalho de um recurso em uma tarefa para resolver uma sobrecarga. Voc pode usar as opes na caixa de dilogo Recursos do Nvel para definir os parmetros a respeito de como voc quer projeto para resolver sobrecargas de recursos. O Project tentar resolver tais sobrecargas quando voc optar por recursos de nvel. Dependendo das opes que voc escolher, isso pode envolver adiamento da data de incio de um trabalho ou uma tarefa ou a diviso do trabalho na tarefa. Por exemplo, considere as seguintes tarefas, as quais tm o mesmo recurso em tempo integral atribudo.

Figura 168 Nesta viso de diviso, o ponto de vista Grfico de Recursos aparece abaixo da vista Grfico de Gantt. No dia 1, o recurso est com sobrecarga de 200%. No dia 2, o recurso totalmente alocado em 100%. No dia 3, ele mais uma vez em 200% de sobrecarga. Depois do dia 3, o recurso totalmente alocado em 100%. Quando voc executar nivelamento de recursos, o Project atrasos as datas de incio do segundo e terceiro tarefas de modo que o recurso no est com sobrecarga.

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Figura 169 Note que a data de trmino da ltima tarefa programada passou de dia 6 para dia 8. Isso comum com nivelamento de recursos, que muitas vezes empurra para fora a data de trmino

do plano. Havia um total de oito dias de trabalho antes de se estabilizar, mas dois desses dias sobrepostos, fazendo com que o recurso a ser sobrecarga nesses dias. Aps o nivelamento, todos os oito dias de trabalho ainda esto l, mas o recurso no mais sobrecarga. O nivelamento de recursos uma ferramenta poderosa, mas realiza apenas algumas coisas bsicas: atrasa tarefas, divide tarefas e atribuies de recursos atrasos. Ele faz isso seguindo um conjunto bastante complexo de regras e opes que voc especificar na caixa de dilogo Nivelamento de Recursos. (Essas opes so explicadas no exerccio seguinte.) Nivelamento de recursos uma grande ferramenta de ajuste fino, mas no pode substituir o seu bom senso sobre a disponibilidade de recursos, duraes de tarefas, relacionamentos e restries. O nivelamento de recursos ir trabalhar com todas essas informaes, uma vez que inserido no seu plano, mas ele pode no ser possvel resolver completamente todas as sobrecargas de recursos dentro do prazo desejado, a menos que voc altere algumas das tarefas bsicas e valores de recursos no plano. Remdios adicionais podem incluir a reduo do escopo geral do trabalho ou a adio de recursos adicionais.

1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibio Planilha de Recursos exibido.

141 Figura 170 Note que alguns nomes de recursos aparecem em vermelho e exibir o indicador de sobrecarga na coluna Indicadores.

2. Na guia Recursos, no grupo Nvel, clique em Opes de nivelamento.

A caixa de dilogo Nivelamento de Recursos. Nos prximos passos, voc vai percorrer as opes dessa caixa de dilogo.

3. De acordo com clculos de nivelamento, certifique-se que o manual est selecionado.

Esta configurao determina se os nveis de recursos do Projeto constantemente (automtico) ou apenas quando voc diga a ele (Manual). Nivelamento automtico ocorre logo que se torna um recurso sobrecarga.

4. Na Procure sobrecargas em uma caixa de ... base, certifique-se que o Day by Day selecionado.
Esta definio determina o perodo de tempo em que projeto vai olhar para sobrecargas. Se um recurso est com sobrecarga, o seu nome ser formatado em vermelho. Se est com sobrecarga no nvel que voc escolher aqui, o Projeto tambm ir mostrar o indicador de sobrecarga ao lado de seu nome.

5. Certifique-se de que os valores de nivelamento desmarque a caixa de verificao de nivelamento antes selecionado.
s vezes voc vai precisar de recursos de nvel repetidamente para obter os resultados que voc deseja. Por exemplo, voc pode inicialmente tentar nivelar semana a semana e, em seguida, mudar para o dia a dia. Se os valores de nivelamento desmarque a caixa de

verificao de nivelamento antes de ser selecionado, o Projeto elimina quaisquer atrasos de nivelamento de todas as tarefas e atribuies antes de nivelamento. Por exemplo, se voc j nivelou o plano e, em seguida, adicionou mais tarefas, voc pode querer desmarcar esta caixa de verificao antes de se estabilizar novamente, para que voc no perca os resultados de nivelamento anteriores.

6. Sob Nivelamento intervalo para Plano Avanado, certifique-se de que todo o projeto est selecionada.
Aqui voc escolhe o nvel ou o plano inteiro ou apenas as atribuies que estejam dentro de um intervalo de datas especificado. Nivelamento dentro de um intervalo de datas mais til depois que voc comeou a acompanhar o trabalho real e voc quer nivelar apenas os restantes atribuies em um plano.

7. Na caixa para o nivelamento, certifique-se de que padro selecionado.

Voc controla a prioridade que o Project usa para determinar quais tarefas deve atrasar para resolver um conflito de recursos. A ID nica opo atrasos tarefas apenas de acordo com seus nmeros de identificao: nmeros de identificao numericamente superiores (por exemplo, 10) ser atrasado antes de nmeros de identificao numericamente inferiores (por exemplo, 5). Voc pode querer usar esta opo quando o seu plano no tem relaes de tarefas ou constrangimentos. A opo atrasos tarefas padro de acordo com as relaes antecessoras, as datas de incio, as restries de tarefa, de folga, prioridade, e os IDs. A, a opo Padro Prioridade olha para o valor de prioridade tarefa antes de os outros critrios padro. (Prioridade de tarefas um ranking numrico entre 0 e 1000 que indica a adequao da tarefa para nivelamento. Tarefas com a prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiro.)

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8. Certifique-se de que o nvel s caixa de seleo folga disponvel dentro est desmarcada.
Se desmarcar esta caixa de seleo permite que projeto para estender a data de trmino do plano, se necessrio, para resolver a alocao de recursos. Selecionando esta opo evitaria projeto de estender a data de trmino do plano para resolver sobrecargas de recursos. Em vez disso, o Projeto iria usar apenas a folga livre dentro da programao existente. Dependendo do plano, isso pode no ser suficiente para resolver integralmente as sobrecargas de recursos.

9. Certifique-se de que o nivelamento pode ajustar atribuies individuais em uma caixa de seleo tarefa selecionada.
Isso permite ao Project para adicionar um atraso de nivelamento (ou trabalho dividido em misses, se o nivelamento pode criar divises no trabalho restante tambm selecionada), independentemente de quaisquer outros recursos atribudos mesma tarefa. Isso pode fazer com recursos para iniciar e terminar o trabalho em uma tarefa em momentos diferentes.

10. Certifique-se de que o nivelamento pode criar divises no trabalho restante caixa de seleo est marcado.

Isso permite que projeto para dividir o trabalho em uma tarefa (ou em uma atribuio, se o nivelamento pode ajustar atribuies individuais numa tarefa tambm selecionada), como forma de resolver uma sobrecarga.

11. Certifique-se de que o nvel de caixa de seleo tarefas agendadas manualmente selecionado.
Isso permite Projeto para nivelar uma tarefa agendada manualmente como faria uma tarefa agendada automaticamente.

Figura 171 Agora que voc j analisou as opes de nivelamento, voc est pronto para nivelar o plano.

12. Clique em Nvel Todos.

Nveis de projeto dos recursos com sobrecarga.

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Figura 172 Observe que os indicadores de sobrecarga sumiram. Em seguida, voc vai olhar para o plano de antes e depois de nivelamento usando a exibio Gantt de Nivelamento.

13. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Mais modos de exibio. 14. Na caixa de dilogo Mais Modos de Exibio, clique em Gantt de Nivelamento e clique em Aplicar.
Project muda para o modo de exibio Gantt de Nivelamento.

15. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro.

Essa viso lhe d um melhor olhar para algumas das tarefas que foram afetados pelo nivelamento.

16. Verticalmente rolar o Gantt de Nivelamento ver para baixo para ver tarefa 46, o lanamento tarefa de resumo prep Book.

Figura 173 Estas so algumas das tarefas que foram substancialmente mais afetados pela redistribuio de recursos. Observe que cada tarefa tem dois bares. A barra superior representa a tarefa de pr-nivelado. Voc pode ver o incio de uma tarefa pr-nivelada, acabamento e durao, apontando para uma luz bar tan-colorido. A barra inferior representa a tarefa nivelado como est agora agendada. O Project foi capaz de resolver as sobrecargas de recursos. Para este plano particular, o nivelamento no estender a data de trmino. A ltima tarefa agendada no plano (tarefa 45, imprimir e enviar) ainda tem alguma folga por causa da durao Manual entrou em sua tarefa de resumo.

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Verificao de custo e data de concluso do plano

Nem todos os planos incluem informaes sobre custos, mas para aqueles que, mantendo o controlo dos custos do projeto pode ser to importante quanto, ou mais importante do que, mantendo o controlo da data de trmino agendada. Nesta seo, voc examinar o custo ea data de trmino do plano. Dois fatores a considerar quando se examina os custos do projeto so os escrevas especficos de custos que voc quer ver e como voc pode v-los melhor. Os escrevas de custos que podem ser encontrados ao longo da vida de um projeto incluem o seguinte:

Base de Custo A tarefa original planejada, recurso ou atribuio de custos salvos como parte de um plano de linha de base. Atual (ou programada) custa Os custos calculados de tarefas, recursos e atribuies em um plano. Como voc faz ajustes em um plano, como atribuir ou remover recursos, o Project recalcula os custos atuais, assim como ele recalcula tarefa comear e terminar datas. Depois de iniciar a incorrer em custos reais (geralmente acompanhando o trabalho real), o custo atual igual ao

custo real mais o custo restante por tarefa, recurso ou atribuio. Os custos actuais so os valores que voc v nos campos rotulados de custo ou custo total. Os custos reais os custos que tenham sido incorridas para tarefas, recursos ou atribuies. Restante custos A diferena entre os custos atuais ou programadas e os custos reais para tarefas, recursos ou atribuies.

Voc pode precisar comparar estes custos (por exemplo, linha de base versus real) ou examin-las individualmente por tarefa, recurso ou atribuio. Ou talvez voc precise examinar valores de custo para tarefas de resumo ou para um plano inteiro. Algumas formas comuns de ver estes escrevas de custos incluem o seguinte:

Voc pode ver os valores de custo do plano na caixa de dilogo Project Statistics. Voc pode ver ou imprimir relatrios que incluem fluxo de caixa, oramento, excesso de custos para ambas as tarefas e recursos, e de valor agregado. (Para fazer isso, na guia Relatrio, no grupo Relatrios Ver, clique em Custos.) Voc pode ver o nvel de tarefa, em nvel de recurso, ou informaes de custo de nvel de atribuio em vistas de utilizao, apresentando a tabela de custo. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.) Para ver detalhes de custos distribudos ao longo do tempo em uma exibio de uso, faa o seguinte: Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Adicionar detalhes e, em seguida, selecionar os valores de custo que voc deseja.
145

Alm do custo, a data de trmino uma (muitas vezes o mais crtico) medida crtica de um plano. A data de trmino do plano uma funo da sua durao e data de incio. A maioria dos projetos tm uma data de trmino desejado, ou suave, e muitos projetos tm um deve atingir, ou duro, data de trmino. Quando o gerenciamento de projetos como estes, essencial que voc saiba acabamento atual ou programada do plano.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Folha de Tarefas.
Project muda para o modo de exibio Planilha de Tarefas. Em seguida, voc vai mudar para a tabela de custo.

2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo.

A tabela de custos aparece.

Figura 174 Aqui, voc pode ver muitos escrevas de valores de custo para o plano global (o custo total da tarefa de resumo do projeto 0), as fases do projeto (tarefas de resumo), e tarefas individuais. Neste ponto do ciclo de vida do projeto, o plano no inclui ainda uma linha de base e, portanto, a coluna de base contm apenas os valores zero. Da mesma forma, o plano ainda no contm qualquer progresso real, de modo a coluna real contm apenas os valores zero. Em seguida, voc vai verificar a data de trmino do plano. 146

3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto.

A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto.

Figura 175 Na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto, voc pode ver a data de trmino como o plano est programada. Note que voc pode editar a data de incio do plano aqui, mas no a sua data de trmino. Projeto calculou esta data de trmino com base na data de incio mais a durao total do plano. Em seguida, voc vai olhar para os valores de durao para este plano.

4. Na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto, clique em Estatsticas.

A caixa de dilogo Projeto Statistics. Aqui, novamente, voc pode ver corrente de partida do plano e as datas de trmino.

Figura 176 Este plano tem atualmente nenhuma linha de base eo trabalho real relatado, ento voc v NA na linha de base, de incio real, e os campos de trmino real e os valores zero na durao real e campos de trabalho reais. Note tambm que o valor de custo na linha atual a mesma coisa que voc viu na vista Folha de Tarefas.

5. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Project Statistics.

147

Desactivar tarefas

Voc pode incluir tarefas em um plano que voc pode decidir mais tarde que voc no quer ter concludo, mas voc tambm no quer perder os detalhes sobre as tarefas por exclu-los. Voc pode, por exemplo, desenvolver tarefas que representam "what-if" perguntas que voc no pode comear a responder at questes preliminares so respondidas. Ou voc pode criar um plano que descreve um cenrio provvel para a concluso do caso, mas tambm inclui conjuntos mais otimistas e pessimistas de tarefas tambm. No Project Professional, voc pode desativar uma nica tarefa ou vrias tarefas. Tarefas Inativadoras podem ser prefervel a tarefas excluso, na medida em que mantm as informaes da tarefa no plano, mas elimina o efeito de agendamento dessas tarefas. Uma tarefa que impulsiona o incio de uma tarefa sucessora, por exemplo, permanece visvel quando inativado, mas tem tachado aplicada no Grfico de Gantt e outros pontos de vista, e sua relao com link est quebrado e seu sucessor remarcado. Se mais tarde voc quiser reativar tarefas inativadas, voc pode facilmente faz-lo e Projeto restaura-las como tarefas ativas com o mesmo impacto de programao como tinha anteriormente.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo de Grfico de Gantt e clique em Grfico de Gantt. 2. Selecione o nome da tarefa 39, o site companheiro de projeto do livro. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
Esta tarefa de resumo e subtarefas refletir um plano inicial para dar conta do trabalho de concepo de um site que ir promover o novo livro em seu lanamento. Voc ainda acha que voc pode querer incluir este trabalho no novo plano do livro, mas por agora, gostaria de inativar essas tarefas.

4. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Desativar.

Project inativa a tarefa de resumo e subtarefas.

Figura 177 A informao tarefa original ainda visvel, mas agora ele no tem qualquer impacto sobre o plano global. Mais tarde, se voc decidir incluir essas tarefas no plano, voc pode reativ-los clicando Inativar novamente.

148

Organizar os detalhes do projecto

Depois de construir um plano de projeto, as chances so que voc ter de analisar aspectos especficos do plano para a sua prpria anlise ou compartilhar com outras partes interessadas. Embora as opinies internas, tabelas e relatrios em Microsoft Project 2013 fornece muitas maneiras de examinar um plano, voc pode precisar de organizar a informao para atender s suas prprias necessidades especficas. Neste captulo, voc pode usar algumas das ferramentas de projeto para controlar os dados que aparece e como ele est organizado. Projeto inclui muitas caractersticas que lhe permitem organizar e analisar os dados que de outra forma exigiria ferramentas separadas, como um aplicativo de planilha.

Classificando Detalhes do projecto

A classificao a maneira mais simples para reorganizar os dados da tarefa ou recurso no Project. Voc pode classificar as tarefas ou recursos por critrios pr-definidos, ou voc pode criar sua prpria ordem de classificao com at trs nveis de aninhamento. Por exemplo, voc pode classificar os recursos por grupo de recursos (que o valor no campo GrupoDesign, Editorial, e assim por diante, no nosso exemplo Lucerne Publishing) e, em seguida, classificar por custo, dentro de cada grupo de recursos. Quando voc classificar os dados, a ordem de classificao aplica-se o ponto de vista ativo, independentemente da tabela especfica atualmente exibido na vista. Por exemplo, se voc classificar a exibio Grfico de Gantt por data de incio durante a exibio de tabela de entrada e, em seguida, mudar para a tabela de custo, voc ver as tarefas ordenadas por data de incio na tabela Custo. Voc tambm pode classificar na maioria dos pontos de vista que no incluem uma tabela, como a vista Grfico de Recursos. Como agrupamento e filtragem, o que voc vai trabalhar com mais tarde neste captulo, a triagem no (com uma exceo) alterar os dados subjacentes do seu plano, ele simplesmente reorganiza os dados que voc tem em vista ativa. A nica exceo a opo que o Projeto oferece a tarefa ou renumerar IDs de recursos depois da ordenao. bom para tarefas ou recursos renumerar permanentemente se o que voc pretende fazer. Por exemplo, quando a construo de uma lista de recursos, voc pode digitar os nomes de recursos na ordem em que os recursos se juntar seu projeto. Mais tarde, quando a lista estiver completa, voc pode querer classific-los em ordem alfabtica pelo nome e permanentemente renumerar eles. No plano livro as novas crianas no nosso exemplo Lucerne Publishing, cada recurso atribudo a um dos vrios grupos de recursos. Estes grupos tm nomes como o design, Editorial, e outros que pertencem a uma editora. Para seus planos, voc pode usar os grupos de recursos para representar as equipes funcionais, departamentos, ou qualquer outra coisa mais lgica descreve colees de recursos semelhantes. Classificando todos os recursos por grupo de recursos permite que voc veja os custos associados a cada grupo de recursos mais facilmente. Isso pode ajud-lo a planejar o oramento de seu projeto. Voc tambm pode classificar os recursos dentro de cada grupo pelo custo do mais para o menos caro. Vai precisar do ficheiro Advanced Organizing_Start localizado na pasta Chapter13. Abra-o e guarde-o como Advanced Organizing. 149

1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos.

O modo de exibio Planilha de Recursos exibido. Por padro, a tabela de entrada aparece na vista Folha de Recursos, no entanto, a tabela de entrada inclui as taxas de remunerao,

mas no exibe o campo de custo total por recurso. Voc vai mudar para a tabela de Resumo em seu lugar.

2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Resumo.

A tabela Resumo aparece.

Figura 178 Agora voc est pronto para ordenar a exibio Planilha de Recursos.

3. Clique na seta de AutoFiltro na coluna Custo ttulo e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor.
O modo de exibio Planilha de Recursos classificado pela coluna Custo em ordem decrescente.

150

Figura 179 Este arranjo bom para ver os custos dos recursos para o plano inteiro, mas talvez voc gostaria de ver esses dados organizados pelo grupo de recursos. Para ver isto, voc vai aplicar uma ordem de classificao em dois nveis.

4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e clique em Classificar por.

Aparece a caixa de dilogo Classificar. Nele, voc pode aplicar at trs nveis aninhados de critrios de classificao.

5. Em Classificar por, clique em Grupo na lista drop-down, e ao lado disso, clique em Crescente.

Grupo aqui se refere ao campo Grupo de Recursos, que, para o plano de livro as novas crianas, contm valores como design e Editorial, estes so os grupos com os quais a maioria dos recursos no plano esto associados. Esses valores foram previamente adicionados ao plano para voc.

6. Em seguida, por (no centro da caixa de dilogo), clique em Custo na lista drop-down, e ao lado disso, clique em Decrescente. 7. Certifique-se de que a caixa de seleo permanentemente renumerar recursos est desmarcada.

Figura 180

8. Clique em Classificar.
O Project organiza a vista da Folha de Recursos para exibir recursos por grupo (projeto, Editorial, e assim por diante) e, em seguida, pelo custo dentro de cada grupo. 151

Figura 181 Essa organizao oferece uma maneira fcil de identificar os recursos mais caros em cada grupo de recursos trabalhando no novo projeto do livro. Para concluir, voc vai re-classificar as informaes de recurso para devolv-lo sua ordem de classificao original, que por ID.

9. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e, em seguida, clique em ID. Projeto de re-classifica a lista de recursos, identificao de recurso.
Nmeros de identificao reordenadas lhe dar uma indicao visual de que a exibio de tarefa ou recurso foi classificada. Se voc ver que uma espcie tem sido aplicado, mas voc no sabe qual , voc pode olhar na caixa de dilogo Sort By. Voc no pode salvar configuraes de classificao personalizada que voc especificou como voc pode com o agrupamento e filtragem. No entanto, a ordem de classificao que voc mais recentemente especificada permanecer em vigor at que voc re-ordenar a vista.

Agrupamento Detalhes do projecto

medida que voc desenvolver um plano, voc pode usar os pontos de vista disponveis no Project para visualizar e analisar os dados de vrias maneiras. Uma maneira importante para ver os dados em vistas de tarefa e recurso de agrupamento. Agrupamento permite organizar tarefas ou informaes de recursos (ou, quando em uma vista de utilizao, informaes de atribuio), de acordo com os critrios que voc escolher. Por exemplo, ao invs de ver a lista de recursos na vista Folha de Recursos classificado por ID, voc pode ver os recursos ordenados pelo custo. Agrupamento vai um passo alm da simples classificao, no entanto. Agrupamento agrega valores de resumo, ou roll-ups, em intervalos que voc pode personalizar. Por exemplo, voc pode agrupar recursos pelo seu custo, com um intervalo de mil dlares entre os grupos. Agrupamento muda a maneira que voc v a sua tarefa ou dados de recursos, permitindo um nvel mais refinado de anlise de dados e apresentao. Agrupamento de no alterar a estrutura subjacente de seu plano, ele simplesmente reorganiza e resume os dados. Tal como acontece com a classificao, quando voc agrupar dados em uma visualizao, o agrupamento se aplica a todas as tabelas que voc pode mostrar a vista. Voc tambm pode agrupar o modo de exibio Diagrama de Rede, que no contm uma tabela. O Project inclui vrias definies de grupos predefinidos para tarefas e recursos, tais como o agrupamento de tarefas por tempo ou recursos, taxa de pagamento padro. Voc tambm pode personalizar qualquer um dos grupos internos ou criar o seu prprio. 152

1. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado do grupo por caixa (que contm inicialmente [No grupo]) e, em seguida, clique em Grupo de Recursos.
O Project reorganiza os dados de recursos em grupos de recursos, acrescenta valores de resumo por grupo, e apresenta os dados em uma forma de esboo expandida.

Figura 182 Este agrupamento semelhante ao de classificao que voc fez na seo anterior, mas desta vez voc vai ver valores de custo de resumo para cada grupo de recursos. O Project aplica a formatao de cor clara para as linhas de dados de resumo. Como os dados de resumo derivada de dados subordinados, voc no pode edit-lo diretamente. Mostrar esses valores de resumo no tem efeito sobre os clculos do plano de custo ou cronograma.

Para se dar mais controle sobre como Projeto organiza e apresenta os dados, agora voc vai criar um grupo. Antes de criar um grupo personalizado e personalizaes adicionais ao longo deste captulo, no entanto, voc vai fazer uma alterao nas configuraes do projeto. Voc vai fazer esse ajuste para evitar que este grupo costume de se tornar disponvel em outros planos que voc pode trabalhar com o que no esto relacionados com este material de treinamento.

2. Clique na guia Arquivo e clique em Opes.

A caixa de dilogo Opes do Projeto.

3. Clique em Avanado e, em Exibir, desmarque a adicionar automaticamente novas vistas, tabelas, filtros, e grupos para a caixa de seleo global. 4. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto.
Com essa tarefa de limpeza concluda, voc est pronto para criar um grupo personalizado.

5. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa Agrupar por e clique em Mais Grupos.
Aparece a caixa de dilogo Mais Grupos.

153

Figura 183 Nesta caixa de dilogo, voc pode ver todos os grupos pr-definidos disponveis para tarefas (quando em uma exibio de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos). O novo grupo ser mais semelhante ao Grupo Resource, ento voc vai comear a copi-lo.

6. Certifique-se de que o Grupo Resource est selecionada e, em seguida, clique em Copiar.

A caixa de dilogo Definio de Grupo.

7. 8. 9. 10.

Na caixa Nome, selecione o texto exibido e digite Grupos de Recursos pelo custo. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira clula vazia abaixo Group. Digite ou selecione Custo. Na coluna Ordem para o campo Custo, selecione Decrescente.

Os recursos sero agrupados de acordo com os valores no campo Group, e depois pelo campo Custo maior para o menor.

Figura 184 Em seguida, voc vai ajustar os intervalos de custos em que projeto ir agrupar os recursos.

11. Com a linha de custos ainda selecionado, clique em Definir Intervalos de Grupo.
A caixa de dilogo Intervalo Grupo Definir.

12. No grupo em caixa, selecione Intervalo. 13. Na caixa intervalo do grupo, digite 1000.

154

Figura 185

14. Clique em OK. 15. Clique em Salvar para fechar a caixa de dilogo Definio de Grupo.
O novo grupo, grupos de recursos pelo custo, agora aparece na caixa de dilogo Mais Grupos.

16. Clique em Aplicar.

O Project aplica o novo grupo vista Folha de Recursos.

Figura 186 Os recursos so agrupados por seu valor grupo de recursos (as bandas que unem design, editoriais e assim por diante) e, dentro de cada grupo, por valores de custo de $ 1.000 (intervalos das bandas azul claro). Para concluir vai remover o agrupamento.

17. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa Agrupar por e clique em Limpar Group.
O Project remove os valores de resumo e estrutura de contorno, deixando os dados originais. Novamente, a exposio ou a remoo de um grupo no tem nenhum efeito sobre os dados do plano. 155

Filtrar Detalhes do projecto

Outra forma til para mudar o modo de exibio de tarefa do projeto e informaes de recursos atravs da filtragem. Como o nome sugere, a filtragem tarefa oculta ou dados de recursos que no atendem aos critrios especificados, exibindo apenas os dados em que voc est interessado. Como agrupamento, filtragem no altera os dados em seu plano, que altera apenas os dados que aparecem. Existem duas maneiras de usar filtros. Voc pode aplicar um filtro automtico ou um filtro predefinido a um ponto de vista:

Use filtros automticos para filtragem ad hoc em qualquer tabela em Projeto. As pequenas setas de AutoFiltro aparecem ao lado dos nomes dos cabealhos das colunas. Clique na seta para exibir uma lista de critrios pelos quais voc pode filtrar os dados. Quais os critrios que voc v depende do escreva de dados contidos na coluna, por exemplo, os critrios de AutoFiltro em uma coluna de data incluem opes como hoje e neste ms, bem como uma opo personalizada, com

o qual voc pode especificar seus prprios critrios. Voc pode usar AutoFiltro no projeto, da mesma forma que voc pode usar AutoFiltro no Microsoft Excel. Aplicar um filtro predefinido ou personalizado para ver apenas as informaes de tarefa ou recurso que atenda aos critrios do filtro. Por exemplo, o filtro Crtica exibe apenas as tarefas no caminho crtico. Alguns filtros predefinidos, como o filtro Faixa de tarefas, pedir-lhe para introduzir critrios, por exemplo, uma srie de identificaes de tarefas especficas. Se um ponto de vista tem um filtro aplicado, a mensagem "filtro aplicado" aparece na barra de status. Ambos os escrevas de filtros ocultar linhas de tarefa ou vistas folha de recursos que no atendem aos critrios especificados. Voc pode ver falhas na tarefa ou nmeros de identificao de recurso. Os dados "perdidos" apenas est escondido e no excludo. Tal como acontece com a classificao e agrupamento, quando voc filtrar dados em uma visualizao, a filtragem aplica-se a todas as tabelas que voc pode exibir a vista. Visto que no incluem tabelas, como o calendrio e pontos de vista Diagrama de Rede, tambm suportam filtragem (atravs da caixa de filtro na guia Exibir), mas no os filtros automticos.

Uma caracterstica muito semelhante destaque. Ao aplicar um filtro de informao oculta que no atenda os critrios, aplicando um destaque se aplica um formato de amarelo para informaes que no atender aos seus critrios. Caso contrrio, as duas caractersticas so quase idnticas, voc pode aplicar embutido destaques ou criar destaques personalizados, assim como com filtros. Quando um dos destaques aplicada, a mensagem "Destaque filtro aplicado" aparece na barra de status.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt.

A exibio Grfico de Gantt aparece. Antes de criar um filtro, voc vai ver rapidamente as tarefas que voc est interessado, aplicando um filtro automtico.

156

2. Clique na seta de AutoFiltro na coluna Nome da Tarefa ttulo, aponte para Filtros e clique em Personalizar.
A caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro. Voc gostaria de ver apenas as tarefas que contenham a palavra edio.

3. Em Nome, selecione Contm na primeira caixa. 4. Na caixa ao lado, o escreva de edio.

Figura 187

5. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro.

Projeto filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que contenham a palavra de edio e suas tarefas de resumo.

Figura 188 Note que o indicador em forma de funil aparece ao lado de Nome do rtulo de coluna Tarefa, e a mensagem "AutoFiltro aplicado" aparece na barra de status. Estes so indicadores visuais que um filtro automtico personalizado foi aplicada a esta coluna. Em seguida, voc desligar o filtro automtico e criar um filtro personalizado.

157

6. Clique no indicador de filtro em forma de funil, na coluna Nome da Tarefa ttulo e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros.
O Project alterna o filtro automtico desligado, reexibir todas as tarefas no plano. Agora voc est pronto para criar um filtro personalizado.

7. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Mais Filtros.
Aparece a caixa de dilogo Mais Filtros. Nesta caixa de dilogo, voc pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em uma exibio de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos), que esto disponveis para voc.

8. Clique em Novo.
A caixa de dilogo Definio de Filtro.

9. 10. 11. 12.

Na caixa Nome, escreva incompleto tarefas de edio. Na primeira linha da coluna Nome do Campo, digite ou selecione Nome. Na primeira linha da coluna de teste, selecione contm. Na primeira linha na coluna Valor (es), escreva de edio.

O valor de texto no faz distino entre maisculas e minsculas. Que cobre o primeiro critrio para o filtro, em seguida, voc vai adicionar o segundo critrio.

13. 14. 15. 16.

Na segunda linha da coluna E / Ou, selecione E. Na segunda linha da coluna Nome do Campo, digite ou selecione Finish real. Na segunda linha da coluna de teste, selecione iguais. Na segunda linha, no valor (es) da coluna, escreva NA.

NA significa "no aplicvel" e a maneira que o Projeto marca alguns campos que ainda no possuem um valor. Em outras palavras, qualquer tarefa de edio que no tem uma data de trmino real deve ser incompleto.

Figura 189

17. Clique em Salvar para fechar a caixa de dilogo Definio de Filtro.

O novo filtro exibido na caixa de dilogo Mais Filtros. 158

18. Na lista de filtros, selecione tarefas de edio incompleta, e, em seguida, clique em Aplicar.
Project aplica o novo filtro para o modo de exibio Grfico de Gantt.

Figura190 As tarefas agora so filtrada para mostrar apenas as tarefas de edio no concludas. Porque voc no comeou a acompanhar o trabalho real, no entanto, todas as tarefas de edio so incompletos no momento. Para concluir, ir remover o filtro.

159

19. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Limpar Filtro.
Project remove o filtro. Como sempre, a exposio ou a remoo de um filtro no tem efeito sobre os dados originais.

Criando novas tabelas

Uma tabela uma apresentao de planilha de dados do projeto, organizados em colunas verticais e linhas horizontais. Cada coluna representa um dos muitos campos no Project, e cada linha representa uma nica tarefa ou recurso (ou, em vistas de utilizao, uma atribuio). A interseo de uma coluna e uma linha pode ser chamado de uma clula (se voc for orientado para planilhas) ou um campo (se voc pensar em termos de banco de dados). O Project inclui vrias tabelas que podem ser aplicadas em pontos de vista. Voc j usou

algum destes quadros, como a entrada e tabelas de resumo. As chances so de que a maior parte do tempo, built-in tabelas do Projeto conter os campos que voc deseja. No entanto, voc pode modificar qualquer tabela pr-definida, ou voc pode criar uma nova tabela que contm somente os dados desejados.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Folha de Tarefas.
O Project exibe o modo de exibio Planilha de Tarefas.

2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Mais Tabelas.

Aparece a caixa de dilogo Mais Tabelas. A tabela de entrada deve ser selecionada.

Figura 191 Nesta caixa de dilogo, voc pode ver todas as tabelas predefinidas disponveis para tarefas (quando em uma exibio de tarefa) ou recursos (quando em uma vista de recursos).

160

3. Certifique-se de que a entrada est selecionada e, em seguida, clique em Copiar.

A caixa de dilogo Definio da tabela.

4. Na caixa Nome, digite Tabela Editorial.

Em seguida, voc ir remover alguns campos e em seguida, adicione os outros.

5. Na coluna Nome do Campo, clique em cada um dos seguintes nomes de campo e, em seguida, clique no boto Excluir linha depois de clicar em cada nome de campo: Indicadores Modo de tarefa Antecessores

Figura 192 Em seguida, voc adicionar um campo com esta definio de tabela.

6. Na coluna Nome do Campo, clique em Durao e clique em Inserir Linha.

O Project insere uma linha vazia acima Durao.

7. Na coluna Nome do Campo, clique na seta no nome do campo vazio da nova linha e, em seguida, selecione Foco Editorial (text9) a partir da lista drop-down.
O texto personalizado campo foco Editorial contm algumas notas sobre o nvel de edio necessrios por tarefa. Esta informao foi previamente personalizado para voc neste plano.

8. Na largura da coluna, digite ou clique em 20.

161

Figura 193

9. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo de definio de tabela.

A nova tabela aparece na caixa de dilogo Mais Tabelas.

10. Certifique-se de que a Tabela Editorial est selecionado e clique em Aplicar.

O Project aplica a nova tabela para o modo de exibio Planilha de Tarefas.

Figura 194

Criao de novos pontos de vista

Quase todo o trabalho que voc executa no projeto ocorre em um ponto de vista. Uma viso pode conter elementos como tabelas, grupos e filtros. Voc pode combin-las com outros elementos (como uma grade de escala de tempo em uma exibio de uso) ou com elementos grficos (como a representao grfica de tarefas na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt). O Projecto inclui dezenas de pontos de vista que organizam informaes para fins especficos. Voc pode achar que voc precisa ver as informaes do seu plano, de alguma forma que no est disponvel nas vistas predefinidas. Se vistas disponveis do projeto no atender s suas necessidades, voc pode editar uma exibio existente ou criar o seu prprio ponto de vista.

162

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, e, em seguida, clique em Mais modos de exibio.
Aparece a caixa de dilogo Mais Views.

Figura 195 Nesta caixa de dilogo, voc pode ver todos os pontos de vista pr-definidos disponveis para voc.

2. Clique em Novo.

A caixa de dilogo Definir New View. A maioria das visualizaes ocupar um nico painel, mas uma viso pode consistir em dois painis separados. Na verdade, o modo de exibio padro do Project realmente uma viso de dois painis: o Grfico de Gantt ea Timeline.

3. Certifique-se de Single View est selecionado e clique em OK.

A caixa de dilogo Definio View.

4. Na caixa Nome, digite Editorial Agenda View. 5. Na caixa de tela, selecione Folha de Tarefas a partir da lista drop-down.

Figura 196 Na caixa de lista da tela, voc pode ver todos os escrevas de pontos de vista apoiados pelo Projeto. Muitos desses pontos de vista consistem em uma tabela (como Folha de Recursos), uma tabela e um guia (como Grfico de Gantt), ou uma forma (como o Formulrio de Tarefas). Outras opinies so puramente esquemtica, como o Diagrama de Rede e vistas Timeline.

163

6. Na caixa da tabela, selecione Tabela Editorial da lista drop-down.

Tabela Editorial a tabela personalizada que voc criou anteriormente.

7. Na caixa de grupo, selecione Nenhum grupo na lista drop-down. 8. Na caixa de filtro, selecione incompletos tarefas de edio a partir da lista drop-down.
Tarefas de edio incompletos o filtro personalizado que voc criou anteriormente.

9. Certifique-se de que a caixa de seleo Mostrar menu selecionado.

Figura 197

10. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Exibir a definio in.

A nova viso aparece e deve ser selecionado na caixa de dilogo Mais Views.

11. Certifique-se de que a Editorial Calendrio Ver est selecionado e clique em Aplicar.
O Project aplica o novo ponto de vista.

164

Figura 198 Tarefas editoriais s incompletas so agora apresentadas, e os campos so apresentados da forma que voc quiser. Alm disso, o Projeto adicionou Editorial Calendrio Ver a lista Outros Visto no grupo Vistas de Tarefas, na guia View. A nova viso aparece sob o rtulo personalizado, por isso sempre acessvel neste plano. Devido ao ajuste de limpeza que voc realizou no incio deste captulo, o novo modo de exibio personalizado no est disponvel em outros planos. No entanto, quando voc cria seus prprios pontos de vista personalizados, voc provavelmente vai querer disponibiliz-los em qualquer plano, por isso vamos alterar as definies da tela de volta para o padro. Dessa forma, os pontos de vista personalizados que voc criar no futuro estar disponvel em qualquer plano que voc trabalhar.

12. Clique na guia Arquivo e clique em Opes.

A caixa de dilogo Opes do Projeto.

13. Clique em Avanado e, em vdeo, selecione a adicionar automaticamente novas vistas, tabelas, filtros, e grupos para a caixa de seleo global. 14. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto.

Acompanhando o progresso em tarefas e atribuies

Construir, verificar e comunicar um plano de som pode demorar muito ou at mesmo a maioria do seu tempo como gestor de projetos. No entanto, o planejamento apenas a primeira fase de gerenciar seus projetos. Aps o planejamento estiver concludo, a implementao do projeto inicia-transporte o plano que foi previamente desenvolvida. Idealmente, os projetos so implementados exatamente como o planejado, mas este raramente o caso. De um modo geral, mais complexo do plano e do seu tempo de durao, a maior oportunidade existe para a varincia a aparecer. Varincia a diferena entre o que voc pretende acontecer (como registrado no plano) e que actuallyhappened (como registrado por seus esforos de monitoramento). Devidamente controlar o trabalho real e compar-lo contra o plano original permite identificar variao cedo e ajustar a parte incompleta do plano quando necessrio. Se voc concluiu o Captulo 8, "seguindo o progresso," voc foi apresentado s formas mais simples de reais de rastreamento em um plano. Estes incluem registo da percentagem de uma tarefa que tenha sido concluda, bem como o seu verdadeiro incio e trmino. Estes mtodos de acompanhar os progressos so bons para muitos projetos, mas Microsoft Project 2013 tambm suporta formas mais detalhadas de rastreamento. Neste captulo, a controlar nvel de tarefa e de nvel de atribuio totais de trabalho e trabalhar por um perodo de tempo, tais como o trabalho concludo por semana ou por dia. Informao distribuda ao longo do tempo comumente conhecido como dividida em fases, para controlar o trabalho por perodo de tempo muitas vezes referida como acompanhamento reais divididos em fases. Este o nvel mais detalhado de monitorizao de progressos disponveis no Project. Tal como acontece com os mtodos de rastreamento simples, seguindo os valores reais divididos em fases uma forma de abordar as questes mais bsicas do gerenciamento de um projeto:

165

So tarefas comeando e terminando como o planejado? Se no, qual ser o impacto sobre a data de trmino do projeto? Recursos esto gastando mais ou menos tempo do que o planejado para completar tarefas? Est demorando mais ou menos dinheiro do que o planejado para completar tarefas?

Como gestor de projeto, voc deve determinar o nvel de rastreamento melhor atende s necessidades de seu plano e as partes interessadas. Como voc poderia esperar, quanto mais detalhada a nvel de rastreamento, o maior esforo exigido de voc e os recursos atribudos s tarefas. Este captulo expe os mtodos de controle mais detalhados disponveis no projeto.

Neste captulo, voc trabalha com diferentes meios de controlar o trabalho e manipulao de obra incompleta. Voc comea, no entanto, atualizando a linha de base do projeto.

Atualizar uma linha de base

Se salvou uma linha de base para um plano. Lembre-se que uma linha de base um conjunto de valores importantes em um plano, tais como as datas previstas de incio, datas de trmino e os custos de tarefas, recursos e atribuies. Quando voc salvar (ou conjunto) uma linha de base, o Projeto tira um "instantneo" dos valores existentes e salva-lo no plano para comparao futura. Tenha em mente que o objetivo da linha de base a de gravar o que voc espera que o plano para parecer em um ponto no tempo. Com o passar do tempo, no entanto, pode ser necessrio mudar suas expectativas. Depois de salvar um plano de linha de base inicial, voc talvez precise ajustar o plano, adicionando ou removendo tarefas ou atribuies ou fazer outros ajustes. Para manter uma linha de base precisa para posterior comparao, voc tem vrias opes: Atualizar a linha de base para o projeto inteiro Isso simplesmente substitui os valores iniciais originais com os valores atualmente programados. Atualize a base para tarefas selecionadas Isso no afeta os valores de referncia para outras tarefas ou valores de referncia de recursos no plano. Salvar uma segunda ou subseqente baseline Voc pode economizar at 11 linhas de base em um nico plano. O primeiro chamado de linha de base, e os restantes so de base atravs de uma linha de base 10. 166

Vai precisar do arquivo Advanced Tracking A_Start localizado na pasta Chapter14. Abra e guarde como Advanced Tracking A.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle.
A vista Gantt rastreamento aparece.

Figura 199 Na parte de grfico desse ponto de vista, as tarefas como eles esto atualmente agendadas aparecem como barras azuis (se eles no so tarefas crticas) ou barras vermelhas (se eles so tarefas crticas). Abaixo deles, os valores iniciais de cada tarefa aparecem como barras cinzentas.

2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 18, crtica de arte original. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
O Rastreamento de Gantt vista rola para exibir a barra de Gantt para a tarefa 18, crtica de arte original. Esta tarefa foi adicionada ao plano depois da linha de base inicial foi salvo. Como voc pode ver a vista Gantt de Seguimento, esta tarefa no tem barra de linha de base, indicando que ele no tem valores basais. Alm disso, a durao da tarefa adicional mudou suas tarefas sucessoras fora de suas linhas de base. Para obter um olhar mais amplo no incio do plano, voc vai ajustar o nvel de zoom.

4. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas.

Voc pode ver que, atualmente, nenhuma das tarefas posteriores no plano de corresponder s suas linhas de base.

Figura 200 Para concluir vai salvar novamente a linha de base para o plano. Se o fizer, ir atualizar todas as informaes de linha de base para tarefas, recursos e atribuies anteriores ao progresso de rastreamento.

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5. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, clique em Definir Linha de Base.
A caixa de dilogo Definir Linha de Base.

6. Certifique-se de que a opo Definir linha de base selecionado. No Para a rea, certifique-se de que a opo Projeto inteiro est selecionado. Note-se que o "ltimo salvo" data que voc v podem ser diferentes.

Figura 201

7. Clique em OK para atualizar a linha de base.

Project alerta que voc est prestes a substituir os valores da linha de base salvas anteriormente.

8. Clique em Sim.
O Project atualiza os valores de referncia para o plano.

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Figura 202 Tarefa 18 agora tem uma linha de base, e todos da linha de base dos demais tarefas valores agora combinar seus valores programados. Neste ponto, voc representou para as tarefas que sero no plano. Voc est pronto para passar para o prximo estgio de seu plano, seguindo o progresso real.

Rastreamento valores reais e restantes para as tarefas e atribuies

Para as tarefas que possuem recursos que lhes forem atribudas, voc pode inserir valores de trabalho real e restante para a tarefa como um todo ou para tarefas especficas para essa tarefa. Para ajudar voc a entender como o Project lida com os valores reais inseridos, considere o seguinte:

Se uma tarefa tem um nico recurso atribudo a ele, os valores reais de trabalho voc entra para a tarefa ou atribuio se aplicam igualmente a ambos a tarefa eo recurso. Por exemplo, se voc

gravar que a atribuio tem cinco horas de trabalho real, esses valores se aplicam para a tarefa e para o recurso atribudo. Se uma tarefa tem vrios recursos que lhe so atribudas, os valores reais de trabalho voc entra para a tarefa so distribudas entre ou rolou para as atribuies de acordo com suas unidades de atribuio. Este nvel de detalhe apropriado se voc no est preocupado com os detalhes no nvel do trabalho individual. Se uma tarefa tem vrios recursos que lhe so atribudas, os valores reais de trabalho voc entra para uma misso so enrolados tarefa. No entanto, os novos valores reais de trabalho no afetam valores do trabalho dos outros trabalhos sobre a tarefa. Este nvel de detalhe apropriado se os detalhes no nvel atribuio individual so importantes para voc.

Vai precisar do ficheiro Advanced Tracking B_Start localizado na pasta Chapter14. Abra-o e guarde-o como Advanced Tracking B.

1. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilizao de Tarefas.

O modo de exibio Uso da tarefa exibido. O modo de exibio Uso da Tarefa lista os recursos de acordo com as tarefas que lhes esto atribudas. Esta informao aparece na tabela do lado esquerdo. No lado direito, voc ver linhas organizadas em uma escala de tempo. As linhas no lado direito mostrar-lhe os valores de trabalho agendadas para cada tarefa ou recurso atribudo. O modo de exibio Uso da Tarefa cor-cdigos das linhas no lado direito: linhas de tarefas tm um fundo sombreado e linhas de atribuio tem um fundo branco.

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2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 18, crtica de arte original. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas.
A grade dividida em fases, no lado direito da tela rola para exibir o primeiro trabalho agendado para a tarefa. Em seguida, voc vai mudar a tabela e os detalhes mostrados na vista.

4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho.

A Tabela de trabalho aparece.

Figura 203 Esta tabela inclui o trabalho real e restante colunas de trabalho que voc vai trabalhar com pouco, embora ainda no possa ser visvel. Os valores na coluna Trabalho so os totais de tarefas e atribuio para o trabalho planejado. Note-se que o valor do trabalho de cada tarefa a soma de seus valores de trabalho de atribuio. Por exemplo, o total de trabalho para a tarefa 18, 164 horas, a soma de Hany Morcos "82 horas de trabalho na tarefa e de Jane Dow 82 horas.

Em seguida, voc vai mudar os detalhes exibidos na grade dividida em fases, no lado direito da tela.

5. Na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Trabalho Real.

Para cada tarefa e misso, o Projeto agora exibe o trabalho e linhas de trabalho real na grade dividida em fases, no lado direito da tela.

Figura 204 Na grade dividida em fases, voc v os valores de trabalho agendados por dia. Se voc somar os valores de trabalho dirias para uma tarefa ou atribuio especfica, o total igual ao valor na coluna de trabalho para essa tarefa ou atribuio. Em uma vista de utilizao, voc v os valores de trabalho em dois diferentes nveis de detalhe: o valor total para uma tarefa ou atribuio dividido em fases eo nvel mais detalhado. Estes dois conjuntos de valores esto diretamente relacionados. Em seguida, voc vai inserir valores reais de trabalho em nvel de atribuio de nvel de tarefas e ver como eles se refletem nos detalhes dividida em fases.

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6. Usando o rato, arraste a barra de diviso vertical para a direita at que voc possa ver todas as colunas na tabela de Trabalho.

Figura 205

7. Na coluna real para a tarefa 18, Original arte crtica, digite ou clique 92h e, em seguida, pressione a tecla Enter.

Figura 206 Vrias coisas importantes ocorreu quando pressionado Enter:

Projeto aplicado mudana realce para os valores atualizados na tabela. A quantidade de trabalho real que voc entrou foi subtrada da coluna Trabalho restante (rotulado restante na interface do projeto). O trabalho real foi distribudo para as duas atribuies na tarefa, o que resulta em 46 horas de trabalho real que est sendo gravada para um recurso e 46 horas para o outro recurso. Da mesma forma, o valor remanescente de trabalho atualizada, foi recalculado para cada atribuio. Os valores de trabalho real e restante atualizados foram roladas at o resumo Aquisio e tarefa de resumo do projeto. Os valores reais de trabalho tambm foram redistribudos para a misso e os valores divididos em fases de atribuio.

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No lado da grade dividida em fases do modo de exibio, voc pode ver o trabalho agendado diariamente e os valores reais de trabalho para os dois recursos a quinta-feira 30 de abril. Porque voc inseriu um valor de trabalho real para toda a tarefa, o Projeto assume que o trabalho foi realizado conforme o programado e registra esses valores divididos em fases para as atribuies de recursos. Para concluir, vai inserir valores reais de trabalho no nvel de atribuio e ver o efeito na tarefa.

8. Na coluna real para atribuio Hany Morcos 'a tarefa 18 (que atualmente contm o valor de 46 horas), digite ou clique 62h e, em seguida, pressione Enter.

Figura 207 Valores de trabalho real e restante do Hany so atualizados, e as atualizaes tambm rolar at a tarefa e sua tarefa de resumo. (Projeto destaca os valores alterados.) No entanto, os valores de trabalho reais e restantes para Jane Dow, o outro recurso atribudo tarefa, no so afetados.

9. Arraste a barra divisria vertical, de volta para a esquerda para ver mais dos valores divididos em fases atualizados para a tarefa.

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Figura 208 Mais uma vez, o Projeto assume que o valor do trabalho real que voc entrou para a Hany foi concluda como previsto e, portanto, seu trabalho e os valores divididos em fases de trabalho reais correspondem atravs de segunda-feira, maio 4. O Rastreamento do valor do trabalho completo real de uma tarefa mais detalhado do que entrar um valor percentual de preenchimento simples em uma tarefa. No entanto, nenhum mtodo to detalhada como entrar trabalho real dividido em fases para tarefas ou atribuies (como voc ver na prxima seo). No h nada de errado com o acompanhamento de trabalho real no nvel da tarefa ou atribuio (ou simplesmente inserindo um valor percentual completo, para que o assunto) se esse nvel de detalhe atenda s suas necessidades. Na verdade, se voc v os detalhes divididos em fases ou no, o Projeto sempre distribui qualquer percentual completo ou nvel de tarefa ou atribuio de nvel valor do trabalho real que voc entra em correspondente valores divididos em fases, como voc viu anteriormente. Esta uma razo pela qual os novos usurios do projeto, s vezes se surpreendem ao encontrar valores extremamente precisas, tais como 7,67 horas de trabalho, prevista para um determinado dia. Se voc geralmente entender a matemtica que o Projeto est a seguir, no entanto, voc pode descobrir onde esses nmeros vm. Por outro

lado, voc pode no se preocupam com este nvel de programao detalhista e isso OK, tambm.

Controlar o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuies

Entrando reais divididos em fases requer mais trabalho por parte do gestor de projeto e pode exigir mais trabalho a partir de recursos para informar o gestor de projeto de suas reais dirios ou semanais. No entanto, usando os valores reais divididos em fases d muito mais detalhes sobre a tarefa do projeto e status de recursos do que os outros mtodos utilizados para entrar reais. Inserindo os valores divididos em fases pode ser a melhor abordagem a tomar se voc tem um grupo de tarefas ou um projeto inteiro, que inclui o seguinte:

Tarefas de alto risco Relativamente tarefas de curta durao em que uma variao de um dia sequer poderia colocar todo o projeto em risco Tarefas para as quais voc gostaria de desenvolver ou validar mtricas de taxa de transferncia, ou taxas para que uma determinada quantidade de um produto final pode ser concludo ao longo de um determinado perodo de tempo, tais como edio de texto de 3000 palavras por dia Tarefas em que patrocinadores ou outras partes interessadas tm um interesse especialmente forte Tarefas que exigem cobrana por hora de trabalho

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Quando voc precisa para controlar o trabalho real no nvel mais detalhado possvel, use a grade dividida em fases na vista Utilizao de Tarefas ou Utilizao de Recursos. Em qualquer ponto de vista, voc pode inserir valores reais de trabalho para trabalhos individuais dirios, semanais, ou em qualquer perodo de tempo que voc quer (ajustando a escala de tempo). Por exemplo, se uma tarefa tem trs recursos que lhe so atribudas e voc sabe que dois recursos trabalharam na tarefa durante oito horas num dia e no terceiro recurso trabalhou durante seis horas, voc pode entrar como estes trs valores distintos em uma grade dividida em fases. Utilize o ficheiro Advanced Tracking C_Start localizado na pasta Chapter14. Abra-o e guarde-o como Advanced Tracking C.

1. Clique no expandir \ seta de recolhimento junto tarefa 15, a aquisio, a entrar em colapso nesta fase do plano.
Esta fase do trabalho foi concludo.

2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 22, Organizar manuscrito para copyedit e, em seguida, na guia Tarefa, no grupo Edio, clique V at Tarefas.
Pergaminhos projeto da grade dividida em fases para mostrar os primeiros valores da fase Editorial trabalho planejado.

Figura 209 Os primeiros valores do trabalho real dividido em fases que voc vai entrar no nvel da tarefa e no para tarefas especficas.

3. Na grade dividida em fases, clique na clula na interseco da quarta-feira, 27 maio coluna ea tarefa 22 linha de trabalho real. A linha de trabalho real est diretamente abaixo da linha de trabalho, que contm o valor 12h. 4. Escreva 9h, e em seguida, pressione a tecla TAB.

Figura 210 Assim que voc entrar com o primeiro valor real para a tarefa, o valor do trabalho programado alterado para igual-la. Valores de trabalho tanto trabalho e real rolou at os nveis de tarefa de resumo e foram distribudos entre as atribuies especficas para a tarefa. Voc pode ver isso acontecer na grade dividida em fases do lado direito ea tabela esquerda.

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5. Na quinta-feira, 28 de maio de clula real de trabalho, escreva 15h, e em seguida, pressione Tab. 6. Para a tarefa 22, digite os seguintes valores de trabalho real para as datas indicadas:
data Sexta - feira, 29 de maio Segunda-feira, 1 Jun Tera-feira, 2 de Jun Horas reais 12 12 15

Figura 211

Este passo conclui o trabalho real registrado no nvel da tarefa. Em seguida, voc vai inserir valores reais de trabalho em uma tarefa ao nvel da atribuio. Para a tarefa 23, Edio de Texto, voc tem valores reais de trabalho semanais do recurso atribudo. Os copyeditors ter completado a tarefa. Para esta tarefa, voc vai ajustar a escala de tempo para gravar os valores reais semanais.

7. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas. 8. Digite os seguintes valores de trabalho real na grade dividida em fases para atribuio dos Editores de Texto para a tarefa 23, Edio de Texto:
Data (Semana de) 31 de maio 7 de Jun 14 de Jun Horas reais 60 80 48

175 Figura 212 Valores de trabalho real do recurso foram roladas at valores de trabalho real da tarefa. Os valores de trabalho originais foram guardados na linha de base no caso de voc precisar consult-las mais tarde.

Reprogramao obra incompleta

Durante o curso de um projeto, o trabalho pode ser interrompido ocasionalmente para uma tarefa especfica ou para todo o projeto. Caso isso acontea, voc pode ter o Project reagendar o trabalho restante para reiniciar aps a data especificada. Quando voc reagendar o trabalho incompleto, voc especifica a data aps a qual o trabalho pode retomar-a data remarcada. Aqui est como o Project lida com tarefas em relao nova data: Se a tarefa no tem nenhum trabalho real gravado por ela antes da data remarcada e no tem uma restrio aplicada, toda a tarefa remarcado para comear aps essa data. Se a tarefa tem algum trabalho real gravado antes da nova data, mas nenhuma depois disso, a tarefa dividida de modo que todo o trabalho restante iniciado aps a nova data. O trabalho real no afetado.

 Se a tarefa tem algum trabalho real gravado por isso antes, assim como depois, a nova data, a tarefa no afectada. You need the Advanced Tracking D_Start file located in the Chapter14 practice file folder. Open Advanced Tracking D_Start file, and save it as Advanced Tracking D. Boto Grfico e, em seguida, clique em Grfico de Gantt. Role o Grfico de Gantt visualizar de modo que o Pages reviso 1 (tarefa 30) aparece no topo da vista. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 31, revisar e ndice. Tarefa 31, revisar e ndice tem atualmente dois dias de trabalho real concludo e vrios dias de trabalho agendado restante.

Figura 213 Voc aprendeu que no fim de semana de 01 de agosto, um cano de gua estourou no escritrio dos revisores. Nenhum equipamento ou material do projeto foi danificada, mas a limpeza vai atrasar o trabalho at quarta-feira, 5 de agosto. Este pra efectivamente o trabalho na tarefa de reviso por alguns dias. Em seguida, voc ir reagendar o trabalho incompleto para que o projeto possa comear de novo na quarta-feira. Na guia Projeto, no grupo de status, clique em Atualizar Projeto. Aparece a caixa de dilogo Project Update.

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Figura 214 Selecione o Reprogramar o trabalho no concludo para iniciar aps a opo, e na caixa de texto, digite ou selecione 8/4/15. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Project Update. Projeto divide tarefa 31 de modo que a poro incompleta da tarefa adiada at quarta-feira.

Figura 215 Como voc pode ver, embora a durao da tarefa 31 permanece 10 dias teis, a data de chegada e as datas de incio subseqentes para tarefas sucessoras foram empurrados para fora. Embora voc abordou um problema especfico, ao faz-lo, voc criou outros problemas no restante do projeto. Voc vai resolver este e outros problemas no plano em captulos posteriores. Aqui esto algumas coisas para manter em mente quando rastrear o progresso: Voc pode desativar a capacidade do projeto para reagendar o trabalho incompleto em tarefas para as quais foi realizado nenhum trabalho real. Na guia Arquivo, clique em Opes. Na caixa de dilogo Opes de projeto, clique na guia Agenda e, em seguida, de acordo com as opes de agendamento para Este rtulo Projeto, desmarque a caixa de seleo Dividir as tarefas em andamento. Se voc utilizar datas de status para reportar valores reais, o Projeto suporta vrias opes para controlar a forma como concludo e segmentos incompletos de uma tarefa esto programadas em torno da data de status. Voc pode ver as opes, fazendo o seguinte: Na guia Arquivo, clique em Opes. Na caixa de dilogo Opes de projeto, clique na guia Avanado e, em seguida, em Opes de clculo para Este rtulo Projeto, ajustar as configuraes Mover o final de partes concludas aps a data de status de volta ao status de data e as outras trs caixas de seleo abaixo dele. 177

Visualizar e relatar o status do projecto

Depois da linha de base do projeto foi definido eo trabalho j comeou, o foco principal do gestor de projeto muda de planejamento para coleta, atualizao e anlise de dados de desempenho do projeto. Para a maioria dos projetos, esses detalhes de desempenho se resumem a trs questes bsicas ou sinais vitais: Quanto trabalho foi necessrio para concluir uma tarefa? Ser que a tarefa comear e terminar na hora certa? Qual foi o custo de execuo da tarefa?

Comparando-se as respostas a estas perguntas contra a linha de base fornece o gestor de projeto e outras partes interessadas com uma boa maneira de medir o progresso do projeto e para determinar quando uma ao corretiva pode ser necessria. Quando o desempenho do projeto agendado ou real difere do plano de linha de base, voc tem varincia. Variao geralmente medido como o tempo, como dias de atraso, ou como custo, tais como dlares acima do oramento. Aps o planejamento inicial do projeto estiver concluda, muitos Gestores de projetos gastam a maior parte de seu tempo para identificar, investigar e, em muitos casos, respondendo a varincia. No entanto, antes que voc possa responder a varincia, primeiro voc deve identific-lo. Esse o objecto da presente captulo. Comunicar o status do projeto para as principais partes interessadas, tais como clientes e patrocinadores, sem dvida a mais importante funo de um gestor de projeto e que pode ocupar muito do seu tempo. Embora o fluxo perfeito de comunicao no pode garantir o sucesso de um projeto, um projeto com m fluxo de comunicao quase garantida a falhar. A chave para comunicar o status do projeto corretamente saber o seguinte: Quem precisa de saber o status do projeto, e para que finalidade? O formato ou nvel de detalhe que essas pessoas precisam? O tempo para responder a estas perguntas est na fase inicial de planejamento do projeto. Depois de trabalhar no projeto est em andamento, sua tarefa principal de comunicao estar relatando o status do projeto. Isto pode assumir vrias formas: Relatrios de estado que descrevem onde o projeto est em termos de custo, escopo e cronograma. Os relatrios de progresso que documentam as realizaes especficas da equipe do projeto Previses que predizem o desempenho futuro do projecto Neste captulo, voc vai olhar para o status do projeto em termos de variao do cronograma e dos custos.

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Identificar as tarefas que tm deslizado

Quando as tarefas iniciar ou terminar mais cedo ou mais tarde do que o planejado, variao do cronograma o resultado. Uma das causas de variao do cronograma est atrasos no incio ou terminar tarefas. Voc certamente quer saber sobre as tarefas que comearam as tarefas atrasadas ou futuro que pode no comear, como previsto. Tambm til para identificar as tarefas concludas que no comear na hora para tentar determinar por que isso ocorreu. Existem diferentes maneiras de visualizar as tarefas com variao, dependendo do escreva de informao que voc deseja:

 Aplique a vista Gantt de rastreamento para comparar base de tarefas data graficamente com suas datas reais ou agendadas. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle). Aplique a vista Gantt Detalhe para mostrar graficamente derrapagem de cada tarefa da linha de base. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Views, clique em Mais Modos de Exibio, e, em seguida, clique duas vezes em Gantt Detail.) Aplique a tabela de varincia para a vista de tarefas para ver o nmero de dias de varincia para incio de cada tarefa e as datas de trmino. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variao.) Filtro para tarefas atrasadas ou escorregar com o Escorregou Progresso / tarde, escorregando tarefas, ou tarefas tardias filtro. (Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, na caixa de filtro, selecione o filtro que deseja aplicar.)

Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto. A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Clique Statistics. A caixa de dilogo Projeto Statistics. 179

Figura 216 Nesta caixa de dilogo, voc pode ver (entre outras coisas) que o novo plano de livro em Lucerne Publishing atualmente tem variao de cronograma substancial sobre a data de trmino. A data de trmino do projeto total caiu por pouco mais de 20 dias. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Project Statistics. Para o restante deste exerccio, voc vai usar vrias tcnicas para examinar a variao tarefa especfica. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Controle. Projeto exibe a visualizao Gantt de Rastreamento.

Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Escala de tempo e, em seguida, clique Weeks. O prazo se ajusta para mostrar mais do plano. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 33, enviar pginas prova de Produo, e percorrer o Gantt Rastreamento ver-se assim a tarefa 33 aparece no topo da vista. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. Na parte de grfico desse ponto de vista, as tarefas como eles esto atualmente agendadas aparecem como barras azuis (se eles no esto no caminho crtico) ou barras vermelhas (se eles esto no caminho crtico). Na metade inferior da linha de cada tarefa, a linha de base de incio e datas de trmino de cada tarefa aparecem como barras cinzentas.

Figura 217 Ao comparar as barras de Gantt atualmente agendadas com as barras de Gantt de linha de base, voc pode ver quais as tarefas que comeou mais tarde do que o previsto ou levou mais tempo para ser concludo. Para focalizar apenas as tarefas que deslizam, voc vai aplicar um filtro. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa de filtro (que contm inicialmente [No Filter]) e, em seguida, clique em Mais Filtros. Aparece a caixa de dilogo Mais Filtros. Nesta caixa de dilogo, voc pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em uma exibio de tarefa) e recursos (quando em uma vista de recursos), que esto disponveis para voc. Clique Deslizando as tarefas e, em seguida, clique em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para mostrar as tarefas no concludas apenas que, como eles j esto agendadas, ter escapado de sua programao inicial. Observe as lacunas os nmeros de identificao de tarefa. Tarefas de 2 a 26, por exemplo, no aparece com o filtro aplicado porque j esto completas. Neste ponto da agenda, a data de incio prevista para as tarefas no concludas caiu um pouco. A maioria das barras de Gantt agendadas dessas tarefas so formatados em vermelho para indicar que eles so essenciais, o que significa que qualquer atraso na concluso dessas tarefas vai atrasar a data de trmino do projeto.

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Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado do filtro (que agora contm [tarefas Deslizando]) e, em seguida, clique em Limpar Filtro. Projecto remove o filtro. Como sempre, a exposio ou a remoo de um filtro no tem efeito sobre os dados originais. A vista Gantt Rastreamento ilustra graficamente a diferena entre o programado, reais e desempenho do projeto inicial. Para ver essas informaes em um formato de tabela, voc vai exibir a tabela de variao na vista Folha de Tarefas. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizaes e clique em Folha de Tarefas. Projeto exibe o modo de exibio Planilha de Tarefas. Em seguida, voc vai mudar para a tabela de varincia. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variao. Dica Voc tambm pode boto direito do rato no boto Todos, no canto superior esquerdo da tabela ativa para mudar para uma tabela diferente Selecionar. A tabela de varincia aparece na vista Folha de Tarefas.

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Figura 218 Nesta tabela, voc pode ver o programado, linha de base, e os valores de varincia por tarefa.

Aqui esto algumas dicas e sugestes adicionais para a visualizao de tarefas escorregou: Voc pode ver os critrios que a maioria dos filtros usados para determinar quais tarefas ou recursos que iro exibir ou ocultar. Na guia Exibir, no grupo Dados, na caixa de filtro, clique em Mais Filtros. Na caixa de dilogo Mais Filtros, clique em um filtro e, em seguida, clique em Editar. Na caixa de dilogo Definio de Filtro, voc pode ver os testes aplicados a vrios campos para o filtro. Voc pode rapidamente exibir as tarefas-tarefas que esto atrasados em relao a qualquer Estado Data de definir atrasado. Para definir a data de status, na guia Projeto, no grupo de status, clique em Status Date. Em seguida, na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, marque a caixa de seleo Tarde tarefas. As barras de Gantt de tarefas que foram programadas para serem concludas at a data de status, mas so incompletos so formatados cinza escuro.

O relatrio de Tarefas Escorregando descreve as tarefas que esto fora da programao. Para visualizar um relatrio de tarefas Escorregando, na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em andamento e, em seguida, Slipping Tasks. Se voc salvou uma linha de base no seu plano, voc pode mostrar a linha de base e as barras de deslizamento na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Linha de Base ou derrapagem e, em seguida, selecione os valores de referncia que voc deseja. Neste exerccio, voc visualizou varincia para uma tarefa. Para ver varincia para atribuies para uma tarefa, mude para a vista Utilizao de Tarefas e, em seguida, aplicar a tabela de varincia (ver variao programada) ou a tabela de trabalho (ver variao de trabalho).

Examinando os custos da tarefa

O status do cronograma (determinar se as tarefas iniciar e terminar no tempo), apesar de essencial para quase todos os projetos, apenas um indicador da sade geral do projeto. Para projetos que incluem informaes sobre custos, outro indicador importante a variao de custo: so tarefas em execuo acima ou abaixo do oramento? Custos tarefa no Project consiste em custos fixos aplicados diretamente s tarefas, os custos dos recursos derivados de atribuies, ou ambos. Quando as tarefas custam mais ou menos do que o planejado para ser concludo, a variao de custo o resultado. Avaliando a variao de custos permite que voc faa ajustes oramentrios incrementais para tarefas individuais para evitar ultrapassar o oramento geral do seu projeto. Embora as tarefas e recursos (e seus custos) esto diretamente relacionados, informativo para avaliar cada um individualmente.

182

Na guia Exibir, no grupo Dados, clique A tabela Custo aparece na vista Folha de Tarefas.

em

Tabelas

clique

em

Custo.

Nesta tabela, voc pode ver o custo de cada tarefa inicial, o custo previsto (na coluna Custo Total), o custo real e o custo varincia. A variao a diferena entre o custo inicial e o custo agendado. Claro, os custos no esto programadas no mesmo sentido que o trabalho est programado, no entanto, os custos derivados de recursos de trabalho (excluindo os custos fixos e os custos associados com os recursos materiais e custo) so derivados diretamente do trabalho planeado.

Figura 219 Tarefa 0 a tarefa de resumo do projeto, seus valores de custo so valores de custo do projeto, e eles correspondem aos valores que voc v na caixa de dilogo Project Statistics. Estes valores so os seguintes: O valor de custo total a soma do valor real (isto , completada) e remanescente (incompleto) valores de custo. O valor de custo da linha de base o custo planejado do projeto, quando a sua linha de base foi definida. O custo real o custo que tem sido incorridos at o momento. O custo restante a diferena entre o custo atual eo custo real. Em seguida, voc vai se concentrar nos custos de nvel superior. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Nvel 1. O Project esconde todas as subtarefas e tarefas de resumo aninhadas, deixando apenas as tarefas de nvel superior visvel. Olhando para a coluna de varincia, voc pode ver que a fase de Projeto e Produo (tarefa 27) responsvel por quase todos varincia do projeto. Para concluir, vai usar filtros para ajud-lo a zero em tarefas que tm variao de custo. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. O Projecto amplia lista de tarefas para mostrar todas as subtarefas. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa do filtro e, em seguida, clique em Mais Filtros. Na caixa de dilogo Mais Filtros, clique em Custo overbudget e, em seguida, clique em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que tinham custos reais e programadas maior do que os custos da linha de base. A digitalizao da lista de tarefas, voc pode ver que as tarefas 31 e 32, tanto variao substancial incorridos. 183

Figura 220 Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado do boto Filtro e, em seguida, clique em Limpar Filtro. Projecto remove o filtro. O que causou a variao de custos tarefa no novo projeto do livro? Porque os custos deste projeto so quase inteiramente derivada do trabalho realizado por recursos, pode-se concluir que mais trabalho do que estava inicialmente previsto foi necessrio para completar as tarefas at o momento. Como observamos anteriormente, os custos de tarefas e recursos esto intimamente relacionados, na maioria dos casos, os custos da tarefa so na maior parte ou totalmente derivada dos custos dos recursos atribudos s tarefas. Examinando os custos dos recursos o tema do prximo exerccio. Aqui esto algumas dicas e sugestes adicionais para trabalhar com dados de custo: Para ver as tarefas que esto acima do oramento, voc pode usar o Task Cost relatrio Viso geral. Para visualizar este relatrio, na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique Custos e clique em Task viso geral de custos. Se voc tiver o Excel, voc pode usar o relatrio de custos Oramento. Para criar o relatrio de custos Oramento, na guia Relatrio, no grupo Exportar, clique em Relatrios Visuais. Na guia Uso de Atribuies da caixa de dilogo Relatrios Visuais, clique em Relatrio do oramento de custos e, em seguida, clique em Exibir. Aplique as tarefas tardias / overbudget Assigned Para filtrar por um recurso especfico. Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta ao lado para filtrar e, em seguida, clique em Mais Filtros. Mostrar varincia trabalho na tabela de trabalho em uma exibio de tarefa. Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Trabalho. Lembre-se que para um plano onde a maioria dos custos so derivados de recursos de trabalho, examinando varincia trabalho uma forma de examinar a variao de custo. Voc pode comparar base dividida em fases e trabalho agendado em uma vista de utilizao. Por exemplo, na vista Utilizao de Tarefas, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique trabalho de base. 184

Neste exerccio, voc visualizou variao de custo para uma tarefa. Para ver a variao de

custo ao longo do tempo para atribuies a uma tarefa, mude para a vista Utilizao de Tarefas e, em seguida, aplique a tabela Custo. Enquanto em uma vista de utilizao, voc tambm pode mostrar Cost, custo de linha de base, e os detalhes de custos reais atravs da caixa de dilogo Adicionar detalhes. Na guia Formatar, no grupo Details, selecione as opes desejadas.

Examinar os custos dos recursos

Os Gestores de projeto, por vezes, se concentrar em custos de recursos, como forma de medir o progresso ea varincia dentro de um projeto. No entanto, as informaes de custo do recurso tambm serve outras pessoas e outras necessidades. Para muitas organizaes, os custos dos recursos so os custos primrios, ou mesmo a nica, incorridos ao completar projetos, de modo que assistir de perto os custos dos recursos pode se relacionam diretamente com a sade financeira de uma organizao. Pode no ser um gestor de projeto, mas em vez de um executivo, contador de custos, ou gerenciador de recursos que est mais interessado em custos de recursos em projetos que dizem respeito aos custos organizacionais. Outro motivo comum para controlar os custos dos recursos para o faturamento ou dentro de uma organizao (por exemplo, o faturamento outro departamento para os servios de seu departamento tem prestado) ou externamente. Em ambos os casos, as informaes de custo de recursos armazenados em planos podem servir de base para facturar o seu departamento ou servios da organizao para os outros.

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Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibio Planilha de Recursos exibido. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela de custos aparece. Na tabela de custo, voc pode ver o custo de cada recurso, o custo da linha de base, e os valores de custos relacionados. Na maioria dos casos aqui, os valores de custo de recursos de trabalho so derivados de taxa de custo de cada recurso multiplicado pelo trabalho em suas atribuies de tarefas no plano. Atualmente, a folha de recursos classificada por ID recurso. Em seguida, voc vai resolver isso pelo custo do recurso.

Figura 221 Clique na seta de AutoFiltro na coluna Custo ttulo e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor. Escrevas de projetos dos recursos por custo maior para o menor. Note-se que os recursos so classificados de acordo com os valores da coluna de custos, que a soma de seus custos reais (ou histrico), e os custos restantes (ou esperava). Este escreva rapidamente lhe diz que so cumulativamente as mais e menos dispendiosa de recursos (como indicado na coluna Custo), mas ele no ajud-lo a ver os padres de varincia. Voc vai fazer isso a seguir. 186

Figura 222 Clique na seta de AutoFiltro na coluna Variance ttulo e, no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor. O Project de re-classifica os recursos por variao de custo maior para o menor. Com a lista de recursos ordenadas por variao de custo, voc pode zerar rapidamente sobre os recursos com os maiores varincia-Copyeditors neste caso.

Figura 223 Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Classificar e, em seguida, clique em ID. Projeto de re-classifica os recursos por ID. Note que o valor em dlar de variao, embora importantes, no contar toda a histria. O que seria til saber quais as tarefas que teve o maior percentual de varincia. A tarefa com uma base US $ 1.000 e 1.200 dolares custo real tem uma menor percentagem de variao do que um custo, com uma linha de base de $ 100 e $ 200 custo real. Em projetos complexos, entender quais as tarefas que so propensas a maiores percentagens de varincia pode ajudar a evitar problemas semelhantes no futuro. Na prxima seo, voc ver uma maneira de comear a analisar varincia dessa maneira. Aqui esto algumas dicas e sugestes adicionais para trabalhar com os custos dos recursos: Voc pode usar o relatrio Viso geral de custos para ver os recursos que esto acima do oramento. Para fazer isso, na guia Relatrio, na Vista Reports grupo, clique em Dashboards e, em seguida, clique em Viso geral de custos. Voc tambm pode ver os valores de custos divididos em fases em uma vista de utilizao. Por exemplo, no modo de exibio Uso de Recursos, na guia Formatar, no grupo de detalhes, clique em Adicionar detalhes. Na caixa de dilogo Estilos de detalhes, mostram o custo da linha de base e os campos de custo. Isso tambm funciona no modo de exibio Uso de Tarefa. Se voc tiver o Excel, voc pode usar o Custo Relatrio Resumido de Recursos. Para fazer isso, na guia Relatrio, no grupo Exportar, clique em Relatrios Visuais. Na guia Uso de Recursos da caixa de dilogo Relatrios Visuais, clique em Custo de Recursos Relatrio Resumido e, em seguida, clique em Exibir. 187

Variao de custos do projeto com relatrios com vista semforo

H muitas maneiras diferentes de relatrio de status do projeto em termos de tarefa ou oramento varincia ou de outras medidas. No h falta de recursos no Projeto que o status do projeto de relatrios de apoio, mas o ponto principal para se manter em mente que o mtodo pelo qual voc relatar o status do projeto menos uma questo tcnica do que uma

questo de comunicao. Por exemplo, o formato eo nvel de detalhe fazer seus stakeholders precisa ver? Deve projetar patrocinadores ver aspectos do desempenho do projeto que so diferentes do que as observadas por seus recursos? Essas perguntas so fundamentais para o trabalho do gestor de projeto. Felizmente, como observado anteriormente, o Projeto uma ferramenta de comunicao rico voc pode usar para construir o escreva de informaes sobre o status do projeto que melhor atenda s necessidades de seus interessados. Em seguida, voc se concentrar na criao do que muitas vezes chamado de um relatrio semforo. Este relatrio de status representa indicadores-chave para as tarefas, tais como programao ou status do oramento, como um simples vermelho, amarelo ou verde claro. Tais relatrios de status so fceis para qualquer um entender, e eles rapidamente fornecer um sentido geral da sade de um projeto. Estritamente falando, o que voc vai criar aqui no uma reportagem do Projeto, por isso vamos cham-lo de vista semforo vez.

Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Outras Visualizaes e clique em Folha de Tarefas. O Project exibe o modo de exibio Planilha de Tarefas. Atualmente, contm a tabela de custo. Para poupar tempo, ns ter personalizado um campo neste arquivo de projeto que contm uma frmula que avalia a variao de custo de cada tarefa. Em seguida, voc vai ver a frmula para entender o que ele faz e, em seguida, exibir os indicadores grficos atribudos ao campo. Na guia Formatar, no grupo Colunas, clique em Campos Personalizados. A caixa de dilogo Campos Personalizados. Na caixa Escreva, localizado no canto superior direito da caixa de dilogo, clique em Nmero na lista drop-down. Na caixa de lista de campos, clique overbudget (Number3). Este o campo personalizado montamos para voc. 188

Figura 224 Em Atributos personalizados, clique em Frmula. A caixa de dilogo Frmula. Esta frmula avalia variao de custo de cada tarefa. Se o custo da tarefa de 10 por cento ou menos acima da linha de base, a frmula atribui o nmero 10 para a tarefa. Se o custo entre 10 e 20 por cento acima da linha de base, atribudo um valor de 20. Se o custo mais do que 20 por cento acima da linha de base, ele recebe um 30. Estes valores de 10, 20 ou 30 aparece no campo Number3 personalizado para ser overbudget.

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Figura 225 Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo Frmula. Na caixa de dilogo Campos Personalizados, em Valores para mostrar, clique em indicadores grficos. A caixa de dilogo indicadores grficos. Aqui, possvel especificar um indicador grfico original para indicar, dependendo do valor do campo para cada tarefa. Mais uma vez, para poupar tempo, os indicadores j esto selecionados.

Figura 226 Clique na primeira clula na coluna Imagem ttulo (contm um rosto sorridente verde), e, em seguida, clique na seta drop-down. Aqui, voc pode ver os vrios indicadores grficos que voc pode associar com os valores dos campos. Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo de indicadores grficos, e, em seguida, clique em Cancelar novamente para fechar a caixa de dilogo Campos Personalizados. Na coluna Nome da tarefa, clique no \ seta de recolhimento ao lado do nome da tarefa 1, a equipe editorial cumprir tarefa de resumo recorrente expandir. A lista de tarefas recorrentes reduz para mostrar apenas a tarefa de resumo recorrente. Para concluir este exerccio, voc vai exibir (Number3) coluna overbudget na tabela Custo. No lado direito da tabela, clique no ttulo da coluna Add New Column. Aparece uma lista de campos disponveis. Na lista de campos, clique em overbudget (Number3) na lista drop-down. Voc tambm vai ver o mesmo campo personalizado chamado Number3 (overbudget) na lista de campos. Projeto exibe a coluna overbudget na tabela Custo. 190

Figura 227 Como custo alteraes de varincia de cada tarefa, assim como os indicadores grficos de acordo com os limites especificados na frmula. Este um formato til para a identificao de tarefas cuja variao de custos maior do que voc gostaria, como indicado pelos indicadores amarelos ou vermelhos. Voc pode ver que as tarefas 31 e 32 e, conseqentemente, a sua tarefa de resumo 30, experimentou tanto uma quantidade alta do dlar de varincia e uma alta porcentagem acima da linha de base, como indicado pelas tristes indicadores rosto vermelho. At agora, voc j identificou cronograma e oramento varincia em uma exibio de tarefa e varincia oramento em um recurso de visualizao de cada uma importante medida de status do projeto. Este um bom momento para lembrar-se que o ltimo jogo do status do projeto no a formatao exata dos dados no Project, mas as necessidades das partes interessadas do projeto. Determinar quais so essas necessidades exige seu bom senso e capacidade de comunicao.

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Colocar o projeto de volta aos trilhos

Aps o trabalho comear num projeto, abordar a varincia no um evento nico, mas um esforo contnuo pelo gestor do projeto. A maneira especfica em que deve responder variao depende do escreva de varincia e da natureza do projeto. Vamos enquadrar estes problemas em torno do tringulo do projecto.

Figura 228 Em suma, o projeto tringulo modelo quadros de um projeto em termos de tempo (ou durao), custo (ou oramento) e escopo (o projeto de trabalho necessria para produzir um resultado final satisfatrio). Neste modelo de tempo, custo e escopo esto interligados e, portanto, a mudana de um elemento pode afectar os outros dois. Para fins de identificao, anlise e resoluo de problemas em gesto de projetos, voc vai achar que til para ajustar problemas em uma dessas trs categorias. Em praticamente qualquer projeto, um desses fatores ser mais importante do que os outros dois. O fator mais importante muitas vezes chamado a restrio de conduo, porque encontro dirige suas aes como um gestor de projeto. Por exemplo, para um projeto que deve ser concludo em uma data especfica, voc pode precisar fazer custo e escopo compromissos para cumprir o prazo. Trabalhando com o tringulo do projeto fornece a voc um bom mtodo para analisar o trade-offs que quase sempre deve ser feita. To importante quanto isso, d-lhe uma forma clara de explicar os prs e contras de trade-offs para os recursos do projeto, patrocinadores e outras partes interessadas. As questes especficas que vamos focar neste captulo no so, necessariamente, os problemas mais comuns que voc vai enfrentar em seus prprios projetos. Porque cada projeto nico, no h nenhuma maneira de prever especificamente o que voc vai correr em. No entanto, temos tentado destacar as questes mais prementes no ponto mdio do projeto do livro as novas crianas em Lucerne Publishing que temos vindo a discutir ao longo deste livro e aplicar solues para problemas comuns. Voc j trabalhou com a maioria dos recursos utilizados neste captulo, mas aqui a sua inteno diferente, ficando o plano de voltar pista. Neste captulo, voc vai aplicar uma variedade de estratgias para lidar com o tempo, custo e escopo problemas que ocorreram em um projeto. 192

Resoluo de problemas de tempo e de programao

Horrio variao quase certamente ir aparecer em qualquer projeto longo. Manter o controle sobre a programao requer que o gestor de projeto sabe quando ocorreu varincia e em que medida, e em seguida, tomar as medidas corretivas oportunas para permanecer na pista. Para ajud-lo a identificar quando ocorreu variao, plano livro as novas crianas inclui o seguinte: A data limite aplicados a uma tarefa sensvel ao tempo

 A linha de base do projeto contra o qual voc pode comparar o desempenho real A data limite da linha de base e projeto vai ajudar voc a solucionar problemas de tempo e agendar no Project.

Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informaes do Projeto. A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto. Clique Statistics.

Figura 229 Como voc pode ver, o novo plano livro tem tanto variao do cronograma e custo varincia. A variao do cronograma est listado na interseo da coluna e linha Finish Variance. Observe tambm que, em termos de durao total, este plano de cerca de 50 por cento completo. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Project Statistics. A caixa de dilogo Estatsticas inclui a data de trmino do projeto. No entanto, para monitorar a data de trmino como voc trabalha na programao, voc pode manter seus olhos sobre a data de trmino para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto.

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Figura 230 Observe a atual data de trmino do projeto no campo de Finish da tarefa 0. Voc sabe que esta data deve ser puxado para atender seu livro data de impresso. Antes de abordar a durao total do projeto, voc vai examinar o prazo no cumprido para a tarefa provas Generate. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 45, Gere provas. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. Aponte para o indicador de prazo no cumprido na coluna Indicadores para a tarefa 45, Gere provas.

Figura 231 Bastante mudanas no cronograma ocorreu para causar a previso de concluso dessa tarefa para sair alm de sua data limite de 12 de Outubro. Em seguida, voc vai formatar o vista para ver melhor as tarefas no caminho crtico, ou seja, as tarefas que esto impulsionando a data de trmino do plano. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em semanas. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Tarefas Crticas. Para as tarefas no caminho crtico, seus formatos barras de tarefas vermelhos do projeto.

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Figura 232 Com a viso apresentada desta forma, voc pode ver que a tarefa 45 e muitas de suas tarefas predecessoras esto no caminho crtico. Para continuar abordando o prazo no cumprido na tarefa 45, voc vai se concentrar em seu sucessor dirigido e tarefas predecessoras conduo usando o recurso de Caminho de tarefas. Com a tarefa 45 ainda selecionado, na guia Formato, no grupo Estilos Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique Antecessores de conduo. Na guia Formato, no grupo Estilos Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, Sucessores conduzido. Projeto aplica um formato de laranja escuro para as barras de tarefas de tarefas atualmente dirigindo a programao de tarefa 45. Voc vai focar essas tarefas para puxar a data de trmino prevista para tarefa 45. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 31, revisar e ndice. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. A barra de Gantt para a tarefa 31 vem na vista.

Figura 233 Esta a primeira tarefa de uma srie de conduo tarefas predecessoras para a tarefa 45. Tarefas anteriores foram concludos e j no afetam o agendamento das tarefas incompletas restantes. Autor do livro Os novos infantil, Tad Orman, e um editor de texto so atribudos tarefa. Aps consulta com os recursos atribudos, tudo que voc concorda que a tarefa 31 pode ser concludo em um perodo um pouco menor: 12 dias. No campo da tarefa 31, escreva 12d, Durao e pressione a tecla Enter. O Project reduz a durao da tarefa e reprograma as tarefas sucessoras afetadas, incluindo 45 tarefa e a data de trmino do projeto. 195

Figura 234 Este ajuste no suficiente para corrigir tarefa 45 do prazo no cumprido, no entanto. Tarefa 32 agora deve ser selecionado. Para esta tarefa, voc e os recursos atribudos concordam que a adio de um recurso adicional deve reduzir a durao da tarefa. Certifique-se que 32 tarefa selecionada, e na guia de Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos aparece, com os nomes dos recursos atualmente atribudos a tarefa 32 no topo da coluna Nome do Recurso. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, clique Jane Dow, em seguida, clique em Atribuir.

Depois de atribuir o recurso adicional, voc precisa dizer a Projeto como deve ajustar o agendamento da tarefa. Clique no indicador de ao no campo da tarefa 32 (o pequeno tringulo no canto superior esquerdo do campo) Nome da Tarefa e, em seguida, clique no boto de ao que aparece. A lista Ao aparece.

Figura 235 Clique Reduzir durao, mas manter a mesma quantidade de trabalho. O Project reduz a durao da tarefa 32 a partir de 10 dias a 6 dias. Por causa da opo de ao que voc escolheu, o Projeto manteve a quantidade de trabalho na tarefa a mesma, mas que o trabalho agora distribudo entre os trs recursos atribudos ao invs dos dois recursos. 196

Figura 236 Clique em Fechar na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Verificar o indicador de prazo ea barra de Gantt para a tarefa 45, voc v que essas aes mudaram a data de concluso da tarefa 45 mais perto de seu prazo, mas ele no est l ainda.

Olhando sobre os restantes tarefas que so antecessores de tarefa 45, voc v que as tarefas 34 e 35 tm um-a-incio acabamento relacionamento e diferentes recursos atribudos. Aps consulta com os recursos atribudos, voc decide essas tarefas podem ser concludas em paralelo. Em seguida, voc vai mudar o seu escreva de relacionamento. Role a parte da tabela do modo de exibio Grfico de Gantt para a direita para mostrar a coluna Predecessores. No campo Predecessores para a tarefa 35, escreva 34SS e pressione Enter. Projeto muda o escreva de relao de tarefas para incio a incio.

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Figura 237 Agora que estas duas tarefas tm um incio para incio de relacionamento, data de incio da tarefa sucessora movido por cinco dias. Verificar o indicador de prazo na tarefa 45, voc v que o indicador de prazo no cumprido se foi, voc j suficientemente puxado tarefa 45 da data de trmino (pelo menos por agora). Data de trmino do projeto foi proporcionalmente ajustado por causa dessas mudanas de horrios para as tarefas no caminho crtico. Esta uma data importante na tarefa 45, de modo que voc pretende acompanhar de perto o progresso em suas tarefas predecessoras como o trabalho progride. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Caminho de tarefas e, em seguida, clique em Remover Destaque.

Solucionando problemas de custo e de recursos

Nos projetos em que voc inseriu as informaes de custo para os recursos, voc pode achar que voc deve de recursos e atribuio afinar detalhes para enfrentar custos ou problemas de oramento. Embora isto possa no ser a sua inteno, mudando detalhes da atribuio de recursos no afeta apenas os custos, mas pode afetar as duraes das tarefas tambm.

Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. Voc vai usar o modo de exibio Planilha de Recursos para identificar seus recursos mais caros para os restantes tarefas caro no na taxa de pagamento por hora, mas no gasto total neste plano com base em suas atribuies. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. A tabela Custo aparece na vista Folha de Recursos.

Figura 238 Neste momento, cerca de metade a durao do projecto tem decorrido, de modo que os recursos mais caros em geral podem no ser os recursos mais caros para a obra ainda no est concluda. Para identificar os recursos mais caros para o trabalho restante, voc vai ordenar a tabela. Clique na seta de AutoFiltro no ttulo da coluna restante, e no menu que aparece, clique em Classificar do Maior para o Menor.

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Figura 239 Voc pode ver que Hany Morcos e Jane Dow possuem os maiores valores de custo restantes neste momento em termos de durao do plano. Gesto de custos para estes dois recursos uma maneira que voc pode ajudar a limitar a variao custo adicional. Note tambm que o nome de Hany formatado vermelho, indicando que ela est com sobrecarga.

Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. Projeto exibe o modo de exibio Grfico de Gantt. Em seguida, voc vai olhar para as tarefas a que Hany e Jane so atribudos. Se necessrio, arraste a barra divisria vertical para a direita para exibir a coluna Nomes de Recursos, em seguida, clique na seta de AutoFiltro na coluna Nomes de Recursos ttulo. No menu que aparece, clique em (Select All) para limpar todos os nomes dos recursos e, em seguida, selecione Hany Morcos e Jane Dow.

Figura 240 Clique em OK. Projeto filtra a lista de tarefas para exibir as tarefas a que Hany ou Jane atribudo. Rolar o Grfico de Gantt ver para baixo para mostrar as tarefas posteriores. 199

Figura 241 Olhando para as tarefas no concludas, voc pode manchar sobrecarga de Hany Morcos: ela atribudos s tarefas 37 e 41, que se sobrepem. por isso que os indicadores de recursos com sobrecarga vermelhas aparecem na coluna Indicadores para essas tarefas. Voc poderia corrigir dotao global de Hany por nivelamento de recursos, mas que provvel que estender a data de trmino do projeto e no vai ajudar a reduzir o custo total do projeto. Em vez disso, voc vai substituir Hany com um recurso mais barato em uma de suas atribuies. Clique na seta de AutoFiltro (em forma de um funil, porque o filtro aplicado) na coluna Nomes de Recursos ttulo e, no menu que aparece, clique em Limpar Filtro de nomes de recursos. O Project unfilters a lista de tarefas para mostrar todas as tarefas. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 37, Prova e reviso.

Esta uma tarefa que um editor menos experientes (e mais barato) deve ser capaz de lidar, ento voc vai substituir Hany. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos. Observe o custo de atribuio de Hany a tarefa 37: $ 1,550. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Substituir. A caixa de dilogo Recursos Replace. Nesta caixa de dilogo, voc ver o custo total por recurso, com base em suas taxas de custo e atribuies para as tarefas do plano.

Figura 242 Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Substituir Recurso, clique em Jun Cao, e clique em OK. O Project substitui Hany com Jun nessa tarefa.

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Figura 243 De Jun custo menor na atribuio, $ 880, aparece na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Note-se tambm que os indicadores com sobrecarga vermelhas recursos no aparecem mais na coluna Indicadores; voc resolveu dotao global de Hany. Finalmente, note tambm que a data de trmino da tarefa 37 foi morar por um dia. Isto devido ao calendrio de trabalho "quatro por dez" de Jun que voc configurou. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique em Fechar.

Problemas de mbito-de-obra para soluo de problemas

A abrangncia do projeto deve incluir todo o trabalho necessrio, e somente o trabalho necessrio, para entregar o produto do projeto com sucesso ao seu cliente pretendia. Aps o trabalho do projeto comeou, gerenciando seu alcance geralmente requer fazer trade-offs: tempo de negociao por dinheiro, qualidade de tempo, e assim por diante. Voc pode ter o objetivo de nunca fazer tais trade-offs, mas uma meta mais realista pode ser fazer o melhor informado trade-offs possvel.

Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. Seu foco aqui sobre as tarefas ainda no concludas, assim voc vai filtrar a lista de tarefas. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta para baixo ao lado da caixa de filtro (que contm inicialmente [No Filter]) e, em seguida, clique em Tarefas incompletas. Projeto filtra a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas que ainda no esto completos, alm de suas tarefas de resumo.

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Figura 244 Um conjunto de tarefas no plano que poderia ser cortada sem afetar o resultado do novo plano livro tarefa 40 e suas subtarefas, o site companheiro projeto do livro. O custo restante deste trabalho mais do que 5.000 dlares voc foi convidado para cortar a partir do plano. Aps consulta com os patrocinadores do projeto, tudo o que voc concorda que este parece ser um bom conjunto de tarefas para remover o plano. Selecione o nome da tarefa 40, o site companheiro o resumo da tarefa Projeto do livro. Execute um dos seguintes procedimentos: Se voc estiver executando o Project Professional, continue com o passo 5. Se voc estiver executando Project Standard, pule para o passo 6. Um conjunto de tarefas no plano que poderia ser cortada sem afetar o resultado do Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Desativar. O Project inativa a tarefa de resumo e subtarefas.

Estas tarefas inativadas permanecer no plano, mas eles no tm a programao ou o impacto de custos agora. Note-se que o valor de custo restante para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto e para a tarefa 27, o projeto e tarefa de resumo de Produo, forem reduzidas proporcionalmente.

Figura 245 Com o nome de tarefa 40 selecionados, boto direito do rato e no menu de atalho que aparece, clique em Excluir Tarefa. A mensagem de Assistente de Planejamento podem aparecer, pedindo-lhe para confirmar que voc deseja excluir esta tarefa de resumo e subtarefas. Se ela aparecer, certifique-se que Continuar selecionado e clique em OK. O Project exclui a tarefa de resumo e subtarefas e renumera as tarefas restantes. Note que o valor de custo restante para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto e para a tarefa 27, o projeto e tarefa de resumo de Produo, forem reduzidas proporcionalmente.

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Figura 246 Voc confere com os patrocinadores do projeto, que o prazer que voc pode embrulhar o novo projeto do livro a um custo menor. Apesar de completar o trabalho restante dentro do tempo determinado e restries de custo ser um desafio, voc est otimista sobre o desempenho futuro do projeto dado suas habilidades de gerenciamento de projetos e conhecimento do projeto.

Consolidar projetos e recursos

Geralmente trabalha-se com um plano nico de cada vez. Embora isto possa ser seu foco principal no projeto maior parte do tempo, provvel que voc ou sua organizao ter de coordenar as pessoas, trabalho e resultados em vrios projetos.

Criando um pool de recursos

Quando o gerenciamento de mltiplos projetos, voc pode achar que comum para recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), a ser atribudo a mais de um projeto ao mesmo tempo. Ele pode tornar-se difcil coordenar o tempo dos recursos de trabalho entre os vrios projetos, especialmente se esses projetos so geridos por pessoas diferentes. Por exemplo, um editor de um livro editora pode ter atribuies de tarefas para um novo livro, um site promocional, e um comunicado de imprensa, trs projetos de proceder simultaneamente. Em cada plano, o editor pode ser destinado ou mesmo underallocated. No entanto, se voc adicionar todas as suas tarefas a partir desses planos juntos, que voc pode descobrir que ela foi com sobrecarga ou designado para trabalhar em tarefas mais do que ela pode manipular ao mesmo tempo. Quando se trabalha com recursos de custo em vrios planos, voc pode querer ver no s o custo por plano associado a um recurso de custo, mas os custos acumulados em todos os planos tambm. Da mesma forma, quando se trabalha com recursos materiais em vrios planos, voc veria cumulativos recursos materiais consumidos em qualquer unidade de consumo que voc usou. Um pool de recursos pode ajudar voc a ver como os recursos so utilizados em vrios planos. O conjunto de recursos um plano a partir do qual outros planos de chamar a informaes sobre recursos. Ele contm informaes sobre as atribuies de todos os planos vinculados ao pool de recursos da tarefa de todos os recursos. Voc pode alterar as informaes, tais recursos como unidades mximas, as taxas de custo e tempo de folga no pool de recursos, e todos os planos ligados usar as informaes atualizadas. Os planos que esto ligadas ao conjunto de recursos so chamados planos do partidor. O seguinte uma maneira de visualizar um conjunto de recursos e planos do partidor.

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Figura 247 Se voc conseguir apenas um projeto, com recursos que no so utilizados em outros planos, um pool de recursos fornece nenhum benefcio. No entanto, se a sua organizao pretende gerenciar mltiplos planos, a criao de um pool de recursos permite que voc faa o seguinte: Digite as informaes de recurso, como o tempo de descanso, em qualquer um dos planos do partidor ou no pool de recursos de modo que ele est disponvel em outros planos do partidor. Ver recursos detalhes da atribuio de vrios planos em um nico local. Ver os custos de atribuio por recurso em vrios planos. Ver custos cumulativos para o trabalho e custam recursos em vrios planos. Ver valores de consumo acumulados de recursos materiais em vrios planos. Encontre recursos que esto superalocados em vrios planos, mesmo que esses recursos so subalocados em planos individuais. Um pool de recursos especialmente benfico quando se trabalha com outros usurios do Project atravs de uma rede. Nesses casos, o conjunto de recursos armazenado em um local central, como um servidor de rede, e os proprietrios individuais dos planos do partidor (que podem ser armazenados localmente ou em um servidor de rede) compartilham o conjunto de recursos comum. Abra o arquivo de prtica A_Start Consolidar localizado na sua pasta de arquivo CAPTULO21 prtica e salv-lo como Consolidar A. Em seguida, arquivo de prtica aberta Consolidar B_Start e salv-lo como Consolidar B. Estes dois planos foram criados anteriormente, e ambos contm informaes sobre recursos. Quando eles foram salvos pela ltima vez, a Folha de recursos foi o modo ativo em ambos os planos. Em seguida, voc criar um novo plano que ir tornar-se um pool de recursos. 204

Na guia Arquivo, clique em Novo e, em seguida, clique em projeto em branco. O Project cria um novo plano, com o Gantt com vista Timeline exibido. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue at a pasta CAPTULO21. Na caixa Nome do arquivo, digite Lucerna Resource Pool e, em seguida, clique em Salvar. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibio Planilha de Recursos substitui a exibio Grfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Organizar Tudo. O Project organiza as trs janelas de plano dentro da janela de Projeto.

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Figura 248 Olhando para os nomes de recursos nos dois planos (Consolidao A consolidao e B), voc pode ver que vrios dos mesmos recursos aparecem em ambos os planos. Estes incluem Carole Poland, Editores de Texto, John Evans, entre outros. Nenhum desses recursos esto com sobrecarga em qualquer plano. Clique na barra de ttulo da janela Consolidar B. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de dilogo Recursos Share. Em Recursos para 'Consolidar B', selecione a opo Usar recursos. O Uso de Recursos da lista contm os planos abertos que podem ser usados como um conjunto de recursos.

Na caixa De, clique em Lucerna Resource exterior.

Figura 249 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Recursos Share. Voc v a informao dos recursos do plano de consolidao B aparecem no plano de conjunto de recursos de Lucerna. Em seguida, voc ir configurar a consolidao de um plano como um plano participante com o mesmo conjunto de recursos. Clique na barra de ttulo da janela A consolidao. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. Em Recursos para 'Consolidar A', clique na opo de uso de recursos. Na lista de, certifique-se de que Lucerna Pool de Recursos selecionado. Lucerna Pool de Recursos selecionada por padro. A consolidao de um plano j um plano participante, e do Projeto no vai permitir que um plano participante a ser um conjunto de recursos para outro plano. Sob Em conflito com calendrio ou recurso de informao, certifique-se de que o conjunto tem precedncia opo for selecionada. Selecionar essa opo faz com que projeto de usar informaes de recursos (como as taxas de custo) no pool de recursos, em vez de no plano participante, se ele encontrar alguma diferena entre os dois planos. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Recursos Share. Voc v a informao recurso da consolidao de um plano de aparecer no pool de recursos. 206

Figura 250 O pool de recursos contm as informaes sobre os recursos de ambos os planos do partidor. O Project ir consolidar informaes sobre os recursos do participante planeja com base no nome do recurso. John Evans, por exemplo, listado apenas uma vez no pool de recursos, no importa quantos planos de listar o partidor como um recurso. Agora voc pode ver como os recursos so atribudos atravs de vrios projetos. Ao vincular novos planos para o pool de recursos, informaes sobre os recursos sero instantaneamente disponveis no novo plano. (Voc vai fazer isso na prxima seo.) Novamente, note que voc no tem que organizar as janelas do plano que voc fez nesse exerccio de vincular os planos do partidor ao pool de recursos. No entanto, nesta seo foi til para ver os resultados como eles ocorreram. 207

Exibir detalhes da atribuio de um pool de recursos

Um dos benefcios mais importantes da utilizao de um conjunto de recursos que ele permite que voc veja como os recursos so alocados em planos. Por exemplo, voc pode identificar os recursos que esto superalocados atravs dos vrios planos em que so atribudos. Vejamos um exemplo concreto. Como voc deve ter notado na seo anterior, o recurso Carole Poland, que no estava com sobrecarga em qualquer um dos planos individuais, fez aparecer com sobrecarga aps Projeto representaram todas as suas atribuies atravs dos dois planos. Quando as atribuies de Carole dos dois planos partidor foram combinadas, que excederam a capacidade de funcionar em pelo menos um dia. Embora Carole provavelmente estava ciente deste problema, o gestor de projeto pode no ter sabido sobre ele sem a criao de um pool de recursos (ou ouvir sobre o problema diretamente de Carole).

D um duplo clique na barra de ttulo da janela Pool de Recursos da Lucerna. A janela de pool de recursos maximizada para preencher a janela do projeto. No pool de recursos, voc pode ver todos os recursos dos dois planos do partidor. Para se ter uma melhor viso do uso de recursos, voc vai mudar pontos de vista. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Uso de Recursos. O modo de exibio Uso de Recursos exibido. Na coluna Nome do Recurso, se ele no estiver selecionado, clique no nome de um recurso, Carole Poland. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. Os dados divididos em fases, no lado direito da tela rolar horizontalmente para mostrar as atribuies de tarefas iniciais de Carole Polnia. Os nmeros vermelhos (por exemplo, 16 horas em 20 de julho) indicam um dia em que Carole est com sobrecarga. Em seguida, voc ir exibir o formulrio de recurso para obter mais detalhes sobre as atribuies de Carole. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, clique em Detalhes. O Formulrio de Recursos aparece abaixo da vista Utilizao de Recursos. Se necessrio, arraste o divisor vertical entre o projeto e as colunas de identificao no Formulrio de Recursos para a direita at que voc possa ver o contedo completo da coluna Projeto.

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Figura 251 Nesta viso combinao, voc pode ver todos os recursos do pool de recursos e suas atribuies (no painel superior), bem como os detalhes do recurso selecionado (no painel inferior) de todos os planos do partidor. Voc pode ver, por exemplo, que o lanamento membros da equipe Atribuir tarefa a que Carole atribudo da consolidao de um projeto e tarefa de edio o contedo do projeto de consolidao B. Carole no estava com sobrecarga em qualquer projeto, mas ela est com sobrecarga quando voc v seus trabalhos atravs de planos desta forma.

Se voc quiser, clique em diferentes nomes de recursos no modo de exibio Uso de Recursos para ver os detalhes da atribuio do Formulrio de Recursos. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, limpar os detalhes caixa de seleo. Neste exerccio, voc visualizou atribuies de recursos em planos no pool de recursos. medida que voc adicionar ou alterar as atribuies, voc sempre vai ver as informaes de atribuio mais atual no pool de recursos e entre os planos do partidor.

Atualizar as atribuies de um plano de participante

Porque detalhes da atribuio de um recurso originam nos planos do partidor, atualizaes de projetos do pool de recursos com detalhes de atribuio como voc faz-los no plano participante. Na coluna Nome do Recurso ttulo, selecione Resource 13, Luis Sousa. Voc pode ver que Luis no tem atribuies de tarefas em qualquer plano participante. (Luis no tem atribuies a seguir o nome dele.) Em seguida, voc vai atribuir Luis a uma tarefa em um dos planos do partidor, e voc vai ver o resultado no pool de recursos, bem como no plano participante. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. O Project exibe a consolidao de um plano. Atualmente, ele tem a vista Folha de Recursos exibido. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. A exibio Grfico de Gantt aparece. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Luis Sousa, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Luis para a tarefa. 209

Figura 252 Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Atribuir Recursos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Lucerna Resource exterior. Certifique-se de que o recurso 13, Luis Sousa, est selecionada e, em seguida, na guia Tarefa, no grupo Edio, clique V at Tarefas.

210 Figura 253 Como esperado, a nova atribuio da tarefa de Luis Sousa aparece no pool de recursos. Quando o conjunto de recursos est aberto no projeto, todas as mudanas que voc faz para as atribuies de recursos ou outras informaes de recursos em qualquer participante pretende mostrar-se imediatamente em todos os outros planos do partidor abertas e o pool de recursos. Voc no precisa alternar entre os planos do partidor e o pool de recursos, como fez nesta seo, para verificar as atribuies de recursos atualizados.

Atualizar as informaes de um recurso em um pool de recursos

Outro importante benefcio da utilizao de um conjunto de recursos que ele d-lhe uma localizao central em que inserir detalhes de recursos, como as taxas de custo e tempo de trabalho. Quando as informaes de um recurso atualizado no pool de recursos, a nova informao est disponvel em todos os planos do partidor. Isso pode ser especialmente til em organizaes com um grande nmero de recursos que trabalham em vrios projetos. Em organizaes maiores, as pessoas, tais como Gestores de linha, gestores de recursos, ou funcionrios em um escritrio do programa so muitas vezes responsveis por manter as informaes gerais do recurso at data.

No plano conjunto de recursos de Lucerna, selecione o nome do recurso 8, William Flash. Role a parte dividida em fases do modo de exibio horizontalmente para a direita at que as atribuies de William para a semana de 30 de agosto aparecer.

Figura 254 Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendrio, certifique-se que William Flash selecionado. Calendrio do recurso de William aparece na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. William lhe disse que ele no vai estar disponvel para trabalhar na quinta-feira e sexta-feira, 3 de setembro e 4. Na guia Excees na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha em Nome e digite William no workshop. A descrio da exceo calendrio um lembrete til para voc e outras pessoas que possam visualizar o plano mais tarde. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 9/3/15. Clique em Concluir campo, digite ou selecione 9/4/15, e, em seguida, pressione a tecla Enter. 211

Figura 255

Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Agora, William no tem nenhum trabalho agendado para estes dois dias (ele fez anteriormente).

Figura 256 Para verificar se a configurao de tempo de descanso de William foi atualizado nos planos do partidor, voc vai olhar para o seu tempo de trabalho em um desses planos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendrio, clique em William Flash. Na guia Excees, voc pode ver que o 03 de setembro e 4 so sinalizados como dias de folga para William, a mudana de horrio de trabalho deste recurso no pool de recursos foi atualizado nos planos do partidor. 212

Figura 257 Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho.

Atualizando os horrios de trabalho de todos os planos em um pool de recursos

No exerccio anterior, voc mudou o tempo de trabalho de um recurso individual no pool de recursos, e voc viu a mudana postadas em um plano participante. Outro recurso poderoso de um pool de recursos permite que voc altere os horrios de trabalho para um calendrio base e ver as alteraes atualizadas de todos os planos do partidor que usam esse calendrio. Por exemplo, se voc especificar que certos dias (como feriados) devem ser dias de folga no pool de recursos, que a mudana lanado para todos os planos do partidor.

Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Lucerna Resource exterior. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendrio, selecione Padro (Project Calendar) a partir da lista drop-down. Mudanas no tempo de trabalho para o calendrio base Padro no pool de recursos afetam todos os planos que so os planos do partidor do pool de recursos. Na guia Excees na caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho, clique na primeira linha em Nome e escreva Feira do Livro Local. Clique no campo Iniciar e digite ou selecione 8/17/15, e, em seguida, clique no campo de Finish. Projeto preenche o mesmo valor no campo Data de Concluir. 213

Figura 258 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Para verificar se essa alterao no calendrio base Padro no pool de recursos foi atualizado nos planos do partidor, voc vai olhar para os horrios de trabalho em um dos planos do partidor. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar tempo de trabalho. Aparece a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Na caixa Para calendrio, certifique-se que a Standard (Project Calendar) est selecionado na lista drop-down. Note a exceo feira do livro local no dia 17 de agosto. Todos os planos que so os planos do partidor de um mesmo conjunto de recursos vai ver essa mudana neste calendrio base. 214

Figura 260 Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo Alterar Tempo de Trabalho. Se voc quiser, voc pode mudar para o plano de consolidao B e verificar que 17 Agosto tambm um dia de folga para o projeto. Feche e salve as alteraes para todos os planos abertos, incluindo o conjunto de recursos. 215

Ligando novos planos para um pool de recursos

Voc pode fazer um plano de um plano participante para um pool de recursos a qualquer momento: quando inicialmente entrar tarefas do plano, depois de atribuir recursos s tarefas, ou at mesmo aps o incio do trabalho. Depois de configurar um pool de recursos, voc pode achar que til para fazer planos partidor de todos os novos planos, junto com o compartilhador de planos j criados. Dessa forma, voc se acostuma a depender do conjunto de recursos de informao de recursos. A vantagem de economia de tempo definido de criao de novos planos como planos de partidor de um pool de recursos que as informaes recurso est disponvel imediatamente. Voc no precisa digitar novamente todos os dados de recursos.

No modo de exibio Backstage, clique em Abrir. A tela de Abertura aparece.

Navegue at a pasta CAPTULO21 e aberto Lucerna Resource exterior. Quando voc abrir o arquivo de pool de recursos, projeto solicita que voc selecione como voc deseja abri-lo. Clique na segunda opo para abrir o pool de recursos como leitura e escrita.

Figura 261 Clique em OK. O pool de recursos abre com a exibio Uso de Recursos exibido. Quando se trabalha com um pool de recursos, voc pode querer ver uma lista de seus planos partidor (especialmente se outros usurios do Project acessar o mesmo arquivo de pool de recursos). Voc vai faz-lo em seguida. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de dilogo Recursos Share. O compartilhamento de links valores de caminhos podem ser diferentes das mostradas aqui.

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Figura 262 Porque o conjunto de recursos o plano ativo, a caixa de dilogo Recursos Compartilhar contm os caminhos e nomes de arquivos de seus planos partidor. Se voc sempre quis quebrar um link para um plano participante, voc pode faz-lo aqui. Clique em Cancelar para fechar a caixa de dilogo Recursos Share.

Em seguida, voc vai olhar para a lista de recursos no pool de recursos. Voc esperaria esses mesmos recursos para se tornar disponvel para qualquer novo plano de fazer uma participante deste pool de recursos. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibio Planilha de Recursos exibido. Esta a informao que ficar disponvel para o novo plano de fazer um plano participante deste pool de recursos. Na guia Arquivo, clique em Novo e, em seguida, clique em projeto em branco. Projeto cria um novo plano. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue at a pasta CAPTULO21. O Salvar como caixa de dilogo aparece. Na caixa Nome do arquivo, digite Consolidar C, e, em seguida, clique em Salvar. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos inicialmente vazio, porque voc ainda no inseriu qualquer informao de recursos neste plano. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Pool de Recursos e clique em compartilhar recursos. A caixa de dilogo Recursos Share. Em Recursos para 'Consolidar C', selecione a opo Usar recursos. Certifique-se de que Lucerna Pool de Recursos for selecionado na caixa e clique em OK para fechar a caixa de dilogo Recursos Share. Na caixa de dilogo Atribuir Recursos, voc v todos os mesmos nomes de recursos parece que voc viu no pool de recursos. 217

Figura 263 Agora, esses recursos esto prontos para ser atribudo a novas tarefas neste projeto. Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Atribuir Recursos. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado, clique em Sim para salvar as

alteraes. O plano C Consolidar fecha, eo Lucerna Pool de Recursos permanece em aberto. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado, clique em Sim para salvar as alteraes ao pool de recursos.

Alterar a atribuio dos planos do partidor e atualizao de um pool de recursos

Se voc estiver compartilhando um pool de recursos com outros usurios do projeto atravs de uma rede, quem tem o pool de recursos abrir como leitura-gravao impede que outros atualizao de informaes de recursos, tais como taxas de custo-padro, ou fazer outros planos partcipes desse pool de recursos. Por esta razo, voc deve abrir o pool de recursos como somente leitura, e use o comando conjunto de recursos de atualizao somente quando voc precisa atualizar o conjunto de recursos com informaes de atribuio. Este comando atualiza o pool de recursos com a nova informao sobre a atribuio, uma vez que feito, algum que abre o conjunto de recursos vai ver as ltimas informaes atribuio. Neste captulo, voc est trabalhando exclusivamente com o pool de recursos e planos de partidor localmente. Se voc estiver indo para compartilhar um pool de recursos com outros usurios do projeto atravs de uma rede, voc precisa entender o processo de atualizao. Este exerccio apresenta a esse processo.

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No modo de exibio Backstage, clique em Abrir. Navegue at a pasta CAPTULO21 e abra a consolidao de um arquivo. Porque este plano um plano participante vinculado a um conjunto de recursos, o Projeto d-lhe as opes mostradas na ilustrao a seguir:

Figura 264 Clique no pool de recursos abertos para ver as atribuies em todas opo compartilhador de arquivos e clique em OK.

O pool de recursos abre como somente leitura nos bastidores. (Se voc quiser verificar isso, olhar para os itens do comando Mudar o Windows na guia View.) Em seguida, voc vai mudar algumas tarefas no plano participante. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Atribuir Recursos. A caixa de dilogo Atribuir Recursos. Primeiro, voc vai atribuir um recurso a uma tarefa. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, questionrio autor completa. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Hany Morcos, em seguida, clique em Atribuir. Project atribui Hany para a tarefa.

Figura 265 Em seguida, voc ir remover um recurso de uma tarefa. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 5, design e material de marketing ordem. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Toby Nixon (localizado no topo da coluna Nome do Recurso), e, em seguida, clique em Remover. O Project retira Toby da tarefa.

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Figura 266 Voc fez duas alteraes de atribuio do plano participante. Porque o conjunto de recursos aberto como somente leitura, essas alteraes no foram salvas permanentemente no pool de recursos. Em seguida, voc ir atualizar o pool de recursos. Na guia Recursos, no grupo Atribuies, clique em Pool de Recursos e, em seguida, clique em Atualizar Pool de Recursos.

Nos bastidores, as atualizaes do projeto as informaes de atribuio no pool de recursos com os novos detalhes do plano participante e, em seguida, salva o pool de recursos. Qualquer outra pessoa que abre ou atualiza o pool de recursos vai ver agora as informaes de atribuio atualizado. Em seguida, voc vai mudar outra misso no plano participante, feche o plano participante, e, em seguida, atualizar o pool de recursos. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Kickoff livro reunio de lanamento. Na coluna Nome do Recurso na caixa de dilogo Atribuir Recursos, clique Carole Poland, e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui Carole para a tarefa.

Figura 267 Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Atribuir Recursos. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado a salvar as alteraes na consolidao de um plano, clique em Sim. Projeto determina que, porque o pool de recursos foi aberto como somente leitura, as ltimas alteraes de atribuio do plano participante no foram atualizadas no pool de recursos. So oferecidas as opes mostradas na seguinte caixa de mensagem.

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Figura 268 Clique em OK. Clicar em OK causas Projeto para salvar as informaes de atribuio atualizado do plano de participante para o pool de recursos, assim como voc fez no incio desta seo. O pool de recursos permanece aberto como somente leitura. Na guia Arquivo, clique em Fechar para fechar o pool de recursos.

Porque o pool de recursos foi aberto como somente leitura, o Projeto fecha sem avis-lo para salvar as alteraes. Ao compartilhar um pool de recursos com outros usurios do projeto, no se esquea de atualizar o conjunto de recursos com as ltimas informaes atribuio. As atribuies atualizadas podem afetar a alocao de recursos em outros planos.

Planos de consolidao
Provavelmente vai encontrar-se gerenciar mltiplos planos que envolvem alguns dos mesmos recursos e pode estar relacionado com o mesmo objetivo geral ou produto de uma organizao. Apesar de um pool de recursos pode ajudar voc a gerenciar detalhes do recurso em diferentes planos, no pde dar-lhe o nvel de controle que voc quer sobre as tarefas e as relaes entre os planos. Ou voc pode estar em coordenao com vrias pessoas que trabalham em tarefas em momentos diferentes, s vezes em locais diferentes, e muitas vezes para diferentes supervisores. Em ambos os casos, pode ser necessrio para produzir uma nica viso "all-up" de planos distintos, mas relacionados. Uma boa maneira de reunir informaes sobre o projeto distantes a utilizao de um plano consolidado. Este um plano que contm outros planos, chamados planos inseridos. Os planos inseridos no residir no plano consolidado, mas sim, eles esto ligados a ela de tal maneira que eles possam ser visualizados e editados a partir dele. Se um plano editado fora do plano consolidado, as informaes atualizadas aparece no plano consolidado da prxima vez que for aberto. Usando planos consolidados permite que voc faa o seguinte: Ver todas as tarefas de planos de sua organizao em uma nica exibio. Arregace as informaes para nveis mais altos de gesto. Por exemplo, voc pode inserir plano de uma equipe em plano consolidado do departamento maiores e, em seguida, inserir esse plano em plano consolidado o maior da organizao. Divida seus dados de projeto em planos diferentes para combinar com a natureza do seu projeto, como por fase, componente ou localizao. Em seguida, voc pode puxar as informaes de volta juntos em um plano consolidado de um olhar mais abrangente sobre todo o plano. Veja todas as informaes de seus planos em um nico local para que voc possa filtrar, classificar e agrupar os dados. Planos consolidados usar os recursos de estrutura de tpicos do projeto. Um plano inserido aparece como uma tarefa de resumo do plano consolidado, exceto que sua barra de Gantt resumo cinza e um cone projecto inserido aparece na coluna Indicadores. Quando voc salva um plano consolidado, voc tambm ser solicitado a salvar as alteraes feitas aos planos inseridos bem.

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Na tela Nova do modo de exibio Backstage, clique em projeto em branco. O Project cria um novo plano. Este plano ir tornar-se o plano de consolidao em que voc insira outros planos. Na guia Projeto, no grupo Inserir, clique em Subprojeto. A caixa de dilogo Inserir Projeto. Navegue at a pasta CAPTULO21, e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione Consolidar A e B. Consolidar Clique em Inserir. O Project insere os dois planos para o plano consolidado como tarefas de resumo em colapso. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. O Project exibe as barras de Gantt dos planos inseridos desabaram.

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Figura 269 Em seguida, voc vai salvar o novo projeto consolidado. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. Navegue at a pasta CAPTULO21. Na caixa Nome do arquivo, digite Lucerna projetos consolidados, e, em seguida, clique em Salvar. Em seguida, voc ir visualizar os detalhes dos dois planos inseridos. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Contorno e, em seguida, clique em Todas as subtarefas. Aparece a caixa de informaes do pool de recursos em Abrir. Projeto perguntar se voc deseja abrir o pool de recursos. Projeto no tem realmente carregado o contedo dos planos inseridos ainda, e mostrar as subtarefas do projeto consolidado semelhante a abri-los. Certifique-se de que o Open de pool de recursos para ver atribuio em todos os arquivos participantes do compartilhamento est selecionado e clique em OK.

O Project amplia os dois planos. Note-se que as IDs de tarefas dentro de ambos os planos inseridos comear em 1, e as tarefas de resumo que representam os planos inseridos so numeradas 1 e 2. Em seguida, voc vai olhar para os detalhes dos planos inseridos. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique projeto inteiro. Project ajusta a escala de tempo no Grfico de Gantt de modo que a durao total dos dois planos inseridos visvel.

Figura 270 Para concluir, ir visualizar a tarefa de resumo do projeto do Plano Consolidado. Na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, clique em Projeto tarefa de resumo. O Project exibe tarefa de resumo do plano consolidado.

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Figura 271 Os valores dessa tarefa de resumo, como durao e de trabalho, representam os valores enroladas de ambos os planos inseridos. Feche e salve as alteraes para todos os arquivos abertos. medida que desenvolve mais planos, inseri-los em um plano consolidado desta forma dlhe um nico local para ver todas as atividades de sua organizao.

Criando dependncias entre os planos

A maioria dos projetos no existem no vcuo. Tarefas ou fases de um projeto pode depender de tarefas em outros projetos. Voc pode mostrar essas dependncias, ligando tarefas entre os planos. Razes que voc pode precisar para criar dependncias entre os planos incluem o seguinte: A concluso de uma tarefa em um plano pode permitir o incio de uma tarefa em outro plano. Por exemplo, outro gestor de projeto pode precisar para completar uma declarao de impacto ambiental antes de iniciar a construo de um edifcio. Mesmo se estas duas tarefas so administrados em planos separados (talvez porque os departamentos separadas de uma empresa de desenvolvimento esto a concluir deles), um plano tem uma dependncia lgico no outro. Uma pessoa ou uma pea de equipamento pode ser atribudo a uma tarefa em um plano, e voc precisa de adiar o incio de uma tarefa em outro plano at que o recurso encerra a primeira tarefa. As duas tarefas pode ter nada em comum alm precisando desse recurso. Relaes de trabalho entre os planos semelhante s ligaes entre tarefas dentro de um plano, exceto que o antecessor e sucessor externo tarefas tm os nomes das tarefas de cinza e barras de Gantt (por vezes referido como fantasmas tarefas). Tais tarefas externas no esto ligados a tarefas dentro do plano, apenas para tarefas em outros planos.

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No modo de exibio Backstage, clique em Abrir. A tela de Abertura aparece. Navegue at a pasta CAPTULO21, e abra o arquivo Consolidar B. Aparece a caixa de informaes do pool de recursos em Abrir. Clique em Abrir pool de recursos para ver atribuio em todos os arquivos participantes do compartilhamento e clique em OK. Agora voc est pronto para abrir um segundo arquivo. Na guia Arquivo, clique em Abrir. Navegue at a pasta CAPTULO21 e abra a consolidao de um arquivo. Desta vez voc no ser solicitado a abrir o pool de recursos, pois foi aberto com o arquivo Consolidar B.

Na coluna Nome da Tarefa da consolidao de um plano, clique no nome da tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro. Voc precisa do kit de vendas livro antes de comear a tarefa no plano consolidado B, assim que voc vai criar uma dependncia de tarefa entre os dois planos. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar B. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. A exibio Grfico de Gantt aparece. Clique no nome da tarefa 13, design ilustrao Interior. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. Pergaminhos Projeto Grfico de Gantt ver para exibir tarefa 13.

Figura 272 Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Clique no separador Predecessores e, diretamente abaixo do valor predecessor existente 12 no campo ID, escreva de consolidao A \ 12 e pressione Tab.

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Figura 273 O Project fornece o valor tarefa externa para o nome da nova tarefa predecessora e outros valores. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Projeto insere a tarefa predecessora externa chamado Prepare kit vendas de livros para o projeto. A tarefa externa representa 12 tarefa da consolidao de um projeto.

Figura 274 Em seguida, voc vai olhar para a tarefa externa na consolidao de um plano. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em Consolidar A. Na coluna Nome da Tarefa, selecione os nomes de tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro, ea tarefa 13, design ilustrao Interior. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique em Tarefas selecionadas. Project ajusta a parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt para exibir as tarefas selecionadas.

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Figura 275 Aqui, voc pode ver que a tarefa 12, Prepare-se kit de vendas do livro, um predecessor para a tarefa externa 13, design ilustrao Interior. Porque tarefa 13 uma tarefa sucessora, sem outras ligaes com esse projeto, no tem nenhum efeito em outras tarefas aqui. A ligao entre estes dois planos permanecer at que voc quebr-lo. Eliminar uma tarefa no plano de origem ou a tarefa externa no plano de destino exclui a tarefa correspondente ou tarefa externa em outro plano. Feche e salve as alteraes para todos os arquivos abertos. Para concluir este exerccio, voc vai mostrar a ligao entre esses dois planos, o plano consolidado. No modo de exibio Backstage, clique em Abrir. Navegue at a pasta CAPTULO21 e abra o arquivo de Lucerna Projetos consolidado. Aparece a caixa de informaes do pool de recursos em Abrir. Clique em Abrir pool de recursos para ver atribuio em todos os arquivos participantes do compartilhamento e clique em OK.

No plano cronograma das Crianas Livro de Exerccios de lanamento (o segundo projeto inserido), clique no expandir / recolher seta ao lado do nome da tarefa 1, Fase de Planejamento para recolh-la. Projeto colapsa esta fase. Ao fazer isso, voc pode ver tanto o antecessor e tarefas sucessoras nos dois planos inseridos. Se necessrio, v para cima at que a tarefa 14 no primeiro plano se insere visvel. Voc pode ver a linha de ligao entre o livro tarefa kit Prepare vendas em um plano inserido e a tarefa de design ilustrao Interior em outro plano se insere.

Figura 276 Porque voc est olhando para um plano consolidado que mostra as tarefas de ambos os planos, a ligao cruzada plano no aparece como uma tarefa externa. A seguir esto algumas dicas e sugestes para trabalhar com ligaes cross-plano adicional: Voc pode desativar a exibio de tarefas externas, se quiser. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opes. Na caixa de dilogo Opes do projeto, na guia Avanado, em Cruz Projeto Ligando opes para Name> <File, desmarque a opo Mostrar Sucessores externas e Show Predecessores externas caixas de seleo. Ao visualizar um plano consolidado, voc pode criar links entre plano rapidamente clicando no boto Vincular Tarefas na guia Tarefa. Arrastando o rato entre duas barras de tarefas vai fazer a mesma coisa. Cada vez que voc abre um plano com ligaes cross-plano, projeto solicita que voc atualize os links cross-plano. Voc pode suprimir esse aviso se voc prefere no ser lembrado, ou voc pode dizer do projeto para aceitar dados atualizados do plano ligado automaticamente. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opes. Na caixa de dilogo Opes do projeto, na guia Avanado, em Cruz Projeto Ligando opes para Name> <File, selecione as opes desejadas. Para excluir um link cross-plano, faa o seguinte: V para a tarefa sucessora em primeiro lugar. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. Na caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa, clique no separador Predecessores. Na caixa Predecessores, selecione ID do link tarefa externa e pressione Delete.

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 Para ver e gerir todos os links externos (antecessores e sucessores externos) para dentro e para fora de um plano, na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em links entre os projetos.

Formatao e partilha do seu plano

O Project prev uma srie de maneiras de mudar a forma como os seus dados aparece quando voc precisa copiar ou imprimir um plano. Em alguns aspectos, um plano de Microsoft Project 2013 realmente um banco de dados de informaes, no muito diferente de um arquivo de banco de dados Microsoft Access. Voc normalmente no v todos os dados em um plano ao mesmo tempo. Em vez disso, voc se concentra no aspecto do plano que voc est interessado atualmente em exibio. Vistas e relatrios so as formas mais comuns para observar ou imprimir os dados de um plano. Em ambos os casos, voc pode formatar substancialmente os dados para atender s suas necessidades. O Project 2013 melhorou substancialmente os relatrios. Pode-se criar relatrios grficos dentro do projeto, em vez de exportar os dados do Project para outro programa. Pode-se incluir grficos e imagens coloridas, bem como tabelas nos relatrios. O Project inclui muitos relatrios que se podem usar como esto ou personalizar, ou criar relatrio nicos. Pode-se imprimir relatrios ou copi-los para outras aplicaes.

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Personalizando uma vista Grfico de Gantt

O grfico de Gantt tornou-se uma forma padro de visualizao de horrios, quando, no incio do sculo 20, o engenheiro norte-americano Henry Gantt desenvolveu um grfico de barras mostrando o uso de recursos ao longo do tempo. Para muitas pessoas, um grfico de Gantt sinnimo de agenda ou plano de um projeto e uma representao popular e amplamente entendida de informaes de programao em todo mundo de gerenciamento de projetos. No Project, o modo de exibio padro dominado por um grfico de Gantt. provvel que voc gasta muito do seu tempo nessa viso quando se trabalha no projeto. A vista Grfico de Gantt consiste em duas partes: uma tabela esquerda e um grfico de barras direita. O grfico de barras inclui uma faixa de escala de tempo na parte superior que denota unidades de tempo. As barras no grfico representam graficamente as tarefas da tabela em termos de datas de incio e trmino, durao e estado (por exemplo, se o trabalho na tarefa j comeou ou no). Em um grfico de Gantt, tarefas, tarefas de resumo e marcos

todos aparecem como barras de Gantt ou smbolos, e cada escreva de bar tem o seu prprio formato. Sempre que voc trabalhar com barras de Gantt, tenha em mente que eles representam tarefas em um plano. Outros elementos do grfico, como linhas de ligao, representam relaes entre as tarefas. Voc pode alterar a formatao de qualquer elemento em um grfico de Gantt. A formatao padro aplicado a uma vista Grfico de Gantt funciona bem para visualizao na tela, compartilhando com outros programas, e impresso. No entanto, voc pode alterar a formatao de qualquer elemento em um grfico de Gantt. Existem trs formas distintas para formatar barras de Gantt: Aplicar rapidamente combinaes de cores pr-definidas do grupo Estilo de Grfico de Gantt, que voc pode ver no separador Formatar quando um grfico de Gantt exibida. Aplicar formatao altamente personalizados para barras de Gantt na caixa de dilogo Estilos de barra, que pode ser aberto clicando na guia Formatar quando um grfico de Gantt exibido e, em seguida, no grupo Estilos de Bar, clicando em Formatar, Estilos de Barra. Neste caso, as alteraes de formatao feitas em um escreva particular de Gantt bar (uma tarefa de resumo, por exemplo) se aplicam a todas as barras de Gantt no grfico de Gantt. Formato individuais barras de Gantt diretamente. As alteraes de formatao direta que voc fizer ter nenhum efeito sobre outras barras no grfico de Gantt. Voc pode clicar duas vezes em uma barra de Gantt para exibir as opes de formatao, ou, na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar, Bar. 229

Figura 277 Para comear, voc vai ver a barra de Gantt para uma tarefa agendada manualmente. Em seguida, voc ir ajustar as cores das barras de Gantt e marcos na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt, e ver como barra de Gantt de uma tarefa agendada manualmente est formatado. In the Task Name column, click the name of task 9, Prepare book P&L statement. On the Task tab, in the Editing group, click Scroll to Task. O Projeto rola a parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt para exibir a barra de Gantt para uma tarefa agendada manualmente que anteriormente foi adicionado ao plano de lanamento do livro. Como voc pode ver, a barra de Gantt da tarefa agendada manualmente no se parece com as barras de Gantt das tarefas agendadas automaticamente. Fique de olho nesta barra Gantt como voc aplicar um estilo de grfico de Gantt diferente para o plano. Na guia Formatar, no grupo Estilo de Grfico de Gantt, clique em Mais para exibir os estilos de cores pr-definidas. Os estilos de Grfico de Gantt so divididos em dois grupos:

Agendamento Styles distinguir entre tarefas manualmente e automaticamente agendados. Estilos de apresentao no fazem essa distino.

Figura 278 Em Estilos de apresentao, clique no esquema de cor laranja. O Project aplica este estilo para as barras de Gantt no plano.

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Figura 279 A barra de Gantt da tarefa 9, a tarefa agendada manualmente, j no visualmente distinta das tarefas agendadas automaticamente. Aplicando um estilo de apresentao para o modo de exibio Grfico de Gantt uma opo que voc pode usar quando voc no quer fazer a distino entre manuais e agendadas automaticamente tarefas ao mostrar o grfico de Gantt para uma audincia para quem no quer fazer essa distino, para exemplo. Seu prximo passo neste exerccio reformatar um nome de tarefa de modo que ele vai ficar visualmente. Na coluna Nome da Tarefa, clique com o nome de tarefa 6, planejamento completo! Esta uma tarefa marco que descreve o fim da primeira fase do novo lanamento do livro em Lucerna Publishing.You 'd gosta de realar este nome da tarefa. Alm do menu de atalho regular, observe a Mini Barra de Ferramentas.

Figura 280 Na Mini barra de ferramentas, clique na seta ao lado do boto Cor de fundo e sob Cores Padro, clique em amarelo.

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Figura 281 O Project aplica a cor de fundo amarela para a cela de nome da tarefa. Na Mini barra de ferramentas, clique no boto Itlico. Agora o nome da tarefa marco destaca.

Figura 282 Voc tambm pode formatar o indicador marco no grfico. Voc vai fazer isso junto. Com o nome de tarefa 6 ainda selecionado, na guia Formatar, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar e, em seguida, clique em Barra. Na caixa de dilogo Format Bar, em Iniciar, clique na lista drop-down Shape.

Projeto exibe os smbolos que voc pode usar como uma barra de Gantt partida borda ou, neste caso, para um marco, como um smbolo marco.

Figura 283 Clique no smbolo da estrela, e ento clique em OK. O Project usa o smbolo estrela como smbolo marco para essa tarefa. Como voc j deve ter notado, o Projeto automaticamente desenha linhas horizontais na parte de grfico de uma vista Grfico de Gantt apenas para a tarefa selecionada. Estas linhas ajudam a controlar visualmente o nome da tarefa e outras informaes sobre o lado esquerdo da vista a sua barra de Gantt ou smbolo direita. Para concluir este exerccio, voc ir adicionar linhas de grade horizontais para todas as tarefas no modo de exibio Grfico de Gantt.

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Figura 284 Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em linhas de grade e clique em Linhas de Grade. Em Linhas de mudar, deixar linhas de Gantt selecionados e, na caixa Escreva em Normal, selecione a pequena linha tracejada (a terceira opo para baixo) e clique em OK. Projeto desenha linhas tracejadas em toda a parte do grfico da vista Grfico de Gantt. Com estas linhas tracejadas exibidas, o Projeto linhas horizontal slida chama para a tarefa selecionada ainda so claramente visveis.

Figura 285

Personalizando uma viso Timeline

Uma viso Timeline o mais adequado para exibir as principais tarefas do seu plano em um formato simples e compacto. Este ponto de vista especialmente adequado para o transporte de resumos rpidos de planos. A viso Timeline uma maneira prtica de compartilhar informaes sobre o projeto.

Clique em qualquer lugar na visualizao Timeline. Projeto muda o foco para a viso Timeline e exibe o rtulo contextual Ferramentas Timeline acima da guia Formatar. Na guia Formatar, no grupo Inserir, clique em tarefas existentes. Os adicionar tarefas caixa de dilogo linha de tempo para aparecer. Esta caixa de dilogo contm um resumo do resumo e subtarefas no plano. Select the boxes for the following task names:Planning Phase Planning complete! Internal Launch Phase Public Launch Phase Author travel and appearances

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Figura 286 Estas tarefas so tarefas de resumo e uma tarefa marco voc vai adicionar vista Timeline. Clique em OK. O Project acrescenta as tarefas de resumo e marco para a visualizao Timeline. Se necessrio, ajuste a barra divisria horizontal entre a Timeline e pontos de vista grfico de Gantt de modo que voc pode ver mais do ponto de vista Timeline. Em seguida, voc vai ajustar a formatao do Autor viagens e aparies tarefa de resumo na Timeline. Na viso Timeline, clique na barra para o autor viagens e aparies tarefa de resumo. 234

Figura 287 Apenas uma parte do nome da tarefa de resumo visvel. Aponte o ponteiro do rato sobre o nome do bar e do Projeto exibe uma dica de tela com o nome completo da tarefa e outros detalhes.

Figura 288 Na guia Formatar, no grupo Seleo Atual, clique em Exibir como explicativo. O Project exibe esta tarefa de resumo de um texto explicativo, que para esta tarefa tem a vantagem de tornar o nome da tarefa completa visvel.

Figura 289 Em seguida, voc adicionar a tarefa final marco para a Timeline, mas voc vai usar uma tcnica diferente. Na coluna Nome da tarefa na vista Grfico de Gantt, clique no nome da tarefa 24, Lanamento completo! Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Adicionar Linha do Tempo. O Project acrescenta esta tarefa marco para a viso Timeline. Como voc pode ver no Timeline, o Project exibe as tarefas da etapa como textos explicativos e usa a marca do diamante que uma conveno visual para marcos.

Figura 290 235

Personalizando relatrios
Se voc estiver atualizando a partir de Project 2010 ou anterior, voc pode estar familiarizado com os recursos de relatrios tabulares, que foram otimizadas para impresso. Relatrios do Project 2013, no entanto, introduzir um novo conjunto de funcionalidades e capacidades. Voc pode usar os relatrios do projeto para ver detalhes de seus planos em uma variedade de maneiras. Um nico relatrio pode incluir uma mistura dinmica de tabelas, grficos e contedo textual. Diferentemente da maioria dos pontos de vista em Projeto, um relatrio mais como uma tela em branco na qual voc pode colocar qualquer elementos (como tabelas ou grficos) que incidem sobre as informaes de maior interesse para voc. Projeto inclui vrios relatrios internos, e voc pode personalizar os ou criar seu prprio para as informaes exclusivas necessidades das partes interessadas do projeto. Os relatrios so destinados para a visualizao de detalhes do projeto. Voc no editar diretamente do seu plano em um relatrio de como voc pode em pontos de vista. No entanto, voc pode personalizar extensivamente os dados que aparecem em um relatrio e como ele formatado. Os relatrios so especialmente adequados para compartilhar com outras pessoas atravs de impresso ou cpia.

Figura 291 Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Painis e clique em Viso Geral de Trabalho. Aparece o relatrio Viso geral Trabalho. Este relatrio inclui vrios grficos que descrevem o trabalho ao longo do tempo e por recurso. Dependendo da sua resoluo de tela, talvez voc precise se deslocar verticalmente o relatrio para ver todos os grficos. No lado esquerdo do relatrio Stats grfico de colunas do Trabalho. Voc vai alterar a formatao deste grfico. Clique em qualquer lugar Stats grfico de colunas do Trabalho. Assim que voc clicar no grfico, o painel Lista de Campos aparece no lado direito da tela. No captulo 18, voc usar lista de campos para personalizar os dados que so includas nos relatrios. Por enquanto, porm, o seu foco est em alterar a formatao do relatrio atual. Em Ferramentas de Grfico, clique na guia Design. Em seguida, no grupo Estilos de Grfico, clique no estilo de grfico com o fundo preto. (Se voc passar o ponteiro do rato sobre os estilos de grfico, etiqueta deste grfico, estilo 6, ser exibido em uma dica de ferramenta). O Project aplica o estilo grfico para o grfico Stats Trabalho. 236

Figura 292 Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. A exibio Grfico de Gantt substitui o relatrio Viso geral Trabalho.

Copiando vistas e relatrios

Voc pode frequentemente precisam compartilhar detalhes de seus planos com colegas que no tm projeto ou que podem preferir um simples snapshot programao. Voc pode copiar rapidamente a maioria das vistas e relatrios de projeto. Vistas copiados e relatrios podem ser colados em mensagens de e-mail, apresentaes e outros documentos. Visto que no podem ser copiados directamente a partir do projeto incluem a Planner Team, vistas de formulrio (como o Formulrio de Tarefas), eo diagrama de relacionamento. Ambos os grficos de Gantt e vistas Timeline so adequados para partilha detalhes da programao. A Timeline um "projeto de relance" concisa vista, eo grfico de Gantt um formato amplamente usado de horrios. Os relatrios tambm so adequados para compartilhar com outros interessados no projeto. Relatrios compartilhados podem ser especialmente eficaz na transmisso de informaes sobre o projeto que voc poderia precisar copiar para um aplicativo de planilha, como o Microsoft Excel para posterior formatao, como dados em tabelas e grficos.

Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 7, fase de lanamento interno. Na guia Tarefa, no grupo Edio, clique em V para Tarefas. As barras de Gantt para o lanamento tarefa de resumo fase interna e suas subtarefas so exibidos. Isto perto da imagem que voc gostaria de copiar.

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Figura 293 Na vista Grfico de Gantt, selecione os nomes das tarefas 7 a 14. Estes so o lanamento tarefa de resumo fase interna e suas subtarefas. Na guia Tarefa, no grupo rea de Transferncia, clique na seta ao lado para copiar e clique em Copiar Imagem. A caixa de dilogo Copiar imagem. Nesta caixa de dilogo, voc pode controlar como o Project copia detalhes do plano para a rea de transferncia ou salva em um arquivo. As duas primeiras opes em renderizao Image controle do tamanho e da resoluo da imagem Grfico de Gantt voc copiar, o

terceiro permite que voc salve a imagem copiada como um arquivo de imagem Graphics Interchange Format (GIF). A cpia e opes de escala de tempo permite que voc ajustar o que voc deseja copiar. Para este exerccio, voc deseja copiar as linhas selecionadas para a qualidade de resoluo de tela e deixar a escala de tempo, como mostrado na tela. Clique em OK. O Projeto copia uma imagem grfica do grfico de Gantt para apenas as linhas selecionadas para a rea de transferncia do Windows.

Figura 294 Execute um dos seguintes procedimentos: Se voc estiver executando o Windows 7 ou anterior, faa o seguinte: no menu Iniciar, clique em Todos os Programas e no grupo de programas Acessrios, clique em WordPad. Se voc estiver executando o Windows 8, faa o seguinte: a partir da tela Iniciar, digite WordPad e, na lista de resultados Apps, clique ou toque em WordPad. WordPad abre e cria um novo documento. No WordPad, clique em Colar. WordPad cola a imagem grfica da vista Grfico de Gantt para o novo documento. A exibio Grfico de Gantt um formato padro para apresentao de cronogramas, e pode mostrar um pouco de detalhe programao. Volte para o projeto. Voc copia a maioria dos outros pontos de vista em projeto de forma semelhante como voc fez com a exibio Grfico de Gantt. A viso Timeline, no entanto, tem opes exclusivas para cpia, e voc vai explorar estes seguinte. Clique em qualquer lugar na visualizao Timeline. Com o foco agora na linha do tempo, o rtulo contextual da guia Formato alteraes Tools Timeline. 238

Na guia Formatar, no grupo de cpias, clique em Copiar Timeline. As opes Copiar Timeline aparecer.

Figura 295

Figura 296 Clique em Full Size. Projeto copia uma imagem grfica do cronograma para a rea de transferncia. Volte para o WordPad e, em seguida, pressione a tecla para adicionar algum espao imagem do grfico de Gantt abaixo Enter. No WordPad, na guia Incio, no grupo rea de Transferncia, clique em Colar. WordPad cola a imagem grfica da viso Timeline no novo documento. Volte para o projeto. At agora, voc trabalhou com a Timeline em seu formato detalhado. Para dar-lhe mais espao na tela, voc vai mudar o cronograma para o seu formato menos detalhado. Clique em qualquer lugar na visualizao Timeline, e, em seguida, na guia Formatar, no grupo Mostrar / Ocultar, clique em cronograma detalhado. Projeto alterna a Timeline para seu formato menos detalhado. Em seguida, voc ir copiar e colar um relatrio. Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Painis e clique em Viso Geral de Trabalho. O mesmo trabalho relatrio Panorama voc personalizou anteriormente aparece. 239

Figura 297 Clique em qualquer lugar no relatrio Viso Geral do Trabalho e, em seguida, em Ferramentas de relatrio, clique na guia Design. No grupo Relatrios, clique em Copiar Relatrio. O Project copia uma imagem grfica do relatrio para a rea de transferncia. Volte para o WordPad, e, em seguida, pressione a tecla para adicionar um pouco de espao abaixo da imagem Timeline Enter. No WordPad, clique em Colar. WordPad cola a imagem grfica do relatrio para o novo documento. Feche WordPad sem salvar o documento e voltar ao projeto. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Grfico de Gantt. O ponto de vista grfico de Gantt substitui o relatrio Viso geral Trabalho. 240

Figura 298

Vistas de impresso e relatrios

Pelo ponto de vista de impresso e relatrios, voc pode colocar no papel qualquer coisa que voc v na tela. Para um plano com muitas tarefas, o que voc pode ver em sua tela ao mesmo tempo pode ser uma relativamente pequena poro do plano completo. Ao usar papel tamanho carta padro, voc pode precisar de vrias folhas para imprimir o plano completo. Por exemplo, a vista Grfico de Gantt de um projeto de seis meses com 100 ou mais tarefas podem exigir 12 ou mais pginas de tamanho carta para imprimir em sua totalidade. Impresso de projeto pode usar um pouco de papel, na verdade, alguns usurios do Projeto pesados impresses formato impresses de seus planos usando plotters. Se voc usar uma impressora ou plotter, uma boa idia para visualizar os pontos de vista e os relatrios que voc pretende imprimir. Voc tem vrias opes ao imprimir a partir do projeto, como a impresso de um perodo especfico em um modo de exibio Grfico de Gantt. (Voc vai fazer isso ao lado). Voc tambm pode controlar o que ser impresso em uma viso antes da impresso, filtrando ou colapso tarefas, ou exibir apenas as tarefas de resumo. Comparado com vistas, os relatrios podem ser uma forma mais compacta para imprimir as informaes sobre o seu plano. Relatrios de utilizar formatos comumente entendido, como a tabela e grficos, para organizar e apresentar informaes. Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A visualizao de impresso exibida no modo de exibio Backstage com o Grfico de Gantt na visualizao. 241

Figura 299 A visualizao de impresso tem vrias opes para explorar. Voc vai comear com os botes de navegao de pgina no canto inferior direito da tela. Para observar a viso mais ampla da sada, voc vai mudar para a vista de vrias pginas. Clique no boto vrias pginas.

Figura 300 O grfico de Gantt completo aparece na Visualizao de Impresso. Supondo que voc tenha uma folha de tamanho carta como o tamanho do papel, voc deve ver o grfico de Gantt espalhados por vrias folhas, o que voc v na visualizao de impresso pode variar, dependendo da sua impressora especfica. Isso mais informao do que voc precisa para se comunicar agora, assim que voc vai ajustar a visualizao de impresso para incluir apenas a parte do grfico de Gantt, que abrange o ms de janeiro. Em Configuraes, no lado esquerdo da janela de pr-visualizao, clique em Imprimir projeto inteiro para exibir as opes de impresso adicionais. Estas opes permitem-lhe personalizar os detalhes que sero impressas. Clique em Imprimir datas especficas. Observe os dois campos de data diretamente abaixo do ajuste datas especficas de impresso. No primeiro campo de data, 2015/01/05 j deve ser exibida. Esta a data de incio do projeto. No campo Data, digite ou selecione 2015/01/31. Project ajusta a escala de tempo na parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt para corresponder a esse perodo de tempo.

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Figura 301

Figura 302 Clique no boto Voltar para fechar o modo de exibio Backstage. Para concluir este exerccio, voc vai trabalhar com um relatrio. Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Painis e clique em Viso Geral de Trabalho. Aparece o relatrio Viso geral Trabalho. Em seguida, voc vai rever algumas das opes de configurao de pgina para relatrios. Em Ferramentas de relatrio, clique na guia Design e, no grupo Configurar Pgina, clique em Quebras de Pgina. As linhas tracejadas que voc v no relatrio de lhe dizer como ele ser impresso em todas as pginas com base nas configuraes de pgina atual. As opes que voc v no grupo Configurar pgina, como margens e tamanho do papel, pode ser til como voc projetar seu relatrio.

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Figura 303 Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A pr-visualizao aparece no modo de exibio Backstage. Clique no boto vrias pginas. O pleno trabalho Viso geral relatrio aparece na Visualizao de Impresso. Aqui voc pode ver como as pginas do relatrio ser impresso. Clique no boto Voltar para fechar o modo de exibio Backstage.

Figura304

244 Figura 305

Em profundidade e Assuntos Especiais

Aplicando formatao avanada e impresso
Este captulo apresenta alguns dos recursos de formatao mais avanados em Microsoft Project 2013. Um plano bem formatado pode ser valiosa quando se comunicar detalhes de recursos, clientes e outras partes interessadas. Alguns dos recursos de formatao do projeto so semelhantes aos de um processador de texto baseado em estilo, como o Microsoft Word, no qual a definio de um estilo, uma vez afeta todo o contedo do documento ao qual esse estilo foi aplicado. No Project, voc pode usar estilos para alterar a aparncia de um escreva especfico de barra de Gantt, como uma barra de resumo, ao longo de um plano. Outras opes de formatao introduzido neste captulo foco em formatao direta de tarefas e formatao de algumas das

vistas mais comumente usados. Neste captulo, voc vai aplicar alguns dos mais avanados recursos de formatao do Projeto de pontos de vista.

A formatao de uma vista Grfico de Gantt

Voc pode formatar os itens especficos (um marco, por exemplo) em uma vista Grfico de Gantt para alterar a aparncia desse item. Nesta seo, voc ir trabalhar com estilos de barra para alterar a aparncia visual de escrevas especficos de barras de Gantt (tais como tarefas de resumo) e outros elementos (como os indicadores de prazo) de forma que os estilos de grfico de Gantt no consegue. As mudanas de formato que voc faz se aplicam somente vista ativo. Alm de alterar a formatao de itens que podem aparecer em uma vista Grfico de Gantt (como barra de Gantt de uma tarefa), voc pode adicionar ou remover itens. Por exemplo, ele pode ser til para comparar base, interino, e os planos programados em um nico ponto de vista. Isso ajuda-lo a avaliar os ajustes de programao que voc fez.

Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e clique em Gantt de Rastreamento. Projeto exibe a visualizao Gantt de Rastreamento. Em seguida, voc ir personalizar essa viso. Voc ir adicionar as barras plano provisrio para a vista. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Bar, clique em Formatar e, em seguida, clique em Estilos de Barra. A caixa de dilogo Estilos de Barra. Nesta caixa de dilogo, as alteraes de formatao feitas em um escreva de bar em particular ou outro elemento que se aplicam a todas as barras ou elementos do grfico de Gantt. Todos esses escrevas de barras e dos elementos esto listados na coluna Nome na caixa de dilogo Estilos de Barra.

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Figura 306

246 Figura 307 Role a lista dos bares, e na coluna Nome, clique em Resumo do Progresso. Clique em Inserir Linha. Projeto insere uma linha para um novo escreva de bar na tabela. Projeto desenha barras de Gantt, na ordem em que so listados na caixa de dilogo Estilos de Barra. Na nova clula na coluna Nome, digite Provisrio. Intercalar o nome do novo escreva barra que aparece na parte de grfico do ponto de vista. Na mesma linha, clique na clula com o show de ... coluna Tarefas ttulo e, em seguida, clique em Normal na lista drop-down. O Show For ... valor tarefas indica o escreva de tarefa o bar vai representar (como uma tarefa normal, uma tarefa de resumo, ou um marco) ou o status da tarefa (como crtico ou em andamento). Clique na clula na coluna linha de ttulo, e na lista drop-down, clique em 2. Isso faz com que projeto para exibir vrias linhas de barras de Gantt para cada tarefa na vista. Cada tarefa pode ter at quatro linhas de barras. Clique na clula sob a Da coluna, e na lista drop-down, clique em Incio1.

Clique na clula, sob o ttulo de coluna Para e, em seguida, na lista drop-down, clique em Concluso1.

Figura 308 De e valores representam os pontos inicial e final para o bar. Os Incio1 e Concluso1 itens so os campos em que os primeiros valores plano provisrio foram previamente definidos para voc no plano. A data de incio e data de concluso atual de cada tarefa no plano foram salvos a estes campos quando o plano provisrio foi criado. Voc j instruiu projeto para exibir incio do primeiro plano provisrio e terminar datas como bares. Em seguida, concentrar sua ateno na metade inferior da caixa de dilogo Estilos de Barra. L voc vai alterar a aparncia visual do novo estilo de bar. Verifique se o bar Provisria que criou ainda est selecionada. Sob o rtulo do Meio, na caixa de forma garantir a barra de altura total (a segunda opo no topo da lista) selecionado. Na caixa Padro, clique na barra slida, a segunda opo a partir do topo da lista. Clique na caixa de cores e, em Cores Padro, clique em verde.

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Figura 309 Porque essa viso personalizada centra-se no plano provisrio, na prxima voc vai formatar as barras intermedirias para mostrar o seu incio e datas de trmino. Na metade inferior da caixa de dilogo Estilos de Barra, clique na guia Texto.

Na caixa esquerda, clique em Incio1 na lista drop-down. Na caixa direita, clique em Concluso1 na lista drop-down.

Figura 310 Seleccionar estes valores iro exibir as START1 e Trmino1 datas de cada lado das barras de intermedirios. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Estilos de Barra. Projeto exibe as barras intermedirias verdes na vista Gantt de Rastreamento. Com vrias linhas de bares agora exibidos por tarefa, pode ser difcil para ligar visualmente os nomes das tarefas de seus bares. Para remediar esta situao, voc ir adicionar linhas de grade horizontais para a parte de grfico do modo de exibio para que voc possa mais facilmente associar barras de Gantt com as suas tarefas. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em linhas de grade e clique em Linhas de Grade. Em Linhas de mudar, deixar linhas de Gantt selecionados e, na caixa Escreva em Normal, selecione a pequena linha tracejada (a quarta opo) e clique em OK. Projeto desenha linhas tracejadas em toda a parte do grfico da vista Grfico de Gantt. Para concluir, vai diminuir o zoom para ver melhor no plano global. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique na seta ao lado da caixa Timescale e clique Weeks. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, edio de contedo.

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Figura 311 Aqui voc pode ver que a tarefa foi concluda 3 (mostrado como uma barra azul na parte superior da linha de tarefa) compartilha a mesma data de incio de seu bar plano provisrio (a barra verde na parte inferior da linha de tarefa), e que ambos eram agendado posterior linha de base (barra cinza no meio da linha de tarefas). Isso ocorreu porque, aps a linha de base foi definido, as mudanas no cronograma foram feitas, que empurrou para fora da data de incio prevista para a tarefa. Ento, o plano provisrio foi salvo.

A formatao de uma viso Timeline

A viso Timeline uma maneira prtica de ver a "grande figura" do plano. Voc pode achar que a formatao do texto padro do ponto de vista Timeline atenda s suas necessidades, mas voc tambm capaz de personalizar a sua aparncia. Tal como acontece com os pontos de vista Grfico de Gantt, voc pode formatar categorias inteiras de itens (como todas as datas marcantes), com estilos de texto ou aplicar formatao direta a um item especfico que voc escolher.

Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleo Timeline. Projeto exibe a visualizao Timeline. Esta viso Timeline foi preenchido por voc com algumas tarefas do plano. Clique em qualquer lugar na visualizao Timeline, e, em seguida, clique na guia Formato.

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Figura 312 Colocar o foco na linha do tempo faz com que os comandos no separador Formato de mudar. Lembre-se que a guia Formato contextual; ele ajusta com base no que est atualmente selecionado. Primeiro, voc vai ajustar a formatao de uma categoria inteira de valores de texto na visualizao Timeline. Na guia Formatar, no grupo Texto, clique em Estilos de Texto. A caixa de dilogo Estilos de Texto. Com esta caixa de dilogo, voc pode alterar a formatao de todas as ocorrncias de um escreva especfico de informao no ponto de vista. No item caixa para alterar, clique em Milestone Date.

Na caixa Estilo da fonte, clique em Negrito.

Figura 313 Clique em OK. Projeto aplica-se a mudana de estilo de texto para todas as datas marcantes na vista Timeline.

Figura 314 Em seguida, voc gostaria de distinguir visualmente o design ea tarefa de Produo na linha do tempo. Voc vai faz-lo atravs de formatao direta, em vez de uma mudana de formato baseado em estilo como voc fez nas etapas anteriores. Na viso Timeline, clique na barra de tarefas do Projeto e Produo. A borda de seleo aparece ao redor da barra de tarefas, indicando que ele est selecionado. Na guia Formatar, no grupo Fonte, clique em Itlico. Projeto coloca em itlico etiqueta da barra de tarefas (o nome da tarefa) e suas datas.

250

Figura 315 Na guia Formatar, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do boto Cor de fundo (que parece uma pintura de inflexo pode) e, em seguida, sob Cores Padro, clique em amarelo. Projeto muda a cor da barra de tarefas para amarelo.

Figura 316

Agora que voc j aplicou a formatao que voc deseja, voc vai ocultar temporariamente a viso Timeline. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, desmarque a caixa Timeline. O Project esconde a vista Timeline. (As informaes do ponto de vista no est perdido, s escondido, por enquanto.) Porque a viso Timeline mais simples do que a maioria das outras vistas no Project, que tem menos opes de formatao.

Formatao do modo de exibio Diagrama de Rede

Na gesto de projetos tradicional, um diagrama de rede uma forma padro de representar as atividades do projeto e seus relacionamentos. As tarefas so representados como caixas, ou ns, e as relaes entre as tarefas so desenhados como linhas que ligam os ns. Ao contrrio de um grfico de Gantt, que uma viso de escala de tempo, um diagrama de rede permite que voc visualize as atividades do projeto de uma forma mais parecida com um formato de fluxograma. Isto til se voc quiser colocar mais foco sobre as relaes entre as atividades, em vez de suas duraes e sequncia. Como com vista Grfico de Gantt, projeto oferece opes de formatao para o modo de exibio Diagrama de Rede. Por exemplo, voc pode alterar o layout geral do modo de exibio Diagrama de Rede para ns do grupo por perodo de tempo. Nesta seo, voc ir personalizar as informaes que aparecem dentro de ns e da forma de n. Se voc um usurio do diagrama de rede pesado, voc vai querer explorar as opes de formatao em maior detalhe. 251

Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 7, Edio de Texto. Quando voc alternar para o modo de exibio Diagrama de Rede, voc encontrar tarefa 7 visvel no lado direito da tela. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Diagrama de Rede. O modo de exibio Diagrama de Rede exibida. Nesta perspectiva, cada tarefa representada por uma caixa ou um n e cada n contm vrios pedaos de informao (ou campos) sobre a tarefa.

Figura 317 Ns com um X desenhado por eles representam tarefas concludas. Nodes com formas de paralelogramo representam tarefas de resumo. Neste exerccio, voc gostaria de substituir os valores de identificao de tarefas com o Work Breakdown Structure (WBS) cdigos. Ao contrrio dos nmeros de identificao das tarefas, cdigos de EDT indicam a localizao de cada tarefa na hierarquia do plano. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Estilos de Caixa. Lembre-se de que os comandos no separador Formato mudana, dependendo do escreva de visualizao ativa, a guia Formato uma guia contextual. A caixa de dilogo Estilos de Caixa. 252

Figura 318 Em As configuraes de estilo de lista, voc pode ver todos os estilos de caixa de tarefas disponveis no projeto. Atualmente, o modo de exibio Diagrama de Rede tem o modelo padro aplicado a vrios estilos de caixa, como a Critical. Neste contexto, os modelos de determinar quais campos

aparecem em caixas (ns), bem como a sua disposio (para no ser confundido com modelos de arquivo). Em seguida, voc criar uma cpia deste modelo para personalizar, deixando o modelo padro inalterado. Clique em Mais Modelos. A caixa de dilogo Modelos de Dados. Nos modelos na lista de "Diagrama da Rede", certifique-se que a Standard selecionada e, em seguida, clique em Copiar. A caixa de dilogo Definio de modelo de dados. Na cpia do modelo padro, voc ir substituir o valor de ID com o Work Breakdown Structure (WBS) valor de cdigo no canto superior direito do n. Na caixa Nome do modelo, escreva padro com WBS. Escolha abaixo clula (s), clique em ID. Este o campo que ir substituir. Clique na seta e na lista drop-down de campos que aparece, clique em WBS.

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Figura 319 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Definio do modelo de dados e, em seguida, clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Modelos de Dados. Em seguida, voc ir atualizar estilos de caixa para vrios escrevas de tarefas ao mesmo tempo. Na caixa de dilogo Estilos de Caixa, sob configuraes de estilo para, selecione crtico, e, mantendo a tecla Shift pressionada, clique Milestone no crticos. So selecionados os quatro escrevas de subtarefas. Na caixa de modelo de dados, selecione Standard com WBS a partir da lista drop-down. Na caixa de Forma, selecione a ltima forma na lista.

Figura 320 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Estilos de Caixa. Projeto aplica o estilo de caixa revisado para caixas de tarefas no modo de exibio Diagrama de Rede.

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Figura 321 Agora, para estes estilos de caixa, o valor WBS aparece no canto superior direito de cada caixa, em vez de o ID da tarefa e altera as formas das caixas para os escrevas de tarefas que voc selecionou nas etapas anteriores. Aqui esto alguns comandos de formatao adicionais no grupo Formato da guia Formato que se aplicam ao modo de exibio Diagrama de Rede: No modo de exibio Diagrama de Rede, voc pode formatar todas as caixas com o comando Estilos Box, ou voc pode formatar apenas a caixa ativa com o comando da caixa. Este semelhante ao dos Estilos de Barra e comandos Bar disponveis na guia Formatar quando voc tem uma vista Grfico de Gantt apresentado. Use o comando Layout para controlar itens como o acordo global de caixas de tarefas por perodo de tempo, como por semana ou por ms. Mostrar ou ocultar os escrevas de relaes entre as tarefas clicando no link Labels.

 Use o comando Boxes Reduzir para ampliar rapidamente o Diagrama de Rede vista para mostrar mais da rede.

A formatao de um vista de Calendrio

Como a vista Timeline, o ponto de vista do calendrio uma das mais simples vistas disponveis no projeto, no entanto, at mesmo a viso Calendar oferece vrias opes de formatao. Este ponto de vista especialmente til para a partilha de informaes de programao, com recursos ou partes interessadas que preferem um "ms-at-a-glance" formato tradicional, em vez de uma viso mais detalhada, como a vista Grfico de Gantt. Tal como acontece com outros pontos de vista, o Projeto oferece formatao da tela Calendrio estilo baseado e direta.

Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Calendrio. O ponto de vista do calendrio aparece. 255

Figura 322 Esta vista apresenta vrias semanas de cada vez, e ele desenha barras de tarefas nos dias em que as tarefas so programadas. As semanas visveis so indicados pelos blocos laranja na calendrios mensais no lado esquerdo da vista. O ponto de vista do calendrio atualmente inclui a tarefa de resumo do projeto e bares subtarefas, mas no barras de tarefas de resumo. Voc vai exibir os seguinte. Na guia Formatar, no grupo Formatar, clique em Estilos de Barra. A caixa de dilogo Estilos de Barra.

Na caixa Escreva de tarefa, clique em Resumo. Na caixa Escreva de Bar, clique em Linha na lista drop-down. Voc ver as tarefas de resumo exibidas como linhas na vista Calendrio em breve, mas enquanto voc est na caixa de dilogo Estilos Bar voc vai junto alterar a formatao das tarefas crticas. Atualmente, o calendrio ver formatos de tarefas crticas e no crticas a mesma, voc vai mudar isso. Na caixa Escreva de tarefa, clique em Crtica. Clique na caixa de cores e, em Cores Padro, clique em vermelho.

Figura 323 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Estilos de Barra. Projeto aplica as opes de formato para a exibio Calendrio. As linhas de tarefa de resumo aparecem abaixo das barras de subtarefas. Em seguida, voc vai ajustar o layout das linhas de tarefa de resumo para que eles apaream acima das barras de subtarefas. Na guia Formatar, no grupo Layout, clique em Layout Agora. Atualizaes de projetos a vista de calendrio para que bares subtarefas aparecem abaixo de suas linhas de tarefa de resumo. Observe as setas para baixo que aparecem ao lado de muitas datas. Estes indicam que algumas barras de tarefas no so capazes de caber na altura atual das linhas de semana. Voc vai ajustar o prximo. Na guia Formatar, no grupo Layout, clique em Ajustar Semana Altura. Project ajusta a altura das linhas semanas para mostrar todas as barras de tarefas.

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Figura 324 Tal como acontece com os outros pontos de vista voc personalizou neste captulo, a viso Calendar tem opes de formatao adicionais disponveis na guia Formatar.

Impresso e exportao de vistas

Projeto oferece opes de personalizao para vistas de impresso. Como as exibies como a vista Grfico de Gantt so frequentemente partilhadas com recursos e outros participantes do projeto, que voc pode encontrar o que voc precisa para adicionar mais detalhes para os pontos de vista que voc imprime. Ao imprimir pontos de vista, voc pode escolher entre uma vasta gama de opes. Por exemplo, voc pode personalizar cabealhos e rodaps, especificar o que ser impresso na legenda, e incluem opes especficas, como tarefas ou notas recursos. A impresso e opes de layout de pgina que voc pode ajustar variar de acordo com o escreva de exibio que est sendo exibido. Vista mais simples, como a vista Folha de Recursos, tm menos de impresso e opes de layout de pgina do que os pontos de vista mais complexos, como o modo de exibio Grfico de Gantt. s vezes, pode ser necessrio para produzir um instantneo de alta fidelidade de uma viso para visualizao online. Para este fim, o Projeto apia fcil gerao de arquivos no formato PDF e XPS.

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Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e clique em Grfico de Gantt. A exibio Grfico de Gantt aparece.

Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique semanas na caixa de escala de tempo. Project ajusta a configurao de zoom.

Figura 325 Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A tela de impresso aparece no Backstage com o Grfico de Gantt na visualizao. Como atualmente configurado, essa viso vai exigir duas pginas de tamanho carta para imprimir. Note a 1 de 2 mensagem de status abaixo da visualizao de impresso. Em Configuraes, clique em Configurar pgina. Este link aparece na parte inferior dos controles, esquerda da visualizao de impresso. A caixa de dilogo Configurar pgina. Em seguida, voc ajustar as configuraes de modo que a vista Grfico de Gantt completo ser impresso em uma nica pgina. Verifique se a guia da pgina visvel e, em Escala, clique em Ajustar para e digite ou selecione uma pgina de largura por um de altura. 258

Figura 326 Em seguida, voc vai personalizar o que aparece na legenda do grfico de Gantt. Na caixa de dilogo Configurar pgina, clique na guia Legenda. Na guia Legend so trs guias de alinhamento. Clique na aba esquerda. Aqui, voc pode ver os cdigos de texto e de campo que aparecem na legenda.

Figura 327 Projeto ir imprimir o ttulo do projeto ea data atual, no lado esquerdo da legenda. Voc tambm quer imprimir valor custo estimado do plano na legenda. Na guia da esquerda, clique no final da segunda linha de texto e, em seguida, pressione a tecla Enter. Digite Custo total: seguido por um espao. Na caixa Campos do Projeto, selecione Custo da lista drop-down, e clique em Adicionar. Projeto acrescenta o cdigo de custo para o texto da legenda esquerda, eo valor de custo aparece no Preview.

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Figura 328 Para concluir a personalizao de configurao de pgina, voc vai especificar quais colunas da tabela na vista Grfico de Gantt so impressos. Clique na guia Exibir. Clique em Imprimir todas as colunas de folha, e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo Configurar Pgina. Projeto aplica as alteraes especificadas na caixa de dilogo Configurar Pgina. Para obter um olhar mais atento, ampliar a lenda.

Na tela de pr-visualizao, clique no canto inferior esquerdo da pgina, com o ponteiro de lupa. Zooms projeto em para mostrar a pgina em uma resoluo legvel.

Figura 329 Em seguida, voc vai mudar o foco de opes de formatao de sada para os escrevas de arquivo de sada. Dois formatos de sada impressa de arquivos comuns so Portable Document Format (PDF) e XML Paper Specification (XPS). PDF representa um documento Adobe Acrobat. XPS um formato suportado pela Microsoft. Ambos os formatos oferecem uma representao on-line de alta fidelidade do que viria a aparecer em uma pgina impressa. Para concluir este exerccio, voc vai gerar um arquivo de sada PDF ou XPS da viso Timeline. Clique no boto Voltar para sair do Backstage. Na guia Exibir, no grupo Exibir Split, selecionar a caixa de seleo Timeline. Projeto exibe ver a mesma Timeline voc personalizou no incio deste captulo. Clique em qualquer lugar na visualizao Timeline para colocar o foco sobre ele.

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Figura 330 Na guia Arquivo, clique em Exportar. A tela de exportao inclui opes para compartilhar o plano. Note-se a explicao dos documentos PDF e XPS aparece no lado direito do ecr.

Figura 331 No lado direito da tela, clique em Create PDF / XPS. A caixa de dilogo Browse. Use o nome do arquivo e local determinado na caixa de dilogo. Na caixa Salvar como escreva, selecione qualquer arquivos PDF ou XPS (dependendo do formato que voc quer ver), e clique em OK. A caixa de dilogo Opes de exportao de documentos. Clique em OK para usar as configuraes padro. Projeto gera o documento em PDF ou XPS. No File Explorer, navegue at a pasta do Captulo 17 e d um duplo clique no documento PDF ou XPS que voc criou. Voc pode compartilhar detalhes de seus planos com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto. Ao faz-lo, dar ateno tanto ao nvel de detalhe apropriado para compartilhar e o formato em que voc compartilh-lo. 261

Formatao do relatrio avanada

Este captulo continua o foco na formatao avanada e recursos de personalizaes introduzidas no captulo anterior. Este captulo se concentra em relatrios. O novo recurso de relatrios inclui uma mistura dinmica de tabelas, grficos e contedo textual, e altamente personalizvel.

Para comear, vamos comparar os relatrios e pontos de vista. Qualquer relatrio ou vista se concentra em apenas um subconjunto de dados do seu plano. Cada relatrio e vista includo com o Projeto foi concebido para ajud-lo a visualizar melhor alguns aspectos do seu plano. Normalmente voc precisa trabalhar com vrios relatrios e pontos de vista ao longo do tempo para gerenciar os aspectos de seu plano que mais importa para voc. Por exemplo, se seu projeto basicamente prazo-driven, voc vai ter a melhor viso sobre o seu plano de trabalho, com vistas escala de tempo, tais como os pontos de vista Grfico de Gantt, o cronograma e pontos de vista de uso e relatrios como Tarefas vir, tarefas crticas, e tarefas atrasadas. H diferenas importantes entre os relatrios e pontos de vista, no entanto. Ao longo deste livro, voc trabalhou em vista tanto para entrar e modificar os dados de programao (tais como nomes de tarefas e atribuies de recursos) e ver detalhes da programao (tais como os recursos que so atribudos aos quais as tarefas). Com os relatrios, no entanto, voc no pode alterar diretamente os dados do seu plano. Voc no pode adicionar ou excluir tarefas ou atribuies de recursos de mudana, por exemplo. O que relata excel est dando mais opes para descobrir e compartilhar os principais aspectos do seu plano em formatos que so visualmente atraentes. Alm do mais, voc pode personalizar relatrios para incluir apenas as informaes desejadas, apresentou a maneira que voc quer. Os relatrios podem conter dois elementos principais: tabelas e grficos. Alm disso, os relatrios podem incluir outros elementos, tais como caixas de texto, imagens (tais como fotografias), e formas. Neste captulo, voc vai formatar e personalizar tanto de tabela e elementos de grfico e criar um relatrio personalizado que inclui uma mistura de elementos.

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Formatao de tabelas em um relatrio

Tal como acontece com views, tabelas em relatrios usam rtulos de campo do projeto, como ttulos de colunas e valores do campo de visualizao nas linhas. Os rtulos de campo (como Durao) e valores (como 20 dias) so os mesmos rtulos e valores que voc v nas vistas e caixas de dilogo ao longo do projeto. Na verdade, muitas das tabelas includas nos relatrios so semelhantes s tabelas encontradas nas vistas, como a tabela de entrada. Ao selecionar qualquer tabela em um relatrio, aparece o painel Lista de Campos. Nesse painel, possvel controlar o que os campos esto includos na tabela selecionada. No painel Lista de Campos, voc tambm pode aplicar filtragem, agrupamento e classificao das linhas da tabela e, para os campos de tarefas, alterar os nveis de esboo do que as tarefas so exibidas. Campos em Projeto so organizadas em campos de tarefa e campos de recursos. Voc vai trabalhar com o painel Lista de Campos no exerccio seguinte. Quando voc seleciona uma tabela em um relatrio, alm de painel Lista de Campos aparece, os dois guias Ferramentas de Tabela contextual, design e layout, tambm aparecem na fita:

 A guia Design Contm comandos para adicionar ou remover uma linha de cabealho, alterar a formatao da tabela, aplique estilos de tabela (esquemas de cores), e aplicar estilos de WordArt ao texto selecionado na tabela. A guia Layout contm comandos usados para ajustar a altura da linha e largura da coluna, ajuste o alinhamento do contedo das clulas da tabela, e fazer outros ajustes de tamanho de tabela. Alm disso, sempre que voc visualizar um relatrio na guia contextual Ferramentas de Desenho Relatrio aparece. Voc vai trabalhar com este guia quando voc criar um relatrio personalizado.

Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Painis e clique em Viso Geral do Projeto. Projeto exibe o Projeto Viso relatrio.

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Figura 332 Este um relatrio til que transmite as estatsticas vitais de um plano. Para comear suas personalizaes deste relatrio, voc vai adicionar o campo Concluir a linha de base para as metas da tabela de vencimento. Clique em qualquer lugar os marcos da tabela devido no canto inferior esquerdo do relatrio. Projeto exibe o painel Lista de Campos.

Figura 333

No painel Lista de Campos, ter um momento para percorrer a lista de itens sob o ttulo Select Fields. Como voc pode ver, os campos Nome e selecionado Concluir corresponder aos campos includos os marcos da tabela devido. (Os nomes dos campos selecionados tambm esto listados abaixo da caixa Select Fields.) Alm disso, esta tabela tem os Milestones Prximos filtro aplicado (que pode ser truncado para vir ...) na caixa de filtro na parte inferior do painel Lista de Campos. Se este filtro no foram aplicados, a tabela dever incluir os nomes e datas de trmino de todas as tarefas do plano. Com o filtro aplicado, no entanto, tarefas da etapa s no concludas so exibidas. Note-se que o filtro, grupo, esboo, e as opes de classificao disponveis com uma tabela de relatrio so semelhantes s que voc pode aplicar a um ponto de vista. Como voc planeja adicionar um campo (ou coluna) para a tabela, voc vai precisar redimensionar a tabela mais tarde para que ele vai se encaixar corretamente no relatrio. Em seguida, voc vai notar largura atual da tabela. Na guia Layout de Ferramentas de Tabela, no grupo Tamanho da tabela, observe a largura atual. Agora voc est pronto para adicionar o campo Concluso de base para a tabela. O painel Lista de Campos organiza campos de projeto em uma hierarquia, ento voc vai trabalhar com a estrutura de hierarquia para chegar ao campo que voc deseja. Como o campo Concluir a linha de base um campo de base que contm um valor de data, voc vai olhar na categoria de base. Na caixa Select Fields, em Data, clique no expandir / recolher seta ao lado de Linha de Base para expandir a lista de campos de linha de base. Na lista de campos de base, clique em Finish Linha de Base. Projeto acrescenta campo Concluir a linha de base para a tabela. 264

Figura 334 Porque o filtro de Marcos vir aplicada a este quadro, somente os valores de linha de base de acabamento para as prximas etapas so mostrados na tabela. Acabe com a coluna da linha de base adicionada tabela, agora muito grande. Voc vai dirigir o prximo.

Na guia Layout de Ferramentas de Tabela, no grupo Tamanho da tabela, no escreva de caixa Largura ou selecione 4.4 e, em seguida, pressione a tecla Enter. Projeto redimensiona a tabela perto de sua largura original.

Figura 335 Agora que a tabela contm os campos que voc quer, voc vai junto aplicar um estilo de tabela para dar-lhe um olhar diferente. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, clique no boto Mais para exibir a galeria de estilos de tabela.

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Figura 336 Sob Mdio, clique no estilo de laranja (o terceiro estilo na linha superior; seu ToolTip est Estilo Mdio 1 - Accent 2). Projeto aplica o estilo para a tabela.

Figura 338 Em seguida, voc vai virar a sua ateno para a grande% box completo de laranja no canto superior esquerdo do relatrio. Este elemento tambm uma tabela, mas contm apenas uma coluna, o campo% concluda. Lembre-se de mais cedo que voc pode incluir campos de projeto somente em tabelas, portanto, usando uma tabela de coluna nica (ou seja, a clula que contm o valor do campo, mais o nome do campo como o rtulo) uma maneira inteligente de dar foco visual em um nico valor como% concluda. Para este relatrio, voc quer mostrar% Concludo e% Trabalho Completo lado a lado. A diferena entre os dois valores sutil, mas importante: % Concluir a parte de durao total prevista do plano que tem decorrido at agora % Work completar a parte de trabalho total prevista do plano que foi concluda at ao momento Clique em qualquer lugar na tabela Completa o%. Note-se que os campos selecionados, filtro e nvel de destaque no painel Lista de Campos so diferentes para esta tabela.

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Figura 339 Porque esta uma tabela de coluna nica, apenas o campo% concluda para a tarefa de resumo do projeto exibida. Anote o valor na caixa Nvel de destaques no painel Lista de Campos: Resumo do Projeto (que pode ser truncado para Sum Projeto ...).

Na caixa Select Fields, sob o nmero, selecione% trabalho concludo. Projeto acrescenta o campo completo% Trabalho para a tabela, embora no seja visvel no momento, porque o texto desta tabela formatado branco (como o plano de fundo do relatrio).

Figura 340 Em seguida, voc vai mudar a formatao de cor da tabela. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, clique em Sombreado e, em seguida, na linha superior sob o tema Cores, clique em Orange (seu ToolTip est Orange - Accent 2). Projeto aplica laranja preencher a tabela. 267

Figura 341 Para concluir este exerccio, voc vai redimensionar a tabela. Clique e arraste a ala no lado direito da tabela para a esquerda at a largura desta tabela corresponde aproximadamente a largura dos marcos da tabela devido abaixo dele. Projeto redimensiona a tabela.

Figura 342

Como formatar grficos em um relatrio

Relatrios do projeto dar-lhe traar as capacidades comparveis ao que voc j esperaria encontrar em um aplicativo como o Excel. No Project, agora voc pode criar uma variedade de escrevas de grficos incluindo coluna, linha, circular e grficos de barras. Projeto incluiu a vista Grfico de Recursos (um grfico de barras mostrando alocao de trabalho por recurso) para vrias verses. Com a adio de grficos em relatrios, no entanto, voc tem muito mais para trabalhar. Quando voc seleciona um grfico em um relatrio, alm de painel Lista de Campos aparece, os dois guias Ferramentas de Grfico contextual, design e formato, tambm aparecem na fita. Note-se que estes so diferentes guias contextuais que aparecem quando a tabela selecionada em um relatrio: A guia Design Contm comandos para alterar o layout e estilo do grfico, e incluem elementos tais como rtulos de dados. A guia Formatar contm comandos para formatar os elementos do grfico, como a srie de dados, adicionar e formas grficas estilo, como caixas de texto a um grfico, e aplicar efeitos de WordArt ao texto selecionado. Alm disso, sempre que voc selecionar um grfico, trs comandos contextuais flutuantes aparecer:

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Figura343

Elementos do grfico permitem adicionar ou remover rapidamente elementos como rtulos de dados

Estilos de grfico Deixe voc mudar a carta selecionada para um estilo grfico diferente (basicamente cores e combinaes de preenchimento) e mudar o esquema de cores do grfico Grfico filtros permitem que voc adicione ou remova a srie de dados especfico (que correspondem aos campos do projeto) e categorias de dados (que correspondem a tarefas ou recursos especficos)

Estes trs comandos flutuantes daro acesso rpido a algumas das caractersticas na guia Design. Voc pode usar as opes dos filtros grfico para incluir ou excluir categorias de dados (tarefas ou recursos especficos) a partir de um grfico.

Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Recursos e, em seguida, clique em Viso geral de Recursos. Projeto exibe o recurso Viso geral do relatrio.

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Figura 344 Este relatrio inclui dois grficos e uma tabela. Note-se que ambos os grficos incluem recursos que no tm valores de trabalho. Voc vai remover esses recursos a partir do primeiro grfico. Clique em qualquer lugar no chart Estatsticas de Recursos. Projeto exibe os trs comandos contextuais flutuantes para este grfico, bem como painel Lista de Campos. Alm disso, os guias contextuais da faixa de opes so atualizados.

Figura 345 Voc vai usar os filtros Grfico comando contextual para excluir dois recursos a partir deste grfico.

Clique no grfico Filtros comando contextual direita do grfico Estatsticas de Recursos. Projeto exibe a lista de valores para este grfico, que inclui os valores da srie (os valores a ser medido) e as categorias (neste caso, os recursos para as quais os valores da srie esto sendo mapeados). Em Categorias, desmarque as caixas de seleo para definio de cor Servios e Servios de Impresso, e clique em Aplicar. Projeto remove esses recursos a partir do grfico.

Figura 346 Clique no grfico Filtros comando contextual novamente para rejeit-lo. Mais uma adio para fazer a este grfico adicionar uma tabela de dados que expe valores de trabalho dos recursos individuais de forma mais explcita. Na guia Ferramentas de Desenho Grfico, no grupo Layouts de Grfico, clique em Adicionar Elemento Grfico, aponte para Tabela de Dados e, em seguida, clique com chaves de legenda. Projeto acrescenta a tabela de dados abaixo do grfico. Em seguida, voc vai ocultar a legenda (redundante) abaixo da tabela de dados. Na guia Ferramentas de Desenho Grfico, no grupo Layouts de Grfico, clique em Adicionar Elemento Grfico, ponto de Legend, e, em seguida, clique em Nenhum.

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Figura 347

Em seguida, voc vai usar os recursos do painel Lista de Campos para alterar a ordem em que os nomes de recursos aparecem em grfico de status do Trabalho. Ao faz-lo, voc vai explorar algumas outras configuraes no painel Lista de Campos. Clique em qualquer lugar na tabela de status do Trabalho. No painel Lista de Campos, clique na seta na caixa Select Category.

Figura 349 Para este grfico, a categoria selecionada os nomes dos recursos, que aparecem no eixo X do grfico. Clique na seta na caixa Select Category novamente para fech-lo. Voc pode ver na lista Selecionar Campos que% trabalho concludo o campo de recurso para o qual projeto vai mostrar os valores por categoria (neste caso, os nomes de recursos). Estes valores so delineados no eixo Y do grfico e os valores especficos de cada recurso aparecer por coluna. Clique na seta na caixa de filtro.

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Figura 350 Este filtro exclui todos os outros valores que no os recursos de trabalho. Em seguida, voc vai ajustar a ordem de classificao dos recursos de trabalho. Na caixa Classificar por, clique% trabalho concludo. O escreva de projeto os nomes de recursos de trabalho em ordem crescente do menor para o% maiores valores de trabalho completo. Em seguida, voc vai mudar isso para ordem decrescente. Logo direita da caixa Classificar por, clique no Crescente / Decrescente boto ordem de classificao. O Project RE-classifica os nomes de recursos de trabalho em ordem decrescente. 272

Figura 351 Para concluir, voc vai exibir rtulos de dados nas barras no grfico. Na guia Ferramentas de Desenho Grfico, no grupo Layouts de Grfico, clique em Adicionar Elemento Grfico, aponte para Rtulos de Dados e clique em Outside End.

Projeto acrescenta o% Trabalhe valores completos por coluna (ou seja, por recurso trabalho) no grfico.

Figura 352

Criar um relatrio personalizado

Se voc completou os exerccios anteriores, voc trabalhou tanto com tabela e elementos de grfico usando campos de tarefas e recursos em relatrios. Alm de personalizar relatrios internos do Projeto como voc fez no incio deste captulo, voc pode criar relatrios personalizados. Os relatrios personalizados podem incluir qualquer combinao de elementos do relatrio (grficos e tabelas), caixas de texto e grficos que voc gosta. Na verdade, voc pode combinar as informaes de tarefas e recursos juntos em um nico relatrio para transmitir conhecimentos que no so possveis em outras partes do projeto. Nesta seo, voc vai criar um relatrio personalizado para o projeto de livro de receitas gourmet. Ao criar seus prprios relatrios personalizados, voc vai querer aprofundar os comandos na guia Design de Ferramentas Relatrio. Voc pode usar esses comandos para selecionar os elementos do relatrio que voc quer, aplicar temas e as opes de configurao de pgina de controle.

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Na guia Relatrio, no grupo Relatrios View, clique em Novo relatrio. Estas opes permitem iniciar ou com um relatrio em branco ou com uma tabela inicial ou grfico. A opo de comparao cria um novo relatrio que contm duas cartas idnticas, com a expectativa de que voc vai personalizar um ou ambos. Clique em branco.

Figura 353 A caixa de dilogo Nome do Relatrio. O nome digitado ser o ttulo na parte superior do relatrio e ir aparecer no menu personalizado (no grupo Relatrios View, na guia Report) para que voc possa ver esse relatrio mais tarde. No campo Nome, digite Gourmet Cookbook Cost Summary e clique em OK. Projeto cria o novo relatrio em branco.

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Figura 354 O primeiro elemento que voc vai adicionar o relatrio um grfico. Uma maneira interessante de expressar o custo deste plano como um grfico de circular, com cada fase do plano (Aquisio, Editorial, e assim por diante), representado como uma fatia do grfico de circular. Para esclarecer melhor quanto custa cada fase, voc vai rotular cada fatia do grfico de circular com o nome, custo e percentual do custo total dessa fase. Isto d-lhe uma viso de todos os up exclusivo do custo do projeto. Na guia Ferramentas de Desenho Report, no grupo Inserir, clique em Grfico. A caixa de dilogo Inserir Grfico.

Figura 355 Tome um momento para percorrer os escrevas de grficos suportados. Clique Pie, e clique em OK. Projeto acrescenta uma nova grfico para o relatrio e exibe o painel Lista de Campos.

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Figura 356 O novo grfico padro no contm os valores que voc quer, ento voc vai mudar aqueles. No painel Lista de Campos, na caixa Selecionar campos, clique no expandir / recolher seta ao lado de Custo para expandir a lista de campos de custos, e, em seguida, selecione a caixa de Custos. Em seguida, voc vai remover o campo que no deseja incluir no grfico. Na caixa Selecionar Campos, na lista Campos de Trabalho, desmarque a caixa de seleo Trabalho.

Figura 357 Agora o grfico de circular tem o campo correto aplicada, mas no para as tarefas de resumo de alto nvel para representar as etapas do plano. Voc vai mudar isso na prxima. Na caixa de filtro, selecione Todas as tarefas. Na caixa Agrupar por, selecione Nenhum grupo. Na caixa Nvel de Contorno, seleccionar o Nvel 1. Agora, o grfico inclui uma fatia por fase de nvel superior (o nvel 1 nvel hierrquico), e cada fatia proporcionalmente dimensionada para representar porcentagem do custo total do plano que de fase.

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Figura 358 Em seguida, voc adicionar rtulos de dados para as fatias. Na guia Ferramentas de Desenho Grfico, no grupo Layouts de Grfico, clique em Adicionar Elemento Grfico, aponte para rtulos de dados e, em seguida, clique em Mais Opes de dados da etiqueta. O painel de Rtulos de dados Formato aparece.

Em Opes de Etiqueta, clique (para verificar) as seguintes caixas: Nome da Categoria e Percentagem. Deixe os outros valores selecionados verificados. Em Rtulo de Posio, selecione Fora End.

Figura 359 Em seguida, voc vai ocultar a legenda abaixo do grfico porque voc incluiu os valores nome da categoria por fatia. Feche o painel Rtulos de dados do formato. Na guia Ferramentas de Desenho Grfico, no grupo Layouts de Grfico, clique em Adicionar Elemento Grfico, ponto de Legend, e, em seguida, clique em Nenhum. Sua tela deve ser semelhante ilustrao a seguir. 277

Figura 360 Em seguida, voc adicionar uma tabela para transmitir os valores de custo por recurso. Clique em qualquer lugar fora do grfico para desmarc-la. Na guia Ferramentas de Desenho Report, no grupo Inserir, clique em Tabela. Projeto acrescenta uma tabela com o relatrio.

Arraste a tabela abaixo do grfico de circular.

Figura 361 Agora voc vai mudar os campos includos na tabela. Na parte superior do painel Lista de Campos, clique em Recursos. Esta tabela conter campos de recursos. A tabela recurso padro j inclui os nomes dos recursos na primeira coluna, mas no os valores de custo que voc deseja. Voc vai adicionar os seguintes. Abaixo da caixa Select Fields, boto direito do rato em Concluir e, no menu de atalho que aparece clique em Remover Field. O boto direito do rato em Iniciar e, no menu de atalho que aparece clique em Remover Field. Note que quando voc adicionar ou remover campos no painel Lista de Campos, a tabela atualizada para refletir os campos selecionados. Na caixa Selecionar campos, clique no expandir / recolher seta ao lado de Custo para expandir a lista de campos de custos, e, em seguida, clique nos seguintes campos, na ordem indicada: Custo Real Custo restante Custo

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Figura 362 A razo que voc precisa selecionar os campos por esta ordem para que eles vo ser adicionados como colunas da esquerda para a direita na mesma ordem. Porque o custo a soma do custo de custos e restante real, mais lgico para adicion-lo passado para que ele aparea na coluna da direita. Para concluir este exerccio, voc vai aplicar um estilo de tabela. Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Estilos de Tabela, na caixa estilo da tabela, clique no estilo de laranja (o terceiro estilo na caixa, a sua dica de ferramenta Medium Style 2 - Accent 2). O Project aplica o estilo para a tabela.

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Figura 363 Tal como acontece com todos os relatrios, os valores dos campos includos neste relatrio personalizado ser atualizada automaticamente como o custo subjacente e alteraes de dados do cronograma do plano.

Personalizar o Project
Este captulo descreve algumas das maneiras que voc pode personalizar o Microsoft Project 2013 para atender s suas prprias preferncias. Como a maioria das outras aplicaes do Microsoft Office Project usa a interface Ribbon, que oferece boas opes de personalizao. O Projecto tem outros recursos de personalizao, como o modelo organizador e globais, que so nicas para ele. Alm disso, o projeto tem recursos de personalizao, como a gravao de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) macros, que so semelhantes a outros aplicativos do Microsoft Office.

Partilhar elementos personalizados entre os planos

O Project usa um modelo global, denominado Global.mpt, para fornecer as exibies padro, tabelas, relatrios e outros elementos que voc v no projeto. A primeira vez que voc exibir uma viso, tabela ou elemento similar em um plano, ele copiado automaticamente a partir do modelo global para esse plano. Depois disso, o elemento reside no plano. Qualquer personalizao posterior desse elemento no plano (por exemplo, alterar os campos exibidos em uma tabela) aplica-se apenas que um plano e no afeta o modelo global. O modelo global instalado como parte do Project, e que normalmente no funcionam com ele diretamente. Inicialmente, as definies especficas de todas as vistas, tabelas e outros elementos listados aqui esto contidos no modelo global. Por exemplo, o facto de a tabela de utilizao padro contm um conjunto de campos e outros no determinada pelo modelo global. A lista de elementos fornecidos pelo modelo global inclui o seguinte: Visualizaes Relatrios Tabelas Filtros Calendrios Grupos Alm disso, voc pode copiar mdulos (macros VBA), mapas de importao / exportao e campos personalizados para o modelo global ou entre planos. Quando voc personaliza um elemento como um ponto de vista, o elemento personalizado permanece no plano em que foi personalizado. Com vistas e tabelas, voc tem a opo de atualizar a verso desse elemento no modelo global com sua exibio personalizada ou tabela. Se voc criar um novo elemento, no entanto, como um novo ponto de vista, o novo

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elemento copiado para o modelo global e, posteriormente, torna-se disponvel em todos os outros planos que voc pode trabalhar. Uma exceo, porm, calendrios. Quando voc cria um calendrio personalizado, ele permanece apenas no plano em que ele foi criado. Um calendrio padro personalizado, que atenda s suas necessidades em um plano pode redefinir vezes em outros planos de maneiras que voc no pretende trabalhar. Por esta razo, o Projeto tem um recurso que voc pode usar para compartilhar calendrios personalizados (e outros elementos) entre os planos de uma forma controlada. Essa caracterstica o organizador. A lista completa de elementos que voc pode copiar entre os planos com o organizador foi listado anteriormente e indicada pelos nomes das guias na caixa de dilogo Organizador, o que voc vai ver em breve. Voc poderia usar o Project extensivamente e nunca precisa tocar o modelo global. No entanto, quando voc trabalha com o modelo global, que normalmente faz-lo atravs do Organizer. Algumas aes que podem ser realizadas sobre o modelo global incluem o seguinte: Criar um elemento personalizado, como um calendrio personalizado, e disponibiliz-lo em todos os planos que trabalham com voc, copiando o calendrio personalizado para o modelo global. Substituir um elemento personalizado, como uma viso ou uma tabela, em um plano, copiando o elemento original, no modificada do modelo global para o plano em que voc personalizou o mesmo elemento. Copiar um elemento personalizado, como um relatrio personalizado, a partir de um plano para outro. Os ajustes no modelo global aplicam-se a todos os planos que trabalham com o Project. Porque ns no queremos alterar o modelo global que voc usa, neste exerccio, vamos nos concentrar em copiar os elementos personalizados entre dois planos. Tenha em mente, porm, que o processo geral de usar o Organizer mostrado aqui a mesma se voc est trabalhando com o modelo global e um plano ou dois planos.

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Abra Personalizao B_Start e salv-lo como Personalizando B. Em seguida, abra A_Start Personalizando e salv-lo como Personalizando A. A personalizao de um plano contm um calendrio personalizado chamado de segunda a quarta-feira. Role a vista Grfico de Gantt na vertical at que a tarefa 44, Enviar para a casa cor, visvel e, em seguida, aponte o ponteiro do rato no cone de calendrio, tarefa na coluna Indicadores.

Figura 364 Esta tarefa usa o calendrio personalizado, por isso s pode ocorrer na segunda-feira, terafeira ou quarta-feira. Voc gostaria de usar este calendrio no plano B Customizing. Na guia Arquivo (e se a tela Informaes no estiver visvel), clique em Informaes. Em seguida, clique em Organizador. A caixa de dilogo Organizador. Clique vrias das guias na caixa de dilogo para dar uma olhada nos escrevas de elementos que podem ser gerenciados com o organizador, e, em seguida, clique na guia Calendrios.

282 Figura 365 Como voc pode ver, a maioria dos guias da caixa de dilogo Organizador de ter uma estrutura semelhante: elementos no modelo global aparecem no lado esquerdo da caixa de dilogo, e os elementos que tm sido utilizados no plano ativo a qualquer momento (por exemplo, vistas exibidas) aparecem direita. Selecionar um elemento no lado esquerdo da caixa de dilogo e, em seguida, clique no boto Copiar ir copiar esse elemento para o plano listados direita. Por outro lado, a seleo de um elemento no lado direito da caixa de dilogo e, em seguida, clique no boto Copiar vai copiar esse elemento para o arquivo listado esquerda (o modelo global, por padro). Desde os calendrios disponveis na lista drop-down no lado esquerdo da caixa de dilogo Organizador, selecione Personalizar B. Este plano aparece na lista porque ele est aberto no Projeto.

Figura 366 Como voc pode ver, o plano B Personalizando ( esquerda) no tem o calendrio personalizado de segunda a quarta-feira, ea personalizao de um plano ( direita) faz. Na lista de calendrios no lado direito da caixa de dilogo, clique de segunda a quarta-feira. Observe que os dois smbolos de setas (>>) em Copiar direo mudar o boto (<<), quando voc seleciona um elemento do lado direito da caixa de dilogo. Clique em Copiar. Projeto copia o calendrio personalizado a partir da personalizao de um plano para o plano B Personalizar. 283

Figura 367 Clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Organizador. Para concluir este exerccio, voc aplica o calendrio personalizado para uma tarefa no plano B Customizing. Clique no boto Voltar para sair do modo de exibio Backstage. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Mudar o Windows e clique em 2 Personalizao B. Projeto muda para o plano B Personalizando, que o plano para o qual voc acabou de copiar o calendrio personalizado. Selecione o nome da tarefa 19, enviar para a casa de cor.

Note-se que esta tarefa 1 dia est programada para ocorrer na quinta-feira.

Figura 368 Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informaes. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Clique na guia Avanado. Como voc pode ver na caixa Calendrio, o padro para todas as tarefas "Nenhum". Na caixa Calendrio, selecione Segunda a quarta-feira da lista de calendrios base disponveis e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo. Projeto aplica-se o calendrio de segunda a quarta-feira a tarefa 19 e reprograma a tarefa para comear na segunda-feira, o prximo dia til em que pode ocorrer a tarefa. Um cone de calendrio de tarefas aparece na coluna Indicadores. Aponte para o cone de calendrio tarefa. 284

Figura 369 Tela do indicador calendrio de tarefas lembra que essa tarefa tem um calendrio de tarefas aplicadas a ele. Note-se que o calendrio de segunda a quarta-feira no estava disponvel neste plano at que voc copiou atravs do Organizer. Como voc personalizar as vistas, tabelas e outros elementos, voc pode encontrar o organizador para ser um recurso til para o gerenciamento de seus elementos personalizados e os elementos incorporados no projeto.

Gravao de macros
Muitas atividades executadas no projeto pode ser repetitivo. Para economizar tempo, voc pode gravar uma macro que captura teclas e aes do rato para posterior reproduo. A macro gravada no Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), o built-in linguagem de programao macro do Microsoft Office. Voc pode fazer coisas sofisticadas com VBA, mas

voc pode gravar e reproduzir macros simples sem nunca ver diretamente ou trabalhar com cdigo VBA. As macros criadas so armazenadas no modelo global por padro, ento eles esto disponveis para voc sempre que projeto est sendo executado. O plano para o qual voc criou o macro no precisa ser aberto para executar a macro em outros planos. Voc tambm pode usar o Organizador para copiar macros entre os planos. Por exemplo, voc pode usar o Organizador para copiar o mdulo VBA (que contm a macro) do modelo global para outro plano para dar a um amigo. Que escrevas de atividades repetitivas pode voc deseja capturar em uma macro? Aqui est um exemplo. Criando um instantneo grfico-imagem de um ponto de vista uma tima maneira de compartilhar os detalhes do projeto com os outros. No entanto, provvel que as informaes que voc capturar inicialmente vai se tornar obsoleto rapidamente o plano atualizado. Capturando instantneos atualizado pode ser uma tarefa repetitiva, que ideal para a automao atravs de uma macro. Quando essa tarefa automatizado, voc pode rapidamente gerar uma nova imagem instantnea de um plano de GIF e salvar a imagem GIF em um arquivo. De l, voc pode anexar o arquivo de imagem GIF para uma mensagem de e-mail, public-lo em um site, inseri-lo em um documento, ou compartilh-lo de outras maneiras.

Na guia Exibir da personalizao de um plano, no grupo Macros, clique na seta abaixo do boto Macros e, em seguida, clique em Gravar Macro. A caixa de dilogo Gravar Macro. Na caixa Nome da macro, digite Capture_GIF_Image. Para esta macro, no vamos usar uma tecla de atalho. Ao gravar outras macros, note que voc no pode usar a combinao Ctrl +, que j est reservado pelo projeto, assim como as combinaes Ctrl + F (o atalho de teclado para Localizar) e Ctrl + G (Go To) esto indisponveis. Quando voc fechar a caixa de dilogo, o Projeto avisa se voc precisa escolher uma combinao de teclas diferente. Na macro da loja na caixa, clique em Este projecto para armazenar a macro no plano ativo. Quando uma macro armazenada num plano, a macro podem ser usadas por qualquer plano que o plano que contm a macro est aberta. A opo padro, o arquivo global, refere-se ao modelo global. Quando uma macro armazenada no modelo global, a macro podem ser usadas por qualquer plano, em qualquer tempo, porque o modelo global aberto sempre projecto est a funcionar. Neste exerccio, porque no quer personalizar seu modelo global, voc vai armazenar a macro no plano ativo. Na caixa Descrio, selecione o texto atual e substitu-lo digitando Salva uma imagem GIF de vista Grfico de Gantt.

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Figura 370 A descrio til para ajudar a identificar as aes que a macro vai executar. Clique em OK. Projeto comea a gravar a nova macro. Projeto no literalmente, gravar e reproduzir todos os movimentos do rato e segundo que passava, que registra apenas os resultados das teclas e aes do rato que voc faz. No pense que voc tem que correr para completar a gravao da macro. Na guia Exibir, no grupo Vistas de Tarefas, clique na seta abaixo do boto Grfico de Gantt e clique em Grfico de Gantt. Mesmo que o plano j est mostrando a vista Grfico de Gantt, incluindo este passo na macro, assim, registra a ao de modo que, se o plano , inicialmente, em uma viso diferente, os interruptores macro para o modo de exibio Grfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Zoom, na caixa de escala de tempo, clique em Teros de meses. Project ajusta a escala de tempo para mostrar mais do projeto.

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Figura 371 Clique na coluna Nome da Tarefa ttulo. Isto seleciona todas as tarefas a serem copiados. Na guia Tarefa, no grupo rea de Transferncia, clique na seta ao lado para copiar e clique em Copiar Imagem.

A caixa de dilogo Copiar imagem. Renderizao abaixo, clique no arquivo de imagem GIF, e, em seguida, clique em Procurar. Na caixa de dilogo Browse, navegue at a pasta Chapter19 e clique em OK. De volta caixa de dilogo Copiar imagem, em Cpia, clique em linhas selecionadas. Sob Timescale, na caixa, digite ou selecione 4/6/15, e na caixa Para, digite ou selecione 12/4/15. Este intervalo de data corresponde corrente de partida do plano e data de trmino. Voc pode ver essas datas para a tarefa 0, a tarefa de resumo do projeto.

Figura 372 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Copiar imagem. Projeto salva a imagem GIF. Na guia Exibir, no grupo Zoom, clique em Zoom e, em seguida, clique em Zoom. Na caixa de dilogo Zoom, clique em Redefinir e clique em OK. Agora voc est pronto para parar a gravao. Na guia Exibir, no grupo Macros, clique na seta abaixo do boto Macros e clique em Stop Recording. Em seguida, voc ir executar o macro para v-lo jogar de volta. Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. A caixa de dilogo Macros.

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Figura 373 Na caixa Nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Executar. A macro comea a funcionar, mas faz uma pausa assim que projeto gera uma mensagem de confirmao para substituir o arquivo de imagem GIF existente (aquele que voc criou durante a gravao da macro). Clique em Substituir para substituir o arquivo de imagem GIF criado anteriormente. A macro resaves a imagem GIF. Em seguida, voc vai ver os resultados das aes do macro. Navegue at a pasta Chapter19 e clique duas vezes na personalizao de um arquivo de imagem GIF para abri-lo no seu editor de imagem ou aplicativo de visualizao. A imagem GIF aparece em seu aplicativo de espectador.

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Figura 374

Feche o aplicativo de visualizao e, em seguida, voltar para a personalizao de um plano de projeto. A macro como este poderia ser muito til se voc precisar recuperar instantneo de um plano de frequncia.

Edio de macros
Uma vez que voc gravou uma macro, que pode funcionar perfeitamente bem como o gravou ou ele pode se beneficiar de alguns ajustes ao seu cdigo. Ao editar o cdigo da macro, voc pode dar a funcionalidade macro que voc no pode capturar quando a gravao da macro, como demitir um alerta. Cdigo de uma macro reside em um mdulo VBA, e voc trabalha com o cdigo no Visual Basic for Applications ambiente, comumente chamado o Editor VBA.

Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. Em nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Editar. Projeto carrega o mdulo que contm a macro no Editor de VBA.

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Figura 375 Uma explicao completa da linguagem VBA est alm do escopo deste livro, mas podemos orient-lo atravs de algumas etapas para alterar o comportamento da macro previamente gravada. Voc tambm pode reconhecer algumas das aes que voc gravou anteriormente pelos nomes usados no cdigo VBA. Clique no incio da linha Nome ViewApplyEx: = "Grfico de Gantt", ApplyTo: = 0, e pressione a tecla Enter. Clique na nova linha que voc acabou de criar, pressione a tecla Tab, e digite o seguinte: Application.Alerts Falso Esta linha de cdigo ir suprimir o prompt que voc recebeu durante a execuo do macro e aceitar a opo padro de substituir o arquivo de imagem GIF existente com o mesmo nome.

Figura 376 Na linha que comea com EditCopyPicture, selecione a data ea hora "4/6/15 8:00" (incluindo as aspas) que segue FromDate: = e digite o seguinte: ActiveProject.ProjectStart Este cdigo VBA descreve a data de incio do projeto ativo.

Figura 377 Isso faz com que a macro para obter a data de incio do atual do plano ativo para a imagem GIF que a macro cria. Na mesma linha, selecione a data ea hora "12/4/15 05:00" (incluindo as aspas) que segue ToDate: = e digite o seguinte: ActiveProject.ProjectFinish

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Figura 378 Isso faz com que a macro para obter a data de trmino atual do plano ativo para a imagem GIF que a macro cria. Agora, se o incio do plano ou data de trmino mudanas, o intervalo de datas usado quando copiar a imagem GIF vai mudar tambm. Em seguida, voc adicionar novos recursos de macro no Editor do VBA. Clique no incio da linha SelectTaskColumn e pressione Enter. Clique na nova linha que voc acabou de criar, pressione Tab, e digite o seguinte: FilterApply Nome: = "Tarefas Incompletas" Esta linha de cdigo sero aplicadas as tarefas incompletas filtro para a viso atual. Clique no incio do reset ZoomTimescale linha: = True e pressione Enter.

Clique na nova linha que voc acabou de criar, pressione Tab, e digite o seguinte: FilterClear Esta linha de cdigo ir limpar as tarefas incompletas filtro do ponto de vista atual.

Figura 379 No menu Arquivo no Editor de VBA, clique em Fechar e voltar para o Microsoft Project. O Editor do VBA fecha e voc retorna para o plano. Voc pode executar a macro atualizado agora, mas, primeiro, voc vai gravar algum progresso nas tarefas. Dessa forma, voc vai ver como a macro ir filtrar o novo progresso e ajustar o que capturado na imagem GIF. Clique no nome da tarefa 31, revisar e ndice. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo direita da Marca no boto Track e clique em Atualizar Tarefas. A caixa de dilogo Tarefas Update. No campo durante real, digite 16d e clique em OK. Em seguida, voc vai registrar o progresso parcial em outra tarefa. Clique no nome da tarefa 32, Incorpore 1 Pages reviso. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique na seta para baixo direita da Marca no boto Track e clique em Atualizar Tarefas. No campo durante real, digite 5d e clique em OK. 291

Figura 380 Agora voc est pronto para executar novamente a macro.

Na guia Exibir, no grupo Macros, clique em Macros. Em nome da macro, clique em Personalizar A.mpp! Capture_GIF_Image, em seguida, clique em Executar. A macro executada e, desta vez, voc no ser solicitado a substituir o arquivo previamente salvo como voc estava no exerccio anterior. Para verificar se a macro funcionou corretamente, voc vai ver a imagem GIF atualizadas em seu aplicativo de imagem. Navegue at a pasta Chapter19, e d um duplo clique no arquivo de uma imagem GIF Personalizando para abri-lo no seu editor de imagem ou aplicativo de visualizao. A imagem GIF aparece em seu aplicativo de imagem. Dependendo do seu aplicativo de imagem, voc pode ser capaz de aumentar o zoom na imagem para obter uma melhor aparncia.

Figura 381 A captura de tela atualizada inclui a data de trmino do projeto atualizado e exibe apenas tarefas incompletas porque a macro aplicado o filtro de tarefas incompletas. (Note que a tarefa 31, que j est concluda, no aparece.) Agora voc pode executar a macro to freqentemente quanto necessrio para capturar o up-to-date informaes mais. Feche o aplicativo de visualizao e, em seguida, voltar para a personalizao de um plano de projeto. Aqui esto algumas dicas adicionais para trabalhar com macros VBA no Project. VBA uma linguagem de programao rica e bem documentada. Se voc gostaria de dar uma olhada em VBA em Projeto, tente o seguinte: Na guia Exibir, no grupo Macros, clique na seta abaixo do boto Macros e, em seguida, clique em Visual Basic. No Microsoft Visual Basic for Applications janela, no menu Ajuda, clique em Microsoft Visual Basic for Applications Ajuda. Enquanto trabalhava em um mdulo, voc pode obter ajuda sobre os itens especficos, tais como objetos, propriedades e mtodos. Clique em uma palavra e, em seguida, pressione a tecla F1. Para fechar o Editor de VBA e voltar ao projeto, no menu Arquivo, clique em Fechar e voltar para Microsoft Project.

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Personalizando a barra de ferramentas de acesso rpido

Tal como acontece com outros aplicativos do Office, voc tem vrias opes sobre como trabalhar com o projeto. Algumas das muitas definies de personalizao incluem o seguinte: Adicionar comandos usados com freqncia para a barra de ferramentas de Acesso Rpido. Personalize uma guia existente na fita, ou criar uma nova guia, que inclui todos os comandos que voc deseja.

Na guia Arquivo, clique em Opes. A caixa de dilogo Opes do Projeto. Na caixa de dilogo Opes de projeto, clique na guia Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. No lado esquerdo da caixa de dilogo, em Escolher comandos da caixa, clique em Comandos No no Ribbon. O Project exibe a lista de comandos que no esto acessveis a partir da fita. Tome um momento para olhar atravs desta lista para os comandos que voc gostaria de acesso rpido para. Na lista de comandos (em caixa grande no lado esquerdo da caixa de dilogo), clique em Ir para e, em seguida, clique em Adicionar. Projeto acrescenta o comando Ir para para o lado direito da caixa de dilogo. 293

Figura 382 O comando Ir para uma maneira til para navegar para um ID de tarefa especfica e rolar a escala de tempo na vista Grfico de Gantt, tudo em uma nica ao. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto. Projeto acrescenta o comando Ir para a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

Figura 383 Agora experimente o comando Ir para, fazendo os seguintes passos: Na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, clique em Ir para. Na caixa de dilogo Ir, escreva 43 na caixa de ID Para e, em seguida, clique em OK. Saltos projeto para tarefa 43 e rola a parte de grfico do modo de exibio Grfico de Gantt para exibir sua barra de Gantt.

Figura 384 Se voc gostaria de remover o comando da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, faa o seguinte passo. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido clique com o boto Go To e, no menu de atalho que aparece, clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Clique com o boto de comando e, no menu de atalho, clique em Adicionar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Para concluir este exerccio, voc vai criar uma guia personalizada e acrescentar ao guia um comando que executa a macro personalizado Capture_GIF_Image. Na guia Arquivo, clique em Opes. Na caixa de dilogo Opes de projeto, clique na guia Personalizar Faixa de Opes. O Project exibe opes para personalizar a fita. 294

Figura 385 Aqui, voc pode ter acesso aos comandos e recursos suportados pelo Projeto. No lado direito da caixa de dilogo, em principais guias, selecione o item View (mas no desmarque a caixa de seleo) e, em seguida, clique em Nova Aba. Projeto cria uma nova aba e grupo abaixo (que na fita ser direita) na guia Exibir. 295

Figura 386 No lado direito da caixa de dilogo, em principais guias, selecione o New Tab (Custom) item (mas no desmarque a caixa de seleo) e, em seguida, clique em Renomear. A caixa de dilogo Rename. No campo Nome de exibio, digite My Tab e clique em OK. Clique no New Group (Custom) do item e, em seguida, clique em Renomear.

A caixa de dilogo Rename. No campo Nome de exibio, digite os meus mandamentos e, em seguida, clique em OK. Agora voc est pronto para adicionar a macro customizado para a nova guia. No lado esquerdo da caixa de dilogo, em Escolher comandos da caixa, clique em Macros. O nome da macro personalizado aparece. Selecione o nome do A.mpp! Capture_GIF_Image macro Personalizar e, em seguida, clique em Adicionar. O Project acrescenta o item macro para o seu grupo personalizado.

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Figura 387 Em seguida, voc ir renomear o comando macro e atribuir-lhe um cone. No lado direito da caixa de dilogo, selecione o nome da macro Capture_GIF_Image Personalizando A.mpp!, E, em seguida, clique em Renomear. No campo Nome de exibio, digite Copiar GIF, e na caixa de smbolo, selecione a imagem de imagem (sexto da esquerda na segunda linha).

Figura 388 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Renomear e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto. Projeto acrescenta o guia personalizada interface. Clique na guia My Tab.

297 Figura 389 Na guia My Tab, no grupo My Comandos, clique em Copiar GIF. Projeto executado a macro. Se voc quiser, navegue at a pasta Chapter19 para ver a imagem GIF. Finalmente, voc ir remover a fita personalizada para desfazer essa personalizao. Boto direito do rato na guia My Tab, e no menu de atalho que aparece, clique em Personalizar Faixa de Opes. No lado direito da caixa de dilogo Opes do projeto, boto direito do rato em Meu Guia (Custom) e, no menu de atalho que aparece, clique em Remover. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto. O Project retirou a guia personalizada.

Figura 390

Partilhar informaes com outros programas

Neste captulo, voc se concentrar em vrias formas de obteno de dados para dentro e fora do Microsoft Project 2013. Alm da cpia padro do Microsoft Windows e caractersticas de pasta com a qual voc pode estar familiarizado, o Projeto oferece uma variedade de opes para importar e exportar dados. Ao longo deste captulo, voc ver os seguintes termos: O programa fonte o programa a partir do qual voc copiar informaes. O programa de destino o programa para o qual voc colar informaes.

Copiar dados do projeto para outros programas

Projeto suporta copiar informaes de e colando as informaes no Project. No entanto, porque as informaes do projeto altamente estruturado, h algumas coisas a observar. Ao copiar os dados do projeto em outras aplicaes, voc tem algumas opes para os resultados que voc obtm: Voc pode copiar as informaes (tais como nomes de tarefas e datas) de uma tabela no projeto e col-lo como dados tabulares estruturados em aplicativos de planilha, como o Microsoft Excel, ou como uma tabela em aplicaes de processador de texto que as tabelas de apoio, como o Microsoft Word. Na maioria dos casos, os ttulos das colunas da tabela para os dados que voc copiou tambm ser colado, e com o resumo / hierarquia subtarefa ser indicado pelas subtarefas sendo recuado. Voc pode copiar o texto de uma tabela no projeto e cole como texto delimitado por tabulao em aplicaes de edio de texto que no suportam tabelas, como o WordPad ou o Bloco de Notas. Ao colar informaes do projeto em um aplicativo de e-mail como o Microsoft Outlook, voc provavelmente ir obter resultados tabulares se seu aplicativo de e-mail suporta o formato Hypertext Markup Language (HTML). Voc pode criar um instantneo grfico-imagem da vista ativa e colar a imagem em qualquer aplicativo que suporte imagens grficas. Voc tambm tem opes ao colar dados de outros programas em projeto:

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 Voc pode colar o texto (como uma lista de nomes de tarefa ou recurso) em uma tabela no projeto. Por exemplo, voc pode colar um intervalo de clulas do Excel ou um grupo de pargrafos do Word para o projeto. Voc pode colar uma srie de nomes de tarefas que so organizados em uma coluna vertical de Excel ou Word na coluna Nome da Tarefa do Projeto, por exemplo. Voc pode colar uma imagem grfica ou de um objeto OLE de outro programa para a parte grfica de uma vista Grfico de Gantt. Voc tambm pode colar uma imagem grfica ou de um objeto OLE em uma tarefa, recurso ou atribuio de nota e em uma viso forma como a Tarefa ou Recurso vista de formulrio.

Na tabela de entrada no lado esquerdo da vista Grfico de Gantt, selecione o nome da tarefa 5, Editorial, atravs da tarefa 13 da data de chegada, Dom 9/23/15.

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Figura 391 Na guia Tarefa, no grupo rea de Transferncia, clique em Copiar. Projeto copia o intervalo selecionado para a rea de transferncia. Inicie o Word (ou um aplicativo processador de texto similar), crie um novo documento e, em seguida, colar o contedo da rea de transferncia para o novo documento. Se voc tem o Word 2013, sua tela deve ser semelhante ilustrao a seguir.

Figura 392 Colar no Word gerado uma tabela formatada. Os ttulos das colunas do Projeto esto includos na tabela, ea tarefa de resumo e estrutura hierrquica subtarefa do Projeto tem sido indicado como bem. Em seguida, voc vai colar os dados tabulares de projeto em um aplicativo de planilha. Inicie o Excel (ou um aplicativo de planilha comparvel), e criar uma nova pasta de trabalho. Agora voc ir copiar os detalhes de custo de recursos de projeto para Excel. Volte para o projeto. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Folha de Recursos. O modo de exibio Planilha de Recursos substitui a exibio Grfico de Gantt. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Custo. Esta a informao de custo de recursos que voc gostaria de colar no Excel. 300

Figura 393 Clique no boto Selecionar Tudo no canto superior esquerdo da tabela de Custo Selecionar.

Projeto seleciona toda a tabela, embora apenas as clulas que contm valores sero copiados.

Figura Na guia Tarefa, no grupo rea de Transferncia, clique em Copiar. Projeto copia o intervalo selecionado para a rea de transferncia. Volte para o Excel e, em seguida, colar o contedo da rea de transferncia para a nova pasta de trabalho. No Excel, se necessrio, ampliar as colunas que no exibem os valores de dados e, em vez exibir sinais de sustenido (#). Se voc tiver o Excel 2013, sua tela deve ser semelhante ilustrao a seguir: 301

Figura 394 Tal como acontece com colar em Word, note que colar em Excel gerou os ttulos das colunas corretas. Os valores do projeto tambm so dadas a formatao correta (como moeda) em Excel. Feche o Word eo Excel sem salvar as alteraes, e depois voltar para o projeto.

O colar de ricos dados tabulares no Word ou Excel no funciona da mesma maneira em todas as aplicaes. Se voc colou os mesmos dados no bloco de notas, por exemplo, o resultado seria de dados delimitados por tabulao e sem ttulos de coluna. Sinta-se livre para experimentar com isso.

Abertura outros formatos de arquivo do Project

A informao que voc precisa para incorporar em um plano de projeto pode vir de uma variedade de fontes. A lista de tarefas a partir de uma planilha ou recurso custos de um banco de dados so dois exemplos. Voc pode querer usar as caractersticas nicas do projeto para analisar os dados de outro programa. Por exemplo, muitas pessoas continuam a fazer listas e listas de tarefas simples em Excel, mas respondendo por questes de programao bsicas, tais como a distino entre tempo de trabalho e de folga, impraticvel em Excel. Ao salvar dados ou abertura de dados de outros formatos, o Projeto utiliza mapas (tambm chamados de mapas de importao / exportao de dados ou mapas) que especificam os dados exatos para importar ou exportar e como estrutur-la. Voc pode usar mapas de importao / exportao para especificar como voc deseja campos individuais no arquivo do programa fonte para corresponder a campos individuais no arquivo do programa de destino. Depois de configurar um mapa de importao / exportao, voc pode us-lo uma e outra vez.

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No Project, na guia Arquivo, clique em Opes. A caixa de dilogo Opes do Projeto. Clique em Central de Confiabilidade. Clique em Configuraes da Central de Confiabilidade. A caixa de dilogo Central de Confiabilidade. Clique em Formatos legado. Em Formatos Legado, clique em Avisar ao carregar arquivos com legado ou formato de arquivo no-padro.

Figura 395 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em OK novamente para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto. Com essa mudana nas configuraes da Central de confiabilidade do projeto concludo, voc est pronto para importar uma planilha do Excel. Clique na guia Arquivo e clique em Abrir. Navegue at a pasta de arquivo de prtica CAPTULO20. Na caixa escreva de arquivo (Projetos inicialmente rotulados), selecione Pasta de Trabalho do Excel na lista drop-down. Selecione o arquivo de lista de tarefas da amostra, e, em seguida, clique em Abrir. O Assistente de Importao aparece. Este assistente ajuda a importar dados estruturados a partir de um formato diferente para o Project. Clique em Avanar. A segunda pgina do Assistente de Importao aparece. 303

Figura 396 O Assistente de Importao utiliza mapas para organizar a forma como os dados estruturados a partir de outro formato de arquivo importado para o projeto. Para este exerccio, voc vai criar um novo mapa. Certifique-se de que o Novo mapa est selecionado e clique em Avanar. A pgina Modo de Importao do Assistente de Importao aparece. Certifique-se de que, como um novo projeto est selecionado e clique em Avanar. A pgina Opes de Mapa do Assistente de Importao aparece. Selecione a caixa de Tarefas, e certifique-se que inclui os cabealhos Import for selecionado tambm. Cabealhos aqui referem-se a ttulos de coluna. 304

Figura 397 Clique em Avanar.

A pgina Mapeamento de Tarefas do Assistente de Importao aparece. Aqui, voc identifica a planilha de origem na pasta de trabalho Excel e especificar como voc deseja mapear os dados da planilha de origem a campos de projeto. Na caixa nome da planilha de origem, selecione Tasks. Tarefas o nome da folha na pasta de trabalho do Excel. Projeto analisa os nomes de linha de cabealho da planilha e sugere os nomes de campo do projeto, que so jogos provveis. Se o projeto no foi capaz de igualar os nomes de colunas e escrevas corretamente, voc pode alterar o mapeamento para outros campos aqui.

305 Figura 398 Clique em Avanar. A pgina final do Assistente para importao aparece. Aqui, voc tem a opo de salvar as configuraes para o novo mapa de importao, o que til quando voc antecipa a importao de dados semelhantes em projeto no futuro. Desta vez, voc vai pular essa etapa. Clique em Concluir. Projeto importa os dados do Excel para um novo plano. (As datas que voc v na escala de tempo sero diferentes daqueles mostrados porque o Project usar a data atual como a data de incio do projeto no novo arquivo.)

Figura 399 Se voc no mudar a configurao de agendamento padro para novas tarefas, lista de tarefas est programado manualmente.

Esta uma lista de tarefas simples, com poucos nomes de tarefas e duraes. O processo de importao de dados estruturados mais complexos semelhante, no entanto. Feche o novo arquivo de lista de tarefas Amostra sem salvar as alteraes. O plano de participao permanece aberta no Projeto.

Salvar em outros formatos de arquivo de projecto

Colando dados do projeto em outros programas como voc fez anteriormente pode ser bom para um tempo ou necessidades espordicas, mas esta tcnica pode no funcionar to bem se voc deve exportar um grande volume de dados de projeto. Em vez disso, voc pode salvar os dados do projeto em diferentes formatos de arquivo, que pode ser feito de vrias maneiras, incluindo o seguinte: Voc pode salvar o projeto inteiro como Extensible Markup Language (XML) formato para troca de dados estruturada com outras aplicaes que suportam XML. Voc pode salvar apenas os dados que voc especifica em um formato diferente. Os formatos suportados incluem planilha do Excel e delimitado por tabulaes ou texto separado por vrgulas. Ao salvar a estes formatos, voc escolhe o formato em que voc deseja salvar, escolha um built-in mapa de exportao (ou criar o seu prprio), e exportar os dados.

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Na guia Arquivo, clique em Exportar. Clique em Salvar Projeto como Arquivo. Em Salvar projeto como arquivo, voc pode ver alguns dos escrevas de arquivos suportados.

Figura 400 De acordo com outros escrevas de arquivo, clique em Salvar como outro escreva de arquivo e clique em Salvar como. Navegue at a pasta de arquivo de prtica CAPTULO20.

Na caixa Nome do arquivo, digite partilhar os custos. Na caixa Salvar como escreva, clique em Texto (separado por tabulaes) a partir da lista e, em seguida, clique em Salvar. Uma caixa de dilogo de confirmao aparece porque o Project est agora a tentar salvar um formato de arquivo no-padro. Clique em Sim. O Assistente de Exportao aparece. Clique em Avanar. A segunda pgina do Assistente de Exportao aparece. Clique em Usar mapa existente e, em seguida, clique em Avanar. Em Escolha um mapa para os seus dados, selecione os dados de custos por tarefa.

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Figura 401 Clique em Avanar. Na pgina seguinte do assistente, voc pode ver suas opes para os escrevas de dados para exportar, o delimitador entre valores de dados (tabulao, espao ou vrgula), e outras opes. Desta vez, voc vai usar as opes padro. Clique em Avanar.

Figura 402 Aqui, voc pode ver o mapeamento de campo detalhado a ser aplicada para esta exportao. Em seguida, voc ir personalizar os dados para exportar. Voc vai remover dois dos campos da exportao. No Da coluna, clique em Active. Clique em Excluir Row. Em seguida, voc vai remover o segundo campo. No Da coluna, clique em Modo de tarefas. Clique em Excluir Row. Projeto remove o campo Modo de Tarefa a partir da lista de exportao e atualizaes painel de visualizao abaixo. Clique em Concluir. Projeto salva o arquivo de texto. Para v-lo, voc vai abrir o arquivo no Bloco de Notas. Execute um dos seguintes procedimentos: Se voc estiver executando o Windows 7 ou anterior, faa o seguinte: no menu Iniciar, clique em Todos os Programas e no grupo de programas Acessrios, clique em Bloco de Notas. Se voc estiver executando o Windows 8, faa o seguinte: a partir da tela Iniciar, digite notepad e, na lista de resultados Apps, clique ou toque em bloco de notas. Notepad comea. No bloco de notas, certifique-se que o envoltrio de palavra desligado. (No menu Format, Wrap Palavra no deve ser selecionada.) No menu Arquivo, clique em Abrir. 308

Abra os custos de compartilhamento de documentos na sua pasta CAPTULO20.

Figura 403 Neste arquivo, os campos so separados por abas. Pode no ser fcil para voc ler, mas este formato importado facilmente em praticamente qualquer programa de dados de triturao. No Bloco de Notas, no menu Arquivo, clique em Sair. Notepad fecha e voc retorna ao Projeto. Para concluir este exerccio, voc vai restaurar as configuraes da Central de confiabilidade. Na guia Arquivo, clique em Opes. Clique em Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em Configuraes da Central de Confiabilidade. Clique em Formatos legado. Em Formatos Legado, clique em no abrir / salvar o arquivo com o legado ou formatos de arquivo no-padro no projeto.

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Figura 404 Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Central de Confiabilidade e, em seguida, clique em OK novamente para fechar a caixa de dilogo Opes do Projeto.

Gerao de relatrios visuais com Excel e Visio

Projeto pode gerar relatrios visuais que se concentram em compartilhar detalhes da programao com outras aplicaes. Especificamente, voc pode usar os Relatrios Visuais apresentam para exportar dados do Projeto de Excel ou Microsoft Visio e, uma vez que os dados esto l, representar visualmente detalhes da programao em formatos atraentes. Um relatrio visual pode incluir tarefa, recurso ou atribuio detalhes. Quando voc seleciona um relatrio visual no projeto, ele gera um banco de dados altamente estruturado, chamado Processing (OLAP) cubo Online Analytical, a partir de seu plano. Projeto, em seguida, comea Excel ou Visio (dependendo do relatrio visual que voc selecionou), cargas e organiza os dados utilizados pelo aplicativo, e gera uma representao grfica de que os dados (um grfico do Excel ou um diagrama do Visio). Os resultados especficos obter depender do escreva de relatrio visual que voc escolher: Relatrios visuais do Excel utilizar os recursos de tabelas e grficos dinmicos no Excel. Voc pode formatar o grfico e modificar os detalhes no relatrio de tabela dinmica a partir do qual o grfico derivado. Relatrios de tabela dinmica so bem adequados para analisar e resumir os grandes volumes de dados que pode conter planos. Voc pode criar relatrios visuais do Excel com o Excel 2003 ou posterior. Relatrios visuais do Visio usar o recurso PivotDiagrams em Visio. PivotDiagrams so adequados para a apresentao de dados hierrquicos e pode complementar o projeto muito bem. No s voc pode personalizar o relatrio visual como um diagrama Visio, mas voc tambm pode filtrar e reorganizar os dados a partir do qual o diagrama derivado. Relatrios visuais do Visio exigem Visio 2007 ou posterior. Projeto inclui vrios Excel e Visio modelos de relatrios visuais. Voc tambm pode criar seus prprios relatrios visuais a partir do zero ou modificar um dos modelos fornecidos. Relatrios visuais podem ser benficos a qualquer usurio do Project. Se voc j est familiarizado com tabelas dinmicas do Excel ou voc um usurio avanado Visio, e voc tem a necessidade de analisar e apresentar dados do Project, voc encontrar relatrios visuais especialmente interessante.

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Na guia Relatrio, no grupo Exportar, clique em Relatrios Visuais. A caixa de dilogo Relatrios Visuais. Se voc no tiver o Excel ou Visio instalado, o que voc v pode ser diferente.

Figura 405 Este grupos da caixa de dilogo relatrios visuais em uma srie de maneiras: todos os relatrios; apenas Excel ou apenas os relatrios do Visio, e uma tarefa, recurso ou detalhes de atribuio (divididos em sntese e uso de relatrios). A caixa de dilogo inclui uma visualizao simplificada do escreva de grfico (grfico ou diagrama) associado a cada relatrio visual. Se voc quiser, voc pode clicar nas vrias guias na caixa de dilogo para ver como os relatrios visuais so organizados. O primeiro relatrio visual, voc vai gerar baseado em Excel. Clique na guia Resumo de Recursos. Clique Resource restante Relatrio de Trabalho e, em seguida, clique em Exibir. O Project gera os dados requeridos pelo presente relatrio, inicia o Excel, e cria o relatrio. Se o painel Campos do grfico dinmico no aparecer automaticamente, clique em qualquer lugar no grfico. Voc pode precisar ajustar o nvel de zoom para ver o grfico inteiro.

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Figura 406 A tabela dinmica em que o grfico se baseia na folha Resumo de Recursos. Se voc estiver familiarizado com tabelas dinmicas, voc pode ver que a folha e modificar as configuraes de tabela dinmica se quiser. Quando voc est trabalhando com o grfico do Excel, feche o Excel sem salvar as alteraes. Para concluir, voc vai gerar um relatrio visual baseada em Visio. No Project, a caixa de dilogo Relatrios Visuais ainda deve ser exibido. Clique na guia Uso de Atribuies. Clique Base Report (EUA) e, em seguida, clique em Exibir. Projeto gera os dados requeridos pelo presente relatrio, comea Visio, e cria o Relatrio diagrama da linha de base. Sua viso deve ser semelhante ilustrao a seguir: 312

Figura 407 Em seguida, voc vai ter um olhar mais atento para os itens neste diagrama. Faa um dos seguintes procedimentos: No Visio 2007, no menu Exibir, aponte para Zoom e clique em 100%. No Visio 2010 ou 2013, o controle deslizante de zoom, definir o nvel de zoom para 100%.

Se necessrio, ajustar as barras de rolagem vertical e horizontal at que voc pode ver os detalhes do diagrama.

Figura 408 Neste ponto, voc pode ajustar as configuraes no painel Diagrama Dinmico no Visio para alterar os detalhes includos no diagrama. Quando voc est trabalhando com o diagrama do Visio, o Visio fechar sem salvar as alteraes. No Project, clique em Fechar para fechar a caixa de dilogo Relatrios Visuais. 313

Bibliografia
Biafore , Bonnie ; Microsoft Project 2013: The Missing Manual; O Reilly Media, Inc.; ISBN13: 978-1-449-35796-2. Carl Chatfield, PMP, and Timothy Johnson, MCTS; Microsoft Project 2013 Step by Step; Microsoft Press; ISBN: 978-0-7356-6911-6.